HEIM KOMMUNE Administrativ organisering Heim Kommune Fase II

Transkript

1 17/ HEIM KOMMUNE Administrativ organisering Heim Kommune Fase II Vedtatt i møte i fellesnemnda for Heim kommune, sak 33/18 den

2 Innhold 1. Innledning Kommuneloven Organisasjonskartets formål Fase I Overordnet organisering Organisasjonsmodell Valg av organisasjonsmodell to-nivåmodell Bemanningsplan på overordnet nivå Prosjektleders vurdering Fase II stab og enheter Organisasjonsplan stab Organisasjonsplan enheter Kort beskrivelse av enhetene i Heim kommune Fellesnemndas vedtak

3 1. Innledning I mandat for prosjektleder gitt av Fellesnemnda, er følgende overordnede føringer lagt (utdrag): Tre viktige ledetråder ved korsveger: Hva tjener den nye kommunen best? Hva sier intensjonsavtalen? Stortingsvedtaket Mandatet består for øvrig av en rekke kulepunkter. I 4. kulepunkt står følgende: Myndighet til å beslutte administrativ organisering av ny kommune i samråd med Fellesnemnda. Saken er avgrenset mot føringer i intensjonsavtalen, sak «tjenestestruktur» behandlet i Fellesnemnda, arbeidsgruppenes nødvendige handlingsrom og framtidige lederes nødvendige handlingsrom til å foreta praktiske tilpassinger innenfor rammene. I sak Administrativ organisering fase I, Fellesnemndssak 9/18 av ble følgende vedtak fattet: Fellesnemnda tar utredning om administrativ organisering i Heim kommune til etterretning. To-nivåmodell som organisatorisk prinsipp ble med dette vedtatt. Saken er gitt betegnelsen «Administrativ organisering fase I». Denne saken omhandler fase II og omfatter organisering av stab og enheter. Den danner grunnlag for bemanningsplan på stabsnivå (ikke detaljene i stabene) og hele ledelsen på enhetsnivå. For å få helhet og sammenheng for leseren, bygger denne rapporten på rapport behandlet i fase I. Rapporten er endret og utvidet med noen nye vurderinger og organisasjonskart for stab og enheter. Grunnlaget for vedtak i foreliggende sak finner dere fra side 11 og utover. Etter vedtak vil den danne grunnlag for innplassering av stabsledere, stabspersonell knyttet direkte opp mot rådmannen og enhetsledere. Ansatte i de tre kommunene Snillfjord, Halsa og Hemne stiller likt i konkurransen om stillinger i den nye kommunen innenfor det nivå de tilhører (jfr. prosedyren «Endring og omstilling Heim kommune»). Dette er hjemlet i Arbeidsmiljølovens kap. 16. Dette avgrenses videre av kategoriene i «prosedyre for omstilling». 3

4 2. Kommuneloven Kommunelovens 23 og 24 legger de overordnede formelle rammene for administrasjonen: 23. Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet. 1. Administrasjonssjefen er den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret eller fylkestinget fastsetter. 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget. 4. Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. 24. Kommunale og fylkeskommunale stillinger. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan tildele formannskapet eller fylkesutvalget, kommunerådet eller fylkesrådet, utvalg, styre for institusjon eller administrasjonssjefen myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker. 2. Kommunestyret og fylkestinget kan selv bestemme at ledende administrative stillinger, herunder ledere av kommunale og fylkeskommunale foretak, skal ansettes på åremål. Det samme gjelder for ombud. Åremålsperioden skal være på minst seks år. 3. Kommunestyret og fylkestinget kan opprette eller slutte seg til en pensjonsordning for kommunale eller fylkeskommunalt ansatte. Kongen kan i forskrift fastsette nærmere bestemmelser om slike pensjonsordninger. Ny kommunelov ble vedtatt 8. juni Den 22. juni sanksjonerte regjeringen Stortingets vedtak. Den vil avløse kommuneloven av Man regner med at den nye loven vil tre i kraft trinnvis, og at dette vil skje fra Det er ikke lagt opp til fundamentale endringer, men er et tydeligere skille mellom politikk og administrasjon. Blant annet er det vedtatt at det lovfestes at rådmannen har ansvar for personalet. I dag delegeres dette fra kommunestyret. 4

