Søknad om tilskudd til havnesamarbeid i Prosjektinformasjon

Transkript

1 Søknad om tilskudd til havnesamarbeid i 2018 Bergen Havn Nøstegaten Bergen Kystverket Postboks Ålesund Prosjektinformasjon Prosjekttittel: Prosjektansvarlig: Digitalisering og automatisk datafangst av godsinformasjon Bergen Havn Organisasjonsnummer: Bankkontonummer: Kontaktperson: Stein Hauge Telefon: E-post: Prosjektdeltakere: Type tiltak: stein.hauge@bergenhavn.no Bergen Havn, Arendal Havn, Brønnøy Havn, Kristiansand Havn, Oslo Havn, Ålesundregionen Havnevesen og Seamless AS. Etablering av fellesfunksjoner 1

2 Søknad om tilskudd til havnesamarbeid i 2018 Søknaden Digitalisering av havnene er avgjørende for å bli effektive og konkurransedyktige i tilretteleggingen for rasjonell drift og økt godstransport på sjø. De samarbeidene havnene og leverandør av digital systemstøtte har identifisert «digitalisering og automatisk datafangst av godsdokumentasjon» som et av de aller viktigste satsingsområde som i dag utføres manuelt og er svært kostnadskrevende for alle aktører. Med relativt enkle grep kan den manuelle håndteringen av godsdata i aktørenes administrative systemer reduseres med opptil 80% tidsbesparelse - ved å samarbeide om: Å etablere felles «Digitale Connectors», system og infrastruktur for dataoverføring Innlede et samarbeid med rederi/transportør om dataformater og automatisk datafangst Bygge kompetanse på integrasjon og digitalisering av dataflyt i havnenes verdikjede Etablere felles samarbeid og erfaringsutveksling på tvers av havnene for hvordan godsdokumentasjon skal behandles mellom aktørene Gjenbruk av data og etablering av slike «Connectors» som fellesfunksjoner for norske havner som vil ha verdi også utover prosjektgruppen. Når det gjelder det siste punktet ser vi at de positive ringvirkningene av prosjektet vil være langt større enn kun for deltagerne i prosjektgruppen. De Digitale Connectorene som utvikles, vil kunne benyttes av flere havner og terminaler i Norge som Portwin som sin teknologiplattform i dag. Etablering av Connectorene vil også komme andre havner til gode som bruker andre teknologiplattformer ved å gjenbruke de etablerte connectorene. Søknaden og prosjektet er en videreføring av tilsvarende prosjekt som ble påstartet i Erfaringene fra 2017 viser at det tar mye tid å koordinere mellom involverte aktører slik at alle 3 parter er klare på samme tid med sine systemressurser. Prosjektet er ikke kun et teknisk implementeringsprosjekt, men et systemprosjekt med ringvirkninger på blant annet arbeidsrutiner, systemstøtte, rapportering og samhandling mellom involverte aktører. Det er allerede etablert kontakt og dialog mellom aktørene med påstartet arbeid. Prosjektet vil videreføre dette påstartet arbeidet og videreføre momentet fra 2017 til videre realisering i Prosjektet I dag foretar transportører og rederier manuell rapportering av godsdata til havnene samtidig som havnene foretar manuell registrering av godset i sine administrative systemer. Dette skyldes at systemene som transportører og rederier benytter, ikke er koblet sammen med havnesystemene. Dette gir en rekke utfordringer: Betydelig manuelt arbeid både hos havn og rederi i registering av data Dobbeltregistrering av data Manuell datafangst gir feil i datagrunnlaget Betydelig arbeidstid går med Motivasjon hos kompetente medarbeidere blir over tid lav 2

