Oslo kommune Byrådsavdeling for finans

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Kemnerkontoret Postboks 4594 Nydalen 0404 OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Melissa Laanela, 121 TILDELINGSBREV 2018 FOR KEMNERKONTORET Innhold 1. Innledning Fellesføringer Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Budsjettforutsetninger Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risikovurdering Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Styringsdialog og resultatoppfølging Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Innledning Dette brevet beskriver Byrådsavdeling for finans (FIN) sine forventninger til og krav og føringer for Kemnerkontoret for 2018, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Brevet er en operasjonalisering av Sak 1 ikke bare det som angår virksomheten alene, men også det som er felles for alle virksomheter. Tildelingsbrevet skal ikke og kan ikke omfatte alt Byrådsavdeling for finans Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

2 som gjøres i virksomheten. Eventuelle uklarheter rundt dette tas opp i styringsdialogen. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos virksomhetsleder. 2. Fellesføringer Generelt Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene skal inngå som en del av styringsdialogen mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for å begrense klimaendringene, f.eks. gjennom grønne anskaffelser og etterspørre klimavennlige løsninger. Klimagassutslipp skal reduseres med 36 % innen 2020 sammenlignet med 1990-nivå. 1 Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1 kapittel 2 som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Virksomhetene har en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Det forventes at virksomhetene bidrar i planleggingen og forberedelsen til Oslo som Europeisk miljøhovedstad i Vi viser også til at Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av Kommunikasjon åpenhet innbyggerinvolvering Oslo kommune skal kommunisere helhetlig, åpent, profesjonelt og moderne. Det skal tydelig fremgå at det er Oslo kommune som står bak tjenester, prosjekter og opplevelser. Alle virksomheter har et ansvar for å bidra til åpenhet. Kommunens virksomheter skal innen publisere postjournal i einnsyn og legge frem en forpliktende plan for fulltekstpublisering. Virksomhetene skal også følge opp ny overordnet kommunikasjonsstrategi for kommunen som vil bli vedtatt i I tråd med blant annet byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse skal innbyggernes behov danne utgangspunkt for hvordan kommunen utvikler og tilbyr tjenester. Bystyret har vedtatt at Oslo skal være en foregangskommune på medvirkningsprosesser. 2 Alle virksomheter har et ansvar på sitt område. 1 Klimamålet er nedjustert som følge av at statens fremdriftsplan for realisering av fullskala CO2-fangst er forskjøvet. 2 Bystyrevedtak sak 195 Privat forslag av fra Espen Ophaug (V) og Odd Einar Dørum (V) om medvirkningsprosesser i Oslo kommune. 2

