Oslo kommune Byrådsavdeling for finans

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Kemnerkontoret Postboks 4594 Nydalen 0404 OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Melissa Laanela, 121 TILDELINGSBREV 2019 FOR OSLO KEMNERKONTOR Innhold 1. Innledning Fellesføringer Føringer for virksomheten Brukerorientering, digitalisering og effektivisering Informasjonssikkerhet - Personvern Arbeidslivskriminalitet Deling av informasjon og økt samarbeid Eiendomsskatteforvaltning Kommunens skatteinnganger Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Tiltak i klimabudsjett Tallbudsjettet Budsjettforutsetninger Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risiko og risikostyring Tilleggsoppdrag Styringsdialog og resultatoppfølging Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Byrådsavdeling for finans Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

2 1. Innledning Dette brevet beskriver Byrådsavdeling for finans (FIN) sine forventninger til og krav og føringer for Oslo kemnerkontor (KEM) for 2019, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Både instruks og rammeverk er for tiden under revisjon. Brevet er en operasjonalisering av Sak 1 ikke bare det som angår virksomheten alene, men også det som er felles for alle virksomheter. Tildelingsbrevet skal ikke og kan ikke omfatte alt som gjøres i virksomheten. Eventuelle uklarheter rundt dette tas opp i styringsdialogen. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos virksomhetsleder. 2. Fellesføringer For å realisere byrådets visjon om en grønnere, varmere og skapende by med plass for alle kreves innsats fra samtlige virksomheter. Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers, at kommunen jobber i takt på tvers av organisatoriske skillelinjer. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, heltidskultur, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene nedenfor skal inngå som en del av styringsdialogen gjennom året mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Det skal ikke rapporteres på fellesføringene med mindre det er angitt en frist eller sagt noe særskilt om rapportering. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. skal kommunen i all planlegging av anskaffelser ta utgangspunkt i målet om å bli en utslippsfri by. Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være tonn CO 2 -ekvivalenter i Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1 kapittel 2 som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Alle virksomheter oppfordres til å fremme mer klimavennlige jobbreiser blant egne ansatte. Alle kommunens kjøretøy skal være nullutslippskjøretøy/anvende bærekraftig biodrivstoff i Måltall for utskifting av kommunens kjøretøypark bør derfor gjenspeile dette målet. Det forventes at virksomhetene bidrar i markeringen av Oslo som miljøhovedstad i Virksomhetene har en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Da er det viktig at Oslo kommune går foran. I 2019 er følgende satsinger viktige at virksomhetene følger opp: Miljøsertifisering av tjenestesteder som ikke allerede er sertifisert. Alle kommunens virksomheter skal innføre kildesortering, jf. bystyresak 148/2018 vedtakspunkt 1 og må sørge for å inngå avtaler for avfallsinnhenting som ivaretar dette Oslo kommune har en nullvisjon mot plastforurensning i Oslofjorden. I 2019 er det en målsetting om å fase ut unødvendige engangsartikler i plast i alle virksomheter. 2

3 Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av En mer effektiv forvaltning Kommunen skal utvikle sine tjenester med utgangspunkt i innbyggernes behov. Viktig her er blant annet tillit og handlingsrom. Et element er å gjøre noe med rapporteringsomfanget i kommunen. Det tenkes her både på forenkling og fjerning av rapporteringselementer. Alle virksomheter skal i tråd med bystyrevedtak sak 346 «gjennomgå rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder, for å finne handlinger som kan sløyfes.» Dette vil også gjelde rutiner osv. som byrådsavdelingene har innført/er ansvarlige for. I arbeidet bes virksomhetene om å «vektlegge ansattes egne erfaringer med overflødig rapportering, kompliserte fullmakter og regelverk som knapt kan følges. Alle ansatte bør oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester.» Virksomhetene skal innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 orientere respektiv byrådsavdeling om resultatene av arbeidet, herunder iverksatte og planlagte forenklingstiltak. Et annet element er å se på om mer skal delegeres. Bystyret har bedt byrådet gjøre «en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral oppfølging». Virksomhetene bes innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 om å komme med eventuelle forslag til ytterligere delegasjon av fullmakter og overføring av nye ansvarsområder. Et tredje element for en effektiv forvaltning er digitalisering, se nedenfor. Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitaliseringen av Oslo kommune. Kommunens virksomheter har ansvar for aktivt å bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Innbyggernes behov skal være førende for utvikling av tjenester og hvordan de tilbys. Digitale tjenester som tilbys skal bygges på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Digitaliseringsarbeidet har til hensikt å skape gevinster, enten det er å øke kvaliteten på tjenestene, redusere saksbehandlingstiden eller å redusere kostnader. For å sikre at de ønskede gevinstene fra digitaliseringstiltak realiseres, skal alle virksomheter gjennom året jobbe målrettet og systematisk med gevinstarbeid. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Informasjonssikkerhet personvern Arbeidet med å oppfylle kravene i ny personopplysningslov fortsetter i Dette innebærer blant annet at virksomhetene må vedlikeholde sine oversikter over behandling av personopplysninger (behandlingsoversiktene). Videre skal virksomhetene utarbeide vurderinger av risiko for både Oslo kommune og for de som får sine personopplysninger registrert av kommunen. Virksomhetene skal innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 levere status for sitt arbeid med å møte kravene i ny personvernlovgivning til respektiv byrådsavdeling. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. 3

