Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og utvikling

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og utvikling Notat til bystyrets organer Til: Finanskomiteen Dato: Fra: Byråden for finans og utvikling Vår ref (saksnr): Arkivkode: 024 Notat nr.: /2008 SPØRSMÅL FRA TROND JENSRUD (AP) VEDRØRENDE UTVIKLINGS-OG KOMPETANSEETATEN (UKE) Jeg viser til brev fra bystyrerepresentant Trond Jensrud (A) av 11. april 2008 angående ovennevnte. Før jeg går inn på de konkrete problemstillingene som reises av Jensrud, vil jeg få starte med noen innledende kommentarer om det pågående arbeidet knyttet til situasjonen rundt IKT-saken. Det pågår nå et til dels omfattende arbeid på følgende områder: 1. å avdekke årsaker og omfang på de økonomiske overskridelser som kom frem ved avslutningen av årsregnskapet for å reorganisere IKT-virksomheten i UKE og å endre byrådsavdeling for finans og utviklings (FIU) egne styringsrutiner 3. å vurdere justeringer av IKT-modellen (strategi og organisering) herunder løsningskonseptet og forholdet mellom UKE og virksomhetens ansvar Ingen av disse prosessene er avsluttet på det nåværende tidspunkt. Det foreligger imidlertid grunnlag for å allerede nå kunne trekke noen foreløpige konklusjoner: - plangrunnlaget og den løpende styring av IKT-prosjektet (faglig og økonomisk) har vært mangelfull - finansieringsmodellen var uegnet og heller ikke besluttet på korrekt måte - utkontrakteringen er utilfredsstillende gjennomført; avtalestrukturene er for kompliserte og styringsmessig sett utilstrekkelig for å sikre effektiv og stabil drift - samarbeidet med virksomhetene var ikke tilfredsstillende - verken UKE eller FIU har hatt den nødvendige kompetanse til å gjennomføre/styre omorganiseringen og innføringen av det valgte løsningskonseptet - FIUs styring av etaten fanget ikke opp feil og mangler slik at styringsmessige tiltak kunne iverksettes Dette er utgangspunktet for det arbeid som nå er startet for å konsolidere kommunens IKTvirksomhet, jf punkt tre ovenfor. Det er etablert tre prosesser; ved reorganisering innad i etaten, ved en ekstern evaluering som utlyses i nær fremtid og ved en tett dialog mellom FIU/UKE og Byrådsavdeling for Finans og utvikling Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no

