Oslo kommune Byrådsavdeling for næring og eierskap

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for næring og eierskap Boligbygg Oslo KF Postboks 1192 Sentrum Wergelandsveien OSLO Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Carl Ingar Hole 121 Dato: TILDELINGSBREV 2018 FOR BOLIGBYGG OSLO KF Innhold 1. Innledning Fellesføringer Føringer for sektoren og/eller virksomheten Føringer for sektoren Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Budsjettforutsetninger Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risikovurdering Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Tiltak i klimabudsjett Oppdrag Styringsdialog og resultatoppfølging Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Byrådsavdeling for næring og eierskap Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

2 1. Innledning Boligbygg Oslo KF (BBY) skal være et sosialt virkemiddel for å fremskaffe boliger til de målgrupper kommunen til enhver tid ønsker å tilgodese med boliger. Foretaket skal eie og forvalte boliger på vegne av Oslo kommune etter forretningsmessige prinsipper. Foretaket skal ivareta bygningsmassen gjennom forsvarlig drift, forebyggende vedlikehold, kontinuerlig utvikling og god forvaltning. Dette brevet beskriver byrådsavdeling for næring og eierskaps (NOEs) forventninger til og krav og føringer for BBY for 2018, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Byrådsavdelingen forutsetter at foretaket i sine investeringsprosjekter følger Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (jf. byrådssak 1038/14). I tillegg til oppfølging av bystyrets budsjettvedtak og verbalvedtak forutsetter byrådsavdelingen at BBY følger opp andre vedtak i saker som gjelder BBY. Det forutsettes at foretaket holder seg orientert om nye vedtak i løpet av året. Brevet er en operasjonalisering av Sak 1, ikke bare det som angår virksomheten alene, men også det som er felles for alle virksomheter. Tildelingsbrevet skal ikke og kan ikke omfatte alt som gjøres i virksomheten. Eventuelle uklarheter rundt dette tas opp i styringsdialogen. Byrådsavdelingen understreker at BBY skal drive sin virksomhet innenfor rammene av de til enhver tid gjeldende lover, avtaler, fullmakter, rutiner og instrukser samt kommunens etiske regler og verdigrunnlag. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos foretakets styre. 2. Fellesføringer Generelt Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene skal inngå som en del av styringsdialogen mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. gjennom grønne anskaffelser og etterspørre klimavennlige løsninger. Klimagassutslipp skal reduseres med 36 % 2

3 innen 2020 sammenlignet med 1990-nivå. 1 Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1 kapittel 2 som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Virksomhetene har også en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Det forventes at virksomhetene bidrar i planleggingen og forberedelsen til Oslo som Europeisk miljøhovedstad i Kommunikasjon åpenhet innbyggerinvolvering Oslo kommune skal kommunisere helhetlig, åpent, profesjonelt og moderne. Det skal tydelig fremgå at det er Oslo kommune som står bak tjenester, prosjekter og opplevelser. Alle virksomheter har et ansvar for å bidra til åpenhet. Kommunens virksomheter skal innen publisere postjournal i einnsyn og legge frem en forpliktende plan for fulltekstpublisering. Virksomhetene skal også følge opp ny overordnet kommunikasjonsstrategi for kommunen som vil bli vedtatt i I tråd med blant annet byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse skal innbyggernes behov danne utgangspunkt for hvordan kommunen utvikler og tilbyr tjenester. Bystyret har vedtatt at Oslo skal være en foregangskommune på medvirkningsprosesser. 2 Alle virksomheter har et ansvar på sitt område. Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitalisering. Alle virksomheter skal bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Brukerfokus og brukeropplevelsen skal legges til grunn i virksomhetenes arbeid med digitalisering. Innbyggernes behov for tjenester skal være førende for arbeidet. Digitale tjenester som tilbys skal bygge på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Arbeidet med å planlegge og å realisere fremtidige gevinster er virksomhetenes ansvar. Effekt av kommunens investeringer er tett knyttet til endring av arbeidsprosesser og bruk av digital teknologi. Gevinstrealisering må gjennomføres på en systematisk måte. Det vektlegges at erfaringene som er gjort i Program for elektroniske tjenester blir benyttet i det videre arbeidet med digitalisering av kommunen. Informasjonssikkerhet personvern Alle virksomheter må etablere nødvendig internkontroll og dokumentere behandlingen av sine personopplysninger (behandlingsoversikt), slik at kommunen kan etterleve den nye personopplysningsloven som trer i kraft fra mai Ledelsens årlige gjennomgang av informasjonssikkerhet skal rapporteres til byrådsavdelingen innen 1.oktober Anskaffelser og arbeidskriminalitet Vi viser til byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi, som vil følges av en overordnet implementeringsplan for å sikre forankring og aktiv gjennomføring av strategien i virksomhetene. Anskaffelser skal brukes aktivt som virkemiddel til å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Anskaffelser skal også benyttes strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Virksomhetene må 1 Klimamålet er nedjustert som følge av at statens fremdriftsplan for realisering av fullskala CO2-fangst er forskjøvet. 2 Bystyrevedtak sak 195 Privat forslag av fra Espen Ophaug (V) og Odd Einar Dørum (V) om medvirkningsprosesser i Oslo kommune. 3

