Den paradoksale kunnskapsarbeidsplassen en balansekunst i støy fra interaksjoner og kunnskapsdeling

Transkript

1 NAS Høstmøte 2007 Den paradoksale kunnskapsarbeidsplassen en balansekunst i støy fra interaksjoner og kunnskapsdeling Kari Hovin Kjølle PhD-stipendiat/forsker SINTEF NTNU, Fakultet for Arkitektur og billedkunst, Institutt for byggekunst, prosjektering og forvaltning tilknyttet forskningsprosjektet KUNNEarbeidsplassen ved SINTEF Kari.h.kjolle@sintef.no

2 kort om forskningsprosjektet kort om PhD-prosjekt historikk kunnskapsarbeidsplassen fra brukerbehov til fysiske løsninger paradokser utfordringer

3 KUNNEarbeidsplassen K UNNE... Om sammenhengen mellom Organisasjon, prosesser, kultur nye arbeidsformer, IKT og digitale rammebetingelser KUNNSKAPS- ARBEID Arkitektonisk utforming, nye kontorløsninger Strategi Design Flytting Bruk

4 PhD-prosjektet tilhører KUNNEarbeidsplassen, og har følgende arbeidstittel: Boundary objects as a translation instrument A strategy for a decision-making process in briefing and design of spaces for interaction. Organisasjon, prosesser, kultur nye arbeidsformer IKT og digitale rammebetingelser KUNNSKAPS- ARBEID Arkitektonisk utforming, nye kontorløsninger Strategi Design Flytting Bruk Målet med PhD prosjektet er Bidra til økt kunnskap og forståelse av hvordan arkitekter tolker brukernes behov og oversettelsen til design av kunnskapsarbeidsplasser.

5 Historikk utviklingen av den skandinaviske kontorbygningen 1650: kontoret som borger - hjem 1900: kontorcelle 1910: stort åpent landskap - arbeiderhavet 1930: kontorlandskap, individuelle kontorer for ledere 1960: kontorlandskapet 1980: kombi-kontor 1990: nye kontorløsnigner, fleksible kontorer, alternative kontorer

6 Sted sentralisert nettverksorganisert Huston f2f tid sosial fortrolig møte fellesskap tog sted hjem London Oslo

7 Trender Ny teknologi og nye idealer har ført til et skifte i tenking omkring nye kontorer: - Forandring til et stimulerende miljø hvor folk kan møtes og være produktive: - Variasjon i utformingen av den enkelte arbeidsplass og typer rom - Høy mobilitet Trenden er en standardisering verden over for ulike typer arbeid Nye kontorløsninger bidrar til verdiskaping gjennom kunnskapsledelse

8 - Hvis kunnskap er makt, er kunnskap en global mulighet. Det er av betydning hvem som har produsert, men ikke hvor produsert. (KA Nordstrøm, J Ridderstråle) Nye typer kontorer ulike konsepter Fleksibilitet uavhengig av tid og rom Clean desk færre arbeidsplasser - 1:x Ulike områder for forskjellige aktiviteter Teknologi Kombinert kontor Fleksible kontor Telework office Kreativt kontor

9 Sammenhengen mellom organisasjon og bygning er som et vennskap bygd på solidaritet til hverandres vekst Karen Mosbech, dansk arkitekt Fire faktorer har forskjellig utviklingstakt, og må balansere: Kunnskapsledelse Teknologi Organisasjon De fysiske omgivelser Å sikre suksess i endring av kontorkonsept, ved ombygging av eller bygging av nye kontorer, avhenger av: Organisasjonens visjoner og strategier Brukermedvirkning Planlegging av arbeidsplasser som passer for aktuelle arbeidsoppgaver

10 Eksempler på arbeidsformer på en kunnskapsarbeidsplass Systembasert kundehåndtering Kunde som ringer for å gjøre endringer i sitt kundeforhold Utviklingsprosjekt Utvikle en ny tjeneste, inkl. system, organisasjon, marked Ledelse Ansikt-til-ansikt, strategi, kommunikasjon og koordinering Kompleks problemløsning Krisehåndtering Dypdykking Fokusert, individuelt arbeid innenfor et begrenset område Trening Utvikle kunnskaper og ferdigheter i simulerte omgivelser Forestilling Utøvelse av mer eller mindre programmert aktivitet, begrenset varighet

11 Hva kan rom bidra med? Utforming og hensikt må stemme Rommets størrelse, høyde, form og volum må bidra til trygghet og velvære Rommets beliggenhet Dagslys og arbeidslys Lyd Farger Hensiktsmessig inventar

12 Spørsmålet er hva sted, rom og rammebetingelser gjør for å bringe de rette folkene sammen for å produsere og dele kunnskap for å kommunisere for å koordinere for å endre - fleksibelt rom for konsentrasjon og konfidensialitet for kreativitet for læring som gir mening for å gi identitet for å styrke kultur for å balansere individets og felleskapets behov

13 Å tiltrekke seg de riktige medarbeiderne Kunnskapsarbeidets viktigste innsatsfaktor er de ansattes kunnskap Å tiltrekke seg de rette folkene Åfådemtilåbli hvilken måte Når det er konkurranse om arbeidskraften kan et attraktivt arbeidsmiljø bidra til at man får tak i de rette arbeidstakerne

14 Individet - medarbeideren For den individuelle medarbeider er bruken og utvikling av egen kunnskap viktig For den individuelle medarbeider er trivsel og glede viktig på arbeidsplassen Balanse individ - fellesskap Kontorarbeidsplasser blir møteplasser