4 Virksomhetene skal innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 også levere Ledelsens gjennomgang av informasjonssikkerhet til byrådsavdelingen sammen med Virksomhetsleders egenerklæring. Anskaffelser og arbeidslivskriminalitet Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Gjennom byrådssak 1104/17 om Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og byrådssak 1057/17 om Oslomodellen, gir byrådet klare føringer om at anskaffelser aktivt skal brukes som virkemiddel for å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Kommunens virksomheter skal også benytte anskaffelser strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Kommunikasjon visuell identitet og klart språk I tråd med Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune (byrådssak 1091/18) skal kommunen kommunisere som én aktør på en helhetlig, åpen og profesjonell måte. I 2019 er det to tiltak som skal prioriteres i alle virksomheter: Implementering av ny visuell identitet for Oslo kommune som antas å bli vedtatt i løpet av 1. halvår. Oppfølging av hovedprosjekt for klart språk i Oslo kommune. Byrådslederens kontor vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. 3. Føringer for virksomheten 3.1 Brukerorientering, digitalisering og effektivisering Kemnerkontoret skal gi god service og sette brukeren i sentrum. Kemnerkontoret skal jobbe systematisk med å bygge kompetanse for effektivisering, og utvikle nye måter å jobbe på som bidrar til at tjenestene oppleves som relevante for innbyggerne. For at kommunens tjenester skal bli enklere og mer brukervennlige, må kommunen aktivt ta i bruk ny teknologi i utviklingen av nye løsninger. Dette ligger også til grunn for digitaliseringsarbeidet i Kemnerkontoret. Kemnerkontoret må knytte digitaliseringsarbeidet opp mot hva kommunen ellers gjør på området. Det er også viktig med et godt samarbeid med Skatteetaten. Kemnerkontoret har satt i gang et arbeid med utvikling av metodikk og kompetanse i bruk av robotiseringsteknologi (RPA). Kemnerkontoret skal utnytte RPA som verktøy for effektivisering av arbeidsprosesser og bedre brukeropplevelsen. FIN ber om at Kemnerkontoret utarbeider en plan for det videre arbeidet med RPA, med vekt på å synliggjøre hvordan Kemnerkontoret sikrer at bruk av RPA-verktøyet resulterer i dokumentert gevinst. Avklaring av mulighetsrommet for bruk av RPA på skatteområdet (innfordring og arbeidsgiverkontroll) bes videreført. Samarbeid med andre skatteoppkrevere videreutvikles for deling og samarbeid om gevinst, for eksempel gjennom avklaring av mulighet for felleskomponenter og erfaring rundt forvaltning. 4

