Møtereferat. Biblioteket Ramberg Dato Start - slutt

Transkript

1 Møtereferat Styremøte Til stede Einar Benjaminsen, Kurt Atle Hansen, Tordis Berre, Jim Olaisen, Miriam Berre, Hilde Rødås Johnsen, Trond Dekko Andersen, Terje Gustavsen, Ikke møtt Jostein Fredriksen Sted Biblioteket Ramberg Dato Start - slutt Saksliste 89/12 Godkjenning innkalling, saksliste og dagsorden 90/12 Godkjenning av referat forrige styremøte 91/12 Orientering om økonomi 92/12 Orientering om igangsatte prosjekter og prosjektfinansiering 93/12 Fullmakter for forenklet saksbehandling 94/12 Behandlinger av søknader/ prosjekter a) Reiselivsprosjekt b) Prøveprosjekt for helårsdrift på Glasshytten på Vikten 95/12 Datoer for styremøter, styreseminar og plp-seminar i H /12 Rullering av handlingsplan 97/12 Næringsvennlig kommune 98/12 Årshjul (saker som skal gjennomgås til faste tider hvert år) 99/12 Eventuelt a) Innspill til mediestrategi/ kommunikasjonsplan b) Fornyet søknadsskjema for prosjektsøknad til Flakstad Utvikling - kommentarer Referat styremøte Flakstad Utvikling Møtetid 10:00-15:30 Møtt: Jim, Einar, Kurt Atle, Miriam, Hilde, Rolf, Trond Sak nr. 89/12 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Godkjent Vedtak: Enstemmig Sak nr. 90/12

2 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Godkjent Vedtak: Enstemmig Sak nr. 91/12 Orientering om økonomi Fire hovedpunkter: 1. Regnskapet ikke ført i november (føres etter avsluttet partallsmåneder) rapport fra nettbanken med posteringer for november vedlagt. 2. Totalt forbruk i november er inkludert avsetninger til skatt. Totalt forbruk til og med november er på kroner, inkl. lønn til Hanne ( /mnd.). 3. Starter timeregistrering for å føre deler av kostnader på tiltaksområder/prosjekter 4. Styrehonorar/møtegodtgjørelse for H2 (ekskl. desember) utbetales 20. desember. Orienteringen om økonomien i tas til orientering. Diskusjon: Føring på prosjekt og innsatsområde er viktig for rett detaljering av rapportene. Vedtak: Enstemmig Sak nr. 92/12 Orientering om igangsatte prosjekter og prosjektfinansiering Nye momenter: 1. Flere småprosjekter er avsluttet 2. Flere prosjektsøknader er kommet inn eller bebudet 3. Vi er i innspurt i forhold til signering av kontrakt med Essensi på mulighetsstudie for reiselivsnæringen Prosjektmidler regnskap Totalt for bruk på prosjekter: Gitt tilsagn på totalt: Totalt utbetalt: Tilbakeført: 0,- Totalt disponibelt: Styret i Flakstad Utvikling tar orienteringen om igangsatte prosjekter til etterretning. 2

