Oslo kommune Byrådsavdeling for næring og eierskap

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for næring og eierskap Undervisningsbygg Oslo KF Postboks 6473 Etterstad 0605 OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Jarle Bratt, 121 TILDELINGSBREV 2019 FOR UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF Innhold 1. Innledning Fellesføringer Føringer for eiendomsforetakene Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Budsjettforutsetninger Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risiko og risikostyring Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Tiltak i klimabudsjett Styringsdialog, rapportering og budsjett Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Arbeid med budsjett Byrådsavdeling for næring og eierskap Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

2 1. Innledning Undervisningsbygg Oslo KF skal ivareta ansvaret for Oslo kommunes skole- og undervisningseiendommer og sikre gode og hensiktsmessige skole- og undervisningslokaler. Foretaket skal utvikle skoleeiendommene slik at de er tilrettelagt for å gi brukerne av byggene gode rammer for undervisning og andre relevante tjenester. Foretaket skal ivareta bygningsmassen gjennom forsvarlig drift, forebyggende vedlikehold, kontinuerlig utvikling og god forvaltning. Ansvarsfordelingen mellom eier, styret og daglig leder er beskrevet i kommuneloven og i byrådssaken om eierstrategi for de kommunale eiendomsforetakene (1237/05). Kommunelovens 67 sier at: «Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet». Det er styret som har ansvaret for å påse at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett mv. Daglig leder har etter kommunelovens 71 ansvar for den daglige ledelse av foretaket, og skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at foretaket er gjenstand for betryggende kontroll. Byråden for næring og eierskap har innenfor sitt ansvarsområde ansvar for de kommunale foretakene og er tildelegert myndigheten etter bestemmelsene i kapittel 11 i kommuneloven, jf. byrådssak 1014/17. I henhold til 3 i Reglement for foretaksmøte i kommunale foretak, vedtatt i samme byrådssak, utøver byråden myndigheten i foretaksmøtet, herunder myndighet til å velge styrene i foretakene. Foretaksstyrene forholder seg til eier og får i tillegg styringssignaler gjennom vedtekter, årlige budsjettvedtak og økonomiplanvedtak i bystyret, årlige tildelingsbrev samt instrukser vedtatt av byråden, byrådet eller bystyret. Dette brevet beskriver Byrådsavdeling for næring og eierskaps (NOEs) forventninger til og krav og føringer for Undervisningsbygg for 2019, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Byrådsavdelingen forutsetter at foretaket i sine investeringsprosjekter følger Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (jf. byrådssak 1038/14). I tillegg til oppfølging av bystyrets budsjettvedtak og verbalvedtak forutsetter byrådsavdelingen at Undervisningsbygg følger opp andre vedtak i saker som gjelder foretaket. Det forutsettes at foretaket holder seg orientert om nye vedtak i løpet av året. Byrådsavdelingen understreker at Undervisningsbygg skal drive sin virksomhet innenfor rammene av de til enhver tid gjeldende lover, avtaler, fullmakter, rutiner og instrukser samt kommunens etiske regler og verdigrunnlag. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos foretakets styre. 2

