Årsmelding mars 2018

Transkript

1 27. mars 2018

2 Innhold 1. SAMMENDRAG - RÅDMANNENS KOMMENTARER ØKONOMI SAMFUNN TJENESTER OG BRUKERE MEDARBEIDERE KOMMUNIKASJON OG INTERNE SYSTEMER ÅRSBERETNING - HOVEDTALL I REGNSKAPET DRIFTSREGNSKAPET UTVIKLING AV NETTO DRIFTSRESULTAT ENHETENES RAMMER OG FORBRUK Kommentarer til enhetenes forbruk INVESTERINGSREGNSKAPET BALANSEREGNSKAPET Likviditet - Arbeidskapital Forvaltning av kortsiktig likviditet Netto lånegjeld Forvaltning av lånegjelden Disposisjonsfond OPPSUMMERING NØKKELTALL BETINGETE FORHOLD OG HENDELSER ETTER BALANSEDAGEN ÅRSBERETNING LIKESTILLING, TILGJENGELIGHET OG INTERNKONTROLL LIKESTILLING Folkevalgte Ansatte Tilgjengelighet Internkontroll ETIKK OG VERDIIMPLEMENTERING STATUS FOR KOMMUNEPLANENS MÅL PÅ ØKONOMI KOMMUNENS ØKONOMISKE STILLING TJENESTER OG BRUKERE OPPVEKST OG (OPP)LÆRING HELSE OG OMSORG KIRKE, KULTUR-, IDRETTS-, OG FRILUFTSLIV... 33

3 5.4 MEDARBEIDERE KOMMUNIKASJON OG INTERNE SYSTEMER FROGN KOMMUNES DIGITALISERINGSSTRATEGI Digital dialog og forvaltning Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv, dokumenthåndtering Informasjonssikkerhet Infrastruktur, arkitektur og systemer Helse og velferd Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata SAMFUNN LIVSKVALITET OG FOLKEHELSE KLIMA OG ENERGI STEDSUTVIKLING MED GODE STEDSKVALITETER, BO- OG NÆRMILJØ NÆRINGSUTVIKLING OG VERDISKAPING BEFOLKNINGSUTVIKLING Folkemengde Aldersfordeling BOLIGUTVIKLINGEN Antall boliger fra Boligtyper BEREDSKAPSARBEID BEREDSKAPSARBEID KOMMUNEBAROMETERET VEDLEGG 1 RAPPORT FINANSFORVALTNINGEN... 55

4 1. Sammendrag - rådmannens kommentarer 1.1 Økonomi Driftsregnskapet Netto driftsresultat 2017 ble på 29 millioner kroner, eller 2,59 prosent av driftsinntektene. En viktig årsak til det gode resultatet er at finansutgiftene ble 12 millioner kroner lavere og frie inntekter (skatt og rammetilskudd fra staten) ble 9,8 millioner kroner høyere enn budsjettert. Ikke disponert andel av overskuddet er på 18,3 millioner kroner og bruken av denne avgjøres ved kommunestyrets behandling av regnskapet i juni Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet ble for 2017 avsluttet i balanse. De ti største investeringsprosjektene for 2017 har en samlet budsjettramme på 521 millioner kroner, hvorav det i 2017 påløp utgifter på til sammen 411 millioner kroner. Aktiviteten videreføres inn i Drøbak Frogn Idrettsarena. Kommunen har fortsatt en betydelig risiko for økte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten. Med dagens lånevolum vil en økning av renten med 1 prosentpoeng, gi økte netto rentekostnader på cirka 12 millioner kroner. Det er betydelig renterisiko knyttet til investeringsnivået innen og etter fireårsperioden. Balanseregnskapet Disposisjonsfondet utgjør totalt 93 millioner kroner, før eventuell avsetning av udisponert overskudd Disposisjonsfondet utgjør 8,26 prosent av de samlede driftsinntektene, noe som anses som en tilfredsstillende buffer for kommunens løpende drift. Disposisjonsfondet ble i 2017 benyttet ved en ekstraordinær nedbetaling av lån med 80 millioner kroner. Kommunen kostnadsfører pensjonsutbetalingene over flere år og har ved utgangen av 2017 et akkumulert premieavvik på 48 millioner kroner inklusive arbeidsgiveravgift. 1.2 Samfunn Frogn kommune har en svak nedgang i samlet innbyggertall fra til Sammensetningen av befolkningen endres også noe i 2017 hvor det er aldersgruppene over 45 år som vokser, mens aldersgruppene under 45 år reduseres. Denne trenden så vi også i 2016 og I 2016 ble det bygget om lag 34 nye boliger som er ca. en tredjedel av den generelle målsetningen på utbygging av 100 boliger i året. Kommunen kan sette en øvre grense, men det er markedet som bestemmer hvor mange boliger som faktisk bygges hvert år, og det er derfor viktig å se flere år under ett. I 2011 ble det for eksempel bygd 326 boliger. Det ble vedtatt tre reguleringsplaner i 2017 med betydning for boligbygging og som 4

5 muliggjør til sammen 162 nye boenheter. Haneborgenga åpner opp for 91 nye boliger, Ullerud terrasse - Trekanttomta 35 boenheter og Vestbyveien 36 boenheter. Beredskapsplanene er reviderte og oppdatert i henhold til lovverket. Det er gjennomført 3 beredskapsøvelser. 1.3 Tjenester og brukere Oppvekst Barnehagene i Frogn har nedgang i antall barn, men leverer høy kvalitet. Arbeidet med foreldreveiledning gjennom programmet ICDP (International Child Development Program) har kommet videre med veiledere i alle barnehager og benyttes både internt i barnehagene og i foreldregrupper. Oppstartsprogram for minoritetsspråklige familier (MINOS) gjennomføres i samarbeid med PPT. Relasjonskompetanse bygges ved hjelp av programmene «Trygghetssirkelen» (Cos- P) og «Se barnet innenfra» Et godt psykososialt miljø er den viktigste oppgaven for alle skoler. Programmet «Mitt valg» er innført på fire skoler og trener sosiale ferdigheter systematisk. «Se eleven innenfra» brukes som en opplæring for personalet. Skolelos for arbeidet mot alvorlig skolefravær ble tilsatt og kom i gang i november Det er nå en enhetsleder for Frognskolen. Skolene hadde også i 2017 svært gode resultater for elevenes læring og trivsel. Organisasjonsendring har gitt «Enhet for psykososialt arbeid» som er en fusjon av «Barn, unge og familier» og «Psykisk helse og rus». Den nye enheten vil sikre helhetlige og sammenhengende tjenester for alle aldersgrupper, tidlig innsats, tverrfaglig samarbeid, fleksibel utnyttelse av enhetens samlede kompetanse samt bruk av tiltak og metoder som innbyggerne vil ha, og som virker. Ved å sikre et mer helhetlig tjenestetilbud vil kommunen i enda større grad arbeide med tidlig innsats og forebyggende arbeid. Helse, omsorg og velferd For å sikre helhetlige tjenester til innbyggerne har rådmannen prioritert utvikling av felles begrepsforståelse og felles plattform for samhandling og ser gode resultater av dette i praksis. Det prioriteres tidlig innsats og nødvendige helse- og forebyggende tjenester til innbyggerne. Ullerud helsebygg ble tatt i bruk april 2017, og 6. september var det offisiell åpning ved helse- og sosialministeren Bent Høie og ordfører Odd Haktor Slåke. Med nytt Helsebygg har Frogn kommune 93 sykehjemsplasser som er tatt i bruk og det er en fremtidig kapasitet på ytterligere 43 plasser. Sentrale føringer gir forventninger om at Prosjektet «Digital skole» er nå også velferdsteknologi er en integrert del av innført på Drøbak skole. Lærerne ved Dal tjenestetilbudet i omsorgstjenestene innen skole har stått for opplæringen Frogn kommune har lagt til rette for denne satsingen. Det er installert moderne løsninger i det nye helsebygget; med bland annet elektronisk 5

6 legemiddelkabinett, elektronisk lagerstyring, velferdsteknologi for beboere og ansatte (sykesignalanlegg), elektroniske døråpnere og varmestyring mm. Videre innføring av velferdsteknologi i brukers eget hjem og omsorgsboliger starter i Samfunnet er i endring og det utvikles stadig mer og bedre hjelpemidler, velferdsteknolog og tjenester i til bruk i egne hjem. Dette medfører forskyvning av oppgaver som tidligere naturlig hørte til den kommunale tjenesteproduksjon. Dette ses på som en nødvendig utvikling for å sikre at kommunen skal kunne prioritere nødvendig hjelp, forebygging og tidlig innsats. Fysioterapitjenesten har hatt en utfordring med lange ventelister og ventetider. På bakgrunn av dette er det utviklet en felles prioriteringsnøkkel, bedre samhandling og utnyttelse av kommunens felles fysioterapi ressurser. Dette har gitt gode resultater med en nedgang på ventelisten med 60 % på 3 år. Barnefamilier som søkte økonomisk sosialhjelp fikk en særskilt grundig og individuell vurdering. Hensikten var å sikre at barna fikk mulighet til å delta i alminnelige fritidsaktiviteter. NAV-kontoret bestrebet seg på å bøte på en vanskelig situasjon for barna, og ga støtte til både kjøp av utstyr og betaling av kontingenter/medlemskap. 100 % av søknadene fra barnefamiliene ble vurdert med dette bakteppet i Kommunes utvikling med flere innbyggere over 45 år og færre under, vedvarer også i Vi opplever en forholdsvis sterkt aldrende befolkning de siste årene. Med økende alder ser vi mer av aldersrelaterte sykdommer og nedsatt funksjonsevne. Det er økt trykk på helse-, pleie- og velferdstjenestene og det forventes fortsatt økende behov for tjenester uten at de økonomiske rammene vil øke i samme takt. Samtidig er det utfordringer med nok ressurstilgang på fagkompetent helsepersonell og da særlig sykepleiere og vernepleiere. Dette er utfordrende både i forhold til lovverk hvor dette kreves, kvalitet på tjenestene og stort overforbruk på kjøp av tjenester fra vikarbyråer. Det registreres fortsatt stort behov for omsorgsboliger til mange vanskeligstilte grupper med ulike helsemessige utfordringer. Kirke, kultur-, idretts- og friluftsliv Frogn kommune har et blomstrende kulturliv og rikt kulturtilbud for kommunens innbyggere. Kommunen samarbeider godt med en rekke lag- og foreninger når det gjelder gjennomføringen av kulturarrangementer. Kommunens mange arenaer har hatt høy aktivitet og bruken av kulturhuset Smia med sine 272 sitteplasser har hatt en sterk vekst i antall arrangementer i Både arrangementer i privat og kommunal regi er godt mottatt og over 100 elever fra Kulturskolen sto på scenen under det årlige UKM (Ung Kultur Møtes) i Medarbeidere Kommunes omdømme skapes på arbeidsplassen hver dag gjennom kvaliteten på de tjenestene som leveres. De ansatte, som vår viktigste ressurs, er i så måte også våre viktigste omdømmebyggere. 6

