2 Supplement 2: Innføring i bokføring

Transkript

1 2 Supplement 2: Innføring i bokføring Dette supplementet forutsetter at du vet hva balanselikningen er og hvordan sammenhengen er mellom elementene i balanselikningen (eiendeler, gjeld og egenkapital) og resultatregnskapet (inntekter og kostnader). Du bør ha lest kapittel 1 og delkapittel 3.1 og 3.2 i læreboka samt supplement 1 før du går løs på dette supplementet. Læringsmål Etter å ha studert dette kapitlet skal du: kunne forklare hva transaksjonsanalyse er kunne registrere transaksjoner i regnskapssystemet i henhold til det dobbelte bokholderis prinsipp kunne begrunne hvorfor registreringer ofte skjer etter den pragmatiske registreringsmetoden kunne forklare hva som menes med drifts-, investerings- og finansieringshandlinger kunne avslutte regnskapet for en periode og klargjøre regnskapssystemet for en ny periode 2.1 Innledning og kapitteloversikt Bokføring blir i NS 4101 (2007, punkt ) forklart som "registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader". 1 Siktemålet med dette supplementet er å forklare prinsippene vi bruker i bokføringen. Vi starter med å forklare hvordan vi går frem for å avgjøre hvordan transaksjoner påvirker balanselikningen (kap. 2.2). Deretter forklarer vi hvordan transaksjonene registreres i regnskapssystemet, dvs bokføres (kap. 2.3). For å forstå bokføringen må terminologien og teknikkene beherskes. Begreper som konto, kontoplaner, debet, kredit og det dobbelte bokholderis prinsipp blir derfor forklart. Kongruensprinsippet, som styrer sammenhengen mellom resultatregnskapet og balansen, er tema i kap Hvordan regnskapet avsluttes for en periode, tas opp i kap. 2.5, mens klargjøring av regnskapet for en ny periode omtales i kap Hvordan merverdiavgiften behandles i regnskapet, er tema for kap. 2.7, mens skattetrekk, arbeidsgiveravgift og feriepenger tas opp i kap En liten oppsummering følger til slutt. 1 Norsk Standard NS 4101 Regnskapsterminologi (3. utgave 2007). Supplement til læreboken Årsregnskapet av John Christian Langli (Gyldendal Akademisk, 2010). Supplementet kan fritt benyttes av de som har kjøpt Årsregnskapet. Annen bruk kun etter tillatelse fra forfatteren.

2 Solid og god forståelse for prinsippene og teknikkene som benyttes i bokføringen, er en nødvendighet for å kunne føre og avslutte regnskaper. I tillegg er bokføringskunnskap viktig når man skal forstå hvordan årsregnskaper blir til og hvordan regnskapsreglene virker (i læreboka blir ofte regnskapsregler forklar ved å vise bokføringen av forskjellige typer transaksjoner og andre hendelser 2 ). Vi anbefaler derfor at du jobber grundig med dette kapitlet (og de tilhørende oppgavene du finner på hjemmesiden). 2.2 Transaksjoner og balanselikningen Regnskapssystemet fanger opp bedriftens aktiviteter ved å registrere de økonomiske virkningene av de transaksjonene bedriften tar del i, etter et bestemt system. Før selve registreringen i regnskapssystemet kan foretas, må vi avklare hvordan bedriften reelt sett er blitt påvirket av transaksjonen. Dette gjøres gjennom en transaksjonsanalyse: Transaksjonsanalyse er å studere en transaksjon for (1) å avklare transaksjonens økonomiske effekt på elementene i balanselikningen og (2) å bestemme hvordan transaksjonen skal bokføres (dvs. registreres i regnskapssystemet slik at virkningen på eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader blir fanget opp). Skal regnskapet gi en korrekt beskrivelse av det som skjer i bedriften, må transaksjonenes økonomiske virkninger blir korrekt fordelt på elementene i balanselikningen. Vi må altså få klarhet i om transaksjonen påvirker eiendeler, gjeld og/eller egenkapitalen og hvordan de påvirkes, dvs. om elementene øker eller avtar. Det er transaksjonsanalysens første del, og vi konsentrerer oss om den først. Vi starter med å analysere hva som skjer når et aksjeselskap stiftes (jf. Eksempel 2-1). Eksempel 2-1: Stifting av Brivo AS Den x0 stifter Ola selskapet Brivo AS ved å innbetale kr 250 som egenkapital. Brivos aksjekapital består av 250 aksjer à kr 1, og Olas innbetaling dekker akkurat selskapets aksjekapital. Vi analyserer transaksjonen på følgende måte: Først må vi avklare om det er en transaksjon. I dette tilfellet er det enkelt å fastslå at det er tilfellet, fordi Brivo tilføres kontanter. Dernest må vi avklare hvordan balanselikningen til Brivo blir påvirket. Også den analysen er enkel: Eiendelene øker med kr 250 fordi Brivo tilføres kontanter fra Ola (i praksis vil nok innbetalingen skje som en overføring til en konto Brivo har i en bank, men vi opererer med kontanter). Kontanter er en eiendel, og derfor må eiendelene øke. Brivo stiftes ved at selskapet utsteder (eller selger) 250 aksjer til Ola som Ola betaler for (kr 1 per aksje). Olas betaling for aksjene er innskutt egenkapital for Brivo, og dermed må egenkapitalen øke. Vi kan oppsummere transaksjonens virkninger på følgende måte: 2 I NS 4101 (2007 punkt ) blir bokføring brukt om registrering av «transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader». I denne boken brukes «andre hendelser» om det NS 4101 omtaler som «andre regnskapsmessige disposisjoner». I den løpende teksten sløyfer vi ofte tillegget «og andre hendelser», vi refererer stort sett til transaksjoner. Begrepene transaksjoner og andre hendelser blir drøftet i læreboken. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 2 of 40

