Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet Bystyret /09

Transkript

1 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 614 D11 : S.Haugen med flere Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /09 Bystyret /09 STIFTELSE AV INTERKOMMUNALT SELSKAP FOR MULTI/FRIIDRETTSHALLEN OG STORHALLEN I RANDABERG 1. SAKEN GJELDER I februar/mars d.å behandlet de fire samarbeidende kommunene Stavanger, Sola, Randaberg og Sandnes sak om Regionale idrettsanlegg prinsipper for selskapsdannelser. Utgangspunktet for saken var at organisering og drift også for multi/friidrettshallen og storhallen i Randaberg er aktuelle som interkommunale selskaper (IKS). Det ble lagt frem innstilling om å etablere ett felles IKS, hvor det innad i selskapet var foreslått å organisere flerbrukshallen i Sørmarka, multi/ friidrettshallen og Randaberghallen som egne driftsenheter med brukerstyrer. På den måten ville kravene i den forpliktende samarbeidsavtalen være oppfylt. Avtalen hjemler i punkt 4 at selskapene som dannes skal søkes løst med en begrenset administrasjon og bemanning. Å bygge opp dobbeltkompetanse mellom selskapene og kommunene må unngås. Målet er å oppnå effektive løsninger, sikre erfaringsoverføring på tvers, skape forutsigbare og likeverdige rammer for styring av anleggene. Den politiske behandlingen i eierkommunene resulterte i at Stavanger, Randaberg og Sandnes kommuner vedtok prinsippet om et felles interkommunalt selskap. Kommunestyret i Sola vedtok modellen med ett selskap for hvert anlegg. Kommunen fastholder at den er deltaker kun i Sørmarka flerbrukshall IKS. Den 11. juni d.å ble det avholdt eiermøte i IKS Sørmarka, hvor den foreliggende situasjonen ble drøftet. Konklusjonen ble at rådmennene fikk i oppdrag å fremme forslag basert på at det stiftes et nytt IKS, i tillegg til Sørmarka, for å håndtere multi/friidrettshallen og Randaberghallen. Prinsippene i samarbeidsavtalen om effektive driftsløsninger ligger fast. I denne saken fremmes forslag til stiftelse av og selskapsavtale for Multihallen og Storhallen IKS, samt oppnevning av medlemmer til selskapets representantskap. Parallelt med denne saken fremmes sak om prosjektgodkjenning av multi/friidrettshallen etter avholdt konkurranse. Kontrakten om prosjektering og oppføring av hallen skal inngås med det nye selskapet. 2. RAMMER FOR STIFTELSEN AV IKS ET Kommunene har allerede stiftet Sørmarka flerbrukshall IKS. Den beslutningen bygger på prinsippene i den forpliktende samarbeidsavtalen. De samme rammebetingelsene ligger til grunn for stiftelsen av et nytt IKS for å håndtere realiseringen av multi/friidrettshallen og Randaberghallen. Det er, som for Sørmarka IKS, og en forutsetning at det nye IKSet skal kunne bruke kompetanse og fagmiljø i deltakerkommunene, både ifm oppføring av anlegg og etterfølgende drift. Selskapsdannelsen skal ikke resultere i oppbygging av dobbelkompetanse eller andre fordyrende løsninger. Det skal vektlegges samarbeid om prosjektutvikling og drift, som på sikt kan gi gevinster. Grunnleggende forutsetning er prosjektene innrettes slik at det oppnås momsrefusjon av investeringene, samt at det regionale samarbeidet om anleggene gjør det mulig å utløse ekstra spillemidler som ytes til regionalanlegg. Utgiftene fratrukket disse inntektene er nettoinvesteringen som kommer til fordeling mellom deltakerkommunene. Side 1 av 5