3 Digitalisering gevinstrealisering effektivisering Byrådet har klare visjoner for digitalisering. Alle virksomheter skal bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Brukerfokus og brukeropplevelsen skal legges til grunn i virksomhetenes arbeid med digitalisering. Innbyggernes behov for tjenester skal være førende for arbeidet. Digitale tjenester som tilbys skal bygge på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Dette arbeidet krever digital kompetanse. FIN forventer at ledelsen hos Kemnerkontoret jobber aktivt sammen med endringsagenten i utviklingen av nye digitale løsninger. Det må tenkes smart og kreativt rundt hvordan man kan bruke systemer på tvers i kommunen, og også om det finnes løsninger der ute som man kan gjenbruke. Videre vektlegges det at erfaringene som er gjort i Program for elektroniske tjenester blir benyttet i arbeidet med digitalisering av kommunen. Det legges til grunn at Kemnerkontoret bruker nasjonale og kommunale felleskomponenter slik som for eksempel ID-porten, KKR og MinSide i aktuelle løsninger. Kemnerkontoret jobber med innføring av robotiserings-teknologi (RPA) for å automatisere manuelle prosesser. Dette forutsetter blant annet et bedre samarbeid med Skatteetaten. Kemnerkontoret bør samarbeide med andre kommuner for å påvirke løsningene der Skatteetaten er systemeier. Arbeidet med å planlegge og realisere fremtidige gevinster er virksomhetenes ansvar. Effekt av kommunens investeringer er tett knyttet til endring av arbeidsprosesser og bruk av digital teknologi. Gevinstrealisering må gjennomføres på en systematisk måte. Kemnerkontoret skal sikre mest mulig effektiv tjenesteleveranse. FIN forventer at det arbeides med å forenkle og effektivisere oppgaveløsningen gjennom LEAN og andre metoder. Informasjonssikkerhet personvern Alle virksomheter må etablere nødvendig internkontroll og dokumentere behandlingen av personopplysninger (behandlingsoversikt), slik at kommunen kan etterleve den nye personopplysningsloven som trer i kraft fra mai Ledelsens årlige gjennomgang av informasjonssikkerhet skal rapporteres til byrådsavdelingen innen 1. oktober Skatteetaten eier og forvalter systemer og data som benyttes av Kemnerkontoret. Det kan derfor være en utfordring at Kemnerkontoret har begrensede virkemidler for å ivareta informasjonssikkerheten på områder hvor Skatteetaten har myndigheten. Denne problemstillingen bør løftes opp i ledelsens gjennomgang, slik at det i større grad skilles mellom områder Kemnerkontoret kan påvirke direkte, og områder der Kemnerkontoret er avhengig av Skatteetaten som systemeier. Arbeidskriminalitet og anskaffelser «Oslomodellen» skal sette Oslo kommune i front i kampen for et seriøst og anstendig arbeidsliv. FIN forventer at Kemnerkontoret benytter sine ressurser og kompetanse til å følge opp kommunens tiltak knyttet til bekjempelsen av arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Dette krever at Kemnerkontoret inntar en fremoverlent og aktiv rolle blant annet ved at Kemnerkontoret: tar selvstendig og hyppig initiativ til å undersøke mistenkelige aktører og utvikler metoder for å fange opp de som er useriøse 3

4 sørger for god informasjonsflyt og deler opplysninger med relevante virksomheter, herunder UKE lager møteplasser for å dele kunnskap og erfaringer om arbeidet mot arbeidslivskriminalitet der virksomheter i kommunen, Skatt Øst og Kemnerkontoret er representert Vi viser til byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi, som vil følges av en overordnet implementeringsplan for å sikre forankring og aktiv gjennomføring av strategien i virksomhetene. Anskaffelser skal brukes aktivt som virkemiddel til å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Anskaffelser skal også benyttes strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Eiendomsskatt Eiendomsskattekontoret skal sørge for at eiendomsskatten skrives ut i henhold til de føringer som er lagt i bystyrets vedtak. Eiendomsskattekontoret skal sørge for effektiv og forsvarlig saksbehandling av eiendomsskattesakene. I begynnelsen av 2018 skal overgangen fra prosjekt til ordinær drift fullføres. Det er etablert et felles prosjekt mellom Kemnerkontoret og FIN som skal gjøre en full gjennomgang av rutiner, veiledninger, systemer for styring og kvalitetssikring på eiendomsskatt. Prosjektet skal sørge for en forsvarlig overgang fra prosjekt til operativ drift i linjen som sikrer en riktig og rettidig utskrivning av eiendomsskatt samt en effektiv og forsvarlig saksbehandling. Samfunnssikkerhet og beredskap Vi viser til overordnet ROS-analyse for Oslo kommune, jf. byrådssak 1108/17 Kommunalt risikobilde 2017 med handlingsplan, som skal danne grunnlag for lokale ROS-analyser og beredskapsplaner i den enkelte virksomhet. Alle virksomheter skal ha jevnlige beredskapsøvelser og gjennomføre evaluering der risikobildet og virksomhetens egenart tilsier det. HR- og HMS-området Oslo kommune skal være en attraktiv, mangfoldig og fremtidsrettet arbeidsgiver. Virksomhetene skal aktivt bidra til å utvikle en organisasjon som blant annet vektlegger arbeid med nærvær, heltidskultur, åpenhet, etiske regler og et godt og forsvarlig arbeidsmiljø. Konsulentbruken skal begrenses til det som er absolutt nødvendig. Det rapporteres på konsulentbruk i forbindelse med etatsstyringsmøtene, i tillegg til i den ordinære rapporteringen jf. pkt Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak 3.1 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Byrådsavdelingen viser til etatsleders plikt til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomhetens overholdelse av budsjett, ref. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. 4