3 Eiendeler = Egenkapital + Gjeld Kontanter Aksjekapital Transaksjonens realøkonomiske effekt blir korrekt beskrevet, siden eiendelene og egenkapitalen øker med kr 250. Vi ser også at balanselikningen holder. Det er viktig at vi alltid passer på at balanselikningen holder! Når et selskap stiftes, skal det settes opp en åpningsbalanse som viser hvilke verdier selskapet rår over, og hvordan det er finansiert på stiftelsesdatoen. For Brivo kan den settes opp slik: Åpningsbalanse for Brivo AS per x0 Eiendeler Kontanter kr 250 Sum eiendeler kr 250 Egenkapital og gjeld Egenkapital Aksjekapital kr 250 Sum egenkapital og gjeld kr 250 I resten av 20x0 gjennomførte Brivo transaksjonene som vises i Eksempel 2-2. Eksempel 2-2: Transaksjoner for Brivo AS i 20x0 Brivo trenger bl.a. en varebil og inventar for å komme i gang med virksomheten. Disse anskaffes i 20x0. Brivo tar opp et langsiktig lån for å delfinansiere anskaffelsene. Det viser seg at anskaffelsene ikke blir så dyre som Ola antok i utgangspunktet. Deler av kontantbeholdningen blir derfor brukt til å nedbetale lånet og til kortsiktige aksjeinvesteringer. Følgende transaksjoner oppsummerer aktiviteten mellom x0 og x0: (a) Brivo tar opp et langsiktig banklån på kr 500. Beløpet overføres kontantbeholdningen. (b) Brivo kjøper varebil for kr 200 og betaler kontant. (c) Brivo kjøper inventar for kr 300 som delvis finansieres med kreditt fra leverandøren. Halvparten av beløpet blir betalt kontant. (d) Brivo plasserer deler av kontantbeholdningen i aksjer i håp om at aksjene skal stige i verdi. Aksjene koster kr 180 og betales kontant. (e) Brivo nedbetaler deler av lånet med kr 120. Vi analyserer transaksjonene på følgende måte: Supplement 2: Innføring i bokføring Side 3 of 40

4 Transaksjon (a): Opptak av et lån på kr 500 er en transaksjon fordi Brivos beholdning av eiendeler og gjeld påvirkes. Brivo tilføres kr 500 i kontanter (som er en eiendel) samtidig som gjelden øker med samme beløp. Virkningen på balanselikningen blir som følger: Eiendeler = Egenkapital + Gjeld Kontanter Aksjekapital Langsiktig banklån IB (a) Saldo Akku mulert effect +750 = +750 Vi ser at venstre og høyre side av balanselikningen påvirkes like mye og balanselikningen holder. I tabellen er Brivos åpningsbalanse (jf. Eksempel 2-1), vist på linjen IB, som er en forkortelse for inngående balanse. Linjen saldo viser summen av beløpene som er registrert i kolonnene. Linjen akkumulert effekt viser summen av registreringene på henholdsvis høyre og venstre side av likhetstegnet. Beløpene på begge sider av likhetstegnet må være like store for at balanselikningen skal holde. Transaksjon (b): Kjøp av varebil for kr 200 er en transaksjon fordi eiendelene påvirkes: Bedriftens beholdning av kontanter reduseres, og bedriftens beholdning av andre eiendeler, her en varebil, øker. Eiendeler = Egenkapital + Gjeld Varebil Kontanter Aksjekapital Langsiktig banklån IB (a) (b) Saldo Akkumulert effekt +750 = +750 Transaksjon (b) påvirker venstre og høyre side av balanselikningen like mye fordi nettovirkningen på venstre side av likhetstegnet er null. Etter gjennomføringen av transaksjon (b) viser regnskapet at bedriften har en kontantbeholdning på kr 550 og en varebil som kostet kr 200. Til sammen rår bedriften over verdier for kr 750, og disse er finansiert med kr 250 i egenkapital og kr 500 i gjeld. For å spare plass presenterer vi resten av transaksjonene i en samlet tabell og kommenterer transaksjonene under tabellen. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 4 of 40

5 Eiendeler = Egenkap. + Gjeld Varebil Inventar Aksjer Kontanter Aksjekap. Langs.banklån Lev.gjeld IB (a) (b) (c) (d) (e) Saldo Akkumulert effekt +780 = +780 Transaksjon (c): Kjøp av inventar for kr 300 hvorav halvparten skjer på kreditt og halvparten betales kontant. Både eiendeler og gjeld påvirkes, og det er ingen tvil om at dette er en transaksjon: Beholdningen av inventar øker med kr 300, beholdningen av kontanter reduseres med kr 150, og beholdningen av gjeld øker med kr 150. Nettoeffekten på eiendelene er en økning på kr 150, som tilsvarer økningen i gjelden. Transaksjon (d): Kjøp av aksjer for kr 180 med kontant betaling. Brivos eiendeler blir påvirket fordi deler av kontantbeholdningen byttes ut med en beholdning med aksjer. Nettoeffekten på eiendelssiden er null, og balanselikningen holder. Transaksjon (e): Nedbetaler deler av banklånet med kr 120. Både eiendeler og gjeld blir påvirket: Eiendelene blir redusert fordi kontantbeholdningen blir mindre, og gjelden blir redusert fordi skyldig beløp blir mindre. I praksis er det vanlig at vi foretar selve bokføringen på et annet tidspunkt enn når balanselikningen reelt og økonomisk sett blir påvirket. Dette gjelder f.eks. bruk av telefon: Utgiftene ved bruk av telefon får regnskapsmessig virkning for balanselikningen når regningen fra telefonselskapet mottas og betales (det er da bokføringen skjer) - ikke i takt med at hver samtale blir gjennomført. Noen ganger er det vanskelig å avgjøre om balanselikningen blir påvirket, og hvordan den blir påvirket. Hvorvidt en transaksjon regnskapsmessig sett skal anses for å ha inntrådt, avhenger av i hvilken grad risiko og kontroll er overført. Vi går ikke inn på denne diskusjonen her. Vi viser i stedet til læreboken. 2.3 Transaksjoner og regnskapssystemet Innledning Vi har vist hvordan vi analyserer en transaksjon for å kartlegge dens økonomiske virkninger på elementene i balanselikningen. Neste og siste trinn i transaksjonsanalysen er å bestemme hvordan virkningene skal registreres i regnskapssystemet, dvs. bestemme Supplement 2: Innføring i bokføring Side 5 of 40

6 hvordan bokføringen skal skje. Når vi vet hvordan bokføringen skal skje, vet vi hvilke kontoer som skal debiteres og krediteres (begrepene forklares nedenfor), og vi kan føre de nødvendige opplysningene inn i regnskapssystemet, dvs. foreta bokføringen. Det er viktig å være klar over at bokføringen ikke gjennomføres på den måten vi nettopp har brukt for å avklare hvordan transaksjoner påvirker elementene i balanselikningen. De bokførte opplysningene vil likevel gjenspeile transaksjonens økonomiske virkninger på en korrekt måte. Før vi ser nærmere på prinsippene som selskaper benytter når de foretar registreringer i regnskapssystemet, skal vi forklare noen sentrale begreper og sammenhenger Konto, kontoplan, debet og kredit En konto er en oppstilling der virkninger av transaksjoner kan bli registrert, summert og akkumulert. Kontoer brukes for å registrere virkningene av de transaksjonene som regnskapssystemet skal fange opp. Virkningene måles i kronebeløp. Når vi har foretatt registreringer på en konto, vil vi ved å summere registreringene få frem nettoeffekten av alle transaksjoner som påvirker kontoen. En transaksjon kan beskrives ved sin tosidighet: Selskapet mottar noe mot å yte noe. Det er disse to virkningene regnskapssystemet fanger opp. Virkninger som er forskjellige, registreres på forskjellige kontoer. Virkninger som er like, registreres på samme konto. Dermed blir virkninger som stammer fra forskjellige transaksjoner, registrert på samme konto, såfremt virkningene er de samme. Et eksempel kan være klargjørende. Anta at du holder oversikt over alle inn- og utbetalinger på bankkontoen din. Fra ditt ståsted vil alle utbetalinger være transaksjoner som reduserer innestående beløp på kontoen. Det spiller ingen rolle om uttakene er benyttet til betaling for bensin, mat, husleie e.l. Videre vil alle innbetalinger på kontoen øke innestående beløp, uavhengig av om økningen skyldes en lottogevinst, lønn, lån fra Lånekassen e.l. Bankkontoen er følgelig et knutepunkt som registrerer alle innskudd og uttak, uavhengig av hvor pengene kommer fra, eller hva de brukes til. Figur 2-1 viser hvordan du kan registrere dine inn- og utbetalinger på bankkontoen. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 6 of 40