3 2. Fellesføringer Det kreves innsats fra samtlige virksomheter for å realisere byrådets visjon om en grønnere, varmere og skapende by med plass for alle. Vi viser til Sak 1, kapittel 1, med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers, at kommunen jobber i takt på tvers av organisatoriske skillelinjer. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, heltidskultur, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene, inngår som en del av styringsdialogen gjennom året mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Det skal ikke rapporteres på fellesføringene med mindre det er bedt om rapportering. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. skal kommunen i all planlegging av anskaffelser ta utgangspunkt i målet om å bli en utslippsfri by. Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være tonn CO 2 -ekvivalenter i Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1, kapittel 2, som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Alle virksomheter oppfordres til å fremme mer klimavennlige jobbreiser blant egne ansatte. Alle kommunens kjøretøy skal være nullutslippskjøretøy/anvende bærekraftig biodrivstoff i Måltall for utskifting av kommunens kjøretøypark bør derfor gjenspeile dette målet. Det forventes at virksomhetene bidrar i markeringen av Oslo som miljøhovedstad i Virksomhetene har en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Da er det viktig at Oslo kommune går foran. I 2019 er følgende satsinger viktige at virksomhetene følger opp: Miljøsertifisering av tjenestesteder som ikke allerede er sertifisert. Alle kommunens virksomheter skal innføre kildesortering, jf. bystyresak 148/2018, vedtakspunkt 1, og må sørge for å inngå avtaler for avfallsinnhenting som ivaretar dette. Oslo kommune har en nullvisjon mot plastforurensning i Oslofjorden. I 2019 er det en målsetting om å fase ut unødvendige engangsartikler i plast i alle virksomheter. Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av En mer effektiv forvaltning Kommunen skal utvikle sine tjenester med utgangspunkt i innbyggernes behov. Det er forventning om at rapportering forenkles og reduseres i kommunen. Alle virksomheter skal i tråd med bystyrevedtak av , sak 346: «gjennomgå rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder, for å finne handlinger som kan sløyfes.» 3

4 Dette vil også gjelde rutiner osv. som byrådsavdelingene har innført/er ansvarlige for. I arbeidet bes virksomhetene om å: «vektlegge ansattes egne erfaringer med overflødig rapportering, kompliserte fullmakter og regelverk som knapt kan følges. Alle ansatte bør oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester.» Virksomhetene skal innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 orientere byrådsavdelingen om resultatene av arbeidet, herunder iverksatte og planlagte forenklingstiltak. Bystyret har også bedt byrådet gjøre: «en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral oppfølging». Virksomhetene bes innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 om å komme med eventuelle forslag til ytterligere delegasjon av fullmakter og overføring av nye ansvarsområder. Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitaliseringen av Oslo kommune. Kommunens virksomheter har ansvar for aktivt å bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Innbyggernes behov skal være førende for utvikling av tjenester og hvordan de tilbys. Digitale tjenester som tilbys skal bygges på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Digitaliseringsarbeidet har til hensikt å skape gevinster, enten det er å øke kvaliteten på tjenestene, redusere saksbehandlingstiden eller å redusere kostnader. For å sikre at de ønskede gevinstene fra digitaliseringstiltak realiseres, skal alle virksomheter gjennom året jobbe målrettet og systematisk med gevinstarbeid. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Informasjonssikkerhet personvern Arbeidet med å oppfylle kravene i ny personopplysningslov fortsetter i Dette innebærer blant annet at virksomhetene må vedlikeholde sine oversikter over behandling av personopplysninger (behandlingsoversiktene). Videre skal virksomhetene utarbeide vurderinger av risiko for både Oslo kommune og for de som får sine personopplysninger registrert av kommunen. Virksomhetene skal innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 levere status for sitt arbeid med å møte kravene i ny personvernlovgivning til respektiv byrådsavdeling. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Virksomhetene skal innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 også levere Ledelsens gjennomgang av informasjonssikkerhet til byrådsavdelingen sammen med Virksomhetsleders egenerklæring. Anskaffelser og arbeidslivskriminalitet Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Gjennom byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og byrådssak 1057/17, Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes anskaffelser av varer, tjenester og bygg og anlegg, gir byrådet 4

