Oslo kommune Byrådsavdeling for kultur, idrett og frivillighet

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for kultur, idrett og frivillighet Kulturetaten Postboks 1453 Vika 0116 OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: BSK / UB 121 TILDELINGSBREV FOR KULTURETATEN 2018 Innhold 1. Innledning Fellesføringer Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak Mål, tiltak, resultatindikatorer og nøkkeltall Tiltak i klimabudsjett Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risikovurdering Styringsdialog og resultatoppfølging Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Innledning Dette brevet beskriver byrådsavdelingens forventninger til og krav og føringer for Kulturetaten for 2018, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Brevet er en operasjonalisering av Sak 1 ikke bare det som angår virksomheten alene, men også det som er felles for alle virksomheter. Tildelingsbrevet skal ikke og kan ikke omfatte alt som gjøres i virksomheten. Eventuelle uklarheter rundt dette tas opp i styringsdialogen. Byrådsavdeling for kultur, idrett og frivillighet Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

2 Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos etatsdirektøren. 2. Fellesføringer Generelt Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene skal inngå som en del av styringsdialogen mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. gjennom grønne anskaffelser og etterspørre klimavennlige løsninger. Klimagassutslipp skal reduseres med 36 % innen 2020 sammenlignet med 1990-nivå. 1 Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1 kapittel 2 som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Virksomhetene har også en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Det forventes at virksomhetene bidrar i planleggingen og forberedelsen til Oslo som Europeisk miljøhovedstad i Vi viser også til at Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av Kommunikasjon åpenhet innbyggerinvolvering Oslo kommune skal være helhetlig, åpen, profesjonell og moderne i sin kommunikasjon. Det skal tydelig fremgå at det er Oslo kommune som står bak tjenester, prosjekt og opplevelser. Alle virksomheter har ansvar for å bidra til åpenhet. Kommunens virksomheter skal innen publisere postjournal i einnsyn og legge frem en forpliktende plan for fulltekstpublisering. Virksomhetene skal også følge opp ny overordnet kommunikasjonsstrategi for kommunen som vil bli vedtatt i I tråd med blant annet byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse skal innbyggernes behov danne utgangspunkt for hvordan kommunen utvikler og tilbyr tjenester. Bystyret har vedtatt at Oslo skal være en foregangskommune på medvirkningsprosesser. 2 Alle virksomheter har ansvar på sitt område. 1 Klimamålet er nedjustert som følge av at statens fremdriftsplan for realisering av fullskala CO2-fangst er forskjøvet. 2 Bystyrevedtak sak 195 Privat forslag av fra Espen Ophaug (V) og Odd Einar Dørum (V) om medvirkningsprosesser i Oslo kommune. 2

