REGIONAL MULTI/FRIIDRETTSHALL PRINSIPPSAK OM OPPFØRING OG OG ETABLERING AV SELSKAP

Transkript

1 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 614 D11 : Arb.gruppe med eksterne og A.R.Eikehaugen, R.Åsbø, S.Haugen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /08 REGIONAL MULTI/FRIIDRETTSHALL PRINSIPPSAK OM OPPFØRING OG OG ETABLERING AV SELSKAP 1. SAKEN GJELDER Kommunene Stavanger, Sandnes, Sola og Randaberg har inngått (desember 2006/januar 2007) en forpliktende samarbeidsavtale om oppføring, eierskap og drift av fire regionale idrettsanlegg. Sørmarka kunstisbane i Stavanger, fotballhall i Radaberg og multi/friidrettshall i Sandnes er tre konkretiserte og prioriterte anlegg av totalt fire. Det fjerde anlegget skal være lokalisert i Sola kommune, enten som oppgradering av et eksisterende til regional anlegg eller som utvidet/nytt anlegg. Sørmarka kunstisbane er omdannet og etablert som interkommunalt selskap (IKS) med godkjent selskapsavtale. Prosjektet er under utvikling. Fotballhallen i Randaberg er videreutviklet slik at det nå er oversendt fra Randaberg kommune til deltakerkommunene forslag til etablering av selskap for oppføring av anlegget (se egen sak). I Sandnes er arealet på Sandved ferdig regulert og Multi/friidrettshallen i Sandnes er ført frem med stadfestet reguleringsplan for arealet, forslag til et konkurransegrunnlag bestående av funksjonsbeskrivelse, krav til tekniske anlegg og materialvalg, grovkalkulert driftsbudsjett og konsept for disponering av halltider og forslag til valg av selskapsform. Rådmannen legger i denne saken frem forslag til prinsippene for videre utvikling og oppføringen av multi/friidrettshallen. Saken oversendes de tre samarbeidskommunene for behandling i samsvar med den forpliktende samarbeidsavtalen om regionale idrettsanlegg 2. BAKGRUNN 2.1 Føringer gitt i forpliktende samarbeidsavtale Samarbeidsavtalen gjelder gjensidig forpliktelse om å delta i oppføring, eierskap og drift av fire regionale idrettsanlegg. Forpliktelsene omfatter følgende: a) Kommunene som er part i denne avtalen forplikter seg til å bidra så vel faglig, som økonomisk til å få frem prosjektene, oppføring av anlegget, eierskap og drift. Hvert anlegg vil bli organisert som eget selskap der partene går inn som deltakere. Eierbrøken i det enkelte selskapet, valg av selskapsform og netto kostnadsramme fastsettes i sak om godkjenning av forprosjektet for hvert anlegg, etter modell av fremføringen av Sørmarka prosjektet. b) Partene er enige om at utgifter knyttet til erverv, tomteteknisk opparbeidelse og infrastruktur som et anlegg utløser i lokaliseringskommunen skal dekkes av kommunen selv. Denne utgiften holdes utfor i beregningen av anleggets brutto utgifter. Fra brutto investeringsutgiften trekkes fra momsrefusjon, spillemidler og eventuelle eksterne gaver/sponsorbidrag. Nettoutgiften er den forpliktelsen som deltakerkommunene forplikter seg ihht. eierbrøken som blir satt for det enkelte Side 1 av 13

2 anlegget. Det er enighet om at det økonomiske bidraget kan enten innbetales til selskapet som et årlig tilskudd for delvis dekning av renter og avdrag i selskapet eller som et investeringstilskudd. c) Hvert av selskapene som opprettes for å oppføre, eie og drive regionalt idrettsanlegg, skal gis mulighet for å låne inn personell fra kommunene til for eksempel prosjektering og byggeledelse. Partene forplikter seg til å fristille nødvendig personell for engasjement i selskapet under oppføringsperioden, frem til driftsstart. Slike avtaler skal være skriftlige mellom selskapet og berørt kommune. Lønns- og arbeidsvilkår for medarbeiderne i avtaleperioden skal normalt være upåvirket av dette og følge kommunens utvikling i avtaleperioden. Av avtalen fremgår videre at partene er enige om at overordnet mål med felles innsats om å få frem de regionale idrettsanleggene er å styrke idrettens funksjon og plass i regionen. Disponering av tider i anleggene skal derfor prioritere idrett og fysisk aktivitet i regi av lag, foreninger og idrettsorganisasjonene. Driften skal innrettes på å spesielt stimulere barn og unges interesse for idrett og fysisk aktivitet. I fordeling av halltider skal brukere fra de 4 kommunene prioriteres først. I samarbeidsavtalen legges til grunn at aktiviteten i anleggene i hovedsak er uten vederlagsberegning. Skoleelever og barnehagebarn skal kunne benytte anleggene gratis når dette inngår i ordinær tjeneste på dagtid. Kommersiell og forretningsvirksomhet kan leie ledig halltid mot nærmere fastsatte satser for slik vederlagsberegning pr. anlegg. Partene legger til grunn at anleggene skal driftes på en effektiv måte og at årlig driftstilskudd vil være anleggenes hovedinntekt. Det er derfor enighet om at det ikke åpnes for utdeling av selskapenes midler. I helt spesielle tilfeller kan det gjøres unntak og slikt vedtak krever sak og godkjenning i kommunenes by/kommunestyrer. Det må foreligge godkjenning i alle fire kommunene for at representantskapet kan effektuere vedtaket. 2.2 Kartlagte brukerbehov multi/friidrettshall I forarbeidet til prosjektet om multi/friidrettshall som prioritert regionalt anlegg ble det gjennomført en kartlegging av dagens friidrettsaktivitet, klubbens behov totalt og pr. øvelse, hallens betydning for rekruttering og prestasjoner og ønsker om å arrangere samlinger/kurs og konkurranser i friidrett. Mars 2006 ble alle klubber som driver friidrett invitert til møte hvor multi/friidrettshall ideen ble presentert. Basert på dette ble klubbene bedt om å besvare et spørreskjema (oppsummering av hele undersøkelse følger som trykt vedlegg). Det er totalt 22 klubber som driver friidrettsaktivitet i Rogaland.14 av disse er hjemmehørende i rimelig kort avstand fra lokaliseringen på Sandved. De 14 klubbene har i dag ca 1500 aktive medlemmer. Klubbene som besvarte undersøkelsen omfatter 1088 medlemmer. Aldersfordelingen blant disse var : 0-6år 6-12år 13-19år år 25år + Sum Det er spesielt i vinterhalvåret (september april) klubbene sliter med å få til kvalitetstrening, og da spesielt i de tekniske øvelsene (hopp og kast) samt sprintøvelser. Kalde dager med vind og regn gjør det vanskelig å trene på øvelser som krever stor eksplosiv kraft. Trening ute på disse øvelsene i kaldt vær fører til stor risiko for skader. Etter alle klubbenes mening vil en hall øke rekrutteringen til friidretten, samt føre til at en klarer å holde ungdommen i idretten lenger. Klubbene mener også at en slik hall også vil bidra til at prestasjonene forbedres, samt at friidretten i regionen kan en helårsidrett. Side 2 av 13