2 Regelverket for hhv. merverdikompensasjon og Lov om offentlige anskaffelser er komplekst og av tidligere vurderinger som er gjort, er det avdekket at det settes en del begrensninger. Dette gjelder både samarbeid mellom et IKS og deltakerkommunene og mellom IKSene. Samarbeidsløsninger er sentralt, men må løses innenfor gjeldende regler. Sentrale rammer er: Momsrefusjon: For å være i posisjon for momsrefusjon, må samme rettssubjekt ha ansvaret for å oppføre, eie og drive anlegget. Det betyr at enten må selskapet eller kommunen oppføre, eier og driver et regionalt anlegg. En modell der kommunen oppfører bygget, for så å overdra dette til selskapet for eie og drift, ansees som et salg mellom to rettssubjekt og da bortfaller/ kreves tilbakebetalt momskompensasjonen. Konkurransen om multi/friidrettshallen er følgelig innrettet slik at avtalen med valgt tilbyder skal inngås med selskapet som eierkommunene bestemmer. I arbeidet med Sørmarka flerbrukshall er det fremkommet flere problemstillinger som pr. d.d. er uavklarte hva gjelder momskompensasjon/momsrefusjon. Driftskonsept, omfang av sponsorinntekter, innretningen av tomteopparbeidelsen mv. er forhold som kan være av betydning for moms på investeringen. Styret i Sørmarka IKS har trukket inn ekstern bistand i arbeidet og i dette arbeidet trekkes alle tre hallene inn. Det er av vesentlig betydning at dette bli avklart om moms kan bli refundert. Eksempelvis utgjør moms vel kr 23 mill av brutto investeringer på kr 118 mill. for multi/friidrettshallen. Rådmennene er involvert i arbeidet og det er forventet at en nærmere avklaring foreligger i begynnelsen av september. Lov om offentlige anskaffelser: Vurderingene har avklart at selskapet kun kan ha en leverandørfunksjon for kommunene og selskapet oppfyller kriteriene for å tildeles egenregi. Selskapet vil være en offentlig oppdragsgiver, slik at alle kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som selskapet utfører selv, omfattes av konkurransereglene. Det betyr at selskapet ikke har anledning til for eksempel å gå direkte til byggeprosjekter i Sandnes for byggeledelse av multi/friidrettshallen. Kjøp av tjenestene skal skje ihht konkurransereglene. Når denne muligheten er avskåret, har det blitt vurdert om rollene kan snus, slik at det er selskapet som setter ut oppdrag til kommunene om å oppføre et anlegg. Anskaffelsesregel-verket har lukket igjen for denne muligheten. Egenregi dekker kun opp leveranser som kommunene bestiller fra et IKS som leverandør. Samarbeidsavtalen fremholder derfor en forpliktelse om at hver av kommunene skal fristille ressurser i egen organisasjon til prosjektering og oppføring av det bygget som er lokalisert i egen kommune. Det innebærer at disse medarbeiderne for en avtalt periode kan ansettes i engasjement i selskapet. Erfaringer på tvers og redusert utgiftsomgang knyttet til de regionale idrettsanleggene ble tydelige fremholdt, ved stiftelsen av IKS Sørmarka, og på nytt omtalt i prinsippsaken i vinter. Når det nå tilrås å etablere et nytt selskap i tillegg til IKS Sørmarka, bør deltakerkommunene legge vekt på at det tilrettelegges for dette. Dette kan gjøres ved deltakerkommunene legger vekt på å velge de samme representantene til selskapenes representantskaper. Videre at når valgkomiteén lager innstilling til representantskapene om styrene i selskapene, søkes løsninger som gjør at styrene har mest mulig samme representasjon. Styremedlem fra idretten bør variere, eventuelt at Rogaland idrettskrets blir representert i styrene. Løsningen som velges må gjøre det mulig å ha en full stilling som daglig leder. Hver for seg er selskapene for små til det. Både for daglig leder selv, kompetansemessig og for deltakerkommunene vil dette gi forutsigbarhet og muligheter for erfaringsutveksling. Den formelle ansettelsen av daglig leder er det styret i selskapet som skal foreta ihht loven. 3. SELSKAPSAVTALE FOR MULTIHALLEN OG STORHALLEN IKS Selskapsavtalen er utformet på grunnlag av den godkjente selskapsavtale for IKS Sørmarka. Den er justert for at Sola kommune ikke deltar, og er innrette slik at eierbrøk og låneramme justeres når storhallen i Randaberg er klar for å overtas av selskapet. Side 2 av 5

