Oslo kommune Byrådsavdeling for miljø og samferdsel

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Brann- og redningsetaten Arne Garborgs plass OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Helle Winge Løken 541 TILDELINGSBREV 2019 FOR BRANN- OG REDNINGSETATEN Innhold 1. Innledning Fellesføringer Føringer for sektoren og virksomheten Føringer for sektoren Etatens ansvarsområde, føringer og utfordringer Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Tiltak i klimabudsjett Tallbudsjettet... 7 Investeringsprosjekter med ekstern kvalitetssikring Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risiko og risikostyring Styringsdialog og resultatoppfølging Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Innledning Dette brevet beskriver byrådsavdelingens forventninger til og krav og føringer for Brann- og redningsetaten for 2019, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

2 virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Både instruks og rammeverk er for tiden under revisjon. Brevet er en operasjonalisering av Sak 1 ikke bare det som angår virksomheten alene, men også det som er felles for alle virksomheter. Tildelingsbrevet skal ikke og kan ikke omfatte alt som gjøres i virksomheten. Eventuelle uklarheter rundt dette tas opp i styringsdialogen. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos etatssjef. 2. Fellesføringer For å realisere byrådets visjon om en grønnere, varmere og skapende by med plass for alle kreves innsats fra samtlige virksomheter. Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers, at kommunen jobber i takt på tvers av organisatoriske skillelinjer. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, heltidskultur, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene nedenfor skal inngå som en del av styringsdialogen gjennom året mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Det skal ikke rapporteres på fellesføringene med mindre det er angitt en frist eller sagt noe særskilt om rapportering. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. skal kommunen i all planlegging av anskaffelser ta utgangspunkt i målet om å bli en utslippsfri by. Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være tonn CO 2 -ekvivalenter i Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1 kapittel 2 som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Alle virksomheter oppfordres til å fremme mer klimavennlige jobbreiser blant egne ansatte. Alle kommunens kjøretøy skal være nullutslippskjøretøy eller anvende bærekraftig biodrivstoff i Måltall for utskifting av virksomhetens kjøretøypark bør derfor gjenspeile dette målet. Virksomheter som på grunn av helt særegne behov mener å ha behov for person- og varebiler basert på annet enn nullutslippsteknologi skal dokumentere dette, og få anskaffelsen godkjent i egen byrådsavdeling (rundskriv 13/2017). Det forventes at virksomhetene bidrar i markeringen av Oslo som miljøhovedstad i Virksomhetene har en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Da er det viktig at Oslo kommune går foran. I 2019 er det viktig at virksomhetene følger opp følgende satsinger: Miljøsertifisering av tjenestesteder som ikke allerede er sertifisert. Alle kommunens virksomheter skal innføre kildesortering jf. bystyresak 148/2018 vedtakspunkt 1 og må sørge for å inngå avtaler for avfallsinnhenting som ivaretar dette Oslo kommune har en nullvisjon om tilførsel av plast til Oslofjorden. I 2019 er det en målsetting om å fase ut unødvendige engangsartikler i plast i alle virksomheter. Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av

