Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Siri Koch- Larsen TILDELINGSBREV HJELPEMIDDELTEKNISK ENHET

Transkript

1 Oslo kommune Bydel Bjerke ved/bydelsdirektøren Postboks 13 Økern 0508 OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Siri Koch- Larsen TILDELINGSBREV HJELPEMIDDELTEKNISK ENHET Innhold 1. Innledning Fellesføringer Føringer for sektoren og virksomhetene Føringer for sektoren Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Budsjettforutsetninger Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risikovurdering Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Mål og tiltak Tiltak i klimabudsjett Oppdrag Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

2 1. Innledning Dette brevet beskriver forventninger, krav og føringer fra byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester for 2018, med bakgrunn i byrådets forslag til budsjett 2018 og økonomiplan (Sak 1) byrådets tilleggsinnstilling til budsjettet og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Brevet er en operasjonalisering og konkretisering av Sak 1 ikke bare det som angår virksomheten alene, men også det som er felles for alle virksomheter i Oslo kommune. Tildelingsbrevet skal ikke og kan ikke omfatte alt som gjøres i virksomheten. Eventuelle uklarheter rundt dette tas opp i styringsdialogen. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos bydelsdirektøren i Bydel Bjerke. 2. Fellesføringer Generelt Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers. Eksempler på områder som krever samarbeid og samhandling er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene skal inngå som en del av styringsdialogen mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for klima- og miljøtiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. gjennom grønne anskaffelser og etterspørre klimavennlige løsninger. Klimagassutslipp skal reduseres med 36 % innen 2020 sammenlignet med 1990-nivå. 1 Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1 kapittel 2 som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Virksomhetene har også en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende klima- og miljøby. Det forventes at virksomhetene bidrar i planleggingen og forberedelsen til Oslo som Europeisk miljøhovedstad i Vi viser også til at Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av Kommunikasjon åpenhet innbyggerinvolvering Oslo kommune skal kommunisere helhetlig, åpent, profesjonelt og moderne. Det skal tydelig fremgå at det er Oslo kommune som står bak tjenester, prosjekter og opplevelser. Alle virksomheter har et ansvar for å bidra til åpenhet. Kommunens virksomheter skal innen 1 Klimamålet er nedjustert som følge av at statens fremdriftsplan for realisering av fullskala CO2-fangst er forskjøvet. 2

3 publisere postjournal i einnsyn og legge frem en forpliktende plan for fulltekstpublisering. Virksomhetene skal også følge opp ny overordnet kommunikasjonsstrategi for kommunen som vil bli vedtatt i I tråd med blant annet byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse skal innbyggernes behov danne utgangspunkt for hvordan kommunen utvikler og tilbyr tjenester. Bystyret har vedtatt at Oslo skal være en foregangskommune på medvirkningsprosesser. 2 Alle virksomheter har et ansvar på sitt område. Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitalisering. Alle virksomheter skal bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Brukerfokus og brukeropplevelsen skal legges til grunn i virksomhetenes arbeid med digitalisering. Innbyggernes behov for tjenester skal være førende for arbeidet. Digitale tjenester som tilbys skal bygge på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Arbeidet med å planlegge og å realisere fremtidige gevinster er virksomhetenes ansvar. Effekt av kommunens investeringer er tett knyttet til endring av arbeidsprosesser og bruk av digital teknologi. Gevinstrealisering må gjennomføres på en systematisk måte. Det vektlegges at erfaringene som er gjort i Program for elektroniske tjenester blir benyttet i det videre arbeidet med digitalisering av kommunen. Informasjonssikkerhet personvern Alle virksomheter må etablere nødvendig internkontroll og dokumentere behandlingen av sine personopplysninger (behandlingsoversikt), slik at kommunen kan etterleve den nye personopplysningsloven som trer i kraft fra mai Ledelsens årlige gjennomgang av informasjonssikkerhet skal rapporteres til byrådsavdelingen innen 1.oktober Anskaffelser og arbeidskriminalitet Vi viser til byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi, som vil følges av en overordnet implementeringsplan for å sikre forankring og aktiv gjennomføring av strategien i virksomhetene. Anskaffelser skal brukes aktivt som virkemiddel til å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Anskaffelser skal også benyttes strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Samfunnssikkerhet og beredskap Vi viser til overordnet ROS-analyse for Oslo kommune, jf. byrådssak 1108/17 Kommunalt risikobilde 2017 med handlingsplan, som skal danne grunnlag for lokale ROS-analyser og beredskapsplaner i den enkelte virksomhet. Alle virksomheter skal ha jevnlige beredskapsøvelser og gjennomføre evaluering der risikobildet og virksomhetens egenart tilsier det. 2 Bystyrevedtak sak 195 Privat forslag av fra Espen Ophaug (V) og Odd Einar Dørum (V) om medvirkningsprosesser i Oslo kommune. 3