7 Figur 2-1: Registreringer på bankkono illustrert ved hjelp av fortegnskonto I Figur 2-1 fremkommer begrepene inngående saldo og utgående saldo. Med saldo mener vi summen av registreringene som er foretatt på en konto (dvs. summen av de bokførte beløpene). Saldoen på bankkontoen viser hvor stort disponibelt beløp som til enhver tid står på kontoen, dvs. differansen mellom sum innskudd og sum uttak. Saldoen ved begynnelsen av en periode kaller vi inngående saldo, inngående balanse eller inngående beholdning (forkortet IB). Den tilsvarende betegnelsen ved slutten av en periode er utgående saldo, utgående balanse eller utgående beholdning (forkortet UB). UB i én periode er alltid lik IB i neste periode. Registreringene på bankkontoen fanger opp alle innskudd og uttak på bankkontoen, uavhengig av hva innskuddene og uttakene brukes til. Dette gjelder for alle typer kontoer. I en bedrift kan inntektene fra alle typer salg bli registrert på konto for varesalg, uavhengig av om den solgte varen er en skjorte, en bukse, legoklosser eller sokker. Det spiller heller ingen rolle om kjøperen heter Kari eller Ola. Kontoen i Figur 2-1 kalles en fortegnskonto siden beløpene registreres med positivt eller negativt fortegn. Registreringer på fortegnskontoer er enkle å gjennomføre og lite plasskrevende. Noen syns det er en ulempe at vi ved summering av registreringene ikke får informasjon om summen av alle transaksjoner med positivt fortegn og summen av alle transaksjoner med negativt fortegn. Slik informasjon fremkommer når vi bruker en T- konto. En T-konto er en konto som er todelt ved hjelp av en loddrett linje. Debiteringer (= debetregistreringene = registreringer til debet) er de som foretas til venstre for den loddrette linjen, mens krediteringer (= kreditregistreringer = registreringer til kredit) er de som foretas til høyre for den loddrette linjen. På en fortegnskonto blir debiteringer ført med positive fortegn, mens krediteringer blir ført med negative fortegn. Satt opp på T- konto vil registreringene på bankkontoen bli som i Figur 2-2. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 7 of 40

8 Figur 2-2: Registreringer på bankkonto illustrert ved hjelp av T-konto Betegnelsene debet og kredit stammer fra latin. Brukt om personer betyr debet «han skylder» og kredit «han betror» (og debitor betyr skyldner og kreditor betyr fordringshaver). I dag bruker vi begrepet debet og kredit om alle typer registreringer, også registreringer som ikke gjelder krav på eller gjeld til personer. Debet og kredit betyr følgelig ikke annet enn at begrepene bestemmer: (a) fortegnene som beløpene skal ha når bokføringen skjer på fortegnskontoer, eller (b) på hvilken side av den loddrette linjen beløpet skal stå når bokføringen skjer på T- kontoer. Det har ingen hensikt å forsøke å finne en logisk forklaring på hvorfor debet betyr til venstre eller positivt fortegn. Debet og kredit er bare begreper som angir hvordan bokføringen skal skje. Slik er det bare. Hva som skal føres til debet og kredit, tas opp nedenfor. Kontoplanen som illustreres i appendikset i læreboken viser hvordan kontoplanen kan se ut for et aksjeselskap. Andre selskapsformer, f.eks. personlig næringsdrivende og samvirkeforetak, må velge en kontoplan som passer deres selskapsform. Hver bedrift må opprette kontoer etter eget behov. Å opprette en konto betyr at bedriften utvider sin kontoplan med en konto den ikke har fra før. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 8 of 40

9 2.3.3 Dobbelt bokholderi og hva som skal bokføres til debet og kredit Bokføringen (dvs. registreringen av beløp på kontoer) følger det dobbelte bokholderis prinsipp. Den første skriftlige forklaringen på prinsippet kan spores tilbake til fransiskanermunken Luca di Paciolis avhandling fra Det dobbelte bokholderis prinsipp innebærer at regnskapssystemet alltid skal være i balanse ved at summen av registreringene som beskriver en transaksjon, skal være null. Det dobbelte bokholderis prinsipp kan synes banalt, men er genialt. Vitenskapen har utviklet seg enormt siden 1494, men det dobbelte bokholderi er fortsatt enerådende når det gjelder oppbygningen av regnskapssystemer som måler virkninger av transaksjoner i kroner og ører. Det dobbelte bokholderi krever at summen av de registrerte beløpene skal være null. Ser vi tilbake på transaksjonen i Eksempel 2-1, øker innbetalingen kontantbeholdningen (+250) og egenkapitalen (+250). Vi kan ikke bokføre denne transaksjonen med +250 på konto for kontanter og +250 på konto for innskutt egenkapital fordi summen da blir Bokføringen må foretas slik at summen blir 0 (null). Hvordan går det til? For at summen av alle beløpene som bokføres per transaksjon skal gå i null, ligger nøkkelen i at positivt fortegn (eller debiteringer) betyr: økning av elementene på venstre side av likhetstegnet i balanselikningen og reduksjon av elementene på høyre side av likhetstegnet i balanselikningen. Bokføringsregelen er illustrert i Figur 2-3 og Figur 2-4. I Figur 2-3 er hvert av de tre elementene i balanselikningen satt opp på T-kontoer. I Figur 2-4 er balanselikningen utvidet med resultatregnskapet, som er en forklaring på endring i opptjent egenkapital. Figur 2-3: Balanselikningen og det dobbelte bokholderis registreringsprinsipp 3 «Opprinnelsen til det moderne bokføringssystem må søkes i middelalderen. Bokføringen besto til å begynne med bare av en bok, hvor kjøpmannen til støtte for hukommelsen skrev ned formuesforandringer etter hvert som de fant sted, samt krav og sin gjeld. Med handelens utvikling ved overgangen til nyere tid steg kravene til bokføringen. I 1494 utgav fransiskaneren Luca di Pacioli, en berømt matematiker i Venezia, en matematisk avhandling som bl.a. inneholder en fremstilling av den dobbelte bokføringsmetode. Pacioli kan likevel ikke betraktes som metodens oppfinner. Han gav nærmest en beskrivelse av den praksis som alt hadde utviklet seg.» (Aschehoug og Gyldendals Store Norske Leksikon, 1981, bd. 2, s. 251) Supplement 2: Innføring i bokføring Side 9 of 40

