Oslo kommune Oslo Havn KF

Transkript

1 Oslo kommune Oslo Havn KF MØTEINNKALLING Havnestyre Møtested: Havnestyresalen, skur 38, Vippetangen Møtetid: kl. 16:00 Forfall meldes til utvalgssekretær Lise M. Bye, tlf E-post: Varamedlemmer møter kun ved særskilt innkalling. Sakspapirer er lagt inn i Admincontrol. Innkalling er sendt til havnestyrets medlemmer og varamedlemmer.

2 Havnestyresaker Innhold Lukket I Protokoll fra havnestyrets møte II III IV Avgradering av saker Rapport vedr. bruk av fullmakter Habilitet V ST 15/19 Havnestyresaker til behandling Tildelingsbrevet forventninger, krav og føringer fra NOE ST 16/19 Budsjett 2020, inkl. budsjettjustering investering 2019 X ST 17/19 Strategiplan for Oslo Havn KF ST 18/19 ST 19/19 ST 20/19 Ruter - revidert avtale om øybrygger på grunn av ønske om elektrifisering av øybåtsambandet Utskifting av STS-kran 509 hos Yilport Delstrategi kommunikasjon for Oslo Havn KF ST 21/19 Oslo Havn KFs reiseaktivitet 2019 ST 22/19 Orientering av NOEs cruiseinitiativer ST 23/19 HAV Eiendom AS - kriterier for styresammensetning X ST 24/19 Oppstart av forvaltningsrevisjon om virksomhetsstyring med vekt på økonomisk internkontroll i Oslo Havn KF ST 25/19 Filipstad X ST 26/19 VI Atkomst til fergeterminal på Vippetangen som konsekvens av ny brannstasjon Eventuelt X X

3 Oslo Havn KF Havnedirektøren Utv. nr. Utvalg Møtedato 15/19 Havnestyre Saksbehandlende avdeling: Saksbehandler / stilling: Stabsavdelingen Solveig Eikeland / stabsdirektør Dato: Saksnummer: 2017/885 Arkivref: 720/2019 Sak: Tildelingsbrevet forventninger, krav og føringer fra NOE Saken gjelder: Som en del av kommunens styringsdialog mottar Oslo Havn KF årlig et tildelingsbrev fra byrådsavdelingen. Tildelingsbrevet beskriver forventninger, krav og føringer for virksomheten inneværende år og skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Saken behandles i havnestyret iflg.: Det er havnestyret som er ansvarlig for oppfølging av tildelingsbrevet. Saksansvaret for de ulike forventninger, krav og føringer er fordelt mellom de ulike avdelingene i HAV. Vedlagt følger en oversikt over årets rammer fra byrådsavdelingen fordelt på hvilke avdelinger som har saksansvaret for de enkelte punktene i tildelingsbrevet. HAV har utarbeidet konsept for mål- og virksomhetsstyring internt og har innarbeidede prosesser og rutiner for en velfungerende styrings- og ledelsesprosess for å nå planlagte mål, krav og føringer. De ulike avdelingene har derfor siden mottak av tildelingsbrevet inkorporert aktuelle saksansvarsområder i sine planer og jobber systematisk og suksessivt for å gjennomføre nødvendige tiltak og prosjekter iht. årets tildelinger. Ordinært foretaksmøte mellom HAV og NOE er planlagt gjennomført 11. april Det forventes at det gjennomføres en risikovurdering av mål og måltall i forkant av hvert foretaksmøte/kontaktmøte. Tiltak skal ha effekt på måloppnåelsen. Områder som det vurderes å være knyttet moderat eller betydelig risiko til, eller som virksomheten mener at byrådsavdelingen bør kjenne til, skal det rapporteres om. Rapporteringen skal også beskrive eventuelle risikoreduserende tiltak virksomheten gjennomfører eller planlegger. Havnedirektørens vurderinger: Tildelingsbrevet er blant annet utformet med bakgrunn i HAVs budsjettforslag i inneværende økonomiplanperiode. Det forventes at status på oppfølgingspunktene i tildelingsbrevet rapporteres gjennom dialogmøter med NOE. I tillegg rapporterer HAV i faste intervaller til byrådsavdelingen gjennom tertial- og kvartalsrapporter, årsberetning samt andre fastlagte

4 Oslo Havn KF Side: 2 rapporteringsrutiner. All rapportering legges også frem for havnestyret i nevnte, planlagte løp. Første rapportering på innholdet i tildelingsbrevet gjennomføres i forbindelse med 2.tertialrapportering. Havnedirektørens forslag til vedtak: Havnestyret tar saken til orientering. Ingvar M. Mathisen havnedirektør Solveig Eikeland stabsdirektør Vedlegg: 1 Tildelingsbrev for Oslo Havn KF Styringskalender HAV SE Tildelingsbrevets ansvarsområder 2019

5 Oslo kommune Byrådsavdeling for næring og eierskap Styret i Oslo Havn KF Postboks 230 Sentrum Skur 38 Vippetangen 0103 OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Ragnhild Møller-Stray, TILDELINGSBREV FOR OSLO HAVN KF 2019 Innhold 1. Innledning Fellesføringer Føringer for foretakene Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risiko og risikostyring Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Tiltak i klimabudsjett Styringsdialog og resultatoppfølging Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Arbeid med budsjett Byrådsavdeling for næring og eierskap Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

6 1. Innledning Oslo Havn KFs (HAV) formål er å sørge for en effektiv og rasjonell havnedrift for å tilrettelegge for effektiv og miljøvennlig sjøtransport, føre oppsyn med trafikken i kommunens sjøområde, samt forvalte havnens eiendommer og innretninger på en økonomisk og miljømessig god måte. Ansvarsfordelingen mellom eier, styret og daglig leder er beskrevet i kommuneloven og i foretakets vedtekter med henvisning til reguleringen i havne- og farvannsloven. Kommunelovens 67 sier at: «Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet». Det er styret som har ansvaret for å påse at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett m.v. Daglig leder har etter kommunelovens 71 ansvar for den daglige ledelse av foretaket, og skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at foretaket er gjenstand for betryggende kontroll. Byråden for næring og eierskap har innenfor sitt ansvarsområde ansvar for de kommunale foretakene og er tildelegert myndigheten etter bestemmelsene i kapittel 11 i kommuneloven, jf. byrådssak 1014/17. I henhold til 3 i Reglement for foretaksmøte i kommunale foretak, vedtatt i samme byrådssak, utøver byråden myndigheten i foretaksmøtet, herunder myndighet til å velge styrene i foretakene. Myndighet som ligger til kommunen i eller med hjemmel i havne- og farvannsloven, er lagt til HAV, jf. vedtektene 9. Det er delegert til byråden å velge styre i de kommunale foretakene. Foretaksstyrene forholder seg til eier og får styringssignaler gjennom vedtekter, årlige budsjettvedtak og økonomiplanvedtak i bystyret, samt instrukser vedtatt av byrådet eller bystyre. Dette brevet beskriver byrådsavdeling for næring og eierskaps (NOEs) forventninger til og krav og føringer for HAV for 2019, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Byrådsavdelingen forutsetter at foretaket i sine investeringsprosjekter følger Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (jf. byrådssak 1038/14). I tillegg til oppfølging av bystyrets budsjettvedtak og verbalvedtak forutsetter byrådsavdelingen at HAV følger opp andre vedtak i saker som gjelder foretaket. Det forutsettes at foretaket holder seg orientert om nye vedtak i løpet av året. Byrådsavdelingen understreker at HAV skal drive sin virksomhet innenfor rammene av de til enhver tid gjeldende lover, avtaler, fullmakter, rutiner og instrukser samt kommunens etiske regler og verdigrunnlag. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos foretakets styre. 2

