Formannskapet. Møteinnkalling

Transkript

1 Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 16/10 PS 17/10 PS 18/10 PS 19/10 PS 20/10 PS 21/10 PS 22/10 PS 23/10 PS 24/10 PS 25/10 Sakstittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte spørsmål Ny fireårig samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold og kommunene i Østfold. Boliger til funksjonshemmede i Hvaler kommune. Veien til egen bolig, tomt. Statusrapport - utbygging av Utgårdskilen regionale fiskerihavn Delegering av myndighet for ny havne- og farvannslov Samarbeid om servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv - kommunene Fredrikstad og Hvaler Samarbeid mellom Opplev Fredrikstad AS og Hvaler kommune vedr. turistkontor 2010 finansiering (Saken ettersendes) Ytre Hvaler Nasjonalparksenter - driftsfinansiering 2010 (Saken ettersendes) Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann

2 PS 16/10 Godkjenning av protokoll fra forrige møte

3 PS 17/10 Interpellasjoner og spørsmål

4 Saksnr 2009/880 - Prolongering og videreutvikling av samarbeidsavtalen innfor helse og omsorgsområdet Arkivkode 025 Saksbehandler Lars H Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester Formannskapet /10 Kommunestyret Ny fireårig samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold og kommunene i Østfold. Saksopplysninger KS Østfold tok i 2002 initiativ til å etablere prosjektet Helhetlige helsetjenester et samarbeidsprosjekt mellom kommunene i Østfold og Sykehuset Østfold (SØ) for å bidra til mer helhetlige helsetjenester i fylket. Hovedmålet med dette prosjektet var å skape overordnede prinsipper for samhandling. KS Østfold og sykehusledelsen sluttet seg til anbefalingene i prosjektet. Resultatet ble opprettelse av Administrativt samarbeidsutvalg og inngåelse av en samarbeidsavtale mellom kommunene i Østfold og Sykehuset Østfold. Samarbeidsavtalen ble politisk behandlet i alle kommunene og trådte i kraft 1. juni 2005 med en varighet frem til 30. juni Avtalen i Østfold er prolongert ett år for arbeid med videreutvikling av avtalen. Saken ble sendt til alle rådmenn, pr. brev datert 29. mai 2009, med anbefaling lagt frem som melding for kommunestyre. KS Østfold og Sykehuset Østfold tok ansvar for å gjennomføre en prosess andre halvår Formålet med prosessen var å legge fram ny samarbeidsavtale til behandling i kommunestyrer og styret i Sykehuset Østfold. Det foreligger nå en ny samarbeidsavtale som er enstemmig anbefalt av styret i KS Østfold og Sykehuset Østfold. Den er svært viktig for mulighetene til fortsatt videreutvikling av samarbeidet, og sørger for at kommunene og sykehuset i fylket er i god posisjon når det gjelder samhandlingsreformen. Videreutvikling av samhandling helse i Østfold og samarbeidsavtalen KS Østfold og Sykehuset Østfold har hatt ansvar for videre utvikling av samhandling om helse i Østfold, og ny samarbeidsavtale. Det er gjennomført flere arbeidsmøter med representanter fra kommunene og sykehuset. I tillegg har det vært drøftinger i rådmannsutvalget og fylkesstyret i KS Østfold, Samhandlingsforum og styret i Sykehuset Østfold. Det skjedde mye når det gjelder fokus på samhandling mellom spesialist- og kommunehelsetjenesten i Regjeringen la frem en Stortingsmelding i juni om samhandlingsreformen. Bygging av nytt Østfoldsykehus ble også vedtatt i juni. KS Østfold og Sykehuset Østfold var derfor av den oppfatning at avtalen burde prolongeres ett år. Det er gitt sterke signaler fra politisk og administrativ ledelse i kommunene og fra ledelsen i Sykehuset Østfold om viktigheten og nytten av dagens samarbeidsavtale. En evaluering fra Høgskolen i Østfold understreket behovet for at avtalen bør ligge fast. Det er allikevel nødvendig at utviklingsarbeidet fortsetter og at det ble brukt tid på å gjennomføre nødvendige justeringer som er kommet frem i ny samarbeidsavtale.

5 Ny samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold og NN kommune Samhandlingen mellom Sykehuset Østfold og kommunene skal bygge på et helhetlig syn på tjenester til den enkelte pasient/bruker, og til Østfolds befolkning. Samarbeidet skal bevisstgjøre partene gjennom likeverdighet og gjensidighet, fokus på forbedring og dialog, god ressursutnyttelse og et formelt overordnet, systematisk og konkret samarbeid til praktisk nytte for pasient/brukerne. Fundamentet fra den gamle avtale ligger fortsatt fast. Følgende større endringer er foretatt: - nytt punkt 4.1 Overordnet samarbeidsutvalg - brukerrepresentant og en praksiskoordinator (fastlege), punkt 4.2 Administrativt samarbeidsutvalg Overordnet samarbeidsutvalg er et partssammensatt, overordnet strategisk og utviklingsorientert utvalg mellom Sykehuset Østfold og de kommuner som har inngått samarbeidsavtalen. Administrerende direktør i Sykehuset Østfold og styret i KS Østfold oppnevner tre representanter hver. Administrativt samarbeidsutvalg er et partsammensatt samarbeidsutvalg mellom Sykehuset Østfold og de kommuner som har inngått avtalen. Utvalget består av fem representanter fra kommunene og fem representanter fra Sykehuset Østfold. Utvalgets medlemmer oppnevnes av og representerer henholdsvis kommunenes administrative ledelse og administrerende direktør i Sykehuset Østfold. I tillegg oppnevner utvalget to observatører med tale- og forslagsrett: - brukerrepresentant, utpekt av Funksjonshemmedes fellesorganisasjon (FFO) - praksiskoordinator (fastlege) i Sykehuset Østfold lege med koordinerende ansvar for praksiskonsulentene fastleger Avtalen trer i kraft 1. mai 2010 gjelder frem til 30. april 2014 Det er etter delegeringsreglement for Hvaler kommune utvalg for kultur og personrettede tjenester som innstiller til vedtak i kommunestyret. Formannskapet kan gi uttalelse til saken. Vedlegg 1. Ny samarbeidsavtale (vedlegges saken) 2. Vedtatt samarbeidsavtale mellom SØ og 17 kommuner i Østfold (tilgjengelig i saksmappen, sendes ikke med saken) 3. Evaluering av samhandlingsarbeidet i Østfold (rapport HiØ) (tilgjengelig i saksmappen, sendes ikke med saken) Innkomne merknader Ingen Vurdering Samarbeidsavtalen har vært et godt fundament for videreutvikling av samarbeidsrelasjoner mellom helseforetak og kommunene i Østfold. Avtalen anses av politisk og administrativ ledelse i kommunene og Sykehuset Østfold som et godt virkemiddel. Styret i KS Østfold har enstemmig anbefalt avtalen og rådmannen anser at avtalen er et viktig verktøy for å videreutvikle samarbeidet mellom kommunene og sykehuset. Den sørger også for at kommunene og sykehuset i fylket er i en god posisjon når det gjelder samhandlingsreformen. Evalueringen fra Høgskolen i Østfold viser at samarbeidsavtalen har utløst en rekke aktiviteter knyttet til bedre pasientlogistikk, og har bidratt til økt fokus på samhandling mellom sykehus og kommunene Rådmannen mener at avtalen som kommunene i Østfold og Sykehuset i Østfold har levd etter i over fire år, bør ligge fast med de nødvendige endringer som er gjort i ny samarbeidsavtale. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler UKPT å avgi følgende innstilling til Kommunestyret;