5 3. Organisasjonskartets formål Den kommunale administrasjonen er i første rekke et middel for kommunestyret for å oppnå mål / utføre de oppgaver kommunestyret delegerer. Den administrative organisering er i første rekke viktig for rådmannen for å holde ryddige forhold og oversikt over hvordan ansvar, myndighet og oppgaver er fordelt i organisasjonen. Et organisasjonskart forteller om kommando- og kommunikasjonslinjer. Disse skal følge ubrutte linjer. Er organisasjonskartet etablert, må det følges. Det vil ellers oppstå tvil, uklarhet og usikkerhet om roller og oppgaver og hvem som tar / har tatt beslutninger. Selv om den administrative organiseringen er viktig og den til enhver tid gjeldende struktur må følges, bør den ikke få alt for stor oppmerksomhet. En bør legge opp til å etablere en organisasjonskultur hvor fleksibilitet og endring av strukturer oppfattes som normalt. Omverdenen endrer seg hele tiden. Organisasjonen må fange opp endringene og være i stand til å tilpasse seg. Evnen til å endre seg bør være en naturlig del av en velfungerende organisasjon. Organisasjonskartet bør gjenspeile de viktigste fokusområdene for rådmannen: Tjenestene / brukerne (direkte linje til tjenestene). Politisk styring (kommunestyre, formannskap og utvalg). Ansatte (personal / organisasjon). Økonomi IKT (strategisk funksjon / virksomhetskritisk) Samfunn (Plan / Næring) Grunnleggende prinsipper: Ansvar og myndighet må følges ad Linjen må følges Organisasjonskartet må være basert på prinsipper uavhengig av personer i organisasjonen. Individuelle vurderinger må tas som egne prosesser i etterkant av en endring. 5

6 4. Fase I Overordnet organisering 4.1 Organisasjonsmodell Det er to aktuelle hovedmodeller å velge mellom: To-nivå og etatsmodell. Det er ellers to hovedelementer i en organisasjon; linje og stab. Dette er uavhengig av hvilken modell en velger: To-nivåmodell: Valgt modell etter fase I: Leder Stab Enhet Enhet Enhet Tre-nivåmodell (eksempel som ble vurdert): Leder Stab Etat Etat Etat Enhet Enhet Enhet Enhet Enhet Enhet Stabens funksjon: Håndtere kompetanseoppgaver på spesialisert nivå innenfor overgripende funksjoner på vegne av rådmannen. (Eks. økonomi, personal, IKT, arkiv, plan). Koordinere funksjoner på vegne av hele organisasjonen der det ikke er hensiktsmessig å fordele oppgavene ut til tjenestene. Intern service og betjening av det politiske apparatet. Rådgiving og støttefunksjoner ovenfor rådmann og tjenester. Kontroll og oppfølgingsfunksjon på vegne av rådmannen ovenfor tjenestene. Koordinere enheter på tvers. Lede på vegne av rådmannen Utvikling (næring / samfunn). 6