7 2. Fellesføringer Det kreves innsats fra samtlige virksomheter for å realisere byrådets visjon om en grønnere, varmere og skapende by med plass for alle. Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers, at kommunen jobber i takt på tvers av organisatoriske skillelinjer. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, heltidskultur, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene, inngår som en del av styringsdialogen gjennom året mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Det skal ikke rapporteres på fellesføringene med mindre det er bedt om rapportering. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. skal kommunen i all planlegging av anskaffelser ta utgangspunkt i målet om å bli en utslippsfri by. Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være tonn CO2-ekvivalenter i Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1, kapittel 2, som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Alle virksomheter oppfordres til å fremme mer klimavennlige jobbreiser blant egne ansatte. Alle kommunens kjøretøy skal være nullutslippskjøretøy/anvende bærekraftig biodrivstoff i Måltall for utskifting av kommunens kjøretøypark bør derfor gjenspeile dette målet. Det forventes at virksomhetene bidrar i markeringen av Oslo som miljøhovedstad i Virksomhetene har en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Da er det viktig at Oslo kommune går foran. I 2019 er følgende satsinger viktige at virksomhetene følger opp: Miljøsertifisering av tjenestesteder som ikke allerede er sertifisert. Alle kommunens virksomheter skal innføre kildesortering jf. bystyresak 148/2018 vedtakspunkt 1 og må sørge for å inngå avtaler for avfallsinnhenting som ivaretar dette. Oslo kommune har en nullvisjon mot plastforurensning i Oslofjorden. I 2019 er det en målsetting om å fase ut unødvendige engangsartikler i plast i alle virksomheter. Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av En mer effektiv forvaltning Kommunen skal utvikle sine tjenester med utgangspunkt i innbyggernes behov. Det er forventning om at rapportering forenkles og reduseres i kommunen. Alle virksomheter skal i tråd med bystyrevedtak sak 346: «gjennomgå rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder, for å finne handlinger som kan sløyfes.» Dette vil også gjelde rutiner osv. som byrådsavdelingene har innført/er ansvarlige for. I arbeidet 3

8 bes virksomhetene om å: «vektlegge ansattes egne erfaringer med overflødig rapportering, kompliserte fullmakter og regelverk som knapt kan følges. Alle ansatte bør oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester.» Virksomhetene skal innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 orientere byrådsavdelingen om resultatene av arbeidet, herunder iverksatte og planlagte forenklingstiltak. Bystyret har også bedt byrådet gjøre «en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral oppfølging». Virksomhetene bes innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 om å komme med eventuelle forslag til ytterligere delegasjon av fullmakter og overføring av nye ansvarsområder. Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitaliseringen av Oslo kommune. Kommunens virksomheter har ansvar for aktivt å bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Innbyggernes behov skal være førende for utvikling av tjenester og hvordan de tilbys. Digitale tjenester som tilbys skal bygges på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Digitaliseringsarbeidet har til hensikt å skape gevinster, enten det er å øke kvaliteten på tjenestene, redusere saksbehandlingstiden eller å redusere kostnader. For å sikre at de ønskede gevinstene fra digitaliseringstiltak realiseres, skal alle virksomheter gjennom året jobbe målrettet og systematisk med gevinstarbeid. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Informasjonssikkerhet personvern Arbeidet med å oppfylle kravene i ny personopplysningslov fortsetter i Dette innebærer blant annet at virksomhetene må vedlikeholde sine oversikter over behandling av personopplysninger (behandlingsoversiktene). Videre skal virksomhetene utarbeide vurderinger av risiko for både Oslo kommune og for de som får sine personopplysninger registrert av kommunen. Virksomhetene skal innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 levere status for sitt arbeid med å møte kravene i ny personvernlovgivning til respektiv byrådsavdeling. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Virksomhetene skal innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 også levere Ledelsens gjennomgang av informasjonssikkerhet til byrådsavdelingen sammen med Virksomhetsleders egenerklæring. Anskaffelser og arbeidslivskriminalitet Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Gjennom byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og byrådssak 1057/17, Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes anskaffelser av varer, tjenester og bygg og anlegg, gir byrådet klare føringer om at anskaffelser aktivt skal brukes som virkemiddel for å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Kommunens 4

