Møtereferat. Biblioteket Ramberg Dato Start - slutt

Transkript

1 Møtereferat Styremøte Til stede Einar Benjaminsen, Kurt Atle Hansen, Tordis Berre, Jim Olaisen, Miriam Berre, Hilde Rødås Johnsen, Trond Dekko Andersen, Ikke møtt Jostein Fredriksen Sted Biblioteket Ramberg Dato Start - slutt Saksliste; 79/12 Godkjenning av innkalling, dagsorden, etc 80/12 Godkjenning av referat fra forrige styremøte 81/12 Orientering om økonomi 82/12 Orientering om webside 83/12 Orientering om ansettelse av prosjektkoordinator 84/12 Orientering om igangsatte prosjekter og prosjektfinansiering 85/12 Anbud på mulighetsstudium 86/12 Prosjektbeskrivelser reiselivsprosjekt 87/12 Boligprosjekt - status og veien videre 88/12 Eventuelt Orientering om omstillings konferanse på Sundvolden (Jim) Orientering om fremtidig søknad fra Fysio1 (Bjørn Bendiksen) Sak nr. 79/12 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Vedtak: Godkjent Sak nr. 80/12 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Diskusjon: For ettertiden må det utarbeides en protokoll som inneholder sak, vedtak og avstemning. Vi må huske at styret må undertegne taushetserklæring. Vedtak: Godkjent. Sak nr. 81/12 Orientering om økonomi Fire hovedpunkter:

2 1. Tilskudd fra kommune og fylket er nå tatt inn i balansen, slik styret ba om på møtet i oktober 2. Totalt forbruk til og med oktober er på kroner 3. Søknad om skattefritak for Flakstad Utvikling ble sendt fra Økonor på våre vegne i november 4. Pågående diskusjon med Økonor om utforming av økonomirapporten og oppsett av kontostruktur i regnskapet. Alternativene er: a. Føring per innsatsområde (fra strategien) b. Føring per prosjekt Vedtak: Orienteringen om økonomien i tas til orientering. Vi går for føring per innsatsområde. Sak 82/12 Orientering om webside (ferdigstillelse) Orientering: Det legges opp til sider i to kategorier: 1. Statiske (informasjon om selskapet) 2. Dynamiske (nyheter og prosjekter) Siden er på det nærmeste ferdig, og administrasjonen foreslår at vi åpner siden og starter bruken av den. Diskusjon: Det ble fremmet ønske om interaktive funksjoner av typen tips, ris/ros, samt at kontaktinformasjon legges tilgjengelig i bunnen av siden, slik at den alltid er synlig. Flakstad Utviklings nettside åpnes for allmenheten og videre justeringer gjøres som en del av daglig drift. Legg inn tips, ros og ris. Vedtak: Flakstad Utviklings nettside åpnes for allmenheten og videre justeringer gjøres som en del av daglig drift. Legg inn tips, ros og ris. Sak nr. 83/12 Orientering om ansettelse av prosjektkoordinator for reiseliv (Hanne Hem Henriksen) To hovedpunkter: 1. Hanne Hem Henriksens kontrakt/vilkår 2. Presentasjon av Hanne Hem Henriksen Styret tar presentasjonen til orientering og ønsker Hanne Hem Henriksen velkommen til Flakstad Utvikling. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering og ønsker Hanne Hem Henriksen velkommen til Flakstad Utvikling. Sak nr. 84/12 Orientering om igangsatte prosjekter og prosjektfinansiering 2