7 Enhetenes funksjon: Drift av tjenester Utvikling av tjenester Fag, personal- og budsjettansvar. En svakhet ved all formell organisering er at en organiserer tjenester i «siloer» hvor ansvar og myndighet avgrenses relativt tydelig mot hverandre med fullmakter og grenser for ansvar og myndighet. Det oppstår da utfordringer i forhold til tverrfaglighet (eks. barn og unge) og koordinering enhetene mellom. Koordinering ivaretas med: Tydelige føringer på tverrfaglig arbeid via fullmakt. Møter og team. Øverste ledelse (rådmann, ass. rådmann og kommunalsjefer) Etatsmodellen (også kalt tre-nivåmodell) stammer egentlig fra den tiden det var vanlig med politiske hovedutvalg med en matchende administrativ struktur med etatssjefer. Historisk har etatssjefene bakgrunn i særlovgivingen før 1992 hvor kommuneloven ble overordnet stort sett all særlovgiving. Hovedkritikken mot modellen har vært at helhetstenkingen ble skadelidende på grunn av at den styrket sektortenkning, både politisk og administrativt. Modellene er ikke nødvendigvis rendyrkede. Enkelte funksjoner kan legges fra stab og ut til linjen (plan og næring). Selv om det er ubrutt linje mellom rådmann og enheter, vil en tonivåmodell innebære at rådmannen må ha lederfunksjoner (toppledere i form av kommunalsjefer etc. og evt. stedfortrederfunksjon) nært seg i staben. Disse vil opptre på vegne av rådmannen (faglig). En stedfortreder vil kunne bidra i koordinering og sikring av tverrfaglighet. To-nivåmodellen vokste fram ut over 90- tallet da de politiske strukturene ble endret til et mangfold. Den er mer fleksibel med hensyn til tilpassing til det politiske system. Følges den opp riktig, fremmer den helhet og fleksibilitet. 4.2 Valg av organisasjonsmodell to-nivåmodell Begrunnelsen for valgt modell er at denne modellen sikrer at rådmannen er mer fleksibel og ivaretar helhet på en bedre måte enn etatsmodellen. Rådmannen har tilgang til alle fokusområdene langs ubrutte linjer. Dette er viktig da informasjon, kommunikasjon og dialog følger linjen. Fokusområder (fra s. 5): Tjenestene / brukerne (direkte linje til tjenestene). Politisk styring (kommunestyre, formannskap og utvalg). Ansatte (personal / organisasjon). Økonomi IKT (strategisk funksjon / virksomhetskritisk) Samfunn (Plan / Næring) 7

8 Man kan ikke organisere en virksomhet på en prinsipiell måte for deretter å opptre som man vil. Strukturen binder alle. Hvis en ikke holder seg til vedtatt organisasjonsstruktur, vil det oppstå uklare ansvarsforhold, usikkerhet og uklarhet. Konfliktpotensialet er stort. To-nivåmodellen har sin klare begrensning i forhold til rådmannens «kontrollspenn» og det går nok en grense for hvor mange underordnede det er mulig å følge opp direkte. Det er imidlertid mulig å styre dette gjennom fullmakter til leder i stab. Det som er viktig er at de som jobber i organisasjonen forstår linjene. En mener den nye kommunen ikke blir større enn at en tonivåmodell er funksjonell. Ass. rådmann er i tillegg tillagt en sentral funksjon med hensyn til koordinering mellom tjenester og sikring av tverrfaglig perspektiv. Kommunalsjefer med faglig oppfølgingsansvar innenfor utvalgte områder kan fort bli «advokater» for tjenestene de har oppfølgingsansvar for. Den positive siden er at de må være dedikerte i forhold til oppfølging. Den negative siden er at koordinering og tverrfaglighet kan bli skadelidende. Den nye kommunen vil ha 5 skoler, 10 barnehager, enheter for NAV, barnevern, tekniske tjenester, to legekontor, helsestasjon, pleie- og omsorgstjeneste med to sykehjem og tjenester innenfor kultur- og fritid. Noen av enhetene gir seg selv (skoler, barnehager) mens andre vil være mer i støpeskjeen gjennom arbeidsgruppenes arbeid (kultur, plan, næring). I tillegg kommer sentrale stabsfunksjoner som økonomi og IKT. 8