9 virksomheter skal også benytte anskaffelser strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Kommunikasjon visuell identitet og klart språk I tråd med Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune (byrådssak 1091/18) skal kommunen kommunisere som én aktør på en helhetlig, åpen og profesjonell måte. I 2019 er det to tiltak som skal prioriteres i alle virksomheter: Implementering av ny visuell identitet for Oslo kommune som antas å bli vedtatt i løpet av 1. halvår. Oppfølging av hovedprosjekt for klart språk i Oslo kommune. Byrådslederens kontor vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. 3. Føringer for foretakene Oslo Havn KF med datterselskaper og eiendomsforetakene i Oslo kommune forvalter og drifter store verdier. Foretakene må sørge for å ha tilstrekkelig styringsinformasjon og god og forsvarlig risikostyring, for å motarbeide misligheter og korrupsjon. NOE viser til Kommunerevisjonens rapport 13/2018 Eierskapskontroll HAV Eiendom AS der eierskapsutøvelsen i selskapet på de fleste punktene ble gjennomført i samsvar med krav i aksjeloven, bystyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring. Undersøkelsen viste samtidig at eierstyringen på enkelte punkter ikke var i tråd med krav og føringer. Det viktigste var at selskapets styre ikke var evaluert opp mot fastsatte mål, og at eier ikke hadde sikret seg rapportering i årsrapportene om konsernets arbeid for å sikre effektive anskaffelser og arbeid mot misligheter og korrupsjon. Foretaket skal legge vekt på universell utforming for å sikre tilgjengelighet for alle grupper. HAV skal avlegge sluttrapporter for bygg- og anleggsprosjekter. Styregodkjente sluttrapporter skal sendes til byrådsavdelingen, jf. byrådssak 1038/14. Oslo kommune er en av landets største innkjøpere og investerer hvert år betydelige beløp i bygg. Det er derfor viktig at alle foretakene lærer av hverandre og bruker sin innkjøpsposisjon til å sikre innovasjon i anskaffelser og smarte bygg til riktig kostnad. Gjennomføring av Oslomodellen for et seriøst og anstendig arbeidsliv er et viktig satsingsområde for byrådet. Oslo kommunes standardkontrakter skal hindre skatteunndragelser, utnytting av arbeidskraft og sikre bruk av lærlinger. De kommunale foretakene er pålagt å bruke de vedtatte standardkontraktene, med tilhørende kontraktsformularer/bilagsformular, når de foretar anskaffelser over kroner på områder som omfattes av standardkontraktene, jf. byrådssak 1057/17, Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg. Det fremgår av samme byrådssak pkt. 11 at det tilligger den enkelte byråd å godkjenne avvik fra vedtatte standard kontraktsvilkår og at dette skal være en sikkerhetsventil for helt spesielle tilfeller. Bruk av eksterne konsulenttjenester i Oslo kommune skal begrenses, og foretakene må derfor ha et bevisst forhold til om bruk av slike tjenester er nødvendig eller om oppgavene kan løses på 5

10 andre måter, jf. Kommunerevisjonens rapport 07/2016, Bruk av konsulenter til ordinære oppgaver. Handlingsplan for Oslo Havn som nullutslippshavn ble ferdigbehandlet i bystyret Handlingsplanen er et viktig verktøy for å nå byrådets ambisiøse klimamål. Det forutsettes at HAV aktivt følger opp alle tiltakene i planen i samarbeid med byrådsavdelingen slik at vi raskest mulig når målene satt der. Det forutsettes også at tiltakene for å bidra til en mer miljøvennlig cruisenæring, følges aktivt opp. Byrådsavdelingen understreker viktigheten av at foretakene gjennomfører tiltak som bidrar til å redusere energiforbruket. Kjøretøy og bygg- og anleggsmaskiner som brukes i forbindelse med utførelse av arbeid for Oslo kommune, skal som en hovedregel ha nullutslippsteknologi. I anskaffelser der det åpnes for bruk av annen teknologi, skal dette begrunnes spesifikt i kontraktstrategien. For kjøretøy og maskiner der nullutslipp ikke er et alternativ, skal biodrivstoff (fortrinnsvis biogass) benyttes, jf. byrådssak 1104/17 Oslo kommunes anskaffelsesstrategi. HAV skal gjøre seg kjent med og drive virksomheten i tråd med Oslo kommunes verdier og etiske reglement. HAV skal gjøre lokal varslingsordning kjent i virksomheten. Det vises til overordnet ROS-analyse for Oslo kommune. Foretakene skal ha jevnlige beredskapsøvelser og gjennomføre evaluering der risikobildet og virksomhetens egenart tilsier det, jf. byrådssak 1108/17. Byrådsavdelingen vil understreke betydningen av at foretaket har gode rutiner for internkontroll og at foretakene har et bevisst forhold til risikostyring. I oktober 2018 ble det avholdt et seminar med styrelederne og de administrative lederne for virksomhetene, hvor tema var erfaringene fra saken om eiendomstransaksjoner i Boligbygg, rapportene som forelå og oppfølgingen av disse i de enkelte virksomhetene. Formålet med dette arbeidet er å sikre at alle virksomhetene har på plass gode rutiner og gode praksiser for internkontroll for å forhindre styringssvikt og forebygge korrupsjon og misligheter. Som en oppfølging av dette ble foretakene i brev av bedt om innen medio januar 2019 (frist senere utsatt til ), bl.a. og presentere virksomhetene sin risikovurdering av målene samt drifts- og investeringsbudsjett slik dette fremgår av byrådets budsjettforslag og bystyrets budsjettvedtak for budsjett Videre ble foretakene bedt om presentere hvilke tiltak eller kontrollaktiviteter som er, eller vil bli igangsatt, på bakgrunn av risikoanalysene, redegjøre for hvilke opplærings/kompetansetiltak som vil gjennomføres i løpet av 2019, samt redegjøre for hvorvidt det vil gjennomføres evalueringer/revisjoner knyttet til internkontrollsystemene i Oppfølgingen av rapporteringen vil skje gjennom den formelle styringsdialogen. Byrådsavdelingen forutsetter for øvrig at foretakene er deltakere i Nettverk for forebygging av korrupsjon i regi av Byrådsleders kontor. Byrådsavdelingen vil også understreke betydningen av at foretaket praktiserer offentlighet i overensstemmelse med offentlighetsloven, reglene for journalføring og bystyrets vedtak og forutsetninger. Det vises til Kommunerevisjonsrapporten 14/2016 Etterlevelse av offentlighetsloven hvor undersøkelsen viste mangler både ved journalføring, forhåndsklassifisering og behandling av innsynsbegjæringer ved de virksomheter som var omfattet av undersøkelsen. Foretaket bør ha tiltak, herunder opplæringstiltak, som kan bidra til at regelverket overholdes når det gjelder journalføring, forhåndsklassifisering og behandling av innsynsbegjæringer. Oppfølgning av dette vil være et tema på kontaktmøter. 6

11 HAV skal bidra aktivt inn i det tverretatlige prosjektet på sikring av gater og byrom. 4. Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak 4.1 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Byrådsavdelingen viser til kommunelovens 71 som definerer daglig leders særlige ansvar for regnskapsføring, formuesforvaltning og intern kontroll, og kommunelovens 67 som definerer styrets ansvar for foretakets samlede virksomhet inkludert tilsyn med daglig leder. Styret har plikt til å iverksette tiltak hvis nødvendig for å overholde eller oppfylle budsjettforutsetningene, herunder holde byråden løpende orientert om alle forhold av betydning, ref. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. Driftsbudsjettet Kap / Art 060 Oslo Havn KF (NOE) Regnskap 2017 DOK Beløp i 1000 kr Forslag 2019 Netto driftsresultat Investeringsbudsjettet Kap / Art 060 Oslo Havn KF (NOE) Regnskap 2017 DOK Beløp i 1000 kr Forslag 2019 Sum investeringsutgifter Sum finansiering Prosjektnr /art 060 Oslo Havn KF (NOE) Budsjett 2019 Budsjett 2020 Budsjett 2021 Beløp i 1000 kr Budsjett Mål 1 Mer transport på sjø Mål 2 Effektiv og veldreven havn Mål 3 50% Mer gods (fra 2013 til 2030) Mål 4 40% Fler passasjerer Mål 5 Miljøvennlig Havn og Sjøtransport Mål 6 Bidrag til Oslo som attraktiv by Sum investeringsutgifter Overføring fra driftsbudsjettet Utbytte fra HAV Eiendom AS Bruk av disposisjonsfond Sum finansiering

