VEILEDER BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE FOR ARBEIDSLEDERE (BRUKERE)

Transkript

1 VEILEDER BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE FOR ARBEIDSLEDERE (BRUKERE) Et samarbeidsprosjekt mellom Fylkesmannen I Vestfold og Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester Vestfold v/sandefjord kommune

2 1 Innhold FORORD ORGANISATORISK PLASSERING AV BPA- ORDNINGEN I DIN KOMMUNE HVA ER BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE? ARBEIDSGIVER SAMARBEIDSAVTALE MELLOM DEG SOM ARBEIDSLEDER OG ARBEIDSGIVER Kommunens ansvar Ditt ansvar som arbeidsleder: Medarbeidsleder: ANSETTELSE AV ASSISTENTER Stillingsbeskrivelse Ansettelsesprosessen Turnus/arbeidsplan Ferie Egenmelding/sykemelding Permisjoner Yrkesskader/sykdom Taushetsplikt INTERNKONTROLL OG HELSE, MILJØ OG SIKKERHETSAREID Internkontroll og kvalitet på tjenesten (Forskrift ) Internkontroll og HMS (Forskrift ) MYNDIGHETSFØRINGER/REFERANSER Vedlegg... 19

3 2 FORORD Fylkesmannen i Vestfold og Utviklingssenteret i Vestfold v/sandefjord kommune har revidert den tidligere veilederen for BPA som 12-K i Vestfold utarbeidet i Grunnen til revisjonen er lovendring gjeldende fra Lovendringen gjelder rettighetsbestemmelsen i pasient- og brukerrettighetsloven 2-1d som gir bruker en rett til BPA der timeantallet er 32 timer eller mer per uke. Alternativt over 25 timer. Endringen har betydning for hvem som får tjenestene organisert som BPA, se nedenfor under pkt. 2. Veilederen skal være et oppslagsverk til deg som har vedtak om BPA. Innholdet er satt sammen slik at du som BPA bruker/arbeidsleder skal kunne vite hvordan du skal gå frem for å utføre arbeidslederrollen på en tilfredsstillende måte. Samtidig bør veilederen være kjent for saksbehandlere som behandler BPA-søknader. Du får en kort innføring i blant annet relevant lovverk, ansvarsfordeling, kommunenes standard på ulike tjenester, prosedyrer ved ansettelser, turnus, rutiner ved fravær som sykdom og permisjoner. Relevant lovverk er: Helse- og omsorgstjenesteloven, forvaltningsloven, pasient- og brukerrettighetsloven, arbeidsmiljøloven og ferieloven ( Som BPA bruker/arbeidsleder må du også ha god kjennskap til hvilke rettigheter assistentene har i kommunen. For å få til god ledelse og godt samarbeid med dine assistenter, er det viktig med bevisstgjøring og refleksjon knyttet til din rolle som arbeidsleder. Lykke til som arbeidsleder! Vi gjør oppmerksom på at når denne veilederen trykkes, foreligger ikke oppdatert rundskriv fra Helsedirektoratet. Sandefjord, Wenche Nørgaard, saksbehandler Kjersti Harnes, juridisk rådgiver

4 3 1. ORGANISATORISK PLASSERING AV BPA- ORDNINGEN I DIN KOMMUNE Organisasjonskart: Vedlegg Din avdeling/virksomhet: Leder: Adresse: Telefonnummer: Din kontaktperson: Andre aktuelle telefonnummer til kommunen: Kommunens internettadresse:

5 4 2. HVA ER BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE? Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) er i utgangspunktet en alternativ organisering av praktisk og personlig bistand og støttekontakt. Ordningen skal kunne bidra til å gi deg en mulighet til å leve mer aktivt, og et mest mulig selvstendig og uavhengig liv. Du skal ha muligheten innenfor gitte rammer til å styre hvilke oppgaver assistentene skal utføre, hvor og til hvilke tider hjelpen skal gis. Vedtaket er det styrende dokument. Hvis det bevilges timer til administrering av ordningen (for eksempel tid til personalmøter), og/eller det skal kunne skje en kostnadsdekning for eksempel til transportutgifter, kopiering, materiell med mer, må dette fremgå av vedtaket. Du har ansvaret for å lære opp assistentene, organisere og utarbeide stillingsbeskrivelse, delta i ansettelsesprosessen av assistentene, lage turnus/arbeidsplan i forhold til tildelt timeantall i vedtaket. Videre har du ansvar for å planlegge vikarbehov, kjenne til relevant regelverk, for eksempel arbeidsmiljøloven, HMS, ferieloven, forskrifter, samt organisere personalmøter. Lovens målgruppe: BPA gjelder for personer som har rett på nødvendig helse- og omsorgstjenester etter kommunal helse- og omsorgstjenestelov 3-2,1 ledd nr 6, bokstav b og 3-8, jf pasient og brukerrettighetsloven 2-1a. Fra kan i tillegg enkelte grupper gis rett til å få disse tjenestene, samt tjenesten avlastning for barn under 18 år boende i foreldrehjemmet, organisert som BPA der timeantallet pr uke er 32 timer eller mer, alternativt 25 timer, jf pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 d. Dette betyr at kommunen ikke kan avslå å tilby tjenestene på denne måten dersom de som har rettigheten ønsker dette. Rettigheten gjelder for personer under 67 år som har et langvarig behov for personlig assistanse, praktisk bistand, støttekontakt og der hvor det er vedtak om avlastning for barn i minst 32 timer pr uke. Rettigheten gjelder også hvis behovet er over 25 timer pr uke, men mindre enn 32 timer, hvis det ikke medfører vesentlig økt kostnad for kommunen å organisere tjenestene som BPA. Det er kommunen som må kunne dokumentere økte kostnader. Det er også gjort unntak for tjenester som krever flere enn en tjenesteyter til stede eller tjenester som krever nattjenester, hvis ikke bistandsbehovet er kontinuerlig. Hovedmålgruppen til å motta BPA var i utgangspunktet tiltenkt personer som selv kunne vurdere å definere sine egne behov, ha evne og vilje til å planlegge egen hverdag og fungere som arbeidsleder. I den forbindelse vises til rundskriv I-15/2005, og IS 2313 opplæringshåndbok. Det er imidlertid mulighet for at andre, for eksempel din familie/andre nærstående eller verge, å påta seg arbeidsledersansvaret helt eller delvis, hvis du ikke skulle mestrer det selv, jfr. Rundskriv I 15/2005. Arbeidslederrollen er ulønnet.

6 5 Hvilke tjenester inngår i en BPA-ordning : Personlig assistanse, praktisk bistand og støttekontakt inngår. Avlastningstiltak for barn som bor i foreldrehjemmet under 18 år kan også inngå. Hjemmesykepleie eller andre tjenester etter kommunal helse- og omsorgstjenestelov vil vanligvis ikke inngå i BPA ordningen ut fra kravet til fagkompetanse. BPA assistentene er vanligvis ikke faglærte. Bistand til jobb eller skole omfattes heller ikke av ordningen, man kan samordnes med funksjonsassistent som innvilges av skolesystemet eller NAV Det er kommunen som velger hjelpeformen og beslutter omfanget av hjelpen som du skal motta. Kommunen kan ivareta arbeidsgiveransvaret selv, eller inngå avtaler med andre offentlige eller private aktører som tilbyr BPA. I denne veilederen brukes betegnelsen «arbeidsgiver» synonymt med kommunen. Vedtaket om BPA kan påklages Fylkesmannen i Vestfold, men beslutningen om kommunal eller privat aktør for å drifte ordningen som arbeidsgiver, kan ikke påklages.

7 6 3. ARBEIDSGIVER Kommunen har det overordnede forvaltningsansvaret for BPA ordningen, uavhengig av hvordan den organiseres og hvem som ivaretar arbeidsgiveransvaret. Etter helse- og omsorgstjenesteloven 4-1 er kommunen ansvarlig for at tjenesten som tilbys eller ytes etter loven er forsvarlig. Kommunen har også det overordnede ansvar for at gjeldende lovverk følges, for eksempel at assistentene sikres et forsvarlig arbeidsmiljø, at ferieloven følges med mer (for eksempel tariffavtale, ansettelsesforhold mv.) Kommunen kan velge å drifte ordningen selv, overlate til andre aktører eller til bruker selv å være arbeidsgiver. Dette må gjøres gjennom en skriftlig avtale, som blant annet bør regulere krav til kvalitet, forpliktelser etter arbeidsgiveransvaret, krav til rapportering og dokumentasjon. Det er kommunen som bestemmer hvem som skal drifte ordningen og det er ikke mulig å klage på det. Kommunen må sørge for å få tilstrekkelig tilgang til informasjon om driften i BPAordningene uavhengig av om den drives i regi av kommunen, eller om det er private leverandører slik at kommunen med sikkerhet kan si at lovverket følges. Det samme gjelder hvis bruker er arbeidsgiver selv. Arbeidsgiverens ansvar er i utgangspunktet det samme i BPA ordningen som i andre virksomheter. Arbeidsgiver har et ansvar for at lov og avtaleverket følges i alle deler av virksomheten. Arbeidsgivere har dessuten arbeidsgiveransvar for assistentene. Konkret betyr dette at kommunen har ansvar for lønnsutbetaling, pensjoner, feriepenger, kontrakter, og skal sikre at assistentene får god nok opplæring i samarbeid med arbeidsleder. Det er kun arbeidsgiver, ikke arbeidsleder som kan avslutte assistentenes arbeidsforhold. For å sikre en god oppgavefordeling bør arbeidsgiver sørge for at det lages en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidsleder (se neste punkt)