5 Kemnerkontoret skal bidra til byrådets mål om å redusere bruken av eksterne konsulenter. Videre bes Kemnerkontoret merke seg byrådets føring om styrking av heltidskulturen. Kemnerkontoret hadde ved inngangen til 2018 et relativt høyt sykefravær. Kemnerkontoret må hele tiden jobbe målrettet for å holde sykefraværet nede. 3.2 Informasjonssikkerhet - Personvern For å sikre styring og kontroll på informasjonssikkerhetsområdet, og sikre innbyggernes personvern, er etablering og implementering av et ledelsessystem for informasjonssikkerhet helt sentralt. Kemnerkontoret skal levere en plan for videreutvikling og implementering av et ledelsessystem for informasjonssikkerhet som er tilpasset kravene i ny personopplysningslov og ny sikkerhetslov innen Planen skal beskrive utvikling og etablering av styrende dokumenter, relevante prosesser og nødvendige verktøy, samt risikovurderinger når det gjelder å ivareta innbyggernes personvern. Ledelsessystemet skal omfatte alle relevante styringsområder som bl.a. prosjekter, leverandører, tjenester og kompetanse. Kemnerkontoret skal sørge for at ledelsessystemet er ferdig implementert i FIN vil gjennomføre en ekstern evaluering (en såkalt tredjepartsrevisjon) av ledelsessystemet i Oslo kommune skal bidra til å øke markedets kvalitet og leveranseevne på området informasjonssikkerhet og personvern gjennom å stille gode krav på disse områdene i alle kommunens anskaffelser hvor bruk av IKT inngår. Det må også fokuseres på informasjonssikkerhet ved vurderinger av tilbudt løsning og endelig løsning må testes. Kemneren skal allerede ved utarbeidelse av kontraktsstrategi for en slik anskaffelse vurdere personvernkonsekvenser med tilhørende risikovurderinger. Roller for systemeiere og -forvaltere Systemeiernes forvaltningsavtaler med Kemnerkontoret skal gjennomgås og eventuelt revideres slik at det tydelig fremgår hvilke informasjonssikkerhetsoppgaver som skal løses av forvalter. 3.3 Arbeidslivskriminalitet Deling av informasjon og økt samarbeid Kemnerkontoret skal sørge for god informasjonsutveksling med andre virksomheter i kommunen i bekjempelsen av arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. FIN forventer at Kemnerkontoret er på tilbudssiden og aktivt går inn for å dele kunnskap med andre i kommunen der det er nyttig. Kemnerkontoret skal i samarbeid med UKE være en pådriver i kommunens arbeid for å motvirke og bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping i kommunens leverandørkjeder. Kemnerkontoret må sørge for tilstrekkelig og tilgjengelig kapasitet, slik at virksomhetene opplever Kemnerkontoret som relevant og nyttig. Kemnerkontoret skal bidra til at Oslomodellen utvikles og tilpasses, gjennom dialog med kommunens virksomheter og andre kontrollinstanser. Kemnerkontoret skal aktivt bidra med regelverksutvikling på sine områder, herunder bidra til utvidelse av områder for bruk av HMSREG, og fremme tiltak for å sikre reell etterlevelse. 5

6 Kemnerkontoret skal i 2019 gjennom deltakelse i workshops og prosjekter bidra til økt samarbeid med Skatteetaten og andre kontrollvirksomheter. 3.4 Eiendomsskatteforvaltning I forvaltningen av eiendomsskatteområdet skal Kemnerkontoret i 2019 arbeide for effektivisering av operativ drift, jobbe med kompetansebygging, forbedringer av arbeidsprosesser og kommunikasjon mot brukerne /skattytere. Det forventes at Kemnerkontoret skal være a jour med klagesaksbehandlingen, og restanser fra tidligere utskrivingsår skal være avviklet i underinstansen per 1. kvartal For klager som ikke får medhold i underinstansen og går videre til behandling i klagenemnd, forventes det at Kemnerkontoret sikrer en effektiv og forsvarlig behandling av disse og avvikler restansene her innen utløpet av Kommunens skatteinnganger Kemnerkontoret skal bidra til en best mulig likviditet for Oslo kommune: - ved å ta forskudd på periodisk oppgjør så langt det er lovlig og når beløpet er større enn 10 mill. kroner. - ved å avslutte månedsoppgjøret og overføre kommunens tilgodehavende senest 2. virkedag i påfølgende måned. 4. Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak 4.1 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Overordnet mål Det overordnede målet for Kemnerkontoret er å sørge for at mest mulig av skatter, arbeidsgiveravgift og kommunale avgifter og gebyrer som er utlignet/fastsatt blir innbetalt. Kemnerkontorets sentrale oppgave er videre å forestå regnskapsføring og fordeling av skatt og arbeidsgiveravgift og gjennomføre kontroller av arbeidsgivere. I tillegg skal Kemnerkontoret gjennom kontrollvirksomheten og god informasjon bidra til at størst mulig del av inntektene fra bedrifter og personer blir gjort kjent for Skatteetaten, slik at de kommer til beskatning. Kemnerkontoret ivaretar forvaltning og drift av eiendomsskatt i Oslo, herunder utskriving av eiendomsskatt, innkreving- og regnskapsføring av utskrevet eiendomsskatt samt saks- og klagebehandling. Kemnerkontoret har også forvaltningsoppgaver knyttet til ulike legater. 6