9 4.2.1 Bemanningsplan på overordnet nivå. Dimensjoneringen av toppledelse (rådmann, ass. rådmann og 3 kommunalsjefer) i den nye kommunen er vedtatt i fase I. Organisasjonskartet på stabsnivå for øvrig viser hvordan prosjektleder ønsker at den nye kommunen skal se ut. 4.3 Prosjektleders vurdering Utfordringsbildet i Heim kommune innenfor tjenester, personal og organisasjon: Toppledelsen må ha et tydelig fokus på overordnede politiske føringer gitt i intensjonsavtalen og i dokumentet «Tjenestestruktur» gjennom oppfølging av ledere og organisasjonen for øvrig. Tjenester og ansatte må bindes sammen med organisasjonskultur og felles forståelse for hvordan tjenestene skal utformes og tildeles. Geografisk avstand mellom to tjenestesteder krever ekstra oppmerksomhet i forhold til å bygge fellesskapet. En ny organisasjon krever en tydelig og samordnet ledelse for å koordinere enheter for å unngå det en på organisasjonsspråket kaller «balkanisering». Dette innebærer at deler av organisasjonen begynner å leve sitt eget liv som følge av manglende trykk på å binde sammen. Oppsigelsesvernet er viktig og skaper en trygg plattform for alle ansatte i den nye kommunen. Samtidig må bemanningsplaner følges opp og en må påse at bemanningen justeres etter hvert som det er naturlig avgang ved at ansatte går av med pensjon eller slutter av andre årsaker. Kompetanse blant ansatte må fortløpende vurderes opp mot stillinger som etter hvert blir ledige. Den nye kommunen må jobbe med lederutvikling og organisasjonsutvikling. Dette krever interne ressurser. Det vil være nødvendig at enkelte får individuelt tilpassede arbeidsavtaler i en overgangsfase / fram mot pensjonsalder. Avtalene må drøftes / forhandles og følges opp. Den nye kommunen, som de fleste andre kommuner, står ovenfor store utskiftinger av ansatte på grunn av alderssammensetning. Personal- og organisasjonsfunksjonen vil få et øket trykk framover med hensyn til rekruttering. Disse kulepunktene er tatt med som de viktigste. Arbeidet med å binde sammen og sette den nye organisasjonen vil fortsette i flere år framover. Den nye kommunen har, ut fra dette bildet, vedtatt følgende lederfunksjoner i tillegg til rådmannen: Assisterende rådmann med personal og organisasjon som oppfølgingsområde. Vedkommende vil være rådmannens stedfortreder og få en sentral rolle i lederteamet. Både internt og i forhold til koordinering på tvers. Funksjonen «løftes opp» i organisasjonen og får en viktig funksjon innenfor koordinering, tverrfaglig arbeid og lederstøtte / avlastning for kommunalsjefene. Selv om hele toppledelsen skal delta i arbeidet for å følge opp kulepunktene over, vil assisterende rådmann ha et hovedansvar for å holde fokus, holde trykket oppe og å koordinere og samordne. 9

10 Kommunalsjef økonomi. Økonomiplanen står sentralt. Som minimum må økonomi og regnskap samles under samme leder. Andre funksjoner avklares mellom berørte arbeidsgrupper og rådmann. Kommunalsjef oppvekst med samordnings- og utviklingsansvar innenfor oppvekstområdet. Spesifikk avgrensing kan gjøres senere, men skoler, barnehager og ppt vil være en del av dette. Arbeidsmengden innenfor området er betydelig i dag og vil øke. Det er behov for å styrke funksjonen med en rådgiver etc. på barnehagesiden. Kommunalsjef helse- og familie med oppfølgingsansvar ovenfor barnevern, helsestasjon og pleie- og omsorg. Arbeidsmengden og kompleksiteten er stor. Det må vurderes å legge en rådgiverstilling etc. til funksjonen. Dette avklares senere. De fire topplederne som skal lede kommunen på overordnet administrativt nivå er nå innplassert. En er da klar for å gå videre til fase II med stab og enheter. 10

11 5. Fase II stab og enheter 5.1 Organisasjonsplan stab Organisasjonsplanen viser detaljer for ledelse og staber. Innplassering av ass. rådmann og kommunalsjefer er gjort. Disse vil delta i det videre arbeidet med innplassering av stabs- og enhetsledere. Portefølje kjerneoppgaver HAMOS SIO Hemne legesenter AS Allvekst AS HiPS Trollheim Miljøretta helsevern Øyvakt Arbeidsgiverkontroll Kristiansund Krisesenter Orkdal Skjenkekontroll Surnadal (Brannsamarbeid Rindal, Surnadal, Heim, Aure?) Frivilligsentralene (Andre evt.) 11