10 Figur 2-4: Balanselikningen med resultatregnskapet og registreringer til debet og kredit Legg merke til at debet og kredit kommer i samme rekkefølge på høyre og venstre side av likhetstegnet. Sammenliknet med venstre side av likhetstegnet bytter imidlertid ordene «øker» og «reduserer» plass på høyre side av likhetstegnet. I regnskapssystemet må vi derfor: Debitere eiendelskontoene for å få frem at eiendelene øker, og kreditere eiendelskontoene for å få frem at eiendelene reduseres. Kreditere egenkapitalkontoene (gjeldskontoene) for å få frem at egenkapitalen (gjelden) øker, og debitere egenkapitalkontoene (gjeldskontoene) for å få frem at egenkapitalen (gjelden) reduseres. Det er svært viktig at du forstår at debetregistreringer øker eiendelskontoer og reduserer egenkapital- og gjeldskontoer, samt at kreditregistreringer har motsatt effekt (reduserer Supplement 2: Innføring i bokføring Side 10 of 40

11 eiendelskontoer og øker egenkapital- og gjeldskontoer). Forklaringen til at det er slik, er meget enkel. Vi tar utgangspunkt i balanselikningen: Eiendeler = Egenkapital + Gjeld Vi flytter nå egenkapital og gjeld over til venstre side av likhetstegnet. Dermed må vi skifte fortegn på egenkapital og gjeld, og balanselikningen blir: Eiendeler Egenkapital Gjeld = 0 Anta nå at eiendelene øker med kr 10, egenkapitalen øker med kr 7 og gjelden øker med kr 3. Hvordan skal vi få frem denne økningen i registreringssystemet? Jo, ved å legge kr 10 til eiendelene, kr 7 til egenkapitalen og kr 3 til gjelden: (Eiendeler + 10) (Egenkapital + 7) (Gjeld + 3) = 0 Nå kommer nøkkelen: Løser vi opp parentesene, får vi: Økning av eiendelene blir følgelig en debetregistrering, mens økning av egenkapital og gjeld blir kreditregistreringer. Regelen som slår fast at økning av eiendeler krever en debetregistrering, mens en økning av egenkapitalen og gjelden krever kreditregistreringer, er følgelig en konsekvens av at elementene egenkapital og gjeld flyttes over til den andre siden av likhetstegnet i balanselikningen. Husk at resultatregnskapet er en spesifikasjon av opptjent egenkapital. Det impliserer at alle resultatkontoene (dvs. inntekts- og kostnadskontoene) egentlig er kontoer som tilhører elementet egenkapital i balanselikningen. Når vi definerer inntekt som økning i eiendeler eller reduksjon i gjeld som fører til økning i opptjent egenkapital (jf. læreboken kap. 4), vet vi hvordan inntekter må bokføres: kredit en inntektskonto og debet en eiendels- eller en gjeldskonto. Definisjonen av kostnad gir også bokføringsregelen for kostnader: debet en kostnadskonto og kredit en eiendels- eller en gjeldskonto. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 11 of 40

12 Med utgangspunkt i balanselikningen satt opp ved slutten av året (på tidspunkt UB, symbolisert med fotskriften UB), kan vi vise uledningen av bokføringsreglene for debiteringer og krediteringer slik: 1. Eiendeler UB = Egenkap UB + Gjeld UB 2. Eiendeler UB = (Innskutt egenkap UB + Opptjent egenkap UB ) + Gjeld UB 3. Eiendeler UB = (Innskutt egenkap UB + (Opptjent egenkap IB + Inntekter - Kostnader)) + Gjeld UB 4. Eiendeler UB - (Innskutt egenkap UB + (Opptjent egenkap IB + Inntekter - Kostnader)) - Gjeld UB = 0 5. Eiendeler UB - (Innskutt egenkap UB + Opptjent egenkap IB + Inntekter - Kostnader) - Gjeld UB = 0 6. Eiendeler UB - Innskutt egenkap UB - Opptjent egenkap IB - Inntekter + Kostnader - Gjeld UB = 0 7. Eiendeler UB + Kostnader - Innskutt egenkap UB - Opptjent egenkap IB - Inntekter - Gjeld UB = 0 Debet (positivt fortegn) betyr økte eiendeler og høyere kostnader. Krediteringer har motsatt effefekt. Kredit (negativt fortegn) betyr økninger i innskutt og opptjent egenkapital, økte inntekter og mer gjeld, siden elementene har fått negativt fortegn etter at de ble flyttet til venstresiden av likhetstegnet. Når elementet har negativt fortegn og beløpet registreres med negativt fortegn, vil minus og minus gi pluss, dvs. en økning. Debeteringer har motsatt effekt. Likning (1) er balanselikningen. Likning (2) fordeler egenkapitalen på innskutt og opptjent egenkapital. Likning (3) viser at opptjent egenkapital ved starten av regnskapsåret tilsvarer Oppsummert: Nøkkelen for å skjønne hva som skal bokføres til debet og til kredit, ligger i: i. at man kan sette opp balanselikningen ii. har forstått at opptjent egenkapital ved regnskapsperiodens slutt tilvarer opptjent egenkapital ved regnskapsperiodens begynnelse pluss periodens inntekter og minus periodens kostnader (overgangen fra likning 2 til 3, som vi kommer tilbake til nedenfor). iii. at man vet at man må skifte fortegn når man (a) flytter et tall eller en variabel fra den ene siden av likhetstegnet til den andre, eller (b) løser opp en parentes som har negativt fortegn Når disse kunnskapene er på plass, kan man starte med balanselikningen og resonnere seg fram til hvordan posteringen må bli for at bokføringen skal bli riktig. Postering er et begrep som brukes i tilknytning til bokføring. Postering kommer av å postere, som betyr å føre inn et beløp i et regnskap. Det er regnskapslovens måleregler som avgjør når inntekts- og kostnadskontoene skal tas i bruk. To meget viktige måleregler er opptjeningsprinsippet og sammenstillingsprinsippet. Opptjeningsprinsippet fastslår at opptjente inntekter skal føres på inntektskontoene. Sammenstillingsprinsippet fastslår at kostnadskontoene skal vise kroneverdien av de ressursene som er brukt for å skape de inntektene som er ført på inntektskontoene. Når vi nedenfor forklarer hvordan inntekter og kostnader kan bokføres, Supplement 2: Innføring i bokføring Side 12 of 40