3 3.1 Navn på selskapet For å få selskapet registrert i foretaksregisteret må det ha et formelt navn. Det er nå midlertidig, valgt å benevne selskapet Mulithallen og Storhallen IKS. Det pågår arbeid med fastsettelse av endelig navn for Sørmarka flerbrukshall, og det samme må gjennomføres for multi/friidrettshallen og storhallen i Randaberg. Regler for saksbehandling av navnesaker følger av Lov om stadnamn 6, herunder krav om høringsprosess og vedtaksmyndighet. Videre er det ønskelig å kunne finne frem til navnevalg som også gjør at de tre regionale anleggene fremstår samlet. Forslaget til selskapsavtale må således justeres når endelige navn er fastsatt Deltakere De 3 kommunene inviteres til å bli deltakere i et multihallen og storhallen IKS som skal ha som formål å ivareta alle kommunenes interesser innenfor disse to anleggenes saksområde. I tillegg er det hjemlet i formålet, krav om effektiv drift og stor grad av brukervennlige løsninger, gjennom samarbeid på tvers av de to IKSene Forretningskontor Selskapets sekretariat kan i prinsippet ligge hvor som helst. Det er lagt til grunn at sekretariat legges til lokaler i Stavanger kommune, og underliggende er da felles med Sørmarka IKS. 3.4 Deltakerandel Deltakerandelen gjenspeiler hvilken andel den enkelte kommune står ansvarlig for og skal betale av selskapets forpliktelser. Av den forpliktende samarbeidsavtalen fremgår at vertskommunene kan påta seg en større eierandel enn det som vil fremgå ved bruk av folketall. Regelverket for spillemidler til regionale anlegg stiller på sin side krav om at hver av deltakerkommunene må ha en andel på 5% eller mer. Ulike måter å utforme eierbrøk på har blitt vurdert. Å legge folketall til grunn, men så legge til en prosentvis andel ut fra hva tomtekostnaden utgjør av totalinvesteringen er en modell som er drøftet. Modellen er forlatt fordi det innebærer at vertskommunen både forestår tomteopparbeidelsen for egen regning og i tillegg vil bære en større andel av investeringen i selv anlegget ved en slik modell. For Randaberg vil en slik løsning slå uheldig ut, da omfanget av infrastruktur for storhallen er store. Det foreslås at eierbrøk i selskapet fastsettes utfra folketall pr Den modellen gjør at alle tre deltakerkommunene også får en eierandel på over 5%. Når storhallen er klar for å tas inn i selskapet justeres eierbrøk og låneramme tilsvarende. Deretter er eierbrøken fast. Ved eventuell inntreden av ny deltaker skal eierbrøk endres jfr loven. Eierbrøken gir en fordeling som er innarbeidet i selskapsavtalen slik: Stavanger kommune 62,4% Sandnes kommune 32,5 % Randaberg kommune 5,1 % 3.5. Innskuddsplikt og låneopptak Selskapet foreslås etablert med en egenkapital på kr som fordeles på kommunene etter eierbrøken. Beløpet faller til betaling innen Det er selskapet som forestår låneopptaket knyttet til oppføring av hallene. I samsvar med fremlagt resultat for multi/friidrettshallen er lånerammen satt til kr. 67,8 mill. Deltakerkommunene kan enten betale et større investeringstilskudd over få år eller forestå årlig innbetaling til selskapet av andelen kapitalutgifter i samsvar med eierbrøk. For deltaker kommunene betyr det at Stavanger kommune sin andel utgjør kr. 42,3 mill (eller 2,8 1 mill pr år ), Sandnes kommune kr 22,1 mill (eller kr. 1,5 pr år) og for Randaberg kommune kr. 3,5 mill. (eller kr. 0,3 mill pr år). 1 Andel av låneopptak på kr. 67,8 mill, med 30 års avdragstid og årlig rente ihht. Finansdept. prognose Side 3 av 5