12 4.1.2 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteens behandling av byrådets årsberetning for 2019, der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2019 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp av foretaket og rapporteres til byrådsavdelingen i tertialrapportering og årsberetning. Følgende flertallsmerknad ble vedtatt for budsjett 2019 og forutsettes at følges opp av foretaket: Samferdsels- og miljøkomiteens område: Komiteens medlemmer fra A, MDG, SV og R opptatt av at Oslo kommune må legge til rette for at mer gods transporteres på bane og til sjøs og at man dermed får redusert tungtrafikk på vei til og gjennom Oslo. Oslo Havn bør prioritere å bruke krefter på å være en god og ryddig godshavn foran arbeidet med å være en attraktiv cruisehavn. Cruiseturisme er en sterkt forurensende næring, mens mer gods på sjø kan bidra til å redusere klimagassutslipp fra transport. Disse medlemmer ønsker at Oslo Havn jobber offensivt for å få økt godsmengden over havna. Disse medlemmer mener det bør vurderes en strategi for at mer av godstrafikken som kommer inn til Oslo havn fraktes direkte på bane til Alnabruterminalen for omlasting. Disse medlemmene forventer at Oslo Havn prioriterer arbeidet mot sosial dumping høyt. Disse medlemmer vil understreke at ILO-konvensjon 137 skal følges opp, slik også styret i Oslo havn har besluttet. Disse medlemmer viser også til gjentatte varsler om at mannskap på skip som ligger til havn utfører losse- og lastearbeid, og forventer at Oslo Havn tar tak i dette Risiko og risikostyring Virksomheten skal vurdere strategisk risiko ut i fra etatens kjerneoppgaver/samfunnsoppdrag. Virksomheten skal også vurdere risiko av måloppnåelse og leveranser i tildelingsbrevet samt risiko for korrupsjon og misligheter. Dersom risiko vurderes som ikke akseptabel, må det iverksettes tiltak som kan redusere sannsynligheten for at kjerneoppgaver og måltall ikke nås. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen, se også pkt Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Tiltak i klimabudsjett 2019 Mål: Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være tonn CO 2 -ekvivalenter i Fase ut bruk av fyringsolje i kommunale bygg og virksomheter - Legge om til nullutslippskjøretøy og biler på biodrivstoff i kommunens egen kjøretøypark - Fossilfrie/utslippsfrie anleggsplasser ved nye kommunale bygg og byggeplasser - Videreføring av landstrømanlegg til utenlandsfergene på Vippetangen og Hjortnes og arbeide med å etablere landstrøm i Sydhavna. Som det fremkommer av fellesføringene innledningsvis skal alle kommunens kjøretøy være nullutslippskjøretøy/anvende bærekraftig biodrivstoff i Måltall for Oslo havns kjøretøypark bør derfor gjenspeile dette målet. Vi har satt måltallet for 2019 til 100 %, men er inneforstått med at det kan nås i Dersom HAV har særegne behov for person- og varebiler basert på annet enn 8

13 nullutslippsteknologi skal dette dokumenteres og anskaffelsen skal godkjennes av byrådsavdeling næring og eierskap. Som oppfølging av strategi for nullutslippshavn ber vi om HAV viderefører arbeidet med gjøre hele driften av havna (kraner, tunge maskiner, kjøretøy osv.) utslippsfri og slik kutte 7700 tonn innen Følgende tabell benyttes i forbindelse med ordinær rapportering (resultat legges inn i egen kolonne). Det bes om fremdriftsrapportering på Sydhavna, rapportering på forbruk av landstrøm på Vippetangen og beregnet utslippsreduksjon forbruket medfører. Resultatindikator Resultat 2016 Resultat 2017 Resultat 2018 Måltall 2019 Antall eide og leide bygg med oljefyr Andel nullutslipps tjenestebiler under 3500 kg jf % Klimabudsjettet Andel nullutslippskjøretøy og kjøretøy på biodrivstoff over 3500 kg, jf. Klimabudsjettet Antall fossilfrie byggeplasser/totalt antall byggeplasser 1) 1) Gjelder ikke rehabiliteringsprosjekter % % 5. Styringsdialog og resultatoppfølging 5.1 Styringsdialog og møteplan I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. I instruksen er nevnt en rekke områder i virksomhetsstyringen anskaffelser, IKT, informasjonssikkerhet, HR/HMS og samfunnssikkerhet og beredskap samt forebygging av korrupsjon og korrupsjonslignende 9

14 hendelser som det ut fra en risikovurdering kan være aktuelt å ta opp i styringsdialogen gjennom året. Det avholdes ordinært foretaksmøte Dagsorden sendes ut ca. to uker før møtet. Ved behov vil det bli avholdt ekstraordinære foretaksmøter. Det avholdes to kontaktmøter med foretakene gjennom året. Det vises for øvrig til vedlagt styringskalender for oversikt over planlagte møter. 5.2 Rapportering og resultatoppfølging Foretaket skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2019, Økonomireglementet for 2019 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Det forventes at foretaket foretar en risikovurdering av mål og måltall i forkant av hvert foretaksmøte/kontaktmøte. Tiltak skal ha effekt på måloppnåelsen. Områder som det vurderes å være knyttet moderat eller betydelig risiko til, eller som virksomheten mener at byrådsavdelingen bør kjenne til, skal det rapporteres om. Rapporteringen skal også beskrive eventuelle risikoreduserende tiltak virksomheten gjennomfører eller planlegger. Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans. 5.3 Arbeid med budsjett 2020 Byrådets arbeid med kommende års budsjett starter med Strategikonferansen hvor fokus er partienes valgprogram og hovedmålene i byrådserklæringen. I byrådets Rammekonferanse som avholdes , redegjøres det for kommunens handlingsrom og mulige prioriteringer i økonomiplanperioden. De økonomiske rammene vedtas i salderingskonferansen som avholdes Budsjettet (Sak 1) planlegges offentliggjort Byrådet avgir normalt en revidert budsjettinnstilling (tilleggsinnstilling) i månedsskiftet oktober/november etter at statsbudsjettet er lagt frem. Bystyrets budsjettbehandling er Føringer og frister for innspill til budsjett 2020 og økonomiplan fastsettes i Rundskriv 1/2019 fra Byrådsavdeling for finans. I tillegg utarbeider Byrådsavdeling for næring og eierskap rammebrev med angivelse av planleggingsrammer for virksomhetens budsjettforslag. Rundskrivet og rammebrevet sendes til foretakene i februar/mars Innspill til budsjett 2020 skal omfatte alle inntekts- og utgiftsposter under det enkelte foretak. Utforming av innspill skal bygge på gjeldende lover og formelle krav og være utformet i samsvar med Rundskriv 1. For å ha et godt beslutningsgrunnlag for politisk behandling er det viktig at forslagene er begrunnet og forklart. Innspill sendes byrådsavdelingen innen de frister som er angitt, jf. vedlagte styringskalender. 10

