STATUSRAPPORT FOR LOKALT HMS-ARBEID VED UIB 2004

Transkript

1 STATUSRAPPORT FOR LOKALT HMS-ARBEID VED UIB 2004 Basert på "Årsrapport lokalt HMS-arbeid" fra enhetene Denne rapporten er utarbeidet av Bedriftshelsetjenesten på vegne av Universitetsdirektøren

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Sammendrag 2. Grunnlag for HMS-rapportering fra enhetene 3. Skjema og saksgang 4. Status og utvikling ( ) 5. Kommentarer 6. Konklusjon 7. Referanser 8. Vedlegg 1

3 1. SAMMENDRAG Statusrapporten for lokalt HMS-arbeid ved UiB viser en positiv utvikling fra 2003 til Både tall, kommentarer og vedlegg bekrefter dette inntrykket. De beste miljøene presenterer tiltak av høy kvalitet. Ved andre enheter mangler HMS-begrepet fortsatt form og innhold. De lokale statusrapportene presenterer et bredt utvalg av utfordringer, og behovet for tiltak varierer tilsvarende. Kartleggingsskjemaet som ligger til grunn for denne rapporten presenterer likevel et sett grunnleggende HMS-aktiviteter som skal være felles for alle enheter. Det er gledelig at fire av fem enheter gjennomfører en årlig gjennomgang av arbeidsmiljøet (HMS-runde/-møte), men man forventer nå at slike tiltak blir gjennomført av alle, og at tiltakene holder god kvalitet. Ved enheter med spesiell risiko (laboratoriearbeid, tokt, feltarbeid etc.) er behovet for virksomme rutiner selvforklarende. I grunnlagsmaterialet for årets rapport er imidlertid et par av de beste eksemplene på fornuftige og effektive tiltak levert av enheter med vanlig kontorarbeid. Rapportene for lokalt HMS-arbeid i 2004 nevner oftere enn før studentenes læringsmiljø. Det er naturlig å se dette som et positivt resultat av de presiseringer som i 2002 ble gjort i Lov om universiteter og høyskoler, og som nå blir fulgt opp av UiBs eget Læringsmiljøutvalg. Meldinger i lokale statusrapporter utfordrer fakulteter og sentraladministrasjonen gjennom å etterspørre tydelige svar på henvendelser, bedre koordinering av administrative prosjekter og omstillinger, sentrale rutiner, undervisningstilbud og synlig tilstedeværelse. Dette er viktige innspill som må stimulere til bedre samarbeid og hensiktsmessig samordning av sentrale og lokale tiltak. UiB ønsker å utvikle en intern standard som ivaretar mennesker og miljø på en god måte. Arbeid knyttet til denne statusrapporten er ett virkemiddel. Samtidig må vi i økende grad dokumentere aktiviteter rettet mot vårt arbeids-/læringsmiljø og ytre miljø for å tilfredsstille eksterne krav: Myndighetskrav til kvalitetssikring av administrative rutiner og til praktiske resultater som blir etterprøvd gjennom revisjoner gjennomført av tilsynsmyndighetene. Krav til dokumentasjon av HMS-parametre kan bli presentert ved inngåelse av avtaler for eksternt finansiert forskning eller eksterne sertifiserings- og akkrediteringsordninger. En god HMS-standard er viktig ved profilering av UiB i forhold til studenter, arbeidstakere, eksterne brukere og presse. UiB vil bruke resultater fra denne kartleggingen ved videre utforming av HMS-arbeidet. Fakulteter og enheter vil også bli kontaktet direkte for oppfølgning av spesielle forhold. En hovedutfordring for videre arbeid vil være å formidle praktisk erfaring fra miljøer som har funnet en god arbeidsform. Det er også viktig å videreutvikle et samspill som sikrer at enheter, som ved UiB er delegert frihet òg ansvar knyttet til egne utfordringer, får tydelige rammer og god, praktisk assistanse fra fakultet og sentraladministrasjon når dette er nødvendig. En slik struktur vil bidra til en robust og fleksibel organisasjon og styrke vår evne til å møte nye utfordringer. Bergen, Kåre Rommetveit Universitetsdirektør 2

