Flytting en god målstyrt prosess Case: Relokalisering av Multiconsult s hovedkontor

Transkript

1 Flytting en god målstyrt prosess Case: Relokalisering av Multiconsult s hovedkontor Ina Grieg Eide senior rådgiver/siv.ing Seksjon Bygg og eiendomsforvaltning mailto: ige@multiconsult.no 1 Multiconsults kjernevirksomhet er rådgivning og prosjektering Multiconsult skal være multifaglige tilby multifaglige produkter i regionene vi er tilstede i tilstede i seks forretningsområder Bygg og eiendom Industri Olje og gass Samferdsel og infrastruktur Energi Miljø og naturressurser God fagkompetanse i kombinasjon med prosjektstyrings- og prosjektlederkompetanse er basis for vår virksomhet 2

2 Bygg og eiendomsforvaltning/fdvu Oppdragseksempler Nye Ahus Tidligfaserådgivning og livsløpsanalyser FDVU rådgivning i byggeprosjekter Porteføljeforvaltning og utvikling Strategiske bygningsanalyser/ porteføljevurderinger (MultiMap) Mulighetsstudier Vedlikeholdsplanlegging Eiendomsledelse/Endringsprosesser Strategi og policy for eiendomsforvaltning Omstillingsprosesser/organisering Lokalisering og effektivisering Konkurranseutsetting/ SLA Leietakerrådgivning Eiendomsøkonomi og benchmarking Nøkkeltall LCC/alternativsvurderinger Benchmarkingsprosesser Radiumhospitalet Telenor Fornebu Operaen Kilden 3 Agenda Generelt om prosesser i forbindelse med flytting Case : Multiconsults relokalisering av nytt hovedkontor Prosessen Beslutninger Løsninger Oppsummering Spørsmål 4

3 Prosess - Hovedfaser Planlegging Behovsanalyse Konkurranse og kontrakt Innhenting av tilbud og evaluering Markedsundersøkelse Konkurranseregler og kravspesifikasjon Kontraktinngåelse Kontrakt til overtakelse Forberedelse til flytting Leieperiode og avvikling Overtagelse Drift og vedlikehold Opphør av kontrakt 5 Nytt hovedkontor Multiconsult Diskusjon og erkjennelse høsten 2004 Drøye 3 år til eksisterende leiekontrakten gikk ut (mars 2008) Skal vi benytte opsjon for 5 nye år eller flytte til noe nytt? Erkjennelse om at dagens lokaler ikke tilfredsstiller våre funksjonelle krav ift. hvordan vi ønsker å jobbe sammen ikke tilfredsstiller våre krav til teknisk standard (spesielt inneklima) kan bli for små ift. fortsatt vekst Beslutter å igangsette prosess for å se på alternative kontorløsninger, gjeldene fra mars

4 Nøkkelinfo MULTICONSULT leier hele bygget Byggherre: Skøyenhagen Næring Eier: Continental Eiendom Arkitekt LOF m2 BTA ( ekskl. parkering) 10 års leie med opsjon på år 6 etasjer + 2 kjellere Tilrettelagt for inntil 580 arbeidsplasser 152 P plasser Bygget er et forbildeprosjekt ift. energibruk (ENOVA) Multiconsult hadde stort sett all prosjektering Multiconsult kontraherte selv IARK, Telefoni, Data og Av utstyr, møbler, FM tjenester 7 Planlegging Behovsanalyse Ta stilling til om du skal gjennomføre en ren flytteprosess eller se det i sammenheng med en organisasjonsendringsprosess Markedsundersøkelse Suksess Definere mål, økonomiske rammer og fremdriftsplan Etablere og forankre mandat Utarbeide en behovsanalyse Gjennomføre et markedssøk Utvelgelse av aktuelle leieobjekter 8

5 Trinn 1 Utarbeidelse av Mål og visjoner Igangsatt i november 2004 og ferdigstilt i januar 2005 Intern arbeidsgruppe (ledere og medarbeidere) ble nedsatt Jobbet frem dokumentet Mål og visjoner for nytt hovedkontor Overordnet mål og visjon for fremtidens kontor Sentrale forutsetning ift. Lokalisering Selve bygget Kontorsonene (arbeidsplassene) 9 Multiconsults overordnede mål (utdrag fra mål og visjonsdokumentet) Lokaler som er tilpasset vår fremtidige måte å jobbe på Lokaler som bidrar til kunnskapsdeling og kompetanseoverføring i organisasjonen Lokaler som er fleksible med hensyn til endrede areal og planløsningsbehov Lokaler som forteller hvem vi er og som støtter den image vi vil bygge opp Lokaler som gjør at vi tiltrekker oss de mest attraktive arbeidstakerne Lokaler som i sum bidrar til økt inntjening for MULTICONSULT, dvs. bedre totaløkonomi Beliggenhet nært et kollektivt knutepunkt Valg av energiøkonomiske, miljøvennlige og driftsoptimale løsninger 10

6 Trinn 2: Innhente foreløpige tilbud Gjennomførte en kartlegging av aktuelle objekter for 3 områder Innhentet 7 foreløpige tilbud, hovedsakelig basert på Mål og visjonsdokumentet Evaluering med mål om å gå videre med maks 5 alternativer Etter evaluering redusert til 3 tilbudsforespørsler 11 Konkurranse og kontrakt Innhenting av tilbud og evaluering Konkurranseregler og kravspesifikasjon Kontraktinngåelse Konkurranseregler Kravspesifikasjon Innhenting av tilbud og evaluering Utarbeide en anskaffelsesprotokoll Kontraktsinngåelse Forberedelse til flytting grunnprinsippene om likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet er ivaretatt ved inngåelse av kontrakt for leie av areal/bygg 12

