Oslo kommune Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester Barne- og familieetaten v/direktøren Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Bjørnar Alvestad, Lene Haugen, TILDELINGSBREV 2017 BARNE- OG FAMILIEETATEN Innhold 1. Grunnleggende forutsetninger Utfordringer og overordnede forventninger Årsbudsjett 2017 bystyrets vedtak Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Planlegging - omstilling og effektivisering Mål og tiltak i Andre områder for oppfølging i Styringsdialog og resultatoppfølging Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no

2 1. Grunnleggende forutsetninger Budsjett- og økonomiplan for perioden ble vedtatt av bystyret Dette brevet beskriver byrådsavdelingens forventninger, krav og føringer knyttet til gjennomføringen av budsjettet. Resultatene av bystyrets behandling av budsjettet er innarbeidet i tildelingsbrevet. Det tas imidlertid forbehold om endelig budsjettprotokoll. Eventuelle endringer til det som fremkommer i dette brevet vil bli meddelt skriftlig. Tildelingsbrevet vil være sentralt i dialogen og oppfølgingen av etaten i Tallbudsjett og mål skal ses i sammenheng. Vi legger til grunn at Sak 1, Tilleggsinnstilling og budsjettvedtak er kjent. I det etterfølgende gis utfyllende informasjon til vedtatt budsjett, oppdrag og administrative presiseringer knyttet til gjennomføring av budsjettet. Budsjettet danner grunnlaget for virksomhetsstyringen. Det forutsettes at etaten er kjent med øvrige styringsdokumenter gjeldende Oslo kommune, og at virksomheten driftes innenfor de til enhver tid gjeldende lover, avtaler, fullmakter, instrukser og rutiner, etiske regler og verdigrunnlag. Etatsdirektøren har plikt til gjennom egen byrådsavdeling å holde byrådet løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten når det gjelder overholdelse av budsjett, jf. instruks for virksomhetsledere, vedtatt økonomireglement og gjeldende kvalitetskrav, understrekes. Når det gjelder investeringer forutsettes at instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter følges. Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivåer har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring, pkt Virksomhetsledere skal i tråd med dette initiere og sørge for samhandling på tvers av sektorer og nivåer der dette kan gi bedre kommunale tjenester eller løsninger, se også kapittel 2. Det forutsettes at virksomheten holder seg orientert om nye vedtak i løpet av året. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos den enkelte etatsdirektør. 2. Utfordringer og overordnede forventninger Oslo er av Europas raskest voksende byer. En mer sammensatt befolkning har forventninger til at kommunen løser oppgaver på nye måter som imøtekommer svært ulike behov. Byrådets visjon er en grønnere, varmere og skapende by med plass for alle. Veien dit går gjennom ulike strategiske grep og virksomhetenes samlede bidrag på en rekke områder. Åpenhet og tillit skal være en rød tråd. Grunnleggende sett handler det om holdninger, lederskap og kultur, noe som må utvikles over tid. Klima Å begrense klimaendringene er en av vår tids største utfordringer. Målet er å redusere de direkte klimagassutslippene fra Oslo med 50 % i forhold til 1990-nivå innen 2020 og med 95 % innen Dette arbeidet skal ikke overlates til noen andre, et annet sted eller en annen tid. Oslo kommune skal selv ta ansvar, og bruke alle virkemidlene kommunen har. 2