15 ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2019! Med hilsen Kjetil Lund byråd Godkjent elektronisk Vedlegg: 1. Styringskalender HAV 2019.docx 11

16 Vedlegg Styringskalender for Oslo Hamn KF 2019 Måned Rapportering / møte Tidspunkt Februar Regnskap 2018 med regnskapsredegjørelse Mars April Årsberetning underskrevet av virksomhetsleder/foretakets styreleder Innspill Revidert budsjett Kvartalsrapport pr medio april Foretaksmøte Innspill til budsjett 2020 og økonomiplan og oppfølging av ev. konklusjonspunkter (Innspill til Rammekonferansen) Juni Oppdatert investeringsoversikt til budsjett 2020 (Innspill til Salderingskonferansen) September Kontaktmøte Tertialrapport pr medio juni medio september Oktober Innspill til Tilleggsinnstillingen Konsekvensvurdering budsjett 2020 ultimo oktober Kontaktmøte medio oktober

17 Tildelingsbrevet 2019 forventninger, krav og føringer fra NOE Referanse til tildelingsbrevet 1. Innledning Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos havnestyret. Aktivitet Ansvar Kommende rapportering Styreleder 2. tertialrapport NOEs forventninger til og krav og føringer for 2019 er fundamentert i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Det forventes at dette og følgende dokumenter legges til grunn: - instruks for virksomhetsstyring - rammeverk for internkontroll - byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Havnedirektør 2. Fellesføringer NOE forutsetter også at foretaket i sine investeringsprosjekter følger Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (jf. byrådssak 1038/14). Havnedirektør 2. tertialrapport Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene. Ref. klimabudsjettet i Sak 1, kapittel 2, som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Virksomhetene oppfordres til å fremme mer klimavennlige jobbreiser blant egne ansatte. Alle kommunens kjøretøy skal være nullutslippskjøretøy/anvende bærekraftig biodrivstoff i Det forventes at virksomhetene bidrar i markeringen av Oslo som miljøhovedstad i Viktige satsinger som skal følges opp: Miljøsertifisering av tjenestesteder som ikke allerede er sertifisert. Alle kommunens virksomheter skal innføre kildesortering, jf. bystyresak 148/2018. Oslo kommune har en nullvisjon mot plastforurensning i Oslofjorden. Det er en målsetting om å fase ut unødvendige engangsartikler i plast i alle virksomheter. Eiendomsdirektør 1

18 Tildelingsbrevet 2019 forventninger, krav og føringer fra NOE Referanse til tildelingsbrevet Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 Målet er 20 prosent reduksjon av matsvinn innen utgangen av Aktivitet Ansvar Kommende rapportering En mer effektiv forvaltning I tråd med bystyrevedtak sak 346:gjennomgå rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder for å finne handlinger som kan sløyfes. Alle ansatte oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester. Stabsdirektør Innen samme frist som for 2.tertialrapportering 2019 skal HAV: - orientere NOE om resultatene av arbeidet, herunder iverksatte og planlagte forenklingstiltak. - Etter en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral oppfølging skal det rapporteres på eventuelle forslag til ytterligere delegasjon av fullmakter og overføring av nye ansvarsområder. Digitalisering gevinstrealisering Kommunens virksomheter har ansvar for aktivt å bidra til å realisere den digitale transformasjonen. For å sikre at de ønskede gevinstene fra digitaliseringstiltak realiseres, skal alle virksomheter gjennom året jobbe målrettet og systematisk med gevinstarbeid. Informasjonssikkerhet personvern Arbeidet med å oppfylle kravene i ny personopplysningslov fortsetter. Innen samme frist som for 2. tertialrapportering skal HAV levere: - status for sitt arbeid med å møte kravene i ny personvernlovgivning til NOE Stabsdirektør Stabsdirektør 2

19 Tildelingsbrevet 2019 forventninger, krav og føringer fra NOE Referanse til tildelingsbrevet - Ledelsens gjennomgang av informasjonssikkerhet og virksomhetsleders egenerklæring. Aktivitet Ansvar Kommende rapportering Anskaffelser og arbeidslivskriminalitet Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte, jf. byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og byrådssak 1057/17, Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes anskaffelser av varer, tjenester og bygg og anlegg, gir byrådet klare føringer om at anskaffelser aktivt skal brukes som virkemiddel for å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger ti byens innbyggere og næringsliv. Kommunikasjon visuell identitet og klart språk Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune (byrådssak 1091/18) legger føringer for at det skal kommuniseres som én aktør på en helhetlig, åpen og profesjonell måte. 2 tiltak skal prioriteres i alle virksomheter: - Implementering av ny visuell identitet for Oslo kommune som antas å bli vedtatt i løpet av 1. halvår. - Oppfølging av hovedprosjekt for klart språk i Oslo kommune. Stabsdirektør Kommunikasjon 3

20 Tildelingsbrevet 2019 forventninger, krav og føringer fra NOE Referanse til tildelingsbrevet 3. Føringer for foretakene Aktivitet Ansvar Kommende rapportering Kommunerevisjonens rapport 13/2018 Eierskapskontroll HAV Eiendom Undersøkelsen viste på de fleste punkter at eierskapsutøvelsen ble gjennomført iht krav og rammer. Samtidig var eierstyringen på enkelte punkter ikke i tråd med krav og føringer. Det viktigste var at selskapets styre ikke var evaluert opp mot fastsatte mål, og at eier ikke hadde sikret seg rapportering i årsrapportene om konsernets arbeid for å sikre effektive anskaffelser og arbeid mot misligheter og korrupsjon. Havnedirektør 2. tertialrapport Universell utforming Sikre tilgjengelighet for alle grupper. Sluttrapporter for bygg- og anleggsprosjekter Styregodkjente sluttrapporter skal sendes til byrådsavdelingen, jf. byrådssak 1038/14. Oslomodellen - for et seriøst og anstendig arbeidsliv De kommunale foretakene er pålagt å bruke de vedtatte standardkontraktene, med tilhørende kontraktsformularer/bilagsformular, når de foretar anskaffelser over kroner på områder som omfattes av standardkontraktene, jf. byrådssak 1057/17, Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg. Konsulentbruk Ekstern konsulentbruk skal begrenses. Handlingsplan for HAV som nullutslippshavn Aktiv oppfølging av alle tiltakene i planen og tiltak for å bidra til en mer miljøvennlig cruisenæring. Eiendomsdirektør Ledergruppen Ledergruppen Ledergruppen Eiendomsdirektør 4