4 2. GRUNNLAG FOR HMS-RAPPORTERING FRA ENHETENE UiB er som arbeidsgiver pålagt å gjennomføre et systematisk arbeid rettet mot helse, miljø og sikkerhet for alle arbeidstakere og ivaretakelse av vårt ytre miljø. Det formelle grunnlaget har sitt utgangspunkt i HMS-lovgivningen representert ved Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMS-forskriften). Det er ved UiB satt opp et sett av minimumskrav for lokalt arbeid med HMS: Alle enheter skal hvert år. gjennomføre ett eller flere HMS-møter gjennomføre en eller flere HMS-runder utarbeide en handlingsplan følge opp handlingsplanen utarbeide status for HMS tilstanden ved enheten gjennomføre internt tilsyn (revisjon) av eget HMS-arbeid gjennomføre medarbeidersamtaler, primært for teknisk-/administrativt personale Videre skal. enhetene utarbeide egne mål for arbeid med helse, miljø og sikkerhet. tiltak vedrørende HMS synliggjøres i de ordinære aktiviteter (virksomhetsplan, årsmelding, budsjett). enhetene ha prosedyrer for hvordan spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner skal utføres. enhetene sikre at nyansatte, studenter og øvrige ansatte får opplæring og øvelse i spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner for å unngå skader og sykdom. det meldes fra til leder/verneombud om enkeltsaker som må løses med en gang. avvik, ulykker og nestenulykker innrapporteres. de ansatte delta i arbeidet med å fremme helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. 3

5 3. SKJEMA OG SAKSGANG UiBs skjema for rapportering av HMS-aktiviteter har nå, med mindre justeringer, vært benyttet siden Vedlegg 1. HMS-skjemaet har flere funksjoner Skjemaet er en presisering av formelle krav til HMS-arbeid ved UiB. Nettversjon med trykkaktiv tekst gir lenker til lover, forskrifter og UiB s egne retningslinjer. Se: Skjemaet har svaralternativer (ja - bør bli bedre - må bli bedre - nei) som forutsetter at leder og verneombud evaluerer enhetens aktiviteter i året som har gått. Skjemaet er for UiB som arbeidsgiver en registrering av aktiviteter og holdninger. Standardiserte spørsmål gir et grunnlag for sammenlikning og vurdering av utvikling. Felt for fritekst gir rom for spesielle utfordringer og meldinger. Skjemaet er et grunnlag for dialog og prioriteringer mellom enhetene og arbeidsgiverlinjen eller Bedriftshelsetjenesten. Utfordringer kan dermed finne sin løsning med spesiell assistanse, mens gode resultater kan følges opp til nytte og inspirasjon for andre enheter. HMS-skjemaet skal behandles på flere nivå i organisasjonen Grunnenhetene (f.eks. institutt) skal oppsummere egen aktivitet, - og på dette grunnlag vurdere strategier for videre utvikling. Overordnet enhet (f.eks. fakultet) skal vurdere informasjon fra eget ansvarsområde og følge opp så vel lokale forhold som generelle utviklingstrekk. Bedriftshelsetjenesten har, på vegne av universitetsdirektøren, fått i oppgave å utarbeide en generell rapport for hele UiB, men i tillegg benytte informasjon fra enhetene som grunnlag for eget arbeid. Avdelingen følger opp så vel positive som negative utviklingstrekk. Styret, Universitetsdirektøren og AMU vil gjennom rapporten få viktige innspill. Saksgang Skjemaet ble sendt til fakultetene, Bergen Museum, Universitetsbiblioteket og sentraladministrasjonen i brev fra Universitetsdirektøren av Etter å ha definert rapporteringsenheter sendte fakultet/avdeling skjemaet ut til sine enheter. Utfylt skjema ble sendt tilbake til overordnet nivå som en del av den ordinære årsrapporten. Etter å ha diskutert innrapportert status med hovedverneombudet skal fakultets/avdelingsledelsen utarbeide en samlet HMS-rapport til eget styre. Bedriftshelsetjenesten fikk tilsendt kopier av skjema for utarbeiding av samlet HMS-rapport. Samlet HMS-rapport vil bli behandlet i AMU og av Universitetsstyret Samlet HMS-rapport returneres til fakultet/avdeling, som gir tilbakemelding til egne enheter. Bedriftshelsetjenesten vil benytte innrapportert status som retningsgivende for egen virksomhet og som et utgangspunkt for oppfølging og samarbeid i HMS-måltall Vi benytter begrepet HMS-måltall for å illustrere resultater fra spørreskjemaet. Svaralternativene er gitt tallverdier: ja =2, bør blir bedre =1, må bli bedre =-1, nei =-2. Tanken bak tallverdiene er at ja og bør bli bedre representerer en akseptabel løsning, - mens nei og må bli bedre signaliserer at aktiviteten mangler eller holder en så lav profil at den ikke fungerer opp mot kravene i sentrale og lokale styrende dokumenter. Disse vurderingene forutsetter at leder og verneombud samarbeider når status skal gjøres opp. Tallmaterialet blir presentert som profiler basert på gjennomsnittsverdier uten spredningsmål. Det må presiseres at sprikende resultater noen steder blir meget synlige for fakulteter/avdelinger med et lite antall underliggende enheter. Samtidig kan spredning bli kamuflert i tallmaterialet fra fakulteter/avdelinger med et stort antall enheter. 4

