Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /10

Transkript

1 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: D11 : S.Haugen pva. interkom.arb.gruppe Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /10 Bystyret ENDELIG KOSTNADSOVERSLAG - RANDABERG ARENA 1. BAKGRUNNEN FOR SAKEN Kommunene Stavanger, Sandnes, Sola og Randaberg har innngått forpliktende samarbeidsavtale om oppføring av regionale idrettsanlegg. Alle fire kommunene er med i det interkommunale selskapet som har oppført og skal drifte Sørmarka Arena, mens kommunene Stavanger, Sandnes og Randaberg i tillegg er med i et felles IKS som skal oppføre og drifte Multihallen i Sandnes (Sandneshallen) og Storhallen i Randaberg (Randaberg Arena). Sørmarka Arena er nå ferdig bygget og åpnes for sesongen i oktober. Sandneshallen blir ferdigstilt neste år og planlegges å tas i bruk fra våren Randaberg Arena er foreløpig det siste regionale idrettsanlegget som skal realiseres i tråd med den forpliktende samarbeidsavtalen. Forprosjektet / skisseprosjektet for storhall i Randaberg ble første gang behandlet i kommunestyret i Randaberg og i bystyret i Sandnes Stavanger kommune v/ rådmannen valgte av prosessuelle hensyn å ikke legge saken frem før det forelå en beslutning knyttet til organiseringen av de regionale idrettsanleggene, og at selskapet formelt var vedtatt. I vinter d.å ble det behandlet politisk sak (Randaberg kommunestyre 18/2-2010, Sandnes bystyre 2/ og Stavanger formannskap 4/2-2010) om økonomiske rammer for Randaberg Arena. Saken omhandlet først og fremst spørsmålet om å ta stilling til om hallen skulle dimensjoneres for spill i Addecoligaen/Toppfotball kvinner eller ikke. Videre ble det gjort rede for at IKS-et hadde satt i gang kvalitetssikring (ekstern advokatbistand) av eventuell overtakelse av kontrakten mellom Lønnheim Entreprenør AS og Randaberg Storhall AS. Kvalitetssikringen omfattet juridiske forhold, hensynet til Lov om offentlige anskaffelser og analyse av selve hallprosjektet. Det ble fattet likelydende vedtak i alle tre kommunene som avviste Addecoliga-standard, men som godkjente at prosjektet utvides med 6 flere garderober, adgangskontrollsystem og SDanlegg. Til sammen en økt utgift på 8,9 mill. kr eks. mva og tilskudd. I denne sakens vedtak punkt 2, fremgår at endelig kostnadsramme og utforming av hallen fremmes så snart kontraktsarbeidene er fullført. Rådmennene i de tre samarbeidskommunene fremmer med dette en likelydende sak hvor kommune- og bystyrene inviteres til å godkjenne realiseringen av Randaberg Arena innenfor en kostnadsramme på 140,075 mill. kr (inkl. mva). 2. SAKSOPPLYSNINGER Storhallen i Randaberg (Randaberg Arena) var opprinnelig et prosjekt initiert av Randaberg Idrettslag (RIL) og tenkt realisert med et AS bestående av RIL og kommuner/fylkeskommune. Av ulike årsaker ble denne modellen skrinlagt. I sak behandlet av kommunene Stavanger, Sandnes, Randaberg og Sola februar/mars 2009 ble forutsetninger for videre selskapsform avklart og de tre deltakerkommunene vedtok i september/oktober 2009 å stifte felles IKS. Randaberg Arena skal nå realiseres av IKS-et for Sandneshallen og Randaberg Arena. Side 1 av 7