3 En mer effektiv forvaltning Kommunen skal utvikle sine tjenester med utgangspunkt i innbyggernes behov. Viktig her er blant annet tillit og handlingsrom. Et element er å gjøre noe med rapporteringsomfanget i kommunen. Det tenkes her både på forenkling og fjerning av rapporteringselementer. Alle virksomheter skal i tråd med bystyrevedtak sak 346 «gjennomgå rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder, for å finne handlinger som kan sløyfes.» Dette vil også gjelde rutiner osv. som byrådsavdelingene har innført/er ansvarlige for. I arbeidet bes virksomhetene om å «vektlegge ansattes egne erfaringer med overflødig rapportering, kompliserte fullmakter og regelverk som knapt kan følges. Alle ansatte bør oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester.» Virksomhetene skal innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 orientere respektiv byrådsavdeling om resultatene av arbeidet, herunder iverksatte og planlagte forenklingstiltak. Et annet element er å se på om mer skal delegeres. Bystyret har bedt byrådet gjøre «en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral oppfølging». Virksomhetene bes innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 om å komme med eventuelle forslag til ytterligere delegasjon av fullmakter og overføring av nye ansvarsområder. Et tredje element for en effektiv forvaltning er digitalisering, se nedenfor. Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitaliseringen av Oslo kommune. Kommunens virksomheter har ansvar for aktivt å bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Innbyggernes behov skal være førende for utvikling av tjenester og hvordan de tilbys. Digitale tjenester som tilbys skal bygges på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Digitaliseringsarbeidet har til hensikt å skape gevinster, enten det er å øke kvaliteten på tjenestene, redusere saksbehandlingstiden eller å redusere kostnader. For å sikre at de ønskede gevinstene fra digitaliseringstiltak realiseres, skal alle virksomheter gjennom året jobbe målrettet og systematisk med gevinstarbeid. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Informasjonssikkerhet personvern Arbeidet med å oppfylle kravene i ny personopplysningslov fortsetter i Dette innebærer blant annet at virksomhetene må vedlikeholde sine oversikter over behandling av personopplysninger (behandlingsoversiktene). Videre skal virksomhetene utarbeide vurderinger av risiko for både Oslo kommune og for de som får sine personopplysninger registrert av kommunen. MOS legger forøvrig til grunn at alle virksomheter innen 2. tertial 2019 har etablert et internkontrollsystem for informasjonssikkerhet, og at en innen samme dato har kartlagt og gjort verdivurderinger av den informasjon en eier og forvalter samt at en har besluttet akseptabelt risikonivå. 3

4 Virksomhetene skal innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 levere status for sitt arbeid med å møte kravene i ny personvernlovgivning til respektiv byrådsavdeling. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Virksomhetene skal innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 også levere Ledelsens gjennomgang av informasjonssikkerhet til byrådsavdelingen sammen med Virksomhetsleders egenerklæring. Anskaffelser og arbeidslivskriminalitet Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Gjennom byrådssak 1104/17 om Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og byrådssak 1057/17 om Oslomodellen, gir byrådet klare føringer om at anskaffelser aktivt skal brukes som virkemiddel for å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Kommunens virksomheter skal også benytte anskaffelser strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Kommunikasjon visuell identitet og klart språk I tråd med Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune (byrådssak 1091/18) skal kommunen kommunisere som én aktør på en helhetlig, åpen og profesjonell måte. I 2019 er det to tiltak som skal prioriteres i alle virksomheter: Implementering av ny visuell identitet for Oslo kommune som antas å bli vedtatt i løpet av 1. halvår. Oppfølging av hovedprosjekt for klart språk i Oslo kommune. Byrådslederens kontor vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. 3. Føringer for sektoren og virksomheten 3.1 Føringer for sektoren For virksomheter under Byrådsavdeling for miljø og samferdsel er det viktig å lede an i miljøog klimaarbeidet. Dette blir særlig viktig under markeringen av Oslo som miljøhovedstad i Arbeid med miljøhovedstadsåret må påregnes og bestillinger kan komme. Etatene bes være oppmerksomme på og forberede seg på at ved årsrapportering for 2019 vil det kunne komme ekstra krav om særskilt rapportering knyttet til indikatorer for miljøhovedstaden. Virksomheter i MOS spiller en sentral rolle i å gjennomføre tiltak i klimabudsjettet. Det forventes at tiltak gjennomføres innen angitt frist og av høy kvalitet. Det oppfordres til at etatene jobber med å utvikle nye, og videreutvikle eksisterende klimatiltak for å nå kommunens klimamål. Tiltak til klimabudsjett 2020 spilles inn i budsjettprosessen. Det forventes at virksomhetene i samarbeid med byrådsavdelingen bistår i kommunikasjonsforberedelser for byråden. 4

