STATUSRAPPORT FOR LOKALT HMS-ARBEID VED UIB 2003

Transkript

1 STATUSRAPPORT FOR LOKALT HMS-ARBEID VED UIB 2003 Basert på "Årsrapport lokalt HMS-arbeid" fra enhetene Denne rapporten er utarbeidet av Helse-, miljø- og sikkerhetsavdelingen på vegne av Universitetsdirektøren

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Sammendrag 2. Grunnlag for HMS-rapportering fra enhetene 3. Skjema og saksgang 4. Status og utvikling ( ) 5. Kommentarer 6. Konklusjon 7. Referanser 8. Vedlegg

3 1. SAMMENDRAG Opplevd mening og relevant, praktisk innhold er kvaliteter som gir kraft til holdningsskapende arbeid. Å forme et godt og robust arbeidsmiljø handler i hovedsak om å utvikle holdninger. Godt HMS-arbeid kan derfor knapt tallfestes, selv om lover og forskrifter definerer tydelige rammer. Statusrapporten for lokalt HMS-arbeid ved Universitetet i Bergen har på dette grunnlag form av et temperaturmål som forutsetter egenevaluering og dialog mellom leder og verneombud. Tallmaterialet i statusrapporten for 2003 signaliserer stagnasjon. Om lag 30% av alle enheter melder at de mangler et årlig medarbeidermøte om samhold og samarbeid, en gjennomgang av det fysiske arbeidsmiljøet eller en enkel handlingsplan for hvordan nødvendige tiltak i arbeidsmiljøet skal prioriteres og gjennomføres. Enheter med særlig risikofylte eksponeringseller arbeidsforhold (f.eks. giftige kjemikalier, helsefarlig biologisk materiale, radioaktive kilder, feltarbeid) rapporterer imidlertid at de langt på vei mener å ha kontroll over den ekstra risiko som slike utfordringer medfører. Disse arbeidsmiljøene blir fulgt med spesiell oppmerksomhet, og med særlig vekt på forhold som kan og skal etterprøves. Et betydelig antall enheter ved UiB er involvert i omstillingsprosesser. En sammenligning av 21 enheter, som i 2003 var preget av større omstillinger, med enhetene for øvrig, viser at grunnleggende HMS-rutiner kan stå utsatt til når rammebetingelser er i endring. Dette gjelder i særlig grad HMS-møte og medarbeidersamtaler. En god omstillingsprosess skjerper kravene til et godt arbeidsmiljø, - og det er tankevekkende dersom øvelser i samhold og samhandling trappes ned når trykket øker. Statusrapporten har egne felt for kommentarer i fritekst, - som i økende grad blir benyttet. Enhetene melder her om betydelige utfordringer, særlig knyttet til omstilling og arbeidskapasitet. Samtidig gir en lang rekke meldinger grunnlag for tro på en positiv utvikling av arbeidsmiljøet ved UiB. Dette er også i samsvar med praktiske erfaringer fra HMS-arbeid ute i organisasjonen. Særlig bemerkelsesverdig er en økt forståelse av behovet for et oversiktlig, trygt og godt arbeidsmiljø. Dette kan gi seg utslag i en mer kritisk og kvalifisert vurdering av egne, lokale tiltak, - og i klare utfordringer rettet mot assistanse og videre utvikling av funksjonelle fellestjenester. Samarbeidsavtalen for et bedre arbeidsmiljø (SAMBA) mellom Det matematisknaturvitenskapelige fakultet og HMS-avdelingen er et utviklingsprosjekt som ble iverksatt sent i 2003, og som har blitt mottatt med positiv forventning. Universitetet i Bergen leser signalene fra enhetene med stor interesse, og oppfatter årets HMSstatusrapport som en utfordring til styrket samarbeid for å løse felles utfordringer. Bergen, Kåre Rommetveit Universitetsdirektør Olav Vindedal HMS-direktør