2 Framdriften i arbeidet med hallen er forskjøvet 3 måneder i forhold til planen, og tentativ ferdigstilling er januar I brev av har Kultur- og Kirkedepartementet gitt idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning av hallen (vedlagt). RIL opprettet Randaberg Storhall AS for å bygge og drifte fotballhallen, og opprinnelig var det dette skisseprosjektet (hallen, selskapsform og finansieringsplan) som lå til grunn ved behandlingen i kommunene ved årsskiftet 2007/2008. Randaberg Storhall AS hadde gjennomførte en anbudsprosess på hallen hvor entreprenørselskapet Lønnheim Entreprenør AS vant anbudet. I saken i vinter ble det gjort rede for at IKS-et hadde satt i gang kvalitetssikring av kontrakten med Lønnheim og juridiske vurderinger knyttet de formelle sidene ved å overta kontrakten og eventuelt kjøpe AS et. PWC har fått oppdraget om å gjennomføre en Due Dilligence (ekstern uavhengig kvalitetssikring) av overtakelsen av Randaberg Storhall AS for IKs-et og IKS-et vil kjøpe AS-et i løpet av august måned dersom det ikke avdekkes spesielle forhold i denne prosessen. IKS-et overtar da også kontrakten Randaberg Storhall AS hadde med Lønnheim Entreprenør AS på bygging av hallen. I forrige sak ble det vedtatt en kostnadsramme for storhallen på 138,625 mill. kr inkl. mva. Dette var en økning fra den opprinnelige kostnadsrammen på 11 mill. kr inkl. mva blant annet som følge av at 6 ekstra garderober, adgangskontroll og SD-anlegg ble inkludert i prosjektet. IKS-et har hatt forhandlinger med Lønnheim Entreprenør AS om det opprinnelige tilbudet, spesielt i forhold til eventuelle prisnedganger på materialkostnader og kostnader fra underentreprenører. Dette har skjedd i løpet av sommeren og i denne prosessen er forprosjekteringen av hallen gjennomført for å gi Lønnheim Entreprenør AS et bedre grunnlag til å vurdere materialpriser og priser fra underleverandører. Randaberg kommune har sikret og ervervet aktuelt areal til hallen og regulert vegløsning og hallområdet. VA-anlegg som løser økt avrenning fra området er under utførelse, og anlegg rundt hallen (veg/parkering/va) er planlagt og skal utføres parallelt med byggingen av hallen (oppstart i desember). Randaberg kommune har avsatt 50 mill. kr i økonomiplanen til arealinnløsning, veg og VA-løsning og opparbeiding av tomten (parkering, internveger) utenfor selve hallen. Disse kostnadene er utløst av storhallen, men vil også legge til rette for utbygging av tilstøtende arealer. Randaberg kommune har beregnet at 35 mill. kr er direkte knyttet til storhallen, mens resten er knyttet til andre formål. Det er betydelige utgifter til infrastruktur som Randaberg kommune bærer ihht. samarbeidsavtalen. IKS-et har bedt Randaberg kommune om å fremme sak om navn for hallen, og dette blir gjort parallelt med denne saken. Innstillingen fra rådmannen i Randaberg i navnesaken er å bruke navnet Randaberg Arena. Dette er i samsvar med anmodningen fra IKS-et. Randaberg Arena har fotball som hovedmål. Topplagene i regionene får en ny mulighet for trening og innendørskamper i vinterhalvåret. Minst like viktig er at hallen blir brukt til treninger og turneringer for barn og unge. I tillegg vil hallen kunne brukes av skoler, både til fotballtrening og til andre aktiviteter. Dette vil gi Randaberg Arena en meget høy utnyttelsesgrad og flere brukergrupper kan få tilfredstilt sine ønsker. Randaberg Arena vil ha en banestørrelse på 105*68 meter og ha obligatoriske sikkerhetssoner på 4 meter på langsider og 5 meter på kortsider. Kunstgresset går 2 meter ut på alle sider av spilleflaten. Banen kan deles i maksimalt 8 småbaner med heisskillevegger. Det er 12 garderober for utøvere i tillegg til egne garderober for dommere/instruktører. Dette gjør at hallen kan utnyttes intensivt både til trening/skolebruk og turneringer. Hallen inneholder også kontor, kafe/kiosk med kjøkken og en møteromsavdeling med 3 møterom. To av møterommene kan slås sammen til et sosialt rom. Side 2 av 7