6 Det inngås ny fireårig samarbeidsavtale (vedlegg 1) mellom Hvaler kommune og Sykehuset Østfold for tidsperioden 1. mai 2010 til 30. april Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann

7 Saksnr 2010/197 - Veien til egen bolig, tomt. Arkivkode 611 Saksbehandler Lars H Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne /10 Utvalget for kultur og personrettede tjenester Formannskapet /10 Kommunestyret Tomt til boliger til mennesker med utviklingshemming i Hvaler kommune. Veien til egen bolig. Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i februar 2009 kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester i Hvaler kommune. I tredje bombepunkt under mål og strategier for virksomhet Tiltak for funksjonshemmede ble det vedtatt; Fatte kommunalt vedtak ift plassering og drift av nye boliger for utviklingshemmede i kommunen i siste tertial 2009 med tanke på oppstart av bygging av boliger i Med bakgrunn i dette vedtaket er det nedsatt en arbeidsgruppe som har startet arbeidet med boliger til funksjonshemmede i kommunen. For at kommunestyret skal kunne fatte vedtak om plassering av boliger må flere forhold vurderes: 1. Dagens situasjon og muligheter for utvidelse på eksiterende området. 2. Beholde eksisterende boliger på Oladammen og nye boliger et annet sted i Hvaler. 3. Etablere et nytt sted hvor boliger og avlastning er samlet. 4. Eventuell etterbruk av nåværende boliger på Oladammen. 5. Økonomiske konsekvenser. For å kartlegge muligheter for en eventuell utbygging har kommunen annonsert etter tomter for boliger til funksjonshemmede. Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, og utvalg for kultur og personrettede tjenester er orientert om dette i utvalgssaker i februar. Annonsen tar forbehold om kommunestyrets godkjenning. Dagens situasjon og muligheter for utvidelse på eksiterende området. Hvaler kommune eier i dag seks boliger på Oladammen. To av boligene benyttes til kontorer og fellesarealer for ansatte, en bolig til avlastningsbolig, og tre boliger fremleies til personer som fyller kriteriene for fremleie. Boligene på Oladammen ble bygd tidlig på 90-tallet, og ble i stor grad finansiert av tilskudd fra Husbanken. Kommunen har ikke, ut i fra vedtektene i borettslag, anledning til å eie flere andeler, men har tildelingsrett til noen flere av borettslagets boliger. Disse kan kun tildeles personer med psykisk utviklingshemming. Dersom alternativ om å utvide eksisterende boligmasser på Oladammen skal velges vil dette være et tidkrevende arbeid, blant annet fordi kommunens boliger ligger tett inntil uregulerte områder iflg kommuneplan. Kommunens boliger på Oladammen er lite hensiktsmessige til dagen drift. I tillegg til at kommunen har behov for flere boliger til funksjonshemmede er det et stort behov for avlastningsplasser, samt å tilrettelegge for at ansatte kan få en arbeidsplass i henhold til dagens behov og krav. Det er ingen

8 form for garderober, det er ett toalett og bad til ca 35 ansatte, og av og til må brukere som er på avlastningen også benytte seg av dette badet. Totalt er det 2,25 kvm lagringsplass til diverse sanitærartikler og kontorrekvisita. Det er trangt når flere er på jobb samtidig, det er dårlig inneklima og dårlig belysning. Det finnes ikke skjermede arbeidsplasser med PC- tilgang for de som skal skrive i overlappingen mellom vaktene. Rapportene skal skrives i fagprogram, og det blir lite effektivt med resten av personalgruppen rundt seg. Betingelsene ligger ikke til rette for at brukerne kan ha felles aktiviteter på fritiden i de lokalene som er til disposisjon. I dag gjøres dette i den enkeltes leilighet, noe som fører til uro blant brukerne fordi leilighetene er så små at de ikke er tilrettelagt for dette formålet. Slik bygningsmassen er i dag må personalet gå igjennom en leilighet for å komme til en annen beboer. Dette går ut over personvernet til de personene som til enhver tid oppholder seg i leiligheten som blir brukt til gjennomgang. Muligheten for å benytte seg av loftet til kontorer er vurdert, men bygget er ikke konstruert slik at dette kan brukes uten en omfattende byggeprosess. De fysiske betingelsene på avlastningsboligen er lite egnet til sitt formål. Per dags dato er det 9 barn, unge og voksne som deler på en leilighet, med muligheter for at tre kan overnatte om gangen. Når det er tre på overnatting så benyttes et tidligere kontor i personalbasen til soverom. Dette medfører at personalet må liste seg rundt og viske i personalbasen ved eks. rapportmøter. Det er dårlig luft og ikke egnet belysning i leiligheten. Det er kun ett bad og ingen skjerming i dusjen. Kjøkkenet er så lite at det bare er plass til en hybelkomfyr. Ved baking osv. må komfyren i personalbasen benyttes. Det betyr at brukerne må bruke personalbasen for å få gjort ting som egentlig er en selvfølge at man får gjort på sitt kjøkken. Det er heller ikke plass for at flere enn to brukere kan spise samtidig. Tiltak for Funksjonshemmede hadde tilsyn av Fylkesmannen i Østfold våren Kommunen fikk i tilsynsrapporten merknad i forhold til de fysiske betingelsene. Merknadene ble bygd på følgende observasjoner (sitat fra tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Østfold): 1. Fellesrom er små i forhold til å ivareta aktivisering, inne aktiviteter, fellesmåltider og mulighet for ro/hvile, når flere brukere er til stede samtidig. 2. Badets plassering innenfor et av soverommene, er uhensiktsmessig når flere brukere skal bruke det. 3. Uteområdene er ikke tilrettelagt for barnas behov for aktivisering og utfoldelse Beholde eksisterende boliger på Oladammen og nye boliger et annet sted i Hvaler. Dersom man velger en løsning hvor noe av driften beholdes på Oladammen, og noe bygges et annet sted, vil det likevel være nødvendig med store utbedringer i eksisterende boligmasse for at behov og statlige krav kan tilfredstilles. Den største konsekvensen med delt løsning vil være at det vil kreve langt høyere bemanning til drift. Det vil være nødvendig med mer personell, og ikke minst vil det kreve flere nattstillinger som igjen vil medføre høyere driftskostnader. Som et eksempel kan det nevnes at en nattstilling koster inklusive pensjon og arbeidsgiveravgift ca pr. år. En delt løsning vil medføre langt mer kjøring. De beboere som er godt fungerende og som bor i egne boliger og som ikke er direkte tilknyttet boligene på Oladammen, kan fortsatt bo i sine boliger spredt i kommunen. De som mottar tjenester fra dette teamet har ikke behov for tilsyn hele døgnet. Denne løsningen kan være hensiktsmessig med tanke på at man ikke skal samle alle mennesker med psykisk utviklingshemming på et sted. Etablere et nytt sted hvor boliger og avlastning er samlet. Kommunen har behov for flere og mer funksjonelle avlastningsplasser og boliger som er tilrettelagt for funksjonshemmede. Det er behov for avlastningsenhet som har kapasitet for å kunne ta imot 6 barn/ unge/ voksne samtidig til overnatting. Dersom en har god kapasitet i form av plass kan man komprimere ukedager og helger hvor det gis avlastning, med denne muligheten kan kommunen gi en god og effektiv tjeneste på en økonomisk besparende måte. Dette fordi vi da kan spare i forhold til bemanning. Det vil si at færre personale kan ha en gruppe med flere barn. I en avlastningsenhet må man ivareta den enkelte bruker med tanke på at det skal kunne være muligheter for å kunne skjerme seg fra de andre, det vil da være aktuelt med to stuer og egne soverom. Det vil også være ønskelig med et stort kjøkken der barn/ unge/ voksne kan delta med matlagingen med tanke på å gjøre de mest mulig i stand til dette når de flytter for seg selv.