4 2. GRUNNLAG FOR HMS-RAPPORTERING FRA ENHETENE UiB er som arbeidsgiver pålagt å gjennomføre et systematisk arbeid rettet mot helse, miljø og sikkerhet for alle arbeidstakere og ivaretakelse av vårt ytre miljø. Det formelle grunnlaget har sitt utgangspunkt i HMS-lovgivningen representert ved Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Det er ved UiB satt opp et sett av minimumskrav for lokalt arbeid med HMS: Alle enheter skal hvert år. gjennomføre ett eller flere HMS-møter gjennomføre en eller flere HMS-runder utarbeide en handlingsplan følge opp handlingsplanen utarbeide status for HMS tilstanden ved enheten gjennomføre internt tilsyn (revisjon) av eget HMS-arbeid Videre skal. enhetene utarbeide egne mål for arbeid med helse, miljø og sikkerhet. tiltak vedrørende HMS synliggjøres i de ordinære aktiviteter (virksomhetsplan, årsmelding, budsjett). enhetene ha prosedyrer for hvordan spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner skal utføres. enhetene sikre at nyansatte, studenter og øvrige ansatte får opplæring og øvelse i spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner for å unngå skader og sykdom. det meldes fra til leder/verneombud om enkeltsaker som må løses med en gang. avvik, ulykker og nestenulykker innrapporteres. de ansatte delta i arbeidet med å fremme helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.

5 3. SKJEMA OG SAKSGANG UiB fikk i 2000 et nytt skjema for rapportering av HMS-aktiviteter, - som siden har vært gjenstand for mindre justeringer i samråd med brukerne. Vedlegg 1. HMS-skjemaet har flere funksjoner Skjemaet er en presisering av formelle krav til HMS-arbeid ved UiB. Nettversjon med trykkaktiv tekst gir lenker til lover, forskrifter og UiB s egne retningslinjer. Se: Skjemaet har svaralternativer (ja - bør bli bedre - må bli bedre - nei) som forutsetter at leder og verneombud evaluerer enhetens aktiviteter i året som har gått. Skjemaet er for UiB som arbeidsgiver en registrering av aktiviteter og holdninger. Standardiserte spørsmål gir et grunnlag for sammenlikning og vurdering av utvikling. Felt for fritekst gir rom for spesielle utfordringer og meldinger. Skjemaet er et grunnlag for dialog og prioriteringer mellom enhetene og arbeidsgiverlinjen eller HMS-avd. Utfordringer kan dermed finne sin løsning med spesiell assistanse, mens gode resultater kan følges opp til nytte og inspirasjon for andre enheter! HMS-skjemaet skal behandles på flere nivå i organisasjonen Grunnenhetene (f.eks. institutt) skal oppsummere egen aktivitet, - og på dette grunnlag vurdere strategier for videre utvikling. Overordnet enhet (f.eks. fakultet) skal vurdere informasjon fra eget ansvarsområde og følge opp såvel lokale forhold som generelle utviklingstrekk. HMS-avdelingen skal på vegne av universitetsdirektøren utarbeide en generell rapport for hele UiB, men i tillegg benytte informasjon fra enhetene som grunnlag for eget arbeid. Avdelingen følger opp så vel positive som negative utviklingstrekk. Universitetsstyret vil gjennom rapport og signaler få innspill til styrende vedtak for HMSarbeidet ved UiB. Saksgang Skjemaet ble sendt til fakultetene, Bergen Museum, Universitetsbiblioteket og sentraladministrasjonen i brev fra Universitetsdirektøren av Etter først å ha definert rapporteringsenheter sendte fakultet/avdeling skjemaet ut til underliggende enheter. Utfylt skjema ble sendt tilbake til overordnet nivå som en del av den ordinære årsrapporteringen, innen frist