3 To hovedpunkt: 1. Tilsagnsbrev er sendt til Harald Johansen etter vedtak om støtte i møte Fire delprosjekter oppe til vedtak i dagens styremøte (prosjekt 6-9) Diskusjon: Vi trenger å markedsføre oss ut mot lokalbefolkningen for å øke kjennskapen til selskapet og de virkemidlene vi har tilgjengelig. Allmøter før jul, slik at vi unngår fiskesesongen. Viktig at IN (Terje Lagaard) er med på møter dersom han har mulighet. To møter - ett for alle og ett for fiskere/fiskekjøpere. Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering og ber administrasjonen starte jobben med å gjennomføre allmøter. Sak nr. 85/12 Anbud på Mulighetsstudium Saksopplysninger: Vedtak fra styremøte lød: En mulighetsstudie av reiselivsbedriftene i Flakstad kommune sendes ut på anbud. Saken tas opp igjen til vedtak når anbudet foreligger. Diskusjon: Vi må klargjøre utvalgskriterier for tilbydere. De er mulig at det kan klages på velg av tilbyder, dersom dette ikke er klargjort. Styret i Flakstad Utvikling vurderer tilbudet fra Essensi AS i Bodø som det faglig sterkeste og økonomisk gunstigste, og velger denne leverandøren til å gjennomføre mulighetsstudien som skal fungere som fundament for videre reisemålsutvikling i Flakstad kommune. Administrasjonen bes om å jobbe videre med å formalisere en kontrakt slik at arbeidet med studien kan starte ifølge tidsplanen. Vedtak: Administrasjonen klargjør om kriterier for utvalg må bekjentgjøres til tilbyder før man innstiller på en tilbyder. Styret informeres per epost, og vi vurderer behandling når det er klart at nødvendig dokumentasjon er innhentet og tilbyderne har fått rett informasjon slik at man er innenfor regelverket. Sak nr. 86/12 Prosjektbeskrivelser reiselivsprosjekt Saksopplysninger: Forstudie på reiseliv utført av Miriam Berre oppsummerte problemområdene i reiselivsnæringen omtrent slik: Man kan med andre ord si at markedet etterspør kommersielle produkter som man i dag ikke klarer å levere på kommersielle vilkår. En jobb for å etablere, pakke og markedsføre reiselivsnæringens produkter, samt gjøre disse tilgjengelige på kommersielle vilkår vil styrke omsetningen i reiselivsnæringen. Dette vil formodentlig føre til at man når målene om ny etablering av flere virksomheter og flere arbeidsplasser i kommunen. Vi betrakter det derfor som prosjektets hovedoppgave å sørge for at reiselivsnæringen i Flakstad samhandler om å gjøre produkter tilgjengelige for sitt marked. Denne forstudien opererte også med tre hoved-stikkord for hvilke områder man bør konsentrere innsatsen om i første omgang: 3

4 a) Samhandling/organisering næringen ser at den har noe å tjene på å samhandle bedre. b) Innhold markedet etterspør opplevelser, produkter annet innhold c) Tilgjengelighet de «gudegitte» produktene i reiselivsnæringen i Flakstad er i dag utilgjengelig fordi; I) Transporten til/fra er vanskelig, mangelfull eller fraværende II) Det er umulig/vanskelig/upraktisk å bestille og få levert produktet III) Produktet er ikke tilrettelagt slik at det fremstår som et salgbart produkt IV) Produktet er merket eller markedsført så dårlig at markedet ikke finner det V) Leverandøren har kapasitetsproblemer Diskusjon på styremøte i Flakstad Utvikling den lød slik (oppsummert): Reiselivsprosjektet som Flakstad Utvikling skal i gang med er stort, komplekst og har mange forskjellige elementer i seg. Fra personer med bedre kjennskap til prosjektstyring i henhold til PLP er vi blitt anbefalt å dele dette prosjektet opp i mindre deler, slik at det er lettere å vedta og lettere å gjennomføre hver enkelt del. I bunn for dette bør det ligge en mulighetsstudium som gir et slags "objektivt" nullpunkt for måling av effekter. Dette blir etterspurt av de instanser som senere skal bruke ordinære midler for å finansiere delprosjekter. Styret diskuterte litt om det er rett å kjøpe denne tjenesten fra en tredjepart, men falt ned på at den objektive distansen i et slikt forprosjekt trolig vil tjene prosessen videre. Det ble også diskutert at Flakstad Utvikling er omfattet av lov om offentlig anskaffelse, et faktum som ikke var kjent for Flakstad Utvikling før et par dager før styremøtet. Dette betyr at en mulighetsstudie må sendes ut på anbud før den kan vedtas. Vedtak fra styremøte lød: En mulighetsstudie av reiselivsbedriftene i Flakstad kommune sendes ut på anbud. Saken tas opp igjen til vedtak når anbudet foreligger. Mot dette bakteppet er det gjort følgende: 1. Mulighetsstudien (som ofte omtales som fase-1-studium i henhold til INs hvitebok for reisemålsutvikling) er sendt ut på anbud, slik vi er pålagt ifølge lov om offentlig anskaffelse. Her blir det fattet separat vedtak om valg av leverandør under sak nr. 85/ Innsatsområdet reiseliv er nå delt opp i tre delprosjekter, som forhåpentligvis synliggjør utfordringene bedre og gjør det enklere å beskrive hvilke mål man skal nå gjennom prosjektene. De tre prosjektene kalles fremover for 'Prosjekt Samhandling', 'Prosjekt Tilgjengelighet', og 'Prosjekt Tilbud'. Betegnelsen 'Tilbud' er valgt her i stedet for 'Innhold' fordi dette er den beskrivelsen som brukes i Destination Lofotens strategidokument 'Masterplan Lofoten'. Det gjør at koblingen til dette strategidokumentet blir mer eksplisitt, slik at man også synliggjør at disse prosjektene i Flakstad er et svar på den utfordringen som gis gjennom Masterplan Lofoten. Diskusjon: Metode bør være PLP. Destination Lofoten bør være vår plattform for felles markedsføring og salg. Søk råd fra tredjeparts miljø for å skjønne hvor viktig mulighetsstudien er. Høyskolen i Alta... Styret i Flakstad Utvikling godkjenner de foreslåtte prosjektene og deres finansieringsplan. Vedtak: Administrasjonen sjekker hvorvidt man trenger sertifisert leverandør av mulighetsstudium for å komme til ordinære midler til reisemålsutvikling seinere og melder tilbake til styret. Behandlingen av sakene utsettes inntil en avklaring foreligger. Administrasjonen sendte umiddelbart ut en forespørsel til Innovasjon Norge og Nordland fylkeskommune for å forsøke å oppnå en ytterligere avklaring rundt om man trenger å bruke en 4

