Ny#organisering#av#UiTs#administrasjon

Transkript

1 Ny#organisering#av#UiTs#administrasjon Rammer&og&råd&for&omstillingsarbeidet Samling#for#ledere#9.#mars#08

2 Temaer Tidsplan Avgrensninger Roller Håndteringavulikehensyn Dimensjonering Risikobilde

3 Tidsplan Januar& februar&08:&høring&rapport'om'forslag'til'fremtidig'organisering'av' administrasjonen'ved'uit,'lage&innstilling&til&organisasjonsstruktur 6.< 9.&mars:&Forhandling&med&organisasjonene,&vedtak&om&ny&organisering,& beslutning&om&avgrensninger&av&nye&fellestjenester 9.&mars:&Møte&med&ledere,&hovedtillitsvalgte&og&hovedverneombud Uke&:&Oppdragsbrev&om&bemanningsplaner&og&dimensjonering 6.&april:&Utkast&til&bemanningsplaner April:&Kvalitetssikring,&drøfting&med&organisasjonene,&godkjenning Mars& mai:&innplassering&av&ledere April& juni:&innplassering&av&ansatte.&september:&ny&organisering&er&operativ Mars& desember&08:&forbedringsprosesser

4 Tidsplan adm00 hovedaktiviteter mars 8. mars.september AKTIVITET JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES Høringsrunde>rapport Utarbeidelse>av>innstilling til>struktur Forhandling> ny>organisering Universitetsstyrets behandling Dimensjonering og>bemanningsplaner Drøfting og>godkj.>bemanningsplaner Innplassering>ledere Innplassering> alle>ansatte Nye>operative>enheter>og>tjenester Verdistrømskartlegging>og design>av> nye>prosesser

5 Avgrensninger Noe$gjelder$alle: Etablering$av$nye$fellestjenester Krav$om$effektivisering,$standardisering,$digitalisering Tydeligere$fagansvar$og$gjennomgående$ledelse$av$områder,$nye$ arbeidsformer$(faggrupper,$team,$prosjektorganisering) ITA$får$en$ny$Seksjon$for$dokumentasjonsforvaltning ITA,$BEA,$UB:$Omfattes$ellers$ikke$av$denne$omstillingsprosessen,$men$det$skal$ gjøres$en$senere$gjennomgang$av$oppgaver$og$organisering Kunstfak$og$TMU:$Omfattes$ellers$ikke$av$denne$omstillingsprosessen,$og$ organisering$av$administrasjonen$ved$disse$enhetene$skal$avklares$i$forbindelse$ med$vedtak$om$faglig$organisering

6 Hvem%gjør%jobben? Tillitsvalgte,+verneombud Omstillingsteam Ledere

7 Roller&og&ansvar Hvem%skal%levere%utkast%til%bemanningsplaner? Avdelingsdirektører Fakultetsdirektører Campusdirektør%Harstad,%Administrativ%leder%Alta Gjøre%bruk%av%gode%hjelpere%i%egen%organisasjon Omstillingsteam:%4%personer%som%skal%følge%omstillingsarbeidet,%pluss%team%med%alle% personalsjefene Tillitsvalgte%og%verneombud:%gi%råd%til%ledere%og%ansatte,%utøve%medbestemmelse,%bistå% medlemmer «Den%enkelte%ansatte%har%selv%et%ansvar%for%å%bidra%til%gode%løsninger,%bl.a.%ved%å%delta% aktivt%i%både%omorganiseringsprosessen%og%gjennomføringen%av%tiltakene%som%skal% iverksettes» Nye%og%nåværende%ledere:%vi%skal%drive%omstillingsarbeidet%framover

8 Ledelse Endringene(i(organisasjonsstruktur((avdelinger,(seksjoner)(og(i(oppgaveløsningen( (fordeling,(bemanning)(kan(oppleves(som(krevende(for(den(enkelte Ledere(kan(ikke(alltid(svare(godt(på(alle(spørsmål(og(bekymringer(fra(ansatte Ledere(har(hatt(ulike(syn(på(hvilke(veivalg(som(skal(gjøres,(og(står(selv(i(omstilling Ledere(er(rollemodeller(og(har(innflytelse(på(om(vi(får(til(et(godt(samspill Vi(må(gå(foran: Stå(for(de(beslutninger(som(er(gjort Kommunisere(trygghet(og(engasjement(overfor(ansatte Ta(ting(videre( ikke(la(uro,(usikkerhet(og(mangel(på(informasjon(i(fred

9

10 Håndtering*av*ulike*hensyn Omstillingsavtale,og,.håndbok:,«Ingen,ansatte,skal,sies,opp,eller,mot,sin,vilje,flytte, fra,en,campus,til,en,annen,som,følge,av,adm00.prosessene».,arbeidsgiver, forplikter,seg,til,å,gi,alle,ansatte,et,tilbud Krav,til,effektivisering:,ABE.reformen,har,gitt,UiT,kutt,på,ca,84,mill,i,perioden, 05.8 Styrevedtak:,«Innsparingstiltakene,internt,på,UiT,skal,omfatte,det,som,er, underlagt,universitetsdirektørens,virkeområde,,og,dermed,den,samlede, administrative,virksomheten,,gjennomgående,på,alle,nivåer» Fordeling,av,kutt:,lønn,og,drift,,noe,er,tatt,over,tid,,ta,hensyn,til,vekst Hvordan,oppnå,dette,i,omstillingsprosessene?