12 Økonomistab: Det foreslås å samle økonomimedarbeiderne under kommunalsjef økonomi. Disse er i dag litt spredt, og organiseringen er litt forkjellig i kommunene. Dette skal sikre en bedre samhandling og koordinering av fagoppgavene. Hva som går inn under begrepet «økonomifunksjoner» må drøftes og avklares. En bør unngå at staben blir så stor at kommunalsjefen må bruke mye tid og ressurser på intern administrasjon. Intern organisering av staben bør ovelates til rådmann som videredelegerer oppgaven til økonomisjef. I neste omgang blir dette en jobb for arbeidsgruppen. Personal og lønn: Det er logisk å plassere funksjonen i linje under assisterende rådmann da personal- og organisasjonsansvaret (stabsfunksjon) ligger der. Lønn foreslås som en del av personalfunksjonen og ikke som en del av økonomifuksjonen. Intern organisering av staben bør ovelates til rådmann som videredelegerer oppgaven til assisterende rådmann. I neste omgang blir dette en jobb for arbeidsgruppen. Oppvekst: Oppvekst er vedtatt lagt til kommunalsjef oppvekst. Kommunalsjefen skal følge opp oppvekstområdet på vegne av rådmannen (stab). Den nye kommunen får fem skoler, åtte kommunale og to private barnehager og en enhet for ppt. Det foreslås at det opprettes en stabsfunksjon med en rådgiver / konsulent innenfor barnehage i linje under kommunalsjefen. De kommunale barnehagene er kjennetegnet av å være relativt likeverdige i størrelse og har like oppgaver. Enhetslederne vil ha utfordringer i forhold til administrative oppgaver opp mot sentral ledelse og stab. Dette er en erfart og erkjent problemstilling i alle tre kommuner. Videre vil det være to store private barnehager som Heim kommunen har ansvar for å følge opp. Dette gjelder eksempelvis ifht kommunalt driftstilskudd, kompetanseutvikling og kommunalt tilsyn og veiledning. Kommunalsjefen vil få store utfordringer i forhold til støtte og koordinering. Dette kan løses innenfor eksisterende bemanning på tvers av dagens kommuner. Helse og familie: Kommunalsjefen har et bredt oppfølgingsansvar. Det er ønskelig med en rådgiver / konsulent i stab til kommunalsjefen, men pr. i dag ser vi ikke at vi har denne ressursen uten å opprette en ny stilling. Hvis det videre løp viser at det blir overallighet med kompetanse til å fylle en slik funksjon, vil vi komme tilbake til saken. Generelt ser prosjektleder behov for å holde bemanningsplanen innenfor dagens totale bemanning i de tre kommunene, og etter hvert redusere bemanning på overgripende funksjoner om mulig. Den nye kommunen må ha styring på kostnadene. Utviklingsstab: Staben er foreslått ledet av en stabsleder. Dette løses innenfor dagens bemanning i de tre kommunene. Oppgavene i staben: næring, kommuneplan, folkehelse og samfunnsmedisin. Oppfølging av legetjenesten er tenkt å følge kommuneoverlege med ansvar for samfunnsmedisin. Stabsleder får et kordineringsansvar i forhold til enhet for kultur. Tanken er å samle «de kreative elementene» i den nye kommunen, og å samle kompetanse og ressurser for å skape utviklingskraft. Dette er vektlagt i intensjonsavtalen. Årsaken til at funksjonene foreslås samlet i stab, er at utvikling er et viktig fokusområde for rådmannen og politisk ledelse. Det bør være kort veg til funksjonene både for rådmann og politisk ledelse. Intern organisering av staben bør ovelates til rådmann som videredelegerer oppgaven til leder utviklingsstab. I neste omgang blir dette en jobb for arbeidsgruppen. 12

