Prosjektinformasjon. Tilskudd til havnesamarbeid saksnr. 2016/4620. Seamless AS Tangen Kristiansand

Transkript

1 Tilskudd til havnesamarbeid saksnr. 2016/4620 Seamless AS Tangen Kristiansand Kystverket Postboks Ålesund Prosjektinformasjon Prosjektansvarlig: Seamless AS Adresse: Tangen 76 Poststed: Kristiansand Telefon: E-post: Organisasjonsnummer: Bankkontonummer: Type tiltak: Avtaler om felles bruk av infrastruktur eller system. 1

2 Innhold 1. Søknaden Prosjektet Mål Fremdriftsplan Kostnadsoverslag... 6 Vedlegg 1-5: Bekreftelse om deltagelse fra havner

3 1. Søknaden Digitalisering av havnene er avgjørende for å bli effektive og konkurransedyktige i tilretteleggingen for rasjonell og økt godstransport på sjø. De samarbeidene havnene og leverandør av digital systemstøtte har identifisert «digitalisering og automatisk datafangst av godsdokumentasjon» som et satsingsområde som i dag er manuelt og svært kostnadskrevende for alle aktører. Med relativt enkle grep kan den manuelle håndteringen av godsdata i våre administrative systemer (Portwin) reduseres med opptil 80% tidsbesparelse - ved å samarbeide om: Å etablere felles «Digitale Connectors», system og infrastruktur for dataoverføring Innlede et samarbeid med rederi/transportør om dataformater og automatisk datafangst Bygge kompetanse på integrasjon og digitalisering av dataflyt i vår verdikjede Etablere felles samarbeid og erfaringsutveksling på tvers av havnene for hvordan godsdokumentasjon skal behandles mellom aktørene Gjenbruk av data og etablering av slike «Connectors» som fellesfunksjoner for norske havner som vil ha verdi også utover prosjektgruppen. Når det gjelder det siste punktet ser vi at de positive ringvirkningene av prosjektet vil være langt større enn kun for deltagerne i prosjektgruppen. De Digitale Connectorer som utvikles, vil kunne benyttes av ca. 40 havner og terminaler i Norge som også har Portwin som sin teknologiplattform i dag. Figur 1: Eksempler på potensielle Connectorer mot noen av transportørene som er identifisert: Tidsgevinsten (80%) som ligger i redusert manuell dataregistrering vil kunne realiseres ved at de involverte havner har identifisert de godsleverandører/kunder som står for den største trafikken i havnen. En innledende undersøkelse tilsier at de 3-5 største aktørene i hver havn står for 80% av deres volum. I samarbeid med en av transportørene har vi laget et «proof of concept» - som viser at: Løsningene er mulig å etablere Samarbeidet Havn-Teknologileverandør-Rederi/Transportør vil gi gevinster hos alle i verdikjeden 3

4 Realiseringen av beskrevet nytteverdi er innen rekkevidde ved en koordinert prosjektgjennomføring Søkerne er ikke kjent med at de har fått eller forventer tilsagn av annen statsstøtte de siste tre år, inklusive kommende år for prosjekter som omfatter de nedenfor omsøkte kostnader. Ref. regelverket om KOMMISJONSFORORDNING (EF) nr. 1998/2006 av 15. desember 2006 om anvendelsen av traktatens artikkel 87 og 88 på bagatellmessig støtte. 1.1 Prosjektet Prosjektet: Nedenfor følger en oppsummering av prosjektet; problemstilling, deltagere, organisering, ressurser og tidslinje Problemstilling: I dag foretar havnene manuell registrering av gods i sine administrative systemer. Dette skyldes at systemene som transportører og rederier benytter, ikke er koblet sammen med havnesystemene. Dette gir en rekke utfordringer: Betydelig manuelt arbeid både hos havn og rederi i registering av data Dobbeltregistrering av data Manuell datafangst gir feil i datagrunnlaget Betydelig arbeidstid går med Motivasjon hos kompetente medarbeidere blir over tid lav Deltagerne består av representanter fra: Arendal Havn KF Bergen og Omland havnevesen Brønnøy Havn KF Grenland Havn IKS Kristiansand Havn KF Harstad Havn KF Hammerfest Havn Tidsperioden for prosjektgjennomføringen med gruppens prioriterte integrasjoner settes til perioden fra januar til desember Prosjektorganisasjon: 4