5 leverandør av mulighetsstudie som er sertifisert etter Innovasjon Norges hvitebok for reisemålsutvikling. Svarene vi fikk bidro ikke til noen vesentlig bedre avklaring. Kai Breivoll skriver for eksempel følgende til oss om hvorvidt man trenger en sertifisert konsulent til å gjøre en mulighetsstudie, for at hovedprosjekter i regi av Flakstad utvikling skal nå gjennom nåløyet for å få finansiering gjennom ordinære virkemidler: «Reisemålsutviklingsprosjekter kjørt etter Innovasjon Norges hvitebok er det Innovasjon Norge som stort sett finansierer. Våre virkemidler brukes i første rekke til oppfølging av tiltak av infrastrukturkarakter som blir prioritert gjennom reisemålsutviklingsprosessen. Hvorvidt man bør/må bruker en ekstern konsulent er det ikke noen regel på. Det som er fordelen med å bruke ekstern konsulent - som kan metodikken som er utarbeidet gjennom Hviteboka - er at en da bl.a. har gode argumenter ovenfor virkemiddelapparatet for å få de med på utviklingsprosjektene som "fra ord til handling" delen av reisemålsutvikling vil bestå av.» Basert på de tilbakemeldingene vi fikk, stemte styret over følgende forslag til vedtak: Innstilling til vedtak: Flakstad Utvikling kjøper en mulighetsstudium eksternt hos den leverandør som gis prioritering i henhold til de utvalgskriterier som er satt i forbindelse med utsendt anbud. Valg av leverandør skjer administrativt i samråd med styreleder. Før kontrakt signeres forhandles det med leverandør om hvorvidt egnen prosjektressurs kan utføre deler av det administrative arbeidet i prosjektet mot en prisreduksjon. Maksimalt skal det brukes kroner på denne mulighetsstudien. Styret var i tvil da det avga sine stemmer rundt hvorvidt dette er rett bruk a penger, men falt til slutt ned på at dette vil gjøre jobben med reiselivsprosjektet enklere. Styret gikk derfor enstemmig inn for innstillingen. Vedtak: Flakstad Utvikling kjøper en mulighetsstudium eksternt hos den leverandør som gis prioritering i henhold til de utvalgskriterier som er satt i forbindelse med utsendt anbud. Valg av leverandør skjer administrativt i samråd med styreleder. Før kontrakt signeres forhandles det med leverandør om hvorvidt egnen prosjektressurs kan utføre deler av det administrative arbeidet i prosjektet mot en prisreduksjon. Maksimalt skal det brukes kroner på denne mulighetsstudien. Sak nr. 87/12 Boligprosjekt - status og veien videre Saksopplysninger: Denne saken har vært en levende materie helt fra vi startet behandlingen av den. Slik har det også vært den seneste måneden. Først en oppsummering av hva som ble sagt på forrige styremøte. Diskusjon fra styremøte : Ved starten av diskusjonen rundt denne saken påpekte observatør Gustavsen at penger fra Flakstad Utvikling ikke kan brukes til å kjøpe aksjer i private selskaper. Dette legger noen begrensninger på hvordan man kan planlegge disponering av kostnadene knyttet til daglig leder i selskapet. I saksfremlegget fra administrasjonen foreslås det at denne kostnaden kan omgjøres til aksjekapital i selskapet, slik at Flakstad Utvikling dermed ender opp som aksjonær i boligselskapet og dermed har en eierandel som kan selges eller forvaltes i 5