3 Diskusjon: Betegnelsen Muntlig tilsagn tas ut og erstattes av dokumentasjon. Det opprettes prosjektperm hvor det finnes søknader, tilsagnsbrev og prosjektrapporter for alle prosjekter som har fått tilsagn om støtte. Styret ber administrasjonen justere rapporteringen i henhold til dette i fremtiden. Vedtak: Enstemmig Sak nr. 93/12 Fullmakter for forenklet saksbehandling Saksfremlegg: Innovasjon Norge anbefaler i sin PLP-struktur opprettelse av et Arbeidsutvalg som gis visse fullmakter, for å forenkle saksbehandlingen i Omstillingsprogrammet og gi kort avstand mellom planer og handling. Følgende avsnitt om Arbeidsutvalgets sammensetning og funksjon er hentet fra en tidligere utgave av Kvalitetshåndboken for PLP. Denne er for tiden under revidering, og en ny tekst foreligger foreløpig ikke. «For å sikre nødvendig handlekraft og fleksibilitet mellom styret og administrasjonen kan det være lurt å etablere et arbeidsutvalg bestående av styreleder, daglig leder og nestleder i styret. Disse bør drøfte så vel operative som strategiske forhold og sikre at det er trykk og retning i arbeidet. Daglig leder og arbeidsutvalget har ofte fullmakter til å finansiere mindre tiltak. Søknader om omstillingsmidler bør behandles av et arbeidsutvalg (ofte styreleder, nestleder og daglig leder) eller av daglig leder etter delegering fra styret. Alle vedtak rapporteres på første ordinære styremøte etter at vedtaket er gjort. Styret avgjør fullmaktsgrensen; denne vil ofte være mellom og pr søknad, se Fullmaktsreglement [under]. Innovasjon Norge anbefaler at styret i omstillingsorganisasjonen også overtar forvaltning av andre kommunale fond, slik som kraftfond, næringsfond og andre for å sikre en bedre samordning av kommunens innsats for næringsutvikling.» Kvalitetshåndboka Inneholder også følgende fullmaktsreglement, som vi kan implementere også i. Malen er her tilpasset Flakstad Utvikling. Uttrykk i klamme er redigeringer for å tilpasse reglementet til Flakstad Utvikling: FULLMAKTSREGLEMENT 1. Generelt 1.1 Daglig leder skal sørge for tilfredsstillende forvaltning av de personellmessige og økonomiske ressurser innenfor de generelle retningslinjer og formål som er gitt, samt de vedtak og retningslinjer som styret til enhver tid fastsetter. Forvaltningen skal være innenfor de budsjettmessige rammer som settes for virksomheten. 2. Bevilgningsfullmakter 3

4 2.1 Styret har i styremøte gitt Arbeidsutvalget fullmakt til å innvilge tilskudd til bedrifter og prosjekter med inntil kr ,- pr prosjekt. Alle bevilgningsvedtak skal rapporteres til programstyret. Fullmakten skal begrenses til å gjelde prosjekter som klart faller innenfor prioritert virkeområde, [ref. Kvalitetshåndboka]. 2.2 Daglig leder har fullmakt til å bevilge inntil kr [15.000,- ] i tilskudd per prosjekt. 3. Fullmakter vedrørende utbetalingsanvisninger 3.1 Alle søknader og tilsagn om støtte skal være skriftlig. 3.2 Alle inngående fakturaer og reiseregninger skal attesteres av daglig leder. 3.3 Utbetalinger skal anvises av [daglig leder]. 4. Fullmakter vedrørende underskrift av kontrakter mm 4.1 Alle Normalkontrakter og Kontraktsbrev som inngås på vegne av Programmet skal undertegnes av daglig leder. 5. Fullmakter vedrørende underskrift av brev, saksforelegg mm 5.1 Melding om vedtak kan sendes ut og underskrives av daglig leder. 5.2 Generell korrespondanse til bedrifter og samarbeidspartnere underskrives av den som forfatter brevet. 5.3 Alle saksforelegg skal godkjennes av daglig leder som også undertegner saksforelegg. a. Styret i Flakstad Utvikling etablerer et Arbeidsutvalg bestående av styrets leder, styrets nestleder og daglig leder. b. Styret i Flakstad Utvikling vedtar at et Fullmaktsreglement som beskrevet over skal gjelde for. c. Styret i Flakstad Utvikling gir Arbeidsutvalget fullmakter i henhold til fullmaktsreglement. Diskusjon: Vedtak utsettes til neste styremøte (KAH). Det bør være enstemmighet i arbeidsutvalget for at man skal kunne bevilge administrativt. Vedtak: Opprinnelig forsalg til vedtak. Enstemmig Sak nr. 94/12 Behandlinger av søknader/ prosjekter a. Reiselivsprosjekt Prosjektbeskrivelser vedlagt i eget dokument. Styret i Flakstad Utvikling vedtar Prosjekt Samhandling, Prosjekt Tilbud og Prosjekt Tilgjengelighet, med de mål og den finansiering som følger av prosjektplanen. Mulighetsstudie betraktes her som separat prosjekt, siden dette er vedtatt i separat vedtak. 4