3 Klubbene skisserte behov for mellom 79 og 106 timer pr. uke pr. delanlegg for å dekke ønskene om tilgang i anlegget. Kapasiteten for hvert delanlegg er ca 25 timer (mandag fredag 5 timer pr dag). Det antas allikevel at flere klubber kan trene samtidig, da treningsgruppene i enkelte klubber er relativt små. Det er også sannsynlig at klubbene trener flere øvelser i samme treningsøkt, dermed blir ønsket timetall noe høyt. Det anses som sannsynlig at forholdsvis mange får innfri sine forventninger om trening, men det forutsetter at klubbene trener sammen. Ungdomsgruppen ser ut til å være den største treningsgruppen i alle øvelser. 2.3 Omfang og erfaringer - multi/friidrettshall løsninger Nasjonalt er det kun Stangehallen i Stange kommune sør for Hamar, som har tilnærmet komplett tilbud for friidrett innendørs. Det arbeides nå med tilsvarende multi/friidretthaller i Bærum, Bergen og Trondheim. Norges friidrettsforbund har som sin strategi at det innen 2010 etableres 7 friidrettshaller i Norge hvorav en i Sandnes/Stavanger regionen. Til sammenlikning finnes det 26 slike haller i Sverige, samt i de baltiske landene. Arbeidsgruppen som har utformet forslaget til funksjonsspesifikasjoner for multi/friidrettshall lokalisert i Sandnes har vært på befaring til andre haller. Spesielt i Tallin er dette et mye brukt konsept. Norges Friidrettsforbund og Idrettsrådet i Sandnes deltok på befaringen og det gjorde det mulig å få adgang til og befart ulike typer av multihall løsninger. I tillegg ga det innsikt i både bruksomfang, driftsopplegg og kostnader ved hallene. Erfaringene som er hentet er benyttet i arbeidet med å finne frem til arealeffektive løsninger som reduserer totalt arealbehov, kunnskap ift. funksjonskravene mht. størst mulig rom for å ha samtidige aktiviteter i løpet av en treningstime, samt tekniske løsninger og materialvalg. 3. FAKTABESKRIVELSE 3.1 Status for planområdet Med bakgrunn i et gjennomført lokaliseringsstudie ble det i 2005 besluttet at anlegget skal legges på Sandved idrettsområde i Sandnes (se vedlegg 2). Områdets nåværende og fremtidige plassering ifm. adkomst fra hovedvei, buss og jernbane ble vektlagt. I samsvar med tidligere vedtatt reguleringsplan for området er grus- og gressbane i idrettsområdet anlagt, kryssing av vei i undergang mellom opparbeidet parkeringsareal og idrettsområdet er etablert og hovedadkomst med kryss til idrettsområdet er opparbeidet. Vest i planområdet er et felt regulert til spesialområde bevaring grunnet funn av kulturminner. Arealet kan benyttes som et uteområde med for eksempel benker, skilting av kulturminner mv., men det er ikke tillatt med terrengbearbeidelser. I samarbeid med arbeidsgruppen for funksjonskravene til hallens utforming, har byplanmyndigheten utarbeidet forslag til mindre vesentlig reguleringsendring for området. Kulturseksjonen i fylkeskommunen har vurdert innplasseringer ift. spesialområdet og foretatt kartlegging, samt befart området. Tilsvarende har hensynet til VA-ledninger som går i tomtegrensen blitt vurdert ift. bygningsmessige muligheter. Utfra dette arbeidet har forslag til reguleringsendring vært utlagt til offentlig ettersyn og endelig reguleringsplan er stadfestet i vedtak av I samsvar med den forpliktende samarbeidsavtalen er det Sandnes kommune som har ansvaret for å gjennomføre regulering, infrastrukturtiltak og stille tomteteknisk byggeklart areal til disposisjon. Videre skal selve tomtegrunnen stilles til disposisjon vederlagsfritt. Kommunen eier det omsøkte arealet jfr. grunnkjøpsavtale inngått og oppgjort Samlet funksjonsbeskrivelse for multi/friidrettshallen Funksjonskravene for multi/friidrettshallen er utarbeidet. Fra befaringen sammen med Norges friidrettsforbund og idrettsrådet i Sandnes i Tallin, er det satt sammen en fotomontasje som viser hvordan utbygde haller er og brukes, se eget vedlegg. Side 3 av 13