6 fremtiden. Dette alternativet kan man altså ikke benytte. Men man kan eventuelt låne bort penger til et boligselskap, eventuelt gi noe i støtte og noe i lån. Et tredje alternativ er å kreve likebehandling med Meløy kommune. Meløy Utvikling fikk medhold av fylket i at aksjekapital i et privat selskap ble godkjent som innbetaling av kommunens del av omstillingsmidlene. Dette åpner for at Flakstad kommune kan skyte inn pengene i selskapet og deretter overføre denne eiendelen til Flakstad Utvikling etter at den er skutt inn i selskapet. Observatør Gustavsen foreslår uansett at finansieringen av dette selskapet bør avklares med Innovasjon Norge. Når daglig leder og styreleder skal avholde møte med kommuneledelsen bør dette også være tema. Vedtak fra styremøte : Flakstad utvikling er positiv til å gå inn i Boligprosjektet slik som det er skissert. Daglig leder og styreleder diskuterer og avklarer økonomi, finansiering og ansvar frem til neste møte. Saken fremlegges på neste styremøte. I etterkant av dette møtet ble det avholdt et møte med kommunen om dette tema. På dette møtet ble vi enige om følgende: Daglig leder i Flakstad Utvikling tar en dialog med Innovasjon Norge om hvilke alternativer vi har for bruk av penger fra Flakstad Utvikling som holder oss på rett side av statutter og lover. En justert løsning oversendes kommunen og de private interessentene for kommentar. Vi ble også enige om at man bør rette en forespørsel til en større andel av kommunens næringsliv/kapitaleiere om å være med på jobben med å utvikle boliger i kommunen. Dialogen med IN ble gjennomført under omstillingskonferansen på Sundvolden i månedsskiftet. Vi ble da frarådet å bruke den modellen som det legges opp til her. Samtidig ble vi gjort kjent med en del omstillingskommuner som har jobbet med tilsvarende problemstillinger med stort hell. Det kan ligge i kortene at vi kan hente ut en del kunnskap om valg av løsninger fra slike kommuner. Mot dette bakteppet foreslår administrasjonen at vi gjør følgende: 1/ Vi rykker inn en annonse i avisen hvor vi annonserer etter aksjonærer/kapital til et fremtidig boligselskap 2/ Vi innhenter erfaringer fra andre omstillingskommuner som har lykkes på dette området allerede 3/ Vi sonderer terrenget bredere etter private boligselskaper som kan tenkes å bidra i prosessen enten med kunnskap eller kapital. Diskusjon: Husbanken har innvilget støtte til boligbygging i distriktet i Hamarøy, Beiarn, Sørfold Administrasjonen jobber videre med å finne en hensiktsmessig modell for finansiering og drift av et boligselskap. Dette innebærer at; 1/ Vi rykker inn en annonse i avisen hvor vi annonserer etter aksjonærer/kapital til et fremtidig boligselskap 2/ Vi innhenter erfaringer fra andre omstillingskommuner som har lykkes på dette området allerede 3/ Vi sonderer terrenget bredere etter private boligselskaper som kan tenkes å bidra i prosessen enten med kunnskap eller kapital. Administrasjonen rapporterer om fremdrift innenfor dette innsatsområdet på neste styremøte. Vedtak: Administrasjonen jobber videre med å finne en hensiktsmessig modell for finansiering og drift av et boligselskap. Dette innebærer at; 1/ Vi rykker inn en annonse i avisen hvor vi annonserer etter aksjonærer/kapital til et fremtidig boligselskap 2/ Vi innhenter erfaringer fra andre omstillingskommuner som har lykkes på dette området allerede 6

7 3/ Vi sonderer terrenget bredere etter private boligselskaper som kan tenkes å bidra i prosessen enten med kunnskap eller kapital. Administrasjonen rapporterer om fremdrift innenfor dette innsatsområdet på neste styremøte. 4/ Vi vurderer muligheter for å knytte denne jobben opp mot Fremtidens Bygder. Sak nr. 88/12 Eventuelt a. Orientering om omstillingsseminar på Sundvolden (Jim/Kurt Atle) b. Orientering om fremtidig søknad fra Fysio1 (Bjørn Bendiksen) 7

8 Godkjenning av referat: Jim Olaisen (styreleder) Einar Benjaminsen (n.leder) Hilde Rødås Johnsen Tordis Berre Jostein Fredriksen Miriam Berre Kurt Atle Hansen 8