3 Alle virksomheter har ansvar for å gjennomføre klimatiltak, for eksempel gjennom grønne anskaffelser og gjennom å etterspørre klimavennlige løsninger. Oslo kommunes virksomheter har også en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med og utvikle Oslo til en ledende miljøby. I Sak er det innarbeidet et eget klimabudsjett med tiltak i alle sektorer. Alle virksomheter forventes å bidra på sine ansvarsområder. Det vises til kap om tiltak som er planlagt i 2017 for å bidra til å nå kommunens mål om halvering av utslipp innen Felles for alle virksomheter er at det også skal rapporteres på miljø og klimaarbeid i egen virksomhet på ordinær måte som en del av årsberetning og miljø- klimarapport. Utvikling - åpenhet tillit samhandling Innbyggernes behov skal danne utgangspunkt for hvordan kommunen utvikler og tilbyr tjenester. Innbyggerdialog, samarbeid og brukermedvirkning/involvering er avgjørende. Fjerning av tidstyver, sanering og forenkling av regelverk, bedre arbeidsprosesser og kontinuerlig forbedringsarbeid skal bidra til at kommunen kan levere bedre tjenester til flere innbyggere. Strategisk bruk av anskaffelser skal bidra til nytenkning og innovative løsninger som fremmer samfunnsansvar og miljøhensyn. Alle virksomheter må legge vekt på å finne nye og smartere måter å organisere seg på, effektivisere arbeidsprosessene, og foreslå forenkling av regelverk eller prosedyrekrav fastsatt av kommunen sentralt eller staten. I utviklingsarbeidet skal virksomhetene ha et fokus på å utrede gevinstpotensial og ha et planverk for gevinstrealisering. Erfaringer viser at gevinster ofte identifiseres i beslutningsgrunnlag for ulike effektiviseringstiltak, f.eks. et digitaliseringsprosjekt, men det må også jobbes målrettet og systematisk for å hente ut gevinstene etter beslutning om finansiering og igangsetting. Oslo kommune skal ha en åpen- og tillitsbasert kultur, preget av samhandling, resultater og gjennomføring i alle ledd fra toppen og ut i den enkelte virksomhet, og i møtet med innbyggere og tjenestemottakere. Innbyggerne skal ha mulighet til innsyn i saker som behandles. Dokumenter og opplysninger skal derfor i minst mulig utstrekning unntas fra offentlighet. Alle virksomheter skal praktisere et klart språk og kommunisere på en forståelig og framtidsrettet måte. Budsjetter og alle offentlige dokumenter skal være skrevet slik at de er tilgjengelige for publikum. Tillitsbasert ledelse i Oslo kommune handler om at ledere må få tilstrekkelig handlingsrom og at dette tas i bruk, blant annet gjennom styrket samhandling mellom ledere og medarbeidere og en enda bedre utnyttelse av den enkeltes kompetanse. Slik vil vi kunne få en enda mer effektiv utnyttelse av kommunens ressurser, økt gjennomføringskraft og bedre tjenester til innbyggerne. Resultater fra 10-faktor, skal inngå i virksomhetenes arbeid med egenutvikling og med utvikling av en kultur preget av åpenhet og tillit. For å nå kommunens mål er det på flere områder nødvendig med samarbeid på tvers av fag og sektorer. Dette handler om en kulturendring der suksess utover oppnåelse av sektorspesifikke mål også knyttes til engasjement for å nå felles mål. Mange av de oppgavene som kommunen skal løse framover er så komplekse at de ikke kan løses uten tett og nært samarbeid over sektorgrensene. Eksempler på prosjekter/satsinger som krever tverrsektoriell innsats er Bilfritt 3

4 byliv, Smart by, Aldersvennlig by og for øvrig satsingen på digitale tjenester. Samhandling vil dermed bli et viktig måleparameter. Digitalisering og informasjonssikkerhet Alle tjenester som kan digitaliseres skal digitaliseres. Innbyggerne og næringslivets behov skal være førende i utviklingen. Strategisk IKT-kompetanse er vesentlig for hvordan teknologi kan benyttes til å utvikle og levere gode tjenester til innbyggere og næringsliv, og for at kommunen skal kunne foreta en åpen, transparent og klok endringsreise. Digitaliseringen øker effektiviteten i tjenesteproduksjonen, men også kommunens sårbarhet. Virksomhetene må sørge for tilstrekkelig kompetanse til å ivareta de krav til informasjonssikkerhet som påhviler virksomheten. Det legges til grunn at virksomhetene har: Rutiner for løpende rapportering av informasjonssikkerhetshendelser til respektive byrådsavdeling, FIN og UKE. Rutiner for rapportering til UKE om planlagte endringer i sektor/fagsystemer som påvirker felles kommunal IKT-infrastruktur. I dette ligger at virksomheten må foreta både risikovurdering og konsekvensvurdering. Enkelttiltak må også vurderes i forhold til hvordan de i sum påvirker infrastrukturen. Rutiner for årlig gjennomføring av ledelsens gjennomgang på informasjonssikkerhetsområdet og utarbeidelse av egenerklæring for fagsystemer som virksomhetene er systemeier for, både fellessystemer, sektorsystemer og virksomhetsspesifikke systemer. Arbeidslivskriminalitet Oslo kommune skal være i front i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. For å oppnå dette kreves innsats fra alle virksomheter i små og store anskaffelser. «Oslomodellen» utgjør kommunens samlede kontraktskrav for på fremme seriøsitet i utsatte bransjer, som bygge-, anleggs- og renholdsbransjen. Uavhengig av bransje skal lønns- og arbeidsvilkår ikke være dårligere enn det som fremgår av tariffavtaler. Virksomhetene må sørge for rutiner, ressurser og kompetanse for å følge opp kommunens tiltak knyttet til bekjempelsen av arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Heltidskultur -mangfold etikk - sykefravær konsulentbruk - arbeidstid Alle virksomheter skal tilby flest mulig hele og faste stillinger. Innenfor alle virksomheter skal det arbeides aktivt for å stimulere til mangfold i lederstillinger med særlig vekt på å rekruttere ledere med minoritetsbakgrunn. Alle virksomheter i Oslo kommune har et ansvar for å bidra til at flyktninger inkluderes i arbeidsliv og samfunnsliv. Arbeidsrettet språkpraksis og praksisplasser skal i særlig grad prioriteres i yrker hvor det er økende behov for arbeidskraft. Det skal også aktivt legges til rette for at personer med nedsatt funksjonsevne skal kunne jobbe i Oslo kommune. Kommunens traineeordning for mennesker med funksjonsnedsettelser ble etablert i Målet er at flere personer med funksjonsnedsettelser ansettes i ordinære stillinger. Prosjektet går ut 2017 og ordningen skal fra 2018 være implementert i ordinært drift. Virksomhetene bes om å vurdere om ledige stillinger kan lyses ut for denne målgruppen. 4