5 Vedtak: Enstemmig a. Helårsdrift i Glasshytten på Vikten Glasshytten på Vikten har voksesmerter. De har ambisjoner om å øke omsetningen i selskapet til et slikt nivå at det kan forsvare større sysselsetting. De ser på sikt for seg muligheter for å utvide selskapet på mange forskjellige måter, også ved å overta bygningsmassen som bedriften holder til i i dag. Men på veien dit møter de følgende klassiske gründerdilemma: Hadde de hatt mer kapital i selskapet kunne de satset for å øke aktiviteten. Men slik situasjonen er i dag må Anders Tangrand jobbe ca. 50 % i en deltidsjobb i Vestvågøy for å forsvare familiens utgifter. Det gjør det vanskelig å frigjøre kapital og tid til å starte produksjonen i januar, slik han regner med at de må dersom de skal få full effekt av en satsing på cruisesegmentet. Glasshytta Vikten AS deltar i dag på INs FRAM-prosjekt og regner med å få stor effekt av det. Det Tangrand ønsker å gjøre er å kunne produsere glassvarer i fire måneder før turistsesongen starter, slik at de oppnår to ting når turistsesongen starter: 1. De har nok vare i forskjellige varianter til at de kan øke omsetningen av egenproduserte glassvarer 2. De frigjør sin egen tid midt i turistsesongen til å ta seg av turistene, blant annet ved historiefortelling og aktivt salg. Dette er en case som hører til innenfor Flakstad Utviklings tiltaksområde nr. 2 (reiseliv). Dette er en case som i første rekke vil sikre en eksisterende virksomhet ved at den sikres bedre vilkår for lønnsomhet. Målene ved prosjektet er ganske klare: I 2013 øke omsetningen til ca. 1.7 millioner, slik at virksomheten kan forsvare å betale ut lønn tilsvarende 1/1 stilling. På mellomlang sikt ( ) Bruke oppbygget kapital i selskapet til å utvikle selskapets lønnsomhet og soliditet videre, slik at dette blir en trygg og lønnsom bedrift for familien som sysselsetter 2-3 årsverk Kostnader: Det er utarbeidet en kostnadsramme for hvilke variable kostnader som vil påløpe ekstra dersom Tangrand skal sette av fire måneder til å produsere glassvarer. Her er «frikjøp» fra hans arbeidsplass i Vestvågøy en sentral premiss for at dette skal kunne fungere. Økningen i variable månedlige utgifter er budsjettert omtrent slik: 5