5 Driftsbudsjettet Nedenfor følger tabell for oppdatert driftsbudsjett for etat/foretak, slik dette skal innrapporteres ved tertialrapportene. Tall i tusen Kapittel KEM Budsjett hittil i år Regnskap hittil i år Årsbud. Opprinnelig 10 Lønn og sosiale utgifter 11 Kjøp av varer og tj. som inngår i egenprod. 13 Kjøp av tj. som 0 erstatter egenprod Overføringsutgifter 15 Finansutgifter og 0 finanstransaksjoner Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringsinntekter 19 Finansinntekter og 0 finanstransaksjoner Sun inntekter Netto utgifter Årsbud. Regulert Årsbud - inkl. mer- /mindreforbr. Årsprognose Avvik Årsprognose Budsjettforutsetninger Egenandeler for tidligpensjonering Virksomheter med mer enn 50 ansatte betaler egenandel for nye uførepensjonister og førtidspensjonister (AFP år). Som følge av utvidelsen av pensjonsordningen har nye lønnsarter blitt pensjonsgivende. Som et resultat av dette er den kollektive pensjonskostnadssatsen redusert fra 24 % i Sak 1/2018 til 23,3 %. Alle virksomheter med over 50 ansatte får i Tilleggsinnstillingen redusert kostnadssatsen til 21,5 % Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter FIN forutsetter at vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2017 der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2017 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp på eget initiativ. FIN viser til følgende verbalvedtak fra tidligere år som fortsatt gjelder: F21A/2015. Bekjempelse av skatteunndragelse og arbeidslivskriminalitet Oslo kommune skal bekjempe skatteunndragelse og annen arbeidslivskriminalitet gjennom aktiv bruk av anskaffelsesprosessen til å stille tydelige krav til leverandører om overholdelse av skatteregler og innrapporteringsrutiner. Byrådet bes jevnlig orientere bystyrets organer om 5