2 virksomhetenes IKT-ledere. I tillegg vil det bli etablert en dialog med de tre store leverandørene om kommunens fremtidig behov. Byrådet har etablert et eget intern-kontrollprosjekt som blant annet skal utvikle et bedre konsept for virksomhetsstyring. Hensikten er å styrke intern kontrollen i kommunens virksomheter og at dette følges opp gjennom styringsdialogen. Prosjektet ble etablert som oppfølgning etter korrupsjons- og mislighetssakene, men vil også legge grunnlag for å unngå styringssvikt som i denne saken. Komiteen vil bli holdt løpende underrettet om arbeidet. Jeg vil så gå over til Jensruds spørsmål. For oversiktens skyld refereres spørsmålene i kursiv før svaret følger. 1. Hvilke rutiner hadde byrådsavdelingen for Finans- og utvikling(fiu) for å følge opp vedtaket om IKT-reformen? Og hvordan ble disse rutinene fulgt? Ansvaret for gjennomføring av IKT-reformen ble lagt til UKE. Byrådsavdelingen fastsatte ikke særskilte rutiner for oppfølgning av etatens arbeid med gjennomføringen. Sett i ettertid synes det klart at kompleksiteten og risikobildet i denne prosessen er slik at en særskilt oppfølgning er påkrevet. FIU etablerer nå slike rutiner. Vedtaket om IKT-reformen ble fulgt opp gjennom den ordinære budsjett- og regnskapsrapporteringen og gjennom avdelingens representant i prosjektets referansegruppe. Etter min vurdering var dette ikke tilstrekkelig. 2. I PwC rapporten av 15. februar fremkommer det at det ikke forelå noen kost-nytte analyse av IKT prosjektet, som beskriver kostnadsbildet ved omorganiseringen. Er dette korrekt? Og i tilfelle hvorfor ble ikke dette gjort? Problemstillingen er omtalt i PWC-rapport nr en på side fire hvor det fremgår at det ikke forelå noen kostnytteanalyse. Som det også fremgår av rapporten, er gjennomføringen av prosjektet for dårlig planlagt. Manglende kostnytteanalyser er en del av dette bildet. IKT-reformen bygget på et anslag om effektivisering på kr 50 mill fordelt på lavere anskaffelseskostnader og reduserte personalkostnader. Forutsetningen var at prosjektkostnadene skulle dekkes av effektiviseringsgevinsten. Det ble derfor ikke utarbeidet mer detaljerte økonomianalyser for styring av prosjektet. Fremdriften i prosjektet ble forsinket. UKE fikk ikke løpende dekning av sine kostnader med innrulleringen. Det ble derfor etablert en interimsøkonomi for å dekke forsinkede inntekter. I ettertid synes det klart at dette forholdet bidro til å at de underliggende problemene fikk utvikle seg i for lang tid. 3. I årsberetningen for 2006, tertialrapporten for 1. Tertial 2007 og tertialrapporten for 2. Tertial 2007, omtaler byrådet økonomien i UKE, knyttet til IKT-organiseringen. Hvilke opplysninger bygget byrådet disse beskrivelsene på? 2

3 Disse opplysningene bygger på informasjon som fremkom i diverse møter mellom ledelsen i UKE og ledelsen i FIU, UKEs forslag til budsjett for 2006, UKE statusrapporter pr. 1. og 2. tertial 2007 samt diverse brev fra UKE til FIU i Når det gjelder de aktuelle brev fra UKE til FIU i 2007, vises det til notat av 22. februar 2008 fra FIU til BLA og det som er skrevet om beløpsmessige størrelser i interimsøkonomien, jf vedlegg til PwC rapporten av 5. mars På hvilket tidspunkt fikk byrådet/byrådsavdelingen kjennskap til at merforbruket i UKE ble høyere enn 13 millioner, slik det var fremstilt i tertialrapporten for 2. Tertial 2007? Jeg ble orientert om dette ut på ettermiddagen torsdag 24. januar I PwC rapporten av 5. mars 2008, fremkommer det at styringsdialogen mellom FIU og UKE i liten grad var formalisert. Hva er begrunnelsen for dette og gjelder dette også FIUs sitt forhold til andre underliggende virksomheter? Siden opprettelsen av UKE har det vært dialog mellom byrådsavdeling og etat gjennom møter mellom øverste ledelse i FIU og etatens ledergruppe og felles planleggingsmøter mellom ledergruppene i etaten og byrådsavdelingen. I denne møtevirksomheten er det blant annet gitt statusrapporteringer på de ulike prosjektene. En slik arbeidsform kan være effektiv og rasjonell og den kan bidra til større samforståelse mellom nivåene utover det formelle. Det er imidlertid påkrevet å dokumentere dialogen slik at konklusjoner, beslutninger og ansvar blir tydelig formulert. Dette har sviktet i forholdet mellom UKE og FIU. Årsaken synes å være at grensesnittet mellom UKEs ansvar for gjennomføring og FIUs overordnede styringsansvar ikke var klart nok implementert. FIU etablerer nå en styring og oppfølging av UKE som tar hensyn til de risikofaktorer som er avdekket. For øvrig vises til omtale av internkontrollprosjektet innledningsvis. Denne saken har understreket betydningen av aktiv og målrettet styring av etater og underliggende virksomheter. En konkret vurdering av risikobildet i hver virksomhet vil danne grunnlag av hvordan overordnet styring skal utøves; med den hensikt å øke fokus på de områder hvor det er identifisert for høy risiko. 6. I rapporten fra PwC fremkommer det at det ikke fantes tilfredsstillende rutiner for økonomioppfølgingen av IKT-prosjektet. På hvilket tidspunkt ble FIU kjent med dette? Og hvorfor sørget ikke FIU for at UKE hadde tilfredsstillende rutiner for økonomioppfølging? Økonomien i IKT-prosjektet ble fulgt om gjennom den ordinære budsjett og regnskapsrapporteringen. Gjennom denne rapporteringen synes det ikke å ha fremkommet informasjon som ga indikasjoner på manglende styring av økonomien i IKT-prosjektet. Som nevnt ovenfor ser man i ettertid at det på bakgrunn av risikoen knyttet til interimsøkonomien, burde vært stilt særskilte krav om rapportering for dette prosjektet. Den 24. januar 2008 ble FIU kjent med at det kunne være alvorlig svikt i styring og oppfølging av 3