4 Ulike måter å gjennomføre oppføringen av prosjektet på er vurdert og det anbefales for denne hallen en gjennomføring i totalentreprise. Konkurransen vil da basere på entreprenørenes hallkonsepter, med tilpasninger ihht. kravene i funksjonsbeskrivelse. Tilbudene vil på denne måten vise en komplett måte å løse oppgaven på Krav til byggmessig utforming Multihallen vil være svært synlig i området hvor den er plassert. For å redusere dominerende virkning forutsettes det at hallen tilpasses terrenget og tar tilstrekkelig hensyn til boligbebyggelsen i nærområdet. Det henvises til bestemmelsene i stadfestet reguleringsplan nr i Sandnes kommune. Basert på tomtens utforming anses det som aktuelt å plassere flere av de tilhørende funksjoner i underetasje og eventuelt på galleri for å begrenses hallens areal. Det er i stor grad idrettshallens utforming og publikumskapasitet som setter begrensning på hvilke idrettsarrangementer som kan gjennomføres. Som en veiledning er det (se vedlegg) skissert konkret hvilke grener og aktivitetsmuligheter som bør inngå. KRAV TIL FUNKSJONALITET Selve utformingen av hallen er viktig for hvilke aktiviteter som skal foregå i Multihallen, parallelt med friidretten. Følgende hovedprinsipp skal ligge til grunn for utforming: Alle friidrettsøvelser skal kunne utøves parallelt med aktivitetene på flerbruksarealet på indre bane. Det må sikres en forsvarlig adkomst til flerbruksarealet og indre bane. Anlegget skal dimensjoneres til å kunne arrangere nasjonale konkurranser i friidrett. Det henvises til Internasjonal standard for innendørs friidrettshaller (IAAF) og nasjonale krav i forbindelse med trening og konkurranse i friidrett. For aktivitetene som skal bruke flerbruksarealet henvises det til veileder flerbrukshaller av 2005, utgitt av Kultur- og Kirkedepartementet (KKD). Hallen skal oppfylle kravene til universell utforming. Det henvises til T-1249 og T5/99B fra Miljøverndepartementet, Fylkesdelplan Universellutforming mars Følgende aktivitetsareal er vurdert som vesentlig for at hallen skal fungere etter intensjonene: a. Regional innendørsarena for trening og konkurranse for friidrett, samt arena for nasjonale innendørsmesterskap og konkurranser i friidrett. b. Fungere som trenings og konkurransearena i ordinære hallaktiviteter for lag i Sandnes og spesielt lag fra bydelen Sandved c. Fungere som gymnastikkarena for aktuelle barne- og ungdomsskoler, samt for videregående skoler etter behov. Side 4 av 13

5 En forutsetning er at hallene gir løsninger for flere parallelle øvelser i hele åpningstiden gjennom en dag, eksemplifisert slik: Indre bane ½ gymnastikk 30 utøvere Indre bane ½ håndball 12 utøvere Sprintbane 100 meter 16 utøvere Rundbane 3000 meter 8 utøvere Lengde lengdehopp 12 utøvere Stavhopp stavhopp 7 utøvere Høyde høydehopp 10 utøvere Kast spyd kast 10 utøvere Samlet er det denne treningstimen 105 utøvere i alle aldre, som driver ulik fysisk aktivitet, fra mosjon til toppidrettsutøvere. Fra Nykøbing i Sverige multi/friidrettshallen Eksempel på 1 treningstime i Funksjonalitetskrav - øvelsesarealer: Rundbane: 200 meter x 4 doserte. (1,00 1,10 m bredde pr. bane) med vanntett piggskodekke. Det henvises til IAAF standarden. Radius 17,20 internasjonalt anbefalt, 15,60 er godkjent. Kompenseres eventuelt med høyere dosering. Videre er det forutsatt en 1,50 m bred joggebane som ikke skal være dosert. Sprintbane inkl 110 m hekk x 1,22 pr. bane x 8 baner med nødvendig start og stoppfelt. Piggskodekke som rundbane. Elektroniske tidtakerutstyr inkludert målfoto for alle løpsøvelser skal medfølge. Det ønskes et alternativ som sikrer at det kan foregå løpsøvelser på både rundog sprintbanen samtidig. Inkludert i dette ønskes sensorer/tidtaking med display for hver 10m på sprintbanen. Det ønskes i tillegg alternativ for elektroniskhare. Stavhopp må ha 9 meter takhøyde. Tilløp med piggskodekke som rundbane. Areal for høydehopp hvor det kan trenes på to stativ og gjennomføre konkurranse på ett stativ. Tilløp med piggskodekke som rundbane. To lengdegroper for lengde og tresteg utenfor indre bane. Tilløp med piggskodekke som rundbane. Kastbur for diskos- og sleggetrening. Treningsfelt for spydkast mot fangnett. Egen flyttbar kulesektor med mattedekke. Minimumsmål for flerbruksfeltet ihht KKD på del av indre bane er 23 meter x 44 meter, minimum 7 meter fri takhøyde. Flerbruksfeltet skal avdeles fra øvrige arealer med fire individuelt betjente, transparente heisevegger. Det er ønskelig at veggene dekker et område på minimum 24 meter x 44 meter, slik at det gis plass for ståplasser for tilskuere. I tillegg skal flerbruksfeltet innvendig deles i tre aktivitetsflater som skal avdeles med individuelt betjente heisevegger som er ikke-transparente de nederste 3 meter. Flerbruksarealet skal ha kunststoffdekke tilrettelagt for ballspill og piggsko i henhold til krav i KKD. Alle nedfelte hylser eller groper skal ha overdekningselementer som er lett og fjerne ved bruk, og som tåler rengjøringsmaskiner. Det forutsettes at aktivitetsarealene er fri for søyler. Om mulig gjelder dette også tribunearealene. Funksjonskrav øvrige funksjoner i hallen: I henhold til anbefaling fra Norges friidrettsforbund ønskes det publikumskapasitet til 1000 personer, hvor noe av publikumskapasiteten kan tilrettelegges som galleriløsninger. Det skal medtas fire sett garderober med atskilte dusjanlegg. Ett av garderobesettene skal tilrettelegges for fotball med utgang til tilstøtende Side 5 av 13