13 Fellestjenester: Tjenesten foreslås ledet av en stabsleder. Oppgavene tjenestene skal løse: Politisk sekretariat, servicetorg, arkiv, sentralbord, booking av møter for saksbehandlere / ledere, utleie av lokaler etc. Informasjonsansvaret vurderes også lag hit. For Hemne kommune del betyr dette at en del økonomifunksjoner som i dag er organisert der, flyttes til økonomistab. Intern organisering av staben bør ovelates til rådmann som videredelegerer oppgaven til leder fellestjenester. I neste omgang blir dette en jobb for arbeidsgruppen. IKT: Tjenesten foreslås ledet av en IKT-leder. Oppgaven blir daglig drift av alle løsninger, server, innkjøpsprosesser IKT, innføring systemer og brukerstøtte. IKT som strategisk element er viktig for organisasjonen. Rådmannen ønsker funksjonen tett knyttet opp i forhold til ledergruppen. Intensjonsavtalen legger opp til at feltet skal utviklingsorientert og legge til rette for nye løsninger. Det er sterke nasjonale føringer for digitalisering. Intern organisering av staben bør ovelates til rådmann som videredelegerer oppgaven til leder IKT. I neste omgang blir dette en jobb for arbeidsgruppen. Rådgiver kvalitetssikring: Funksjonen ligger i dag i stab i Hemne kommune slik det er vist på organisasjonskartet. Det foreslås å videreføre funksjonen i Heim kommune. I mai trådte GDPR i kraft (EUs personvernforordning - General Data Protection Regulation). Dette pålegger alle virksomheter som behandler persondata strengere regler for oversikt, behandling og avvikshåndtering. Det er også krav om at alle virksomhetene skal ha egne personvernombud. Denne skal ha direkte linje til øverste ledelse i virksomheten. Regelverket var også strengt før GDPR trådte i kraft, men nå er kravene til varsling av Datatilsyn og berørte interessenter skjerpet. Det er også innført strenge sanksjonsmuligheter ved avvik. Grovt sett er formålet å beskytte enkeltindividet mot overgrep og lemfeldig behandling, og understreke at eierskapet til egne persondata ligger hos enkeltindividet. Dagens krav til kvalitetssikring og internkontroll er strenge. HMS er velkjent (helse- miljø og sikkerhet hjemløet i Arbeidsmiljøloven). Særlovene har egne bestemmelser; barnevern, sosiale tjenester i NAV, oppvekst, barnehage, helse- og omsorg, miljørettet helsevern og brannvern for å nevne noen. Det er krevende å innføre og vedlikeholde aktivitetene dette medfører. I ny kommunelov er det vedtatt at kommunene skal ha system for internkontroll. I dag håndteres dette spredt i linje og stab. Dette er ikke lenger mulig og hensiktsmessig. 13

14 5.2 Organisasjonsplan enheter Organisasjonsplanen viser enhetene. 14

15 Definisjon av begrepet «enhet»: Begrepet «enhet» eller «resultatenhet» er mye brukt i organisasjonsteori og organisasjonsbeskrivelser. Det finnes mange definisjoner av begrepet, men definisjonene har en del fellestrekk: Enheten ledes av en leder som har daglig ledelse av en avgrenset virksomhet som har fullt ansvar for drift direkte delegert fra rådmannen. Hemne kommune bruker denne beskrivelsen / definisjonen som grunnlag for dagens organisasjon (gjengitt fra dokumentet «Administrativ organisasjonsutvikling Hemne kommune»: Leder for resultatenheten opptrer på rådmannens vegne i egen enhet og har full gjennomføringsmyndighet og fullt resultatansvar innenfor enheten. Dette betyr at enhetsleder skal rapportere til rådmann og at styringsinformasjon går fra rådmann til enhetsleder. Enhetsleder er en del av rådmannens utvidede lederteam. Alle enhetslederne er likeverdige selv om enhetene de leder varierer mye i størrelse. Her er eksempler på tre andre beskrivelser / definisjoner: Resultatenhetene skal være selvstendige med eget resultatansvar, og det er viktig at rådmannsteamet holder fingrene unna og ikke overstyrer resultatenhetene. En resultatenhet skal være en selvstendig og avgrenset enhet hvor det er tydelig hvilke rammer (både for økonomi og tjenesteområde) den jobber innenfor. Alle rådmannens fullmakter innen personal, økonomi, tjenesteutvikling, tjenesteyting og beslutninger av saker innen resultatenhetens område delegeres til resultatenhetsleder. En resultatenhet er en avgrensa og relativt selvstendig kommunal virksomhet med stor operativ frihet og tilnærma totalansvar for egen drift og egne resultater innen hovedsakelig eksternt fastsatte økonomiske rammer 5.3 Kort beskrivelse av enhetene i Heim kommune Forslaget innebærer at Heim kommune får 22 enheter. Til sammenligning har Surnadal (sammenlignbar kommune) 18 enheter (informasjon på hjemmesiden.). Forklaring på forskjellen ligger hovedsakelig i at de bruker begrepet «oppvekstsenter» for noen enheter og dermed får færre. De har også færre skoler og barnehager. NAV er ikke benevnt som enhet, og teknisk er delt opp i forhold til det som foreslås i Heim. Det kan av og til være nyttig å sammenligne seg med andre for å få et perspektiv på seg selv. Alle enhetsledere (som andre ledere / ansatte) vil få skriftlige fullmakter fra overordnet ledd. For enhetene og øvrige ledere direkte under rådmann, vil fullmaktene gis direkte fra rådmann. Fullmaktene vil inneholde delegering på økonomiområdet, personalområdet og faglig myndighet med henvisning til lov og forskrift. Delegering gis på paragrafnivå og skal kunne etterprøves av revisjon på vegne av kommunestyret. Enhetslederne vil ha anledning til å delegere videre etter linjene i organisasjonskartet. 15