4 HR- og HMS-området Oslo kommune skal være en attraktiv, mangfoldig og fremtidsrettet arbeidsgiver. Virksomhetene skal aktivt bidra til å utvikle en organisasjon som blant annet vektlegger arbeid med nærvær, heltidskultur, åpenhet, etiske regler og et godt og forsvarlig arbeidsmiljø. Konsulentbruken skal begrenses til det som er absolutt nødvendig. 3. Føringer for sektoren og virksomhetene 3.1. Føringer for sektoren EHS-sektor skal i 2018 legge til rette for at samspillet mellom innbyggere og ansatte legger grunnlaget for å dekke innbyggernes behov for gode tjenester. Innbyggerne skal lyttes til og oppleve kompetente, sammenhengende tjenester og trygghet uavhengig av alder, funksjonsdyktighet og tjenestebehov. Tjenestene skal preges av åpenhet og tillit i alle ledd. Vi vil utvikle en lærende organisasjon som baserer seg på forsknings-, erfarings- og brukerbasert kunnskap. Det gjøres gjennom samarbeid på tvers av bydeler og etater hvor det å prøve ut nye arbeidsformer, evaluere disse og korrigere feil, er viktig. Oslo er på vei fra en institusjonsbasert eldreomsorg til en aktiv alderdom, der eldre kan være sjef i eget liv. Flere skal kunne bo hjemme lenger, eldre skal få leve aktive byliv og være trygge på at de får de tjenestene de har behov for når de trenger det. 500 flere ansatte i de hjemmebaserte tjenestene og bruk av digitale og velferdsteknologiske løsninger, skal bidra til at våre innbyggere kan bo trygt og med bedre livskvalitet hjemme. Når behovet for mer omfattende omsorg oppstår, skal det stå en plass klar, som er tilpasset behovet til den enkelte og som ivaretar både nødvendig helsehjelp og livskvalitet. Ved å jobbe aktivt med å redusere og forebygge ensomhet vil bidra til flere vil kunne oppleve gode liv, i en varmere by med plass til alle. Ved å legge til rette for trygghet, utvikling av møteplasser, god rehabilitering og å utvikle en aldersvennlig by, vil man stimulere til at innbyggerne i større grad klarer seg selv. Hjelp til selvhjelp vil være sentralt for å nå dette målet. Tillitsbasert styring og ledelse er grunnlaget for alt arbeid i sektoren. Tillitsbasert styring og ledelse Byrådets rammeverk for tillitsbasert styring og ledelse skal legges til grunn for bydelenes og etatens virksomhet, både når det gjelder innbyggerinvolvering, medvirkning fra medarbeiderne og forbedring av etatens arbeidsprosesser. Åpenhet, medvirkning og samskaping skal være faktorer i arbeidet med å utvikle en tillitsbasert kultur. «Hva er viktig for deg» prinsippet benyttes i dialogen med innbyggerne. Oslo kommune måler god ledelse og godt arbeidsmiljø i medarbeiderundersøkelsen 10-faktor. Virksomhetene skal gjennomføre dette hvert annet år, og neste gang i Som del av det strategiske arbeidet skal bydeler og etater operasjonalisere byrådets styringsprinsipper, mål og langsiktige resultatmål og lokalt velge hvordan bydelene og etatene skal oppfylle disse. Virksomhetene må fortløpende vurdere behovet for å bygge opp nødvendig kompetanse, kapasitet og kontinuitet på viktige strategiske områder. Det skal alltid vurderes om egne medarbeidere kan utføre de aktuelle oppgavene, eller om eventuelle nye oppgaver er varige og det kan være grunnlag for nye faste medarbeidere. Bydeler og etater skal samarbeide om gjensidig hospitering og erfaringsdeling, for å sikre en felles forståelse for hverandres arbeid. 4