4 sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Samfunnssikkerhet og beredskap Vi viser til overordnet ROS-analyse for Oslo kommune, jf. byrådssak 1108/17 Kommunalt risikobilde 2017 med handlingsplan, som skal danne grunnlag for lokale ROS-analyser og beredskapsplaner i den enkelte virksomhet. Alle virksomheter skal ha jevnlige beredskapsøvelser og gjennomføre evaluering der risikobildet og virksomhetens egenart tilsier det. HR- og HMS-området Oslo kommune skal være en attraktiv, mangfoldig og fremtidsrettet arbeidsgiver. Virksomhetene skal aktivt bidra til å utvikle en organisasjon som blant annet vektlegger arbeid med nærvær, heltidskultur, åpenhet, etiske regler og et godt og forsvarlig arbeidsmiljø. Konsulentbruken skal begrenses til det som er absolutt nødvendig. 3. Føringer for sektoren og/eller virksomheten 3.1 Føringer for sektoren Eiendomsforetakene skal legge til rette for en best mulig kommunal tjenesteproduksjon. Dette gjøres ved å bygge og forvalte eiendommene, slik at byggene og anleggene, er best mulig tilpasset formålet og brukerne. Det skal legges vekt på universell utforming for å sikre tilgjengelighet for alle grupper. Oslo kommune skal forvalte og drifte kommunale bygg og anlegg slik at de er godt egnet til formålet og for brukerne. Det innebærer blant annet at foretakene skal arbeide for å opprettholde realverdien av kommunens eiendommer. Foretakene skal gjennomføre tilstandsanalyser og benytte felles standard ved utarbeidelse av oversikt over forbruket til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV), jf. Kommunerevisjonens rapport Verdibevarende vedlikehold 02/2016. Byrådsavdelingen vil følge opp dette arbeidet i Oslo kommune er en av landets største innkjøpere og investerer hvert år betydelige beløp i bygg. Det er derfor viktig at alle foretakene lærer av hverandre og bruker sin innkjøpsposisjon til å sikre innovasjon og smarte bygg til riktig kostnad. Det er videre viktig at kontraktene som inngås sikrer gode arbeidsforhold, godt læringsmiljø og hindrer arbeidskriminalitet. BBY skal sørge for at pålegg fra Arbeidstilsynet følges opp i henhold til fastsatte frister. Som understreket under pkt. 2 ovenfor skal bruk av eksterne konsulenttjenester i Oslo kommune begrenses, og foretakene må derfor ha et bevisst forhold til om bruk av slike tjenester er nødvendig eller om oppgavene kan løses på andre måter. Byrådsavdelingen har økt oppmerksomhet om korrekt håndtering av mva.-utgifter og vil følge opp dette overfor foretakene. Kommunens virksomheter skal innen publisere postjournal i einnsyn og legge frem en forpliktende plan for fulltekstpublisering. Vi ber om at dette arbeidet prioriteres. Gjennomføring av Oslomodellen og arbeidet mot arbeidslivskriminalitet er viktige satsingsområder for byrådet. Byrådsavdeling for finans (FIN) har i sitt tildelingsbrev til Utviklings- og 4