5 For å oppnå kommunens samlede måltall for lærlingeplasser, skal kommunens virksomheter tilby læreplasser i egen virksomhet og stille krav til sine leverandører om at de må benytte lærlinger ved utførelsen av oppdrag for kommunen på fagområder med behov for læreplasser. Ansatte skal ha mulighet til offentlig å uttale seg om forhold på egen arbeidsplass. Ledere på alle nivåer skal foreta en årlig gjennomgang av etiske regler med sine medarbeidere. Det skal arbeides aktivt med å redusere sykefravær. Alle virksomheter skal ha internkontrollrutiner som sikrer etterlevelse av arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser. Bruken av eksterne konsulenter skal begrenses til det som er absolutt nødvendig. 3. Årsbudsjett 2017 bystyrets vedtak 3.1 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Barne- og familieetatens pågående aktiviteter og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2017 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Driftsbudsjettet Nedenfor følger vedtatt driftsbudsjett, slik dette skal innrapporteres i kvartals- og tertialrapporteringen, jf. OKS-spørremal (OK044 og OKS051). Kap / Artsgr. Regnskap 2015 Dok Beløp i 1000 kr Dok Barne- og familieetaten - barnevern (EHS) 10 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tj. som inngår i egenprod Kjøp av tj. som erstatter komm egenproduksjon Overføringsutgifter Finansutgifter og finanstransaksjoner Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringsinntekter Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter

6 Endringene fra byrådets budsjettforslag i Sak 1 til bystyrets budsjettvedtak er slik: Sak tall i tusen Tilleggsinnstillingen endring egenandel uføre og AFP Rammereduksjon i økonomiplanperioden Barne- og familieetaten skal i planperioden ta ned driftsutgiftene med 3,6 mill. sammenlignet med vedtatt budsjett Brutto rammereduksjon i etatens drift i planperioden fremkommer slik: tall i tusen 360 BFE Brutto rammereduksjon, akkumulert Investeringsbudsjettet Vedtatt investeringsbudsjett slik det skal rapporteres på i kvartals- og tertialrapporteringen jf OKS046 er slik: Kap / Artsgr. Regnskap 2015 Dok Beløp i 1000 kr Dok Barne- og familieetaten - barnevern (EHS) 01 Kjøp av varer og tj. som inngår i egenprod Sum utgifter Refusjoner Sum inntekter Netto utgifter Det er bevilget midler til følgende i planperioden: Prosjekt BFE - inventar og utstyr

7 3.1.2 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Det gjøres oppmerksom på følgende verbalvedtak og flertallsmerknader i budsjettet for 2017: Verbalvedtak F23 Opprettelse av flere fulltidsstillinger Bystyret ber byrådet opprette flere fulltidsstillinger. F24 Personalpolitikk for redusering av sykefravær Bystyret ber byrådet gjennom sin personalpolitikk redusere sykefraværet. H14 Tiltakspakke for økt rekruttering av fosterfamilier Bystyret ber byrådet bidra til økt rekruttering av fosterfamilier. H50 Rapportering til bystyret hvis barnevernets tallbudsjett er utilstrekkelig Bystyret ber byrådet legge frem en sak hvor det fremgår hvordan barnevernet jobber for å sikre at alle barnevernsbarn får et tilstrekkelig skoletilbud. Verbalvedtak fra tidligere år som fortsatt gjelder: S17/2010. Nullutslipp og klimanøytral bilpark Ved utskifting av kommunens bilpark skal det som hovedregel anskaffes tjenestebiler med nullutslippsteknologi eller klimanøytrale drivstofftyper. Dette omfatter alle anskaffelser knyttet til både kjøp og inngåelser av leieavtaler. S15/2009. Klimavurdering av budsjettet Byrådet bes i forbindelse med de årlige fremleggelser av budsjettforslagene inkludere en redegjørelse for klimaeffekten av tiltakene i budsjettforslaget. S40/2008 Universell utforming Byrådet bes rapportere til bystyret årlig om oppfølging og fremdrift i planene om universell utforming, særlig knyttet til kollektivtrafikk og bygninger. Rapporteringen må skje i forbindelse med virksomhetenes og byrådets årsberetning. F9/2008 Fordeling av utgifter i Utviklings- og kompetanseetaten Byrådet gis fullmakt til å fastsette omfanget av og kriterier for fordeling av de utgiftene i Utviklings- og kompetanseetaten som skal kunne belastes virksomhetene gjennom konsernbidrag, viderefordeling knyttet til drifts- og vedlikeholdsavtaler eller gjennom inngåtte tjenesteavtaler mellom virksomhetene og UKE. Flertallsmerknader Komiteen vil poengtere behovet for innbyggerinvolvering for best mulig utvikling av Oslos tjenester, og mener derfor brukermedvirkning som hovedprioritering for 2017 budsjettet er særlig viktig for god utvikling av kommunens tilbud. Komiteen vil også poengtere at byrådserklæringen framhever at Barnekonvensjonen skal ligge til grunn for byrådets arbeid, og roser etaten for dens arbeid med Mitt Liv, som bidrar til at barn får større makt i eget liv. 7