5 Utvikling av tjenestene God kunnskapsbasert praksis og tidlig innsats skal ligge til grunn for alle tjenester. Det innebærer at forskning, faglige kompetanse og innbyggerens erfaringer er utgangspunktet i utvikling og utforming av tjenestene. Målrettede tiltak med sikte på å mestre eget liv har større muligheter for å lykkes jo tidligere de settes inn. Det er viktig at tjenestene tidlig etablerer et godt samarbeid med de som trenger hjelp. Dette er uavhengig av alder, og hvilke utfordringer og behov den enkelte har. Bydeler og etater skal bidra og legge til rette for medvirkning og innbyggerinvolvering. Vi skal være en attraktiv samarbeidspartner, og etablere innovasjonspartnerskap med miljøer innenfor forskning, frivillighet, næringsliv og akademia. Gjennom en åpen tilnærming til utvikling - «åpen innovasjon» - skal kunnskap og ulike behov tas med i utviklingsprosesser og i innovasjonsarbeid. Det er et mål for byrådet å øke andelen helse- og velferdstjenester som utføres av kommunale og ideelle aktører. Virksomhetene bes om å ta hensyn til dette ved planlegging og videreutvikling av tjenestetilbudene. I arbeidet med forbedring av tjenestene og for å frigjøre tid til direkte tjenesteyting til de som trenger hjelp, skal rapporteringskravene i ulike sektorer gjennomgås. Byrådsavdelingen viderefører sammen med bydeler og etater arbeidet for å redusere omfanget av rapportering som ikke lenger anses å være nødvendige i styringsdialogen. Heltidskultur Bydeler og etater skal fortsette arbeidet med å tilby flest mulig hele og faste stillinger, samt jobbe for å fjerne ufrivillig deltid. Arbeidet skal organiseres slik at kvalifiserte medarbeidere som ønsker høyere stillingsbrøker, får dette så snart det er praktisk mulig. Stillinger som utlyses skal vurderes med hensyn til krav om relevant fagutdanning eller høgskoleutdanning. Bydeler og etater skal bidra i arbeidet med omplassering av overtallige. Oppgaveglidning mellom ulike yrkesgrupper skal vurderes ved at ansvarsområder og fordeling av oppgaver gjennomgås. Utvikling i andel ansatte heltid/deltid, og fordeling av arbeidstiden blant medarbeidere med og uten relevant fagutdanning, skal omtales i årsberetningen Folkehelse Folkehelsearbeid er et prioritert område for byrådet. Fordi god helse er et felles ansvar, må vi forebygge sykdom og fremme helse i alle sektorer i samfunnet. God helse og trivsel skal ikke avhenge av hvem du er eller hvor du bor i Oslo. Dette gjenspeiles i Byrådssak 10/17 «Folkehelseplan for Oslo Helse og trivsel for alle - Vårt felles ansvar». Planen inneholder to strategier med tilhørende mål og tiltak: «Folkehelsearbeid der folk lever sine liv» og «Folkehelsearbeid - et felles ansvar». Helseetaten har ansvar for å koordinere folkehelsearbeidet i Oslo. Alle virksomheter skal ha folkehelsekontakter og fokus på planens hovedsatsingsområder som er: trygg og sunn oppvekst for alle barn og unge, en grønn og aktiv by som fremmer fysisk og psykisk helse og en inkluderende by som fremmer deltakelse og medborgerskap. Integrering Byrådssak 5/17 Oslo kommunes innsats knyttet til mottak av asylsøkere og integrering av nyankomne flyktninger ble vedtatt av bystyret Alle virksomheter i Oslo kommune har et ansvar for å bidra til at flyktninger inkluderes raskest mulig i arbeid og samfunnsliv. Målet er at den enkelte bydel skal ligge over landsgjennomsnittet når det gjelder resultater av 5