21 Tildelingsbrevet 2019 forventninger, krav og føringer fra NOE Referanse til tildelingsbrevet Kjøretøy og bygg- og anleggsmaskiner som brukes i forbindelse med utførelse av arbeid for Oslo kommune, skal som en hovedregel ha nullutslippsteknologi. Aktivitet Ansvar Kommende rapportering Teknisk direktør Verdier og etisk reglement Drive virksomheten i tråd med verdier og etisk reglement. Lokal varslingsordning skal være kjent. Beredskapsøvelser og evaluere risikobilder Jf. Oslo kommunes ROS analyse; jevnlige øvelser og evalueringer skal gjennomføres. Internkontroll og risikostyring Formålet med dette arbeidet er å sikre at alle virksomhetene har på plass gode rutiner og gode praksiser for internkontroll for å forhindre styringssvikt og forebygge korrupsjon og misligheter. Havnedirektør Trafikkdirektør Ledergruppen Foretakene skal være representert i Nettverk for forebygging og korrupsjon. Etterlevelse av offentlighetsloven Jf. Kommunerevisjonsrapporten 14/2016. Foretaket bør ha tiltak, herunder opplæringstiltak, som kan bidra til at regelverket overholdes når det gjelder journalføring, forhåndsklassifisering og behandling av innsynsbegjæringer. Ledergruppen 5

22 Tildelingsbrevet 2019 forventninger, krav og føringer fra NOE Referanse til tildelingsbrevet 4. Årsbudsjett Driftsbudsjett og investeringsbudsjett. Klimabudsjett. Aktivitet Ansvar Kommende rapportering Havnedirektør Ledergruppen 2. tertialrapport Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Samferdsels- og miljøkomiteens område: Komiteens medlemmer fra A, MDG, SV og R opptatt av at Oslo kommune må legge til rette for at mer gods transporteres på bane og til sjøs og at man dermed får redusert tungtrafikk på vei til og gjennom Oslo. Oslo Havn bør prioritere å bruke krefter på å være en god og ryddig godshavn foran arbeidet med å være en attraktiv cruisehavn. Havnedirektør 2. tertialrapport Disse medlemmer forventer at: - Oslo Havn jobber offensivt for å få økt godsmengden over havna. - det bør vurderes en strategi for at mer av godstrafikken som kommer inn til Oslo havn fraktes direkte på bane til Alnabruterminalen for omlasting. - Oslo Havn prioriterer arbeidet mot sosial dumping høyt og understreke at ILO-konvensjon 137 skal følges opp. - Oslo Havn følger opp gjentatte varsler om at mannskap på skip som ligger til havn utfører losse- og lastearbeid. Risiko og risikostyring HAV skal vurdere: - strategisk risiko ut i fra kjerneoppgaver/ samfunnsoppdrag. - risiko av måloppnåelse og leveranser i tildelingsbrevet - risiko for korrupsjon og misligheter Havnedirektør 6

23 Tildelingsbrevet 2019 forventninger, krav og føringer fra NOE Referanse til tildelingsbrevet Aktivitet Ansvar Kommende rapportering Dersom risiko vurderes som ikke akseptabel, må det iverksettes tiltak som kan redusere sannsynligheten for at kjerneoppgaver og måltall ikke nås. Mål og tiltak i klimabudsjett 2019 Mål : Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være tonn CO2- ekvivalenter i Tiltak: - Fase ut bruk av fyringsolje i kommunale bygg og virksomheter - Legge om til nullutslippskjøretøy og biler på biodrivstoff i egen kjøretøypark. Måltall for HAVs kjøretøypark bør gjenspeile målet ila Fossilfrie/utslippsfrie anleggsplasser ved nye kommunale bygg og byggeplasser - Videreføring av landstrømanlegg til utenlandsfergene på Vippetangen og Hjortnes og arbeide med å etablere landstrøm i Sydhavna. Eiendomsdirektør Som oppfølging av strategi for nullutslippshavn bes HAV om å videreføre arbeidet med gjøre hele driften av havna (kraner, tunge maskiner, kjøretøy osv.) utslippsfri og slik kutte 7700 tonn innen

24 Oslo Havn KF havnedirektøren Utv.nr. Utvalg Møtedato 17/19 Havnestyre Saksbehandlende avdeling: Saksbehandler / stilling: Trafikk Per Gisle Rekdal / seniorrådgiver Dato: Saksnummer: 2019/24 Arkivref: 748/2019 Sak: Strategiplan for Oslo Havn KF Saken gjelder: Havnestyret behandlet i møte utkast til Strategiplan for Oslo Havn KF Styret fattet følgende vedtak: Styret ber administrasjonen innarbeide de innspill som fremkom i møtet forut for ny behandling av strategiplanen i møtet 28. mars Styret hadde følgende bemerkninger til planforslaget: Styret uttrykte tilfredshet med planen. Det ble imidlertid påpekt at planen burde vært mer konkret mht. hvilken kompetanse som kreves i fremtiden og at det bør fokuseres på utvikling av ansatte. Videre ble det understreket at selve havnedriften bør bli mer økonomisk bærekraftig. Det ble også reist spørsmål om visjonen kan være for ambisiøs, og administrasjonen ble oppfordret til å drøfte den med tillitsvalgte. Informasjon og dialog med byen om havne- og byutvikling ble påpekt som et viktig element, og det ble trukket frem at naboer eksplisitt nevnes sammen med øvrige interessenter i utskrivingen av strategisk prioritering nr. 5. Saken behandles i havnestyret iflg.: Havnestyrets vedtak 14.februar 2019 om at planen legges frem for styret etter innarbeiding av styrets innspill. Økonomiske konsekvenser for Oslo Havn KF: Det er ingen økonomiomtale i Strategiplanen. Finansiering av tiltak vil fremkomme i den 4- årige økonomiplanen som styret behandler.