satt av fakultet/avdeling. Etter å ha diskutert innrapportert status med hovedverneombudet skal fakultets/avdelingsledelsen utarbeide en samlet HMS-rapport til eget styre. HMS-avdelingen fikk tilsendt kopier av skjema for utarbeiding av samlet HMS-rapport for UiB. Samlet HMS-rapport for UiB vil bli behandlet i Arbeidsmiljøutvalget og av Universitetsstyret Samlet HMS-rapport for UiB returneres også til fakultet/avdeling, som igjen gir tilbakemelding om status og anbefalte tiltak til egne enheter. HMS-avdelingen vil benytte innrapportert status som retningsgivende for egen virksomhet og som utgangspunkt for oppfølging og samarbeid om HMS ved UiB i HMS-måltall Vi benytter begrepet HMS-måltall for å illustrere resultater fra spørreskjemaet. Svaralternativene er gitt tallverdier: ja =2, bør blir bedre =1, må bli bedre =-1, nei =-2. Tanken bak tallverdiene er at ja og bør bli bedre representerer en akseptabel løsning med behov for justeringer og vedlikehold, - mens nei og må bli bedre signaliserer at aktiviteten mangler eller holder en så lav profil at den ikke fungerer opp mot kravene i sentrale og lokale

6 styrende dokumenter. Disse vurderingene krever at leder og vernebud må tenke og diskutere seg imellom når status skal gjøres opp. Tallmaterialet blir presentert som profiler basert på gjennomsnittsverdier uten spredningsmål. Det må presiseres at sprikende resultater noen steder blir meget synlige for fakulteter/avdelinger med et lite antall underliggende enheter. Samtidig kan spredning bli kamuflert i tallmaterialet fra fakulteter/avdelinger med et stort antall enheter. 4. STATUS OG UTVIKLING ( ) Denne rapporten beskriver en samlet status og utvikling for lokalt HMS-arbeid ved Universitetet i Bergen. Meldinger fra enkeltenheter er kun benyttet som anonymiserte illustrasjoner på generelle forhold, mens grafiske presentasjoner av fakultets-/avdelingsvise resultater blir presentert som vedlegg. Fakultet eller avdeling skal selv vurdere og følge opp rapporter fra eget ansvarsområde. HMS-avdelingen bidrar til denne prosessen gjennom direkte henvendelser og veiledning. Grunnleggende HMS-aktiviteter Betegnelsen grunnleggende HMS-aktiviteter omfatter grep som skal gi et konkret og dokumenterbart rammeverk for forbedringer i arbeidsmiljøet: 1.1 En skriftlig målsetting definerer en standard og bidrar til kontinuitet. 1.2 En skriftlig fordeling av ansvar og oppgaver er forpliktende. 1.3 En HMS-runde er et minstemål for vurdering av fysisk arbeidsmiljø. 1.4 Et HMS-møte er et uttrykk for en årlig, felles økt rettet mot samhandling og trivsel. 1.5 En HMS-handlingsplan prioriterer tiltak med tilhørende ansvar og evt. budsjett. 1.6 Rutiner for opplæring av nytilsatte og studenter sikrer basiskunnskap i møte med et nytt arbeidsmiljø. 1.7 HMS-vurderinger ved innkjøp, ombygginger etc. er forebyggende. 1.8 Medarbeidersamtale er et verktøy som kan hjelpe oss til et godt arbeidsmiljø og en effektiv måloppnåelse. 2 UNIVERSITETET I BERGEN grunnleggende HMS-aktiviteter 2000 (n=107) 2001 (n=106) 2002 (n=94) 2003 (n=94) "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = Målsetting for HMS 1.2 Oversikt - ansvar/oppgaver 1.3 Gjennomført HMS-runde 1.4 Avholdt HMS-møte 1.5 Handlingsplan for HMS 1.6 Rutiner for opplæring 1.7 Nyanskaffelser/ombygg. 1.8 Medarbeidersamtale FIGUR 1 Grunnleggende HMS-aktiviteter ( ) presentert som gj.snittsverdier av måltall for hele UiB.