9 Treningsbolig Treningsbolig kan være en del av avlastningsenheten. Treningsboligen skal være en liten leilighet som har de fasiliteter som en ordinær bolig skal ha. I en treningsbolig vil man gi avlastning samtidig som opplæring for et liv i egen bolig kan utføres. Ved å prioritere opplæring i treningsleilighet kan man gjøre beboerne mest mulig selvstendig ut i fra deres premisser og forutsetninger. Dette kan føre til redusert oppfølging senere når de flytter i egen leilighet. Ved å ha en slik leilighet kan man også sikre at brukerne får et mer individuelt og tilrettelagt tilbud i egen leilighet, og omfanget på tjenesten vil bli mer riktig. Dersom kapasiteten på avlastningsenheten i perioder vil være for stor kan salg av avlastningstjenester til andre kommuner vurderes. Dette vil igjen gi vår kommune muligheter for et utvidet fagmiljø og styrket kompetanse. Videre er det behov for ca 10 nye boliger umiddelbart og med mulighet for å bygge ut til 20 boliger frem til Kommunen har plikt etter Lov om sosiale tjenester og medvirke til å skaffe boliger til personer som ikke selv kan ivareta sine interesser på boligmarkedet. Ved å samle og bygge tilrettelagte boliger for den enkelte kan det for noen av brukerne også bety at man kan redusere bruken av tvang og makt og redusere kommunens driftskostnader ved effektivisering av hjelpetiltakene. De fleste av disse boligene vil det være naturlig at beboerne selv finansierer og eier. Kommunen vil bare delta som tilrettelegger og sikre tildelingsrett ved videresalg. Nye beboere vil med denne ordningen nyte godt av husbankens tilskuddsordninger. Tiltak for funksjonshemmede er en stor virksomhet? med 30 ansatte et antall som vil øke i årene som kommer. Det vil si at innen relativt kort tid vil det trolig være opp i mot 50 ansatte. Behovet for å tilrettelegge arbeidsplassene er nødvendig, og det vil være behov for kontorer, møterom, garderober, toaletter, arkivrom osv. Ved å tilrettelegge arbeidsplasser vil man som eksempel kunne tilrettelegge for hvilende nattevakter som igjen vil gi reduserte driftsutgifter. Eventuell etterbruk av nåværende boliger på Oladammen. Dersom kommunestyret velger en løsning som gir ledige boliger på Oladammen åpner dette for mange spennende muligheter. Arbeidsgruppa har foreløpig ikke gjort grundige konsekvensanalyser, men gjort seg noen tanker. Boligene kan for eksempel være godt egnet til: Tilrettelagte trygge boliger for eldre, med eller uten fellesarealer. Bosetting av flyktninger. Bofellesskap for mindreårige flyktninger. Dagsenter for eldre og/eller utviklingshemmede. Bofellesskap eller institusjon for demente. Noen av eksemplene over kan medføre et behov for bruksendring etter plan og bygningsloven noe som er ikke vurdert av arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa har vært i møter med FOBBL og de signaliserer at endring i bruk av boligene som nå bare skal tildeles til personer med psykisk utviklingshemming kan endres med vedtaksendringer i borettslaget. Flere av disse boligene er bygd opp med øremerkede midler, men disse midler er nedskrevet og medfører ikke noen krav om tilbakebetaling til Husbanken. Flere av alternativene nevnt ovenfor kan utløse tilskudd dersom behov for ombygging eller rehabilitering blir nødvendig. Flere av alternativene for etterbruk er også selvfinansierende eller inntektsbringende for kommunen og vil ikke utløse økte driftsmidler. Økonomiske konsekvenser. Kommunen har i dag utgifter til tre boliger i virksomhet Tiltak for funksjonshemmede, en bolig til avlastning og to boliger til fellesarealer og kontor. Dette tilsvarer en årlig utgift på kr I tillegg kommer utgifter til strøm og vedlikehold. Dersom disse boliger blir utleieboliger vil hele summen kunne benyttes til avdrag på finansiering av nye arealer som avlastningsbolig og kontorlokaler. Kommunen vil ikke få økte utgifter i forbindelse med oppføring og drift av boliger. Boliger og deler av en eventuell tomtekostnad kan fult ut bli finansiert av den enkelte beboer. Dersom kommunen velger