5 klare føringer om at anskaffelser aktivt skal brukes som virkemiddel for å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Kommunens virksomheter skal også benytte anskaffelser strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Kommunikasjon visuell identitet og klart språk I tråd med Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune (byrådssak 1091/18) skal kommunen kommunisere som én aktør på en helhetlig, åpen og profesjonell måte. I 2019 er det to tiltak som skal prioriteres i alle virksomheter: Implementering av ny visuell identitet for Oslo kommune som antas å bli vedtatt i løpet av 1. halvår. Oppfølging av hovedprosjekt for klart språk i Oslo kommune. Byrådslederens kontor vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. 3. Føringer for eiendomsforetakene Oslo kommune skal forvalte, drifte, planlegge og bygge kommunale bygg og anlegg slik at de er godt egnet til formålet og for brukerne. Det innebærer blant annet at foretakene skal arbeide for å opprettholde realverdien av kommunens eiendommer. Foretakene må sørge for å ha tilstrekkelig styringsinformasjon om bygningenes tilstand og behov for utvikling gjennom blant annet langtidsplaner for verdibevarende vedlikehold. Foretakene skal videre gjennomføre tilstandsanalyser og benytte felles standard ved utarbeidelse av oversikt over forbruket til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV), jf. Kommunerevisjonens rapport Verdibevarende vedlikehold 02/2016. Foretakene skal legge vekt på universell utforming for å sikre tilgjengelighet for alle grupper. Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (byrådssak 1038/14) sier at konseptvalgutredninger (KVU) er bestillers ansvar. Det legges til grunn følgende: I KVU-fasen i investeringsprosjekter skal alternativutredning med kostnadsanalyse, fremdriftsplan og gjennomføringsstrategi gjennomføres av foretakene. Det legges videre til grunn at det foreligger en endelig investeringsbeslutning fattet av bystyret før Undervisningsbygg igangsetter investeringsprosjekter. Undervisningsbygg skal avlegge sluttrapporter for bygg- og anleggsprosjekter. Styregodkjente sluttrapporter skal sendes til byrådsavdelingen, jf. byrådssak 1038/14. Oslo kommune er en av landets største innkjøpere og investerer hvert år betydelige beløp i bygg. Det er derfor viktig at alle foretakene lærer av hverandre og bruker sin innkjøpsposisjon til å sikre innovasjon i anskaffelser og smarte bygg til riktig kostnad. Oslo kommune har vedtatt standard kravspesifikasjon for formålsbygg (SKOK), jf. byrådssak 1076/15. Dersom man i et prosjekt ønsker å fravike funksjonelle krav, skal det godkjennes av byrådet. Byrådet vedtok for øvrig i byrådssak 1082/16, unntak fra krav om basebarnehager. Gjennomføring av Oslomodellen for et seriøst og anstendig arbeidsliv er et viktig satsingsområde for byrådet. Oslo kommunes standardkontrakter skal hindre skatteunndragelser, utnytting av arbeidskraft og sikre bruk av lærlinger. De kommunale foretakene er pålagt å bruke de vedtatte 5