7 Tallene for 2003 (se figur 1) viser en stabilisering eller svakt negativ trend: Konkrete og avgrensede aktiviteter som intern fordeling av ansvar/oppgaver, gjennomføring av HMS-runde og HMS-fokus ved anskaffelser og byggeprosesser framstår også i 2003 som enklest å verifisere. Langsiktige arbeidsmiljøstrategier i form av målsettinger og årlige handlingsplaner mangler ved mange enheter. Aktiviteter som forutsetter åpenhet og dialog om samarbeid og utvikling (HMS-møter og medarbeidersamtaler) representerer ved mange enheter en betydelig utfordring En prosentberegning basert på en lokal evaluering, der ja eller bør bli bedre blir tolket som en bekreftelse på nødvendig kvalitet, viser at 83% har en skriftlig oversikt over delegering av ansvar og oppgaver (14% svarer nei ) 73% av enhetene har gjennomført en god HMS-runde (26% svarer nei ) 66% har gjennomført et godt HMS-møte (33% svarer nei ) 62% av enhetene har en brukbar handlingsplan (30% svarer nei ) Rammebetingelser for HMS Dette avsnittet i statusrapporten etterspør miljøets vurdering av egne kvalifikasjoner, av kvalitet på bygninger/utstyr og av samarbeid i linjen og med HMS-avdelingen. Svarene er dermed i all hovedsak basert på skjønn og dialog mellom leder og verneombud ved utfylling av skjemaet. Måltallene for vurdering av kompetanse hos leder og hos arbeidstakere/studenter er i hovedsak høye (se figur 2). Flertallet svarer ja, og signaliserer dermed at dette går rimelig bra, vi har kontroll. Enhetenes vurdering av tilfredshet med samarbeidet i arbeidsgiverlinjen og med HMSavdelingen er også høy. Måltallet for vurdering av standard på bygninger og utstyr (spm. 2.3) signaliserer at denne bør bli bedre, - med betydelig spredning mellom fakulteter/avdelinger (se vedlegg). 2 UNIVERSITETET I BERGEN rammebetingelser og internt tilsyn (revisjon) 2000 (n=107) 2001 (n=106) 2002 (n=94) 2003 (n=94) "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = Arbeidsgiver - kompetanse 2.2 Arb.tak./stud. - kompetanse 2.3 Standard på bygninger/utstyr 2.4 Tilfreds med HMS i linjen 2.5 Tilfreds med HMS-avd. 3 Internt tilsyn FIGUR 2 Rammebetingelser for HMS ( ) og Internt tilsyn (revisjon) (3) presentert som gjennomsnittsverdier av måltall for hele UiB.