10 å bygge egne boliger for fremleie vil dette også kunne finansieres med husleieinntekter. Boliger vil få investeringstilskudd fra Husbanken. Maksimal tilskuddssats for omsorgsbolig er kr pr bolig. Ved rehabilitering eller nybygg av avlastningsbolig vi kommunen få tilskudd på inntil kr pr sykehjemsplass. Avlastningsbolig vil komme under samme tilskuddssater som sykehjem da dette er å betrakte som sykehjemsplasser i denne sammenheng. Det vil, på nåværende tidspunkt, ikke være mulig å antyde hvilke driftskostnader aktuelle alternativer vil føre til av økte driftskostnader. Tomtevalg Som nevnt har kommunen annonsert etter tomter for å kartlegge mulighetene for en eventuell utbygging. Det er i annonsen tatt forbehold om kommunestyrets godkjenning av tomtekjøp. Ved kjøp av tomt er kommunen ikke pålagt å følge Lov om offentlig anskaffelser, men kommunen har likevel valgt å legge gode innkjøpsrutiner tilgrunn. Kommunen har forbeholdt seg retten til å forhandle med tilbydere samt forkaste ethvert tilbud. I annonsen ble det lagt vekt på at boligstørrelsen skal være stor nok til å tilfredsstille behovet som er beskrevet i kommunedelplan for Pleie og omsorgstjenester og i tillegg bør følgende vektlegges: Pris Kommunen vil legge vekt på en samlet vurdering av tomtepris, kostnader til infrastruktur og øvrige byggekostnader. Beliggenhet Det vil bli vektlagt nærhet til butikk, sosiale aktiviteter, friarealer som strand og natur, offentlig kommunikasjon, muligheter for tilrettelegging for offentlig krav til universell utforming (tilgjengelighet) og fremtidig utvidelsesmuligheter. Regulert tomt med muligheter for utbygging Tilbudte tomter bør være regulert for mulig utbygging. Det er innen fristen mottatt 2 tilbud på tomter. En tomt beliggende sentralt på Skjærhalden, og en tomt beliggende på Rød, Asmaløy. Østerhaug, Skjærhalden. Kanal eiendom tilbyr tomten (11 mål) ferdig regulert for kr , pluss kr mva til fremføring av VVA. Tomteområdet ligger sentralt rett syd for Rove. Området oppgis som for det meste flatt. Det er adkomst/sykkelsti ned til Kjølholtveien. Det er få minutters gange til butikk og Skjærhalden sentrum. Området er på totalt ca 11 mål og regulert til formålet. Planavdelingen i kommunen har på forespørsel antydet at det kan være behov for mindre reguleringsendring, men at det vil være mulig å benytte tomten til kommunens formål. Tømmerholtet, Asmaløy. Skjærgårdsboliger AS tilbyr tomt regulert for kr (8 mål). Tomten er regulert for bygging av eneboliger, tomannsboliger eller eneboliger i kjede. Området oppgis å ligge skjermet for trafikk med gangavstand til butikk(rød) og kort avstand til idrettsanlegget på Rød, Hvalerhallen, skole og barnehage. Planavdelingen i kommunen har på forespørsel antydet at det kan være behov for mindre reguleringsendring, men at det vil være mulig å benytte tomten til kommunens formål. Vedlegg (ligger i saksmappen, men kopieres og sendes ikke ut sammen med saksfremstillingen): Tilbud på tomter fra Kanal eiendom as, pluss e-post med tilleggsopplysninger om fremføring av VVA. Tilbud på tomt fra Skjærgårdsboliger as. Innkomne merknader

11 Ingen innkomne merknader. Hjemmelsgrunnlag Lov om sosiale tjenester. Kommunedelsplan Pleie og omsorgstjenester for Hvaler kommune. Vurdering Kommunen gir i dag tjenester til mennesker med utviklingshemming fra boliger bygd tidlig på 90- tallet. Boligene er lite tilrettelagt for dagens krav til arbeidsplasser for ansatte. Det er lite kapasitet og muligheter for en god avlastning, og opplæring for brukerne, og det er et stort behov for flere boliger i årene frem mot Mulighetene for utbygging av flere boliger og utbedre arbeidsplasser er utfordrende og komplisert, og det er svært vanskelige parkeringsmuligheter i området. Alternativ to med en delt drift der noe av boligene på Oladammen fortsatt benyttes og nye boliger og avlastningsplasser bygges et annet sted kan være en løsning, men dette vil være driftsmessig langt mer kostbart og ressurskrevende. Samtidig er dette en løsning som er lite egnet for å styrke fagmiljø og kompetanse. Alternativ tre hvor det bygges nye boliger sammen med avlastningsplasser og arbeidsplasser fremstår som det mest tiltalende. Det vil gi muligheter for en tidsmessig drift med gode tilrettelagte boliger, med et hyggelig og tilpasset utemiljø. En moderne og effektiv drift av avlastningsplasser med muligheter for treningsbolig og med muligheter for å utvide behov for boliger etter hvert som behov melder seg. Dette alternativ vil på lang sikt også være driftsmessig langt rimeligere en de to andre alternativ. Dersom alternativ tre velges, og boliger på Oladammen blir ledige vil det være stort behov for disse til andre presserende behov innenfor kommunens tjenesteyting, og som kan være selvfinansierende eller til og med inntektsbringende for kommunen. Vurdering av tomter. Kommunen har ved fristens utløp mottatt to tilbud på tomter. Begge tomtearealene tilfredsstiller kravene som er satt i annonsen. Tomtene er prismessig ganske like. Begge tomtene har nærhet til butikk, friarealer og utvidelsesmuligheter. Begge tilbudene er i regulerte områder og vil gi muligheter for byggetillatelse til ønsket formål. Tomten på Rødfeltet kan virke noe mer isolert en tomten på Østerhaug. Østerhaug ligger i nærheten av Skjærhalden og vil gi muligheter for beboerne og brukerne til å gå til flere butikker, restauranter, sentra og føle tilhørighet til et større aktivt miljø. Uavhengig av hvilke alternativer som velges for å bedre kommunens tjenester og boliger til mennesker med utviklingshemming vil det være svært vanskelig å antyde hva dette innebærer i driftskostnader. Kommunen og den enkelte beboer vil kunne finansiere store deler av sine utgifter med investeringstilskudd fra Husbanken. Fremdrift. Rådmannen mener at kommunen i denne omgang og på nåværende tidspunkt må gjøre et strategisk valg om hvordan og hvor vi ønsker å videreutvikle kommunens tilbud. Dette innebærer konkret at vi tar stilling til eventuell kjøp av tomt. Interessante tomtealternativer vil bli disponert til andre formål, hvis kommunen utsetter dette strategiske valget. Når nevnte strategiske valg er gjort, må planleggingen av utbyggingen starte, herunder etterbruken av den bygningsmassen vi eventuelt ikke lenger vil bruke til samme formål. Ett vesentlig moment i det videre planarbeidet er de økonomiske konsekvensene, både når det gjelder investeringer og drift. Tidlig i det videre planarbeidet må disse økonomiske konsekvensene tydeliggjøres, og legges frem for politisk behandling, slik at det kan tas stilling til videre fremdrift og tempo i planlegging og utbygging. Rådmannen er av den bestemte oppfatning at detaljplanlegging og prosjektering ikke bør igangsettes, før vi ser realistiske muligheter for å gjennomføre utbyggingen innenfor bærekraftige økonomiske rammer. Konklusjoner