7 Gjennom revidering av eksisterende arbeidsgiverstrategi har kommunen fått en enda tydeligere retning på hvordan vi som arbeidsgiver ønsker å rekruttere og beholde kompetanse i organisasjonen. Dette medvirker i stor grad til å styrke vår attraktivitet som arbeidsgiver. I løpet av 2017 har vi hatt en akseptabel turnover samtidig som vi har klart både å videreutvikle samt rekruttere den kompetansen vi har hatt behov for. Arbeidet med å styrke tverrgående og helhetlig ledelse ble høyt prioritert. Det ble foretatt en organisasjonsjustering der vi reduserte antall enheter til 13. Hensikten var å sikre robuste enheter organisert for å møte framtidige utfordringer både av strategisk- og praktisk karakter gjennom sterk verdiforankring. Arbeidet med å styrke felles lederplattform ble enda tettere knyttet opp til arbeidet med de gjennomgående prosjektene LEAN, Ansvar for eget liv og Orden i eget hus. I Frogn kommune er arbeidsnærvær et viktig satsingsområde. Resultater viser at vi i år har bedret våre nærværstall (4,9% legemeldt fravær og 2,3% egenmeldt). 1.5 Kommunikasjon og interne systemer Digitalisering er et samlebegrep på en utvikling som påvirker samfunnsutviklingen, individer, offentlig sektor og næringslivet. Digitalisering handler om endring og fornyelse av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Utvikling av gode digitale tjenester er krevende for den enkelte kommune. Det er derfor viktig at de nasjonale føringer for digitaliseringsarbeidet følges og at fellesløsninger som utvikles i det offentlige benyttes. Frogn kommune har fokus på gode digitale tjenester og informasjon til innbyggere og næringsliv via ulike kanaler. Det er mange som følger Frogn kommune på Facebook og alle husstander får ett månedlig infobilag i postkassen. Via Svar Ut tjenesten foregår sikker digital forsendelse av post fra kommunen og innbyggere kan sende sikker digitalt post til kommunen via sin Digitale postkasse. Det er ett nasjonalt mål at velferdsteknologi er en naturlig del av helse og omsorgstjenestene. På Ullerud Helsebygg er det tatt i bruk velferdsteknologi og smarthusteknologi som gir økt trygghet for beboerne og en enklere hverdag for de ansatte. Digital skole-prosjektet gir skolen pedagogisk fornyelse og nye måter for samhandling mellom elever og lærere. I løpet av 2018 er alle skolene i Frogn med i Digital skole. Sikker og moderne IKT-infrastruktur og gode systemer er ett viktig fundament for en effektiv tjenesteproduksjon og for å levere gode digitale tjenester til publikum. Samtidig går utviklingen i retning av at flere systemer legges ut som «skytjenester» og at nye arbeidsflater tas i bruk. For eksempel har de som arbeider med vann og avløpsløsningene tilgang til sine oppgaver og nødvendig dokumentasjon på sine mobiler og nettbrett ute i felten. Oppdatering av dokumentasjonen foregår også i felten når oppgavene løses. 7

8 Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Kontrollutvalget har gjennomført en forvaltningsrevisjon for IKT- Sikkerhet og drift samt etterlevelse av lover og retningslinjer ved behandling av personopplysninger i Samtidig pågår forberedelsene til GDPR (Ny personvernforordning i EU) som blir norsk lov i mai Dette medfører nytt regelverk med nye plikter for personvern og nye rettigheter for enkeltpersoner. Frogn kommune 31. mars 2018 Harald K. Hermansen Rådmann 8

9 2. Årsberetning - Hovedtall i regnskapet 2.1 Driftsregnskapet Hovedtall , millioner kroner Regnskap 2017 Regulert budsjett 2017 Regnskap Skatteinntekter Rammetilskudd Andre inntekter Sum driftsinntekter (1+2+3) Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat (4+5) Netto renteutgifter Netto avdragsutgifter Motpost avskrivinger Netto driftsresultat ( ) * Brukt i investeringsregnskap Netto avsetninger ** Regnskapsmessig mindreforbruk ( ) *** På grunn av at tallene er rundet av til millioner kroner kan det være mindre avvik fra det offisielle regnskapet. Skatteinntekter (1): Andre inntekter (3): Skatteinngangen for 2017 ble på linje med budsjetterte tall. Rammetilskudd (2): Rammetilskuddet ble noe høyere enn budsjettert. Rammetilskudd påvirkes av høye eller lave skatteinntekter. Høy skatteinngang gir lavere rammetilskudd som følge av inntektsutjevningen. Frogn kommune har en skatteinngang over landsgjennomsnittet og én million kroner i økte inntekter på skatt resulterer i et trekk i rammetilskuddet på kroner. Inntektsutjevningen skal utjevne de økonomiske forutsetningene for et likeverdig tjenestetilbud i kommunene. Dette er i hovedsak enhetenes inntekter eksklusive bruk av fond. Omfatter salgsog leieinntekter, momsrefusjon, sykepengerefusjoner og øremerkede tilskudd osv. Inntektene ble 24 millioner kroner høyere enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak at øremerkede tilskudd og refusjon fra andre kommuner ikke i tilstrekkelig grad er budsjettert. Sum driftsinntekter (4): Driftsinntektene ble 33 millioner kroner høyere enn budsjettert. Avvikene er forklart i avsnittene ovenfor. Sum driftsutgifter (5): Driftsutgiftene ble 45 millioner kroner høyere enn budsjettert. Hovedårsaken til 9

10 avviket er mangelfull budsjettering av utgifter til varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon, som blant annet omfatter innleie av konsulenttjenester og vikarbyrå i helseenhetene. I tillegg ble avskrivningene langt større enn budsjettert. Netto renteutgifter (7): Netto renteutgifter ble 6 millioner kroner lavere enn budsjettert som følge av lavere rente på de flytende lånene. Netto avdragsutgifter (8): Avdragene ble ca. 6 millioner kroner lavere enn budsjettert. Kommunen beregner minste tillatte avdrag ved å vekte gjenværende levetid på driftsmidlene i forhold til bokført verdi totalt. Metoden gir et krav til minste avdrag som avviker fra faktisk kapitalslit på lånefinansierte anleggsmidler. Normalt vil denne beregningsmåten gi et lavere krav til minste avdrag enn kapitalslitet på lånefinansierte anleggsmidler. Det ble i 2017 besluttet å betale et ekstraordinært avdrag på 80 millioner kroner som ble belastet disposisjonsfondet. For nærmere informasjon vises til note 15 i regnskapet. Netto driftsresultat (10): Netto driftsresultat utgjør 2,59 prosent av brutto driftsinntekter. Avviket fra budsjett er forklart i avsnittene over. Ca. 5,3 millioner kroner av enhetenes merforbruk overføres fra 2017 til Inndekkingen av dette gjøres enten ved å benytte tidligere avsatte bufferfond eller som en reduksjon i avsatt fremtidig ramme. En enhet får overført et mindreforbruk på 0,5 millioner kroner som avsettes fond. Ikke disponert andel av overskuddet er på 18 millioner kroner. Brukt i investeringsregnskapet (11): Det er ikke overført midler fra drift til investering for finansiering av prosjekter. Netto avsetninger (12): Netto avsetninger er på 11 millioner kroner i 2017, det vises til note 7 i regnskapet for nærmere informasjon. Regnskapsresultat (13): Regnskapet for 2017 er avsluttet med et regnskapsmessig mindreforbruk på 18 millioner kroner. 10

11 Prosent av netto driftsinntekter 2.2 Utvikling av netto driftsresultat Netto driftsresultat er forskjellen mellom løpende utgifter og inntekter. Netto driftsresultat kalles også overskudd til investeringer og avsetninger og er det mest sentrale størrelsen for kommunens handlefrihet. Netto driftsresultat i prosent av netto driftsinntekter 6% Frogn Kommunegruppe 8 5% 4% 4,3 % 4,1 % 3,8 % 3% 2,9 % 3,0 % 2,6 % 2% 1% 0,9 % 0% Frogn kommunes driftsresultat for 2017 er lavere enn for 2016, og også lavere enn gjennomsnittet i KOSTRA gruppe 8. Kommunaldepartementet anbefaler kommunene å planlegge et nivå på netto driftsresultatet på minst 1,75 prosent. I kommuneplanen er målet satt til 3 prosent og i de fire siste årene har kommunen levert resultater i nærheten eller bedre enn kommuneplanmålet. 11

12 2.3 Enhetenes rammer og forbruk 2017 Regnskap før avsetting av overunderskudd 2017 Resultat før avsettinger overunderskudd 2017 Regulert budsjett Overført over- Enhet 2017 underskudd 2018 Rådmannsgruppa IKT Økonomi POP Samfunnsutvikling Barnehager Frognskolen Pleie og omsorg i institusjon Hjemmebaserte tjenester Utvikling, tilrettelegging og omsorg Enhet for barn, unge og familier Helse- og koordinering Rus og psykiatri Kultur og fritid Eiendom Miljø, idrett og kommunalteknikk NAV Sum fordelt Tabellen viser: Kolonne 1 Revidert budsjett Kolonne 2 Regnskap før avsetninger til 2017 av overskudd/underskudd Kolonne 3 Kolonne 1 fratrukket kolonne 2 og viser resultatet pr enhet før avsetning Kolonne 4 Viser hva som er avsatt, overført til budsjettåret 2018 Regnskapskolonnen i tabellen omfatter bruk av- og/eller avsetning til bundet fond, statstilskudd, rammetilskudd etc. Tabellen vil derfor avvike fra tilsvarende tabell i regnskapet Kommentarer til enhetenes forbruk Det er kun enheter med et resultat som avviker med mer enn +/- 3 prosent som er kommentert under. IKT Overskuddet på enheten skyldes: Ubenyttet reserve på 0,5 millioner kroner Refusjon fra Frognskolen for PC-er levert fra lager på 0,35 millioner kroner 12