3 I tillegg er det lager/garasje, tekniske rom og lager. Tilskuerkapasiteten er 1670 sitteplasser. Det er prosjektert med rømningsveger slik at hallen kan ha en total tilskuerkapasitet på Fotballbanen vil kunne bli godkjent for seriespill opptil 2. divisjon herrer/1. divisjon damer og alle aldersbestemte klasser. Det vises også til vedlagte tegninger over hallen. 3. ØKONOMI 3.1 Økonomisk ramme vedtatt vinteren 2010 Den vedtatte kostnadsrammen, jamfør saken i vinter, er på 138,625 mill. kr inkludert moms. I skisseprosjektet fra 2007 er det foruten momskompensasjon forutsatt tilskudd fra Rogaland fylkeskommune og tippemidler på til sammen 19,9 mil. kr. I forrige sak i vinter ble det forutsatt tippemidler på 10,3 mill. kr og fylkeskommunalt tilskudd på 8,4 mill. kr. I forrige sak ble det også forutsatt at en ikke fikk sponsormidler til selve investeringen og at det ble full momskompensasjon for investeringen. Eierbrøken i IKS-et er: Stavanger 62,4 % Sandnes 32,5 % Randaberg 5,1 % Prosjektkostnaden som kommunene må dekke ble i forrige sak godkjent med 92,2 mill. kr som framkommer slik: Total prosjektramme for storhallen (inkludert moms) : 138,625 mill. kr Minus moms (full momsrefusjon) : - 27,725 mill. kr Minus tilskudd RFK og tippemidler : - 18,700 mill. kr Kommunal finansiering : 92,200 mill. kr Dette ga denne fordelingen av kostnadene mellom kommunene: Randaberg storhall, fordeling mellom kommunene (tall i mill. kr) Fordeling mellom kommunene Sum Stavanger Sandnes Randaberg Investeringskostnader (1) 92,2 57,5 30,0 4,7 Sum Stavanger Sandnes Randaberg Årlige kostnader (2) 5,99 3,74 1,95 0,31 1) forutsatt 18,7 mill. kr i tippemidler/tilskudd fra RFK 2) forutsatt 30 års avdragstid og årlig rente i henhold til finansdepartementets prognose Det er videre forutsatt at anlegget får full momskompensjon. Tallene i disse oppstillingene er derfor eksklusiv moms. Momsproblematikken rundt bygging av de regionale idrettsanleggene (Sørmarka Arena, Sandneshallen og Randaberg Arena) er fortsatt ikke avklart. Stavanger kommune har i brev av anmodet Finansdepartementet om å avklare hvilke konsekvenser endringene i kompensasjonslovens 4 vil ha for anleggene. Rogaland fylkeskommune har etterlyst en tilsvarende avklaring fra departementet i brev av Finansdepartementet har tidligere signalisert at det ville foreligge en avklaring i februar Det forventes derfor at det foreligger en avklaring i nærmeste framtid. Dersom det ikke gis full momskompensasjon til anleggene vil kommunene måtte finansiere eventuell avkorting i momsrefusjonen. Side 3 av 7

4 3.2 Forslaget til endelig økonomisk ramme IKS-et har i sommer hatt avklaringer med Lønnheim Entreprenør AS for å sikre seg at vedtatt kostnadsramme kan holdes og at alle kostnader er tatt med i budsjettet. Representantskapet i IKS-et har vedtatt et forslag til endelig kostnadsramme på 140, 075 mill. kr, og IKS-et har sendt dette forslaget til kommunene for endelig godkjenning i kommune- og bystyrene (vedlagt). Oppstilling fra IKS-et viser at en både har oppnådd kvalitetsforbedringer og kostnadsreduksjoner i avklaringene med Lønnheim Entreprenør AS. Som et grunnlag for avklaringene har Lønnheim Entreprenør AS foretatt videreprosjektering av hallen og innhentet oppdaterte priser fra sine underleverandører slik at kostnadsrammen som nå ligger til grunn er sikrere enn tidligere kalkyler. Lønnheim Entreprenør AS utfører sin del av arbeidet som en totalentreprise og har således ansvaret for eventuelle kostnadsavvik som ikke skyldes uforutsette kostnader/omfangsendringer. I kvalitetssikringen av kostnadsrammen er det avdekket kostnader som tidligere ikke var medtatt. Disse er nå innarbeidet i den totale kostnadsrammen. I forhold til forrige sak er nå følgende kostnader med i kostnadsrammen: Kunstnerisk utsmykning, 1 mill. kr (i tillegg søkes det om tilskudd fra KORO (Kunst i Offentlige Rom) slik at den totale rammen for dette blir ca. 1,5 mill. kr inkludert kunstnerisk konsulent) Kostnader ved kjøp av Randaberg Storhall AS 0,85 mill. kr Kostnader til prosjektledelse 0,6 mill. kr Kostnader til kommunale gebyrer 0,4 mill. kr Uforutsett 1 mill. kr Prisstigning 3,5 mill. kr (nedforhandlet fra 5,7 mill. kr) Til sammen utgjør dette en økning på 7,3 mill. kr (9,5 mill. kr med uforhandlet prisstigning) Totalentreprisen fra Lønnheim Entreprenør AS er redusert med 4,2 mil. kr og prisen på grunnarbeidene med 1,4 mill. kr. I oppstillingen i forrige sak var tilleggsopsjoner (SDanlegg og baneinndelingsheis) inkludert med 0,6 mill. kr. Nå er disse priset sammen med andre tillegg/opsjoner til 0,1 mill. kr. Dette gir en reduksjon i totalrammen på 0,5 mill. kr i forhold til sist. Samlet gir forhandlingene med Lønnheim og kvalitetssikringen av kostnadene en marginal økning med kr. 1,440 mill. kr inkl. mva i kostnadsrammen målt mot vedtatt ramme fra saken i vinter. Samtidig finner IKS-et grunnlag for å legge til grunn en økt medfinansierng fra tippemidler og Rogaland fylkeskommune i forhold til forrige sak. Tilskudd fra Rogaland fylkeskommune gis inntil 10 mill. kr for anlegg over 100 mill. kr. Sandneshallen fikk tilskudd på 10 mill. kr og en legger til grunn samme tilskudd til Randaberg Arena. I forrige sak ble det vist til at utviding av garderobeantallet kunne gi økte tippemidler. Basert på beregninger fra arkitekten kan en regne med tippemidler på 11,5 mill. kr (10,3 mill. kr i forrige sak). Samlet gir dette økte tilskudd i forhold til forrige sak på 2,8 mill. kr. Prosjektkostnaden som kommunene må dekke er nå justert fra 92,2 mill. kr til 90,73 mill. kr og framkommer slik: Total prosjektramme for storhallen (inkludert moms) : 140,075 mill. kr Minus moms (full momsrefusjon) : - 27,845 mill. kr Minus tilskudd RFK og tippemidler : - 21,500 mill. kr Kommunal finansiering : 90,730 mill. kr Side 4 av 7