12 Rådmannen er av den oppfatning at alternativ tre velges og nye boliger og avlastningsinstitusjon planlegges på Østerhaug, Skjærhalden. Ved å bygge ny og moderne avlastningsinstitusjon og boliger sammen med moderne kontorer og arbeidsplasser for ansatte vil tjenester til mennesker med utviklingshemming kunne effektiviseres på en helt annen måte en ved de to andre alternativene. Rådmannen mener at nærheten til Skjærhalden og de tilbud som beboere og brukere kan benytte seg av, er av en uvurderlig betydning for denne brukergruppen. Det er stor usikkerhet ved finansierings- og driftskostnader, men dette må utredes i ny sak til kommunestyret. Selv om kommunen må stå for mye av bygg- og driftskostnadene vil kommunen få store investeringstilskudd fra Husbanken. I rådmannens vurdering for kjøp av tomt på Østerhaug nå vektlegges det at eierne av tomten har planer om snarlig utbygging av deler av tomten dersom kommunen ikke kjøper hele tomten. Det er etter reglement for delegering i kommunen utvalg for personrettede tjenester som innstiller til kommunestyret i denne sak. Andre utvalg som behandler saken kan komme med uttalelser. Rådmannens forslag til vedtak Utvalg for kultur og personrettede tjenester anbefaler kommunestyret å fatte følgende vedtak: Kommunestyret bevilger kr , + omkostninger til kjøp av tomt på Østerhaug, pluss kr mva, til fremføring av VVA. Investeringen gjennomføres gjennom låneopptak. Kommunestyret ser dette tomtekjøpet som et strategisk valg for fremtidig utvikling av kommunens tilbud til psykisk utviklingshemmede. I det videre planarbeidet for å utvikle dette tilbudet, må det så snart som mulig fremlegges sikre beregninger at økonomiske konsekvenser som følge av investeringer og drift. Disse beregningene forusettes lagt frem til politisk behandling, som grunnlag for ny beslutning om fremdrift og tempo i det videre planarbeidet. Kommunestyret ønsker ikke at det utføres detaljert planlegging og prosjektering, før det er mulig å sannsynliggjøre at utbyggingen og senere drift kan gjennomføres innen for tilgjengelige økonomiske rammer. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann

13 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2007/ Oppretting av prosjektgruppe utbygging av Utgårdskilen fiskerihavn P22 Gunn Karin Karlsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk Kommunestyret Formannskapet /10 Statusrapport - utbygging av Utgårdskilen regionale fiskerihavn Sammendrag Det er utarbeidet en statusrapport som oppsummerer det arbeidet som er nedlagt i forbindelse med utviklingen av Utgårdskilen regionale fiskerihavn. Statusrapporten og forslag til videre utvikling behandles i denne saken. Saken legges fram for formannskapet til uttalelse til kommunestyret. Formannskapet har i en del av perioden hvor Utgårdskilen har vært under utvikling hatt ansvaret for havneutviklingen i kommunen. Utvalget for miljø og teknikk (UMT) gir innstilling til vedtak til kommunestyret. Saksopplysninger Utviklingen av Utgårdskilen til en regional fiskerihavn har foregått fra midten av 1990-tallet, da Bukta som ny fiskerihavn ble skrinlagt. Det ble da startet med regulering av Utgårdskilen. Denne reguleringen har til nå gått i tre faser. Første fase var reguleringsplanen vedtatt i 2002, med bro over kilen litt nord for Fjordfisk sitt anlegg. Etter et skisseprosjekt ble det klart at dette ville bli en svært kostbar og vanskelig løsning på grunn av grunnforholdene. Andre fase var reguleringsplan med vei over kilen bak det innerste av Engskjæra. Denne delen av reguleringsplanen ble vedtatt i Når vi startet forprosjektering ble det klart at også dette var en vanskelig løsning. Tredje fase i regulering av fiskerihavna i Utgårdskilen, var i 2007 hvor vei over til østsiden ble flyttet sørover mellom Engskjæra, til det området hvor det var kortest avstand mellom fast grunn. I 2007 besluttet Kystverket å overta utredningen av prosjektet og opprettet en prosjektgruppe for å ivareta dette. Kystverket handlingsprogram , som er en del av Nasjonal Transportplan, ble lagt fram 1. oktober I denne er Utgårdskilen satt opp for gjennomføring i perioden med kr 40 mill med igangsetting i Utbyggingen av Utgårdskilen vil sannsynligvis bli samkjørt med utdypingen av Røsvikrenna til Borg Havn, som har oppstart i Dette kan bety at det allerede i blir startet en felles anbudsprosess for disse to utbygningsprosjektene. Utviklingen i Utgårdskilen har foregått i godt over 10 år. Etter 2002 har det ikke vært fremlagt noen sak til politisk behandling som gir en tilfredsstillende oversikt over kostnader, utfordringer og muligheter som utbyggingene i Utgårdskilen gir. Det er på denne bakgrunn at det nå er utarbeidet en statusrapport som legges fram til politisk behandling. Vedlegg Utbygging av Utgårdskilen til regional fiskerhavn Status pr mars 2010 Vurdering

14 Statusrapporten som vedlegges dokumenterer og oppsummerer hva som har skjedd siden oppstarten av ideen om å utvikle Utgårdskilen til noe mer enn en fiskerihavn for bygdas egne fiskere. Statusrapporten anbefaler å utarbeide en prosjektplan for å få større forutsigbarhet, gjennomsiktighet og tydelighet om framdrift og økonomi i prosjektet om utviklingen av Utgårdskilen. Prosjektplanen må beskrive milepæler og framdrift for det som blir kommunens oppgaver og ansvar i prosjektet. Kommunens ansvar og oppgaver blir: Oppgradering av anleggsveien og sjeteen til kjørevei Vei fra sjeteen til ny liggekai på østsiden Vann, avløp og strøm til industriområdene, og til liggekai Avtale og oppgjør med grunneierne om grunnavståelse til vei Prosjektering og bygging av ny liggekai på østsiden Avklare med grunneierne deres ønske om utvikling av båt- og parkeringsplasser i samsvar med reguleringsplanen Sikre finansiering av kommunens ansvar, oppgaver og tiltak. I tillegg vil sannsynligvis Kystverket i løpet av kort tid varsle en mindre reguleringsendring for veitraséen fra riksveien og mot sjeteen. En endring av veitraséen vil bety betydelig innsparing fordi veigrunnen foran eiendommen gbnr 47/15 (Myhre) er svært krevende å gjennomføre iht vedtatt reguleringsplan både teknisk og økonomisk. I tillegg vil det utløse tiltrengte steinmasser til sjeteen. Kostnader ved eventuell omregulering tas av Kystverket. I det videre arbeidet vil Kystverket utarbeide sin prosjektplan for sitt ansvar i forbindelse med utbygging av Utgårdskilen. I tillegg vil de lage en plan for informasjon i forbindelse med utbyggingen. Konklusjoner Rådmannen anbefaler kommunestyret å ta den vedlagte statusrapporten til orientering, og foreslår å utarbeide en prosjektplan for kommunens ansvar i forbindelse med utbyggingen av Utgårdskilen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kommunestyret i årets junimøte for vedtakelse Rådmannens forslag til vedtak Vedlagte statusrapport; Utbygging av Utgårdskilen til regional fiskerihavn tas til orientering. Det utarbeides en prosjektplan som beskrevet i statusrapportens pkt 3.2. Denne skal fremmes og vedtas av kommunestyret i møte 16. juni Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann

15 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2009/760 - Ny havne- og farvannslov Gunn Karin Karlsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /10 Utvalget for miljø og teknikk Kommunestyret Delegering av myndighet etter ny havne- og farvannslov Sammendrag I forbindelse med at ny havne- og farvannslov trådte i kraft 1. januar 2010, er det endring i myndighet som etter denne lov lagt til kommunen ved kommunestyret. Denne myndigheten må delegeres slik at administrasjonen kan fatte vedtak i samsvar med lovens system. Saken legges fram for formannskapet til uttalelse fordi administrasjonen foreslår at formannskapet skal få delegert myndighet etter havne- og farvannsloven. Utvalget for miljø og teknikk (UMT) gir innstilling til vedtak til kommunestyret. Saksopplysninger I forbindelse med at det fra 1. januar 2010 er iverksatt ny havne- og farvannslov, er det nødvendig med nytt vedtak om delegering av myndighet som i henhold til loven er lagt til kommunen. I den nye havne- og farvannslov er alle havnedistrikt opphevet. Havne- og farvannslovens 7 legger alt forvaltningsansvar og myndighet til departementet med mindre noe annet følger av bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven. I samme paragrafs annet ledd heter det: Forvaltningsansvaret og myndighet for hovedleder og bileder tilligger departementet. I 9 tredje ledd vises det til 9 for kommunens forvaltningsansvar og myndighet. Denne paragraf legger forvaltningsansvaret og myndighet til kommunen innenfor området hvor kommunen har planmyndighet etter plan- og bygningsloven, med mindre noe annet følger av bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven. Videre heter det i 9 annet ledd at kommunen skal sørge for sikkerhet og fremkommelighet i havner og i kommunens sjøområde. For det forvaltningsansvaret som kommunene skal overta, er det søknadsplikt for saker etter lovens kapittel 4, Tillatelse og krav til tiltak med mer. Her kan departementet fastsette et gebyr for denne behandlingen. Dette er ikke gjort ennå og kommer sannsynligvis i løpet av 2010, og innføres fra For Hvaler kommune blir ikke dette den store endringen siden vi fra 1. juli 2006 har hatt havnedistrikt i hele kommunens sjøområde, med samme ansvarsavgrensing som i dagens lov, I havne- og farvannsloven er det foretatt store endringer i havneavgiftssystemet. Av tidligere havneavgifter er det kun anløpsavgiften som er beholdt. Denne kan innkreves av fartøyer som anløper havn i kommunen, og skal benyttes til dekning av kommunens kostnader ved utøvelse av offentlig myndighet, samt kostnader til å legge til rette for sikkerhet og fremkommelighet i kommunens sjøområder. Tidligere hadde vi i tillegg til anløpsavgift, kaiavgift, trafikkavgift, vareavgift og passasjeravgift. I lovens 42 om bruk av havnen heter det i 4 ledd: Den som tilbyr havne- og transporttjenester fastsetter pris og andre forretningsvilkår. Departementet kan i forskrift fastsette prinsipper for

16 prisfastsettelsen. Departementet har ikke fastsatt forskift iht. denne hjemmelen, men har forlenget tidligere prinsipp for fastsetting av havneavgifter fram til Dette innebærer at prisene og prisstrukturen etter tidligere lov vil gjelde inntil departementet har fastsatt ny forskrift som kan gi kommunestyret grunnlag for å fastsette nye priser. Havnekassen fortsetter og lovens 47 redegjør for hva som tilhører havnekapitalen. Det er: a)formuesmassen ved lovens ikrafttredelse, b)inntekter fra tjenester og ytelser knyttet til havnedrift og anløpsavgift, c) verdier som trer i stedet for a og b og d) inntekter og avkastning fra verdier som nevnt i bokstav a, b og c. Havnekapitalen skal fortsatt holdes regnskapsmessig atskilt fra kommunens øvrige midler. Denne kapitalen kan kun benyttes til havnevirksomhet, herunder drift, vedlikehold, utbedring utbygging og utvikling samt utøvelse av offentlig myndighet etter havne- og farvannsloven. Havnekapitalen for Hvaler havn er ikke endelig fastsatt. Vedlegg Innkomne merknader Ingen Hjemmelsgrunnlag Havne- og farvannslovens 9 Vurdering Fram til delegeringsreglementet i 2005 fungerte formannskapet som havnestyret. Dette var vedtatt i sak 052/02 den Ved vedtak av Reglement for delegering av oppgaver og myndighet fra kommunestyret i 2005 ble arbeidsområdet etter havneloven lagt inn under UMT sine arbeidsoppgaver. I samme delegeringsvedtak er formannskapet gitt ansvaret for finansiering. Den nye havneloven utvider forvaltningsansvaret for de fleste kommuner til å gjelde hele kommunens sjøområde. For Hvaler kommune blir ikke endringen stor fordi hele kommunens sjøområde har vært havnedistriktet. Myndighet etter lovens 7 og 9 er lagt til kommunen og ikke til kommunestyret selv, slik at det foreligger ingen skranker for delegering av kommunestyrets myndighet i denne lov. Alle tiltak i sjø er søknadspliktig i henhold til havne- og farvannsloven. Hvordan omsøkt tiltak skal saksbehandles må avgjøres etter en vurdering om tiltaket kan ha innvirkning på de hensyn som denne loven skal ivareta. I saker etter havne- og farvannsloven er departementet ved Kystverket klageinstans, for disse sakene. Det vil si at ingen kommunale utvalg skal ha disse klagesakene. Videre er det fortsatt krav om at havnekassen skal holdes regnskapsmessig atskilt fra kommunens øvrige midler. Havnekapitalen skal kun benyttes til investering, utvikling og drift av havnen. Hva som skal tilhøre havnevirksomheten av kommunal eiendom, fremkommer av tidligere lov og forskrift. I den tidligere lovens 14 om havnedistrikt, het det blant annet: Havnedistrikt på land må grense til havnedistriktet opprettet i sjøen. Område som i bindende reguleringsplan er avsatt til havneområde etter plan- og bygningsloven 25 jfr. 18 inngår i havnedistriktet. I ordensforskriften for Hvaler havn vedtatt 23. november 2005, og fornyet ved kommunestyrets vedtak 3. mars 2010 heter det i 3-1 Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder kun havnearealer og havneanlegg som eies eller disponeres av kommunen eller av selskap og sammenslutninger der kommunen eier 50 % eller mer, her benevnt kommunens havnearealer og havneanlegg. Som havnearealer og havneanlegg regnes enhver bygning, innretning eller land- og sjøarealer som brukes til havneformål. Havnekassen, det vil blant annet si balansen for Hvaler havn, er ikke endelig fastsatt. Dette er en krevende oppgave som det haster å få på plass. Virksomhet havn har ansvaret for utbygging av havner og brygger. Dette er saker som i all hovedsak vil kreve kommunal deltakelse og finansiering. Økonomihåndteringen vil være det viktigste området for Virksomhet havn.