6 standardkontraktene, med tilhørende kontraktsformularer/bilagsformular, når de foretar anskaffelser over kroner på områder som omfattes av standardkontraktene, jf. byrådssak 1057/17, Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg. Det fremgår av samme byrådssak pkt. 11 at det tilligger den enkelte byråd å godkjenne avvik fra vedtatte standard kontraktsvilkår og at dette skal være en sikkerhetsventil for helt spesielle tilfeller. Bruk av eksterne konsulenttjenester i Oslo kommune skal begrenses, og foretakene må derfor ha et bevisst forhold til om bruk av slike tjenester er nødvendig eller om oppgavene kan løses på andre måter, jf. Kommunerevisjonens rapport 07/2016, Bruk av konsulenter til ordinære oppgaver. Foretaket skal delta i tverrsektoriell planlegging og gjennomføring av tiltak og prosjekter som er forankret i Groruddalssatsingen, Oslo indre øst-satsingen og Oslo sør-satsingen. Foretaket skal understøtte innsatsen i de prioriterte områdene med relevante virkemidler og ressurser fra ordinær virksomhet, jf. vedtak i byrådssak176/17 Områdepolitikk. I budsjettet for 2019 er det satt av midler på Undervisningsbyggs budsjett til energieffektiviseringstiltak. Byrådsavdelingen understreker viktigheten av at foretakene gjennomfører tiltak som bidrar til å redusere energiforbruket. Kjøretøy og bygg- og anleggsmaskiner som brukes i forbindelse med utførelse av arbeid for Oslo kommune, skal som en hovedregel ha nullutslippsteknologi. I anskaffelser der det åpnes for bruk av annen teknologi, skal dette begrunnes spesifikt i kontraktstrategien. For kjøretøy og maskiner der nullutslipp ikke er et alternativ, skal biodrivstoff (fortrinnsvis biogass) benyttes, jf. byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi. Undervisningsbygg skal gjøre seg kjent med og drive virksomheten i tråd med Oslo kommunes verdier og etiske reglement. Undervisningsbygg skal gjøre lokal varslingsordning kjent i virksomheten. Det vises til overordnet ROS-analyse for Oslo kommune. Foretakene skal ha jevnlige beredskapsøvelser og gjennomføre evaluering der risikobildet og virksomhetens egenart tilsier det, jf. byrådssak 1108/17. Byrådsavdelingen vil understreke betydningen av at foretaket har gode rutiner for internkontroll og at foretakene har et bevisst forhold til risikostyring. I oktober 2018 ble det avholdt et seminar med styrelederne og de administrative lederne for virksomhetene, hvor tema var erfaringene fra saken om eiendomstransaksjoner i Boligbygg, rapportene som forelå og oppfølgingen av disse i de enkelte virksomhetene. Formålet med dette arbeidet er å sikre at alle virksomhetene har på plass gode rutiner og gode praksiser for internkontroll for å forhindre styringssvikt og forebygge korrupsjon og misligheter. Som en oppfølging av dette ble foretakene i brev av bedt om innen medio januar 2019 (frist senere utsatt til ), å bl.a. presentere virksomhetene sin risikovurdering av målene samt drifts- og investeringsbudsjett slik dette fremgår av byrådets budsjettforslag og bystyrets budsjettvedtak for budsjett Videre ble foretakene bedt om presentere hvilke tiltak eller kontrollaktiviteter som er, eller vil bli igangsatt, på bakgrunn av risikoanalysene, redegjøre for hvilke opplærings/kompetansetiltak som vil gjennomføres i løpet av 2019, samt redegjøre for hvorvidt det vil gjennomføres evalueringer/revisjoner knyttet til internkontrollsystemene i Oppfølgingen av rapporteringen vil skje gjennom den formelle styringsdialogen. Byrådsavdelingen forutsetter for øvrig at foretakene er deltakere i Nettverk for forebygging av korrupsjon i regi av Byrådsleders kontor. Byrådsavdelingen vil også understreke betydningen av at foretaket praktiserer offentlighet i 6