6 fotballbane og med stengemulighet inn til resten av hallen. Hvert av garderobesettene skal ha en separat instruktør-/ dommergarderobe. Det skal medtas sosialt rom med kjøkken og salg/serveringsmulighet. Størrelsen på sosialt rom og tilgrensende arealer må samsvare med publikumskapasiteten. Sosialt rom og garderobedelen ønskes plassert mot utvendige fotballbaner. Foajé/inngangsparti må tilpasses hallens totale kapasitet, gjerne i sammenheng med sosialt rom. Det skal medtas rom for møte og sekretariat, samt presserom. Presserom kan løses som fleksibelt areal forutsatt at det gir effektiv drift. Lagerkapasitet til utstyr ca. 200 m2 hvorav det tillates noe lagerkapasitet på indre bane, men da tilrettelagt på en måte som gjør at arealet fremstår ryddig Styrkerom for minimum 15 utøvere om gangen. Klatrevegg for trening, plassert slik at det gir enkel adkomst for publikum og med sikkerhetsløsninger som muliggjør utstrakt bruk for barn og unge Spylestasjon for rullestol og sykkel. Rom for speaker og tidtaking ved målgang. Rom for speaker skal ha fri sikt. Klubbrom 3 stk a ca. 20 m2. Doping/medisin/lege/fysioterapi/massasje. Offentlige toaletter i tilpasset publikumskapasiteten. Nødvendige kontor og personalrom til driftpersonell, med basis i 3 fast ansatte samt renhold Nødvendige tekniske rom med areal for et lite verksted, og inkl. vaskerom/bøttekott Nødvendig oppmerking av gulv og dekker. Fullstendig merkeplan ihht. gjeldende krav. KRAV TIL TEKNISKE ANLEGG OG MATERIALVALG Hallen skal bygges i solide og mest mulig vedlikeholdsfrie materialer, tilpasset de aktiviteter som hallen tilrettelegges for. Flisebelegg i dusj og garderober Støvbinding av betongoverflater Overflatemaling av synlige stålkonstruksjoner Innvendige dører av høytrykkslaminat. Adkomst til hallflaten med stor lift. Lysnivå for flerbruksareal i henhold til KKD sine krav. Lysnivå for friidrettsareal må minimum oppfylle lyskrav til nasjonale arrangement. Det ønskes i tillegg presentert alternativ som dekker krav til lysnivå for TV-overføring. Lysstyrke/nivå i målområder må tilfredstille krav for målfotosystem. Det må legges til rette for soneinndeling av lys tilpasset aktivitetsarealene. I tillegg må det være mulighet for å justere lysstyrken i henhold til krav for trening og konkurranse. Oppvarming fra varmepumpe og gasskjel. Garderobe/dusj, etc., baseres på vannbåren gulvvarme, luftoppvarming i hall fra vannbasert varmebatteri i ventilasjonsanlegget. CO2 styrt ventilasjon i hall. Komplett SD-anlegg (sentral driftskontrollanlegg) Bevegelsessensorer for lys i garderober Adresserbart innbruddalarmanlegg tilkoblet alarmsentral Adresserbart brannalarmanlegg tilkoblet alarmsentral Nøkkelkortsystem på sentrale dører. 2 separate 63A strømuttak i hall PA-anlegg (fastmontert høytaleranlegg profesjonell type for tale og musikk, med forhåndsinnstillinger, høytalere i garderober og sosialt rom) Komplette lystavler for resultatservise, eksempelvis basert på projektorer og motorstyrte lerreter. Det skal følge med informasjons-/tv skjermer i foajé og sosialt rom. Komplett tidtakerutstyr for samtidig bruk av sprint- og rundbane med målfoto og backup ihht. Norges Friidrettforbund sine krav. Trådløst nettverk med ferdig opplegg for Internett. Side 6 av 13

7 Flerbruksfeltet skal avdeles fra øvrige arealer med fire individuelt betjente, transparente heisevegger. I tillegg skal flerbruksfeltet innvendig deles i tre aktivitetsflater som skal avdeles med individuelt betjente heisevegger som er ikke-transparente de nederste 3 meter. Vegghengte WC Vannuttak og avløprist ved inngang til fotballgarderobe Dusjanleggene tilrettelegges med automatisk legionellabeskyttelse iht. gjeldende myndighetskrav Fast og løst inventar Hallen forutsettes levert med alt løst og fast inventar. Komplette lister for inventar og utstyr vil bli utarbeidet i forbindelse med forberedelsen av konkurransegrunnlaget Utendørsanlegg Utomhusanlegg i tilknytning til hallen opparbeides i henhold til reguleringsplanens bestemmelser for idrettshallen og skal inngå i tilbyders forslag. I tilknytning til anlegget skal det anlegges sykkelparkering for anslagsvis 50 sykler. Ved inngangen til hallen skal det inngå plassering av 7 stk. lett demonterbare flaggstenger. Forslag til opparbeidelse av parkeringsplass i henhold til reguleringsplan skal medfølge Konkurranseform For anskaffelser over EØS-terskelverdiene, eller som er underlagt WTO/GPA-avtalen, er det krav om kunngjøring i TED-databasen, som er EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp. Til dette byggeoppdraget synes det mest formåltjenelig å benytte prosedyren konkurranse med forhandling, jfr. lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, del III. Prosedyren har en terskelverdi på 43,5 millioner kroner. Kostnadene for dette prosjektet vil overstige denne verdien, men prosjektets kompleksitet vil, ut fra forløpige vurdering, muliggjøre en gjennomføring ihht. denne prosedyren basert på at unntaksreglene kommer til anvendelse. 4. FOR DISPONERING AV BRUKSTID I HALLEN SKISSE Utgangspunktet for disponering av halltid og styring av denne er samarbeidsavtalens prinsipper om at anleggene skal prioritere idrett og fysisk aktivitet i regi av lag, foreninger og idrettsorganisasjonene. Driften skal spesielt stimulere barn og unges interesse. Brukere fra de fire samarbeidende kommunene skal prioriteres først. Videre skal aktiviteten i hovedsak foregå uten vederlagsberegning. Skoleelever og barnehagebarn skal kunne benytte anleggene gratis når dette inngår i ordinært tjenestetilbud på dagtid. Hovedinntekten i de prioriterte regionale anleggene vil således være driftstilskudd. På dette grunnlaget legges det til grunn følgende skisse til kriterier for multi/friidrettshallen: Åpningstider, brukere mandag fredag kl. 08:00-22:00, lørdag kl og søndag kl Dagtid på hverdager ( ) 50% skolebruk grunnskolen i Sandnes og 50% skolebruk andre grunnskoler og de videregående skolene Skolebruken omfatter fortrinnsvis flerbruksflaten. Det skal imidlertid legges vekt på at også skolene stimuleres til å ta i bruk friidrettsflatene. Parallelt kan foregå enkeltvis eller lagstrenging i øvelser på de andre flatene. Styring av dette skjer gjennom spesifiserte uke/månedplanoppsett for hele hallen Side 7 av 13