5 Styringsgruppe Havner Prosjektleder Seamless Connector til Transportør NN Prosjektleder Seamless Connector til Transportør XX Havn 1 der NN har relevns Havn 2 der NN har relevans Havn 3 der XX har relevans Gruppen har identifisert en rekke transportører som er aktuelle å invitere til samarbeidet, men innenfor prosjektperioden på 12 mnd i 2017, har vi begrenset antallet til 10 digitale Connectorer. Det vil likevel utarbeides en «lang-liste» som inneholder flere kandidater enn 10. Vi vil da i innledende fase prioritere og kvalifisere dem, basert på: 1) Hvilke integrasjoner har de involverte havnene størst nytte av 2) Hvem av transportørene har selv god intern systemstøtte og kan sette av ressurser til en leveranse av ut-data til oss i ) Vedr. vår prioritering, hvilken transportør vil være «lavt hengende frukt» med tanke på deres kompetanse og uttalte «digitale strategi», kjennskap til formater, egne ressurser å sette inn osv. 1.2 Mål Målet er: 1. Å gjøre havner og transportører betydelig mer effektive ved digital håndtering av godsdata på sjø. I dette inngår: a. Etablere felles systemer og standarder for dataoverføring mellom havn og transportør som skal gjøre begge aktører mer konkurransedyktige b. Elektronisk datafangst av gods fra transportør til havn, gjør at administrasjon av godsdata mellom aktørene tar betydelig mindre tid, øker datakvalitet og reduserer kostnader. c. Tidsbruk på administrativ registrering og fakturering av «varevederlag» fra havn til transportør forventes å reduseres med 80%. I tillegg Tidsbruk hos transportør på rapportering av godsdata forventes å reduseres med 50%. Dette vil være en positiv bieffekt hos disse aktørene, men som ligger utenfor prosjektets definerte målsettinger. 5

6 1.3 Fremdriftsplan Prosjektgjennomføring og metodikk: Intern metodikk tilsier at prosjektet inneholde følgende milepæler: Milepæl / (tentativ dato) M0 ( ) M1 ( ) M2 ( ) M3 ( ) M4 ( ) M5 ( ) M6 ( ) MÅL Forankring, felles visjon Forretningsarkitektur Informasjonssystem- og integrasjonsarkitektur Muligheter og løsning Scope Implementering Drift og endringsledelse RESULTAT Definere visjon, omfang, føringer og forventinger, interessenter, forretningsverdi og mål. Definere forretningsmål, drivere, interessenter og krav, brukere, prioriteringer, m.m. Definere datakilder, databrukere, teknologivalg, infrastruktur, interne applikasjoner, eksterne applikasjoner, telecom infrastruktur, hardware, m.m. Definere potensial, mål og løsning, skisser. Definere plan for gjennomføring Utvikling, kommunikasjon, test, opplæring, konfigurasjon, brukertilpasninger, dokumentasjon, akseptanse, m.m. Enighet om servicenivå (SLA), support, driftsrapport/møter, KPIer, oppgraderinger, videreutvikling, mm. Vi har i tillegg en ambisjon om å etablere 10 robuste Connectorer. 1.4 Kostnadsoverslag Budsjettet er basert på 7 deltagende havner, 4 deltagende medarbeidere hos Seamless herunder innleide ressurser til teknisk implementering, samt 10 transportører som deltar med leveranse til dataintegrasjon i utviklingsprosjektet. Den største delen av jobben ligger i implementering av løsningene (65-70%). Dette omfatter utvikling, test, opplæring, kommunikasjon, dokumentasjon og tilpasning. Kalkylen viser at 65% av arbeidet ligger på Seamless som teknologileverandør, men den resterende delen (35%) i form av brukermedvirkning er avgjørende for et vellykket prosjekt. (Krav, kompetansebygging testing etc.) Havner Seamless Forankring, felles visjon Forretningsarkitektur Informasjonssystem- og integrasjonsarkitektur Muligheter og løsning Scope

7 Implementering Drift og endringsledelse Prosjektadministrasjon 229 Totalt antall timer Kostnader beregnet med timesats kr.600,- for havnene og kr.1200,- for Seamless Reise, diettkostnader Totale prosjektkostnader % dekning Vi søker om en dekning på 50% av prosjektkostnader - totalt kr , evt. med reduksjon pga. maksimumsgrense. Finansieringen av tid anvendt hos den enkelt prosjektdeltager samt reise og diettkost vil blir tatt av den enkelte aktør selv, Havnene og Seamless. Transportørene tar i denne modellen sine egne kostnader. Dersom vi ikke skulle lykkes med tilslag på denne søknaden, vil prosjektet bli betydelig nedskalert. Det planlagte initiativet om digitalisering vil komme, men trolig bli en prosess som vil strekke seg over flere år. Dato: Med vennlig hilsen Seamless AS Vedlegg 1-5: Bekreftelse om deltagelse fra havner 7