imod kommunikasjon Kommunikasjonsavdelingen v/trude Julie Dommerud Mars 2017

Transkript

1 imod kommunikasjon Kommunikasjonsavdelingen v/trude Julie Dommerud Mars 2017

2 imod Identifisering av viktige interessenter for imod 6 HPE og Accenture Andre interessenter 10 Nasjonal IKT 7 Media 9 HOD 1.1 Sykehuspartner ansatte 5.1 Adm. direktør 8 Dir ehelse 5.2 HRdirektør 1.2 Sykehuspartner fagforening 5.3 SPOC Kontaktgruppen 5.5 Referansegruppe 5.4 IKTledere Sykehuspartner 1.3 Sykehuspartner styret imod Helseforetakene 2.1 Programstyret 2.2 Prosjektledere 5.6 Økonomidirektør 5.7 Kommunikasjonsdirektør 1.4 Sykehuspartner ledergruppe 5.8 Klinikkledere 1.5 Fremtidens Sykehuspartner 3.3 RKL programstyre 4 KTV 5.9 Ansatte 3.2 HSØ RHF styret HSØ RHF 3.4 Digital fornying fornyingsstyret 3.1 HSØ RHF ledergruppe 3.6 Regional IKT for forskning RSKI og SMETT 3.5 VIS programstyre

3 Innflytelse Strategi for involvering av interessenter Høy Tilfredsstille Engasjere Sykehuspartner ansatte 4 KTV 1.2 Sykehuspartner fagforening 5.1 HF AD 1.3 Sykehuspartner styret 5.2 HF HR direktører 1.4 Sykehuspartner toppledergruppe 5.3 imod SPOC 1.5 Fremtidens Sykehuspartner 5.4 HF IKT-ledere 2.1 imod programstyre 5.5 imod referansegruppe 2.2 imod prosjektledere 5.6 HF økonomidirektører Følge opp 8 7 Informere HSØ RHF ledergruppe 5.7 HF kommunikasjonsdirektører 3.2 HSØ RHF styret 5.8 HF klinikkledere 3.3 RKL programstyre 5.9 HF ansatte helsearbeidere 3.4 Digital fornying, fornyingsstyret 6 HPE og Accenture VIS programstyre 7 Media Lav Lav 9 Interesse Høy 3.6 Regional IKT for forskning 8 Direktoratet for e-helse 3.7 RSKI (reg senter for IKT-løsninger) 9 HOD 3.8 SMETT (Strategisk forum for medisinsk teknologiske tjenester) 10 Nasjonal IKT

4 Organisering med bidrag fra alle helseforetak Sykehuspartners styre imod programstyre. HF MTA HSØ SP-AD SP Fagf. HPE HF kontaktgruppe (SPOC) Programdirektør Programkontor (PMO) Transisjon Transformasjon Tjenestestyring Arkitektur og sikkerhet Kontrakt Egne prosjekter

5 Prinsipper for kommunikasjon og opplæring Kontaktgruppen SPOC er ansvarlig for kommunikasjon i helseforetakene imod utarbeider enhetlige planer og materiell for hvert HF i samarbeid med SPOC All kommunikasjon mot sluttbrukere skal være på norsk imod og helseforetakene skal samarbeide om sluttbrukertesting Helseforetakene er selv ansvarlige for mottak og opplæring, med bidrag fra imod; «Train the trainers»