7 overensstemmelse med offentlighetsloven, reglene for journalføring og bystyrets vedtak og forutsetninger. Det vises til Kommunerevisjonsrapporten 14/2016 Etterlevelse av offentlighetsloven hvor undersøkelsen viste mangler både ved journalføring, forhåndsklassifisering og behandling av innsynsbegjæringer ved de virksomheter som var omfattet av undersøkelsen. Foretaket bør ha tiltak, herunder opplæringstiltak, som kan bidra til at regelverket overholdes når det gjelder journalføring, forhåndsklassifisering og behandling av innsynsbegjæringer. Oppfølgning av dette vil være et tema på kontaktmøter. 4. Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak 4.1 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Byrådsavdelingen viser til kommunelovens 71 som definerer daglig leders særlige ansvar for regnskapsføring, formuesforvaltning og intern kontroll, og kommunelovens 67 som definerer styrets ansvar for foretakets samlede virksomhet inkludert tilsyn med daglig leder. Styret har plikt til å iverksette tiltak hvis nødvendig for å overholde eller oppfylle budsjettforutsetningene, herunder holde byråden løpende orientert om alle forhold av betydning, jf. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. Driftsbudsjettet Kap / Art 053 Netto driftsresultat Undervisningsbygg Oslo KF (NOE) Regnskap 2017 Beløp i 1000 kr DOK 3 Forslag Spesifikasjon av endringer i overføringskravet i : Overføring - Undervisningsbygg Oslo KF Budsjett 2019 Budsjett 2020 Budsjett 2021 Budsjett 2022 Dok : Overføringskrav UBF Dok : Renter UBF B-2019 RK: UBF -redusert overføringskrav pga rehab. midler skoler B-2019 RK: UBF - Red. overføringskr. pga endrede renteforutsetninger - rehab skoler B-2019 SK: UBF - red. overføringskrav for å dekke renteutg. ifm kjøp av Uelandsgt 85 B-2019 TI: UBF - Økt overføringskrav pga ny finansieringsmodell UKE Sum overføring til bykassen Økt overføringskrav pga. ny finansieringsmodell UKE Finansiering av fem obligatoriske fellestjenester/områder blir fra og med budsjettåret 2019 endret fra viderefakturering til virksomhetene til rammefinansiering i UKE. Dette gjelder områdene Oslo kommunes kontaktsenter, HR-systemet, økonomisystemet, web-forvaltning ( og internkommunikasjon (felles intranett). 7

8 Det vises for øvrig til nærmere omtale i Sak 1, kap. 15, Mottatte overføringer fra KF, s. 15. Investeringsbudsjettet Kap / Art 053 Undervisningsbygg Oslo KF (NOE) Sum investeringsutgifter Sum finansiering Investeringsbudsjettet Prosjektnr /art Regnskap 2017 Beløp i 1000 kr DOK 3 Forslag Budsjett 2019 Budsjett 2020 Beløp i 1000 kr Budsjett Budsjett Undervisningsbygg Oslo KF (NOE) Akuttiltak/Generell rehabilitering Kapasitetsutvidelse/rehab/nybygg mv Investering avsetn - ikke fordelt Kapasitetsbevarende tiltak (UBF) Kapasitetsbevarende tiltak - fordelte prosjekter Div. mindre investeringer Sum investeringsutgifter Lån i Lånefondet Overføring fra driftsbudsjettet Refundert investeringsmva Bruk av disposisjonsfond Sum finansiering Byrådsavdelingen skal varsles så snart som mulig dersom prosjektene ikke kan gjennomføres innenfor styringsrammen (P50) Budsjettforutsetninger Tallbudsjett og mål skal ses i sammenheng. Undervisningsbyggs pågående aktiviteter og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2019 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Investeringsprosjektene forutsettes gjennomført innenfor den styringsrammen foretaket får seg tildelt. Prosjekter som har gjennomført kvalitetssikring får kostnadsramme (P85) og styringsramme (P50) vedtatt av bystyret. Fra 2019 vil det kun være styringsrammen (P50) som vil bli innarbeidet i foretakenes budsjetter. Dette gjøres for å hindre opparbeidelse av ubrukte investeringsmidler i foretakenes budsjetter. Prosjektenes usikkerhetsavsetning er definert som differansen mellom kostnadsrammen (P85) og styringsrammen (P50). 20 % av prosjektenes samlede usikkerhetsavsetning, totalt 400 mill. kroner er avsatt som en sentral risikoavsetning i kommunens budsjett. Avsetningen gjelder for nye prosjekter som innarbeides i budsjettet fra og med Nye prosjekter vil derfor, etter kvalitetssikring, bli innarbeidet i foretakenes budsjetter på P50-nivå. Dersom prosjektene går over P50 må foretakene, som tidligere, søke byrådsavdelingen om å frigi hele eller deler av usikkerhetsavsetningen, jf. Økonomireglementet for 2019 og byrådssak 1038/15, Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter. 8