8 7 4. SAMARBEIDSAVTALE MELLOM DEG SOM ARBEIDSLEDER OG ARBEIDSGIVER Avtalens formål: Avtalen skal klargjøre arbeidsfordelingen og ansvarsområdet mellom deg som arbeidsleder og kommunen. Avtalen skal sikre ar du har forstått din oppgave som arbeidsleder, hvilke rettigheter du har, brukerstyring og hva som er nødvendig av opplæring. Det er kommunen som er assistentenes arbeidsgiver, og du er oppnevnt som arbeidsleder. Avtalen bygger på vedtak om BPA som er fattet etter: 1. Lov om kommunale helsetjenester 3-2 første ledd nr 6 bokstav b) jf 3-8, jf pasient og brukerrettighetsloven 2-1 a annet ledd. 2. Pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 d - timeantallet 32 timer per uke alternativt 25 timer. Ulike roller/ansvar: 4.1 Kommunens ansvar: Sørge for at du får god nok opplæring til å kunne utføre rollen som arbeidsleder i forhold til ansettelse av assistenter, arbeidstid, turnus og arbeidsmiljøloven Kommunen er arbeidsgiver for assistentene som er tilknyttet BPA ordningen. Du har ansvar for opplæring i din hverdag, mens kommunen har ansvaret for opplæring i forhold til taushetsplikt, etikk, moral, forflytning og bruk av hjelpemidler. Kommunen utbetaler lønn. Dersom du som arbeidsleder er misfornøyd med en assistent, må du varsl din kontakt person i kommunen om det. Oppsigelser/avskjedigelser er det kun kommunen som skal avgjøre. Assistenten er omfattet av kommunens forsikringsavtaler. Kommunen skal før oppstart sikre at assistenten har et godt arbeidsmiljø i forhold til hjelpemidler osv. Kommunen skal arrangere arbeidsleder/assistent opplæring. Kommunen skal avtale hvem som gjennomfører medarbeidersamtale med assistentene. Medarbeidersamtaler er ikke et krav etter arbeidsmiljøloven, men mange kommuner har dette inn i ansettelsesavtalene.

9 8 Kommunen skal revurdere vedtak om BPA på eget initiativ. Ved behov for endring av tjenestene eller bruk av annen faglig kompetanse, må saken behandles på nytt. Dersom assistanseordningen er knyttet til mindreårige eller til personer med utviklingshemming, må kommunen innhente politiattest før ansettelsen jf. helse- og omsorgstjenesteloven Ditt ansvar som arbeidsleder: Forplikte deg til å gjennomføre opplæring i arbeidslederrollen og sette deg inn i nødvendig arbeidsrettslig reglement. Være med å utarbeide stillingsbeskrivelse, stillingsannonse og delta aktivt i ansettelsesprosessen sammen med kommunen og tillitsvalgt. Som hovedregel ansettes ikke familie og nære venner. Du har ansvar for å tilrettelegge assistentens arbeidsplass hjemme hos deg eventuelt i samarbeid med kommunen. Utarbeide arbeidsplan/turnus og arbeidsbeskrivelse på bakgrunn av timeantallet som du har fått til disposisjon gjennom vedtaket. Det er viktig at du forholder deg til vedtakets innhold og omfang av timer. Pass på så det ikke blir overforbruk av timer. Ved overforbruk kan kommunen be deg om å betale dette selv. Overtid og delt dagsverk må godkjennes av kommunen før bruk. Du har ansvar for å planlegge vikarbehov og rekruttere vikarer ved ferieavvikling og sykefravær slik at du hele tiden får den hjelpen du skal ha. Hvis du ikke får dette til, må du ta kontakt med kommunen. Kommunen vil kun yte nødvendig helsehjelp og praktisk bistand. Kommunen er ansvarlig for å gi deg et faglig forsvarlig tjenestetilbud hvis du ikke klarer å skaffe assistent selv. Du må selv ta kontakt med ansvarlig saksbehandler i kommunen (arbeidsgiver) hvis du ikke får tak i assistenter ved sykdom eller lignende. Ta kontakt i så god tid som mulig. Kommunen yter nødvendig helsehjelp, praktisk bistand, og er ansvarlig for at du får hjelp i den perioden du ikke har assistent. Du kan imidlertid ikke forvente å få bistand til sosiale aktiviteter eller lignede utenfor huset ved assistentens sykdom. Dersom det oppstår alvorlig misnøye med en assistent, må du ta kontakt med din kontaktperson i kommunen (arbeidsgiver). Det er kun kommunen som kan si opp en assistent.