6 4. STATUS OG UTVIKLING ( ) Denne rapporten beskriver en samlet status og utvikling for lokalt HMS-arbeid ved Universitetet i Bergen. Meldinger fra enkeltenheter er kun benyttet som anonymiserte illustrasjoner på generelle forhold, mens grafiske presentasjoner av fakultets-/avdelingsvise resultater blir presentert som vedlegg. Fakultet eller avdeling skal selv vurdere og følge opp rapporter fra eget ansvarsområde. Bedriftshelsetjenesten bidrar til denne prosessen gjennom direkte henvendelser og veiledning. Grunnleggende HMS-aktiviteter Betegnelsen grunnleggende HMS-aktiviteter omfatter grep som skal gi et konkret og dokumenterbart rammeverk for forbedringer i arbeidsmiljøet: 1.1 En skriftlig målsetting definerer en standard og bidrar til kontinuitet. 1.2 En skriftlig fordeling av ansvar og oppgaver er forpliktende. 1.3 En HMS-runde er et minstemål for vurdering av fysisk arbeidsmiljø. 1.4 Et HMS-møte er en felles økt der samhandling og trivsel står på dagsorden. 1.5 En HMS-handlingsplan prioriterer tiltak, delegerer ansvar og angir evt. budsjett. 1.6 Rutiner for opplæring av nytilsatte og studenter sikrer basiskunnskap i møtet med et nytt arbeidsmiljø. 1.7 HMS-vurderinger ved innkjøp, ombygginger etc. er forebyggende. 1.8 Medarbeidersamtale er et verktøy som kan hjelpe oss til et godt arbeidsmiljø og en effektiv måloppnåelse. 2 UNIVERSITETET I BERGEN grunnleggende HMS-aktiviteter 2000 (n=107) 2001 (n=106) 2002 (n=94) 2003 (n=94) 2004 (n=83) 1 "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = Målsetting for HMS 1.2 Oversikt - ansvar/oppgaver 1.3 Gjennomført HMS-runde 1.4 Avholdt HMS-møte 1.5 Handlingsplan for HMS 1.6 Rutiner for opplæring 1.7 Nyanskaffelser/ombygg. 1.8 Medarbeidersamtale FIGUR 1 Grunnleggende HMS-aktiviteter ( ) presentert som gj.snittsverdier av måltall for hele UiB. Tallene for 2004 (se figur 1) viser en positiv utvikling: Konkrete og avgrensede aktiviteter som intern fordeling av ansvar/oppgaver, gjennomføring av HMS-runde og HMS-fokus ved anskaffelser og byggeprosesser har også i 2004 vært enklest å dokumentere. Den mest positive utviklingen i 2004 er knyttet til avvikling av HMS-møter og medarbeidersamtaler. Langsiktige arbeidsmiljøstrategier i form av målsettinger og årlige handlingsplaner mangler fortsatt ved mange enheter. 5