16 Skolene: Heim kommune får fem skoler. To av dem har ungdomstrinn. Hver skole er en enhet. Størrelse og dermed kompleksitet varierer mye. Rektorene vil som enhetsledere ha en likeverdig status i Heim kommune. Dette er viktig for å sikre god kollegial kontakt og læring på tvers. Barnehagene: Heim kommune får åtte kommunale og to private barnehagene. Hver barnehage er en enhet. Variasjon i størrelse og dermed kompleksitet er ikke så stor. Ellers er det samme vurdering som over; likeverdig status og lik tilgjengelighet til stab og overordnet ledelse er viktig for å sikre god kollegial kontakt og læring på tvers. Både skoler og barnehager har behov for sterk støtte i stab. Dette er tenkt sikret gjennom en kommunalsjef for oppvekst og en konsulent / rådgiver for barnehager i stab under kommunalsjef oppvekst. De minste skolene og barnehagene har en ledelse som både har faglige oppgaver (undervisning og arbeide direkte i barnehageavdeling). Dette kan være utfordrende i forhold til administrative oppgaver som en utfører sjelden. Støtte til dette hentes i stab (barnehagekonsulent, personal- og økonomistab). Situasjonen for dem er imidlertid ikke unik; samme situasjon finner vi i barnevern, helsestasjon, ppt og kultur. Ppt: Pedagogisk- psykologisk tjeneste (ppt) er tenkt som egen enhet. Den vil sortere under kommunalsjef oppvekst sitt oppfølgingsansvar. Grunnen til at det er valgt å organisere ppt som egen enhet, er lik tilgjengelighet for skoler og barnehager samt kort veg fra samarbeidende enheter som helsestasjon og barnevern. Helsestasjon: Heim kommune får en helsestasjon. Den er organisert som egen enhet på linje med de enheter de ansatte vil samhandle med til daglig. Helsestasjonen arbeider forebyggende og skal, foruten faglig samarbeid med bl.a. ppt og barnevern, yte tjenester til elevene i grunnskolen og videregående skole. De deltar i svangerskapskontroll, fødselsforberedende kurs, oppfølging av foreldre og barn etter fødsel, skolehelsetjeneste med kontroll av barn, vaksinasjon m.m. Helsestasjonen er et viktig element i oppfølging av barns og ungdoms psykososiale helse. Kontakt med andre faginstanser som arbeider med barn og skoler og barnehager må være tett. Barnevern: Heim kommune får en barnevernstjeneste. Den er organisert som en enhet på linje med de enheter de ansatte vil samhandle med til daglig. Barnevernet er avhengig av tett og god kontakt med alle enheter som arbeider med barn og unge. De arbeider både forebyggende og gjennom tiltak der dette er nødvendig. Deling av kunnskap og faglige drøftinger er en del av dette. Ppt, helsestasjon og barnevern vurderer etablering av «familiens hus» som modell. Det innebærer blant annet samlokalisering for å gi gode muligheter for god faglig kontakt. Pleie- og omsorg: Det er foreslått to enheter for pleie- og omsorg i Heim kommune. En lokalisert på Kyrksæterøra og en på Liabø. Tjenestene betjener innbyggere fra faste tjenestested (sykehjem) og innbyggere i et avgrenset geografisk område. Sammenligningen med skole / 16