6 integreringsarbeidet. Arbeidsrettet språkpraksis og praksisplasser skal i særlig grad prioriteres i yrker hvor det er økende behov for arbeidskraft. Det er viktig at bydelene medvirker til at NAV-kontorene har riktige kvalifikasjonskrav til de yrkene deltakerne gis praksisplass i slik at NAV kan planlegge gode kvalifiseringsløp for sine brukere. Særskilte oppdragsbrev vil bli sendt i 1.kvartal. Generasjonsovergripende tiltak For å bidra til at livsperspektiver, livsforståelse og livskvalitet utvikles på tvers av generasjonene, skal virksomheten bidra inn i Utdanningsetatens etablering av et generasjonsmøteprogram som skal legge til rette for møter mellom seniorer i eldreinstitusjoner og barn og unge i barnehager, skoler og aktivitetsskoler. Aldersvennlig by Oslo kommune skal være en aldersvennlig by, en inkluderende og tilgjengelig by i et urbant miljø som fremmer aktiv og sunn aldring. Bydeler og etater skal engasjere seg i utviklingsarbeidet og følge opp tiltak i Byrådssak 175/17 Handlingsplan for aldersvennlig by. Spesifisering av oppdrag vil komme. Oslo kommune har som mål å være universelt utformet innen Dette arbeidet må styrkes og sees i sammenheng med implementering av handlingsplan for aldersvennlig by. Alle virksomheter i Oslo kommune oppfordres til å delta i nettverk for universell utforming som koordineres av Velferdsetaten. Aktivitet knyttet til universell utforming skal omtales i årsberetningen. Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser Ny Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser er under utarbeidelse og er planlagt behandlet av bystyret i løpet av 1. halvår Bydeler og etater skal følge opp tiltak i planen og særskilte oppdrag vil bli tydeliggjort. Det skal aktivt legges til rette for at personer med nedsatt funksjonsevne skal kunne jobbe i Oslo kommune. Prosjektet traineeordning for mennesker med funksjonsnedsettelser er fra 2018 et varig tiltak; Rekrutteringsordning for mennesker med funksjonsnedsettelser. Flere mennesker med funksjonsnedsettelser skal ansettes i ordinære stillinger i tråd med IA-avtalens delmål 2. Virksomhetene bes om å vurdere om ledige stillinger kan lyses ut for denne målgruppen og kontakte ordningens koordinator. Kommunikasjon med innbyggerne Bydelene og etatene skal i samarbeid med byrådsavdelingen bidra til et helhetlig og koordinert kommunikasjonssamarbeid overfor innbyggerne og de som får tjenester fra kommunen. Det skal i tillegg utøves proaktivt og profesjonelt mediearbeid. Det forutsettes klare rutiner for planlegging av mediesaker, daglig mediehåndtering og varsling til byrådsavdelingen av planlagte og uforutsette informasjons- og mediesaker. Brev og skriftlig informasjon til innbyggerne skal ha et klart språk og være forståelig. Kompetanseplaner Oslo kommune skal som arbeidsgiver sørge for at alle medarbeidere kan utvikle seg og yte best mulig i sitt arbeid. Føringer i Overordnet kompetanseplan for helse- og omsorgssektoren skal gjenspeiles i bydelenes og etatenes egne kompetanseplaner. Bydeler og etater skal følge opp føringer i sektorens forsknings- og utviklingsstrategi (FOU- strategi). 6