8 Hverdager fra kl Disponeringen av halltiden settes opp med vekt på tre kategorier av brukere: - På flerbruksflatens idrettshall del, disponerer Sandnes kommune tiden til viderefordeling ut til lag, foreninger og idrettsorganisasjoner ihht kommunens regler om søknad for treningstider. I reglementet prioriteres barn og unge, samt eldre slik at dette er allerede i samsvar med kravene i samarbeidsavtalen. - Ca 5 timer pr dag (25 timer pr uke) disponeres av friidretten i de fire kommunene. Et brukerråd på 5-7 personer, sammensatt av representanter fra Rogaland idrettskrets, klubbene, Idrettsrådet i Sandnes og hall leder forestår fordelingen og lager tidsfordelingsplanen. Regler for sammensetningen av brukerrådet, dets ansvar og oppgaver og eventuelle kriterier må utformes. - 2 timer hver dag prioriteres for åpen halltid i friidretts arealene. Tilbudet skal være et lavterskeltilbud som har særlig til hensikt å nå målgruppene barn og unge, mosjonister og gjerne familier. Det legges til grunn at det løses en enkeltbillett med svært lavt prisnivå. Tilsvarende at det knyttes et tilbud om å kjøpe årskort. Modellen bygger på samme praksis som en i dag har i Stavanger svømmehall og Giske hallen. Lørdag og søndag Turneringer, stevner, mesterskap, arrangement/kurs og seminarer i regi av klubbene har prioritet i helgene. Dette gjelder hele hallen. Det skal legges vekt på at ledig tid utover det foran nevnte også i helgene skal tilrettelegges attraktivt, med tilbud om bruk av halltid for flest mulig. Tildeling av tid til kommersielle/forretningsbaserte virksomheter til messer, utstillinger og konserter prioriteres etter at tider er tildelt lag, foreninger og idrettsorganisasjonene. Utfra erfaringer er dette mest aktuelt som utleie i helg. Det skal fastsettes egne satser for vederlagsberegning ved slik utleie. Endelig bruk av hallen (tider, satser mv) vil det måtte utfores et endelig opplegg for i det videre arbeidet. I de ordinære idrettshallene praktiseres tildeling av tid for høstsesongen, fra medio august ut desember, og for vårsesongen som strekker seg fra januar til medio juni. Til sammen 31 uker og om lag 3530 timer inkl. alle helger. Det er drøftet om multi/friidrettshallen kan ha noe større åpningstid for eksempel også deler av juli og tidligere oppstart i august. Dette må vurderes nærmere ift driftsmessige hensyn. Det må planlegges perioder for vedlikehold av anlegget da det vil ha en tung utnyttelse. At hallen fremstår med god orden, godt renhold og vedlikehold er viktig både av hensyn til brukere og publikum, men også i å ivareta bygget. 5. RAMMER FOR DRIFTSKONSEPT Det er innhentet erfaringsdata fra egne idrettshaller, Idrettsrådet har skaffet erfaringstall fra bl.a. Drammenshallen og Ekeberghallen, samt at det er sett til driftsløsningene for tilsvarende haller i Sverige og i Tallin. Det legges til grunn at endelig detaljert driftsopplegg for multi/friidrettshallen lages utfra følgende ramme: RAMMER DRIFTSBUDSJETT, eksklusive Beløp finansutgifter a) 3 faste årsverk : 1 leder/tekn.sjef + 2 hallbetjenter b) Renhold (renholdet av baner utføres av det fast personellet) c) Energi d) Løpende drift av bygget: tekniske anlegg, el-anlegg, ventilasjon e) Forvaltning av bygget: forsikringer, periodiske kontroller anlegg mv f) Kom.avgifter, avgifter/linser/abonnement for IKT, tele, alarmer g) Driftsutgifter adm.: revisjon, bil, telefon, kopi, styre, møter mv Side 8 av 13

9 h) Avsetning årlig til vedlikehold av anlegget (vurderes nærmere) Sum estimert årlig driftsutgifter inkl. vedlikeholdsavsetning Driftsinntekter : Sandnes kommune; leie lag/foreninger, samt skolebruk indre bane, 1 garderobesett utebane Billettinntekter fra årskort og enkeltbilletter Utleie av hele hallen til konsert/messer (få, men store arrangement) Årsleie fra videregående skoler (må avklare prinsipper for dette) Sum estimerte driftsinntekter Estimerte netto driftsutgifter, grunnlag for driftstilskudd beregning I driftskonseptet er lagt til grunn at kafen drives av klubb/lag på fast årsavtale. Følgelig er det ikke innarbeidet utgifter eller inntekter for kafedriften. Årsleien fra Sandnes kommune er betaling for disponering av idrettshallflaten i flerbruksarealet til skolebruk på dagtid og til tildeling av tider til lag/idrettsorganisasjoner på ettermiddags-/kveldstid. Brukerne skal ikke betale for den tildelte tiden, kommunen kjøper tiden av multi/friidrettshallen. Inntekter fra salg av årskort og engangsbilletter er grovt kalkulert, utfra anslag for årskort på kr pr år og enkeltbillett på gjennomsnittlig 20 kr. Beregning av et realistisk salgsvolum av enkeltbiller må gjennomføres for dette anlegges spesielt og da sees ift. det opplegget som blir lagt for friidrettsklubbenes og de videregående skolenes bruk av hallen. 6. INVESTERINGSKOSTNADER Til arbeidet om prioritering av de regionale anleggene forelå en grov prosjektkalkyle for multi/friidrettshallen med netto investeringsutgifter (fratrukket moms, spillemidler og mulige sponsormidler) på vel kr. 48 mill. (87 mill. brutto).til grunn lå brutto areal på 7.000m2. Den foreslått funksjonsbeskrivelsen omfatter en arealøkning på 500m2 til totalt brutto areal på m2. Dette gjelder justeringer ifm. nasjonale og fylkeskommunale krav som gjelder for regionalanlegget, samt noen endringer for å få til bedre utnyttelse av hallflaten. Arealendringene utgjør med dagens priser for kalkyleformål 1) en økning på kr. 9 mill. eks. mva. Endringen er : Økning fra 6 til 8 baner, for å til flere øvelser samtidig Styrkerom for hurtigløp/sprint, flere øvelser Foaje/publikumsareal ift 1000 pers. Presserom med fleksibel bruk utenom arrangement Økt kapasitet for lager av utstyr Økning fra 3 til 4 garderobesett (Sandnes leier den nye) Samlet prosjektkalkyle inkludert arealøkningen, og eksklusive Sandnes kommune sine infrastruktur tiltak, grunn mv. og moms, utgjør kalkylen 100,7 mill. - Kultur- og kirkedepartementet spillemidler, fylkes tilskudd mill. - Sponspormidler 5 mill. Rest til fordeling kommunene : mill 1) Sandnes kommune sitt kalkuleringsverktøy er benyttet og bygger på forutsetninger lagt i økonomiplan Side 9 av 13