17 I den nye havne- og farvannsloven vil departementet ved Kystverket være klageinstans for vedtak i saker om tiltak som krever kommunens tillatelse i henhold til havne- og farvannsloven. Disse vil derfor ikke komme til behandling i kommunale organer. All annen drift og utvikling av havner vil i stor grad dreie seg om økonomi og finansiering, og bør derfor behandles av Formannskapet før eventuell innstilling til Kommunestyret. Konklusjoner Rådmannen anbefaler kommunestyret å delegerer forvaltningsansvar og myndighet i henhold til havne- og farvannslovens 7 og 9, hvor departementet er klageinstans, til formannskapet og rådmannen. Prinsipielle saker avgjøres av formannskapet, mens alle andre saker avgjøres av rådmannen, i samsvar med reglene i delegeringsreglementet. Rådmannens forslag til vedtak Med hjemmel i 7 og 9 i lov nr. 19: Lov om havner og farvann, delegeres det forvaltningsansvar og myndighet hvor departementet er klageinstans, til formannskapet og rådmannen. Prinsipielle saker avgjøres av formannskapet, mens alle andre saker avgjøres av rådmannen, i samsvar med reglene i delegeringsreglementet. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann

18 Saksnr 2009/112 - Samarbeid om servicetorg mellom Hvaler kommune og Fredrikstad kommune Arkivkode 050 Saksbehandler Grethe B Hansen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /10 Administrasjonsutvalget Kommunestyret Samarbeid om servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv kommunene Fredrikstad og Hvaler Sammendrag Kommunestyret vedtok i sak 20/09 å inngå samarbeid med Fredrikstad kommune om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv. Rådmannen ble bedt om å fremlegge egen sak som informerte om spesifikke forhold knyttet til felles digitalt arkiv. Blant annet fordi saken ikke omhandlet investeringskostnader og personalressurser knyttet til innføring av elektronisk arkiv, og heller ikke avklarte spørsmål som følge av bestemmelsene i arkivloven. Denne saken dreier seg primært om samarbeidet om elektronisk arkiv. Saksopplysninger I sak 20/09 fattet kommunestyret vedtak om å gi rådmannen i oppdrag å gjennomføre samarbeid med Fredrikstad kommune om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv. Kommunestyret forutsatte i vedtaket å få seg forelagt en særskilt sak senere som informerer om spesifikke forhold knyttet til felles digitalt arkiv. I kommuner er arkivansvaret del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen etter kommuneloven 23. Dette innebærer at det er den øverste ledelsen som er ansvarlig for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og regler som gjelder for offentlig arkiv. Oppgaver knyttet til arkivet kan delegeres, også overordnede oppgaver og kontrolloppgaver. Men ansvaret som sådan kan ikke delegeres. Administrasjonssjefen er ansvarlig for at arkivarbeidet er etter lov og forskrifter og står ansvarlig utad, blant annet i forhold til riksarkivaren som tilsynsmyndighet. Øverste leder må tilsette eller oppnevne en arkivansvarlig som har det operative (daglige) ansvar for arkivarbeidet, og etablere en felles arkivtjeneste under dennes ledelse. I følge arkivforskriftene 2-4 skal arkivtjenesten organiseres som et sentralarkiv så langt dette er praktisk mulig. Sentralisering skal altså tilstrebes. Arkivfunksjonen består av dagligarkiv, fjernarkiv og arkivdepot. Hensikten med arkivet er: 1. Støtte den daglige saksbehandling 2. Å ivareta organisasjoners og enkeltmenneskers rettigheter 3. Å være samfunnets langtidsminne Status vedrørende arkiv i Hvaler er at dagligarkivet er lokalisert på rådhuset. Virksomhetene har også arkiv ute på respektive bygg. Fjernarkivet finnes både på rådhuset og i det tidligere Herredshuset. Hvaler har inngått avtale med Interkommunalt arkiv Østfold (IKA-Østfold), om å overlevere til depot