5 MOS forutsetter at etatene fanger opp og fortløpende vurderer endringer i nasjonal, regional eller internasjonal politikk og/eller forskning som har relevans for fagområder etaten har ansvar for. MOS forutsetter også at etaten fanger opp relevante prosesser og høringer med forslag til endringer, eksempelvis endringer i ambisjoner, reguleringer og rammevilkår, som har relevans for Oslo kommune og holder byrådsavdelingen informert der det er relevant. Byrådsavdeling for miljø og samferdsel vil på nyåret 2019 igangsette et arbeid for å gjennomgå mål- og resultatindikatorer, for å sikre gode og relevante mål- og styringsparametere. Virksomheten bes gjennomgå dagens mål og resultatindikatorer med det formål å foreslå målog resultatindikatorer som synliggjør etatens kjernevirksomhet. Det vises til brev av Det kan komme en presisering og ny frist for dette oppdraget. 3.2 Etatens ansvarsområde, føringer og utfordringer Brann- og redningsetatens overordnede mål er å jobbe for at Oslo skal være en trygg by med god beredskap. Etaten skal være innsatsstyrke ved brann og ved andre akutte ulykker. Etaten skal videre drive brannforebyggende arbeid, blant annet ved tilsyn og informasjonstiltak. Brann- og redningsetaten skal i 2019 videreføre arbeidet med brannvern for utsatte grupper i samarbeid med bydelene og andre berørte instanser. Brann- og redningsetaten skal fortsette å bidra aktivt i arbeidet med ny hovedbrannstasjon og ny brannstasjon i sentrum. Brann- og redningsetaten skal fortsatt ha et tett samarbeid med Omsorgsbygg om rehabiliteringen av brannstasjonene på Briskeby, Grorud og Kastellet. Brann- og redningsetaten skal i løpet av 2019 følge opp risiko- og sårbarhetsanalysen fra 2018 med en beredskapsanalyse og en forebyggende analyse. Brann- og redningsetaten skal innføre Acos Websak i løpet av første halvår Brann- og redningsetaten skal bidra aktivt inn i det tverretatlige prosjektet på sikring av gater og byrom. Brann- og redningsetaten skal bidra til etableringen og gevinstrealiseringen av OPSAM, Operasjonssenter for samvirke og beredskap, på Politihuset i Oslo. 4. Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak 4.1 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Det er etablert fem mål for MOS-sektoren. Målene er utarbeidet i tråd med vedtatt politikk og styrende dokumenter. Målene er blant annet utgangspunktet for arbeidet med sektorens del av byrådets forslag til budsjett, Sak 1. Nedenfor følger tabellen fra Sak hvor det fremkommer hvilke MOS-virksomheter som har et betydelig bidrag til de forskjellige sektormålene. Brann- og redningsetaten har et betydelig bidrag til sektormål 5, og skal også bidra til sektormål 1. Etaten skal rapportere årsprognose for måltall 1. kvartal og 2. tertial. Rapporteringen skal også beskrive eventuelle risikoreduserende tiltak virksomheten gjennomfører eller planlegger. 5

6 Mål 1 Oslos klimagassutslipp skal være maksimalt tonn CO 2 ekvivalenter innen I Oslo skal klima- og miljøvennlige transportløsninger være førstevalget Virksomheter som bidrar til måloppnåelse Klimaetaten, Ruter AS, Sporveien Oslo AS, Bymiljøetaten, Vann- og avløpsetaten, Energigjenvinningsetaten, Renovasjonsetaten Ruter AS, Sporveien Oslo AS, Bymiljøetaten, Klimaetaten 3 Oslo skal være en grønn og levende by Bymiljøetaten, Vann- og avløpsetaten, Ruter AS, Sporveien Oslo AS 4 Oslo skal ha en kretsløpsbasert ressurshåndtering Renovasjonsetaten, Energigjenvinningsetaten, Vann- og avløpsetaten 5 Oslo skal være en trygg by med god beredskap Brann- og redningsetaten, Vann- og avløpsetaten, Bymiljøetaten, Klimaetaten Etatens måltall kapittel 650 Brann- og redningsetaten Brann- og redningsetaten skal verne liv, helse, miljø og materielle verdier mot brann og eksplosjon samt ulykker med farlig stoff eller farlig gods. Brann- og eksplosjonsvernloven pålegger kommunen ansvaret for etablering og drift av et brannvesen som skal ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Mål 5 Oslo skal være en trygg by med god beredskap Tiltak 1 Redusere sannsynligheten for at branner oppstår. Tiltak 2 Rask respons ved branner og ulykker. Resultatindikatorer: Resultat 2016 Resultat 2017 Måltall 2018 Måltall 2019 Reduksjon i antall bygningsbranner med 15 % innen 2020 sammenlignet med 2014 (437) Gjennomsnittlig håndteringstid ved nødanrop 1 min 40 sek 1 min 35 sek 1 min 10 sek 1 min 10 sek (fra nødanrop besvares til utvarsling starter) Gjennomsnittlig innsatstid (fra utvarsling starter til første bil er fremme på stedet) 6 min 11 sek 6 min 36 sek 6 min 15 sek 6 min 15 sek 4.2 Tiltak i klimabudsjett 2019 Mål: Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være tonn CO 2 -ekvivalenter innen 2020 Tiltak 1 Legge om til nullutslippskjøretøy (ev. bærekraftig biodrivstoff) i kommunens egen kjøretøypark. 6