8 Internt tilsyn (revisjon) Internt tilsyn/revisjon er et nytt rapporteringspunkt i 2003, og ble innarbeidet etter Arbeidstilsynets systemrevisjon høsten Enhetene blir her spurt om man har gjennomført en årlig gjennomgang av enhetens HMS-rutiner (Jf. Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter Internkontrollforskriften). Tallene (se figur 2) viser at denne rutinen er fersk og trenger en bedre introduksjon. Se ellers ny intern retningslinje i HMS-håndboken ved UiB. Særlig risikofylt arbeid Måltallene har, helt siden dagens rapporteringsskjema ble introdusert i 2000, vist at spesielle utfordringer (giftige kjemikaler, helsefarlig biologisk materiale, feltarbeid etc.) tydeliggjør behovet for spesielle tiltak. Enheter med spesielle risikoforhold har derfor levert høye måltall på de aller fleste områder knyttet til grunnleggende HMS-aktiviteter og rammebetingelser for HMS-arbeid. Man har likevel ved utarbeidelse av samlet årsrapport de siste par årene unnlatt å sette enheter med og uten særlig risiko opp mot hverandre. Lovtekst og praktisk erfaring viser at alle enheter skal ha og trenger disse elementene i sitt arbeidsmiljø, og mangel på særlig risiko må ikke bli et motiv for å senke på kravene. Figur 3 bekrefter imidlertid at om lag ni av ti risikomiljø også i 2003 signaliserer kontroll over spesifikke grep som skal kompensere for økt risiko. Disse arbeidsmiljøene vil bli fulgt med spesiell oppmerksomhet, og med særlig vekt på forhold som kan og skal etterprøves. Dette dreier seg i utgangspunktet om momentene i rapporteringsskjemaet: 4.1 Skriftlige rutiner for potensielt farlige arbeidsprosedyrer. 4.2 Skriftlige rutiner for aktuelle avvik/ulykker. 4.3 Lett tilgjengelige forskrifter, datablad og retningslinjer for alle ansatte. 4.4 Formaliserte rutiner for innkjøp, merking og oppbevaring av kjemikalier. 4.5 Formaliserte rutiner ved innkjøp av farlig utstyr/maskiner. 2 UNIVERSITETET I BERGEN særlig risikofylt arbeid 2000 (n=35) 2001 (n=36) 2002 (n=30) 2003 (n=27) 1 "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = Skriftlige arbeidsinstrukser 4.2 Skriftlige rutiner avvik/ulykker 4.3 Regelverk lett tilgjengelig 4.4 Rutiner kjemikalier 4.5 Rutiner innkjøp farlig utstyr FIGUR 3 Særlig risikofylt arbeid ( ) presentert som gjennomsnitt av måltall for 27 enheter.

9 Omstilling Måltallene for 2003 viser altså totalt sett (figur 1-3) en avflating eller et lett fall sammenlignet med de to forutgående år. Som kommentarer i fritekst rapporterer flere enheter at de i 2003 har vært gjennom eller forbereder større omstillingsprosesser (sammenslåing av institutter evt. kombinert med flytting) der HMS-relaterte aktiviteter har blitt utsatt i påvente av en ny struktur. Figur 4 viser en sammenligning av 21 slike omstillingsenheter med enheter der de organisatoriske forhold er rimelig stabile. Tallmaterialet bekrefter at alle etterlyste aktiviteter, men særlig medarbeidersamtaler og HMS-møter, står utsatt til ved slike prosesser. BERØRT AV STØRRE OMSTILLINGER O3/04 berørt (n=21) ikke berørt (n=73) 2 1 "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = Målsetting for HMS 1.2 Oversikt - ansvar/oppgaver 1.3 Gjennomført HMS-runde 1.4 Avholdt HMS-møte 1.5 Handlingsplan for HMS 1.6 Rutiner for opplæring 1.7 Nyanskaffelser/ombygg. 1.8 Medarbeidersamtale FIGUR 4 Grunnleggende HMS-aktiviteter ( ) presentert som gjennomsnittsverdier av måltall for enheter under større omstilling og øvrige enheter.