8 Komiteens flertall, medlemmene fra A, H, MDG, V, F, SV og KrF, ønsker å belyse viktigheten av medvirkning for utvikling av et barnevern som sikrer barn og unge trygge oppvekstvillkår. Disse medlemmer mener at å styrke den flerkulturelle kompetansen i barnevernet vil være et viktig tiltak for å sikre tillit mellom barnet selv, familien og barnevernet. Komiteen fremhever behovet for å styrke arbeidet med å rekruttere flere fosterhjem, og mener derfor det er spesielt positivt at etaten/oslo kommune prioriterer å utvikle nye og bedre metoder for rekruttering av fosterhjem. Komiteens flertall, medlemmene fra A, MDG, SV og R, mener det er gledelig at etaten oppretter flere institusjoner i kommunal drift. Flertallsmerknader årsberetning og merknader årsoppgjør 2016 Når det foreligger flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2016, samt kontrollutvalgets merknader til årsoppgjøret for 2016, som krever oppfølging fra etatens side forutsetter byrådsavdelingen at etaten følger opp disse Planlegging - omstilling og effektivisering Etaten forutsettes å vurdere risiko med hensyn til gjennomføring og for leveranser som angis i tildelingsbrevet. Virksomheten skal ha fokus på tiltak som kan redusere risiko for at mål ikke nås og at oppdrag ikke kan leveres innen angitte frister. Planlegging i et flerårsperspektiv er sammen med vurderinger av risiko nødvendig for å få oversikt over om mål, planlagte aktiviteter og faktisk aktivitetsnivå ved utgangen av 2016 er i samsvar med bystyrets vedtatte budsjettrammer for 2017 og perioden Etaten bes om å foreta en beregning av omstillingsbehovet i 2017 basert på følgende forutsetninger: Kostnad i 2017 ved videreføring av aktivitetsnivå i pr Øremerkede midler benyttet i Eventuelt overført merforbruk 2015 etter 5 % -regelen - Eventuelt overført mindreforbruk fra 2015 etter 5 % - regelen +/- Konsekvensjustering som følge av oppgaveendringer i Vedtatt nettobudsjett for Øremerkede midler i vedtatt bystyrets budsjettvedtak 2017 = Omstillingsbehov - Forventet effekt av allerede vedtatt/iverksatt aktivitetsreduksjon i etaten = Omstillingsutfordring Planlegges dekket gjennom nye effektiviseringstiltak uten aktivitetsreduksjon Planlegges dekket gjennom nye tiltak med aktivitetsreduksjon Beregnet omstillingsbehov skal sendes til byrådsavdelingen innen 10.februar. Dette vil være et sentralt tema i et eget startmøte berammet 2.mars. Rapportering på økonomi, status og fremdrift på omstillingstiltak vil dessuten være faste tema i etatsoppfølgingen gjennom året. 8

9 Pensjon Pensjonskostnaden er et uttrykk for veksten i pensjonsforpliktelsene, og avhenger derfor til en hver tid av de som er tilknyttet ordningen. Pensjonskostnadssatsen er et uttrykk for kostnaden knyttet til det gjennomsnittlige innmeldte medlem i pensjonsordningen. Virksomheter med 50 medarbeidere eller flere betaler egenandeler for nye uførepensjonister og førtidspensjonister. I vedtatt budsjett er satsen for beregning av pensjonsutgiftene satt til 23,2 % av lønnsgrunnlaget. 3.2 Mål og tiltak i 2017 Byrådets prioriteringer og profil, mål og tiltak fremgår i Sak 1 og i Tilleggsinnstillingen. For Barne- og familieetaten er følgende gjort gjeldende i Sak 1: Mål 1: Selvstendighet, likestilling, inkludering og fellesskap Tiltak 1: Bidra til å styrke bydelsbarnevernets flerkulturelle kompetanse Mål 2: Trygg, meningsfull og utviklende oppvekst for alle Tiltak 1: Barn og unge i institusjon skal oppleve trygghet ivaretagelse og medvirkning Tiltak 2: Barn skal få rask og riktig hjelp når de trenger det Resultatindikatorer: Resultat 2014 Resultat 2015 Måltall 2016 Måltall 2017 Hastetilbud fremskaffet innen 2 timer 99,1 % 99,1 % 100 % 100 % Mål 4: Gode boliger og gode bomiljøer i egne hjem og institusjon Tiltak 1: Rekruttere, lære opp og veilede et tilstrekkelig antall fosterhjem Resultatindikatorer: Resultat 2014 Resultat 2015 Måltall 2016 Måltall 2017 Antall nye klargjorte fosterhjem Mål 5: Tjenestene utvikles og ytes i samarbeid med innbyggerne Tiltak 1: Involvere barn som bor på institusjon i utvikling av tilbudet Tiltak 2: Arbeide systematisk og benytte erfaringene fra utviklingsarbeidet Mitt Liv slik at barn og unge blir reelle samarbeidspartnere i utvikling av tilbudene 4. Andre områder for oppfølging i 2017 EHS - sektor Kommunikasjon med innbyggerne Bydelene og etatene skal i samarbeid med byrådsavdelingen bidra til et helhetlig og koordinert kommunikasjonssamarbeid overfor innbyggerne og folk som får tjenester fra kommunen. Det skal i tillegg utøves proaktivt og profesjonelt mediearbeid. Dette forutsetter klare rutiner for planlegging av mediesaker, daglig mediehåndtering og varsling til byrådsavdelingen av planlagte og uforutsette informasjons- og mediesaker. 9