9 I tilknytning til revidert budsjett 2019 kan forslag om budsjettmessige justeringer fremmes. Prosjekter som har gjennomgått kvalitetssikring og som er vedtatt igangsatt, legges inn med egen styringsramme (P50). Dersom prosjektet løper over flere år vil periodisert budsjett fremkomme i byrådets budsjettforslag for Alle innmeldte prosjekter skal være avklart og omforent med operativ bestiller. Konsekvenser for andre deler av budsjettmaterialet må avklares, og oppdatert materiale oversendes for omfang som blir berørt Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteens behandling av byrådets årsberetning for 2019, der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2019 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp av foretaket og rapporteres til byrådsavdelingen i tertialrapportering og årsberetning. Følgende verbalvedtak forutsettes at følges opp av foretaket: K16/2018 Rehabilitering av skolebygg Bystyret ber byrådet sørge for at kravspesifikasjonen legges til grunn også når det gjelder rehabilitering av skolebygg. Det er et mål at også rehabiliterte skoler skal kunne fungere som lokalt kulturhus. S40/2008 Universell utforming Byrådet bes rapportere til bystyret årlig om oppfølging og fremdrift i planene om universell utforming, særlig knyttet til kollektivtrafikk og bygninger. Det bes om at det rapporteres på dette vedtaket i forbindelse med virksomhetenes og byrådets årsberetning Risiko og risikostyring Virksomheten skal vurdere strategisk risiko ut i fra foretakets kjerneoppgaver/samfunnsoppdrag. Virksomheten skal også vurdere risiko av måloppnåelse og leveranser i tildelingsbrevet samt risiko for korrupsjon og misligheter. Større nye oppdrag eller økt aktivitet må ha et særskilt fokus i risikovurderingen noe det tilligger styret å forestå på selvstendig grunnlag. Dersom risiko vurderes som ikke akseptabel, må det iverksettes tiltak som kan redusere sannsynligheten for at kjerneoppgaver og måltall ikke nås. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen, se også pkt Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Foretaket skal realisere følgende mål, jf. Sak 1/2019. Mål 5 Oslo kommune skal forvalte og drifte kommunale bygg og anlegg slik at de er godt egnet til formålet og for brukerne Tiltak i klimabudsjett 2019 Mål: Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være tonn CO 2 -ekvivalenter i Legge om til nullutslippskjøretøy og biler på biodrivstoff i kommunens egen kjøretøypark 9

10 - Fossilfrie/utslippsfrie anleggsplasser ved nye kommunale bygg og byggeplasser Dersom Undervisningsbygg har særegne behov for person- og varebiler basert på annet enn nullutslippsteknologi skal dette dokumenteres og anskaffelsen skal godkjennes av byrådsavdeling næring og eierskap. Følgende tabell benyttes i forbindelse med ordinær rapportering (resultat legges inn i egen kolonne). Merk at tabellen under er endret etter Sak 1 i byrådssak Bystyrets budsjettvedtak for 2019 og oppdatert økonomiplan for Resultatindikatorer Resultat 2015 Resultat 2016 Resultat 2017 Måltall 2018 Måltall 2019 Sluttkostnad delt på samlet styringsramme for samlet 0,94 0,83 0, portefølje av ferdigstilte bygg 1) Andel prosjekter ferdigstilt innen avtalt tid 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Andel nye bygg som tilfredsstiller passivhusstandard 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Andel ledighet 2) 2,2 % 1,4 % 1,3 % 1,0 % 1,0 % Antall fossilfrie byggeplasser/totalt antall - - >50% 100 % byggeplasserjf. Klimabudsjettet 3) Andel nullutslipps tjenestebiler under 3500 kg jf % Klimabudsjettet 4) Andel nullutslippskjøretøy og kjøretøy på biodrivstoff over 3500 kg, jf. Klimabudsjettet 4) % 1) Samlet sluttkostnad for prosjektene skal ikke overstige samlet styringsramme for porteføljen, det vil si at samlet sluttkostnad delt på samlet styringsramme er 1 for porteføljen. Prognose for sluttkostnad benyttes dersom sluttrapport ikke er ferdig utarbeidet. Resultatindikatorene