15 Vi kan oppnå: Produksjon og deling av kunnskap, læring Kunnskapsdeling både mellom individer og grupper Forsterke kommunikasjon og kontakt Også Taus kunnskap Arbeide sammen I et felles arbeidsrom mulighet for å observere de andres arbeid Tilgang til delt informasjon

16 LÆRING deling av kunnskap Forsterke kommunikasjon og kontakt Oppmuntre folk til å møtes Formelt / uformelt Innenfor prosjekt og profesjon På tvers av grenser I et felles arbeidsrom Tilgang til delt informasjon

17 Tilfeldige møtesteder

18 Steder å møtes formelle uformelle planlagt tilfeldig sosialt faglig Uformelle møteplasser / sosiale soner er også viktige deler av kontorarbeidsplassen. Slike områder bør være avskjermet og det bør være nettilknytning også her

19 SAMHANDLENDE Samarbeide og læring Forsterke det kollektive Åpne arealer og fellesarealer prioriteres framfor den enkeltes private soner Dette betyr at de private sonene blir mindre og at spesielt attraktive soner brukes til funksjoner som angår mange

20 Vi kan oppnå: Kommunikasjon Mellom folk i samme rom formelt Uformelt I informasjonsnettverk digitalt video / audio Formelle og uformelle steder å møtes fysisk virtuelt

21 Vi kan oppnå: Fleksibilitet og bevegelse Muligheter for endring og tilpasning til nye behov - Areal som gir mulighet for ulike arbeidsformer - Standardisering av utstyr - Mindre papir felles elektronisk lagring - Muligheter for å flytte folk rundt - Fleksible størrelser grupper - områder

22 Variasjon gjennom arbeidsdagen Møterom Egen arbeidsstasjon Kaffesone Kantine Prosjektområde Stillerom

23 Vi kan oppnå: Koordinasjon Felles arbeidsrom: - prosjekt- eller oppgaverom - Tilgang på felles arbeidsmateriell, planer, informasjon etc. - Visuell og akustisk kontakt - Fremme enkel, direkte kommunikasjon The New York Stock Exchange, from Duffy s The new office

24 Vi kan signalisere: Symbol og image Signalisere identitet og kultur internt Eksternt Markedsføring, posisjonering Tiltrekke seg: ansatte Kunder Signalisere kjerneverdier eller produkter / tjenester

25 Vi kan oppnå: Konsentrasjon og konfidensialitet Fokusert individuelt arbeid lukket, privat arbeidssted? Konsentrasjon: Visuell og akustisk skjerming Tilgjengelig felles stillerom Konfidensialitet: Personal, kunder, sikkerhet etc.: Skjermede møtesteder

26 Det vi kan oppnå er avhengig av våre målsetninger PROSESSEN Et prosjekt kan være en mulighet for å få gjennomført endringsprosesser i organisasjonen. Flytteprosjektet er et verktøy RESULTATET De fysiske rammene påvirker hvordan vi jobber Stimulere til det vi ønsker mer av, og hindre det som er uønsket. Ledelsen må derfor formulere målsetninger for prosjektet: Hva kan vi oppnå?

27 Læring - etter flytting Prosessen slutter ikke ved flytting det er da man skal realisere verdiene. Det å arbeide i nye omgivelser er en kollektiv læringsprosess det kan være lurt å starte enkelt, og innføre mer dristige løsninger etter hvert.

28 Hver ny avdeling, hvert nytt lokale er en ny prosess: - man kan lære, men ikke kopiere.

29 Resultater evaluering Statoil Stjørdal Informasjonsdeling, samhandling bedre I de avdelingene der ledelsen motiverte prosessen og der løsninger stemte med arbeidsformene var folk mye bedre fornøyd på nesten alle parametre I de arealene der det er for tett går det utover både arbeid og trivsel Mindre mulighet for konsentrasjon Løsningene er svært avhengig av nok støtterom, små møterom etc. som kan brukes ved behov.

30 Mest positivt: Samarbeidet er blitt bedre. Det er lettere å se om de andre er på plassen, lett å få kontakt og å få tak i folk Man kan bare slenge ut et spørsmål, så får man svar.

31 Krav til felles områder Trenger vi avgrensede steder og aktiviteter? Hvor viktig er den subjektive oppfattelsen av rom? Hvilke symboler ligger i den fysiske rommet? Hvem eier rommet? Hvor mye skal den enkelte kunne forandre på?

32 Erfaringer med tverrfaglig samarbeid i KUNNEarbeidsplassen Løfter hverandre inn i hverandres fagfelt, gir en viss felles forståelse, en plattform Gir innspill til debattene i hver sine fagområder Høster ny kunnskap gjennom å ha fokus på og jobbe med samme tema Krever grunnleggende respekt for hverandres fagekspertise Krever gjentagelser og sjekk om andre parter har forstått hva du har meddelt hvordan mottaker oppfatter, tolker og handler

33 Utfordringer i den nye tverrfagligheten vilje til læring og samarbeidsevne Spesialist i eget område Innsikt i eget fagområdes begrensninger Evne til å fungere i team og forklare sin spesialitet til andre Dette krever en bred kontekst av dannelse, refleksjon, selvforståelse og kommunikasjon.

34 Tverrfaglig samarbeid i prosjekter? Større grad av åpenhet, uenighet og deltagelse er nødvendig gjennom både programmerings- og designprosessen. Er akustikeren villig til å jobbe sammen med arkitekten på et tidlig stadium i prosessen? Eller hindres et kreativt arbeid på tvers av for dårlige økonomiske rammer? Takk for oppmerksomheten!