10 Forvaltningslovens 11a og «Instruks om svarfrister for henvendelser fra publikum», vedtatt skal følges. Forespørsler skal besvares uten ugrunnet opphold. Skriftlige henvendelser skal besvares skriftlig og dersom det ikke kan svares innen 14 dager, skal det gis et foreløpig svar med angivelse av når saken kan ventes behandlet. Byrådsavdelingen vil sammen med bydeler og etater arbeide strategisk med kommunikasjon i kommunen, og med omverden. Felles digitale kanaler skal sikre at Oslo kommune raskere fanger opp og sprer nye løsninger i egen kommune og dermed forsterker kapasiteten på det strategiske utviklingsarbeidet. Bydeler og etater skal gjennomgå sine brev og skriftlig informasjon til innbyggere og sørge for klart språk og at budskapet er forståelig og ubyråkratisk. Brev og informasjon til innbyggere skal testes ut. Samskaping og innbyggerinvolvering Kommunen skal ha en inkluderende og helhetlig tilnærming for å møte ulike samfunnsutfordringer, og for å utvikle tversektorielle løsninger. Kommunen skal fremme medvirkning og innbyggerinvolvering. Oslo kommune skal være en attraktiv samarbeidspartner, og skal etablere innovative partnerskap med miljøer innenfor forskning, frivillighet, næringsliv og akademia. Gjennom en åpen tilnærming til utvikling - «åpen innovasjon» - skal kunnskap og ulike behov tas med i utviklingsprosesser og innovasjonsarbeid. EHS-sektoren skal være preget av innbyggerinvolvering og medvirkning, og disse skal være blant drivkreftene i samskaping, innovasjon og forandring I en medvirkningsprosess skal innbyggeren: Bli godt informert Føle at samtalene foregår i trygge omgivelser/rom Være med i dokumentasjon av prosess og tiltak Være med i prosessen med tilbakemeldinger Være med i formulering av beslutninger Være med i gjennomføringen av beslutninger Være med i løpende lærings- og utviklingssløyfer Forutsigbarhet og kontinuitet i tjenestene Tjenestene skal organiseres med utgangspunkt i kunnskapen vi har om effekten og verdien av gode relasjoner, forutsigbarhet og kontinuitet. Dette er avgjørende for god tillit og et godt samarbeid med innbyggerne, som igjen gir større sannsynlighet for god kvalitet og ressursutnyttelse. Bydeler og etater skal se etter måter å unngå unødige og belastende flyttinger av hjelpetrengende personer på, slik at de opplever mest mulig trygghet og forutsigbarhet. Klagesaksbehandling Byrådet har i sak 1111/16 vedtatt instruks for førsteinstansens behandling av klager til Oslo kommunes klagenemnder. Det forutsettes at alle virksomhetsledere i førsteinstans går gjennom sin systematikk i organisering av klagesaksbehandlingen, herunder hvilke ledere som skal ha et særlig ansvar for klagesaker. Klagesaksbehandlingen skal utøves effektivt. Etaten forventes å ha oversikt over eventuelle innkomne klager og gode rutiner for oppfølging av disse. 10