3 Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitalisering. Alle virksomheter skal bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Brukeren og brukeropplevelsen skal være utgangspunktet for virksomhetenes arbeid med digitalisering. Innbyggernes behov for tjenester skal være førende for arbeidet. Digitale tjenester som tilbys skal bygge på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Arbeidet med å planlegge og å realisere fremtidige gevinster er virksomhetenes ansvar. Effekt av kommunens investeringer er tett knyttet til endring av arbeidsprosesser og bruk av digital teknologi. Gevinstrealisering må gjennomføres på en systematisk måte. Det vektlegges at erfaringene som er gjort i Program for elektroniske tjenester blir benyttet i det videre arbeidet med digitalisering av kommunen. Informasjonssikkerhet personvern Alle virksomheter må etablere nødvendig internkontroll og dokumentere behandlingen av sine personopplysninger (behandlingsoversikt), slik at kommunen kan etterleve den nye personopplysningsloven som trer i kraft fra mai Ledelsens årlige gjennomgang av informasjonssikkerhet skal rapporteres til byrådsavdelingen innen 1.oktober Anskaffelser og arbeidskriminalitet Vi viser til byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi, som vil følges av en overordnet implementeringsplan for å sikre forankring og aktiv gjennomføring av strategien i virksomhetene. Anskaffelser skal brukes aktivt som virkemiddel til å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger for byens innbyggere og næringsliv. Anskaffelser skal også benyttes strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Samfunnssikkerhet og beredskap Vi viser til overordnet ROS-analyse for Oslo kommune, jf. byrådssak 1108/17 Kommunalt risikobilde 2017 med handlingsplan, som skal danne grunnlag for lokale ROS-analyser og beredskapsplaner i den enkelte virksomhet. Alle virksomheter skal ha jevnlige beredskapsøvelser og gjennomføre evaluering der risikobildet og virksomhetens egenart tilsier det. HR- og HMS-området og konsulentbruk Oslo kommune skal være en attraktiv, mangfoldig og fremtidsrettet arbeidsgiver. Virksomhetene skal aktivt bidra til å utvikle en organisasjon som blant annet vektlegger arbeid med nærvær, heltidskultur, åpenhet, etiske regler og et godt og forsvarlig arbeidsmiljø. Byrådet har et mål om å redusere konsulentbruken. Etatens konsulentbruk skal derfor reduseres til det som er absolutt nødvendig. Dersom det er behov for å hente inn ekstern kompetanse, må det vurderes om dette kan skaffes fra andre deler av Oslo kommune. 3

4 3. Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak 3.1 Mål, tiltak, resultatindikatorer og nøkkeltall Mål 1: Oslo skal være en attraktiv kunst- og kulturby som er tilgjengelig for alle Mål 2: Barn og unge skal tilbys gode kulturopplevelser og inspireres til egen kulturaktivitet Mål 5: Det skal bli enklere å drive frivillig aktivitet og organisasjonsvirksomhet i Oslo Tiltak og resultatindikatorer for kap. 501 Tiltak 1: Tilby gode rom for kulturproduksjon, kulturutøvelse og kunstopplevelser Tiltak 2: Stille kommunens eiendom, areal og byrom til disposisjon for kultur, kulturnæring og frivillig aktivitet. Resultatindikatorer: Resultat 2015 Resultat 2016 Måltall 2017 Måltall 2018 Kultureiendommer: antall atelier/verksted gjennomsnittlig antall brukere* Kultureiendommer for øvrig: antall leietakere/brukere Antall tomme kommunale bygg/eiendommer for øvrig midlertidig utleid til kultur/ kulturnæring * Enkelte eiendommer faktureres samlet, uavhengig av antall brukere. Estimat for hvor mange brukere utleieforholdene omfatter totalt. Tiltak og resultatindikatorer for kap. 502 Tiltak 1: Tilby gode kulturopplevelser i Oslo Tiltak 2: Gjøre Oslo kommunes kunst i offentlige rom mer tilgjengelig for innbyggerne Tiltak 3: Gjennomføre attraktivt arrangementsprogram for barn og unge. Resultatindikatorer: Resultat 2015 Resultat 2016 Måltall 2017 Måltall 2018 Vigeland-museet, antall besøk Popsenteret, antall besøk Øvingshotellet, antall besøk Byarkivet, antall besøk Oslo-bilder (Byarkivet), antall besøk Ladegårdsarrangement, antall deltakere Antall deltakere barn/unge-arrangement i Popsenteret Antall deltakere klassebesøk (Popsenteret) Antall deltakere klassebesøk (Vigelandmuseet) Antall deltakere klassebesøk (Ladegården) Tiltak og resultatindikatorer for kap. 503 Tiltak 1: Gi et attraktivt tilbud innen et bredt kulturfelt i alle deler av Oslo Tiltak 2: Gi barn og unge mulighet til å utvikle sitt talent og skape egne kulturelle og kunstneriske uttrykk Tiltak 3: Øke antallet elevplasser. 4