7 En prosentberegning basert på en lokal evaluering, der ja eller bør bli bedre blir tolket som en bekreftelse på nødvendig kvalitet, viser at (tall for 2003 i parentes) 88% (83%) har en skriftlig oversikt over delegering av ansvar og oppgaver, 12% (14%) har svart nei 82% (73%) av enhetene har gjennomført en god HMS-runde, 18% (26%) har svart nei 78% (66%) har gjennomført et godt HMS-møte, 22% (33%) har svart nei 68% (62%)av enhetene har en god handlingsplan, 33% (30%) har svart nei Det må presiseres at alle resultater er basert på enhetenes egenevaluering. Tallene sier f.eks. ikke hvor stor andel som er innkalt til medarbeidersamtale eller om man i HMS-møtet har fulgt opp HMS-håndbokens intensjon om å rette oppmerksomheten mot mellommenneskelig samspill på en arbeidsplass (jf. psykososialt arbeidsmiljø ). Rammebetingelser for HMS Dette avsnittet i statusrapporten etterspør miljøets vurdering av egne kvalifikasjoner, av kvalitet på bygninger/utstyr og av samarbeid i linjen og med HMS-avdelingen (Bedriftshelsetjenesten fra ). Svarene er dermed i all hovedsak basert på skjønn og dialog mellom leder og verneombud ved utfylling av skjemaet. Måltallene for vurdering av kompetanse hos leder og hos arbeidstakere/studenter er i hovedsak stabilt høye (se figur 2). Flertallet svarer ja, og signaliserer dermed at vi har kontroll. Enhetenes vurdering av tilfredshet med samarbeidet i arbeidsgiverlinjen og med HMSavdelingen/BHT er også høy. Måltallet for vurdering av standard på bygninger og utstyr (spm. 2.3) signaliserer at denne bør bli bedre, - med betydelig spredning mellom fakulteter/avdelinger (se vedlegg). 2 UNIVERSITETET I BERGEN rammebetingelser og internt tilsyn (revisjon) 2000 (n=107) 2001 (n=106) 2002 (n=94) 2003 (n=94) 2004 (n=83) "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = Arbeidsgiver - kompetanse 2.2 Arb.tak./stud. - kompetanse 2.3 Standard på bygninger/utstyr 2.4 Tilfreds med HMS i linjen 2.5 Tilfreds med HMS-avd./BHT 3 Internt tilsyn FIGUR 2 Rammebetingelser for HMS ( ) og Internt tilsyn (revisjon) (3) presentert som gjennomsnittsverdier av måltall for hele UiB. 6

8 Internt tilsyn (revisjon) Internt tilsyn/revisjon var et nytt rapporteringspunkt i 2003, og ble innarbeidet etter Arbeidstilsynets systemrevisjon høsten Enhetene blir her spurt om man har gjennomført en årlig gjennomgang av enhetens HMS-rutiner (jf. Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter). Tallene (se figur 2) viser at denne rutinen er i en innkjøringsfase, men at utviklingen er positiv. Se også intern retningslinje i HMS-håndboken. Særlig risikofylt arbeid Måltallene har, helt siden dagens rapporteringsskjema ble introdusert i 2000, vist at tilstedeværelse av spesielle utfordringer (giftige kjemikaler, helsefarlig biologisk materiale, feltarbeid etc.) illustrerer behovet for tiltak. Enheter med slike risikoforhold har også i 2004 levert høye måltall på de aller fleste områder knyttet til grunnleggende HMS-aktiviteter og rammebetingelser for HMS-arbeid. Figur 3 bekrefter at risikomiljøene signaliserer kontroll over spesifikke grep som skal kompensere for økt risiko. Underlagsmaterialet viser at om lag ni av ti enheter mener å ha brukbare rutiner på plass. Kommentarer i fritekst og praktisk erfaring tilsier at en tilsynelatende stagnasjon eller nedgang representer en økende grad av bevisstgjøring med tilhørende krav til kvalitet. Disse arbeidsmiljøene vil bli fulgt med spesiell oppmerksomhet, og med særlig vekt på forhold som kan og skal etterprøves: Skriftlige rutiner for potensielt farlige arbeidsprosedyrer og for mulige avvik/ulykker. Lett tilgjengelige forskrifter, datablad og retningslinjer for alle ansatte. Formaliserte rutiner for innkjøp og håndtering av kjemikalier og farlig utstyr/maskiner. 2 UNIVERSITETET I BERGEN særlig risikofylt arbeid 2000 (n=35) 2001 (n=36) 2002 (n=30) 2003 (n=27) 2004 (n=23) 1 "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = Skriftlige arbeidsinstrukser 4.2 Skriftlige rutiner avvik/ulykker 4.3 Regelverk lett tilgjengelig 4.4 Rutiner kjemikalier 4.5 Rutiner innkjøp farlig utstyr FIGUR 3 Særlig risikofylt arbeid ( ) presentert som gjennomsnitt av måltall for 23 enheter. 5. KOMMENTARER 7