19 eldre arkivverdig materiale. Da det er fukt i det gamle administrasjonsbygget er arbeidet med pakking startet og arkivet overflyttet annet lokale mens det ryddes. Hvaler kommune har samme saksbehandlersystem som Fredrikstad kommune (ephorte), og det ligger til rette for å bruke felles rutiner, maler og retningslinjer. Dette systemet forutsettes brukt ved overgang til elektronisk arkiv. Systemet skal også brukes for arkivering av personalarkiv. Hvaler kommune har som del av forberedelsene til åpning av servicetorg gjort avtale med Fredrikstad inneværende år om kjøp av løsningsansvarlig for saksbehandlersystemet. Denne har gjennomført opplæring av alle ledere, samt startet opplæring med nyetablert superbrukergruppe. Denne gruppen skal bistå saksbehandlerne i det daglige bruk. Hvaler kommune har samtidig fått tilgang på rutiner, veiledning, brukermanualer og maler som forenkler arbeidet. I forbindelse med vedtak fattet i sak 20/09 ble rådmannen bedt om å legge frem spesifikke forhold knyttet til felles digitalt arkiv. Hvaler kommune har hatt flere møter med Fredrikstad kommune. Fredrikstad kommune har muntlig bekreftet at de kan utføre alle arkivtjenester for Hvaler kommune. Fredrikstad kommune innførte elektronisk arkiv , men er ikke ferdig med implementering for hele kommunen. De vil allikevel kunne tilby Hvaler tjenesten før det etableres et servicetorgsamarbeid som planlegges åpnet Kostnader I dag Tilbud fra Merkostnad Fredrikstad Investeringer Driftskostnader Personalressurser IKA råd/veiledning IKA (Fra 2012) Inventar/kontorutgifter/opplæring Sum kostnader drift (528000) Beløp på i 2011 og 2012 i oppsigelsestiden til IKA Kostnaden for Hvaler kommune vil bli investeringer i diskplass og lisenser tilsvarende kr I tillegg vil kommunen måtte styrke arkivarbeidet, med 1 årsverk, slik at vi kommer tilbake til det nivået på ressursinnsatsen som vi hadde tidligere. Hvaler må også betale sin del av administrasjonsressurs, inventar, kontorutgifter og opplæring. Avtalen med IKA-Østfold foreslås sagt opp, men oppsigelses-tiden er to år og utgifter må påregnes ut Det må avklares om postadressen til Hvaler kommune skal endres for ikke å forsinke behandlingstid, da all post vil skannes i Fredrikstad rådhus. Dersom Hvaler kommune selv skal innføre elektronisk arkiv vil det påberegnes investeringskostnader tilsvarende kr til utstyr som Fredrikstad kommune i dag har, i tillegg til ovennevnte investeringer. Det må også påberegnes samme personalressurs, samt økte ressurser til utarbeidelse av rutiner, maler og opplæring. Egnede lokaler for plassering av utstyr og årsverk knyttet til betjening av skannere må fremskaffes i rådhuset. Samarbeidet mellom Fredrikstad og Hvaler kommune om felles arkiv kan organiseres på ulike måter og selskapsformer. Det alt vesentlige av eksisterende interkommunalt samarbeid mellom de to kommunene er basert på administrativt vertskommunsamarbeid, i henhold til reglene i 28 a og b i kommuneloven. Rådmannen vi om kort tid fremlegge en sak til kommunestyret som skal gi oversikt over eksisterende samarbeid med andre kommuner, og lovhjemlingen av dette samarbeidet, herunder også om hjemling av fremtidig interkommunalt samarbeid. Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrets vedtak i sak 20/09 om samarbeid med Fredrikstad kommune om blant annet felles digitalt arkiv. Kommuneloven 28 a og b

20 Vurdering Samarbeidet om felles servicetorg innebærer flere delprosjekter som hver for seg er ressurskrevende i en overgang. (Kabling av fiber, omlegging/utvikling av web, utvikling av arkivtjenesten/innføring av elektronisk arkiv, samt opplæring i nye programvarer som skal være tilgjengelig ved oppstart av servicetorget). Økonomiplanen for har avsatt midler til gjennomføring både til personell og investeringer. Det var en forutsetning at kabling av fiber til Hvaler var utført for å kunne legge til rette for et samarbeid. Kablingen er forsinket da det kom krav om gjennomføring av arkeologisk registrering fra Norsk Sjøfartsmuseum. Dato for åpning av felles servicetorg er derfor foreslått til Arbeidet med omlegging av web er omfattende, og da webansvarlig går av med pensjon inneværende år er det funnet nødvendig å overlappe en periode, slik at stillingen er utlyst alt. Egen fremdriftsplan med aktiviteter er utarbeidet. Det er fremforhandlet et utkast til avtale med Fredrikstad kommune om at de utfører arkivtjenesten for Hvaler kommune, slik at Hvaler gjennom dette samarbeidet får et digitalt arkiv. Avtalen synes hensiktsmessig for begge parter og kommunen sparer mye ressurser på også å fortsette samarbeidet om å få løsningsansvarligtjeneste derfra neste år. Uten samarbeid med Fredrikstad om elektronisk arkiv og kjøp av løsningsansvarlig, må Hvaler kommune investere i maskinvare, utarbeide rutiner for arkiv/saksbehandlersystem, foreta opplæring for nyansatte, og holde seg à jour. I tillegg må man avsette egnede lokaler for ny maskinvare. En avtale med Fredrikstad anses som å være den eneste riktige veien å gå for å oppfylle overordnet krav og innfri overordnede mål som staten og kommunenes sentralforbund har satt for kommunal virksomhet. Uansett valg av løsning anses stillingsressursen til å ivareta arkivfunksjonen å være 2,5 årsverk. Samarbeidet vil kunne gjennomføres innenfor bevilgede rammer i For 2011må det avsettes kr utover dagens budsjett i administrasjonen. Arkivloven beskriver hvordan man skal sikre forsvarlig arkivhåndtering. Hvaler kommune har i dag flere samarbeidsavtaler med Fredrikstad kommune. I praksis er det vesentligste av det allerede eksisterende samarbeidet mellom de to kommunene etablert med hjemmel i 28 a og b, i kommuneloven, som administrativt vertskommunesamarbeid. Denne hjemmelen for interkommunalt samarbeid foreslås lagt til grunn for samarbeidet også om digitalt arkiv. Både Fredrikstad og Hvaler kommune ser behov for bedre oversikt, tydeliggjøring og sikrere lovhjemling av eksisterende og fremtidige avtaler om interkommunalt samarbeid mellom de to kommunene. Rådmannen vil komme tilbake med en sak til kommunestyret som skal dekke dette behovet. Avtalen om felles digitalt arkiv vil være del av dette. Hvaler kommune vil kunne samle sitt arkiv i Fredrikstad med den fremforhandlede avtalen. I tillegg tilbys de tjenester som i dag gis gjennom avtalen om deltagelse i IKA Østfold. Således vil Hvaler få et samlet fjernarkiv og depotarkiv i Fredrikstad, samt at digitalt arkiv også ivaretas i samarbeidet. Målet om større grad av sentralisering vil således også bli bedre ivaretatt. Oppsigelsen av avtalen med IKA kan skje med to års skriftlig varsel jfr 15 i vedtektene. Kommunestyret vedtok å inngå samarbeid med IKA om arkivdepot i oktober Dette er ikke etablert og det synes mer hensiktsmessig at avtalen med Fredrikstad ivaretar alle arkivfunksjoner slik at hele arkivtjenesten kan samles. Fredrikstad kommune vil tilby seg å overta personell som er berørt av endringen. Det vil fortsatt være et årsverk fysisk plassert på rådhuset i Hvaler inntil fullelektronisk arkiv er fullt ut integrert. Spørsmålet om fremtidig postadresse til Hvaler kommune kan antakelig føre til diskusjoner av mer symbolsk karakter. Det er hevet over tvil at de positive effektene av felles digitalt arkiv, i forhold til økonomi og etterlevelse av regelverk, er avhenging av at inngående post digitaliseres ett sted. Rådmannen vil undersøke om det likevel kan la seg gjøre å ha egen postadresse, tilhørende Hvaler for Hvaler kommune, uten at dette forsinker posten. Dersom dette ikke er mulig ønsker rådmannen å legge til grunn den adresseringen og de rutinene som gir best hastighet på fremsendelsen av posten.