11 Nærvær Byrådsavdelingen forventer at etaten styrker nærværsarbeidet. Måltallet for sykefraværet i Oslo kommune samlet er satt til 8,1 %. Det legges til grunn sykefraværet følges opp, og at det iverksetter tiltak som reduserer sykefraværet i den enkelte virksomhet med 10 %. Beredskap Alle virksomhetene i EHS-sektor skal ha oppdatert beredskapsplanverk og gjennomføre minimum én beredskapsøvelse pr år. Universell utforming Virksomhetenes handlingsplaner skal rulleres årlig og arbeidet med universell utforming skal rapporteres i årsberetningen. Det er en målsetting at virksomhetene i Oslo kommune skal ha implementert kravene knyttet til universell utforming i sin portefølje innen utgang Klimaarbeid Målsettingen om overgang til nullutslippsbiler forutsettes fulgt opp. Ny samkjøpsavtale for kommunens tjenestebiler ventes inngått primo 2017 med utvidelse av tilgjengelige EL biler for å understøtte overgangen. For å følge opp målsetting om grønnere anskaffelser, skal klimaperspektivet fokuseres ved kjøp av varer og tjenester. Det legges til grunn at virksomhetene engasjerer seg og aktivt samhandler med ansvarlige fagetater i Oslo kommune i gjennomføringen av klima- og energistrategien for Oslo. Kompetanse forskning og utvikling God kunnskapsbasert praksis skal ligge til grunn alle tjenester. Det innebærer at tjenester utformes på grunnlag av forskning, medarbeideres faglige kompetanse og innbyggerens erfaringer, og at disse skal ha lik vekt. Senter for fagutvikling og forskning i Sykehjemsetaten er ett av flere miljøer som skal bidra til å styrke kompetanse, forskning og utvikling i sektoren. Senteret skal utarbeide en overordnet FoU-strategi for hele EHS sektor. Utkast til strategi vil foreligge i 1. kvartal 2017 og bli sendt på høring i løpet av våren Det forventes at virksomhetene bidrar aktivt i høringsrunden. Utvikling av nettverksarbeidet i EHS-sektoren Nettverksaktiviteten i EHS sektor er utviklet over flere år. Våren 2016 var det 63 operative nettverk. Nettverkene driftes av fagetatene og har samlet ca deltakere. Hvis nettverkene benyttes riktig, er de gode arenaer for å arbeide med erfaringsdeling og utvikling av tjenestene i kommunen. Helseetaten har i samarbeid med bydelene og Velferdsetaten arbeidet med å forbedre forankring, målstyring, nettverksledelse, nettverksdeltakelse og innhold/metodikk i sine nettverk gjennom «Prosjekt nettverksgjennomgang». Byrådsavdelingen ønsker at alle etater i sektoren skal jobbe aktivt for å utnytte potensialet i nettverksarbeid og ber om at fagetatene gjør seg kjent med prosjektets anbefalinger som en viktig kunnskapsressurs for nettverksarbeidet. 11

12 Kurs og konferanser Alle etater og bydeler må sørge for å koordinere sine kurs og konferanser både med innhold og tidspunkt. Tilskuddsordninger på helse- og sosialområdet og innen eldreomsorgen Det forventes at virksomhetene holder seg oppdatert og søker på aktuelle statlige tilskuddsordninger. Søknadsprosedyre og form kan variere noe for de ulike ordningene. Etatene og bydelene må kjenne til gjeldende søknadsprosedyrer for tilskuddsordningene og sikre at byrådsavdelingen er gjort kjent med alle søknader som sendes. Likeverd Alle som bor i Oslo skal åpent og fritt kunne leve sine liv, basert på likeverd og gjensidig respekt, uavhengig kjønn og seksualitet. Helsesektoren i Oslo kommune skal møte mangfold innen kjønn og seksualitet i alle livsfaser med kunnskap og respekt. Generasjonsovergripende tiltak Oslo kommune skal legge til rette for at de ressursene som ligger i generasjonene skal utnyttes bedre, til gjensidig nytte og glede for hverandre. Kontakten mellom generasjoner skal videreutvikles slik at seniorer kan bli en ressurs i barnehage, skole, aktivitetsskole. Bydelene og etatene skal legge til rette for at barn og ungdom er en ressurs for eldre i etablering av sosiale nettverk. Gode eksempler skal løftes frem. Folkehelsearbeid Alle kommunens virksomheter er viktige i det helsefremmende og forebyggende arbeidet for byens befolkning. Et viktig folkehelsetiltak er å sikre at alle barn får en trygg oppvekst i nærvær av ansvarlige voksne som er glad i dem. Gode nærmiljøer med mulighet for aktivitet og rekreasjon fremmer folkehelsen. Folkehelseperspektiver skal vektlegges i utviklingen av tjenester og tiltak til byens befolkning. Skolen er en viktig arena for å jobbe med folkehelse, og Utdanningsetaten vil få oppdrag knyttet til dette når Folkehelseplanen er behandlet politisk. Byrådet vil avgi en ny Folkehelseplan for Oslo kommune for Hovedmålet for folkehelsearbeidet i den nye planperioden skal være at innbyggerne opplever god helse og trivsel, uavhengig av hvem de er og hvor de bor i Oslo. Hovedsatsingene for folkehelseplanen er: Trygg og sunn oppvekst for alle barn og unge En grønn og aktiv by som fremmer fysisk og psykisk helse En inkluderende by som fremmer deltakelse og medborgerskap Tidlig innsats Målrettede tiltak med sikte på å mestre eget liv har større muligheter for å lykkes jo tidligere de settes inn. Det er viktig at tjenestene tidlig etablerer et godt samarbeid med dem det gjelder. Dette er uavhengig av alder, og hvilke utfordringer og behov den enkelte har. Tjenestene skal arbeide for å forebygge og avdekke vold og overgrep, og samarbeide med den enkelte. I Barnehjernevernet skal Helseetaten sammen med bydelene styrke kompetansen om vold, overgrep og generasjonsoverførte traumer. I samarbeidet mellom Velferdsetaten, Barne- og 12