5 Som med de andre to hallene er det ikke beregnet finanskostnader under byggeperioden. Det medfører at det vil påløpe finanskostnader for kommunene mens byggingen av hallen pågår. Tallene i oppstillingen over er årlige kostnader når prosjektet er ferdigstilt. Likeens vil det påløpe oppstartskostnader før hallen er i (full) drift. Deler av disse kan aktiveres og dermed øke den totale kostnaden for investeringsprosjektet. For kommunene blir dette bare en annen måte å dekke driftskostnadene på. IKS-et for Sandneshallen og Randaberg Arena og Sørmarka Arena IKS la i fjor høst fram en økonomiplan som viste kostnadene for kommunene til investeringstilskott og driftstilskott til de tre hallene. Dette vil bli oppdatert i budsjettprosessen for budsjettet for Rådgivningsselskapet Pyramide har vært engasjert for å gjøre en vurdering av kostnadene på Randaberg Arena i forhold til kostnadene på Sandneshallen. Det konkluderes med at Randaberg Arena må forventes å være vesentlig dyrere enn Sandneshallen, og at den aktuelle prisforskjellen ligger innenfor forventet differanse. Forventet prisforskjell knytter seg primært til at Randaberg Arena er et større bygg (lengre spenn på ståldragere, større takareal, større fasadeareal, flere garderobeanlegg, etc). 4. ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Eierbrøken i selskapsavtalen 2-2 er fastsatt av eierkommunene med grunnlag i folketall pr Det fremkommer at justering skal foretas når Storhallen kommer til oppføring. Ny beregning med folketallet viser så marginal endring (0,027) mellom Sandnes og Randaberg at det ikke er grunnlag for å foreta endringer i eierbrøken. Når hallene har vært i drift 3 år og det er vunnet erfaringer om driftsopplegg, bruk av hallene mv. bør det gjøres en evaluering med henblikk på eventuell justering av fremtid eierbrøk/nøkkel for fordeling av driftskostnader. Selskapsavtalens 2-1 om deltakerandel må endres, slik at den er i samsvar med endelig økonomisk ramme for de to hallene med hhv. 67,8 og 92,2 mill. kr (jmf under rådmannens vurdering), totalt 160 mill. kr. Endringen som innarbeides (se vedlegg) blir slik; Stavanger kommune 99,840 mill. kr (før 42,315 mill. kr) Sandnes kommune 52,000 mill. kr (før 22,029 mill. kr) Randaberg kommune 8,160 mill. kr er (før 3,458 mill. kr) 5. RÅDMANNENS VURDERING Når Randaberg Arena blir ferdigstilt i 2012 vil samarbeidskommunene ha fått på plass tre regionale idrettsanlegg som gir nye og forbedrede rammevilkår for idretten i regionen. Sørmarka Arena åpner nå i høst, Sandneshallen er planlagt ferdig i 2011, og Randaberg Arena er planlagt ferdig tidlig i Med de ekstra garderobene og mulighetene til inndeling av fotballbanen i inntil 8 mindre baner vil hallen kunne brukes intensivt av barn og unge, både til trening og turneringer. Randaberg Arena vil også gi gode treningsforhold for både toppidrettslaga og breddefotballen i regionen. I den forrige saken ble det skrevet at IKS-et skulle vektlegge energiøkonomisering og universell utforming. Randaberg Arena har ikke ventilasjon eller oppvarming av selve hallbygget, noe som gir et beskjedent effektbudsjett i forhold til størrelsen. I tillegg er det planlagt å legge til rette for gass som energikilde. Side 5 av 7