7 Resultatindikatorer: Andel kjøretøy med nullutslipp (ev. bærekraftig biodrivstoff) for etatens kjøretøyer under kg 4.3 Tallbudsjettet Resultat 2017 Måltall Måltall prosent 45 prosent Økonomitabeller nedenfor er basert på bystyrets budsjettvedtak i desember Det tas forbehold om endringer i dok. 3/2019. Driftsbudsjettet Kap / Artsgr Regnskap 2017 Beløp i 1000 kr Bystyrets Dok 3 vedtak for Brann- og redningsetaten (MOS) 10 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenproduksjon Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Overføringsutgifter Finansutgifter og finanstransaksjoner Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter Investeringsbudsjettet Kap / Artsgr Regnskap 2017 Beløp i 1000 kr Bystyrets Dok 3 vedtak for Brann- og redningsetaten (MOS) 01 Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Overføringsutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter

8 Byrådsavdelingen viser til etatsleders plikt til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten for overholdelse av budsjett, ref. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. Investeringsprosjekter med ekstern kvalitetssikring Etaten skal rapportere på alle investeringsprosjekter hvor det benyttes ekstern kvalitetssikring. Det rapporteres på: o Prosjekter under planlegging o Prosjekter under gjennomføring (Etter KS2 og bevilgning) Mal i Excel er vedlagt. 4.4 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Aktuelle verbalvedtak: S17/2010. Nullutslipp og klimanøytral bilpark Ved utskifting av kommunens bilpark skal det som hovedregel anskaffes tjenestebiler med nullutslippsteknologi eller klimanøytrale drivstofftyper. Dette omfatter alle anskaffelser knyttet til både kjøp og inngåelse av leieavtaler. S15/2009. Klimavurdering av budsjettet Byrådet bes i forbindelse med de årlige fremleggelser av budsjettforslagene inkludere en redegjørelse for klimaeffekten av tiltakene i budsjettforslaget. Vi forutsetter at vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2018 der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2018 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp på eget initiativ. 4.5 Risiko og risikostyring Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Virksomheten skal vurdere strategisk risiko ut i fra etatens kjerneoppgaver/samfunnsoppdrag. Virksomheten skal også vurdere risiko av måloppnåelse og leveranser i tildelingsbrevet samt risiko for korrupsjon og misligheter. Dersom risiko vurderes som ikke akseptabel, må det iverksettes tiltak som kan redusere sannsynligheten for at kjerneoppgaver og måltall ikke nås. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen. 5. Styringsdialog og resultatoppfølging 5.1 Styringsdialog og møteplan I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. 8

9 Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Endring i risikovurderinger og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. Vi viser til instruksen for eksempler på områder hvor det kan foreligge risiko, men understreker at dette ikke er en utdypende liste. Møteplan Etatsstyringsmøte Tid Sted Etatsstyringsmøte per 1. kvartal kl Rådhuset, Grupperom A, 2.etg. VT Etatsstyringsmøte per 2. tertial kl Rådhuset, Stokke, 11. etg., ØT 5.2 Rapportering og resultatoppfølging Brann- og redningsetaten skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2019, Økonomireglementet for 2019 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Virksomhetene rapporterer i henhold til rundskriv fra Byrådsavdeling for finans og rapporteringsmalen som ligger vedlagt. Frister for rapportering angis i rundskriv som sendes ut i forkant av hver rapportering. Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans. ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2019! Med hilsen Inger-Anne Ravlum kommunaldirektør Irene K. Tanke seksjonssjef Godkjent elektronisk Vedlegg: 1. Rapporteringsmal MOS Planlegging investeringer

10 3. Styringskalender