13 Innsparing på leie av print/kopi-maskiner i overgangen til ny leieavtale på 0,15 millioner kroner Lavere utgifter til IKT Follo på 0,2 millioner kroner Samfunnsutvikling I enhet for samfunnsutvikling skyldes mindreforbruket i hovedsak vakante stillinger. Både enhetsleder og flere ansatte sluttet i perioden mai - august 2017 og stillingene har, med unntak av ny enhetsleder, vært ubesatte resten av året. I tillegg var gebyrinntektene for planbehandling noe høyere enn det som var budsjettert. Skoler Skolenes merforbruk har i all hovedsak to årsaker. Den ene er at noen av skolene ansatte medarbeidere i 2017 ut over det som lå til grunn for budsjettene. Den andre årsaken er økte kostnader til elever i andre kommuner som Frogn kommune har ansvar for. Disse kostnadene ble 3,5 mill kr høyere enn budsjettert. Skolene skal i 2018 dekke inn 50% av overskridelsene for eksterne elever, og hele overskridelsen på øvrig aktivitet. Frognskolen er nå organisert som en enhet, og bl.a. følges ansvaret for elever i andre kommuner nå opp sentralt. Skolene har hatt en nedgang i elevtallet i 2017 med 40 elever. Det betyr at skolene fortsatt vil ha god lærerdekning også når antall ansatte vil bli noe redusert og undervisningen som følge av dette blir organisert annerledes. Pleie og omsorg i institusjon Ullerud helsebygg hadde sitt først driftsår i Dette var et år preget av flere utfordringer som er relatert til oppstart av et helsebygg med et omfattende innhold, herunder etablering av nye avdelinger, flytting av beboere, opplæring, organisasjonsendringer, arbeidsplaner m.m. Merforbruket ble på ca. kr 4,2 millioner, og skyldes i hovedsak økte vikarkostnader samt kjøp av ekstern spesialplass. Det pågår fortsatt et arbeid for å få avklart hvor mye av merforbruket i 2017 som skyldes engangskostnader relatert til oppstarten. Kommunestyret har for øvrig økt rammene fra Hjemmebaserte tjenester Tjenestene har vært preget av stor aktivitet. Antall pasienter i hjemmesykepleien er stabilt, men antall timer pr. pasient har økt betydelig. Merforbruket på 4,5 millioner har i all hovedsak to årsaker. Den ene er økt bruk av vikarer og ekstrahjelp, mens den andre årsaken er en betydelig økning i antall timer i tjenesten "Brukerstyrt personlig assistanse" (BPA). Enhet for utvikling, tilrettelegging og omsorgs I enheten er det et mindre forbruk på ca. kr 7 millioner. Dette skyldes flere forhold. Inntekten er betydelig økt ved at refusjon for ressurskrevende tjenester er 3,1 millioner kroner høyere enn budsjettert. Lønnskostnadene er kr 2,5 millioner lavere enn budsjettet. Dette skyldes bl.a. bruk av vikarer som har noe lavere avlønning enn fast ansatte. Enheten har lagt betydelig vekt på organisasjonsutvikling og endring, som er i samsvar med kommunens prioriteringer. 13

14 Helse og koordinering Enheten har arbeidet med å tilpasse organisasjonen til fremtidige utfordringer. Forbruket var kr 3,4 millioner lavere enn budsjettet. Dette skyldes planlagt innsparing og redusert vikarbruk. I tillegg har kommunen fått prosjektmidler som ikke var budsjettert. Gjennom turnuslegearbeid har kommunen fått økte inntekter. Eiendom I enhet for eiendom kan mindreforbruk på 4,44 MNOK i hovedsak forklares med følgende: - Stor aktivitet på prosjektsiden med bl.a. Bølgen, Ullerud helsebygg og varmeanlegg på Seiersten skole. Bølgenprosjektet har alene tatt ca. 2 årsverk i Dette har medført at mindre prosjekter, finansiert gjennom driftsmidler, ikke er gjennomført som planlagt i Dette gir et mindreforbruk på 1.1 MNOK på driftsbudsjettet. EPC prosjektet har også bidratt til denne besparelsen. - Ullerud helsebygg har gitt reduserte driftskostnader med ca kr ,-. - Økning av leieinntekter, som er satt i tråd med prisregulering utgjør ca ,-. - Lavere bemanning enn planlagt for Vi har hatt en vakant stilling gjennom hele året, som har gitt en besparelse på ca ,- Vi har også hatt ett mindreforbruk på lønn på ca 1,6 MNOK. NAV Enheten har høy aktivitet på de fleste kommunale tjenester. Bosettingstallene av flyktninger var høy, både i 2016 og Dette medførte en betydelig økning i kostnader relatert til introduksjonsstnad, og har bidratt til et merforbruk. NAV fikk ved årsskiftet kompensert for disse kostnader. I tillegg bidro nevnte økning i bosetting til økte kostander på Follo kvalifiseringssenter, dette både gjennom husleieøkning og bemanningsvekst. Dette medførte økte utgifter på NAV. Samlet merforbruk på NAV var ca. kr 4,3 millioner for Underskuddet overføres ikke til

15 2.4 Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet ble for 2017 avsluttet i balanse. Utvalgte større investeringsprosjekter er gjengitt i oversikten under Investering, utvalgte større prosjekter 1000 kroner, budsjett til og med 2017 Prosjekt Budsjett 2017 Budsjett totalt 1) Regnskap 2017 Regnskap totalt Ubrukt Kostn. avvik Planlagt ferdig 1 Helsebygg Ullerud Nei Svømme-/badeanlegg inkl. oppgrad. Frognhallen Nei Boligprosjekter samlet Nei Varierer 4 Flerbrukshus 2) Ja Seiersten stadion - oppgradering av anlegg Nei Hovedplan vann og avløp Nei Varierer 7 Energy Performance Contracting (EPC) Nei Utskifting av oljefyringsanlegg innen Nei Brygger sjøtorvet Ja Investeringer i boliger til bosetting av flyktninger Nei Varierer Sum Budsjett til og med 2017, dvs. for Svømme-/badeanlegget vil totalt bevilget avvike fra dette, ny bevilgning i 2018 er vedtatt med 50 millioner kroner. 2 Budsjettet er korrigert etter publisering 15.2 for at budsjettet for 2017 og totalbudsjettet blir riktig. Beskrivelse av kolonnene: Budsjett Budsjett totalt viser hva som er bevilget over hele prosjektets levetid. Beløpet kan avvike fra vedtatt totalkostnad i prosjektet. Regnskap totalt viser hva som er regnskapsført på prosjektet pr Det er som hovedregel påløpt høyere kostnader enn det som er regnskapsført. Ubrukt viser differansen mellom Budsjett totalt og Regnskap totalt. Kostnadsavvik (Kostn.avvik) viser hvorvidt det anslås at det vil bli kostnadsoverskridelser i forhold til bevilget beløp. 1 HELSEBYGG ULLERUD Bygget ble overtatt i januar 2017, åpning april Sluttoppgjør ferdig. Kostnadsavvik satt til nei i tabellen på grunn av avvikets størrelse, samt at inventar til helsebygget er vedtatt som eget prosjekt som har overskudd. 2 SVØMME- / BADEANLEGG INKL. OPPGRADERING AV FROGNHALLEN Det er ved tidspunktet for avleggelse av regnskapet uavklart konflikt mellom entreprenør og Frogn kommune, det vises til betingede forhold på balansedagen, note 18. Deler av omtvistet beløp er bokført i

16 Kostnadsavvik satt til nei fordi det er vedtatt økt bevilgning på 50 millioner kroner i 2018 (vedtatt HP ). 3 BOLIGPROSJEKTER SAMLET Videreføres i henhold til Handlingsprogrammet FLERBRUKSHUS Prosjektet er ferdigstilt. Sluttoppgjør ferdig fra kommunens side. Entreprenør har imidlertid varslet et mulig etterfølgende økonomisk oppgjør. 5 - SEIERSTEN STADION - OPPGRADERING AV ANLEGG Prosjekt ferdigstilt. Frogn kommune har foreløpig ikke overtatt undervarmeanlegget. Sluttoppgjør gjenstår. 6 - HOVEDPLAN VANN OG AVLØP Ubrukte midler skyldes prosjekt som er startet og forventes ferdigstilt i løpet av Forsinkelser på grunn av endret prosjektering til ny trasé etter at det ikke ble oppnådd enighet med grunneier. 6 INVESTERINGER I BOLIGER TIL BOSETTING AV FLYKNINGER. Behovet ble kraftig redusert i løpet av 2016 og 2017 og det er ikke bevilget nye midler i ENERGY PERFORMANCE CONTRACTING (EPC) Gjennomføres i henhold til plan i 2017 og UTSKIFTING AV OLJEFYRINGSANLEGG INNEN 2018 Gjennomføring 2017 og 2018, dels koordinert med EPC-prosjektet. 9 - BRYGGER SJØTORGET. Kaifronten ble ferdigstilt årsskiftet 2017/ INVESTERINGER I BOLIGER TIL BOSETTING AV FLYKNINGER. Behovet ble kraftig redusert i løpet av 2016 og 2017 og det er ikke bevilget nye midler i

17 Prosent av brutto driftsinntekter 2.5 Balanseregnskapet Tall i millioner kroner Omløpsmidler Herav: Kortsiktige fordringer Anleggsmidler Herav: Utlån, aksjer, andeler og pensjonsmidler SUM EIENDELER Egenkapital og gjeld: Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld * SUM GJELD Egenkapital Herav: Fond Likviditetsreserve 0 0 Ikke disponert mindreforbruk Prinsippendringer -5-5 SUM GJELD OG EGENKAPITAL Memoriakonto: Ubrukte lån * Inklusive pensjonsforpliktelser på millioner kroner per Likviditet - Arbeidskapital Kommuneloven krever tilstrekkelig likviditet til å foreta løpende utbetalinger. Kommunen har hatt tilfredsstillende likviditet gjennom året og benytter arbeidskapital som indikator for å vurdere dette. Indikatoren viser arbeidskapital i prosent av driftsinntektene. Arbeidskapital defineres som differansen mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld, og er et uttrykk for kommunens likviditet. Med likviditet menes evne til å betale forpliktelsene etter hvert som de forfaller. 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 17,8 % Arbeidskapital Frogn Kommunegruppe 8 20,5 % 18,4 % 28,7 % 20,9 % 25,5 % ,8 % 17