7 Lærlinger For å oppnå kommunens samlede måltall for lærlingeplasser, skal læreplasser tilbys og det skal stilles krav til leverandører om at de må benytte lærlinger ved utførelsen av oppdrag for kommunen på fagområder med behov for læreplasser. Det pågår en gjennomgang av arbeidet med læreplasser og lærlinger i kommunale virksomheter. Det inkluderer å vurdere ambisjonsnivået i kommunen, det vil si måltallene både totalt og for hver enkelt virksomhet. Hvorvidt det er hensiktsmessig å basere ambisjonsnivået på etablerte og klargjorte plasser, samt hvordan rapporteringssystemet kan forbedres er til vurdering som en del av dette. Inntil videre gjelder måltallene fra 2017 som innebærer at sektoren skal tilby 234 lærlingeplasser årlig, 160 innen helsearbeiderfaget, 63 innen barne- og ungdomsarbeiderfaget, og 11 innen tekniske fag, kontor-, IKT, renhold mv. Nærvær Nærværsarbeidet skal prioriteres. Måltallet for sykefraværet i Oslo kommune samlet er satt til 7,9 % i Det legges til grunn sykefraværet følges opp, og at det iverksettes tiltak som reduserer sykefraværet i den enkelte virksomhet med 10 %. Beredskap Alle virksomhetene i EHS-sektor skal ha oppdatert beredskapsplanverk og gjennomføre minimum én beredskapsøvelse pr år. Tilskuddsordninger på helse- og sosialområdet og innen eldreomsorgen Etatene og bydelene må kjenne til gjeldende søknadsprosedyrer for tilskuddsordningene og sikre at byrådsavdelingen er gjort kjent med alle søknader som sendes. Arbeidslivskriminalitet Arbeidslivskriminalitet er et betydelig samfunnsproblem som ofte omfatter uakseptable lønnsog arbeidsvilkår. Det er et overordnet politisk mål å bekjempe dette. Kommunes virksomheter skal stille krav til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakter med leverandører og gjennomføre nødvendige kontroller av om kravene overholdes. Det forventes at bydeler og etater har gode rutiner for oppfølging av det som påpekes i Kommunerevisjonens rapport 18/2017 Tiltak mot arbeidslivskriminalitet i tolv virksomheter med vekt på lønns- og arbeidsforhold. Prosjekt- og porteføljestyring Prosjektportalens prinsipp om porteføljestyring skal legges til grunn for den overordnede styringen av etatens/bydelens prosjekter og programmer. Portalen skal benyttes for å dokumentere prosjekters organisering, aktiviteter, framdrift og gevinster. Videre skal prosjektportalens metodikk, faseinndeling, rollebeskrivelser og styrende dokumenter skal benyttes for alle tiltak/satsinger som er prosjektorganisert. 4. Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak 4.1 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Byrådsavdelingen viser til plikten til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten for overholdelse av budsjett, ref. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. 7

8 Enhetens aktiviteter forutsettes gjennomført innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Driftsbudsjettet Vedtatt driftsbudsjett slik det skal rapporteres i kvartals- og tertialrapporteringen er slik: Kap / Artsgr 384 Hjelpemiddelteknisk enhet (EHS) Det er ingen endringer fra byrådets budsjettforslag i Sak 1 til bystyrets budsjettvedtak Hjelpemiddelteknisk enhet skal ta ned driftsutgiftene med 0,078 mill. innen utgangen av 2019, 0,039 mill. i På byomfattende aktivitet innen sektoren, er det innarbeidet et effektiviseringsuttak som forventes å være aktivitetsnøytralt på i alt 12,713 mill. i 2020 økende til 25,425 mill. i Effektiviseringsuttaket er ikke fordelt på den enkelte etat i vedtatt økonomiplan. Fremtidsrettede løsninger skal tas i bruk i utviklingen av bedre tjenester til innbyggerne. Digitaliseringstiltak forventes også å gi økonomiske besparelser. Gevinstrealisering knyttet til dette er innarbeidet med 44 mill. i 2020 økende 121 mill. i 2021 for kommunen samlet. Byrådsavdelingen vil komme tilbake til de to forannevnte forholdene på et senere tidspunkt. Det er ikke bevilget midler til enheten over investeringsbudsjettet. Regnskap 2016 Beløp i 1000 kr Dok 3 Dok Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Overføringsutgifter Finansutgifter og finanstransaksjoner Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter Budsjettforutsetninger Tallbudsjett og mål skal ses i sammenheng. Etatens pågående aktiviteter og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2018 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Investeringsprosjektene forutsettes gjennomført innenfor den styringsrammen virksomheten får tildelt. Etaten skal i tråd med bystyrets vedtak og føringer fra byrådsavdelingen velge tiltak og virkemidler som i størst mulig grad bidrar til måloppnåelse. 8