5 kompetanseetaten (UKE) bedt UKE om både å bistå og følge opp virksomhetenes oppfølging av Oslomodellen og arbeidskriminalitet. Vi ber om at arbeidet mot arbeidslivskriminalitet fortsetter i samarbeid med UKE. Foretakene skal stille krav om bruk av lærlinger på fagområder med et klart definert behov for læreplasser i samsvar med byrådssak 1057/17. Arbeidere på kommunens kontrakter skal registrere seg inn i kommunens nye elektroniske registreringssystem HMSREG. Foretakene skal stille krav i kontraktene om registrering i HMSREG for nye prosjekter, og oppfordre til slik registrering for prosjekter der kontraktene ble inngått før implementering av Oslomodellen. Internkontroll og forebygging av korrupsjon og misligheter Byrådsavdelingen vil understreke betydningen av at BBY har gode rutiner for internkontroll og at foretakene har et bevisst forhold til risikostyring. Alle foretakene ble høsten 2017 bedt om foreta en gjennomgang og vurdere arbeidet med internkontrollrutiner med fokus på forebygging av korrupsjon og misligheter, risikostyring og andre forhold som er nødvendig for å ivareta kommunens og foretakenes interesser. Herunder ble det bedt om en redegjørelse for hvilke tiltak som allerede er implementert, en identifisering og vurdering av potensielle risikoområder og eventuelt hvilke nye tiltak som vil iverksettes. Byrådsavdelingen har mottatt foretakenes tilbakemeldinger. Dette vil bli fulgt opp med et seminar med styrene og daglig ledelse i foretakene i 2018 for en gjennomgang av innspillene samt gjennomgang av interne og eksterne regelverk, dette med sikte på læring og utvikling av beste praksis. Deretter vil virksomhetene bli bedt om å foreta en samlet gjennomgang og revisjon av sine internkontrollrutiner. Dette vil også følges opp i den formelle styringsdialogen. 3.2 Føringer for Boligbygg Oslo KF Byrådsavdelingen viser til at styret i Boligbygg Oslo KF har igangsatt granskning av Boligbyggs kjøp av kommunale boliger i perioden og at det er innført stans av nye kjøp inntil det er etablert nye rutiner for kjøp av boliger. Byrådsavdelingen ber om at styret i Boligbygg i løpet av 2018 fremmer forslag til nye rutiner for kjøp av eiendom og plan for hvordan kjøpsoppdraget skal gjenopptas. Plan for oppstart av kjøpsaktiviteten og nye rutiner for kjøp av eiendom skal avklares med byrådsavdelingen. 4. Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak 4.1 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Byrådsavdelingen viser til kommunelovens 71 som definerer daglig leders særlige ansvar for regnskapsføring, formuesforvaltning og intern kontroll, og kommunelovens 67 som definerer styrets ansvar for foretakets samlede virksomhet inkludert tilsyn med daglig leder. Styret har plikt til å iverksette tiltak hvis nødvendig for å overholde eller oppfylle budsjettforutsetningene, herunder holde byråden løpende orientert om alle forhold av betydning, ref. økonomireglementet og Instruks 5

6 for virksomhetsstyring. Overføring Drift Kap / Artsgr Regnskap 2016 Beløp i 1000 kr Dok 3 Budsjett Boligbygg Oslo KF - overføring (NOE) 14 Overføringsutgifter Sum utgifter Sum inntekter Netto utgifter Investering Boligbygg Oslo KF - overføring (NOE) P ros jektnummer og navn : Bu d s jett 2018 Bu d s jett 2019 Bu d s jett 2020 Bu d s jett 2021 Til 2022 og s en ere Byg g es tart - ferdig kv/år In ves terin g s tils ku d d - Om s org Bolig tils ku d d van s kelig s tilte BBY - Tils ku d d til reh ab. av led ig e b yg g S um inves tering s utg ifter S u m ka p itte l fin a n s ie rin g G e n e re ll fin a n s ie rin g fra b y ka s s e n (in kl. fo n d ) Driftsbudsjettet Kap / Artsgr. Regnskap 2016 Beløp i 1000 kr DOK 3 Budsjett Boligbygg Oslo KF (NOE) Netto driftsresultat Spesifikasjon av overføringskravet: renter Renter BBY overf Overføringskrav BBY Sum