18 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Kommunen har et akkumulert premieavvik (påløpte pensjonskostnader som ikke er utgiftsført) på 48 millioner kroner inklusive arbeidsgiveravgift. Premieavviket inngår i omløpsmidler, men er trukket ut i fremstillingen over. Regnskapet for 2017 forklarer premieavviket ytterligere Forvaltning av kortsiktig likviditet Kommunens kortsiktige likviditet har i sin helhet vært plassert som bankinnskudd. Midlene har i stor grad vært plassert i hovedbankforbindelsen DNB med gode betingelser. Gjennomsnittsavkastningen antas å ha vært tilsvarende hva det har vært mulig å oppnå i pengemarkedsfond (fond som er innenfor bestemmelsene i gjeldende finansreglement) Netto lånegjeld Lånegjeld er definert som langsiktig gjeld (eksklusive pensjonsforpliktelser) fratrukket totale utlån og ubrukte lånemidler. I totale utlån inngår formidlingslån. Indikatoren omfatter dermed utlån hvis mottatte avdrag skal inntektsføres i investeringsregnskapet, i tillegg til innlån som skal avdras i driftsregnskapet. Lånegjelden har økt betydelig fra 2014 som følge av store investeringsprosjekter i kommunen. Gjeldsgraden ligger høyere enn gjennomsnittet for KOSTRA gruppe 8. Med en høy gjeldsgrad har kommunen fått stor effekt av de lave rentene de siste årene. Netto gjeld Frogn Kommunegruppe 8 140,0 % 120,0 % 100,0 % 80,0 % 60,0 % 80,8 % 94,5 % 86,5 % 89,6 % 111,4 % 92,7 % 125,3 % 95,1 % 40,0 % 20,0 % 0,0 % Låneporteføljen består pr av fastrente på 75 millioner (cirka 5 % av den totale låneporteføljen), resterende er flytende rente. For nærmere informasjon om låneporteføljen vises til vedlegg 1. 18

19 Prosent av brutto driftsutgift Forvaltning av lånegjelden Ved utgangen av 2017 utgjorde Frogn kommunes låneportefølje millioner kroner inklusive lån til videre utlån på 76 millioner. Netto lånegjeld var på millioner. Frogn kommune har én avtale om rentesikring på et lån med hovedstol på 75 millioner kroner frem til Rentesikringen ble gjennomført i henhold til vedtatt finansreglement. Kommunens gjennomsnittlige rentevilkår for gjeldsporteføljen var 1,43 prosent ved utløpet av desember For mer informasjon om låneporteføljen vises til vedlegg 1 til årsmeldingen Disposisjonsfond Disposisjonsfondet utgjør totalt 93,7 millioner kroner per 31. desember Kommunestyret vedtok å benytte 80 millioner av disposisjonsfondet til ekstraordinær nedbetaling av gjeld. Dette er årsaken til ned sterke nedgangen i fondets størrelse. Det er ikke forutsatt bruk av disposisjonsfond i perioden utover det som er nødvendig til egenkapitalinnskudd i pensjonskassen i KLP. Dette innebærer at disposisjonsfondet minst vil kunne opprettholdes på dagens nivå i fireårsperioden. Disposisjonsfond Frogn Kommunegruppe 8 16,0 % 14,9 % 14,0 % 12,0 % 11,0 % 12,2 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 5,5 % 5,8 % 7,8 % 8,3 % 9,2 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Oppsummering nøkkeltall Frogn kommunes regnskap er for 2017 avsluttet med et netto driftsresultat på 29 millioner kroner som utgjør 2,6 prosent av driftsinntektene. Etter netto avsetninger, utgjør regnskapsmessig mindreforbruk 18,3 millioner kroner. 19

20 Regnskapet viser fremdeles et godt driftsresultat med et solid disposisjonsfond. Lånegjelden har økt i prosent av driftsinntektene i Driftsresultatene har de siste 6 årene vært sterke. I 2017 var resultatene i norske kommuner særdeles gode og gjennomsnittet i kommunegruppe 8 var noe høyere enn resultatet til Frogn. Lånegjelden i prosent av driftsinntektene har steget, og ligger nå over sammenlignbare kommuner. Disposisjonsfondet er høyere enn minimumsmålsettingen i kommuneplanen, men er svekket i 2017 som følge av en ekstraordinær nedbetaling av lånegjeld med 80 millioner kroner. 2.7 Betingete forhold og hendelser etter balansedagen Tvist om utbyggingsprosjekter Kommunen har 3 løpende entreprisetvister etter oppføring av Smia og Bølgen samt rehabilitering av en bolig på Kopås. Videre har kommunen 2 andre tvistesaker som vil bli behandlet i domstolen, og 2 løpende uløste erstatningssaker. Det er foreløpig uavklart hvordan det økonomiske utfallet blir for kommunen i disse tvistesakene. 20

21 3. Årsberetning Likestilling, tilgjengelighet og internkontroll 3.1 Likestilling Kommuneloven har krav om at det redegjøres for likestilling, tilgjengelighet og diskriminering i årsberetningen Folkevalgte Frogn kommune har en kvinneandel på 50 % i kommunestyret, formannskap og hovedutvalgene. Gjennomsnittsalder for representantene er 54 år i Ansatte Frogn kommune har fremdeles en overvekt av kvinnelige ansatte. Dette kan delvis forklares med at kommunens virksomhet i stor grad er knyttet til omsorgsyrker innen oppvekst/skole, pleie og omsorg. På teknisk side er menn overrepresentert. Vi forsøker å etterstrebe en balanse i kjønnsfordelingen i alle ansettelser uavhengig av yrkesgrupper og stillingsnivåer. Alder- og kjønnsfordeling Menn Kvinner Frogn kommune er en inkluderende arbeidslivsbedrift som i henhold til avtalen både skal ivareta egne ansatte i tillegg til å inkludere arbeidstakere som av ulike årsaker står utenfor arbeidslivet. Frogn kommune har et eget punkt i alle stillingsannonser med følgende ordlyd: Frogn kommune er en IA-bedrift og ønsker mer mangfold. Vi oppfordrer alle til å søke jobb hos oss uavhengig av kjønn, alder, funksjonshemming, etnisk eller nasjonal bakgrunn. 21

22 3.1.3 Tilgjengelighet I alle våre jobbannonser presiseres det at Frogn kommune er en IA-bedrift og ønsker mer mangfold. Vi oppfordrer alle kvalifiserte personer til å søke jobb hos oss uavhengig av kjønn, alder, funksjonshemming, etnisk eller nasjonal bakgrunn. Alle nye bygg blir tilrettelagt med tanke på Universell Utforming (UU) Internkontroll I henhold til kommuneloven 48 nr. 5 skal det i årsmeldingen redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Kontrollsystemet skal bidra til å avdekke eventuelle feil og misligheter, samt øke sannsynligheten for å bli oppdaget dersom man begår en feil eller en korrupt handling. Et kontrollsystem bør også avdekke allerede begåtte misligheter, feil eller korrupte handlinger. Orden i eget hus Rådmannen ønsker å systematisere arbeidet med risikobasert internkontroll og gjennom dette sikre kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen, helhetlig styring og riktig utvikling, godt omdømme og legitimitet og etterlevelse av lover og regler. Hensikten med den risikobaserte internkontrollen, forutsetningene som må være på plass og internkontrollens virkeområde er skissert i figuren under. Som en del av arbeidet med den risikobaserte internkontrollen i Frogn kommune er det utarbeidet en felles mal for risiko- og kontrollmatrise, som i større grad skal muliggjøre sammenlikninger og prioriteringer på tvers av enhetene. Risiko- og kontrollmatrisen er bygget opp med utgangspunkt i de fem sirklene: 22

23 Som et ledd i implementeringen av en risikobasert internkontroll i Frogn kommune har rådmannen også sett nytten av å benytte risiko- og kontrollmatrisen med fokus på ønsket måloppnåelse. #Metoo-kampanjen vokste fram gjennom sosiale medier i 2017 til å bli en verdensomspennende innsats for å adressere og forebygge maktmisbruk og overgrep. Temaet ble også adressert i Frogn. For de ansatte er det fra før utarbeidet en varslingsrutine som også kan benyttes til å varsle om dette. Det er også etablert et varslingsmottak for å håndtere varsler. Rådmannen ønsker imidlertid fortsatt økt fokus for å forebygge all form for trakassering i arbeidsmiljøet være seg mobbing eller seksuell trakassering. I 2017 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon knyttet til etikk og habilitet. Rapporten konkluderte med at Frogn kommune har et forbedringspotensial knyttet til systematikk både når det gjaldt risikovurderinger, informasjon og opplæring i regelverk knyttet til etikk og habilitet. Det ble gitt 8 anbefalinger som rådmannen vil følge opp i Økonomi Dagens systemer gir muligheter til å begrense tilganger og loggføre endringer på en god måte. I Frogn kommune er all attestering og anvisning av fakturaer styrt av systemet og begrenset til navngitte personer. Personer med attestasjons- og anvisningsmyndighet har kun tilgang til å kontere i kommunens regnskap og har ingen tilgang til å gjøre endringer i mottakers opplysninger. Tilgang til kommunens betalingssystemer og ekstern kobling mot bank er begrenset til noen personer i Enhet for økonomi, digitalisering og IKT. Alle transaksjoner ved kjøp av varer og tjenester kontrolleres og godkjennes av to personer. Ved lønnskjøring blir alle utbetalinger over et gitt beløp kontrollert av to personer i økonomienheten. Det er innført loggføring av alle endringer av bankkonto opplysninger for leverandører i Teknisk drift Enhetene på området disponerer betydelige ressurser, både i form av anleggsmaskiner og penger. Området inngår og forvalter en rekke innkjøpsavtaler og har derfor, på lik linje med kommunens øvrige enheter, et stort ansvar for å opptre etisk korrekt både ved forhandlinger og etterlevelse av disse avtalene. Dette er et ansvar enhetene er svært bevisst og det arbeides godt med kommunens etikk- og verdigrunnlag. De aller fleste av kommunens anleggsmaskiner hører til dette området og det er klare retningslinjer om bruken av disse maskinene både i og utenfor arbeidstid. 23

24 Omsorgsboliger Ansatte i kommunens omsorgsboliger bistår beboerne med å forvalte sine egne penger i samråd med hjelpeverge. Regnskapsføring og bruk av midlene blir i tillegg kontrollert av revisor. Det føres en egen regnskapsbok som til enhver tid skal vise oversikt over den enkeltes kontantbeholdning i kassen. Det skal føres bilag for all bruk av penger og alle regnskapsbøker kontrolleres og alle kontantkasser telles hver kveld. Rutinen inneholder i tillegg en god beskrivelse av hvordan bilag skal føres. Øvrige områder Ulike former for risiko blir fortløpende vurdert av rådmannsteamet, stab/støtte og øvrig ledelse, men dette er ikke gjort systematisk, eksplisitt og til faste tidspunkter. Internkontroll er dokumentert i plansystemet og Compilo. Det er likevel et behov for et mer helhetlig grep og ytterligere formalisering. I eget delegeringsreglement har rådmannen delegert myndighet i for personal, økonomi og særlover knyttet til det enkelte fagområde. Kontrollansvar er ikke inkludert i dette dokumentet. Andre dokumenter som angir roller og ansvar er lederavtaler, stillingsbeskrivelser, samt virksomhetsplaner forankret i Handlingsprogrammet. Kontrollansvar er også i disse dokumentene i liten grad inkludert. 3.2 Etikk og verdiimplementering Strategi 1 - Frogn Kommunen skal ha et felles verdigrunnlag Det er utarbeidet en verdiplakat med utgangspunkt i våre felles verdier. Plakaten er forankret i organisasjonen. Det er utført egne adferdsregler knyttet til verdiene. I tillegg har man gjennom prosjektet «Ansvar for eget liv» implementert vårt felles verdisyn både på ledernivå og enhetsvis. Strategi 2 - Frogn kommune har en høy etisk standard og en organisasjonskultur basert på felles utviklende holdninger og verdier Frogn kommune har vedtatte etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte som ble revidert i Det har vært jobbet med etiske refleksjoner i flere enheter. 24