9 Statusrapporten for lokalt HMS-arbeid ved UiB er et temperaturmål, og gir få absolutte svar. Det reelle innholdet i HMS-arbeidet står og faller med innhold og mening i aktivitetene, og slike kvaliteter lar seg vanskelig tallfeste. Spørsmålene er derfor formulert på en måte som skal stimulere til dialog, evaluering og utvikling. Feltet for kommentarer i fritekst gir, sammen med vedlegg, en anledning til å utdype spesielle forhold. Også her indikerer statusrapporten for 2004 økende innsikt og aktivitetsnivå. Ikke minst gjelder dette oppsummerende rapporter fra et flertall av fakultetene. Utfordringer, tiltak og kommunikasjon er tre fellesnevnere som favner mange av årets meldinger: Utfordringer Miljøene ved UiB har et mangfold av utfordringer. : ikke tilfredsstillende lagringsplasser blokkering av rømningsveier. Bygget mangler røykvarslere. ventilasjon (støy, trekk, tung luft), vinduer (trekk) og lite tiltalende toaletter. Det er også et problem med radioaktivt avfall som ikke lenger blir avhentet. risiko knyttet til feltarbeid både for ansatte, stipendiater og mastergradsstudenter reiseforsikring og helsekontroll etter hjemkomst av feltarbeid. Bør utarbeide kartotek for biologiske faktorer. Har tilsvarende for farlige stoffer/kjemikalier. handikappede vanskeligheter med å komme inn på instituttet Svært lytt på lesesalene. Tiltak Kommentarer og vedlegg avslører et spenn fra overordnet systemarbeid til et bredt utvalg av enkeltsaker. Noen enheter har lagt ved lokale handlingsplaner som på en tydelig måte illustrerer at dette er et effektivt verktøy for prioritering, plassering av ansvar og fordeling av ressurser. Oppnevning av HMS-utvalg og koordinatorer brer også om seg, primært i de store medisinske/naturvitenskapelige miljøene. Noen eksempler: Saneringsaksjon for kjemikalier. vil innen utarbeide en handlingsplan for HMS. Som en del av dette arbeidet inngår målsetting, klargjøring av HMS roller, oppdatering av håndbøker og informasjon til ansatte. HMT-utvalet. vart oppretta i 2004 Utvalet skal vera ein hjelp for instituttleier til å fylgja opp det systematiske HMT-arbeidet ved instituttet Det som blant annet kom fram fra samtlige deltakere på dette dugnadsarbeidet var at de stortrives på og at alle har lyst til å gå på jobb hver dag! Det hentes inn ekstrahjelp for å avlaste. i perioden februar-mars. Møterommet bør rustes opp for bruk som møte- og opplæringslokale Arbeidet er påbegynt. Ut fra økonomien på slutten av året, ble det investert i leselamper. på vår interne lesesal. Studentene er veldig fornøyde. Muligheten for å få installert duesperre følges videre. 8