5 Resultatindikatorer: Resultat 2015 Resultat 2016 Måltall 2017 Måltall 2018 Antall elevplasser* * Resultatet for 2016 viste en nedgang på 693 elevplasser i forhold til Nedgangen er en konsekvens av at bydel Nordre Aker trakk ut sitt kjøp av undervisning gitt via Den kulturelle skolesekken til alle elever på 2. trinn i bydelen (ca. 700 elever). Pr disponerte Oslo kulturskole elevplasser. Følgende områder vil være viktige i 2018: I arbeidet for å realisere målene skal det også gjennomføres følgende tiltak og oppgaver, jf. under. Der det er aktuelt, er det satt opp spesifikke frister for gjennomføring / tilbakemelding, jf. kap. 4.2, avsnittet Særskilte leveranser. a) Oppfølging av frivillighetsfeltet Frivillighetsfeltet er et prioritert område for byrådet og er forankret i Frivillighetsmeldingen; Engasjement og deltakelse Frivillighet i Oslo. Byrådsavdelingen har et koordinerende og overordnet ansvar for feltet. Kulturetaten vil på det operative nivået få ansvar for enkelte oppgaver innenfor frivillighetsfeltet. Dette vil også inkludere ansvar for å involvere relevante deler av kommunen og eksterne aktører der oppgavene krever tverrsektorielt samarbeid. I tillegg kommer fagansvaret på kultur- og barne- og ungdomsfeltet. I 2018 er målet om økt tilgang for frivillig sektor i kommunale lokaler en hovedsatsing. Vi viser til brev av om tildeling av 1,7 mill. i skjønnsmidler til prosjekt Oslo en meråpen kommune, og vil sende et brev med en ytterligere bestilling med presisering om forventning til oppfølging. Byrådsavdelingen vil gjennomgå Forskrift om utlån og utleie av skoler og andre kommunale lokaler til frivillige organisasjoner i Oslo kommune, parallelt med pilotprosjektet i 2018/2019. Etaten vil involveres i dette arbeidet. Kulturetaten vil involveres i arbeidet med ny forskrift for frivilligsentraler i Etaten skal bidra i kartleggingsarbeidet om frivilligsentralenes rolle. Etaten får ansvar for utforming og gjennomføring av frivillighetskonferansen som forventes avholdt høsten Arbeidet må skje i dialog med byrådsavdelingen, andre relevante etater og frivillig sektor. Etaten utarbeider forslag til kriterier for frivillighetspris i dialog med relevante etater og instanser. Tilskuddsordningen for kor, korps og orkestre er regulert av Forskrift om tilskudd til skolekor, -korps, -orkestre, ungdomsorkestre, ungdomskor og amatørkorps i Oslo av sak 252. Etaten får ansvar for gjennomgang av tilskuddsordningen, og bes legge fram forslag til revidert forskrift med tanke på en forenkling av ordningen. Utkast til forskrift sendes byrådsavdelingen før forslaget sendes på høring. Resterende midler fra avsetning på 1,5 mill. i 2016 til oppfølging av frivillighetsmeldingen skal brukes for å støtte opp om økt tilgang til kommunale lokaler til frivillig aktivitet. Dette kan gjøres ved å støtte opp om etablerte utviklingsprosjekter/piloter for å kunne sikre og fullføre gode felles løsninger. Utkast til fordeling sendes byrådsavdelingen. 5