6 Randaberg kommune har prosjektledelsen for byggeprosjektet, og prosjektleder har gått gjennom tegningene av hallen med lederen for Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Randaberg og rådgiver med spesielt ansvar for universell utforming i Randaberg kommune. Innspill fra dette møtet vil bli tatt med i den videre prosessen Aktiv holdning i forhold til å søke midler til Enøk-tiltak blir ivaretatt av prosjektlederen fra Randaberg kommune eventuell med hjelp av ekstern ekspertise. Når det gjelder tilskudd til Enøk-tiltak gis dette nå via en overordnet energi- og klimaplan for den enkelte kommunen, slik at det kan bli vanskelig å få tilskudd til konkrete regionale prosjekt som Randaberg Arena. Grunnarbeidet for hallen og tilstøtende arealer er påbegynt (veger, parkering) i regi av Randaberg kommune. Igangsetting av arbeidet med selve hallen kan påbegynnes i oktober. Prosessen som har vært gjennomført i forhold til Randaberg Storhall AS og Lønnheim Entreprenør AS har gitt et godt prosjekt som nå er klar til å realiseres. Totalrammen for prosjektet er økt med 1,5 mill. kr sammenlignet med tilsvarende ramme i forrige sak. Som det er vist over er det nå inkludert flere opsjoner enn i sist sak, og det er inkludert kostnader som nok burde vært tatt med i forrige sak også. På den andre siden er det sannsynlig at tilskuddet fra Rogaland Fylkeskommune og tippemidler blir høyere enn antatt i forrige sak. Rådmennene i de tre samarbeidskommunene har vurdert reserven på 1 mill. kr som er avsatt i prosjektet (uforutsettposten i oppstillingen fra IKS-et). Dette er lite sammenlignet med for eksempel Sandneshallen der det ble avsatt en margin på 5-6%. Reserven er drøftet med blant annet entreprenøren. Avklaringsprosessen som har vært i sommer sammen med at det er bygd flere haller etter samme konsept som Randaberg Arena, gjør at de vurderer 1 mill. kr til uforutsett som tilstrekkelig. Et viktig element som blir fremholdt er også at Randaberg Arena er en forholdsvis enkel bygningsmessig konstruksjon. I det opprinnelige prosjektet for Randaberg Arena var det også med multifunksjonsgulv som kunne legges på kunstgresset slik at hallen kunne brukes til andre arrangementer som konserter og messer og til andre sportsgrener (eksempelvis håndball/volleyball). Et slikt golv er ikke med i prosjektet nå, og var heller ikke med i forrige sak. Rådmennene innstiller på at den totale kostnadsrammen blir vedtatt slik den framkommer fra IKS-et, men tilrår at rammen for kommunal finansiering blir uendret fra sist sak (92,2 mill. kr). Dette for å sikre at et eventuelt redusert tilskudd fra Rogaland fylkeskommune eller tippemidler ikke fører til kostnadssprekk for kommunene. Når disse tilskuddene er endelig avklart ønsker rådmennene at IKS-et vurderer om det er rom for å få på plass multifunksjonsgulv til (deler av) hallen. Dette er avklaringer som framdriftsmessig i forhold til byggingen kan gjøres når byggingen har kommet forholdsvis langt. IKS-et må også først vurdere behov for reserve utover beløpet på 1 mill. kr som er avsatt før de eventuelt iverksetter en utvidelse med multifunksjonsgulv. Rådmennene i samarbeidskommunene anbefaler at kostnadsrammen på 140,075 mill. kr inkludert moms godkjennes og at Lønnheim Entreprenør AS får oppdraget med å bygge hallen. Rådmennene anbefaler videre at selskapsavtalen og kommunenes forpliktelser knyttet til finansutgifter for hallen blir satt til 92,2 mill. kr. Dette for å håndtere risiko knyttet til fylkeskommunalt tilskudd/tippemidler og for å kunne gi opsjon om at multifunksjonsgulv kan legges i hallen, samtidig som kommunenes økonomiske bidrag skal kunne være forutsigbart. Saken fremmes for formannskapet og bystyret fatter endelig vedtak. Side 6 av 7

7 Rådmannen tilrår at bystyret fatter slikt VEDTAK: 1. Sandnes kommune godkjenner endelig kostnadsoverslag for Storhallen i Randaberg (Randaberg Arena) på 140,075 mill kr (inkl. mva). 2. Sandnes kommune godkjenner at selskapet overtar kontrakt med Lønnheim Entreprenør AS om oppføring av Randaberg Arena. 3. Ferdigstillelse tidlig 2012 godkjennes. 4. Sandnes kommune forplikter seg til å yte sin andel av netto prosjektkostnader på 92,2 mill. kr., jamfør eierbrøk i selskapsavtalen. Inkludert er opsjon på 1,470 mill.kr. for å håndtere eventuelt redusert tilskudd fra fylkeskommunen og i tippemidler. Ved bekreftet full tilskuddsutmåling og ubrukt marginpost i prosjektet, kan opsjonen søkes disponert til å inkludere multifunksjonsgulv (helt eller delvis) i prosjektet. 5. Sandnes kommune godkjenner justeringen av 2-1 i selskapsavtalen. RÅDMANNEN I SANDNES, Tore Sirnes rådmann Hans Kjetil Aas kommunaldirektør Vedlegg 1 : Vedtak/sak i representantskapet for Multihallen og Storhallen IKS, Vedlegg 2 : Oppdaterte tegninger for Randaberg Arena Vedlegg 3 : Forhåndsgodkjenning av fotballhallen, brev fra Kultur- og Kirkedepartement av Vedlegg 4: Revidert selskapsavtale for Multihallen og Storhallen IKS Side 7 av 7