6 Kostnadselement Strømutgift til drift av ovner Gass til drift av innvarmingsovn Glassråstoff Lønnsutgifter til glassblåser pluss hjelpemann Månedlig kostnad Diverse (farge, utstyr, etc) Sum Sum fire måneder Dette prosjektet er et resultat av en modning parallelt med etableringen av reiselivsprosjektet i Flakstad Utvikling. Det springer ut av tanker som familien har syslet med en stund, og hvor Flakstad Utvikling har vært katalysator for at man ønsker å satse. Det som mangler ved dette prosjektet er en presis prosjektbeskrivelse. Denne er det meningen at Tangrand og Hanne Henriksen skal utarbeide i fellesskap, slik at den muligens er ferdig til styremøtet skal avholdes. Tid er en essensiell faktor i dette prosjektet, og gjør at saken legges frem for styret i ufullstendig form. Skal Tangrand klare å gjøre dette prøveprosjektet på å skalere opp sin virksomhet, så trenger han å starte i januar, slik at han har fire måneder på seg før turistsesongen starter. Administrasjonen foreslår derfor at styret i Flakstad Utvikling fatter ett av to mulige vedtak, avhengig av om prosjektbeskrivelsen er ferdig og man rekker å gjennomgå denne. 1. (dersom prosjektbeskrivelsen er ferdig): Styret i Flakstad Utvikling dekker 80 % av utgiftene knyttet til prøveprosjektet med å skalere opp driften av Glasshytten på Vikten til lønnsom helårsdrift. 2. (sekundært dersom prosjektbeskrivelsen ikke er klar): Styret i Flakstad Utvikling gir styreformann og daglig leder delegert fullmakt til å innvilge en søknad fra Glasshytta Vikten AS og tilkjenne dem opp til 80 % i støtte basert på godkjent prosjektbudsjett. Diskusjon: Det søkes om støtte til rene driftskostnader, hvilket vi ikke kan støtte. Vi bør se etter muligheter for å definere dette som et forprosjekt, med tanke på å utvikle produktet Glasshytta. Her bør finnes muligheter for å definere et prosjekt som ligger innenfor strategiplanen til FU. Vedtak: Søknaden avslås, men søker oppfordres til å vurdere om det kan utvikles prosjekter som ligger innenfor FUs strategiplan. 6

7 Sak nr. 95/12 Datoer for styremøter, styreseminar og plp-seminar Vi bør vedta en plan for hvordan vi avholder møter og nødvendige kurs i løpet av vårsemesteret i Styret i Flakstad Utvikling har tidligere vedtatt at styremøter ideelt sett avholdes hver sjette uke, for å redusere det administrative presset knyttet til saksforberedelser på administrasjonen. Styret i Flakstad Utvikling har tidligere vedtatt tentativt at det vil gjennomføre en felles studietur til HALD, som var tidligere omstillingsområde i uken etter påske Dette vil si tidlig i april. Administrasjonen foreslår derfor følgende møte og kompetansehevingsplan for H1 2013: Uke 6 Styreseminar (sted og to påfølgende datoer) (Nusfjord, februar) Uke 7 styremøte (13. februar) Uke 9 PLP-kurs (sted i Flakstad og to påfølgende datoer) ( februar fra 10:00) Uke 12 styremøte (onsdag ) Uke 14 studietur til HALD etter nærmere avtale (Øksnes, Hasvik, Nærøy) ( ) Uke 18 styremøte ( ) Uke 24 styremøte ( ) Styret i Flakstad Utvikling vedtar møteplanen (med datoer) slik som foreslått. Vedtak: Enstemmig Sak nr. 96/12 Rullering av handlingsplan Ifølge INs forslag til årshjul skulle handlingsplanen for 2013 vært behandlet på dette styremøtet. Administrasjonen mener imidlertid at jobben med å fornye årsplanen ikke er noe som bør løses ved sjablongmessige administrative grep. Det krever involvering fra deler av styret dersom det skal bli et dokument som har høyest mulig relevans og nytteverdi gjennom året. Det antas at denne jobben vil kreve 1-1,5 dagers jobb, og det forutsettes at personene i utvalget kan sette av tilsvarende tid til intensiv jobbing i løpet av januar