4 Kommunene Sandnes og Randaberg stiller tomt vederlagsfritt til disposisjon for selskapet og dekker selv utgiftene ved å gjøre tomtene byggeklare Oppføring og drift av anlegg IKS forutsettes etablert med en administrasjon som begrenser seg til daglig leder (fast stillingsbrøk) og engasjement av personell fra deltakerkommunene knyttet til selve oppføringen av multi/friidrettshallen. Tilsvarende når storhallen er klar for å legges inn i selskapet. I oppstartsfasen legges det til grunn at nødvendige administrative tjenester, som regnskap, lønn, arkiv, IKT mv løses ved kjøp fra eierkommunene. I løpet av høsten må det foretas endelige avklaring med IKS Sørmarka om avtaler for felles administrative tjenester, men også løsninger for teknisk personell i hallene. Slike avtaler må inngås i samsvar med anskaffelsesreglene og det skal inngås skriftlige avtaler mellom selskapene Styre og representantskap Medlemmer til representantskapet med varamedlemmer oppnevnes av deltakerkommunene. Det forslås å oppnevne en representant fra hver av de 3 kommunene, totalt 3 medlemmer. Hver stemme representerer eierkommunens eierandel i selskapet. Representantskapet skal velge styremedlemmene, etter innstilling fra valgkomité. Kriteriene som legges til grunn for valg av styremedlemmer skal sikre at styret settes sammen på en måte som avspeiler bredde i kompetanse og kjønnsbalanse, samtidig som deltagerkommunenes interesser ivaretas. Selskapsavtalen legger til grunn et styre på fem medlemmer hvorav et medlem kommer fra idretten og at vertskommunene er representert med et medlem hver. Styret består av 5 medlemmer og bør ha representasjon fra o deltakerkommunene o ressurspersoner innen idrettsadministrasjon o ressurspersoner for styrearbeid generelt 3.8 Låneopptak Selskapet vil ha behov for å ta opp lån til realisering av anleggene. Deltakerkommunene svarer for sin andel ihht eierbrøk. IKS-loven regulerer disse forholdene nærmer. 3.9 Øvrige bestemmelser Selskapet vil være omfattet av Offentleglova. Det betyr at prinsippene om meroffentlighet vil gjelde. Saksdokumenter og møter i styrende organ vil være åpne, dersom ikke annet er bestemt i lov for behandling av en bestemt sak. I samsvar med den forpliktende samarbeidsavtalen om krav til effektiv drift og derav lav netto driftsramme er det i selskapsavtalen ( 7-4) hjemlet at representantskapet ikke kan treffe vedtak om utdeling av selskapets midler. Eventuelt årsoverskudd skal avsettes, og blant annet kunne nyttes til fremtidig forplikter og vedlikehold. Loven regulerer hvordan utvidelse eller reduksjon av antallet deltakerkommuner skal foregår, samt hvordan eventuell oppløsning av selskapet skal gjennomføres. Det er således ikke utformet egne bestemmelser om dette i selskapsavtalen. 4. RÅDMANNENS ANBEFALINGER Løsningene som nå foreligger vil etter rådmannens vurdering sikre en hensiktsmessig gjennomføringen av de prioriterte anleggene. Posisjonen for momskompensasjon, økt tilskudd fra spillemiddelene, og hensynet til innretning ift. lov om offentlige anskaffer er med dette ivaretatt for multi/friidrettshallen og storhallen. Usikkerheten som er beheftet ved momskompensasjonen følges opp særskilt. Deltakerkommunenes eierstyring og samarbeid er utformet, og det er lagt til rette for erfaringsoverføring mellom prosjektene. Løsningene som tilrås legger videre opp til reduksjon av merutgiftene som påløper som Side 4 av 5

5 følge av at det etableres ytterligere et selskap for å håndtere de regionale idrettsanleggene. Innretningen av dette nye selskapet gjøre at det er mulig å bruke kompetanse og ressurser i IKS Sørmarka og deltakerkommunene i stedet for oppbygging av ytterligere nye fagmiljø. Rådmannen tilrår at bystyret fatter slikt : VEDTAK : 1. Sandnes kommune godkjenner selskapsavtalen for Multihallen og Storhallen IKS. 2. Innbetaling av kapitalskudd på kr ihht eierbrøk i selskapsavtalen innen godkjennes. 3. Sandnes kommune oppnevner følgende medlemmer til representantskapet i selskapet 1. medlem 1...personlig varamedlem RÅDMANNEN I SANDNES den 24. august 2009 Tore Sirnes rådmann Hans Kjetil Aas kommunaldirektør Vedlegg nr.1 : Forslag til selskapsavtale for Multihallen og Storhallen IKS Side 5 av 5