8

9

10

11

12 SELSKAPSAVTALE FOR MULTIHALLEN OG STORHALLEN IKS (Stavanger bystyre , Randaberg kommunestyre , Sandnes bystyre ) KAPITTEL 1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1-1 Navn og deltakere Selskapets navn er Multihallen og Storhallen IKS. Stavanger kommune, Randaberg kommune, og Sandnes kommune deltar i selskapet. 1-2 Hovedkontor Selskapets hovedkontor er lokalisert i Stavanger kommune. Vedlegg Formål og ansvarsområde Selskapet har som formål å oppføre, eie og drive multi/friidrettshallen i Sandnes og storhallen for fotball i Randaberg. Selskapet skal dekke samtlige kostnader i forbindelse med driften av anlegget. De to innendørs anleggene skal være både for lek, mosjon og aktive idrettsutøvere og spesielt stimulere barn og unges interesse for fysisk aktivitet. Det er selskapets formål å gjennom aktivt og målrettet samarbeid med andre interkommunale selskaper innen idrettsområdet, å ha høy effektivitet i driften av hallene og god samordning av åpningstider, adgangssystem mv. Selskapets virksomhet skal være kjennetegnet av stor fokus på brukervennlighet. Selskapet kan inngå samarbeidsavtaler med andre kommuner, andre selskaper, andre virksomheter, organisasjoner og enkeltpersoner. Selskapet kan påta seg andre arbeidsoppgaver eierne og selskapet måtte bli enige om. 1-4 Selskapsform og ansvarsforhold Selskapet er opprettet som interkommunalt selskap i medhold av Lov av nr. 06 om interkommunale selskaper. Selskapet skal registreres i foretaksregisteret. Selskapet er et eget rettssubjekt. Arbeidsgiveransvaret tilligger selskapet. KAPITTEL 2. KOSTNADSFORDELING 2-1 Innskuddsplikt for deltakerne - investeringer Ved etablering av selskapet forplikter de deltakende parter seg til følgende innskudd, som er direkte knyttet til prosjektering og oppføringen av multi/friidrettshallen og storhallen ihht. vedtatt kostnadskalkyle med netto utgifter kr. 160 millioner: Stavanger kommune kr. 99,840 millioner Sandnes kommune kr. 52,000 millioner Randaberg kommune kr. 8,160 millioner Innskuddet skal fordeles over perioden eller som driftstilskudd tilsvarende renter og avdragsutgiftene i selskapets låneperiode. Beløp forfaller til innbetaling den hvert år. 1

13 Tomtegrunn Sandnes og Randaberg kommuner eier den angjeldende tomtegrunnen og utfører for egen regning tomteteknisk opparbeidelse for multihallen og storhallen. Tomtene stilles byggeklare til disposisjon for selskapet gjennom festeavtale uten vederlagsberegning. 2-2 Eierandel og ansvarsfordeling Ved oppstart er det multi/friidrettshallen som kommer til oppføring og kommunene skal ha følgende eierandeler i selskapet. Eierbrøken skal justeres når storhallen er klar for oppføring og deretter er eierbrøken fast, med unntak av eventuelt inntreden av nye deltakerkommuner i selskapet. Ingen deltaker kan ha eierbrøk lavere enn 5% eller den prosentsats som følger av Kultur- og Kirkedepartementets til en hver tid gjeldende regler for regionale idrettsanlegg: Stavanger kommune 62,4 % Sandnes kommune 32,5 % Randaberg kommune 5,1 % Den enkelte deltaker hefter med hele sin formue for sin aktuelle eierandel av selskapets samlede forpliktelser, jfr. eierfordelingen over. 2-3 Innskuddsplikt fra deltakerne kapitalinnskudd Kommunene plikter å betale inn et kapitalinnskudd tilsvarende selskapets 3 første måneder av første driftsår pålydende kr Innbetalingen skal skje innen den Innskuddet fordeles mellom deltakerkommunene ihht. eierbrøken i 2-2. KAPITTEL 3. ORGANISASJON 3-1 Representantskapet Representantskapet består av 3 medlemmer. Deltakerkommunene ved sitt respektive kommune- / bystyre oppnevner sine representantskapsmedlemmer med personlige varamedlemmer for kommunevalgperioden på 4 år, og som følger: Stavanger kommune 1 medlem 62,4% av stemmene Sandnes kommune 1 medlem 32,5 % av stemmene Randaberg kommune 1 medlem 5,1 % av stemmene Representantskapet velger selv leder og nestleder. Funksjonstiden er frem til nytt representantskap er valgt og konstituert. Representantskapet skal oppnevne valgkomité for valg av styrets medlemmer. Kriteriene som legges til grunn for valg av styremedlemmer skal sikre at styret settes sammen på en måte som avspeiler bredde i kompetanse og kjønnsbalanse, samtidig som deltagerkommunenes interesser ivaretas. Kriteriene kan endres av representantskapet med 2/3 flertall. Styremedlemmene velges av representantskapet, etter innstilling fra valgkomité. Daglig leder eller medlem av representantskapet kan ikke være medlem av styret. Representantskapet delegerer nødvendig myndighet til styret i saker hvor ikke annet følger av lov, forskrifter eller vedtekter. 2