13 er det disse to prinsippene vi bygger på. Opptjenings- og sammenstillingsprinsippet, sammen med andre viktige prinsipper, blir forklart i detalj i læreboken Transaksjonsanalysens del to Første del av transaksjonsanalysen ble forklart i kap Siden vi nå har forklart verktøyene vi trenger for å foreta selve posteringene, kan vi gå løs på del 2: Bestemme hvordan transaksjonen skal bokføres. Det innebærer at vi må identifisere hvilke kontoer som skal debiteres og krediteres med hvilke beløp. En fullstendig transaksjonsanalyse av transaksjonen der Brivo stiftes (jf. Eksempel 2-1), blir som følger når bokføringen foretas på fortegnskontoer: Innbetaling av kr 250 i egenkapital i forbindelse med at Brivo AS stiftes Del 1: Virkning på elementene i balanselikningen Del 2: Bokføringen Eiendel = Egenkapital + Gjeld Konto Beløp Kontanter Aksjekapital Kontanter (E) Aksjekapital (EK) 250 Kontrollsum 0 Transaksjonsanalysens del 1 er den samme som vi har sett på. Nytt er del 2, hvor det fremgår hvilke kontoer som skal benyttes, og hvilke beløp som skal registreres. Bokstavene i parentes angir om vedkommende konto er en eiendelskonto (E), en egenkapitalkonto (EK) eller en gjeldskonto (G). Transaksjonen der Brivo stiftes, øker eiendelene og egenkapitalen i Brivo. Økningen i egenkapitalen er ført på konto for aksjekapital. I regnskapssystemet blir økningen i aksjekapitalen fanget opp ved at konto for aksjekapital krediteres. Økningen i kontantbeholdningen fanges opp ved at konto for kontanter debiteres. Kontrollsummen = 0, noe som viser at summen av tallene som er ført inn i regnskapssystemet er null. Dermed balanserer balanselikningen, og posteringen er i samsvar med det dobbelte bokholderis prinsipp (postering. En fullstendig transaksjonsanalyse av transaksjonene i Eksempel 2-2 er vist i Eksempel 2-3. Eksempel 2-3: Bokføring av Brivos transaksjoner Brivo gjennomførte fem transaksjoner i Eksempel 2-2. Transaksjonsanalysens del 1 er allerede gjennomført og gjentas ikke her. Transaksjonsanalysens del 2 består i å bestemme hvordan bokføringen skal skje. Transaksjon (a): Opptak av et langsiktig banklån på kr 500. Transaksjonen øker kontantbeholdningen. Kontanter er en eiendel. Skal eiendelene øke, må registreringen skje til debet på konto for kontanter (husk at debet betyr positivt fortegn ved registrering på fortegnskontoer). Transaksjonen øker samtidig bedriftens gjeld. I regnskapssystemet øker gjelden ved registreringer til kredit (dvs. med negativt fortegn). Vi viser bokføringen både ved hjelp av fortegnskontoer og ved hjelp av T-kontoer: Supplement 2: Innføring i bokføring Side 13 of 40

14 Fortegnskontoer T-kontoer Kontanter (E) +500 Kontanter (E) Langsiktig banklån (G) Langs. banklån (G) 500 Debet (økn.) Kredit (red.) Debet (red.) Kredit (økn.) Kontrollsum Transaksjon (b): Kjøp av varebil for kr 200 som betales kontant. Transaksjonen berører kun eiendelskontoer. Konto for kontanter reduseres, og det fanges opp ved en postering til kredit. Beholdningen av varebiler øker, og en økning av en eiendelskonto skjer ved postering til debet. Transaksjonen gir opphav til følgende postering er: Fortegnskontoer T-kontoer Varebil (E) +200 Varebil (E) Kontanter (E) Kontanter (E) 200 Debet (økn.) Kredit (red.) Debet (økn.) Kredit (red.) Kontrollsum I stedet for å presentere hver enkelt transaksjon i separate oppsett slår vi samtlige transaksjoner sammen i en tabell og forklarer resonnementene etterpå. Vi tar også med inngående balanse, som i dette tilfellet tilsvarer Brivos åpningsbalanse. Når vi lar hver linje representere en konto, kan inngående balanse, bokføringen av transaksjonene og saldoen som fremkommer etter at bokføringen er foretatt, vises i kolonnene. Følgende tabell viser posteringen av transaksjonene: Transaksjoner Kontonavn IB a b c d e Saldo Varebil (E) Inventar (E) Aksjer (E) Kontanter (E) Aksjekapital (EK) Langsiktig banklån (G) Leverandørgjeld (G) Kontrollsum Transaksjon (c): Kjøp av inventar for kr 300. Brivo får kreditt på halvparten av beløpet fra leverandøren, mens den andre halvparten betales kontant. En økning av eiendelene bokføres med positivt fortegn, mens reduksjon av eiendelene bokføres med negativt fortegn. Konto for inventar skal følgelig debiteres med kr 300 og konto for kontanter krediteres med kr 150. Økning i gjeld skjer ved krediteringer, og konto for leverandørgjeld får en postering på kr 150. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 14 of 40

15 Transaksjon (d): Kjøp av aksjer i andre selskaper for kr 180 med kontant oppgjør. Kjøpet reduserer kontantbeholdningen, og konto for kontanter må krediteres. Samtidig øker beholdningen av aksjer, og konto for aksjer må debiteres med kr 180. Transaksjon (e): Nedbetaling av lån med kr 120. Reduksjon i gjeld fanges opp ved posteringer med positivt fortegn, og konto for langsiktig banklån må debiteres. Reduksjonen i kontantbeholdningen skjer ved en postering til kredit. Hva Brivo hadde av eiendeler, egenkapital og gjeld da selskapet startet opp sin virksomhet, er gitt ved den inngående balansen per x0 (kalt IB i Eksempel 2-3). Transaksjonene (a) (e) beskriver aktivitetene i resten av året. Saldoene som fremkommer etter registreringen av transaksjon (e), kalles utgående saldo eller utgående balanse (forkortet til UB). Saldoene i Eksempel 2-3 har normale fortegn: Eiendelskontoer har normalt en debetsaldo, dvs. en saldo med positivt fortegn fordi det økonomisk sett betyr at eiendelene har en positiv verdi. Egenkapital- og gjeldskontoer har normalt en kreditsaldo, dvs. en saldo med negativt fortegn fordi det betyr at eierne har finansiert en andel av eiendelene og at selskapet har gjeld som må innfris Fra balansekontoene til oppstillingsplanen for balansen En balanse kan settes opp på ethvert tidspunkt ved å verdsette det man har av eiendeler og gjeld. Det holder å verdsette eiendeler og gjeld siden egenkapitalen automatisk fremkommer som differansen, jf. balanselikningen. Åpningsbalansen til Brivo presenterte vi over. Når transaksjonene (a) (e) er registrert, kan vi sette opp balansen ved årets slutt ved å gruppere og summere saldoene på de enkelte kontoene. Dette er illustrert i Figur 2-5 som viser sammenhengen mellom saldobalansen, som er en oversikt som viser samtlige kontoer i regnskapssystemet og hvilken saldo de har, og informasjonen som gis i det offisielle årsregnskapet. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 15 of 40