7 Endringer fra Dok3 2017: Notat Dok : Overføringskrav BBY B-2018 SK: BBY - redusert overføringskrav - vedlikeholdsetterslep Investeringsbudsjettet Kap / Artsgr. Regnskap 2016 Beløp i 1000 kr DOK 3 Budsjett Boligbygg Oslo KF (NOE) Sum investeringsutgifter Sum finansiering Investeringsbudsjettet Budsjett 2018 Budsjett 2019 Beløp i 1000 kr Budsjett Budsjett Prosjektnr 055 Boligbygg Oslo KF (NOE) Rehabiliterings-/utviklingsprosjekter Kjøp av eiendom Ufordelt Omsorg Ufordelt avsetn. boliger til vanskeligstilte Brannsikring kommunale boliger Kap/rehab/nybygg Omsorg Rehab/nybygg boliger for vanskeligstilte Kjøp av boliger for vanskeligstilte Rehab. ledige bygg BBY Sum investeringsutgifter Tilskudd fra bykassen Tilskudd fra staten Lån i Lånefondet Salg av eiendom Refundert investeringsmva Sum finansiering Prosjektnr Rehab/nybygg boliger til vanskeligstilte fordeles på følgende prosjekter: Beløp i kr Ferdigstillelsramme P Kostnads- Bevilget tom Kap 055, prosjektnr Trasoppveien Enebakkveien - Løvset SUM

8 Prosjektnr Kjøp/rehab/nybygg Omsorg+ fordeles på følgende prosjekter: Kap 055, prosjektnr Ferdigstillelse Kostnadsramme P85 Bevilget tom 2017 Øyvinds vei Beløp i kr SUM Budsjettforutsetninger Tallbudsjett og mål skal ses i sammenheng. BBYs pågående aktiviteter og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2018forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Investeringsprosjektene forutsettes gjennomført innenfor den styringsrammen foretaket får seg tildelt. I tilknytning til revidert budsjett 2018 kan forslag om budsjettmessige justeringer fremmes. Prosjekter som har gjennomgått kvalitetssikring (KS2) og som er vedtatt igangsatt legges inn med egen kostnadsramme (P85) og budsjett for Dersom prosjektet løper over flere år vil periodisert budsjett fremkomme i byrådets budsjettforslag (Sak 1) for Byrådsavdelingen vil komme tilbake med nærmere frist for innspill til revidert budsjett, men foreløpig kan det legges til grunn at innspillene skal oversendes til NOE i månedsskiftet mars/april Alle innmeldte prosjekter skal være avklart og omforent med operativ bestiller. Konsekvenser for andre deler av budsjettmaterialet må avklares og oppdatert materiale oversendes for omfang som blir berørt Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteens behandling av byrådets årsberetning for 2017, der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2017 skal følges opp. Følgende verbalvedtak og flertallsmerknader følges opp i 2018 og foretaket rapporterer til byrådsavdelingen i kvartal- og tertialrapportering og årsberetning: H44 Vakanstid i kommunale utleieboliger Bystyret ber byrådet arbeide for at ingen kommunale utleieboliger står ledig i mer enn åtte uker. Det kan gjøres unntak for ledighold som skyldes større rehabiliteringsarbeid. Bystyret ber byrådet rapportere om gjennomsnittlig tildelingstid i årsrapporten. Kommentar: BBY bes utarbeide hensiktsmessig rapportering slik verbalvedtaket beskriver. F23 Opprettelse av flere fulltidsstillinger Bystyret ber byrådet opprette flere fulltidsstillinger. F24 Personalpolitikk for redusering av sykefravær Bystyret ber byrådet gjennom sin personalpolitikk redusere sykefraværet. F21A/2015 Bekjempelse av skatteunndragelse og arbeidslivskriminalitet Oslo kommune skal bekjempe skatteunndragelse og annen arbeidslivskriminalitet gjennom aktiv 8