8 Kommunestyret bør få seg forelagt den reviderte handlingsplanen slik at denne kan vedtas på første kommunestyremøte i 2013 (februar?). Administrasjonen foreslår derfor at Arbeidsutvalg eller annen ad hoc sammensatt gruppe får jobben med å utarbeide et begrunnet forslag til oppdatert handlingsplan. Dersom behandling på første styremøte i Flakstad Utvikling i 2013 er tilstrekkelig for å rekke kommunestyrebehandling, så legges planen frem for vedtak i Flakstad Utvikling på første møte i Dersom dette ikke er stilstrekkelig sendes handlingsplanen ut per epost slik at saken kan behandles per epost/telefon slik at man rekker fristen for innmelding av saker til kommunestyret i Flakstad. Styret i Flakstad Utvikling ber Arbeidsutvalget utarbeide forslag til handlingsplan for 2013 og legge denne frem til behandling slik at saken er ferdig behandlet i styret i Flakstad Utvikling før den skal opp til behandling i kommunestyret. Diskusjon: Søknad om midler skjer også fra kommunen, og dette søknadsbrevet må forberedes sammen med handlingsplanen. NB husk gjenpart til Trond i IN. Startdato for jobben bør være 3. januar kl Alternativ forslag til vedtak: Styret i Flakstad Utvikling ber Arbeidsutvalget pluss kommunens næringssjef sammen utarbeide forslag til handlingsplan for 2013 og legge denne frem til behandling slik at saken er ferdig behandlet i styret i Flakstad Utvikling før den skal opp til behandling i kommunestyret. Vedtak: Alternativt forslag. Enstemmig Videre saksgang: Administrasjonsutvalget, daglig leder og Næringssjef i Flakstad kommune satte seg ned i januar for å gjennomføre en revidering av handlingsplanen. Rett før månedsskiftet ble administrasjonen gjort oppmerksom på at man var i ferd med å misse fristen for innmelding av saker til formannskapsmøtet i kommunen. Man hadde på dette tidspunkt en situasjon hvor enkeltmedlemmer i ad hoc-gruppen fortsatt meldte inn endringer og tilføyelser i forslaget til handlingsplan for Dette medførte at ad hoc-gruppen ikke endelig hadde meldt sin enighet om et ferdig dokument. Dette ga i neste instans en svært kort frist for vedtak/diskusjon i styret i FU. 1. februar 2013 ble et forslag til handlingsplan for inneværende år sendt ut til styrets medlemmer per epost, med spørsmål om rask respons (i løpet av helgen). 4. februar hadde seks av syv styremedlemmer meldt inn at de godkjente handlingsplanen slik den forelå. Man hadde da et klart flertallsvedtak i styret og dokumentet ble sendt videre til formannskapet. Vedtak: Seks av syv representanter stemte for handlingsplanen. Rødås Johnsen har ikke avgitt stemme. 8

9 Sak nr. 97/12 Næringsvennlig kommune Hva skal til for at Flakstad kommune oppleves som næringsvennlig blant sitt eget næringsliv? Hvor trykker skoen faktisk i kommunens næringsutvikling? Forskjellige aktører har forskjellige opplevelser av hva som skal til for at kommunen skal lykkes med sitt næringsarbeid. Ett av hovedproblemene med denne typen problemstillinger er at opplevelsen av å lykkes er subjektiv. I kommuner med omstillingsstatus er dette en velkjent problemstilling. Av den grunn opererer IN med et eget program som kalles Næringsvennlig kommune. IN finansierer sågar 50 % av kostnadene med gjennomføring av en forstudie innenfor programmet Næringsvennlig kommune, fordi de opplever at dette har stor verdi når det gjelder å skape en tilnærmet objektiv forståelse av hvor skoen trykker i kommunens næringsutvikling. Straks man har et slags faktagrunnlag å jobbe ut fra, er man bedre rustet til å ta tak og løse det som oppleves som problemer. Styret i Flakstad Utvikling bør vurdere om dette kan være et hensiktsmessig virkemiddel for å styrke næringslivets tilfredshet med kommunen. I så fall bør man introdusere programmet for kommuneledelsen og anmode om at det settes i gang en forstudie med delfinansiering fra Flakstad Utvikling. Styret i Flakstad ber daglig leder og styreleder diskutere ønsket om at det gjennomføres en forstudie i programmet Næringsvennlig kommune med delfinansiering fra Flakstad Utvikling på neste dialogmøte med kommuneledelsen. Diskusjon: Anne Britt i Ruderås Maximite kan kjøre et slikt program. Innovasjon Norge kan støtte dette med 50% finansiering. Vedtak: Enstemmig Sak nr. 98/12 Årshjul/årsplan (saker som skal gjennomgås til faste tider hvert år) Saksopplysninger: Innovasjon Norges Kvalitetshåndbok for omstilling anbefaler at det etableres et årshjul eller en årsplan for hvordan gjentagende saker behandles på forskjellige møter gjennom året. Dette for å gjøre planleggingen av styremøter enklere og mer forutsigbart, samtidig som man enklere oppnår samsvar mellom den jobben som gjøres i styret og INs kvalitetshåndbok for omstilling. Årsplanen i Kvalitetshåndboka ser slik ut: 9