6 fremdriften i dette arbeidet Risikovurdering Virksomheten skal vurdere risiko med hensyn til gjennomføring og leveranser som angis i tildelingsbrevet. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen, se også pkt Virksomheten må iverksette tiltak som kan redusere risiko for at mål ikke nås og at oppdrag ikke kan leveres innen angitte frister. 3.2 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Overordnet mål Det overordnede målet for Kemnerkontoret er å sørge for at mest mulig av skatter, arbeidsgiveravgift og kommunale avgifter og gebyrer som er utlignet/fastsatt blir innbetalt. I tillegg skal etaten gjennom kontrollvirksomheten og god informasjon bidra til at størst mulig del av inntektene fra bedrifter og personer blir gjort kjent for ligningsmyndighetene, slik at de kommer til beskatning. Mål, tiltak og resultatindikatorer fra Sak 1 for 2018: Mål 1: God kvalitet på innkreving av kommunale krav Tiltak: Innkreving av kommunale krav Resultatindikatorer: Resultat 2015 Resultat 2016 Måltall 2017 Måltall 2018 Kommunale avgifter/eiendomsskatt, andel innbetalt 99,1 % 99,0 % 99,1 % 99,1 % Parkeringsgebyr inkl. miljøgebyr, andel innbetalt 99,4 % 1) 94,0 % 90,0 % Vilkårsparkering, andel innbetalt 1) 1) 1) 70,0 % Foreldrebetaling barnehage, andel betalt av det som er overført til KEM for innfordring Mål 2: Raskere saksbehandlingstid Tiltak: Videreutvikling av elektroniske tjenester 76,5 % 68,6 % 75,0 % 70,0 % Resultatindikatorer: Resultat 2015 Resultat 2016 Måltall 2017 Måltall 2018 Andel telefonsamtaler som besvares innen 20 sekunder 78,0 % 65,1 % 80,0 % 80,0 % Andel chat som besvares innen 60 sekunder 1) 1) 70,0 % 70,0 % Andel søknader om betalingsavtale og utsettelse som er 95,0 % 90,5 % 95,0 % 95,0 % avgjort innen 2 uker Digitale kontaktskjema/chat som andel av totale skriftlige 29,0 % 39,2 % 40,0 % 45,0 % henvendelser Andel mottakere som leser svarbrev digitalt (SvarUt) 40,0 % 47,5 % 60,0 % 60,0 % Andel ferdigbehandlede 2018-klager på eiendomsskatt per 1) 1) 1) 99,0 % årsskifte, første instans Andel ferdigbehandlede 2018-klager på eiendomsskatt per 1) 1) 1) 95,0 % årsskifte, endelig 1) Måltall ikke innført Andre mål Kemnerkontoret skal bidra til en best mulig likviditet for Oslo kommune ved å forskuddsfordele innbetalt skatt. - Andel forskuddsoverføring av skatt til kommunen av faktisk overføring skal være 94 %. - Andel overføringer av kommunens tilgodehavende: o 80 % av overføringene innen 1.virkedag påfølgende måned 100 % innen 6

7 2.virkedag påfølgende måned 4. Styringsdialog og resultatoppfølging 4.1 Styringsdialog og møteplan FIN ønsker en aktiv styringsdialog med Kemnerkontoret og en reell oppfølging av de punkter det skal rapporteres på. I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform. Formålet er å skape bedre tjenester til innbyggerne, økt resultatorientering og styrket gjennomføringskraft gjennom mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå. Dette skal følges opp i linjen. I henhold til byrådssaken skal byrådsavdelingene og virksomhetene «vurdere rutiner, delegering, kontroll og oppfølging. Særlig vekt bør det legges på hvordan styringsdialogen gjennomføres, på gode beslutningsgrunnlag og samarbeid på tvers.» Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for å sikre nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. Føringene i kapittel 2 skal også tas opp i dialogen. Møteplan: Det planlegges fire etatsstyringsmøter i I tillegg planlegges det i juni et orienteringsmøte hos Kemnerkontoret der FIN informeres om utviklingen på de viktigste områdene og utviklingsaktivitetene i etaten. I møtet i november drøftes hva som bør inngå i tildelingsbrevet for Forslag til tildelingsbrev diskuteres i det siste etatsstyringsmøtet i desember. Møtedatoer: Mandag 12. februar, kl Torsdag 12. april, kl Torsdag 21. juni, kl Torsdag 6. september, kl Torsdag 8. november, kl Torsdag 13. desember, kl (dialogmøte om tildelingsbrev) (inkl. avklaring om endelig tildelingsbrev) 4.2 Rapportering og resultatoppfølging Kemnerkontoret skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2018, Økonomireglementet for 2018 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Kemnerkontoret skal i tillegg rapportere på konsulentbruk per første kvartal, andre tertial og ved årsslutt, inkludert tall fra tilsvarende perioder de to foregående år. 7

8 Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans. Alle virksomheter skal rapportere på klimaarbeid i egen virksomhet. Eksempler på tiltak er grønne anskaffelser av tjenester og varer. Det rapporteres på tiltakene i forbindelse med kvartals- og tertialrapporteringen. ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2018! Med hilsen Arild Sundberg kommunaldirektør Monica Lund konst. seksjonsleder Godkjent elektronisk 8