25 Oslo Havn KF Side: 2 Havnedirektørens vurderinger: Når det gjelder konkretisering av hvilken kompetanse som kreves i fremtiden så kan havnedirektøren opplyse at dette arbeidet er i gang gjennom virksomhetsanalysen som er gjennomført. Det foreligger allerede en HR-strategi for foretaket og denne vil bli revidert når resultatene av analysen foreligger. Det vil bli satset sterkt på de ansatte når det gjelder kompetanseheving slik at de mål som settes i planen kan nås. Kompetanseheving er en av de strategiske prioriteringene for perioden Når det gjelder havnedriftens bærekraftig er det viktig å merke seg at økonomien i norske havner gjennom alle år har vært basert på oppkreving av vederlag og inntekter fra utleie av skur og arealer til havnekunder med omtrent en halvpart fra hver del. Utleie til havnekunder står for mer enn 85 % av leieinntektene. Når arealene som leies ut blir redusert er det viktig at disse inntektene kompenseres gjennom oppgradering av de leieobjektene som kan leies ut. Dette er i tråd med Eierstrategien som havnestyret vedtok i januar 2018 og som er nevnt i strategiplanen under vedtatte strategidokumenter. Om den foreslåtte visjonen kan være for ambisiøs så bør jo en visjon være det, ambisiøs. Det skal være noe å strekke seg etter. De ansatte og tillitsvalgte gir uttrykk for at dette gir motivasjon. Plandokumentet behandles i etablerte partssammensatte utvalg i foretaket slik at det her er mulig å fange opp eventuelle andre oppfatninger. I de strategiske prioriteringene er forholdet til naboer et sentralt punkt og dette er tatt inn eksplisitt i teksten. Havnedirektørens forslag til vedtak: Styret vedtar den reviderte strategiplanen slik den nå foreligger og at den nå bearbeides med hensyn til layout og illustrasjoner for offisiell presentasjon innen sommeren Ingvar M. Mathisen havnedirektør Einar Marthinussen trafikkdirektør Vedlegg 1 Strategiplan

26

27 Innhold

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 Styrke sjøtransportens rammebetingelser 50% mer gods 40% flere passasjerer

38

39

40

41

42

43

44

45

46 Strategiplan for Oslo Havn KF Vedtatte og planlagte strategidokumenter Eierstrategi HR-strategi HAVs miljøpolicy og strategier Kommunikasjonsstrategi Øvrige strategier Masterplan Sydhavna (når vedtatt) Investeringsstrategi (når vedtatt) Virksomhets- og økonomiplaner på mellomlang sikt (3-4 år) 4-årig økonomiplan Investeringsplan Vedlikeholds- og fornyingsplan Bemanning og kompetanse Årlig budsjett og planer Investeringer Vedlikehold Drift bemanning

47

48 Oslo Havn KF Havnedirektøren Utv. nr. Utvalg Møtedato 18/19 Havnestyre Saksbehandlende avdeling: Saksbehandler / stilling: Eiendom / Forvaltning Gjertrud Melhus / juridisk rådgiver Dato: Saksnummer: 2014/366 Arkivref: 648/2019 Sak: Ruter AS ny avtale om øybrygger og infrastruktur grunnet planlagt elektrifisering av øybåtsambandet Saken gjelder: Ruter AS (Ruter) og Oslo Havn KF (HAV) inngikk i 2013 en avtale angående øybryggene på Nakholmen, Bleikøya, Lindøya øst og vest, samt flytebryggen som Ruter benytter på Rådhusbrygge 4. Det ble i hovedtrekk avtalt at HAV skulle overta de fire øybryggene fra Ruter og utføre vedlikehold og oppgraderinger, slik at Ruter kunne benytte disse i sin øybåttrafikk. HAV skulle videre anskaffe og vedlikeholde en flytebrygge på Rådhusbrygge 4 for Ruter. Nødvendige investeringer på Rådhusbrygge 4 og øybryggene blir tilbakebetalt i form av leie hvor investeringen avskrives i løpet av kontraktens minste leieperiode, i tillegg til at Ruter dekker spesielle driftsutgifter og tilsyn av øybryggene. Ruter ble videre gitt opsjon på leie av opplagsplass ved kai for øybåt. Bakgrunnen for at avtalen ble inngått var følgende: Oslo kommune ønsket å flytte øybåtene fra Vippetangen til Rådhusbrygge 4. Det måtte anskaffes en flytebrygge for at dette kunne gjennomføres. Ruter er etablert som et rent driftsselskap som ikke eier infrastruktur. Sporveien er Oslo kommunes eier av infrastruktur for kollektivtrafikk. De har ikke kompetanse på anlegg i sjø, så det er ikke hensiktsmessig for dem å eie bryggene. Øybryggeavtalen ble gitt en minste leieperiode frem til den , og forlenges deretter automatisk og frem til evt. oppsigelse. Oppsigelsesretten er begrenset til at Ruter kan si opp leieforholdet for en eller flere brygger. HAV har bare rett til å si opp leieforholdet for brygger som ikke er i bruk.

49 Oslo Havn KF Side: 2 Ruter ønsker nå en fornyet avtale, dette på grunn av foreliggende planer om elektrifisering av Nesoddsambandet og øybåtene samt forestående utlysning av trafikken til øybåtene. En elektrifisering av øybåtene medfører behov for ombygging av fasiliteter og investeringer på Rådhusbrygge 4, dvs. fremføring av tilstrekkelig strøm, etablering av ny trafo og landestrøm. Etter en lang og krevende prosess er det enighet om at skuret på Rådhusbrygge 4 skal huse trafoen, selv om dette ikke innfrir de standardbredder Hafslund vanligvis krever. Det betyr at Norled som benytter lokalene i dag må flytte. Fiskerlaget som også holder til i skuret må flytte ut midlertidig, men vil kunne returnere når arbeidene er ferdige. HAV har i samarbeid med Ruter og Byantikvar stilt krav til utforming av løsning, da skuret har verneinteresser. Planene er godkjent av Plan- og bygningsetaten. I tillegg er det behov for tilpasninger/ombygging av flere av øybryggene. Ruter planlegger i løpet av våren å lyse ut trafikken i øybåtsambandet for å finne en aktør som kan tilby elektriske båter og som ønsker å drifte øybåtsambandet i en ny 15 års periode fra Det fremstår for begge parter som fornuftig å oppdatere øybryggeavtalen fra 2013 samt leiekontrakten som Ruter har på lokaler i skuret på Rådhusbrygge 4, slik at rammene for investeringene, som elektrifiseringen og den nye utlysningen nødvendiggjør, blir oppdaterte og tydelige. Det er en pågående dialog mellom partene og målet er å inngå nye avtaler innen kort tid. Nærmere om den nye og oppdaterte avtalen ang. øybryggene Den nye avtalen angir at HAV skal besørge oppgradering av de fire øybryggene, slik at de blir i tråd med behovet til øybåtsambandet. HAV skal videre besørge drift og vedlikehold av øybryggene, slik at de til enhver tid er godt egnet til Ruters og operatørens bruk. Ruter skal nedbetale de investeringer HAV gjør for Ruter i forbindelse med oppgraderingene innen utløpet av ny minste leietid, som i den nye kontrakten settes til pt. den Løpende tilsyns- og driftskostnader betales av Ruter iht. avtalen, dette som tidligere. Det gjenstår for partene å komme til enighet om tidspunktet for når bryggene som omhandles i avtalen skal være oppgraderte. HAV kan ikke starte evt. prosjektering av bryggene før ny aktør er valgt, da de tekniske spesifikasjonene/løsningene først vil foreligge når ny operatør er valgt. Derfor er det foreløpig formulert en felles målsetning, uten at HAV har forpliktet seg til en bestemt fremdrift. Vår erfaring tilsier at det ofte oppstår komplikasjoner i byggeprosessen, og vi vet at det er mange verneinteresser på øyene. Sporveien skal bistå Ruter med prosjektering og byggeledelse i forbindelse med ombyggingen av skuret og etableringen av landstrømanlegget. Regningen for etableringen skal imidlertid sendes HAV, og Ruter skal tilbakebetale kostnadene som påløper i forbindelse med ombyggingen og etableringen i form av leie. Kostnadene skal nedbetales innen utløpet av minste leietid. Ruter anslår pt. at de planlagte investeringene på Rådhusbrygg 4 vil bli på kr. 21 millioner eks. mva, av dette er kr. 4,5 millioner eks. mva. risikomargin. Ruter planlegger å gå i gang med byggearbeidene på Rådhusbrygge 4 den og skal være ferdig innen den Ruter vil leie hele utstikker 4 til riggareal mens arbeidene pågår.