10 Det er gjennomført en granskning av prosjektet på grunn av betydelig økning i kalkylen. Resultatet av arbeidet er at den rene prisøkning som følge av den prekære situasjonen i dagens bygge- og anleggsmarked utgjør kr 22 mill. eks.mva (36%). Arealtillegget utgjør 9% økning. Det vurderes slik at pris er den største usikkerhetsfaktoren, dernest kommer fremdrift. Erfaringer fra de siste konkurransene som er gjennomført for kommunale byggeprosjekter viser at det ikke leveres inn tilbud. Prosjektet skal ihht konkurransereglene legges ut i det europeiske markedet. Dette kan bety at tilbudet er interessant for leverandører som oppfører multihaller i for eksempel Sverige og i de baltiske landene. Om multi/friidrettshallen har Sandnes kommune og Intervest AS en intensjonsavtale. Her fremgår at Intervest AS arbeider frem sponsorbidrag til realisering hallen med kr 5 mill. I forarbeidet med utforming av funksjonskravene for hallen yter Invest AS prosjektkompetanse til arbeidsgruppen. Status i arbeidet med sponsing pr d.d. er at målsetningen forventes innfridd og investeringsutgiftene kan reduseres tilsvarende. Det er ifm dette arbeidet drøftet hvorvidt det er mulig å oppnå et høyere beløp i sponsormidler og gaver. For å kunne få det til er det realistisk at dette for eksempel kan knyttes til utstyret som skal anskaffes i hallen. Det arbeides videre med dette, men det er ikke grunnlag for å øke inntektsanslaget pr d.d. 7. SELSKAPSFORM OG DELTAKERANDELER Etter drøftinger med Intervest AS vedrørende selskapsform i driftsfasen, er en kommet frem til å anbefale at multi/friidrettshallen organiseres som interkommunalt selskap (IKS). I henhold til den forpliktende samarbeidsavtalen, hensynet til merverdiavgift regelverket og lov om offentlige anskaffelser legges da følgende prinsipper til grunn. - Interkommunalt selskap IKS etableres - Deltakerkommunene er de 4 samarbeidskommunene, eventuelt med andre kommuner inn på eiersiden etter hvert. Selskapsavtalen skal tilrettelegge for dette og det skal settes på på en slik måte at det er enkelt å foreta slik endring - Sandnes kommune har ansvaret for og bærer selv utgiftene for leveransen av byggeklar tomt. Mellom selskapet og kommunen etableres festeavtalen for vederlagsfri tomtegrunnen. - Eierskap, oppføring og drift av anlegget må jfr. momsregelverket skje i regi av selskapet. Dette ihht. prinsippene som er lagt i den forpliktende samarbeidsavtalen. - Alt av kontorfasiliteter og administrative utgifter deles mellom selskapene (pr. i dag er det kun Sørmarka). IKS et skal i oppføringsfasen ikke ha andre fast tilsatte enn lovvens krav om daglig leder. Samarbeidsavtalens forutsetninger om felles daglig leder med Sørmarka kunstisbane IKS legges til grunn. Nødvendige tjenester skaffes i samsvar med samarbeidsavtalen. Sammensetning av de styrende organ følger intensjonene lagt i samarbeidsavtalen, herunder at idretten skal ha representant i styret. Eierbrøken foreslås med utgangspunkt i folketall pr Utfra den foreslås at Sandnes kommune som vertskommune og stor bruker har en eierandel på inntil 40% (29% etter folketall). Deltakerkommune Eierbrøk ihht folketall Eierbrøk ihht vertskommunehensyn og folketall Stavanger kommune Sandnes kommune Sola kommune 10 8,4 Randaberg kommune 5 3,6 Side 10 av 13

11 Den valgte eierbrøken er bestemmende for hvor stor andel av hhv. driftstilskuddet og netto investeringsutgiften den enkelte kommune beslastes. I et IKS representerer samtidig eierbrøken deltakernes ansvars- og risiko andel. I utarbeidelsen av selskapsavtalen for IKS er det behov for at eierkommunene drøfter og avklarer endelig eierbrøk. Dette bør gjøres samlet for multi/friidrettshallen og fotballen i Randaberg hvor det også er tatt opp tilsvarende forhold. Dette for at de samlede konsekvensene for hver av kommunene kan fremsettes ift. anbefalte løsninger. 8. FORELØPIG ESTIMAT UTGIFTSANDELER Med grunnlag i grovt estimerte driftsbudsjett og netto prosjektkalkyle for investering kan det med grunnlag i modeller for eierbrøk beregnes hva utgiftsandelen kan utgjøre for den enkelte kommune. Samarbeidsavtalen legger til grunn at utgiftsandelen knyttet til investeringene kan kommunene løse ulikt. Denne kan både ytes som årlig tilskudd (finansutgifter) og som et investeringstilskudd over ett eller noen år. I tillegg er det lagt til grunn at driftstilskuddet også kan ytes i form av tjenesteleveranse etter nærmere avtale. Foreløpig estimat eksempel 1 : eierbrøk etter folketall (tall i mill. kr) Kommune og Årlig Investering Sum Andel av eierbrøk driftstilskudd som tilskudd (fin.utg) 1) årlig tilskudd tot. invest. Stavanger 2,030 3,690 5,720 41,593 56% Sandnes 1,047 1,904 2,951 21,452 29% Sola 0,358 0,650 1,008 7,327 10% Randaberg 5% 0,165 0,299 0,464 3,368 Foreløpig estimat eksempel 2 : eierbrøk etter vertskommune og folketall (tall i mill. kr) Kommune og Årlig Investering Sum Andel av eierbrøk driftstilskudd som tilskudd (fin.utg) årlig tilskudd tot. invest. Stavanger 1,728 3,140 4,868 35,395 48% Sandnes 1,440 2,617 4,057 29,496 40% Sola 0,302 0,550 0,852 6,194 8,4% Randaberg 3,6% 0,130 0,236 0,366 2,654 Endelig beslutning om deltakerkommunenes økonomiske tilskudd og andel, fastsettes på grunnlag av omforent selskapsavtale og endelig kontraktspris for anlegget ekskl. mva, sponsormidler, spillemidler og tilskudd fra fylkeskommunen. Sandnes kommune sine kostnader ved levering av byggeklar tomt, holdes helt utenfor beregningen. 1) Investeringene er omregnet til årlige finansutgifter med 30 års avdragstid, 5,7% i 2008 og 6,0% øvrige år Side 11 av 13