16 Figur 2-5: Fra bokførte opplysninger til balansen Bokføringen er foretatt i samsvar med det dobbelte bokholderis prinsipp siden kontrollsummen i saldobalansen er null (jf. siste linje i venstre kolonne i Figur 2-5). Legg merke til at beløpene i balansen er oppført med logiske fortegn. Egenkapital- og gjeldsposter, som er registrert med negative beløp i regnskapssystemet, blir i balansen oppført med sine naturlige fortegn. I praksis har bedriftene en rekke kontoer, kanskje flere tusen. Da er summeringer av saldoer på flere kontoer en absolutt nødvendighet for at balansen skal gi et oversiktlig bilde av bedriftens finansielle stilling. I Figur 2-5 trenger vi ikke slå sammen kontoer. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 16 of 40

17 2.3.6 To metoder for bokføring av inntekter og kostnader Resultatregnskapet skal vise opptjente inntekter og de tilhørende kostnadene. Bokføringen vi foretar for at resultatregnskapet skal bli riktig, kan foretas på to forskjellige måter. Fremgangsmåten som i svært mange situasjoner er prinsipielt riktig, beholdningsendringsmetoden, er vist i Eksempel 2-4. Eksempel 2-4: Kjøp og salg av varer med kontant oppgjør iht. beholdningsendringsmetoden Kjøp og salg av varer med kontant oppgjør iht. beholdningsendringsmetoden ABC AS gjennomfører disse to transaksjonene i 20x1: (1) Kjøper varer for kr 70 med kontant betaling og får varene utlevert. (2) Selger varene til en kunde for kr 150 med kontant betaling og samtidig utlevering av varene. De to transaksjonene analyseres og bokføres på følgende måte: Postering 1: Kjøp av varer for kr 70 med kontant betaling (transaksjon 1) Del 1: Virkning på elementene i balanselikningen Del 2: Bokføringen Eiendel = Egenkapital + Gjeld Konto Beløp Varelager Kontanter Varelager (E) Kontanter (E) 70 Kontrollsum 0 ABC mottar varer som legges på lager, og eiendelene øker. I regnskapssystemet bokføres en økning av varelagerbeholdningen til debet på konto for varelager. Varene betales kontant, og kontantbeholdningen reduseres. Reduksjonen fanges opp i regnskapssystemet ved en kreditering på konto for kontanter. Balanselikningen holder, og kontrollsummen er null. Postering 2: Varene selges for kr 150 med kontant oppgjør (transaksjon 2). Del 1: Virkning på elementene i balanselikningen Del 2: Bokføringen Eiendel = Egenkapital + Gjeld Konto Beløp Kontanter Salgsinntekt Kontanter (E) Salgsinntekt (I) 150 Kontrollsum 0 Transaksjonen genererer en inntekt på kr 150. Inntekten øker eiendelene fordi kunden innbetaler kr 150. Økningen bokføres til debet på konto for kontanter. Inntekten øker egenkapitalen med kr 150 siden inntekten er opptjent (varene er solgt og levert). Økning av egenkapitalen skjer med en postering til kredit (negativt fortegn). Posteringen skjer imidlertid ikke direkte på konto for egenkapital, men på en resultatkonto for salgsinntekter. «(I)» etter et kontonavn betyr at kontoen er en resultatkonto for inntekter. Oppsummert er posteringene i regnskapssystemet som følger: Supplement 2: Innføring i bokføring Side 17 of 40

18 Balansekontoer Resultatkonto Postering Varelager Kontanter Salgsinntekt Kontroll (1) (2) Saldo Merk: Kontoene er plassert i kolonner, mens posteringene vises på linjene. Kolonnen til høyre merket «kontroll» skal være null hvis bokføringen har fulgt det dobbelte bokholderis prinsipp. Vi kaller inntekts- og kostnadskontoer for resultatkontoer, men resultatkontoene er egentlig en spesifikasjon av hva som skjer med opptjent egenkapital (som er en balansekonto, jf. Figur 2-4). Postering 1 og 2 medfører at den underliggende økonomiske stillingen til ABC ikke er korrekt gjengitt i regnskapene. Etter at salget er gjennomført, har ikke ABC lenger et varelager, slik at saldoen på konto for varelager er feil. Videre mangler det en resultatkonto som viser at ABC faktisk har hatt kostnader i forbindelse med salget siden varene kostet kr 70. For at regnskapet skal bli korrekt, må de registrerte opplysningene korrigeres. Korrigeringen gjøres på følgende måte: Postering 3 Korreksjonspostering Del 1: Virkning på elementene i balanselikningen Del 2: Bokføringen Eiendel = Egenkapital + Gjeld Konto Beløp Varelager Varekostnad Varelager (E) Varekostnad (K) +70 Kontrollsum 0 Korreksjonsposteringen innebærer at varelageret og egenkapitalen reduseres med kr 70. I regnskapssystemet blir dette fanget opp ved at konto for varelager krediteres og konto for varekostnad debiteres. «(K)» brukes for å angi at en konto er en resultatkonto for kostnader. Etter denne korreksjonsposteringen kan vi sette opp følgende oversikt: Balansekontoer Resultatkontoer Postering Varelager Kontanter Salgsinntekt Varekostnad Kontroll (1) (2) (3) Saldo Regnskapet er nå korrekt, og de bokførte opplysningene reflekterer utviklingen i inntjening og den finansielle stillingen. Eiendelskontoene viser kun eiendeler bedriften har i behold (kontanter på kr 80). Resultatkontoene, som er en spesifikasjon av opptjent egenkapital, har samlet sett en saldo på kr 80 (= kr kr 70). Når summen av saldoene på resultatkontoene er negativ, øker Supplement 2: Innføring i bokføring Side 18 of 40