9 Resultatene av bystyrets behandling av budsjettet er innarbeidet i tildelingsbrevet. Det tas forbehold om endelig budsjettprotokoll og eventuelle justeringer av budsjettet ved behandling av dok 3/2018. Ved eventuelle endringer, vil det bli sendt egen oppdatering av tildelingsbrevet. I all hovedsak framkommer føringer knyttet til de konkrete avsetningene i Sak 1/2018 eller i tilleggsinnstillingen Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Vi forutsetter at vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2017 der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2017 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp på eget initiativ. Hjelpemiddelteknisk enhet gjøres oppmerksom på følgende verbalvedtak og flertallsmerknader i budsjettet for 2018: F9 Om klimamålet for 2018 Bystyret slutter seg til tiltakene i tabell 2.2A og tabell 2.2B i kapittel 2 Klimabudsjettet i Sak 1. Byrådet rapporterer som en del av den ordinære rapporteringen til bystyret, om forventet måloppnåelse av klimamålet for Rapporteringen baseres på tiltakene som fremkommer i tabell 2.2A og tabell 2.2B i kapittel 2 Klimabudsjettet i Sak 1, samt på indikatorsettet for klimagassutslipp i Oslo, «Klimabarometeret». H33 Universell utforming - personer med nedsatt funksjonsevne Bystyret ber byrådet legge frem en samlet oversikt over investeringsbehov og andre tiltak for å sikre universell utforming for å bedre tilværelsen for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Verbalvedtak fra tidligere år som fortsatt gjelder: H15/2016 Krav om at søkere til stillinger innenfor pleie og omsorg i Oslo kommune skal beherske norsk språk skriftlig og muntlig Økt fokus på pasientsikkerhet og krav om å ha en kunnskapsbasert tjeneste krever kompetanse, også på språk. Før ansatte/søkere kan få ansettelse i pleie og omsorgstjenestene i Oslo kommune kreves norskferdigheter tilsvarende nasjonal norskprøve på nivå B2 for helsefagarbeidere og andre med utdanning fra videregående skole og for ufaglærte. For sykepleiere, fysioterapeuter, leger og andre med utdanning fra høyskole og universitetsnivå stilles krav om norskferdigheter tilsvarende nasjonal norskprøve på nivå C1. S40/2008 Universell utforming Byrådet bes rapportere til bystyret årlig om oppfølging og fremdrift i planene om universell utforming, særlig knyttet til kollektivtrafikk og bygninger. Rapporteringen må skje i forbindelse med virksomhetenes og byrådets årsberetning Risikovurdering Virksomheten skal vurdere risiko med hensyn til gjennomføring og leveranser som angis i tildelingsbrevet. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i 9

10 styringsdialogen, se også pkt Virksomheten må iverksette tiltak som kan redusere risiko for at mål ikke nås og at oppdrag ikke kan leveres innen angitte frister. 4.2 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Mål og tiltak Mål 1 Selvstendighet, likestilling, inkludering og fellesskap Tiltak 1 Tilgjengelig og enkel informasjon om hjelpemidler Tiltak 2 Anskaffe hjelpemidler i samsvar med innbyggernes behov Tiltak 3 Tilrettelegge slik at innbyggerne selv kan hente hjelpemidler de har vedtak om Mål 5 Tjenestene utvikles og ytes i samarbeid med innbyggerne Tiltak 1 Bruker- og pårørende skal være reelle samarbeidspartnere i utvikling av tjenestene Resultatindikatorer og måltall Resultatindikatorer, resultater og måltall fremkommer i Sak 1. Byrådsavdelingen vil i forbindelse med arbeidet med budsjett 2019 se på hvilke indikatorer som kan brukes for å vise om vi er på vei til måloppnåelse Tiltak i klimabudsjett 2018 Felles for alle virksomheter er rapportering på status for gjennomføring av tiltak i tabell 2.2 A og 2.2 B i klimabudsjettet som omfatter egen drift. Disse tiltakene knyttes til byrådets mål om å redusere klimagassutslippene med 36 % innen 2020 og 95 % innen 2030 i forhold til nivå. Enheten skal følge opp tiltakene om å legge om til nullutslippskjøretøy og å velge klima- og miljøvennlig løsninger ved anskaffelse av transporttjenester. Klimabudsjettet legger til grunn at alle kommunens kjøretøy har null utslipp i 2020 (andel på 100 % nullutslippskjøretøy) og dette bør danne grunnlaget for måltallene som settes i Oslo kommunens nye anskaffelsesstrategi (byrådssak 1104/17) inneholder strategiske føringer for hvilke miljø- og klimavennlige løsninger som bør etterspørres i anskaffelser av transporttjenester. Det er de strategiske føringer under delmål 2: Oslo kommunes anskaffelser skal gjøre Oslo til en grønnere by som er relevante for klimabudsjettet. Enheten er innlemmet i låneordningen for elbiler. Budsjettrammen er styrket med 0,6 mill. knyttet til anskaffelse av 10 elbiler i