12 9. RÅDMANNENS ANBEFALING Samlet sett er det rådmannens vurdering at funksjonsbeskrivelsen for oppføring av multi/friidrettshallen viser arealeffektivitet og løsninger som bygger opp under mest mulig flerbruk av hallen. Måten åpningstider og fordeling av halltider foreslås utformet vil oppfylle kravene om prioritet av barn og unge som målgruppe, samtidig som friidretten sikres bruk av hallen på en god måte. Rådmannen mener at løsningen med å ha et brukerråd er med på å bygge opp under målet om at hallen skal være et anlegg for regionen. Estimatet for driftsbudsjettet som her er fremholdt krever videre bearbeidelse. I samarbeid med idretten må det beregnes et mest mulig realistisk nivå for budsjettering av billettinntekter. Prisnivået som er lagt til grunn mener rådmannen er i tråd med intensjonene slik dette er fremholdt i samarbeidsavtalen. Rådmannen er bekymret for merutgiftene som følger av prisutviklingen i bygge og anleggsbransjen. Økningen i kostnadsoverslaget samsvarer med de faktiske situasjonene som kommunen har hatt ved de siste anbudskonkurransene. Arbeidsgruppen har fremholdt at prisnivået på tilsvarende haller i for eksempel Sverige og i Tallin liggere betydelig lavere. Samtidig viser aktiviteten der at det er et fungerende konkurranse marked for oppføring av multi/friidrettshaller. Det er et overordnet mål for multi/friidrettshallen å kunne ha en byggestart i år, slik at hallen kan åpnes i Den største usikkerheten knyttet til dette, sett bort fra økonomiske hensyn, er om det kommer inn tilbud og som det er grunnlag for å inngå kontrakt med. På denne bakgrunn anbefaler rådmannen at prosjektet klargjøres på grunnlag av kravene gitt i denne saken, for en anbudskonkurranse. I konkurranse grunnlaget tas forbehold om de firre deltakerkommunenes godkjenning. Videre at den endelige kontrakten skal inngås med multi/friidrettshallen IKS. Denne løsningen vil gi deltakerkommunene et reelt beslutningsunderlag for å godkjenne prosjektet. Rådmannen foreslår utfra dette at prosjektgruppen i Sandnes utvides med en representant fra administrasjonen i Sørmarka kunstisbane IKS, en fra idrettskretsen og en fra Byggdrift i Sandnes kommune når kontraktsevalueringen skal foregå. Dette for at evalueringsteamet skal besitte en bredes mulig kompetanse. Evalueringsteamet fremmer sin innstilling til rådmennene i de fire eierkommunene. Avhengig av resultatene fremmes sak om eventuell godkjenning av investeringen og formell overføring av kontrakten til IKS et. Parallelt med at arbeidet med konkurransen pågår mener rådmannen at det bør arbeides frem endelig forslag til selskapsavtale, inkl. eierbrøk, måten tilskudd skal ytes på, sammensetning av styret mv. Tilsvarende utarbeides et detaljert forslag til driftsbudsjett basert på rammene i denne saken. Selskapsavtalen, sammen med driftsbudsjettet fremmes som egen sak i deltakerkommunene. Rådmannen tilrår at denne saken oversendes de andre deltakerkommunene for behandling. Hvis det ikke lykkes å oppnå full tilslutning hos de tre samarbeidskommunene, tilrås at prosjektet kan føres videre med tre deltakerkommuner i IKS et. Dette betinger at i imidlertid at prosjektet er fullfinansiert. Saken skal behandles av formannskapet som fatter endelig vedtak. Side 12 av 13

13 Rådmannen tilrå at det fattes slikt VEDTAK: 1. Formannskapet godkjenner at saken oversendes de andre deltakerkommunene for behandling. 2. Deltakerkommunene inviteres til å fatte vedtak om: a) Med kravene som fremgår for oppføring av multi/friidrettshallen i denne saken, utformes kontraktsgrunnlag og det gjennomføres konkurranse. b) Konkurransegrunnlaget skal ta forbehold om deltakerkommunenes godkjenning c) Av konkurransegrunnlaget skal det fremgå at kontraktspart er IKS et d) Evalueringsteamet etableres ihht. denne saken og innstillingen avleveres til rådmennene i de fire deltakerkommunene e) Rådmennene bes utarbeide forslag til selskapsavtale inkl. eierbrøk og måten den enkelte kommunen ønsker å yte sitt økonomiske bidrag på. f) Rådmennene bes om å i samarbeid med idretten utarbeide endelig forslag til driftsbudsjett basert på kriteriene som fremgår i denne saken, herunder brukerrådets arbeidsoppgaver og regler for fordeling av halltider. RÅDMANNEN I SANDNES den 31. januar 2008 Tore Sirnes Rådmann Hans Kjetil Aas Kommunaldirektør Vedlegg nr. 1 : Resultater fra behovsundersøkelsen Vedlegg nr. 2 : Kart som viser hallens geografiske plassering Vedlegg nr. 3 : Fotomontasje multihaller i Sverige og i Tallin Vedlegg nr. 4 : Skissemessig oppsett av funksjonskravene jfr. pkt. 3.2 Side 13 av 13