14 3-2 Styret Styret skal ha 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Samarbeidskommunene skal ha et styremedlem hver. Minst ett av styrets medlemmer skal ha idrettsfaglig kompetanse. Øvrige kriterier for sammensetningen av styret fremgår av 3-1. Styret velger selv sin leder og nestleder. Valgperioden til styremedlemmene er 2 år (alternativt 4 år). Gjenvalg kan finne sted. For å sikre at ikke alle styremedlemmer er på valg samtidig, kan representantskapet i det enkelte tilfellet velge ett eller flere styremedlemmer med avvikende valgperiode, dog ikke lengre enn 4 år. Styret fungerer til nytt styre er valgt og konstituert. 3-3 Selskapets representasjon Selskapet forpliktes ved underskrift av daglig leder og styrets leder, eller i dennes fravær nestleder, i fellesskap. For saker som innebærer økonomiske disposisjoner under kr og som er innenfor rammen av vedtatt årsbudsjett, innehar daglig leder representasjonsretten alene. Selskapet skal ha et økonomireglement. Selskapet ledes av daglig leder. KAPITTEL 4. REPRESENTANTSKAPET 4-1 Representantskapets møte Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Representantskapets leder plikter å kalle inn til møte når styret, revisor, eller minst en av deltakerne krever det. Innkalling til ordinære møter skal skje skriftlig, minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkalling skal inneholde en saksliste og tilhørende saksdokumenter. Det skal føres protokoll fra møtene. Protokoll skal oversendes politisk og administrativ ledelse i deltakerkommunene. Representantskapet skal ha minst to møter pr. år ett for behandling av årsbudsjett og økonomiplan og ett for behandling av årsregnskap og årsberetning. Representantskapets leder kan innkalle til møte med kortere frist, dersom dette er påtrengende nødvendig. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst 2/3 av eierandelene er til stede. Representantskapet gjør sine vedtak med vanlig flertall av de stemmene som er avgitt. Står stemmene likt, gjør leders stemme utslaget. Daglig leder og styrets leder har møteplikt og talerett, og alle styremedlemmene har møte- og talerett. Representantskapsmøter skal holdes for åpne dører med mindre representantskapet beslutter noe annet. 4-2 Representantskapets myndighet Representantskapets skal gjøre vedtak i de saker som følger av loven, som selskapsavtalen bestemmer og styret legger frem for det. 3

15 Representantskapet skal behandle følgende saker: 1. Årsmelding, årsregnskap og årsbudsjett og økonomiplan 2. Valg av medlemmer til styret 3. Valg av revisor 4. Utpeke valgkomité og vedta kriteriene, jfr. selskapsavtalens Vedta låneopptak og pantsettelse av selskapets eiendeler og eiendommer i henhold til godkjent selskapsavtale 6. Gjøre vedtak om økonomiske disposisjoner som er av vesentlig betydning for selskapet 7. Fastsette eventuell godtgjørelse til representantskapets og styrets leder, og til begge organers medlemmer. 8. Andre saker som det tilligger representantskapet etter loven eller selskapsavtalen å behandle, herunder endringer i denne selskapsavtalen som ikke etter loven må vedtas av deltakerkommunenes kommune- eller bystyrer. KAPITTEL 5. STYRET 5-1 Styrets møter Styrets leder skal sørge for at styret holder møter så ofte som det er behov. Medlem av styret og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Innkalling til møtet skal skje med minst 5 dagers varsel, og skal inneholde saksliste utarbeidet av styreleder, med tilhørende saksdokumenter. Det skal føres protokoll fra styremøtene. Protokoll skal oversendes representantskapet faste medlemmer uten unødig opphold. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak gjøres med vanlig flertall. Ved stemmelikhet gjør møteleders stemme utslaget. Daglig leder har møteplikt og talerett. 5-2 Styrets myndighet Styret utøver all myndighet som ikke er tillagt representantskapet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og økonomiplan og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret har det overordnede HMS-ansvaret i selskapet. Styret skal ansette daglig leder. Styret skal blant annet: Føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten Minimum etter hvert tertial i budsjettåret behandle statusrapport og godkjenne eventuelle omprioriteringer. Endringer av årsbudsjettet krever godkjenning i representantskapet. Innen 20. august hvert år avgi forslag til økonomiplan for de kommende fire år til representantskapet. Avgi innstilling om årsregnskap og årsberetning i revidert stand til representantskapet ihht. lovens bestemmelser med tilhørende forskrifter. Det er styrets plikt å avgi innstilling om anvendelse av selskapets regnskapsmessige overskudd i henhold til selskapsavtalen. Avgi innstillinger til representantskapet 4