11 Alle'skal'med,'men'vi'blir'færre'til'sammen'6??? Innplassering'i'riktig'dimensjonert'struktur,'men'noen'blir'overtallige

12 Alle$skal$med,$men$vi$blir$færre$til$sammen$ $ Alle$blir$innplassert$og$det$gis$et$generelt$pålegg$om$nedbemanning$over$tid

13 Alle$skal$med,$men$vi$blir$færre$til$sammen$ Alle$blir$innplassert,$noen$funksjoner$blir$mer$nøyaktig$dimensjonert,$framtidig$ nedbemanning$blir$ulik$(effektivisering$gjennom$organisatoriske$grep)

14 Om#dimensjonering Omstillingsteamet+lager+oversikt+over+hva+ansatte+jobber+med+i+dag,+basert+på oppgave7 og+kompetansekartleggingen+(august+07) rolletilganger+i+ulike+fagsystemer registrerte+yrkeskoder Personalfila+fra++Pagaweb+gir+oversikt+over+organisatorisk+tilhørighet+og+stillingsandeler Kombinert+gir+dette+et+bilde+av+nåsituasjonen+med+hensyn+til+fordeling+av+oppgaver,+ressurser+og+ lokalisering Oversikten+blir+tilgjengelig+for+alle+som+skal+jobbe+med+bemanningsplaner Enhetene+må+ha+tilstrekkelig+bemanning+til+å+løse+sine+oppgaver Dimensjoneringen+skal+ikke+gi+økt+samlet+ressursbruk+eller+at+noen+tjenester+blir+svekket+på+en+ uforsvarlig+måte Ta+utgangspunkt+i+objektive+størrelser/produksjonsmål+som+gir+et+pålitelig+bilde+av+ressursbehovet Hvor+er+potensialene+for+effektivisering? Vi+trenger+noen+utgangspunkt+og+føringer,+men+også+en+dynamisk+tilnærming+til+arbeidet

15 Risikobilde Dette$er$et$løft$som$stiller$krav$til$ledere$og$ansatte. Samtidighet$og$helhet:$hele$UiT,$stramme$tidsrammer Kompleksitet:$adm.$oppgaver$på$alle$nivåer,$både$innhold$og$struktur Samtidig$har$vi$andre$oppgaver$og$skal$ivareta$brukere Finne$god$balanse$mellom$forhåndsplanlegging$og$la$ny$organisering$få$etablere$og$ utvikle$seg Se$og$håndtere$rettigheter,$plikter,$ønsker$og$muligheter$på$tvers

16 Er#det#noe#som#kan#gå#galt?#(ja) Tilstrekkelig*forståelse*og*aksept*av*hva*som*skal*skje*og*hvordan Holde*tidsplan*og*være*i*takt Bemanningsplaner: Sammenlignbar*form*og*farge*på*bemanningsplaner,*riktig*detaljnivå Riktig*dimensjonering*per*funksjon*og*samlet Kompetansekrav*skal*stemme*overens*med*faktisk*kompetanse Unngå*posisjonering*og*taktikkeri Unngå*å*blande*sammen*organisasjonsdesign*og*personalspørsmål Innplasseringer: Se*og*håndtere*rettigheter,*plikter,*ønsker*og*muligheter*på*tvers Se*kompetanse*og*fange*opp*ønsker Tydelige*beslutningspunkter*i*begge*prosesser Håndtering*av*misforståelser*og*uenigheter*som*oppstår*underveis Ivareta*brukere*på*gode*måter:*ta*ansvar,*ikke*slippe*oppgaver

17 Omstillingsteam Omstillingsteam:,skal,støtte,ledere,i,arbeidet,,svare,på,spørsmål,,koordinere,og, kvalitetssikre Teamet:,Gunhild,Stavem,,Jan,Ove,Mortensen,,Tove,Steene,,Lina,Reigstad,,Anne, Fismen,,Chris,BullDBerg,,KarlDErlend,Mikalsen,,Anne,Gjerløw,,Hildegun,Thomassen,, Kristine,Stangeland,Olsen,,Runa,Rønning,Ryeng,,Randi,Merete,Solhaug,,Linda, Risnes,,Kjersti,Steffenak Personalsjefer,mv:,AnnDSofie,Rydningen,,LivDRagna,Garden,,Lise,Bang,Ericsson,, Rune,Sundelin,,Lene,Ballo,Kvam,,Elisabet,Aase,,Inger,Kaisa,Bækø,,Eirik,Liland,,Kari, Gabrielsen,,Julia,Holte,Sempler,,Elisabeth,Utheim,,Odd,Arne,Paulsen

18

19