14 VEDLEGG NR. 1 Behovanalyse friidrett Det finnes i dag 22 klubber i Rogaland som driver friidrettsaktivitet, av disse har 14 av klubbene tilhold i eller i nærheten av Sandnes (Klepp, Gjesdal, Sola, Stavanger, Bryne). Disse klubbene har i dag ca aktive medlemmer. Alle klubber som driver med friidrett ble i mars 2006 invitert til et møte hvor multi friidrettshall ideen ble presentert. Ideen ble svært godt mottatt av klubbene. Med bakgrunn i den skisserte hall, ba en klubbene svare på et spørreskjema som skulle indikere den enkelte klubb sitt ønske om tilgang til en slik hall. En har i materiale både fått ønske om volum (antall ønskede timer til trening og arrangement), antall deltagere med alder samt ønskede øvelser. Følgende klubber fikk tilsendt spørreskjema: Bryne, Frisinn, Frøyland, Gjesdal, GTI, Havørn, Hinna friidrett, Int. school of Stavanger, Klepp, Lye, Orre, Sandnes, Skjalg og Sola friidrett. Resultater av spørreundersøkelse: Av disse svarte en klubb at tilgang til en slik hall ikke var aktuelt for dem. To mindre klubber svarte ikke, og Int. school of Stavanger ønsket oss lykke til med arbeidet. Et par klubber svarte noe mangelfullt, og er derfor tatt ut av materiale. Et eksempel på spørreskjema er vedlagt nr. 5. Klubbene som er med i behovanalysen representerer 1088 medlemmer. Alle de større klubbene har svart. 0-6år 6-12år 13-19år år 25 år + Sum Tabell 1. Antall medlemmer fra lag som er med i svarmaterialet. Ønskede treningstimer i de ulike del-arenaene i multi/friidrettshallen Mosjon Voksne /elite Undom Barn & unge m rundbane kule diskos spyd lengde Tresteg Høyde Stav løpebane Tabell 2: Her er lagene spurt om hvor mange timer pr. uke trening de har behov for innen for de ulike del øvelsene (del arenaene) i friidrett. Lagene har også delt dette opp etter alder. Som en ser av tabell 2 så har klubbene skissert behov for mellom 79 og 106 timer pr. uke pr. delanlegg for å dekke ønskene til tilgang i anlegget. Kapasiteten for hvert delanlegg er ca 25 timer (mandag fredag 5 timer pr dag). Det antas allikevel at flere klubber kan trene samtidig, da treningsgruppene i enkelte klubber er relativt små. Det er også sannsynlig at 1

15 VEDLEGG NR. 1 klubbene trener flere øvelser i samme treningsøkt, dermed blir ønsket timetall noe høyt. Det anses som sannsynlig at forholdsvis mange kunne få innfri sine forventninger om trening, men det forutsetter at klubbene trener sammen. Ungdomsgruppen ser ut til å være den største treningsgruppen i alle øvelser. Slik er dette i tråd med de målsetninger som går på å hindre frafall i ungdomsalderen. Det er spesielt i vinterhalvåret (september april) klubbene sliter med å få til kvalitetstrening, og da spesielt i de tekniske øvelsene (hopp og kast) samt sprintøvelser. Kalde dager med vind og regn gjør det vanskelig å trene på øvelser som krever stor eksplosiv kraft. Trening ute på disse øvelser i kaldt vær fører til stor risiko for skader. En slik hall vil etter alle klubbenes mening øke rekrutteringen til friidretten, samt føre til at en klarer å holde ungdommen i idretten lenger. Klubbene mener også at en slik hall også vil bidra til at prestasjonene forbedres. Friidretten i regionen kan med en slik hall bli en helårsidrett. Klubbenes tilbakemelding på i hvilken grad en slik hall vil ha betydning for rekruttering og prestasjoner Prestasjoner Økt aktivitet Ingen lite noe mye svært mye Tabell 2: Her er klubbene spurt om i hvilken grad en slik hall vil ha betydning ved at en får økt atktivitet i friidrett, samt hvor mye en slik hall vi ha og si på prestasjonsnivået. Ønsker om å arrangere kurs/samlinger/konkurranser i friidrett Barn & Unge Ungdom Voksne Mosjon 2 0 samling/ kurs lokale arr. regionale arr nasjonale Inter nasjonale Tabell 4: Her er klubbene og Rogaland friidrettskrets bedt om å angi hvor mange arrangementer de ønsker å arrangere i løpet av et år, samt på hvilket nivå/med alder. 2

16 VEDLEGG NR. 1 Ut i fra tabell 3 kan en lese at klubbene ser for seg å arrangere en rekke samlinger/kurs samt lokale/regionale arrangementer. Her er målgruppen i stor grad barn og ungdom. En ser også for seg å arrangere enkelte stevner som er nasjonale og internasjonale. Disse retter seg fortrinnsvis mot ungdom og voksne/elite. Sammenheng behov-formål : Internasjonal Nasjonalt Regionalt Lokalt Et slikt anlegg vil hovedsakelig dekke det lokale og regionale behov mht trening og konkurranser, men ved å velge en utforming som gruppen anbefaler her, vil anlegget også kunne benyttes til nasjonale og internasjonale begivenheter. Muligheter for de større anledninger (som NM i friidrett 2002 klart viste), skaper begeistring, fokus og rekruttering. 3

17 VEDLEGG nr. 3 Multi/friidrettshallen fotomontasje fra gjennomførte befaringer andre haller Bilder over er fra ulike multi/friidrettshaller i Sverige : Bilder over er fra ulike multi/friidrettshaller i Tallin: 1

18 VEDLEGG nr. 3 2

19 VEDLEGG nr. 4 Multi/friidrettshallen veiledning hvilke idrettsgrener og aktivitetsmuligheter som bør inngå Type Innendørs friidrett Konkurranse Bane Sprint alle øvelser, lengre løp meter hekk, kule, lengde, høyde, stavhopp Trenings Bane Komplett Kommentar 200x4 meters bane med doserte svinger, 110 m hekk, 100 og 60 meter sprintbaner, baner for alle hopp og kast øvelser (spyd, slegge, diskos kun trening). Nasjonale stevner. Mulighet for innendørs sykling Enkeltstart og forfølgelses Løp Banesykling Håndball/mini Håndball 1 bane 1 bane håndball 3 baner minihåndball Basketball 1 bane 3 baner Innebandy 1 bane 1 bane Volleyball 1 bane 3 baner Badminton 7 baner 7 baner Rullestol kjøring Ja Ja Sprint og rundbane. Turn, rytmisk sportsgymn, troppsgymn. Ja utenom apparat turn Ja utenom apparat turn Stevner i ordinær gymnastikk, troppsgymnastikk, rytmisk sportsgymnastikk og drill. Basis- og grunntrening, mosjons og skolegymnastikk. Klatring (innendørs) Flerbruksareal Ja Forutsetter lett tilgjengelig utstyr. Fester for topptau 1