9 bruk av anskaffelsesprosessen til å stille tydelige krav til leverandører om overholdelse av skatteregler og innrapporteringsrutiner. Byrådet bes jevnlig orientere bystyrets organer om fremdriften i dette arbeidet. B1/2010 Utskifting av oljefyranlegg i egne bygg/anlegg Boligbygg Oslo KF, Omsorgsbygg Oslo KF og Undervisningsbygg Oslo KF er ansvarlig for utskiftning av oljefyranleggene i egne bygg/anlegg, og det skal beregnes husleie av investeringskostnadene med fradrag av mva refusjon og støtte fra ENOVA. Byrådet bes i forbindelse med årsberetningene og i forbindelse med de årlige fremleggelsene av budsjettforslagene redegjøre for status knyttet til utskifting av oljefyringsanlegg som benytter fossile drivstoff, herunder fremdrift når det gjelder å skifte ut alle kommunale oljefyrer innen utgangen av 2011 og utskifting av alle private oljefyrer innen S17/2010. Nullutslipp og klimanøytral bilpark Ved utskifting av kommunens bilpark skal det som hovedregel anskaffes tjenestebiler med nullutslippsteknologi eller klimanøytrale drivstofftyper. Dette omfatter alle anskaffelser knyttet til både kjøp og inngåelser av leieavtaler. S40/2008 Universell utforming Byrådet bes rapportere til bystyret årlig om oppfølging og fremdrift i planene om universell utforming, særlig knyttet til kollektivtrafikk og bygninger. Rapporteringen må skje i forbindelse med virksomhetenes og byrådets årsberetning Risikovurdering Virksomheten skal vurdere risiko med hensyn til gjennomføring og leveranser som angis i tildelingsbrevet. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen, se også pkt Virksomheten må iverksette tiltak som kan redusere risiko for at mål ikke nås og at oppdrag ikke kan leveres innen angitte frister. 4.2 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Foretaket skal realisere følgende mål, jf. Sak 1/2018. Mål 5 Oslo kommune skal forvalte og drifte kommunale bygg og anlegg slik at de er godt egnet til formålet og for brukerne. Resultat 2015 Resultat 2016 Resultat 2017 Måltall 2018 Resultatindikatorer Sluttkostnad delt på samlet styringsramme for samlet portefølje av ferdigstilte bygg 1) 0,86 0, Andel prosjekter ferdigstilt innen avtalt tid 40 % 50 % 100 % 100 % Andel nye bygg som tilfredstiller passivhusstandard 0 % 0 % 100 % 100 % Andel ledighet 4,6 % 4,8 % 4,0 % 4,0 % 1) Samlet sluttkostnad for prosjektene skal ikke overstige samlet styringsramme for porteføljen, det vil si at samlet sluttkostnad delt på samlet styringsramme er 1 for porteføljen. Prognose for sluttkostnad benyttes dersom sluttrapport ikke er ferdig utarbeidet. Resultatindikatorene gjelder overleverte prosjekter siste tre år. 9