16 Treffe vedtak om opptak av lån og disponering av fondsmidler innenfor delegert fullmakt. Inngå samarbeidsavtaler innenfor delegerte fullmakter. KAPITTEL 6. DAGLIG LEDELSE 6-1 Daglig ledelses funksjon og ansvar Selskapet skal ha en daglig leder. Daglig leder forestår selskapets daglige drift og er ansvarlig for at driften er i samsvar med overordnede mål og strategier, og med styrets vedtak. Den daglige ledelsen omfatter ikke, uten fullmakt i den enkelte sak, saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten. Minst hver tredje måned skal styret underrettes om selskapets virksomhet, økonomiske stilling og fremtidsutsikter. Daglig leder skal bistå styret med å sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og at det i tide kan forberedes nødvendige disposisjoner. KAPITTEL 7. ØKONOMIFORVALTNING 7-1 Opptak av lån Selskapet kan oppta lån, og pantsette selskapets eiendeler for gjennomføring av investeringer, konvertering av eldre gjelde og til likviditetsformål så fremt den samlede lånegjeld ikke overstiger kr 67,8 millioner. Kommunene er utad pro rata ansvarlige for de lån selskapet opptar, i forhold til den enkelte kommunes eierandel i selskapet, jfr Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. 7-2 Etablering av fond Selskapet kan bygge opp fonds for gjennomføring av investeringer og til nødvendig driftskapital. Fondsoppbygging skal stå i forhold til selskapets oppgaver og forpliktelser. 7-3 Regnskap og revisjon Regnskap skal føres etter regnskapslovens prinsipper. Selskapets skal ha revisor som velges av representantskapet. 7-4 Utdelinger Representantskapet kan ikke treffe vedtak om utdeling av selskapets midler. Deltakerkommunene kan få seg forelagt en sak fra representantskapet om ekstraordinær utdeling av selskapets midler. Slik beslutning krever enstemmig vedtak blant deltakerkommunene. 5

17 KAPITTEL 8. AVTALER 8-1 Avtaler med deltakerkommunene Samarbeidet med deltakerkommunene skal skje gjennom skriftlige avtaler. Avtaler med økonomiske forpliktelser eller andre forhold som forplikter selskapet er normalt bindende for ett år og kan ikke gå utover økonomiplanperioden. 8-2 Avtaler med andre Samarbeid med andre kommuner, selskaper og virksomheter, organisasjoner og enkeltpersoner skal - inngås skriftlig. 8-3 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres av representantskapet ved 2/3 flertall, hvor annet ikke fremgår av lov eller selskapsavtalen. KAPITTEL 9. ØVRIGE BESTEMMELSEER 9-1 Uttreden og utelukkelse Den enkelte deltaker kan ihht. IKS-loven si opp sitt deltakerforhold med ett års skriftlig varsel og kreve seg utløst av dette. Utløsningssummen fastsettes ihht lovens bestemmelser for beregning. Selskapet kan etter vedtak i deltakernes kommunestyre/fylkesting oppløses når selskapets oppgave er gjennomført. Eierandel legges til grunn for fordeling av aktiva ved oppløsning. 9-2 Voldgift Tvist om forståelse av denne selskapsavtalen, herunder fordeling av utgifter mens selskapet består, kan avgjøres med bindende virkning ved voldgift etter voldgiftsloven for tvister oppstått etter ikrafttredelse av denne. 9-3 Ikrafttredelse Selskapsavtalen trer i kraft fra Der ikke annet fremgår av selskapsavtalen, gjelder IKS-lovens normalløsninger. 9-4 Habilitet Kommunelovens regler i 40 nr. 3 om habilitet for selskapets ans1atte og medlemmer av selskapets styrende organer skal følges. 9-5 Meroffentlighet Selskapet omfattes av følge Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Av dette følger at saksdokumenter og møter i selskapets styrende organ skal være åpne og kunngjøres. 6