10 9 Rammer for brukerstyring av innvilgede timer: - Timer øremerket sosial deltagelse/støttekontakt kan fritt disponeres innenfor vedtaksperioden. Som hovedregel er det ingen mulighet for å overføre timene fra et år til et annet. - Dersom kommunens hjemmetjeneste må ta over praktiske og personlig bistand på grunn av ubesatt/mangel på vikar, kan disse timene ikke spares opp, - Ved opphold på sykehus eller annen spesialisthelsetjeneste må arbeidsleder lage en avtale med kommunen om bruk av timer og assistent. Kommunen bør i så god tid som mulig bli informert om eventuell innleggelse. Assistenten skal i hovedsak ikke bistå deg med pleie og omsorg under oppholdet. Etter individuell vurdering kan regelen fravikes helt eller delvis hvis du har helt spesielle behov. Dersom spesialisthelsetjenesten vurderer at det foreligger behov for bistand av assistent under innleggelsen, skal sykehuset dekke assistentens lønnskostnader. Det må inngås skriftlig avtale mellom spesialisthelsetjenesten og kommunen om dette. Assistenten kan i denne perioden få tilbud om annet egnet arbeidssted eller ha permisjon uten lønn, evt avvikle ferie. - Det er ikke anledning til å spare opp timer som er øremerket praktisk bistand eller personlig bistand når man er innlagt på sykehuset eller annen helseinstitusjon. - Det er kun støttekontakt timer som kan spares opp, men de må benyttes i løpet av kalenderåret. 4.3 Medarbeidsleder: Dersom du ikke kan ivareta arbeidslederrollen selv, kan brukerstyringen ivaretas av andre personer. Medarbeidsleder har tilsvarende ansvar og oppgaver som arbeidsleder. Det er en forutsetning at vedkommende kjenner bruker tilstrekkelig godt for at brukerstyringen kan ivaretas på en god måte. For barn under 18 år vil det være naturlig at foreldre som verger er medarbeidsleder. Når du er over 18 år kan foreldre, søsken, ektefelle, eventuelt samboer være medarbeidsleder Arbeidsleder Sted/ dato Kommunen Sted /dato