13 familieetaten og Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester skal en felles innsats for å få til kompetanseløft både i faglig praksis og mht. organisering og samhandling vurderes. Det er satt i gang et arbeid med å utvikle et felles kunnskapsgrunnlag i regi av Barnehjernevernet der virksomheter som arbeider for og med barn medvirker. Bydelenes og etatenes engasjement i dette er viktig. Integrering Kommunens virksomheter skal være pådrivere i implementering av byrådssak «Oslo kommunes innsats knyttet til mottak av asylsøkere og integrering av nyankomne flyktninger». Aldersvennlig by En aldersvennlig by er et inkluderende og tilgjengelig urbant miljø som fremmer aktiv og sunn aldring. Oslo kommune skal være en aldersvennlig by. Det krever bevissthet og innsats fra alle sektorer, bydeler og etater, og fra frivillig sektor. Å være en aldersvennlig by betyr blant annet at man må tenke alder og tilgjengelighet i alt man gjør: Blir det lettere å bevege seg rundt for eldre og for små barn? Blir det lettere å møte andre mennesker? Får alle mulighet til å delta? Kan også mennesker med funksjonsnedsettelser bo og leve her? Slike spørsmål må man stille systematisk, og man må involvere de menneskene som kjenner problemene på kroppen, i planlegging og gjennomføring. Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser Oslo kommunes handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelse bygger på prinsippene om normalisering, likestilling og inkludering. Helseetatens innhentede råd fra mennesker med nedsatt funksjonsevne og familien er lagt til grunn for arbeidet. Planen har som mål å legge forholdene til rette for at mennesker med funksjonsnedsettelser skal kunne leve et mest mulig aktivt og selvstendig liv. I utvikling av tjenestene skal det tilrettelegges for arbeid, bolig og aktivitetstilbud. Barne- og familieetaten spesielt Barnehjernevernet Barnehjernevernet er en tverrgående satsing som primært er rettet mot de tjenestene som arbeider med de yngste barna og deres familier, fra svangerskap til seks års alder. Ambisjonen er at Oslo kommune skal forebygge, oppdage og hjelpe barn som opplever omsorgssvikt, vold, rus og seksuelle overgrep. Tjenestene skal ha et felles kunnskapsgrunnlag om barn i alderen 0-6 år, komme tidlig inn og sette inn tilstrekkelig hjelp. Arbeidet skal være bygd på et kjærlig og positivt syn på barn og på FNs konvensjon om barns rettigheter. Erfaringer og verdier fra utviklingsarbeidet Mitt Liv i barnevernet skal legges til grunn. Kunnskap fra barna selv og medarbeideres erfaring skal, sammen med forskningskunnskap, brukes i utvikling av beste praksis og gode relasjoner rundt barna. Øke det kommunale tjenestetilbudet Byrådet forutsetter at bydelene, i samarbeid med barnet/ungdommen, velger tiltak som er i samsvarer med det enkelte barnets behov. Det er et mål for byrådet å øke andelen barneverntiltak som utføres av kommunale og ideelle aktører. Bydelene er bedt om å ta hensyn til dette ved planlegging av tiltak. Byrådet forventer at en økt etterspørsel av kommunale tiltak vil skape grunnlag for å etablere nye kommunale tiltak og/eller utvide eksisterende tiltak. 13