6 Kommunikasjonsplan vår 2017 K a n a l e r E-post Møter des jan feb mar apr mai jun jul Overordnet løpende kommunikasjon i forbindelse med møter, e-post, nyhetsbrev, presentasjoner, intranett, internett 19.jan SPOC 20.feb Digital Fornying nyhetsbrev 17.feb imod nyhetsbrev SPOC kontaktgruppen: møter hver 2. uke, løpende kommunikasjon Egne kommunikasjonsplaner om hva skjer før og etter1. mai 01.feb. mar apr mai - IKT-dir.møte jan - SPOC og HPE 27.jan - AD møte HF 16.feb 06.apr 01.jun - Komm.dir.møte 26.jan 23.mar 24.mai - RKL og DF medio feb medio april - imod prog.styre 26.jan 7.mars 23.mar 25.apr 24.mai Nett Andre Interessenter (utvalg) 09.feb intervju prog.dir. Sykehuspartner.no: Spørsmål og svar, nyhetsartikler, løpende kommunikasjon mar - OUS nettverk 02.feb HPE kontrakt SIHF nettverk mai - Digital Fornying nyhetsbrev HPE overtar drift medio juni - Kundeansvarlig Egne kommunikasjons planer og budskap om hva skjer 1. mai 22.jun SP, HSØ nettverk Administrerende direktører HF klinikksjefer RKL og Digital fornying SPOC / IKT-ledere på sykehusene HF sluttbrukere imod Programstyre Kundeansvarlige HR-direktører Kommunikasjonsdirektører Media Utdrag

7 Kommunikasjonsplan vår 2017 INTERN des jan feb mar apr mai jun jul Overordnet løpende kommunikasjon i forbindelse med møter, e-post, nyhetsbrev, presentasjoner, intranett, internett K a n a l e r E-post Møter Nett Andre Leder e-post hver 3. fredag 7.des SP arena 9.feb SP arena 29.mar SP arena 4.mai SP arena 31.jan/6.feb Opplæring kontrakt Kommunikasjon på hjul Designgjennomgang Møte med HPE mai Ledersamling 2.-3.feb Ledersamling 26.apr AMU 15.Feb 28.Feb 24.jan S.forum 28.mar S.forum AMU S.forum Dialogmøte (DM) 7.feb DM 14.mar DM 18.apr DM 16.mai DM Intranettside P&V imod hva skjer Streng endringskontroll Løypemelding ITIL infokampanje Leder e-post publisert på intranett 01.feb Kontraktslipp Kartlegging & planer Kurs lisenspolicies Opplærings- og kompetanseløp Interessenter (utvalg) LG1 IKT-ledere Retained Alle ansatte i SP Ledere i omfang Alle ledere Ansatte i omfang HTV/TV og HVO (tillitsvalgte/verneombud)

8 Sykehuspartners nettsider NYTTIGE LENKER: Ofte stilte spørsmål Presentasjoner Artikler og nyhetsbrev imod Les mer om imod

9 Ekstranett (SharePoint) for alle SPOC Kontrakt Referater Kontrakten Planer

10 Status infrastrukturmodernisering imod utrullingsplan (Master Roll-Out Plan)

11 Kick-off hos helseforetakene Kick-off gjennomføres med alle HF fra 17. mars Informere og ytterligere bevisstgjøre sentrale interessenter på ledernivå ved HF-et om når og hva som konkret vil skje. Utarbeide kommunikasjonsaktivitetsplan tilpasset hvert enkelt HF Forslag til deltakere fra HF: SPOC IKT-representanter Teknisk medisinsk personale Enkelte ledere Kommunikasjon Fra Sykehuspartner: imod prosjektleder fra Sykehuspartner Sykehuspartners programleder for transformasjonsprosjektet i imod Hovedarkitekt for imods transformasjonsprosjekt Kundeansvarlige Kommunikasjon

12 Kommunikasjonsplaner per HF Egne kommunikasjonsplaner per HF utarbeides Hva skjer når på mitt HF? Opplæringsplaner Utkast til plan ferdig kort tid etter kick-off

13 Overall trust timeline Planning kick off Kommunikasjonsplan per HF eksempel Sunnaas HF 2017 mar apr mai jun jul aug sep okt nov SUNNAAS HF Nettverk Telekom Arbeidsflate Applikasjoner Pilot Web/Intranett E-post Møter/Samlinger Trykksaker Spørreskjema POSTER Kick-off møte på Sunnaas Utfyllende informasjon + varsel om infrastrukturarbeid Agendapunkt i ledermøter Info om pc-bytte Informasjonsskriv om pc-bytte Konkret info om pcog telefonbytte Agendapunkt i seksjonsmøter Konkret info om pcog telefonbytte Hvordan opplevdes prosjektet? Redusert aktivitet