10 Januar/februar: Iverksette godkjent handlingsplan Mars/april: Generalforsamling, alternativt presentere årsmelding og regnskap for kommunestyret. Mai/juni: Oppfølg. handlingsplan, mulige revisjoner/tiltak for å lukke gap. Juli/august: Halvårsrapport og regnskap, tiltak for å lukke eventuelle gap. Okt./november: Programstatusvurdering. Revisjon av handlingsplan. Nov./desember: Styrevedtak av handlingsplan. Årsmelding. Søknad om nye omstillingsmidler Styret i Flakstad Utvikling vedtar å forholde seg til årshjulet slik det er beskrevet over. Vedtak: Enstemmig Sak nr. 99/12 Eventuelt a. Innspill til mediestrategi/ kommunikasjonsplan Sentrale spørsmål her vil være: Hvilke grupper med aktører trenger vi å nå med informasjon for å oppnå tilstrekkelig eierskap for det prosjektet vi holder på med? Hvilke medier/kanaler skal brukes for å nå frem til disse aktørgruppene? Hvilke budskaper skal det fokuseres på? Med hvilke regularitet skal budskapet/informasjonen gjentas eller fornyes overfor de forskjellige aktørgruppene? Innspill ble gitt som vist i matrisen under 10

11 Aktørgruppe Formål med kommunikasjon Hvor/Hvordan informeres Kommuneledelsen Status i prosjektarbeid i FU. Infomøte Uformell kontakt/epost Hvor ofte gjentas informasjonen Månedlig Næringsavdelingen Samordning Arbeidsmøter Formannskapet Status i prosjektarbeid i FU. Møte i formannskapet kvartalsvis Kommunestyret Status i prosjektarbeid i FU. Møte i kommunestyret Halvårsrapport Halvårlig Næringslivet Hvilke prosjekter kan FU støtte? Hvordan når de frem til oss? Hvordan lanserer de sine gode ideer på en vellykket måte? All-/ bransjemøter Nettsider Lokalaviser Halvårlig Befolkningen Hva er FU? Hva er status i vår jobb? Lykkes vi? Suksesshistorier. Nettsider Allmøte åpent dialogmøte Lokalaviser Egen trykt informasjon Årlig Foreninger/lag Hva er FU? Kan foreninger og lag spille noen rolle i FUs jobb? Egen trykt informasjon Allmøter Årlig Samhandlings-websider og -aktører Informere om Flakstad Utvikling og deres kontaktflater Lofotrådet, etc?? Fylkeskommune Fremdrift og status (Terje??) Kontaktmøte m fylkesrådet?? b. Fornyelse av søknadsskjema for prosjektsøknad til Flakstad Utvikling - en del innspill ble gitt c. Rekruttering av unge fiskere (Firelo) - avklaring rundt hva som er aktuelt prosjekt å støtte fra FUs side d. Ide (Folkehøyskole eller vitensenter basert på maritime miljøer) (forstudie) - styret i FU var entusiastiske overfor ideen. 11

12 Godkjenning av referat: Jim Olaisen (styreleder) Einar Benjaminsen (n.leder) Hilde Rødås Johnsen Tordis Berre Jostein Fredriksen Miriam Berre Kurt Atle Hansen 12