10 Kommunikasjon Medarbeidersamtaler er trolig det elementet som blir kommentert av flest enheter i statusrapporten for 2004, og det er tydelig at mange enheter arbeider med å finne en god form. Det er også tydelig at man i utgangspunktet stort sett gjennomfører samtaler med teknisk- og administrativt personale. Dette er i samsvar med målsettingen som er definert i UiBs rutine for medarbeidersamtaler. Det er imidlertid ønskelig at en slik oppsummering og kursjustering blir et årlig tilbud for alle arbeidstakere. Meldinger i fritekst signaliserer i noen tilfeller frustrasjon knyttet til kommunikasjon mellom sentrale og lokale aktører. Tydeligst framkommer dette når man opplever å ikke få svar på viktige henvendelser. Noen meldinger påpeker objektive forhold, mens det andre ganger er tydelig at saker kunne vært løst gjennom en samtale mellom aktuelle aktører. Savner svar på henvendelse. spørsmål og problemområder... Problemet ligger i forhold til som i liten grad svarer på og tar hensyn til henvendelser. Erfaringer fra 2004 og fra starten på 2005 er at altfor mange, store prosjekter og omstillinger innen organisasjonen settes i gang samtidig --- ofte med korte tidsfrister. Fra 2005 har vi for eksempel fått melding om at muligheten til å søke fakultetet om HMS-midler fra fakultetet er borte. En sentral offensiv rettet mot helse, miljø og sikkerhet møter også ønsker om en tydeligere sentral struktur og tilbud om assistanse. Noen kommentarer påpeker reelle behov, mens andre avspeiler at informasjon om eksisterende tilbud ikke har nådd fram: Bli gjerne mer synlige! Det bør etableres et kontrollorgan på universitetet som godkjenner bruk av biologisk materiale i molekylærbiologisk/bioteknologisk forskning. Savner fokus og oppfølging på arbeidsbelastninger knyttet til endringer og omorganiseringer for eksempel knyttet til innføring av Kvalitetsreformen. Det savnes oppfølging og/eller innspill vedr. medarbeidere med hyppige og langvarige sykemeldinger. Vi etterlyser opplæring i medarbeidersamtale. SAMBA-prosjektet synliggjorde hvilke rutiner som manglet. Dette har vi prøvd å dekke inn i instituttplan og årsplan for instituttet. 6. KONKLUSJON Enhetenes statusrapporter for lokalt HMS-arbeid i 2004 gir tre hovedmeldinger: 1. Tall, kommentarer og vedlegg beskriver totalt sett en god utvikling fra De beste rapportene presenterer eksempler på HMS-arbeid av høy standard. Andre enheter har fortsatt ikke iverksatt aktuelle tiltak. 3. Noen enheter utfordrer fakultet/avdeling eller sentraladministrasjonen og etterlyser kommunikasjon, samkjøring av prosjekter/omstillingsprosesser og tilrettelegging av sentrale rutiner, undervisning og assistanse. Disse konklusjonene er i samsvar med praktisk erfaring. HMS-arbeidet ved UiB er i god utvikling, og noen steder i ferd med å nå høy kvalitet preget av effektive løsninger på viktige utfordringer. Spennet er imidlertid stort. Det er derfor viktig å dra nytte av den drahjelpen som ligger i gode referanser og løsninger som allerede har vist seg å være virksomme og verdifulle i et universitetsmiljø. En slik prosess er et felles ansvar som lokale og sentrale ressurser må løse gjennom et godt og effektivt samarbeid. 9

11 7. REFERANSER Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMSforskriften).* Handlingsplan for HMS-arbeid ved UiB * Skjema for Årsrapport 2004 for lokalt HMS-arbeid.* Statusrapporter for 2000, 2001, 2002 og 2003*. * Dokumentene kan søkes via direkte lenke på HMS-portalen ved UiB: 8. VEDLEGG Kartleggingsskjema for Oversikt over institutter/avdelinger/sentre som har svart. Fakultets-/avdelingsvis presentasjon av resultater. 10