7 Kemnerkontorets virksomhetsmål: Mål 1 God kvalitet på innkreving av kommunale krav Tiltak 1 Innkreving av kommunale krav. Resultat 2016 Resultat 2017 Måltall 2018 Måltall 2019 Resultatindikatorer Kommunale avgifter og eiendomsskatt, andel innbetalt 99,0 % 99,2 % 99,1 % 99,1 % Parkeringsgebyr inkl. miljøgebyr, andel innbetalt 1) 1) 90,0 % 90,0 % Vilkårsparkering, andel innbetalt 1) 1) 70,0 % 70,0 % Foreldrebetaling barnehage, andel betalt av det som er overført til KEM for innfordring 68,6 % 66,1 % 70,0 % 70,0 % 1)Måltall ikke innført Mål 2 Raskere saksbehandlingstid Tiltak 1 Videreutvikling av elektroniske tjenester. Resultat 2016 Resultat 2017 Måltall 2018 Måltall 2019 Resultatindikatorer Andel telefonsamtaler som besvares innen 20 sekunder 65,1 % 64,6 % 80,0 % 70,0 % Andel chat som besvares innen 60 sekunder 1) 81,3 % 70,0 % 70,0 % Andel søknader om betalingsavtale og utsettelse som er avgjort innen 2 uker 90,5 % 94,3 % 95,0 % 95,0 % Digitale kontaktskjema/chat som andel av totale skriftlige henvendelser 39,2 % 35,1 % 45,0 % 45,0 % Andel mottakere som leser svarbrev digitalt (SvarUt) 47,5 % 46,7 % 60,0 % 40,0 % Andel ferdigbehandlede 2019-klager på eiendomsskatt per årsskifte, første instans 1) 1) 99,0 % 99,0 % Andel ferdigbehandlede 2018-klager på eiendomsskatt per årsskifte, endelig 1) 1) 95,0 % 95,0 % 4.2 Tiltak i klimabudsjett 2019 Kemnerkontoret har et selvstendig ansvar for å gjennomføre klimavennlige anskaffelser, og å påse at anskaffelser skjer i tråd med anskaffelsesstrategien. I tråd med Oslo kommunes anskaffelsesstrategi skal kommunen i sine anskaffelser stille krav om at eventuell levering skal 7

8 skje ved bruk av nullutslippsløsninger, subsidiært biodrivstoffsløsninger der det ikke finnes marked for nullutslippsløsninger. Der det ikke er anledning til dette, skal tildelingskriteriene premiere levering med minst mulig utslipp. Kemnerkontoret bes merke seg at Oslo kommune som hovedregel skal ha nullutslippsteknologi og krav om nullutslippsløsninger (alternativt fossilfritt) ved innkjøp av transporttjenester. 4.3 Tallbudsjettet Kemnerkontoret sine pågående aktiviteter og tiltak som er tilkjennegjort i Tildelingsbrevet forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Vedtatt driftsbudsjett for Kemnerkontoret slik dette skal innrapporteres, beløp 1000 kr Kapittel KEM Budsjett hittil i år Regnskap hittil i år Årsbud. Opprinnelig 10 Lønn og sosiale utgifter 11 Kjøp av varer og tj. som inngår i kommunens tjenesteproduksjon 13 Kjøp av tj. som erstatter kommunens tjenesteproduksjon 14 Overføringsutgifter Finansutgifter og 0 finanstransaksjoner Sum driftsutgifter Salgsinntekter Refusjoner/overføringer med krav til motytelser 18Overføringer uten 0 krav til motytelser statstilskudd 19 Finansinntekter og 0 finanstransaksjoner Sun inntekter Netto driftsutgifter Årsbud. Regulert Årsbud - inkl. mer- /mindreforbr. Årsprognose Avvik Årsprognose Byrådsavdelingen viser til etatsleders plikt til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten for overholdelse av budsjett, ref. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring Budsjettforutsetninger Egenandeler for tidligpensjonering Virksomheter med mer enn 50 ansatte betaler egenandel for nye uførepensjonister og førtidspensjonister (AFP år). Ordningen med egenandeler for tidligpensjonering ble innført i I samsvar med innarbeidet praksis varslet byrådet i Sak1/2019 at dette ville bli innarbeidet i Tilleggsinnstillingen. 8