6 For 2018 er det avsatt totalt 9 mill. til oppfølging av frivillighetsmeldingen, herav 5 mill. for at skoler i større grad skal brukes av lokalbefolkning og frivillighet. Det er satt av 4 mill. som skal dekke den helhetlige oppfølgingen av frivillighetsmeldingen. Kulturetaten bes utarbeide forslag til hvordan midlene bør disponeres innen , jf. kap b) Popsenteret Popsenterets budsjett er styrket med 4 mill. for 2018 og Byrådsavdelingen forutsetter at midlene fra 2020 erstattes av statstilskudd, konsolidering, samarbeid eller effektivisering. Etaten skal prioritere arbeid med dette, og samarbeide med byrådsavdelingen ved behov. Status rapporteres i etatsstyringsmøtene. c) Byarkivet Konseptvalgutredning for nytt byarkiv videreføres med forprosjekt i Offentlighet i forvaltningen er et satsingsområde for byrådet. Vi ber etaten vurdere utvikling av tilbud om sentrale kompetansetiltak for kommunens virksomheter i journalføring og øvrige regler for arkiv. d) Oslo kulturskole Utvikling av Oslo kulturskole er et viktig satsingsområde, og etaten skal samarbeide med byrådsavdelingen i arbeidet med en ny plan for kulturskolen. Etaten skal etablere 500 nye elevplasser i kulturskolen fra og med høsten 2018, og bes orientere byrådsavdelingen om hvor disse bør etableres. e) Kultureiendommer Kulturetaten skal sikre god og forsvarlig gjennomføring av rehabiliteringsprosjektet for Toftes gate 69, Grünerløkka lufthavn. Videre skal etaten delta i forhandlingene med Bane Nor om grunnerverv og utbyggingsavtaler i Middelalderbeltet i samarbeid med Eiendoms- og byfornyelsesetaten. Etaten skal utarbeide en strategi for kultureiendommene som for hver eiendom, kategori og område angir bruksområder og egnethet for kunst- og kulturformål. Strategien skal følge etatens budsjettforslag for f) Kulturetatens tilretteleggerfunksjon Etaten skal videreføre arbeidet med etablering av fellesverksteder/produksjonslokaler innen ulike kunstsjangere både gjennom utleie av kultureiendommer og ved fordeling av tilskudd. Rask og god dialog med brukere/leietakere skal prioriteres. Etaten skal videreføre arbeidet med temporær utleie av tomme kommunale bygg til kulturvirksomhet i samarbeid med aktuelle kommunale virksomheter. g) Kultur i byutviklingen Kulturetaten skal spille en aktiv rolle i byutviklingsprosesser og samarbeide med kommunens øvrige etater og virksomheter i slike prosesser. Arbeidet innebærer også ansvar for oppfølging av Program Bilfritt Byliv. Der det er aktuelt skal det legges til rette for kulturarenaer og kunstprosjekter i byen. Etaten skal benytte virkemidler som kulturtilskudd, tilskuddsmidler til kulturbygg og gjennomføring av temporære og permanente kunstprosjekter gjennom kunstordningen, herunder OSLO PILOT. 6

7 h) Kunstplan Etaten skal samarbeide med byrådsavdelingen i arbeidet med en kunstplan for Oslo i henhold til fastsatt framdriftsplan og organisering av prosjektet. i) Vigelandjubileet 2019 Kulturetaten skal i 2018 planlegge 150 årsjubileet for Gustav Vigelands fødsel Tiltak i klimabudsjett 2018 Oslo kommunes budsjett omfatter klimamålet Klimagassutslipp skal reduseres med 36 prosent innen 2020, sammenlignet med 1990-nivå. Vi viser også til resten av klimabudsjettet, som utgjør kapittel 2 i Sak 1. Vi viser også til den omtalen under kap. 2 Fellesføringer i dette brevet. I tillegg kommer følgende måltall for Kulturetaten for 2018: Resultat Måltall Kap. 502 Kulturetaten Andel el-biler i etatens bilpark 50 % 67 % 3.2 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Vi viser til etatsdirektørens plikt til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og å ha kontroll med virksomheten for overholdelse av budsjett, ref. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. Driftsbudsjettet, kap. 500 Beløp i 1000 kr Kap / Artsgr Regnskap 2016 Dok Kulturtilskudd m.m. (KIF) 10 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Overføringsutgifter Finansutgifter og finanstransaksjoner Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringsinntekter Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter

8 Driftsbudsjettet, kap. 501 Beløp i 1000 kr Kap / Artsgr Regnskap 2016 Dok Kultureiendommer (KIF) 10 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Overføringsutgifter Finansutgifter og finanstransaksjoner Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringsinntekter Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter Investeringsbudsjettet, kap. 501 Kap / Artsgr Regnskap 2016 Beløp i 1000 kr Dok Kultureiendommer (KIF) 01 Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Overføringsutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringsinntekter Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter

9 Kultureiendommer (KIF) Kostnadsramme Tidligere bevilget Til 2022 og senere Byggestart -ferdig kv/år Prosjektnummer og navn: Hudøy, rehabilitering av bygninger Løpende Kultureiendommer - rehabiliteringsrammer Løpende Middelalderbeltet - utviklingsplan Løpende Grünerløkka lufthavn, Tg /17-4/ Utskifting oljefyranlegg /18-4/ Brannsikring Kirkeristen, Dronningens gate /18-4/20 Sum investeringsutgifter Hudøy, rehabilitering av bygninger Investeringsmoms Kultureiendommer - rehabiliteringsrammer Investeringsmoms Middelalderbeltet - utviklingsplan Investeringsmoms Grünerløkka lufthavn, Tg 69 Investeringsmoms Utskifting oljefyranlegg Investeringsmoms Brannsikring Kirkeristen, Dronningens gate 27 Investeringsmoms Sum kapittel finansiering Generell finansiering fra bykassen (inkl. fond) Driftsbudsjettet, kap. 502 Beløp i 1000 kr Kap / Artsgr Regnskap 2016 Dok Kulturetaten (KIF) 10 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Overføringsutgifter Finansutgifter og finanstransaksjoner Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringsinntekter Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter

10 Investeringsbudsjettet, kap. 502 Kap / Artsgr Regnskap 2016 Beløp i 1000 kr Dok Kulturetaten (KIF) 00 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Overføringsutgifter Sum utgifter Refusjoner Overføringsinntekter Sum inntekter Netto utgifter Kulturetaten (KIF) Kostnadsramme Tidligere bevilget Til 2022 og senere Byggestart -ferdig kv/år Prosjektnummer og navn: Kunstnerisk utsmykning løpende Sum investeringsutgifter Sum kapittel finansiering Generell finansiering fra bykassen (inkl. fond) Driftsbudsjettet, kap. 503 Beløp i 1000 kr Kap / Artsgr Regnskap 2016 Dok Oslo kulturskole (KIF) 10 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Overføringsutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Sum inntekter Netto utgifter

11 3.2.2 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Aktuelle verbalvedtak med eventuelle presiseringer Det er vedtatt følgende verbalvedtak for 2018 som er aktuelt for etaten, og som skal legges til grunn for etatens aktivitet, og rapporteres på i kommende årsberetning: K35 Korpsmusikk for eldre Mange eldre har et nært forhold til korpstradisjonen. Det å dra på konserter eller lignende kan være vanskelig. Derfor er det viktig at musikken kommer til eldre der de er: på institusjoner, omsorgshjem, boliger for eldre osv. Det settes av til et prøveprosjekt som skal stimulere korps til å besøke eldre der de bor slik at de kan få oppleve glede av barn og musikk. K36 Gave til byens korps Oslo kommune vil takke alle byens korps for den innsatsen som er lagt ned for byen gjennom over hundre år. I forbindelse med musikkorpsenes år 2018 gir Oslo kommune tilskudd på kroner til innkjøp av et instrument til alle byens organiserte musikkorps etter søknad. Det settes av inntil 1,5 millioner kroner til denne gaven. Etaten orienteres dessuten om følgende verbalvedtak: H29 Sak om ungdomsklubber Byrådet bes legge fram en sak om ungdomsklubber i Oslo. Saken må blant annet greie ut om det eksisterende tilbudet og vurdere behovet for å etablere flere ungdomsklubber i forskjellige deler av byen. Samlet oppstilling av alle verbalvedtak vil framgå av Dok Flertallsmerknader Det er ikke vedtatt flertallsmerknader ved bystyrets behandling av budsjett for 2018 som forutsetter særskilt oppfølging eller rapportering fra etaten. Vi forutsetter at vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2017 der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2017 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp. Takster og avgifter Egenbetaling for elevplasser Oslo kulturskole Egenbetaling for ordinære elevplasser i Oslo kulturskole økes med 2,6 % til kr per elev per år fra Byrådet gis fullmakt til å fastsette avgifter utenom ordinære elevplasser innen rammen av vedtatt budsjett Risikovurdering Virksomheten skal vurdere risiko med hensyn til gjennomføring og leveranser som angis i tildelingsbrevet. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen, se også punkt 4.1. Virksomheten må iverksette tiltak som kan redusere risiko for at mål ikke nås og at oppdrag ikke kan leveres innen angitte frister. 11