25 4. Status for kommuneplanens mål på økonomi I kapittel 4 og 5 gis en samlet statusrapport for de overordnede målene som er vedtatt i kommuneplanen Bakgrunnsfargen illustrerer samlet måloppnåelse innenfor området og er enten rød, gul eller grønn. I den helhetlige vurderingen av områdene er det lagt til grunn ulike eksterne og interne rapporter og undersøkelser. Kommunebarometeret er for eksempel en slik ekstern rapport. Frogn kommune kommer godt ut i denne nasjonale kåringen og det er naturlig å ta dette med i en helhetsvurdering. Styringsindikatorene som settes i Handlingsprogrammet er basert på ambisiøse mål og resultatene her representerer ofte kun en liten del av området vi ønsker å forbedre oss på. På utvalgte områder er det brukt ytterligere trafikklys for å kommunisere resultatene innenfor området. Teksten under forklarer de vurderingene som er gjort. 4.1 Kommunens økonomiske stilling Overordnet mål fra kommuneplanen: Langsiktig økonomistyring og effektiv bruk av ressurser Samlet sett oppnår kommunen gode resultater. Frogn har god balanse i økonomien og oppnår driftsresultater godt på plussiden. Disposisjonsfondet er tilstrekkelig til å takle uforutsette endringer og uutnyttet inntektspotensial gjennom eiendomsskatt er betydelig. Kommunen står dermed godt rustet til å styre økonomien i et langsiktig perspektiv. Kommunen har i flere år lagt vekt på forbedringer ved å sammenlikne kostnader med andre kommuner i hovedsak ved hjelp av KOSTRA og Kommunebarometeret. Vi har deltatt i flere kommunenettverk i regi av Kommunenes Sentralforbund, der målet for arbeidet har vært effektiv ressursbruk. Frogn kommune har et bevisst forhold til hensiktsmessige styringssystemer og satser de neste 2 årene tungt på prosjektet «Orden i eget hus» der et av hovedmålene er effektiv tjenesteproduksjon. Vurderingsgrunnlag ROBEK Vurdering 1 Kommunebarometer - Økonomi 0 Kommunebarometer - Kostnadsnivå 1 TBU - Produksjonsindeks 0 KS - Vedlikehold, bygg 1 Eiendomsskatt 1 Orden i eget hus 0 ROBEK (Register om betinget godkjenning og kontroll): ROBEK er et register over kommuner og fylkeskommuner som er i økonomisk ubalanse. Kommuner og fylkeskommuner i ROBEK må ha godkjenning fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet for å kunne foreta gyldige vedtak om låneopptak eller langsiktige leieavtaler, samt at lovligheten av budsjettvedtakene skal kontrolleres. I Akershus 25

26 har ca. halvparten av kommunene vært registrert her, mens Frogn aldri har vært registrert her. Kommunebarometeret: I barometeret inngår økonomi og kostnadsnivå hvor Frogn samlet kommer ut på henholdsvis plass nummer 278 og nummer 105 av alle kommunene. Innenfor økonomi har kommunen høy plassering på netto driftsresultat og disposisjonsfond. Høy renteeksponert gjeld og store investeringer siste fire år bidrar mest negativt på plasseringen. TBU - Produksjonsindeks: Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi presenterer jevnlig produksjonsindeks for alle landets kommuner. Produksjonsindeksen er et samlemål for kommunenes tjenestetilbud basert på produksjonsindikatorer for utvalgte sektorer. Indeksen gir et bilde av hvordan nivået på tjenestene er i en kommune sammenlignet med andre kommuner. Frogn scorer betydelig under landsgjennomsnitt innenfor Pleie og omsorg og Sosiale tjenester på denne indeksen. Vedlikehold kommunens realkapital: Det er en utfordring for kommunene å vedlikeholde realkapitalen på en forsvarlig og langsiktig måte. Multiconsult i samarbeid med Norges Byggog Eiendomsforening utarbeider annen hvert år en rapport som viser tilstanden på kommunenes bygningsmasse. Frogn kommune har en meget bra standard sammenliknet med øvrige kommuner og dette er et tegn på langsiktig god og effektiv økonomistyring. Eiendomsskatt: Kommunen har et uutnyttet potensial på ca. 130 millioner kroner som kan tas i bruk om ønsket, eller ved særskilte behov. Orden i eget hus: Frogn kommune har et bevisst forhold til hensiktsmessige styringssystemer og satser de neste årene tungt på prosjektet «Orden i eget hus» der et av hovedmålene er effektiv tjenesteproduksjon. Dette vil bidra til å sikre at Frogn kommune har systemer og virkemidler som bidrar til å nå målet om «Langsiktig økonomistyring og effektiv bruk av ressurser. Lean: Lean har i 2017 gjennomført flere prosesser ved å se på ulike arbeidsmetoder for å minimere unødvendig tidsbruk. Prosesser i 2017 er for eksempel hverdagsrehabilitering, i enhet for helse og koordinering, og oppstart av prosess i skolesektoren for å kartlegge «tidstyver» er igangsatt. Prosjektet er et viktig ledd i å oppnå en effektiv tjenesteproduksjon. Lean bidrar til å legge til rette for samhandling, effektiv arbeidsflyt og gir kultur for medarbeiderdrevet innovasjon.«hverdaglean» skal bli noe alle ansatte har god kjennskap til. I løpet av perioden skal kommunen gjennomføre Lean-prosesser i alle enheter. 26

27 5. Tjenester og brukere 5.1 Oppvekst og (opp)læring Overordnet mål fra kommuneplanen: Alle barn og unge i Frogn får kvalitativt gode oppvekst- og læringsvilkår K.barometeret Vurderingsgrunnlag Vurdering Kultur 0 Barnehage 0 Skole 1 Barnevern 1 Frogn kommune ser en nedgang i antall barn i barnehagene. Foreldreundersøkelsen viser at det tilbudet som leveres er av høy kvalitet. Barnehagen er et godt sted å være for barna og de ansatte. Kommunen har i 2017 utdannet flere ICDP Tilstandsrapport gr.skole 1 (International Child Development Program)- Ungdata 0 veiledere og har nå 2 veiledere i de fleste Folkehelseprofil Brukerundersøkelse BHG 1 1 barnehagene, både kommunale og private barnehager. Vi har også 2 ICDP trenere som kan sertifisere veiledere. Dette foreldreveiledningsprogrammet hever kunnskap om samspill mellom voksne og barn og benyttes både internt i barnehagene og i foreldregrupper. Dette er en del av tidlig innsats og forebyggende aktivitet. Barnehagene og PPT (Pedagogisk psykologisk tjeneste) har et utvidet oppstartsprogram for minoritetsspråklige familier i flere av våre barnehager. MINOS som startet som et prosjekt i samarbeid med Statped, er nå en integrert metode i de barnehagene. Kontakten mellom hjem og barnehage styrkes. Høsten 2017 begynte barnehagene og barnevernet et samarbeid for å øke kunnskap og tillit, styrke samarbeidet. Barnevern og barnehageadministrasjon hadde møter med de fleste kommunale barnehagene. De resterende barnehagene vil ha møter våren Relasjonskompetanse i enhet barnehager er hovedområdet for arbeidet med barna i barnehagene og sikres gjennom observasjoner og foreldresamarbeid. Det er stort fokus på både COS-P (trygghetssirkelen) og satsing på «Se barnet innenfra, hvordan jobbe med tilknytning i barnehagen» (Brandtzæg, Torsteinson, Øyestad; 2015) Frognskolen har også hatt en nedgang i antall elever i I Frogn kommunes organisasjonsjustering, har skolene blitt samlet til en enhet, Frognskolen, med en enhetsleder. Denne organiseringen kom på plass , men det arbeides videre med fordeling av roller og oppgaver. Både digitale ferdigheter og tilpasset opplæring er prioritert gjennom prosjektet «Digital skole». I 2017 har Drøbak skole kommet i gang med nettbrett og opplæringen av elever og lærere er gjort med interne krefter, lærere fra Dal skole. 27

28 De sosiale ferdighetene arbeides det systematisk med både gjennom programmet «Mitt valg» og «Se eleven innenfra», der det også blir brukt interne krefter til opplæring fra Enhet for psykososialt arbeid. Det ble tilsatt en skolelos i november Losen er organisert under enhetsleder for Frognskolen, og det arbeides med hans mandat og oppgaver. Målet er å komme tidlig inn med hjelp til elever med begynnende fravær. Ti lærere i Frogn deltar på videreutdanning dette skoleåret, både matematikk og norsk, og det foregår en betydelig kompetanseheving i arbeidet med nettbrett på skolene. «Lærende ledernettverk» som var en del av ungdomstrinn i utvikling, har vært gode samlinger for skolelederne i Frogn kommune. Dette har gitt utvikling, også videre til personalet på skolene. Dette er nå avsluttet, men vil videreføres i arbeidet med fagfornyelsen (nye læreplaner). Elevundersøkelsen viser at elevene trives godt på skolen. På 7. trinn er tallene stabilt høye, mens det er en bedring i trivsel på 10. trinn gjennom de tre siste årene. Antall elever som er mobbet av andre er stabilt lave både på 7.trinn og 10. trinn. Selv om tallene er lave, er det grunn til å se nærmere på tiltak som enda bedre kan støtte dem det gjelder. Skolelos og mobbeombud er stikkord for dette. Det har i 2017 vært en markert økning i antall meldinger til barneverntjenesten som omhandler vold i nære relasjoner. Det er vanskelig å vite om dette skyldes en faktisk økning i antall barn som lever i familier preget av vold, eller om det betyr at en har blitt flinkere til å oppdage flere av disse barna og familiene. Arbeidet med utarbeidelse av plan for arbeid med vold i nære relasjoner, ble sluttført i Det ble også vedtatt opprettelse av et Alternativ til vold- kontor i Follo. Arbeidet med tidlig innsats i barnehagene (Kvello), har vært under evaluering i Eventuelle endringer vil bli gjennomført i Det har vært iverksatt foreldreveiledningsgrupper som et forebyggende tiltak for førstgangsforeldre og andre som har behov for det. Tilbakemeldingene fra disse gruppene er svært positive. Resultatene fra UngData-undersøkelsen for 2017 viser at det er en økning i antall unge som er mye plaget av depressive symptomer og ensomhet, fra 2014 til Det er en langt høyere skår for jenter enn for gutter og skåren øker med økende alder for både gutter og jenter. Enhet for Barn, unge og familier og psykisk- helse- og rustjenester er slått sammen til en enhet Enhet for psykososialt arbeid. Enheten startet høsten 2017 en organisasjonsendring med sikte på sikre helhetlige og sammenhengende tjenester for alle aldersgrupper, tidlig innsats, tverrfaglig samarbeid, fleksibel utnyttelse av enhetens samlede kompetanse samt bruk av tiltak og metoder som innbyggerne vil ha og som virker. Situasjonen på videregående gir ikke samme entydige bilde av utviklingen når det gjelder alder og fordelingen på jenter og gutter. Det har blitt opprettet et tverrfaglig beredskapsteam mot mobbing. Teamet er forankret i enhet for psykososialt arbeid. 28