4 IKT-reformen gjennom merforbruket som ble avdekket. PwC-rapport nr en dokumenterte noe senere dette. Styringsdialogen FIU UKE hadde ikke fanget opp forholdet, hvilket det burde. 7. Fikk FIU i løpet av 2007 signaler fra noen av kommunens virksomheter (bydeler,etater) om at de mente kostnadene med IKT -prosjektet ble høyere enn planlagt? I tilfelle, på hvilket tidspunkt finner man denne kunnskapen og hvilke virksomheter gjaldt dette? Og hva ble gjort for å følge opp disse opplysningene? IKT-reformen var kontroversiell da den ble besluttet og mange av kommunens virksomheter ønsket ikke IKT-omorganiseringen. Det er nok slik at uenighet og motstand i noen grad må påregnes når kjente rutiner og arbeidsverktøy skal organiseres på en annen måte enn hva man er vant til. Det synes imidlertid i dag klart at verken FIU eller UKE evnet å skille mellom berettigede innvendinger og advarsler og meningsytringer av mer generell karakter. FIU og UKE har nå etablert samarbeid med representanter for ulike kommunale virksomheter for å sikre arbeidsprosesser som fanger opp faglige synspunkter og inkludere disse i beslutningsprosessene. Prosessen med utforming av tjenesteavtaler blir en viktig milepæl i dette arbeidet. 8. Fikk FIU på noe tidspunkt i løpet av 2007 signaler fra noen av kommunens virksomheter (bydeler, etater) om at IKT-systemet ikke fungerer slik det burde? I tilfelle, hvilke virksomheter gjaldt dette? Og hva ble gjort for å følge opp disse opplysningene? FIU har kjent til at det har vært problemer knyttet til innføringen av ny modell i flere virksomheter. Jeg viser i denne sammenheng til svaret over. Det forutsettes at Internrevisjonens videre arbeid med historikken knyttet til IKT-prosjektet også omhandler dette slik at omfanget av varsler kan dokumenteres. 9. Mener byråden at IKT-kompetansen i Oslo kommune er tilfredsstillende Som nevnt innledningsvis er det behov for å styrke IKT-kompetansen både i sentraladministrasjonen og i UKE. Behovet for tiltak i de øvrige virksomhetene vil bli vurdert nærmere gjennom de prosesser som nå pågår. 10. Hvilke merkostnader regner de ulike virksomheter med å ha som følge av IKT-prosjektet? Gjennomgangen av dette er ikke avsluttet. Jeg vil derfor komme tilbake til dette spørsmålet på et senere tidspunkt. 11. På hvilken måte har byrådet fulgt opp etablering av og fakturasentralen? I oppstarten, fram til 2003 var et prosjekt i moderniseringsprogrammet Nye Oslo. Etter den tid vise har oppfølgingen av skjedd på den måte det beskrives i svaret til spørsmål 5. 4

5 Når det gjelder fakturasentralen vil jeg vise til behandlingen i finanskomiteens møte 29. april Med vennlig hilsen Stian Berger Røsland Godkjent og ekspedert elektronisk 5