10 5. KOMMENTARER Statusrapporten for lokalt HMS-arbeid ved UiB er et temperaturmål og ingen studie med statistisk signifikante resultater. Dette er et bevisst og prinsipielt valg. Det reelle innholdet i HMS-arbeidet står og faller med innhold og mening i aktivitetene, og slike kvaliteter lar seg vanskelig tallfeste. Spørsmålene er imidlertid formulert på en måte som skal stimulere til lokal dialog, evaluering og utvikling. Enheter som gjennom rapporten signaliserer problemer får hjelp enkeltvis, og en slik samarbeidsrunde er et bedre resultat enn feilaktige signaler om at her er alt på plass. Statusrapporten for 2003 signaliserer stagnasjon. Dette innebærer som i 2002 at om lag 30% av enhetene ved UiB fortsatt ikke kan melde om et årlig møte der medarbeidere, trivsel, samarbeid og samhold står på dagsorden en årlig gjennomgang av det fysiske arbeidsmiljøet en enkel handlingsplan for aktuelle tiltak i arbeidsmiljøet Dette er totalt sett ikke tilfredsstillende. Det virkelige bildet er svært nyansert, men vi står overfor betydelige utfordringer. Et godt arbeidsmiljø for alle Vi har ingen enkel forklaring på hvorfor det viser seg vanskelig å nå fram til hele organisasjonen med struktur og tiltak i arbeidsmiljøet. Viktige spørsmål er knyttet til styrende signaler fra leder på alle nivå formidling av krav, mål, kunnskap og praktisk kompetanse forståelse av nytteverdi knyttet til et godt arbeidsmiljø arbeidspress og skjerpede krav til produktivitet og omstillingsevne omstillingsprosesser der strukturer bygges ned og erstattes med nye vil legge vekt på å skape et best mulig arbeidsmiljø for de ansatte, som er (vår) viktigste ressurs. Det må derfor legges stor vekt på en optimal bruk av den enkeltes kompetanse for å nå (våre) mål. UiB må, med utgangspunkt i slike spørsmål, vurdere hvordan HMS-arbeidet skal føres videre. Viktige arbeidsmål vil være: Tydelige mål og styrende signaler fra arbeidsgiver. God, relevant og praktisk orientert opplæring av ledere. En bevisst styring og koordinering av omstillingsprosesser. God dialog og resultatorientert samarbeid mellom arbeidstakere, ledelse (institutt, fakultet, avdeling) og sentraladminstrasjonen for å avklare ansvarsfordeling, nytteverdi, utfordringer og behov. Jf. SAMBA prosjektet. Kurs/innføring i HMS i et ledelsesperspektiv savnes for styrere/visestyrere og kontorsjef. Dermed tar det tid før en er inne i det meste av hva HMS-området innebærer av ansvar og oppgaver. Vi ser fram til arbeidet med SAMBA, og vi ønsker en gjennomgang av HMS-arbeidet ved instituttet. Et godt arbeidsmiljø tåler omstilling En rekke enheter ved UiB er gjenstand for omfattende omstillingsprosesser i form av sammenslåing til større enheter, - i flere tilfeller kombinert med flytting. Det er i figur 4 vist at 21 enheter i omstilling har problemer med å gjennomføre grunnleggende HMS-aktiviteter. Dette gjenspeiles gjennom uvanlig mange kommentarer i fritekst. Disse signaliserer høyt arbeidspress og tap av funksjoner i påvente av at nye strukturer og medarbeidere skal finne sin plass.