3 Søknad om tilskudd til havnesamarbeid i Mål Å redusere tiden rederiene og havnene bruker på håndtering av godsinformasjon ved digital håndtering av godsdata på sjø. I dette inngår: a. Etablere felles systemer og standarder for dataoverføring mellom havn og transportør som skal gjøre begge aktører mer konkurransedyktige b. Elektronisk datafangst av gods fra transportør til havn, gjør at administrasjon av godsdata mellom aktørene tar betydelig mindre tid, øker datakvalitet og reduserer kostnader. c. Tidsbruk på administrativ registrering og fakturering av «varevederlag» fra havn til transportør forventes å reduseres med 80%. d. Tidsbruk hos transportør på rapportering av godsdata forventes å reduseres med 50%. Dette vil være en positiv bieffekt hos disse aktørene, men som ligger utenfor prosjektets definerte målsettinger En direkte effektiviseringsgevinst er redusert bruk av årsverk i bransjen på håndtering av godsinformasjon og som enten kan reduseres eller brukes til mer verdiskapende oppgaver. Dette vil igjen bidra til å gjøre bransjen mer effektiv og konkurransedyktig. Prosjektet vil videreføre etablert dialog med utpekte aktører, blant annet: - SeaCargo - Samskip - Norlines - Eimskip - NCL - Kuehne Nagel - GreenCarrier - SeaFront - DFDS - YilPort 1.3 Forhold til SSN og SSB SafeSeaNet regnes for å være «Single Window» for alle havner, transportører, rederi og maritime aktører. Arbeidet som nå legges ned i dette prosjektet vil være svært godt grunnlag for SafeSeaNet for innsamling av all godsdata. Bransjen (de større aktørene) har med dette startet arbeidet med å forberede sine fagsystemer på å kunne sende og motta elektroniske godsdata. Her ligger det en betydelig jobb i kommunikasjon, bygging av INN/UT API samt samordning mellom avsender og mottaker. Dette vil også bidra til betydelig økning av datakvaliteten. Når denne jobben er gjort, vil det bli mye enklere å legge om overføringene slik at SSN blir hub for mottak og videreformidling av alle godsdata for eksempel til SSB. Havnene og Seamless har også en pågående dialog med både SSN og SSB om mulig samarbeid av datautveksling. 3

4 Søknad om tilskudd til havnesamarbeid i Fremdriftsplan Milepæl / (tentativ MÅL RESULTAT dato) M1 ( ) Forankre gjennomføring med utvalgte transportører Forankre videreføring av etablert dialog fra M2 ( ) Standardisering Standardisere prosess og teknisk løsning for connector og automatisk innlesing. M3 ( ) Mottaksstruktur Etablere mottakstryktur som del av standardiseringen slik at havnene kan selv konfigurere opp løsningen ut fra sin leverandør M4 ( ) Implementering Utvikling, kommunikasjon, test, konfigurasjon, brukertilpasninger, og akseptanse. M5 ( ) Dokumentasjon Dokumentasjon av prosess, protokoller, formater og mappingfunksjonalitet. M6 ( ) Informasjonsdeling Informasjonsdeling og opplæring til alle havner og transportører M7 ( ) Drift og endringsledelse Rapportering Enighet om servicenivå (SLA), support, driftsrapport/møter, KPIer, oppgraderinger, videreutvikling, mm. Sluttrapport til Kystverket. 1.4 Kostnadsoverslag Budsjettet er basert på kalkulert ressursbruk fra deltagende havner, Seamless samt 10 rederier som deltar med leveranse til mulighet og løsning og implementering. Den største jobben i omfang ligger i implementeringen av løsningene som omfatter utvikling, test, tilpasninger og kvalitetssikring av datafangsten. Kalkylen viser at betydelig del (65%) av prosjektgjennomføringen ligger på Seamless som teknologileverandør. Resterende arbeid i form av brukermedvirkning er avgjørende for et vellykket prosjekt. Aktivitet Havner Seamless Totalt Forankre gjennomføring Standardisering Mottakkstruktur Implementering Dokumentasjon Informasjonsdeling Drift og endringsledelse Rapportering Totalt antall timer Timerate

5

6 1. Vedlegg Søknad om tilskudd til havnesamarbeid i 2018 Signert bekreftelsesskjema på prosjektdeltagelse fra følgende prosjektdeltagere i tillegg til Bergen Havn: - Arendal Havn - Brønnøy Havn - Oslo Havn - Kristiansand Havn - Ålesundregionen Havnevesen - Seamless AS 2. Informasjon om frister og saksgang 1. mars 2018: Frist for innsending av søknad til: Kystverket Postboks Ålesund E-post: post@kystverket.no Søknaden merkes med Tilskudd til havnesamarbeid, saksnr. 2018/ november 2018: Frist for levering av sluttrapport. NB! Andre frister vil bli orientert om i tilskuddsbrevet. 6

7

8

9

10

11

12