11 4.3 Oppdrag I «Sluttrapport Arbeidsgruppe hjelpemiddeldistribusjon og service», ferdigstilt høsten 2017 påpekes enkelte tiltak som kan iverksettes umiddelbart. Det forutsettes dialog mellom bydelsdirektørene i bydelene Grünerløkka og Bjerke for oppfølging av dette. Bydel Bjerke har ansvar for koordineringen. Det vises i tillegg til oppdragsbrev datert EHS gir Bydel Bjerke og Bydel Grünerløkka i oppdrag å utrede arealbehov, lokalisering og organisering av ny felles enhet som skal bestå av Hjelpemiddelteknisk enhet og Hjelpemiddellageret, og kommunalt lager av trygdefinansierte hjelpemidler. De økonomiske konsekvensene av en samlokalisering og samorganisering tas inn i budsjettarbeidet til Oslo kommune for Bydel Bjerke og Bydel Grünerløkka skal i samarbeid med øvrige bydeler og innbyggerne, utarbeide en oversikt over hvilke hjelpemidler kommunen bør ha på sitt hjelpemiddellager. Dette innbefatter både kommunalt- og trygdefinansierte hjelpemidler, samt evt. hjelpemidler for salg. Oversikten skal være klar innen sommeren 2018 og evt. økonomiske konsekvenser ved innkjøp av nye kommunalt finansierte hjelpemidler skal tas inn i budsjettarbeidet til Oslo kommune for Til slutt fikk Bydel Bjerke og Bydel Grünerløkka i oppdrag å utrede opprettelse av tilbud om transport av alle kommunale hjelpemidler til og fra brukere som trenger/ønsker det. 5. Styringsdialog og resultatoppfølging 5.1 Styringsdialog og møteplan I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. I henhold til byrådssaken skal byrådsavdelingene og virksomhetene «vurdere rutiner, delegering, kontroll og oppfølging. Særlig vekt bør det legges på hvordan styringsdialogen gjennomføres, på gode beslutningsgrunnlag og samarbeid på tvers.» Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Som nevnt i kapittel 2 er det en klar føring om at dette på flere områder krever samhandling på tvers og behov for helhet og sammenheng i styringsdialogen. Tillitsbasert styring og ledelse skal sammen med internkontroll være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. Føringene i kapittel 2 skal også tas opp i dialogen. Byrådets mål og politiske føringer i Sak 1, tildelingsbrevet og oppdragsbrev fra byrådsavdelingen skal ligge til grunn for etatens videre oppfølging. I tillegg til oppfølging av tildelingsbrevet er også følgende sentralt i styringsdialogen: Sektordirektørmøter Det gjennomføres jevnlige sektordirektørmøter for hele sektorens område. Møtene skal prioriteres av sektorens toppledere. 11

12 Ledersamtaler Det gjennomføres ledersamtaler årlig. Oppfølging av tildelingsbrevet vil være et sentralt tema i ledersamtalene mellom kommunaldirektøren og bydelsdirektøren i bydel Bjerke 1. kvartal Medarbeidersamtaler Det skal gjennomføres medarbeidersamtaler med alle medarbeidere hvert år. Løpende saker Enkeltsaker og problemstillinger avklares løpende i møter, gjennom brev eller i direkte kontakt med byrådsavdelingen. 5.2 Rapportering og resultatoppfølging Hjelpemiddelteknisk enhet skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2018, Økonomireglementet for 2018 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans. Byrådsavdelingen har anskaffet et IKT verktøy/ Ledelse og informasjonsverktøy (LIV) for å forenkle og bedre tilgang til styringsdata. I første omgang gjelder dette tjenester innen helse- og omsorgstjenestene. Det forventes bedret kvalitet og tilgang på aggregerte styringsdata. ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2018! Med hilsen Endre Sandvik kommunaldirektør Knut Egil Asprusten seksjonssjef Godkjent elektronisk Vedlegg: Tiltaksskjema.xlsx Kopi til: Byrådsavdeling for finans, Rådhuset, 0037 OSLO 12