10 4.2.1 Tiltak i klimabudsjett 2018 Byrådets mål: Redusere klimagassutslippene med 36 % innen % i 2030 sammenlignet med nivå Tiltak: - Legge om til nullutslippskjøretøy og biler på biodrivstoff i kommunens egen kjøretøypark - Fossilfrie /utslippsfrie anleggsplasser ved nye kommunale bygg og byggeplasser Resultatindikator Andel nullutslipps tjenestebiler under 3500 kg jf. Klimabudsjettet Andel nullutslippskjøretøy og kjøretøy på biodrivstoff over 3500 kg, jf. Klimabudsjettet Antall fossilfrie byggeplasser/totalt antall byggeplasser 1) 1) Gjelder ikke rehabiliteringsprosjekter Resultat 2015 Resultat 2016 Resultat 2017 Måltall % 100 % 100 % 4.3 Oppdrag Følgende områder angis for særskilt oppfølging for foretaket i 2018: Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (byrådssak 1038/14) sier at konseptvalgutredninger (KVU) er bestillers ansvar. Det fremgår imidlertid også at operativ utfører skal bistå etter anmodning fra operativ bestiller med konseptvalgutredning for det som gjelder alternativutredning, gjennomføringsmodell og kostnadsestimater. Det legges til grunn følgende: I KVU-fasen i investeringsprosjekter skal alternativutredning med kostnadsanalyse, fremdriftsplan og gjennomføringsstrategi gjennomføres av foretakene. BBY må sørge for å ha tilstrekkelig styringsinformasjon om bygningenes tilstand og utvikling gjennom langtidsplaner for verdibevarende vedlikehold som også inneholder planer for å ta igjen vedlikeholdsetterslep og oversikt over forbruk på FDV. BBY skal gjennomføre tilstandsanalyser og vurderinger av om eiendomsmassen er hensiktsmessig i forhold til brukernes etterspørsel og i forhold til bygningenes standard, kvalitet og verdiutvikling. BBY skal avlegge sluttrapporter for bygg- og anleggsprosjekter. Styregodkjente sluttrapporter skal sendes overordnet byrådsavdeling. BBY skal utarbeide oversikt over kapitalkostnad til byrådsavdelingen når husleie for bygg bortfaller. Det kan skje ved salg/avhending eller ved rehabilitering. BBY skal gjøre seg kjent med og drive virksomheten i tråd med Oslo kommunes verdier og etiske reglement. BBY skal gjøre lokal varslingsordning kjent i virksomheten. BBY skal gi en beskrivelse av hvordan foretaket arbeider med universell utforming og kostnadskartlegginger som ev. finnes knyttet til dette. Eiendomsforetakene skal i sine prosjekter under budsjettet for energieffektiviseringstiltak dokumentere besparelsene, i kroner og kwh/kvm. Byrådsavdelingen ber om at eiendomsforetakene sammen innen , utarbeider forslag til modell/metode for hvordan energibesparelsene kan dokumenteres. 10

11 5. Styringsdialog og resultatoppfølging 5.1 Styringsdialog og møteplan I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. I henhold til byrådssaken skal byrådsavdelingene og virksomhetene «vurdere rutiner, delegering, kontroll og oppfølging. Særlig vekt bør det legges på hvordan styringsdialogen gjennomføres, på gode beslutningsgrunnlag og samarbeid på tvers.» Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. Det vises for øvrig til pkt. 3 ovenfor. Føringene i kapittel 2 skal også tas opp i dialogen. Foretaksoppfølging Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Endring i risikovurdering og risikobilde vil være et fast tema i styringsdialogen som ellers skal ha fokus på resultater og gjennomføringskraft. Dette stiller blant annet krav til god samordning og kommunikasjon ansvarsnivåene imellom. Videre vil utviklings- og effektiviseringsarbeidet, jf. kap. 2, inklusiv miljøbevissthet i hverdagen det å sette miljø på dagsorden der det er relevant i daglig drift være fast tema i styringsdialogen. Det avholdes ordinært foretaksmøte 11. april Dagsorden sendes ut ca. to uker før møtet. Ved behov vil det bli avholdt ekstraordinære foretaksmøter. I tillegg planlegges det avholdt to kontaktmøter med foretakene gjennom året. Det vises for øvrig til vedlagt styringskalender for oversikt over planlagte møter. 5.2 Rapportering og resultatoppfølging BBY skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2018, Økonomireglementet for 2018 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Det forventes at BBY foretar en risikovurdering av mål og måltall i forkant av hvert foretaksmøte/kontaktmøte. Tiltak skal ha effekt på måloppnåelsen. Områder som vurderes som gule eller røde, eller som virksomheten mener at byrådsavdelingen bør kjenne til, skal det rapporteres om. Rapporteringen skal også beskrive eventuelle risikoreduserende tiltak virksomheten gjennomfører eller planlegger. ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2018! 11

12 Med hilsen Kjetil Lund byråd for næring og eierskap Godkjent elektronisk Vedlegg: 1. Styringskalenderbby2018.docx Vedlegg: Budsjettkalender 12