50 Oslo Havn KF Side: 3 Byggearbeidene medfører at Ruter må finne alternativ anløpskai for øybåtene i byggeperioden, foreløpig antatt fra til Partene er i diskusjon om mulige løsninger og pr. i dag er Rådhusbrygge 1 det mest aktuelle alternativet. Ruter vurderer ellers å flytte dagens flytebrygge på Rådhusbrygge 4 og eventuelt erstatte den med en power dock, dette er noe som også omtales i den nye avtalen. Ruter gis videre opsjon på 1 båtopplagsplass i Oslo havn med mulighet til å ha en båt utenfor i den nye avtalen. Avtalen forlenges etter minste leietid automatisk på betingelser som tilsvarer betingelsene i dagens avtale. Saken behandles i havnestyret iflg.: Avtalene legger føringer for et fortsatt langvarig og forpliktende forhold til et annet kommunalt organ, Ruter. Det følger av avtalene at HAV skal bistå Ruter med tilsyn, vedlikehold og oppgradering av øybryggene som omfattes av avtalen samt leie ut lokaler i skuret på Rådhusbrygge 4. Økonomiske konsekvenser for Oslo Havn KF: Avtalene gir Oslo Havn KF både inntekter og foreløpige utlegg som skal tilbakebetales i form av leie. Ruter skal betale passasjervederlag for passasjerene som fraktes med øybåtene, leie for lokalene i skuret på Rådhusbrygge 4, kompensere vedlikeholdskostnader på øybryggene og nedbetale forskutterte investeringer. Oslo Havn KF må føre regnskap for hvert investeringsobjekt og beregne en leiekostnad ut fra dette. Oslo Havn KF må videre føre regnskap over løpende utgifter som oppstår i forbindelse med tilsyn og vedlikehold av øybryggene og flytebryggen. Budsjettmessige forhold: Det må i revidert investeringsbudsjett for 2019 tas høyde for de investeringer som Oslo Havn KF skal forskuttere for Ruter AS. Denne problemstillingen var ikke kjent da budsjettet for 2019 ble behandlet. I 2019 har Ruter angitt at kostnadene med å tilrettelegge lokalene på Rådhusbrygge 4 vil utgjøre kr. 21 millioner eks. mva, av dette er kr. 4, 5 millioner eks. mva. satt av til dekning av uforutsette kostnader. Vedlagt er kostnadsestimat datert den fra Ruter pr Det vil i budsjett for 2020 og økonomiplanperioden tas høyde for reinvesteringer i øybryggene. Havnedirektørens vurderinger: Elektrifiseringen av Nesoddbåten og øybåtene er en viktig del av Oslo kommunes satsing på «Handlingsplan for framtidig nullutslippshavn». Vi har derfor forsøkt å bidra konstruktivt for å finne en løsning for plassering av trafo, noe som lenge har vært den største hindringen. Det er etter vår mening svært uheldig at byggearbeidene nå er så forsinket at øybåttrafikken i

51 Oslo Havn KF Side: 4 en periode må flyttes midlertidig til en alternativ lokasjon, og at denne fortsatt ikke er helt klarlagt. Anleggsarbeidene begynner 1. mai 2019 og HAV har ved flere anledninger anmodet om at anleggsarbeidene utsettes til høsten, slik at så mange usikkerhetsfaktorer som mulig er avklart før oppstart. Våre erfaringer med anleggsarbeider i Byhavna er at de er uventet kompliserte og at det ofte oppstår forsinkelser. Anleggsområdet er trangt og det er mange hensyn å ta til både arrangementer på Rådhusplassen og stor ferdsel. I dette tilfellet medfører anleggsfasen store ulemper for publikum, både for øybåtkunder, men også for de som de som ferdes på Rådhusplassen. Det er også mange ulemper for Fisketorget som rammes av anleggsvirksomheten i høysesongen. Ruter har likevel fastholdt at anlegget må være i drift sommeren Havnedirektørens forslag til vedtak: Administrasjonen gis fullmakt til å inngå en ny avtale med Ruter AS angående øybryggene og infrastruktur samt en ny leiekontrakt angående lokaler i skuret på Rådhusbrygge 4. Havnestyret gir en investeringsbeslutning om å sette av kr. 21 millioner eks. mva. på revidert investeringsbudsjett Ingvar M. Mathisen havnedirektør Åsa Nes eiendomsdirektør Vedlegg: 1 Gjeldende avtale angående øybrygger av Utkast til ny avtale angående øybryggene 3 Utkast til ny leiekontrakt ang. lokaler på Rådhusbrygge 4 4 Foreløpig utkast til vederlagsoversikt mottatt fra Ruter AS den Foreløpig kostnadsanslag ang. Rådshusbrygge 4 mottatt fra Ruter AS datert Fremdriftsplan ang. Rådhusbrygge 4 mottatt fra Ruter AS pr

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79