gjelder overleverte prosjekter siste tre år. 2) Tall for ledighet er eks. Sogn erstatningslokaler 3) Nytt måltall fra Gjelder nybygg prosjekter, ikke rehabiliteringsprosjekter 4) Nytt måltall fra Styringsdialog, rapportering og budsjett Styringsdialog og møteplan I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. I instruksen er det nevnt en rekke områder i virksomhetsstyringen, anskaffelser, IKT, informasjonssikkerhet, HR/HMS, samfunnssikkerhet og beredskap samt forebygging av korrupsjon og korrupsjonslignende hendelser, som det ut fra en risikovurdering kan være aktuelt å ta opp i styringsdialogen gjennom året. Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen som ellers skal ha fokus på resultater og gjennomføringskraft. Dette stiller blant annet krav til god samordning og kommunikasjon ansvarsnivåene imellom. 10

11 Det avholdes ordinært foretaksmøte Dagsorden sendes ut ca. to uker før møtet. Ved behov vil det bli avholdt ekstraordinære foretaksmøter. Det avholdes to kontaktmøter med foretakene gjennom året. Det vises for øvrig til vedlagt styringskalender for oversikt over planlagte møter. 5.2 Rapportering og resultatoppfølging Undervisningsbygg skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2019, Økonomireglementet for 2019 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Det forventes at Undervisningsbygg foretar en risikovurdering av mål og måltall i forkant av hvert foretaksmøte/kontaktmøte. Tiltak skal ha effekt på måloppnåelsen. Områder som det vurderes å være knyttet moderat eller betydelig risiko til, eller som virksomheten mener at byrådsavdelingen bør kjenne til, skal det rapporteres om. Rapporteringen skal også beskrive eventuelle risikoreduserende tiltak virksomheten gjennomfører eller planlegger. Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans. Vi ber om at det rapporteres særskilt på følgende punkter i styrets årsberetning for 2019: - Forbruk på forvaltning, drift og vedlikehold i 2019 basert på felles kontoplan. Oppstillingen må også inkludere sammenligning mot relevant Holtenøkkel. Valg av Holtenøkkel må begrunnes (lav/middels/høy). - Tilstandsgrad for de enkelte byggene (excel-format), basert på felles standard. - Vedlikeholdsetterslep fordelt på byggkategoriene (sykehjem, skoler, mm.). - Faktiske besparelser for midler gitt til energieffektiviseringstiltak, angitt i kroner og kwh/kvm. 5.3 Arbeid med budsjett 2020 Byrådets arbeid med kommende års budsjett starter med Strategikonferansen hvor fokus er partienes valgprogram og hovedmålene i byrådserklæringen. I byrådets Rammekonferanse som avholdes , redegjøres det for kommunens handlingsrom og mulige prioriteringer i økonomiplanperioden. De økonomiske rammene vedtas i salderingskonferansen som avholdes august. Budsjettet (Sak 1) planlegges offentliggjort Byrådet avgir normalt en revidert budsjettinnstilling (tilleggsinnstilling) i månedsskiftet oktober/november etter at statsbudsjettet er lagt frem. Bystyrets budsjettbehandling er Føringer og frister for innspill til budsjett 2020 og økonomiplan fastsettes i Rundskriv 1/2019 fra Byrådsavdeling for finans. I tillegg utarbeider Byrådsavdeling for næring og eierskap rammebrev med angivelse av planleggingsrammer for virksomhetens budsjettforslag. Rundskrivet og rammebrevet sendes til foretakene i februar/mars

12 Innspill til budsjett 2020 skal omfatte alle inntekts- og utgiftsposter under det enkelte foretak. Utforming av innspill skal bygge på gjeldende lover og formelle krav og være utformet i samsvar med Rundskriv 1. For å ha et godt beslutningsgrunnlag for politisk behandling er det viktig at forslagene er begrunnet og forklart. Innspill sendes byrådsavdelingen innen de frister som er angitt, jf. vedlagte styringskalender. ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid i 2019! Med hilsen Kjetil Lund byråd Godkjent elektronisk Vedlegg: 1. Styringskalender UBF 2019.docx 12