19 opptjent egenkapital. De to transaksjonene har dermed økt ABCs eiendeler og egenkapital med kr 80. I Eksempel 2-4 skjer bokføringen som beholdningsendringer: Innkjøpet øker beholdningen av varer på lager, og salget reduserer beholdningen av varer på lager. I prinsippet kan nesten alle transaksjoner betraktes og bokføres som beholdningsendringer. Antall posteringer som fanger opp beholdningsendringene, kan imidlertid bli svært mange hvis bokføringen hele tiden skal være à jour med utviklingen i den underliggende økonomien. Anta at du betaler ditt abonnement på Aftenposten på forskudd. Forskuddet gir deg et krav på å få avisen levert i postkassen i 90 dager. Skal Aftenpostens regnskap hele tiden være à jour med utviklingen i den underliggende økonomien, må Aftenposten bokføre forskuddsbetalingen som en uopptjent inntekt (dvs. gjeld) når betalingen mottas. Dernest må 1/90 av den uopptjente inntekten overføres til resultatkontoen for abonnementsinntekter hver dag, fordi 1/90 av inntekten blir opptjent hver dag. I løpet av et kvartal vil det innebære 90 korreksjonsposteringer av den typen som sørget for bokføringen av varekostnaden i Eksempel 2-4, bortsett fra at registreringen nå gjelder resultatføring av inntekter: Beholdningen av uopptjente inntekter (gjeld) reduseres dag for dag med en tilsvarende økning av opptjente inntekter (dvs. beholdningen av opptjent egenkapital). Dersom varene som ble innkjøpt i Eksempel 2-4, blir solgt jevnt i løpet av 70 dager, må 1/70 av anskaffelseskostnaden bli overført fra konto for varelageret (E) til konto for varekostnad (K) hver dag. Metoden med beholdningsendringer er unødig arbeidskrevende. Årsregnskapet dekker 12 måneder. I løpet av året vil en rekke transaksjoner som gir opphav til beholdningsendringer bli påbegynt og avsluttet. Det er f.eks. rimelig å anta at mesteparten av varene som kjøpes inn i løpet av ett år, vil bli solgt i løpet av det samme året, og at uopptjente inntekter vil bli til opptjente inntekter i løpet av den samme regnskapsperioden. Antakelsen om at transaksjoner startes opp og får sin naturlige avslutning i løpet av regnskapsperioden, fører til at vi kan bruke en mer pragmatisk bokføringsmetode. Metoden består i at vi bokfører transaksjoner knyttet til inntekter og utgifter på resultatkontoer etter hvert som de finner sted. Først når regnskapet for en periode skal avsluttes, kontrollerer vi om vi bare har resultatført inntekter som er opptjent, og de tilhørende kostnadene. Oppdager vi at resultatregnskapet feilaktig er blitt belastet med inntekter eller kostnader som ikke vedrører regnskapsperioden, må regnskapet korrigeres. Korrigeringene kalles for periodiseringer, som blir behandlet i læreboka. Den pragmatiske bokføringsmetoden er illustrert i Eksempel 2-5. Eksempel 2-5: Pragmatisk bokføringsmetode for inntekter og kostnader Pragmatisk registreringsmetode for inntekter og kostnader Vi benytter samme driftshandling som i Eksempel 2-4, men registrerer nå handlingen etter den pragmatiske metoden: Postering 1 Kjøp av varer for kr 70 med kontant betaling (transaksjon 1) Supplement 2: Innføring i bokføring Side 19 of 40

20 Del 1: Virkning på elementene i balanselikningen Del 2: Bokføringen Eiendel = Egenkapital + Gjeld Konto Beløp Varelager Kontanter Varekostnad Varekostnad (K) Kontanter (E) 70 Kontrollsum 0 Reelt sett mottar ABC AS varer som legges på lager, og eiendelene øker. Vi antar imidlertid at varene blir solgt i løpet av regnskapsperioden. Dermed kan vi hoppe over posteringene som får frem at varelageret først øker (som følge av innkjøpet) før det blir redusert (som følge av salg). I stedet for å la innkjøpet øke eiendelene reduserer vi egenkapitalen (jf. del 1). I regnskapssystemet skjer dette ved at resultatkontoen for varekostnad debiteres. Reduksjonen i kontantbeholdningen krediteres konto for kontanter. Postering 2 gjennomføres på samme måte som i Eksempel 2-4. Til sammen vil registreringene gi en korrekt beskrivelse av transaksjonene. Balansekontoer Resultatkontoer Postering Varelager Kontanter Salgsinntekt Varekostnad Kontroll (1) (2) Saldo Sammenlikner vi den siste linjen i oppsettene på slutten aveksempel 2-4 og Eksempel 2-5, ser vi at saldoen på hver konto er den samme. Slik skal det også være, fordi de to bokføringsmetodene skal gi identiske løsninger. Forskjellen ligger i at den pragmatiske metoden reduserer antall posteringer. Det finnes ingen faste regler som avgjør om bokføringen skal følge den prinsipielt riktige eller den mer pragmatiske måten. Generelt kan vi si at den pragmatiske metoden er godt egnet for transaksjoner som blir startet opp og avsluttet i løpet av regnskapsperioden, og at beholdningsendringsmetoden bør brukes når transaksjonene har virkninger som strekker seg over flere regnskapsperioder. Eksemplene vi har benyttet, er svært oversiktlige. Det er nyttig når vi skal forklare prinsippene som regnskapsrapporteringen bygger på. I praksis er det imidlertid helt håpløst å holde en tilsvarende oversikt over bokførte opplysninger. Gangen i arbeidet med å føre regnskaper (jf. Figur 2-6) sørger imidlertid for at det ikke er nødvendig å ha slik oversikt. Vi kan bokføre transaksjoner fortløpende etter som de inntrer, uten å tenke på om transaksjonen blir avsluttet i løpet av regnskapsperioden eller ei. De feilene vi eventuelt gjør med hensyn til periodisering (f.eks. resultatfører utgifter som ikke vedrører periodens opptjente inntekter), blir rettet opp i forbindelse med kontrollene vi foretar i forbindelse Supplement 2: Innføring i bokføring Side 20 of 40

21 med at det endelige regnskapet settes opp. Periodiseringer er for øvrig nødvendig for å sikre at regnskapet blir korrekt, uavhengig av hvordan bokføringen skjer. Figur 2-6: Gangen i regnskapsarbeidet Transaksjonsanalyse (del 1 og del 2) Transaksjoner analyseres og bokføres etter hvert som de inntrer Foreløpig regnskap Periodisering Kontroll av at inntekter og kostnader er resultatført i riktig periode med riktig beløp. Endelig regnskap Legg merke til forskjellen mellom foreløpig og endelig regnskap i Figur 2-5. Først når vi har kontrollert at inntekter og kostnader er plassert i riktig regnskapsperiode med riktig beløp, hvilket betyr at også eiendeler og gjeld er målt med riktige verdier, er periodiseringen avsluttet og vi kan sette opp det endelige regnskapet Drift, finansiering og investering Når vi skal forklare hvordan aktiviteten i en bedrift fanges opp av regnskapssystemet, er det nyttig å bruke eksempler. Innkjøp og salg av varer har vi gitt eksempler på. Vi skal nå se på enkelte andre transaksjoner. Vi kan gruppere transaksjoner ut fra deres tilknytning til tre typer handlinger: driftshandlinger, finansieringshandlinger og investeringshandlinger. En handling består av to eller flere transaksjoner. Etter som tiden går, kan vi beskrive det som skjer i bedriften som en strøm av handlinger. Eksempel 2-6 gir eksempler på transaksjoner som grupperes i de tre kategoriene med handlinger. Supplement 2: Innføring i bokføring Side 21 of 40