12 4. Styringsdialog og resultatoppfølging 4.1 Styringsdialog og møteplan I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. I henhold til byrådssaken skal byrådsavdelingene og virksomhetene vurdere rutiner, delegering, kontroll og oppfølging. Særlig vekt bør det legges på hvordan styringsdialogen gjennomføres, på gode beslutningsgrunnlag og samarbeid på tvers. Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. Føringene i kapittel 2 skal også tas opp i dialogen. Vi avholder to etatsstyringsmøter i Tid for etatsstyringsmøtene er 25. april kl og 25. september kl Vi vil også avholde jevnlige kontaktmøter med etaten. 4.2 Rapportering og resultatoppfølging Kulturetaten skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2018, Økonomireglementet for 2018 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans. Særskilte leveranser Etaten har følgende særskilte leveranser til byrådsavdelingen: 1. Innspill til fordeling avsetning på 4 mill. for 2018 til oppfølging av tiltak i frivillighetsmeldingen. Frist: Frist for utkast til fordeling av resterende midler fra 2016 knyttet til frivillighetsmeldingen; økt tilgang til lokaler for frivillig aktivitet. Frist: Plan for anvendelse av avsetningen innen kunstordningen inkl. OSLO PILOT. Frist:

13 4. Oversikt over planlagte vedlikeholds- og investeringstiltak for kultureiendommene. Frist: Igangsatte og gjennomførte tiltak rapporteres i etatens årsberetning for Etaten skal etablere 500 nye elevplasser i kulturskolen fra og med høsten 2018, og bes orientere byrådsavdelingen om hvor i byen disse bør plasseres. Frist: Etatsstyringsmøte Utarbeidelse av forslag til kriterier for frivillighetspris. Frist: Digital løsning klar til uttesting i pilotprosjekt på skoler i prosjektet Oslo en meråpen kommune. En felles digital løsning for frivillige i Oslo og tilrettelegging av lokaler for frivillig aktivitet. Frist: Oversendelse av utkast til ny/revidert Forskrift om tilskudd til skolekor, -korps, - orkestre, ungdomsorkestre, ungdomskor og amatørkorps i Oslo. Frist: Faglig innstilling til fordeling av tilskudd på kap Frist: Ledelsens årlige gjennomgang av informasjonssikkerhet rapporteres til byrådsavdelingen. Frist: Status for gjennomførte tiltak i registreringen av E-kunstsamlingen rapporteres i etatens årsberetning Oppfølging av Handlingsplan for gatekunst rapporteres i etatens årsberetning *** Vi ser fram til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2018! Med hilsen Elisabeth Storaas Heggen Kommunaldirektør Cecilie Knudsen seksjonssjef Godkjent elektronisk Vedlegg: Økonomiplan og tiltaksskjema for kap. 500, 501, 502 og 503 (ettersendes) 13