11 gjennomført instituttsammenslåing og omstillingsprosjekt, endrede arbeidsoppgaver og anstrengt administrativ bemanning har ikke gjort det mulig å gjennomføre. Gitt de utfordringer instituttet har stått overfor mht. implementering av nytt studieopplegg samt omorganiseringsarbeidet, har ikke HMS-arbeidet blitt fulgt systematisk opp. Instituttet står for tiden midt i en omstillingsprosess Alle ansatte ble spurt om de ønsket et HMS-møte, og samtlige svarte at de i denne situasjonen ikke så hensikten med et slikt møte i inneværende periode. Usikkerhet omkring hvordan (medarbeider-)samtalene skulle følges opp i det nye instituttet og med ny styrer talte heller ikke for at nye samtaler skulle gjennomføres. En omstillingsprosess øker kravene til arbeidsmiljøet. Grenser blir gått opp, roller prøvd og ytelser målt. UiB har ved mange anledninger erfart at utfordringer, som til daglig lar seg håndtere, vokser eller kommer ut av kontroll i slike situasjoner. Et godt arbeidsmiljø bygges i fredstid, og testes når de ytre rammene endres; trivsel og trygghet øker vår evne til omstilling. Det er derfor et paradoks dersom enheter trapper ned øvelser i samhold og samhandling når trykket øker. Motsatt kan enheter som er tilstede i situasjonen, informerer og gjør bruk av synergieffekter bli vinnere i omstillingsprosesser. Nye ledere, medarbeidere og omgivelser kan gjennom riktige veivalg bidra til positive løft i arbeidsmiljøet, - og til oppgjør med gamle vaner. ikke regulært HMS-møte, men vi har i en serie allmøter orientert om og diskutert det som for oss har vært den største arbeidsmiljøsaken, nemlig reorganiseringen og instituttets framtid. Vi har nå satt i verk en ny faglig organisasjonsstruktur basert på forskningsgrupper faglige prioriteringer strategiplan inkl. HMS-tiltak med 3-4 årsperspektiv årlige handlingsplaner Vi regner med at vi i løpet av våren vil ha alle grunnleggende HMS-aktiviteter samt internt tilsyn på plass. Et godt arbeidsmiljø leverer godt arbeid Godt HMS-arbeid skal bygges på en systematikk som ivaretar og utvikler, fortrinnsvis uavhengig av hvem som leder arbeidet. Det kan ved etablering av rutiner iblant skje at ord og paragrafer skygger for mål og mening. Det er i så fall en avsporing. Regelverk og dokumentasjon er nødvendig verktøy, men produktet, et godt arbeidsmiljø, foreligger ikke før man registrerer at man er omgitt av medarbeidere preget av aktivitet, kreativitet, trivsel, samhold og respekt. Tiltak som fremmer et godt arbeidsmiljø ved UiB er derfor også tett flettet sammen med våre strategier for bedre forskning, formidling og undervisning. HMS-møtet viste seg å bli svært vellykket. Seniorrådgiver Tone Bergans innledning over temaet Kulturbygging hva hemmer og fremmer et godt arbeidsmiljø var svært engasjerende og utfordrende (vi) ble utfordret på hvordan vi mener det kan være mulig å forbedre både undervisningstilbud og forskningsaktivitet ved institusjonen. Forslagene (fra en gruppeoppgave) vil danne grunnlaget for mye av den videre satsningen utkrystalliserte en rekke felles mål et felles, instituttovergripende forskningsprosjekt publiseringsplan beholde faglig bredde og styrke den bedre det fysiske og sosiale arbeidsmiljøet. Prosesser som vekker engasjement og produserer gode idéer og intensjoner må følges opp med aktivitet og praktiske konsekvenser om de skal beholde sin kraft. I verste fall virker forventninger som ikke følges opp demotiverende: Hvorfor engasjere meg når respons og resultater uteblir? Får ikke respons på mangler som meldes i oppsummering fra HMS-runde : dårlig arbeidslys i mange rom. HMS(-avdelingen) har vurdert dette, men ingen synes å ta konsekv. av vurderingen : Dårlig og manglende vedlikehold gjør forholdene utilfredsstillende en langvarig og slitsom prosess for de ansatte.