17 skolekrets er relevant. Selv om de to enhetene er noe forskjellig i størrelse, vil de måtte yte de samme lovpålagte tjenestene. Navnet på tjenestene er under drøfting; helse og mestring er nevnt som en mulighet da dette beskriver bedre hva som er oppgavene. Ellers er tjenesteinnholdet komplekst; rehabilitering med ergoterapi og fysioterapi, psykisk helse, hjelpemidler, kjøkkendrift m.m. Intern organisering er fremdeles til drøfting. Dette bør gis tid og videre organisering bør overlates til rådmann som delegerer videre til enhetslederne. Kommunalsjefen vil her ha en koordinerende rolle. Det har for øvrig vært en diskusjon rundt en eller to enheter for pleie- og omsorg. Prosjektleder har allikevel foreslått at kommunen nå starter med to enheter. Så må arbeidsgruppen se på den videre organisering internt. De får heller komme tilbake senere med andre løsninger hvis det viser seg at organiseringen reiser utfordringer mht intern organisering. Tekniske tjenester: Tekniske tjenester er foreslått som en enhet. De har oppgaver innenfor forvaltning (byggesak, kart / oppmåling, reguleringsplan, veg/vann/avløp, brann og beredskap, gebyrforvaltning, renhold, drift av bygg og anlegg m.m). Området er svært komplekst. En er enige om at det er viktig å ikke splitte fagmiljø, samtidig som det er viktig at det er en koordinerende funksjon på rådmannsnivå i tillegg til enhetsleder. Den koordinerende funksjon på rådmannsnivå, vil rådmannen selv ta seg av. Det er vel den enhet / de fagområder som leverer flest saker til politisk behandling Kultur: Kultur er foreslått som en enhet direkte under rådmann, men med oppfølgings og koordineringsansvar lagt til stabsleder samfunnsutvikling. Grunnen til dette er at en ønsker å oppnå effekt av samhandling mellom «de kreative elementene» i organisasjonen. Kultur består av kulturskole, bibliotek, fritidsklubb, museer, fritidsassistenter, folkehelse (varierer mellom kommunene i dag) og sekretariat / drift av ungdomsråd m.m. Den interne oppgavefordeling mellom stab samfunnsutvikling og enhet for kultur må de gis tid og rom for å drøfte intern når organisasjonen er på plass. Legetjeneste: Heim kommune vil ha to legekontor ett på Liabø og ett på Kyrksæterøra. Oppgavene kan grovt sett deles i fastlegetjeneste, legevakt og allmennlegetjeneste. I Hemne er fastlegetjenesten organisert som privat AS. I sine allmennmedisinske oppgaver (helsestasjon og sykehjemslege) er legene i dagens Hemne ansatt på de respektive oppgavestedene (helsestasjon og sykehjem). I legevakt deltar de i interkommunal ordning og er kommunalt ansatt. I Halsa er legene fastlønnet. Dette er varianter av vanlige organisasjonsformer i kommunene og er uproblematisk å leve videre med. Dagens Hemne og Snillfjord har sin legevakt i Orkdal (SiO). Dagens Halsa har samarbeid med Aure og Smøla med legevaktbåten «Øyvakt». Disse ordningene videreføres. Kommunen skal ha en kommuneoverlege. Denne kan enten organiseres i egen kommune eller sammen med andre. Oppgavene er blant annet å ivareta samfunnsmedisinske oppgaver (smittevern og miljørettet helsevern). Dette er foreslått organisert i stab for samfunnsutvikling. NAV NAV er foreslått som en enhet på linje med de øvrige selv om en god del av deres tjenester er statlige. Dette sikrer god kontakt med rådmann og mellom NAV og alle andre enheter. 17

18 6. Fellesnemndas vedtak Fellesnemndas vedtak i sak 33/ i møte den : Administrativ organisering av Heim kommune fase II tas til etterretning. Videre organisering / oppgavefordeling og beslutninger om endring delegeres til prosjektleder. Med dette vedtaket har prosjektleder / rådmann alle fullmakter til å ta beslutninger om organisering av Heim kommune. Prosessene skal gjennomføres innenfor rammen av Hovedavtalen. 18