22 Eksempel 2-6: Ulike typer drifts-, investerings- og finansieringshandlinger En bedrift selger bl.a. verktøy, maskiner og maling som dels importeres og dels produseres av selskapet selv. Bedriften har en del varige driftsmidler, bl.a. produksjonsutstyr, maskiner, bygninger, tomter, biler, inventar o.l. Dette er eiendeler med lang levetid som er nødvendige for at bedriften skal kunne holde driften gående. Anskaffelser og salg/utskifting av eiendeler med lang levetid kaller vi investeringshandlinger. Transaksjoner som kjøp av ny maskin, utskifting av varebil, installering av heis i fabrikkbygningen o.l. tilhører investeringshandlingene. Den daglige driften består av en rekke aktiviteter: innkjøp av varer som selges videre; anskaffelser av råvarer som settes inn i produksjonsprosessen, og som blir omformet til produkter kunder kjøper; ansettelser av medarbeidere som får opplæring, yter innsats på ulike nivåer i bedriften og får betaling for utført arbeid; beregning og innbetaling av merverdiavgift og arbeidsgiveravgift til myndighetene; mottak av betaling fra kunder og betalinger til leverandører; sørge for at bedriften får levert strøm, at ansatte og eiendeler er forsikret, osv. Dette er eksempler på transaksjoner som inngår i kategorien vi kaller driftshandlinger. Investeringene i omløpsmidler og anleggsmidler er ikke gratis. Finansieringen skjer gjennom finansieringshandlingene. Transaksjoner knyttet til finansieringshandlingene er f.eks. opptak av kortsiktige og/eller langsiktige banklån, betaling av renter og avdrag, utbetaling av utbytte, gjennomføring av kontantemisjoner, o.l. Driftshandlinger er aktiviteter knyttet til bedriftens ordinære virksomhet. I en varehandelsbedrift kan f.eks. en driftshandling bestå i innkjøp av et parti varer fra en leverandør som deretter selges til en eller flere kunder. Andre driftshandlinger er f.eks. knyttet til de ansatte (herunder lønn, arbeidsgiveravgift og feriepenger), strøm, forsikringer, frakt osv. Driftshandlinger har relativt kort syklus, og det er som regel mange av dem. Investerings- og finansieringshandlingene er det færre av, og de strekker seg gjerne over flere regnskapsperioder. Alle anskaffelser av anleggsmidler er investeringshandlinger. De fleste transaksjoner knyttet til finansieringen av bedriften inngår i finansieringshandlingene. Noen av transaksjonene knyttet til finansieringshandlinger innebærer alltid bytte av verdier mot forpliktelser. Ved innlån får bedriften utbetalt lånebeløpet og må som motytelse forplikte seg til å tilbakebetale lånet. Dette er en omplassering av verdier, og omplasseringen skaper ikke inntekter eller kostnader: Bedriften blir tilført en krone, og gjelden øker med en krone. Kapital er imidlertid et gode det er knapphet på, og låntaker må betale renter og gebyrer. Renter og gebyrer er kostnader for låntaker og inntekter for långiver. Inntekter og kostnader skal resultatføres. Vi har sett på hvordan opptak og nedbetaling av lån behandles i Eksempel 2-3. Hvordan renter registreres, blir vist i Eksempel 2-9. En spesiell form for finansieringstransaksjoner skjer mellom et selskap og dets eiere i form av utbytteutdelinger, kapitalnedsettelser eller kapitalforhøyelser. Disse (som kalles egenkapitaltransaksjoner) skaper aldri inntekter eller kostnader. De representerer kun eiernes innskudd og uttak fra bedriften (omplasseringer av formuen fra et investeirngsobjekt til et annet). Supplement 2: Innføring i bokføring Side 22 of 40

23 Investeringshandlinger anskaffer eiendeler med lang levetid, dvs. anleggsmidler. Disse anskaffes fordi produksjonsutstyr, maskin, inventar, biler og bygg er nødvendig for at selskapet skal kunne drive inntektsskapende virksomhet. På grunn av den lange levetiden sier vi at anleggsmidlenes inntektsskapende virkninger fordeler seg over flere perioder. På anskaffelsestidspunktet vet vi at regnskapet normalt blir feil dersom anskaffelsen resultatføres umiddelbart. Anskaffelseskostnaden må derfor fordeles over flere regnskapsperioder i takt med at eiendelen bidrar til å generere inntekter. Den andelen av anskaffelseskostnaden som blir resultatført i en periode, kalles avskrivning: Med avskrivning mener vi en systematisk periodisering av anskaffelseskostnaden for en eiendel med lang, men begrenset levetid. Forskjellen mellom avskrivninger og «vanlige kostnader» ligger kun i at avskrivninger er knyttet til periodiseringen av anskaffelseskostnaden for avskrivbare eiendeler. Avskrivbare eiendeler er eiendeler med lang, men begrenset levetid. Tomter og langsiktige investeringer i andre selskaper skal ikke avskrives fordi eiendelene ikke kan forventes å bli utsatt for et systematisk verdifall over tid som følge av bruk, teknologisk utvikling o.l. Maskiner, bygg, inventar, biler o.l. skal derimot avskrives. Avskrivninger skal resultatføres etter samme prinsipp som kostnader. Vi resonnerer som følger: Over en eiendels levetid nyter bedriften godt av de tjenestene eiendelen gir. I fabrikklokalet kan bedriften drive produksjon, og ved hjelp av en bil kan varer og personer transporteres hit og dit. Men siden eiendelens levetid er begrenset, vil også antall perioder vi nyter godt av eiendelens tjenester, være begrenset. Vi må derfor fordele anskaffelseskostnaden over de periodene bedriften nyter godt av eiendelens tjenester. Eksempel 2-8 viser hvordan maskinkjøp og avskrivninger kan bli bokført. Eksempel 2-9 er et oppsummeringseksempel. Eksempel 2-7: Kjøp av varig driftsmiddel og avskrivning En maskin anskaffes x1 for kr Kjøpet betales kontant. Ved utgangen av 20x1 er 1/10 av maskinens kapasitet (eller inntektsbringende effekt) realisert. Andelen av anskaffelseskostnaden som skal resultatføres det første året, blir følgelig en 1/10 av anskaffelsesprisen, dvs. kr 100. Posteringene som angår 20x1, blir: Balansekontoer Resultatkonto Postering Maskiner Kontanter Avskrivning Kontroll SUM I første omgang føres utgiften ved maskinkjøpet opp på balansekontoen for maskiner (postering 1). Denne viser ganske enkelt at kr i kontanter er byttet ut med en annen eiendel en maskin verdt kr Årets verdifall bokføres deretter ved at maskinens verdi som eiendel reduseres i Supplement 2: Innføring i bokføring Side 23 of 40