29 Den påbegynte organisasjonsendringen i enheten, har som et mål å sikre et enda større tverrfaglig samarbeid i arbeidet med barn, unge og voksnes psykiske vansker og rusvansker. Videre å sikre et mer helhetlig tjenestetilbud og i enda større grad arbeide med tidlig innsats og forebyggende arbeid. Enheten er styrket med en stilling som psykisk helsearbeider og en stilling som ruskoordinator begge tilknyttet helsestasjonen/skolehelsetjenesten. Enheten påbegynte i 2017 et prosjekt for utarbeidelse av modell for arbeid med utsatte barn. 29

30 Tjenester initieres av brukerens behov og ressurser 5.2 Helse og omsorg Overordnet mål fra kommuneplanen: Frogn kommune tilbyr helse og omsorgstjenester på beste effektive omsorgsnivå (BEON) Innbyggerens behov og ressurser er styrende for hvilken innsats og samhandling som er nødvendig. Beste effektive omsorgsnivå oppnås når tjenestetilbudet er variert og fleksibelt, og hjelpetjenestene evner å endre tjenestetilbudet i takt med endring av den enkeltes behov. Under vises en forenklet omsorgstrapp; Sykehjem Omsorgsboliger til eldre og vanskeligstilte Sykepleie og vernepleie - kompetanse og ressurser Praktisk bistand Frivillige, lag, og foreninger Prvate aktører innen helse og aktivitet Hverdagsmestring Hva er viktigs for deg? Med nytt helsebygg har Frogn kommune 93 sykehjemsplasser som tilsvarer en dekningsgrad på 20 % (av andel eldre > 80 år) som her vises i grønt. Ullerud Bofelleskap er inkludert i dette tallet. Dekningsgraden krever høy grad av effektivitet for å sikre at befolkningen får sykehjemsplass ved behov. Med lav andel omsorgsboliger til vanskeligstilte og eldre vises det i rødt og med knapp sykepleie- og vernepleie kompetanse og ressurser vises det her i oransje. God og positiv utvikling vises i grønt. Kommunes utvikling med flere innbyggere over 45 år og færre under, vedvarer også i Vi opplever en forholdsvis sterkt aldrende befolkning de siste årene. Med økende alder ser vi mer av aldersrelaterte sykdommer og nedsatt funksjonsevne. 30

31 Det er økt trykk på helse-, pleie- og velferdstjenestene og det forventes fortsatt økende behov for tjenester uten at de økonomiske rammene vil øke i samme takt. Det krever nye og mer effektive måter å jobbe på, samskaping, samhandling og tverrfaglig kompetanse. Utdrag fra statistikk 2017 i Frogn kommune Antall utskrevne pasienter fra sykehus til Frogn, pr år. Antall betalingspliktige døgn, pr år Antall pasienter utskrevet fra sykehus til korttid, pr år Økning/ reduksjon fra Økning med 17 pasienter (pas) Økning med 60 døgn Økning med 52 pasienter Antall pasienter med hjemmesykepleie i gj.snitt Likt nivå som i 2015 Antall timer pr. pasient og uke i gj.snitt, Pr. uke Brukere med hjemmehjelp i gj.snitt pr uke Økning med 46 tim/ uke Reduksjon med 48 brukere Folkehelsen er god i Norge også i Frogn, tall fra Frogn kommunes folkehelserapport Psykiske lidelser er svært vanlig i befolkningen, men forekomsten er stabil. Ca. en tredel av voksne har en psykisk lidelse i løpet av et år (inkludert alkoholmisbruk), mens 8 % av barn og unge til enhver tid har en psykisk lidelse. Sett under ett er angstlidelser den vanligste psykiske lidelsen hos både barn, unge og voksne, fulgt av depresjon. Sykmeldinger, uførepensjon og økt dødelighet er noen av de viktigste følgene av psykiske sykdommer. Folkehelsebarometeret viser at det i Frogn er signifikant flere personer med psykiske symptomer og lidelser i primærhelsetjenesten, både for alderen år og 0-74 år. Forskjellene mellom fattig og rik er blitt større i Frogn. Dette gjelder også om vi ser på landet og Akershus, men Frogn ligger nå, de siste to årene, over Akershus. Vi kan ikke se bort fra at forskjellene i Frogn kan ha negativ innvirkning på folkehelsa, og det er bekymrende med en økende ulikhet. Demens. Innbyggertall viser at det i Frogn kommune pr er 589 personer som er 80 år eller eldre. Hvis vi legger til grunn internasjonale tall, vil et teoretisk estimat utgjøre ca. 100 personer av disse med demens. Prognoser for middels befolkningsvekst anslår en befolkning på 960 personer over 80 år i Legges den samme prosentvise beregningen til grunn, vil vi se en fordobling av personer med demens i Frogn kommune i løpet av de neste 10 år. Frogn kommune ligger over Akershus og landet, både for muskel- og skjelettdiagnoser og muskel- og skjelettplager. I følge folkehelseprofilen for 2017 er dette fortsatt signifikante forskjeller fra landet som helhet. Vi ser også en markant økning de senere årene. Årlig antall nye krefttilfeller i gjennomsnitt for perioden er 93,1 personer for Frogn. Dette antallet har økt gradvis de siste årene, både for Frogn, Akershus og landet. Frogn kommune ligger likevel noe lavere enn Akershus og landet som helhet. Økningen i nye krefttilfeller kan i tillegg til en reell økning av visse krefttyper også skyldes befolkningsvekst, aldring, bedre diagnostikk og screening. Om vi ser på tallene over dødelighet ved kreft ser vi at Frogn ligger bedre an enn Akershus og landet, og vi ser en nedgang de senere årene. 31

32 Sett i forhold til landet og Akershus har Frogn kommune et lavere forbruk av legemidler mot hjerte- og karsykdommer og ligger på linje med Akershus i bruk av kolesterolsenkende midler. Bruken av legemidler mot hjerte- og karsykdommer har gått ned de siste årene for Frogn, også for kolesterolsenkende midler. Om vi ser på antall pasienter som blir behandlet hos fastlegen for hjerte- og karsykdommer har Frogn kommune hatt en stor nedgang de siste årene og ligger nå under landet og Akershus. De siste årene har dødeligheten som følge av KOLS gått ned, og Frogn ligger nå lavere enn både Akershus og landet som helhet Ullerud Helsebygg ble tatt i bruk 25.april 2017 og 66 beboere fra Grande sykehjem flyttet inn. Pårørende og frivillige var viktige ressurser denne dagen. Alt var godt planlagt, og ble gjennomført problemfritt. Medarbeiderne hadde i lang tid vært gjennom mye opplæring. Bl. a.; nytt teknisk utstyr, husets beskaffenhet, nye rutiner og brannopplæring var gjennomført. Organisering av enheten ble endret; Beboerne ble fordelt i små bogrupper på 7 eller 8 beboere. Det ble etablert et serviceteam som har ansvar å ta seg av alle fellesfunksjoner i huset. Aktivitører, kulturmedarbeider og frivillighetskoordinator som har ansvar for at beboerne skal oppleve ulike aktiviteter på bogruppene/ avdelingene og i Huskestua; vår kafeteria i 1.etasje som samler alle til konserter, allsang og ulike arrangementer. Ansatte på avdelingene har fått bedret arbeidsforholdene ved at de nå i større grad kan konsentrere seg om pleie og omsorg til beboerne. De har hjelpemidler, velferdsteknologi og infrastruktur som skal gjøre arbeidsdagene lettere. Vi har ansatt fagstillinger på hver avdeling som skal bidra til å forsterke det faglige utviklingsarbeidet. Det er kapasitet på 108 plasser på det nye Helsebygget + 28 plasser på bygg A (tidligere Ullerud sykehjem) = Total kapasitet på 136 sykehjemsplasser. Vi økte med 6 plasser da vi flyttet inn; fra 87 plasser 93 plasser. Status pr ; 93 sykehjemsplasser er tatt i bruk og det er en fremtidig kapasitet 43 Det er pr fast ansatte sykepleiere i alle stillingene, det nye Helsebygget har virket rekrutteringsfremmede. Det er, som tidligere god søknad på kvalifiserte helsefagarbeidere til faste stillinger, og alle stillingene er besatt. Det er faste helge- stillinger, i hovedsak assistenter, for å ha tilstrekkelig med ansatte på jobb i helgene. I de nye turnusene er det lagt vekt på å tilby ansatte som ønsker det, høyere stillingsbrøk. 6.september var det offisiell åpning av Ullerud Helsebygg ved helse- og omsorgsminister Bent Høie, ordfører Haktor Slåke. 10.september kom statsminister Erna Solberg på besøk i sluttspurten på sin valgkamp før stortingsvalget