9 I Sak/2019 er det forutsatt en årlig pensjonskostnadssats på 20,5 %. Alle virksomheter med over 50 ansatte får i Tilleggsinnstillingen redusert kostnadssatsen til 18,7 %. 4.4 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Eiendomsskattetakster 2019 I forbindelse med bystyrets budsjettvedtak 2019, , er forskrift for eiendomsskatt 2019 Oslo kommune vedtatt. Det er vedtatt tre promille som alminnelig skattesats i Bunnfradraget på inntil kr videreføres fra 2018 for alle selvstendige boenheter i faste eiendommer som ikke benyttes i næringsvirksomhet. For eiendomsskatteåret 2019 skrives eiendomsskatt ut på faste eiendommer i Oslo kommune, jf. eiendomsskatteloven 3 bokstav a. Det skrives ut eiendomsskatt på næringsdelen (bygning og grunn) i tidligere skattlagt verk og bruk i henhold til overgangsregelen i eiendomsskatteloven 3 og 4. Det skrives ut skatt på det særskilte skattegrunnlaget redusert med en syvendedel i 2019, jf. eiendomsskatteloven 3 og 4 første ledd første punktum. Aktuelle verbalvedtak med presiseringer: F21A/2015. Bekjempelse av skatteunndragelse og arbeidslivskriminalitet Oslo kommune skal bekjempe skatteunndragelse og annen arbeidslivskriminalitet gjennom aktiv bruk av anskaffelsesprosessen til å stille tydelige krav til leverandører om overholdelse av skatteregler og innrapporteringsrutiner. Byrådet bes jevnlig orientere bystyrets organer om FIN forutsetter at vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2018 der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2018 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp på eget initiativ. 4.5 Risiko og risikostyring Virksomheten skal vurdere strategisk risiko ut i fra etatens kjerneoppgaver/samfunnsoppdrag. Virksomheten skal også vurdere risiko av måloppnåelse og leveranser i tildelingsbrevet samt risiko for korrupsjon og misligheter. Dersom risiko vurderes som ikke akseptabel, må det iverksettes tiltak som kan redusere sannsynligheten for at kjerneoppgaver og måltall ikke nås. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen, se også pkt Tilleggsoppdrag Etter avtale skal: Virksomheten innen utarbeide strategi for økt digital kompetanse. Virksomheten innen utarbeide innspill til prosjektplan for vurdering av valg av systemløsning/fagsystem for forvaltningsområdene eiendomsskatt og kommunale avgifter/ka. Prosjektplan skal utarbeides i samarbeid med BRE/VAV og REN. 9

10 6. Styringsdialog og resultatoppfølging 6.1 Styringsdialog og møteplan FIN ønsker en aktiv styringsdialog og reell oppfølging av de punkter det skal rapporteres på. I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. I instruksen er nevnt en rekke områder i virksomhetsstyringen anskaffelser, IKT, informasjonssikkerhet, HR/HMS og samfunnssikkerhet og beredskap samt forebygging av korrupsjon og korrupsjonslignende hendelser som det ut fra en risikovurdering kan være aktuelt å ta opp i styringsdialogen gjennom året. Møteplan: Det planlegges fire etatsstyringsmøter i I tillegg planlegges det et kontaktmøte med finansbyråden i februar, og et orienteringsmøte i juni hos Kemnerkontoret der FIN informeres om utviklingen på de viktigste områdene og utviklingsaktivitetene i etaten. I møtet i november drøftes hva som bør inngå i tildelingsbrevet for Forslag til tildelingsbrev diskuteres i det siste etatsstyringsmøtet i desember. Møtedatoer: Torsdag 8. februar, kl Kontaktmøte med finansbyråden Torsdag 11. april, kl Torsdag 20. juni, kl Orienteringsmøte hos Kemnerkontoret Torsdag 12. september, kl Torsdag 7. november, kl Torsdag 12. desember, kl (inkl. avklaring om endelig tildelingsbrev) 6.2 Rapportering og resultatoppfølging Kemnerkontoret skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2019, Økonomireglementet for 2019 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Kemnerkontoret skal i tillegg rapportere på konsulentbruk per første kvartal, andre tertial og ved årsslutt, inkludert tall fra tilsvarende perioder de to foregående år. 10

11 Kemnerkontoret skal bistå FIN med å lage prognoser for eiendomsskatteinntekter. Dette skal minimum gjøres i forbindelse med at systemet stenges for 2., 3., 4. og 5.termin fakturering. Videre skal det til årsavslutningen leveres tall over endringer etter 5. termin. I tillegg skal det gjøres overslag på nødvendig avsetning som skal settes av ved regnskapsavslutningen. Det skal videre rapporteres om inntekter fra utskrevet eiendomsskatt, utfakturert beløp og endringer med tilhørende provenytap for kommunen. Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata, inntekts- og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra FIN. ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2019! Med hilsen Arild Sundberg kommunaldirektør Monica Lund seksjonssjef Godkjent elektronisk 11