14 Barne- og familieetaten bes om å ta hensyn til dette i sin planlegging av hvordan det kommunale tilbudet skal videreutvikles. Rekruttering av fosterhjem Etaten har en viktig oppgave med å rekruttere fosterhjem til bydelene. Det er en utfordring å skaffe nok fosterhjem, og ventetiden på fosterhjem kan være lang. Det er ønskelig at så mange som mulig av de barna som må flytte i fosterhjem flytter til et fosterhjem i barnets familie eller nære nettverk, og det er bydelen selv som står for rekruttering av slike fosterhjem. Lykkes bydelene i å finne et fosterhjem i barnets familie eller nære nettverk, vil etterspørselen etter fosterhjem fra etaten kunne avta, og ventetiden på å få et fosterhjem fra etaten vil kunne reduseres. Ved utgangen av 2015 bodde 21 % av barna i Oslo som var flyttet til fosterhjem i et fosterhjem i barnets familie eller nære nettverk. Gjennomsnittet for landet var 27 %. Dette indikerer at det finnes et uutnyttet potensiale for å rekruttere fosterhjem i barnets familie og nære nettverk i bydelene. Mange av bydelene har dette som en av flere tiltak i arbeidet for å skaffe gode alternativer når barn og unge må flytte ut av hjemmet. Etatens kompetanse på rekruttering, opplæring og veiledning i fosterhjem skal stilles til disposisjon for bydelene når de jobber med å rekruttere fosterhjem til et konkret barn i barnets familie og nære nettverk, og også i bydelenes mer generelle rekrutteringsarbeid i den utstrekning bydelene uttrykker behov for det. Kompetanseetat Etaten skal være pådriver i utviklingen av relevant barnevernkunnskap. Dette både i tilknytning til Barnehjernevernets kunnskapsgrunnlag for de yngste barna, og for det generelle arbeidet som gjøres i barneverntjenestene og i etatens egne tilbud og tiltak. Barne- og familieetaten skal bistå bydelene med kompetanse når bydelene rekrutterer fosterhjem i barnets nærmiljø, nettverk og familie. I forbindelse med rekruttering, oppæring og senere veiledning skal etaten være oppmerksom på å forebygge og avdekke vold og overgrep. Etaten skal inngå faglige partnerskap med forsknings- og kunnskapsmiljøer og utvikle nye tiltak og arbeidsmetoder. Etaten skal særskilt utvikle tiltak som kan være alternativer til tradisjonelle fosterhjem. Lærlinger - læreplasser Det forventes at etaten tilbyr 2 læreplasser i Styringsdialog og resultatoppfølging 5.1 Styringsdialog og møteplan Styringsdialogen tar utgangspunkt i kommunens prinsipper for virksomhetsstyring og skal bidra til effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Risikostyring og internkontroll er integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde vil være et fast tema i styringsdialogen i tillegg til gjennomføringsevne og måloppnåelse. 14

15 I tillegg til oppfølging av tildelingsbrevet er også følgende sentralt i styringsdialogen: Sektordirektørmøter Det gjennomføres jevnlige sektordirektørmøter for hele EHS-området. Møtene skal prioriteres av EHS-sektorens toppledere. Etatsstyringsmøter Det avholdes jevnlige møter mellom byrådsavdelingen ledelsen i etaten. Det settes opp dagsorden og skrives referat fra møtene. Møteplan 1. halvår 2017: Mandag 6. februar Mandag 6. mars Mandag 3. april Mandag 8. mai Mandag 19. mai Ledersamtaler Det gjennomføres ledersamtaler årlig. Oppfølging av tildelingsbrevet vil være et sentralt tema i ledersamtalene mellom kommunaldirektøren og etatsjefen i 1. kvartal Medarbeidersamtaler Det skal gjennomføres medarbeidersamtaler med alle medarbeidere hvert år. 5.2 Rapportering og resultatoppfølging Det skal rapporteres i samsvar med Oslo kommunes økonomireglement. Dette skjer i hovedsak gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og gjennom statlige rapporteringskrav. Det vises til årlig rundskriv samt fellesskriv. Resultatoppfølging - risikohåndtering Endring i risikovurdering og risikobilde er et fast tema i styringsdialogen som ellers vil fokusere på resultater og gjennomføring. Barne- og familieetaten forventes å ha oversikt over økonomisk risiko, gjennomføringsrisiko og en plan for korrektive tiltak ved eventuelle uforutsette hendelser. Resultatoppfølgingen skal være en løpende evaluerings- og korreksjonsprosess hvor byrådsavdelingen og etaten får svar på om målformulering, strategier og tiltak mv har vært hensiktsmessige. Læring og kontinuerlig forbedring skal være et siktemål for styringsdialogen. Gjennomgang av rapporteringer forenklingsarbeid Rapporteringskrav skal vurderes kritisk. Med utgangspunkt i en aktiv styringsdialog og reell oppfølging, skal virksomhetene i løpet av 2017 ha en gjennomgang av rapporteringer knyttet til sin virksomhet og i dialog med sin byrådsavdeling vurdere forenklinger og mulighet for å redusere antall rapporteringer. Det inviteres til en dialog og et samarbeid om områder og metoder for mer kvalitativ rapportering der det gir bedre innsikt i utviklingen av tjenestene. Kvalitetssikring av rapportering 15

16 Byrådsavdelingen forutsetter at etaten har etablert rutiner for kvalitetssikring av alle data som er del av et rapporteringssystem enten til byrådet eller staten. For å bedre kvaliteten på KOSTRA-tallene forutsettes at virksomhetens konteringspraksis vedr bruk av funksjon 120/420 Administrasjon er i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans, jf rundskriv 25/2013. Virksomheten forutsettes også å sikre riktig kontering av utgifter til konsulenttjenester. Realistiske prognoser knyttet til vedtatt budsjett skal meldes ved hver periodeavslutning. ****** Vi ser frem til et konstruktivt samarbeid om felles mål og utfordringer i Med vennlig hilsen Endre Sandvik kommunaldirektør Nina Backer-Røed seksjonssjef Godkjent og ekspedert elektronisk Vedlegg: Tiltaksskjema Kopi til: Byrådsavdeling for finans Bydelene Sykehjemsetaten Helseetaten Velferdsetaten 16