33 5.3 Kirke, kultur-, idretts-, og friluftsliv Overordnet mål fra kommuneplanen Frogn kommune legger til rette for allsidige kulturelle og fysiske aktiviteter som tilfredsstiller behov til alle målgrupper i tråd med demografisk utvikling, og i et folkehelseperspektiv. Frogn kommune bidrar aktivt til en rekke kulturaktiviteter i ulike deler av kommunen. Et stort idrettslag tilbyr en mengde aktiviteter til både barn, unge og voksne, og Frognmarka benyttes av innbyggere i alle aldre. Kulturenheten har samarbeid med lokale lag- og foreninger og erfarer samtidig at de fleste kulturarrangementer uten kommersiell bevillingsgrunn må ivaretas av kommunen. Dugnadsarbeid er stadig vanskeligere å få til, og ekstern hjelp for gjennomføring av de ulike større arrangementene og konsertene i kommunal regi må skje i form av betaling. Kulturenheten legger stor vekt på å legge til rette for arrangementer hvor hele familien kan delta. Dette er med på å skape identitet og fellesskap for innbyggerne i Frogn. Arrangementer som St.Hans-feiring, Lysvandring og Barnefestival i Badeparken samler tusenvis av mennesker i det som er kåret til Frogns mest populære sted. Matfestivalen på Drøbak torg er et aktivt bidrag til både god samhandling og integrering. En rekke konserter med ulike artister besøkes av hundrevis av innbyggere og tilreisende. Gjestehavna er blitt et populært sted for mindre utekonserter i privat regi, og Frogn kommunes satsning på serien med Sommerkonserter med klassisk musikk hver lørdag formiddag i Drøbak kirke er et populært tilbud. Konserter og ulike arrangementer på Smia flerbrukshus er et nytt tilbud til innbyggerne i Frogn. Arrangementene er både i kommunal regi, og med eksterne artister som kjøper seg inn i huset. Kulturbygget, med 272 sitteplasser, er allerede blitt et populært møtested. I 2017 har bruken av huset hatt en sterk økning, og det har også gitt kirken en rekke muligheter for å gjennomføre sine arrangementer. Samarbeidet mellom kulturenheten og kirken om bruken er av huset er svært godt, og tuftet på gjensidig respekt for hverandres behov og aktiviteter. Frogns nærhet til Oslo gjør at innbyggere flest har et nært og stort tilbud av konserter og kulturarrangementer tilgjengelig i hovedstaden. Kulturhuset Kolben på Kolbotn og kinotilbud i Ski er også med på å utfordre Frogn på aktivitetssiden. Likevel er det mange lokale 33

34 kulturarrangementer som står fint på egne bein, og som bidrar til å gjøre Frogn til en spennende kulturkommune. Særlig i sommersesongen er det tett med arrangementer, og utfordringen er å fylle skuldersesongene med arrangementer. Påskefestivalen, Barnas kulturdag i Badeparken og Lysvandringen i september er eksempler på dette. Selv om aktivitetene kan variere fra år til år, har Frogn i alle år ligget høyt plassert på listen over kommunale kulturaktiviteter, sammenlignet med andre Follo-kommuner. På landsbasis er det som oftest de store byene og kommuner med et aktivt, stort kulturhus som ligger øverst. Denne statistikken bør styrke Frogns posisjon når Smias aktivitet blir registrert. Frogn kommune har en kulturskole med ca 350 elever, og en egen FAME linje hvor de eldste elevene setter opp musikaler og andre forestillinger. Over 100 ungdommer sto på scenen i Smia under avvikling av det årlige UKM i (Ung kultur møtes) Andre Follo-kommuner har måttet avlyse grunnet manglende deltagelse. Både kino og bibliotek er viktige kulturelle og sosiale møteplasser i Drøbak. Biblioteket hadde rundt besøkende i 2017, mens Drøbak kino hadde en tilbakegang fra rekordåret i Drøbak kino ligger likevel over landsgjennomsnittet blant norske småkinoer i antall besøk. Ungdomsklubb-tilbudene i Frogn har utfordringer når Underhuset er stengt som følge av ombygging av Frognhallen og nytt badeanlegg. Klubbtilbudene har over besøk i året, og er en viktig arena for mange barn- og unge. Flere andre kommuner har de siste årene lagt ned sine klubber grunnet lite besøk. Tilbudene er spesielt viktig for uorganisert ungdom, og det legges vekt på å aktivisere denne gruppen ungdom. Frivillige lag- og foreninger kan i dag benytte seg gratis av kommunale lokaler. Dette er et viktig kommunalt bidrag for å opprettholde et blomstrende foreningsliv. Folkehelseperspektivet er viktig også i kultursektoren. Det er rådmannens oppfatning at et aktivt kulturliv i seg selv er helsebringende. Å få folk til å gå på konserter og delta aktivt på ulike former for kulturarrangementer er med på å skapte trivsel, og det aller viktigste elementet i et folkehelseperspektiv. Å inspirere til aktiv bruk av marka, enten det er turgåing, skigåing om vinteren, jogging eller bærplukking, skaper trivsel og gir bedre helse. Lokale idrettsanlegg og kulturarenaer kan brukes på en rekke måter, og det bør hele tiden søkes drevet etter en god demografisk utnyttelse med lav terskel og stor takhøyde for aktiviteter. Frogn kommune samarbeider blant annet med aktiviteter som Festningsmarsjen, Frogn på langs, ulike familiesykkelritt, påskebad og rebusløp for hele familien. Nettopp som følge av å ha fokus på folkehelseaspektet. Stedets iboende kvaliteter søkes utnyttet i størst mulig grad, og for Frogns del er dette fjorden, skiløyper om vinteren, trehusbebyggelsen og marka generelt. Den politiske viljen til å satse på og ruste opp eksisterende arenaer, samt investere i nye bygg, er ofte avgjørende for et blomstrende kulturliv. Utbygging av Seiersten idrettspark, opprusting av Badeparken og nytt kulturbygg på Dyrløkke vil kunne styrke kultur- og friluftstilbudet betraktelig til innbyggerne de kommende årene. 34

35 5.4 Medarbeidere Overordnet mål fra kommuneplanen: Frogn Kommune er til enhver tid en nyskapende og fleksibel organisasjon som tiltrekker seg, utvikler og beholder kompetente medarbeidere. Arbeidskraft er den viktigste ressursen Frogn kommune har og den må utnyttes mest mulig effektivt. Behov for endringer knyttet til oppgaveløsning og demografiske utfordringer fordrer at kommunen har riktig kompetanse og evne til fornying. Krav til effektiv oppgaveløsing og innovasjon må ses i sammenheng med gjennomføring av reformer, endrede forventninger og nye behov i befolkningen. Dette bidrar til å gjøre Frogn kommune til en spennende og attraktiv arbeidsplass. I 2017 gjennomgikk rådmannen organisasjonsstrukturen i Frogn på nytt. Frogn kommunes kjerneverdier Respekt, Engasjement, Profesjonell og Raushet lå som grunnstein for den endrede organiseringen. Arbeidet resulterte i en organisasjonsjustering der antall enheter gikk fra 20 til 13. Hensikten er å skape robuste enheter organisert for å møte framtidige utfordringer både av strategisk- og praktisk karakter. Organisasjonsjusteringen har skapt rom for helhetlig og tverrgående ledelse som er rustet til å møte framtidens oppgaver og evner å samhandle slik at likeverdighet i møte med innbyggerne ivaretas. Den justerte organiseringen bygger opp under arbeidet med at innbyggerne i større grad tar aktivt del i avgjørelser som omhandler dem selv. Denne måten å jobbe på krever en annen tilnærmingsmåte. Ved å skulle endre faglige og metodiske tradisjoner og perspektiver som råder i offentlig sektor, reiser dette arbeidet aktuelle verdimessige temaer og problemstillinger gjennom prosjektet som har arbeidstittelen Ansvar for eget liv. Det har gjennom året vært utviklet metoder og workshops for å implementere ny metodikk. Frogn kommune har bl.a tatt i bruk LEAN som metode for kontinuerlig forbedring, med fokus på bedre flyt for innbyggerne. For å innarbeide denne arbeidsmåten og skape nødvendig kulturendringen, vil arbeidet med implementering pågå i flere år. God og tydelig ledelse med felles lederplattform er avgjørende for å skape og utvikle attraktive arbeidsplasser. Gjennom en årrekke og i tråd med arbeidsgiverstrategien har det vært gjennomført skreddersydde program for lederutvikling. Hensikten har vært å sikre at alle ledere i Frogn har felles ståsted. I 2017 ble lederutviklingen knyttet tett opp til videre utvikling 35

36 av de gjennomgående prosjektene LEAN, Ansvar for eget liv og Orden i eget hus. Dette arbeidet vil fortsette også i årene framover. I 2017 har vi i hovedsak rekruttert den kompetansen det har vært behov for. Det har imidlertid vært utfordrende å rekruttere innen noen fagområder som sykepleie. Dette gjenspeiler nasjonale trender. I Frogn kommune er arbeidsnærvær et viktig satsingsområde. Målet er å skape attraktive, inkluderende og helsefremmende arbeidsplasser. Det legges til rette for at ansatte skal kunne opprettholde en sunn balanse mellom arbeid og privatliv. I 2017 etablerte rådmannen en prøveordning knyttet til å fremme økt nærvær. Målet var å bidra til at Frogn kommune er en attraktiv, inkluderende og helsefremmende arbeidsplass. Resultater viser at vi i år har bedret våre nærværstall (4,9 % legemeldt fravær og 2,3 % egenmeldt). 36

37 6. Kommunikasjon og interne systemer 6.1 Frogn kommunes digitaliseringsstrategi Overordnet mål for Frogn kommunes digitaliseringsstrategi Frogn kommune leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringslivet et reelt digitalt førstevalg og bidrar til en effektiv tjenesteproduksjon. Digitalisering er et samlebegrep på en utvikling som påvirker samfunnsutviklingen, individer, offentlig sektor og næringslivet. Digitalisering handler om endring og fornyelse av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Det handler også om en organisasjon og ledelse som ser og tar i bruk mulighetene som teknologien gir. Utvikling av gode digitale tjenester er krevende for den enkelte kommune. For å gjennomføre digitalisering av kommunens tjenester raskt, med god kvalitet og innenfor begrensede økonomiske rammer er det nødvendig at de føringer og fellesløsninger som utvikles for det offentlige benyttes. Viktige føringer for digitaliseringsarbeidet i kommunen er KS sin Digitaliseringsstrategi og regjeringens Digitale Agenda. Fokusområder: Digital dialog og forvaltning Frogn kommune har et bevisst forhold til bruk av digitale kanaler og en effektiv og brukervennlig digital forvaltning. Frogn kommune har fokus på gode digitale tjenester og rask og relevant informasjon til innbyggere og næringsliv via ulike kanaler innbyggere følger i dag Frogn kommune på Facebook. Frogn publiserer også informasjon på Instagram og Snap benyttes som kanal mot de yngre. Kommunen produserer et månedlig infobilag som distribueres ut til alle husstander. Hjemmesiden gir innbyggere tilgang til nyttig informasjon og en rekke digitale tjenester via elektroniske skjema. Ved pålogging med elektronisk ID blir relevant brukerinformasjon fylt inn i skjemaet. Innholdet i skjemaet 37