12 UiB står midt i store og gjennomgripende utfordringer. Som kunnskapsinstitusjon er kreative og energiske medarbeidere vår største ressurs. En bevisst utforming av et godt arbeidsmiljø der tid og krefter i størst mulig grad kan disponeres til forskning, formidling og undervisning innenfor positive, slitesterke og utviklende rammebetingelser, - er derfor god ressursbruk. Et godt arbeidsmiljø kan bli bedre Årets statusrapport antyder stagnasjon i HMS-arbeidet. Praktisk erfaring fra kontakt med enhetene tilsier imidlertid at dette ikke er fullt ut dekkende for de relle forhold. En utvikling av gode og robuste miljøer blir i særlig grad tydelig når representanter for institutter, avdelinger, fakulteter og sentraladministrasjonen møtes og utfordrer hverandre. Man registerer faglig refleksjon, effektive lokale tiltak og forslag til forbedring av fellestjenester. Slik sett kan tallmessig stagnasjon også avspeile et mer kvalifisert og kritisk blikk på holdninger og aktiviteter. Eksisterende systemer ved UiB og Helse-Bergen er ikke gode nok. Leders betydning for utformingen av et godt arbeidsmiljø er grunnleggende, og den strekker seg langt ut over de rammer som er definert under HMS-begrepet. Signaler fra leder er bestemmende for retning og standard. I sin gode form gir de i medgang stø kurs, mens de i motgang sparer et arbeidsmiljø for uro og spill av tid og krefter. Statusrapportens felt for kommentarer i fritekst har illustrerende kommentarer knyttet til leders nærvær og fravær. Det har vært tydelige forbedringer i medarbeideres holdninger. Økt fokus på HMS fra instituttledelsen kan ha bidratt til dette. Fortsatt varierer dette og (leder) kommer til å fortsette målrettet holdningsskapende arbeid. På grunn av skifte av ledelse i 2003, har HMS-arbeidet ikke kommet skikkelig i gang dette året. Å utforme et godt og vel fungerende arbeidsmiljø krever i tillegg kompetanse og ressurser. Økt bevisstgjøring og nye, store enheter skjerper de faglige kravene til ledere, medarbeidere og sentrale støttefunksjoner. SAMBA-prosjektet (Samarbeidsavtalen for et bedre arbeidsmiljø) startet i 2003 med en første avtale mellom Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet og HMSavdelingen. Målet for prosjektet er å legge på plass grunnleggende HMS-aktiviteter ved alle institutter/enheter gjennom en serie dugnader der fakultet og HMS-avdeling bidrar med nærvær, råd og drahjelp. ny kontorsjef er på plass. Vi vil nå benytte denne anledningen til å fullføre vår HMS-strategi parallelt med SAMBA-prosjektet. Vi regner med at vi i løpet av våren vil ha alle grunnleggende HMS-aktiviteter på plass. Instituttet har i løpet av 2003 ved Arbeidstilsynets revisjon og SAMBA-prosjektet fått gjennomført to større analyser av sitt HMS-arbeid. Disse analysene danner et nytt og solid grunnlag for HMS-arbeidet og vi er nå i oppfølgningsfasen.

13 6. KONKLUSJON Enhetenes statusrapport for lokalt HMS-arbeid i 2003 gir tre hovedmeldinger: 1. Tallmaterialet beskriver stagnasjon, - etter et par år med en jevnt positiv utvikling. 2. Større omstillingsprosesser bidrar til utsettelser av rutiner og tiltak. 3. Enhetene gir i fritekst en lang rekke viktige, utfyllende kommentarer. Disse har økt i antall fra tidligere år, og signaliserer på en positiv måte bevisstgjøring i forhold til eget arbeidsmiljø. Tydeligst er meldinger fra enheter i omstilling. Det er ut fra en samlet vurdering av statusrapporten nærliggende å konkludere med at institutter og avdelinger dels avventer nye signaler og strategier, dels aktivt utfordrer til samhandling for å løse felles oppgaver og utfordringer. Observasjoner knyttet til enheter i omstilling er i særlig grad bemerkelsesverdige i en tid der omstilling vil bli en av våre viktigste styrende koder, - med skjerpede krav til samhold og samhandling. UiB leser disse signalene med stor interesse, og oppfatter årets HMS-statusrapport som en positiv utfordring til felles innsats for et godt arbeidsmiljø. 7. REFERANSER Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften).* Handlingsplan for HMS-arbeid ved UiB * Skjema for Årsrapport 2003 for lokalt HMS-arbeid.* Statusrapporter for 2000, 2001 og 2002*. * Dokumentene kan søkes via direkte lenke på HMS-portalen ved UiB: 8. VEDLEGG Kartleggingsskjema for Oversikt over institutter/avdelinger/sentre som har svart. Fakultets-/avdelingsvis presentasjon av resultater.