7 Trinn 3: Tilbud, evaluering og kontrakt Hovedfunksjonsprogram ble skissert Tekniske og funksjonelle krav ble spesifisert Sikre sammenlignbare tilbud Tilbudsforespørsel utarbeidet 13 Trinn 4: Medarbeiderundersøkelse Hensikt Innhente medarbeidernes syn på de tre lokaliseringsalternativene Innhente bakgrunnsinfo omkring kollektivbruk vs. egen bil Ble gjennomført (elektronisk) mens tilbudsforespørsel var ute Svarprosent 75 % 14

8 Hvorfor legger vi så mye arbeid i romprogrammet og brukermedvirkningen? Programmeringsarbeidet gir underlag for å følge opp at vi får et bygg iht til kontrakt at det blir definert de krav og funksjoner vi har behov for ved innflytting legges til rette for et fremtidig fleksibelt bygg i årene som kommer Det nye bygget skal legge til rette for ny måte å kommunisere og arbeide på! 15 Dato: Side: 15 Trinn 5: Forhandlinger og kontrakt Gjennomførte parallelle forhandlinger med 3 tilbydere og fremforhandlet leiekontrakter med disse Evaluerte de tre leiekontraktene Pris Beliggenhet Selve bygget Usikkerhet Kontraktsinngåelse med Skøyenhagen Næring AS 7. september 2005 om leie av Nedre Skøyen vei 2 16

9 Organisering leietakerprosjektet Styringsgruppe: Prosjektleder Høringsgruppe Avdelingsledere Hovedvern ombud HMS/KS Informasjon WEB Kunst- og profilering Oppfølging BYGG Utflytting og kontraktshåndtering Romprogram Interiør/ møbler IKT/telefoni Flytting/logistikk Arkiv/Lager kontor/utstyr Ny drift Brukergruppe (Representant fra alle avdelinger) 17 Flytte eller endringsprosess? Hvordan prosessen gjennomføres avhenger i vesentlig grad av hva vi svarer på dette spørsmålet En flytteprosess er en unik mulighet til å igangsette endringsprosesser hvor kontorbyggets utforming er et sentralt virkemiddel for å oppnå ønsket endring 18

10 I gamle dager Hver medarbeider sin celle 19 Organisatorisk orientering Rådgivning ekstern Større/Flerfaglig oppdrag. Prosjektering B C individ team Administrasjon A Store oppdrag D 20 Dato: Side: 20 internt

11 MULTICONSULT konseptet for arbeidsarealene Vi valgte ett felles konsept for hele bygget, dvs. for alle avdelingene MULTICONSULT konseptet skal fremstå som et åpent konsept, men det skal være tilstrekkelig antall rom til ulike funksjoner/formål. Kontor (både navnløse og tilegnet enkeltpersoner) Støtterom i form av stillerom/små møterom med ulik innredning Uformelle møteplasser 21 Ringer i vann 22

12 Vi ønsket oss et Kommunikasjonsbygg Tilrettelagt for kommunikasjon og kunnskapsdeling Inspirere til økt kontakt mellom Stue mennesker, uavhengig av hvor de hører hjemme. Bokkafé Bar Kreativt Lounge Bokkafé Bar Kreativt Stue april 2007 Andre viktige forutsetninger (organisasjon) Alle ansatte skal ha faste plasser og være tilknyttet et baseområde (fag/seksjon/avdeling) Det skal være gjestearbeidsplasser for medarbeidere fra andre kontorer samt kunder/ samarbeidspartnere Det skal være mulighet for å etablere større prosjektorganisasjoner i bygget Tilrettelagt for enkel/rask intern flytting 24

13 åpent møte ankomstsone prosjektarbeid stillesone avkobling presentasjoner samtalerom stille sone møterom, prosjektrom, stillerom kopi,fax,print Fremtid Mange ulike arbeidssteder i bygget 25 gruppearbeid Møterom / støtterom/ Cellekontorer Faste møterom Møtesenter i 1. etasje, auditorium med 80 plasser 15 møterom i etasje Ca. 260 faste møteromsplasser Mindre støtterom/møterom i arbeidssonene 79 støtterom i etasje Ca. 260 støtteromsplasser C. 15% cellekontor ved innflytting Ca 24 m 2 pr person inkl. konferanse og kantine Ca 20 m 2 /person arbeidsareal 26

14 Fra kontrakt til overtakelse Forberedelse til flytting Leiekontraktens krav og forutsetninger Eventuelle tilpasninger og endringshåndtering Eventuelle innkjøp av egne leveranser og tjenester Flytteprosessen Brukermedvirkning og brukerinformasjon Forankring av prosessen, ledelse, medarbeider, hos HMS ansvarlig, Arbeidsmiljøutvalget, Hovedvernombud, fagorganisasjoner med flere Alt fungere først arbeidsdag! Varighet fra et par måneder til flere år! 27 Medarbeiderundersøkelse Gjennomført høsten 2010 Undersøkelsen positive resultater det fysiske arbeidsmiljøet funksjonelle arbeidsmiljøet fellesfunksjoner profilering/ markedseffekter JA, vi har innfridd våre mål JA, vi trives bedre 28

15 Oppsummering Etablere og forankre mandater Definere mål, økonomiske rammer og fremdriftsplan Flytte og/eller endringsprosess Utarbeide konkurranseregler og kravspesifikasjon Alt fungere første arbeidsdag 29