38 overføres automatisk til arkiv og saksbehandlingssystemer. Digital forsendelse av post via Svar Ut til innbyggernes postkasse Digipost og ebox øker. De som ikke allerede har en digital postkasse vil bli oppfordret til dette gjennom en samlet kampanje både på trykk og på nett i februar/mars Tjenester som Svar Inn og esignatur er under innføring og gjør at innbyggere og næringsliv kan signere og returnere elektroniske dokumenter til kommunen fra sin digitale postkasse. Dokumenter til utvalgsmøtene er tilgjengelig digitalt for politikerne via en app som er knyttet til kommunens sak og arkivsystem. Publikum kan følge utvalgsmøtene via nettsiden. Her finner de også saksdokumenter og videoopptak av møtene. En modul i sak- og arkivsystemet gir oversikt over politiske vedtak. Dette gir bedre oversikt for saksbehandlere og gjør at politikere og publikum kan følge status på de politiske vedtakene på kommunens nettside. En felles meldingstjeneste er under etablering. Tjenesten benyttes til meldinger fra innbyggerne som feil på vei og anlegg og for interne meldinger som feil på systemer og bygninger. Tjenesten kan gi innbyggere informasjon om hvor brøytebilen befinner seg og meldinger til de som blir berørt ved vedlikehold av tekniske anlegg Strategisk ledelse og IKT KI 2 Frogn kommunes ledelse har IKT som en del av det strategiske planarbeidet og benytter IKT for styringsdata om økonomi, kvalitet og produktivitet. Bedre og mer strategisk ledelse av digitaliseringsarbeidet skal øke hastigheten og effekten av arbeidet. Rådmannen deltar sammen med rådmenn fra de andre kommunene i Akershus i ett nettverk for strategisk ledelse av kommunens digitaliseringsarbeid. Kommunens styringssystem utvikles fortløpende. Dette skal gi enklere tilgang til nødvendig styrings- informasjon og bedre oversikt over resultatene. Det benyttes en felles løsning for etablering og oppfølging enhetenes virksomhetsplaner. Frogn kommune benytter sammen med de andre Follo kommunene Framsikt, et felles verktøy for analyse, budsjettering, økonomiplanlegging og virksomhetsstyring i kommuner. Framsikt gir kommunen et godt sammenligningsgrunnlag med andre kommuners resultater. 38

39 7.1.3 Kompetanse KI 3 Frogn kommunes ledelse har kompetanse til å ta gode strategiske valg innen moderne digital forvaltning og de ansatte har kompetanse til å benytte mulighetene Arbeid med kvalitetsutvikling og effektivisering ved hjelp av digitalisering krever ny kompetanse. e-læring og nanolæring benyttes i større grad innen kompetanseutvikling i kommunen. KS Læring er en fellesløsning fra KS for deling av kunnskap og kompetanseheving for ansatte i kommuner og fylkeskommuner basert på e- læring. Her kan kommunen dele sine kurs og ta i bruk kursopplegg fra andre kommuner. I tillegg til opplæring er det viktig at brukerne av IKT systemene har en god 1. linje tjeneste slik at de får raske svar på sine utfordringer uten å bli heftet unødig i sitt daglige arbeide. Det er også et fokus på hjelp til selvhjelp og det pågår at arbeid med å utvikle veiledere for riktig utføring av rutiner og arbeidsprosesser internt Arkiv, dokumenthåndtering KI 4 Frogn kommune har arkiv og dokumenthåndtering hvor alle typer dokumenter behandles i henhold til lov og enkelt kan gjenfinnes. Rekrutteringssystemet, skjemaportalen og det skoleadministrative systemet arkiverer data automatisk i sak og arkivsystemet basert på Noark5 standard. En separat arkivkjerne (earkiv) er anskaffet og skal ivareta dokumentene ved digitalisering av det papirbaserte byggesaksarkivet. earkiv skal også ivareta arkivbehovet fra ulike fagsystemer som fagsystemene til sosial og barnevern. earkiv skal implementeres fra 1. halvår Informasjonssikkerhet KI 5 Frogn kommunes ansatte og ledelse har god kunnskap om personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet og behandler personopplysninger lovlig, sikkert og forsvarlig Kontrollutvalget gjennomførte høsten 2017 en forvaltningsrevisjon av IKT-Sikkerhet og drift og kommunens etterlevelse av lover og retningslinjer ved behandling av personopplysninger. Sluttrapporten viser at kommunen har en IKT drift med høy tilgjengelighet. God dokumentasjon og rutiner er på plass både knyttet til IKT funksjonen innen informasjonssikkerhet og behandling av personopplysninger. Revisjonen viser dog at kommunen ikke gjennomfører systematiske og dokumenterte risiko og sårbarhetsvurderinger i tilstrekkelig grad. Videre viser rapporten at styringssystemene for IKT og informasjonssikkerhet ikke i tilstrekkelig grad sikrer at dokumentasjonen til enhver tid er oppdatert og etterleves. Frogn kommune vil gjennom prosjektet Orden i eget hus arbeide for 39

40 å styrke interkontrollen i hele organisasjonen. Rapportens konklusjoner vil også bli tatt med i det videre arbeidet med å imøtekomme den nye personvernforordningen i EU (GDPR) GDRP betyr en vesentlig styrking av innbyggernes personvern og vil gi skjerpede krav til alle som behandler personopplysninger. GDRP vil kreve mye tilrettelegging og forberedelser frem til forordningen trer i kraft fra 1. halvår Arbeidet i Frogn kommune er organisert som ett prosjekt under Rådmannen hvor virksomheter som behandler personopplysninger deltar i gjennomføringen. Frogn kommune har opprettet ett personvernombud. Ombudet skal påse at kommunens som behandlingsansvarlig overholder regelverket Infrastruktur, arkitektur og systemer KI 6 Frogn kommune har en sikker og stabil infrastruktur med gode fag- og støttesystemer som utveksler informasjon seg imellom og på tvers av forvaltningsnivå God intern informasjon og samhandling er viktig. Intranettet Front er videreutviklet og presenterer informasjon som er relevant for den enkelte bruker utfra rolle og avdeling. Bruk av skytjenester vurderes ved alle anskaffelser av nye systemer og fornyelse av gamle. Driftsform vurderes også fortløpende for eldre systemer. Fokus er tilgjengelighet og mulighet til å benytte systemene på nye arbeidsflater. Teknisk personell har nå mulig å overvåke alle pumpestasjoner via mobiltelefonen og de har via det samme grensesnittet mulighet til å se vannforbruket i de enkelte områder av kommunen. De som arbeider ute med vann og avløpsløsningene har tilgang til oppgaver og dokumentasjon på sine mobiler og via nettbrett. Kombinert med GPS kan arbeidsleder ha oversikt over hvilke områder som til enhver tid er brøytet og ev. behov for omprioriteringer. Her kan også innbyggerne følge med hvor brøytebilen har kjørt. Dokumentasjon av vann og avløpsnettet kan oppdateres fortløpende ute i felten når de gjør endringer. Dette er eksempler på løsninger som er tatt i bruk som gir forenkling og økt kvalitet. Andre viktige områder innen digitalisering er økt bruk av ehandel, bruk av EHF faktura, efaktura og faktura forsendelse via SvarUt til digital postkasse eller VIPPS. Sykemeldinger er fra januar 2018 digitalisert. For å lette arbeidet med integrasjoner mellom systemer en integrasjonsløsning etablert. Løsningen benyttes i mange kommuner i Sverige. Sikker og stabil infrastruktur og tilgjengelige IKT systemer er ett viktig fundament for digitalisering. Utvikling av løsningene, oppdatering av programvare og fornyelse av kritiske komponenter er en kontinuerlig prosess. 40

41 7.1.7 Helse og velferd KI 7 Frogn kommune har elektronisk samhandling og velferdsteknologi som understøtter målet om et helhetlig pasientforløp i helse- og omsorgssektoren og bidrar til en sikrere og enklere hverdag for brukere og helsepersonell Gjennom nasjonalt program for velferdsteknologi har en rekke kommuner testet ut trygghetsskapende teknologi, varslings- og lokaliseringsteknologi og velferdsteknologi. Budskapet er entydig. Dette gir gevinst. Teknologien gir spart tid, unngått kostnader og bedre kvalitet. I tillegg opplever brukerne større trygghet. Frogn kommune har en strategi for velferdsteknologi og en prosjektleder er tilsatt for gjennomføring av ett samarbeidsprosjekt i Follo kommunene. I det nye helsebygget på Ullerud er det etablert en plattform for velferdsteknologi og pasientvarsling som også kan benyttes til omsorgsboliger, bofelleskap og private hjem. Sentralt i systemet er det mobile vaktrommet som gir mottak, distribusjon og eskalering av alarmer og hendelser fra de ulike kildene for pasientvarsler direkte til pleierens mobiltelefon. Smarthusteknologi tilpasser lyset etter beboernes behov og avansert elektronisk medisinskap ivaretar fordeling av medisiner i henhold til pasientens journal. Velferdsteknologien i helsebygget vil gi kommunen erfaring som kan overføres til andre virksomheter og hjemmeboende. Det er også anskaffet flere moduler i fagsystemene til helseenhetene for å bedre og effektivisere tjenestene. E-rom gir en ny måte å samhandle med brukeren i helse institusjoner. Arbeidet foregår på en stor skjerm med touch flate eller mobile enheter og gir en bedre oversikt over oppgaver, påminnelser og handlinger som skal utføres. I NAV kommune og enhet for Psykososialt arbeid benytter saksbehandlere FIT (feedback informed treatment), ett system hvor brukeren ved hjelp av ett nettbrett gir en score etter hvert møte/samtale med saksbehandler. Resultatet benyttes i det videre utviklingsarbeidet Oppvekst og utdanning KL 8 Barnehagene og skolene i Frogn benytter gode og fleksible digitale læremidler bygget på en sikker og stabil teknisk plattform. Digital skole, et prosjekt for teknisk og pedagogisk fornyelse i skolene, er i stadig utvikling. Det gir mange muligheter for samhandling og deling mellom elever og lærere. Skolene opplever økt motivasjon, økt produksjon og økende grad av kreativitet, deling og samhandling/samarbeid. Dette vil kunne bidra til økt mestring og økt læring. I 2017 har Dal, Drøbak, Dyrløkkeåsen og Seiersten skole benyttet Digital skole med personlige nettbrett. Heer og Sogsti skole deltar i Digital skole fra skoleåret 2018/19. Det er et mål at IKT-satsingen også skal bidra til færre elever med vedtak om spesialundervisning, og flere foresatte melder om gode erfaringer hos sine barn knyttet til tilpasset undervisning og «normalisering» av skolehverdagen. 41