11 10 5. ANSETTELSE AV ASSISTENTER 5.1 Stillingsbeskrivelse Du som arbeidsleder er ansvarlig for å lage en detaljert oversikt over hvilke arbeidsoppgaver assistentene skal utføre, stillingsstørrelse og arbeidstid, arbeidsted mv. før utlysning av stillingen. Det er viktig at du på forhånd har tenkt igjennom hvilke egenskaper det er viktig for deg at assistentene har. Ting som kan være viktig er punktlighet, ryddighet, fleksibilitet, pålitelig og kanskje litt om vedkommens interesser som for eksempel, matlaging data, kunst, sport kultur mv. I tillegg bør du ta stilling til om det er nødvendig at assistentene har førerkort. Dette bør gjenspeiles i utlysningsteksten. Kommunen skal godkjenne stillingsbeskrivelsen før utlysning. Det er flere måter å utlyse stillingen på. Man kan utlyse i avisen, på nettet, oppslag på nærbutikken, skoler, bibliotek og lignende. Det er arbeidsgiver som betaler utgiftene ved utlysning. 5.2 Ansettelsesprosessen Kommunen er ansvarlig for ansettelsesprosessen i samarbeid med deg og tillitsvalgt. Det er viktig at du på forhånd har tenkt igjennom hvordan du vil presentere deg selv og ditt behov for assistanse. Under intervjuet bør du prøve å fange opp om «kjemien» stemmer. I et så tett arbeidsforhold som det vil bli mellom deg og assistentene, er personlig egnethet av stor betydning. Det er viktig å tenke igjennom hvilke egenskaper/kvalifikasjoner som veier tyngst når du skal velge assistenter. Før du velger bør du innhente referanser på vedkommende fra tidligere arbeidsgivere eller andre som kjenner dem. Dersom du ikke finner noen assistenter under intervjuene, må det lages en plan på hvordan det skal løses. En mulighet kan være å bruke en vikar i den perioden du jobber med å finne nye assistenter, eller benytte deg av andre kommunale helse- og omsorgstjenester. Det er lurt å bruke tid på å finne riktig person. I utgangspunktet ansettes ikke pårørende eller andre nærstående. Dette fordi det kan være vanskelig både for deg og dem å inneha en slik rolle. Det kan være vanskelig å skille på jobb og det private. Dersom assistentordningen er tilknyttet mindreårig eller til personer med utviklingshemming, må det innhentes politiattest før ansettelse. Det er arbeidsgiver/kommunen som setter opp søkerlisten, sender ut tilbudsbrev og sender tilbakemelding til dem som ikke har fått jobben. Arbeidsgiver/kommunen har faste rutiner knyttet til taushetsplikt, arbeidsavtaler og lønn mv. I arbeidsmiljøloven 14-5 stilles det krav om skriftlig arbeidsavtale som inngås mellom assistenten og arbeidsgiver. Hovedregel er at assistenten skal ansettes fast uten tidsbegrensing. Midlertidig ansettelse kan bare benyttes i den utstrekning som loven åpner for dette, jf. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven kapittel 13 inneholder dessuten regler om forbud om diskriminering ved ansettelse og under selve ansettelsesprosessen.

12 Turnus/arbeidsplan Du er ansvarlig for å utarbeide en turnus slik at assistene vet når de skal jobbe, og hvor lenge de skal være på jobb. En turnus er en systematisk rullerende plan som strekker seg over 4-6 uker, og som gjentar seg. Hensikten er at de ansatte i god tid skal vite sin arbeidstid og fritid. Samtidig vet du hvem som kommer på jobb til en hver tid, og kan planlegge gjøremål ut i fra det. Når du skal lage turnus må du forholde deg til arbeidsmiljøloven. Loven sier noe om arbeidstid og hvilebestemmelser, jf kap. 10 i arbeidsmiljøloven. I tillegg kommer eventuelle gjeldende tariffavtaler. Behov for endringer i arbeidstid på kort varsel (forskjøvet arbeidstid) er det bare arbeidsgiver som kan pålegge. Forskjøvet arbeidstid er når partene er enige om å forskyve en vakt. De betales 50 % tillegg for den tiden som faller utenom vedkommendes ordinære arbeidstid. Tidspunkt for 100% tillegg forskyves tilsvarende. Varsel om forskjøvet arbeidstid skal så vidt mulig gis tre dager i forveien, og aldri mindre enn en dag i forveien. Delt dagsverk er det også bare arbeidsgiver som kan pålegge assistentene. Det vil si at assistenten møter flere enn to ganger hver arbeidsdag. Dette benyttes kun i de tilfeller hvor det er nødvendig for å opprettholde forsvarlig drift. Dersom delt dagsverk er nødvendig, utbetales det en timelønn ekstra per arbeidsdag. 5.4 Ferie Ferieloven gjelder alle arbeidsforhold, uansett varighet og omfang, jf ferieloven ( Assistentene dine har rett på minimum 25 virkedager hvert år, og ytterligere 6 virkedager når man fyller 60 år. (Noen kommuner har avtaler om mer enn minimumskravet). En virkedag er alle arbeidsdager unntatt søndager og helligdager. Hvor mye feriefritid man kan ta avhenger av hvor stor del av året assistenten har vært i arbeid. Det må foreligge en ferieplan Ved tiltredelse i perioden 1. januar til 30. september i ferieåret har man rett til feriefritid i minst 25 virkedager. Ved tiltredelse senere enn dette har man rett til feriefritid i 6 dager. Dette forutsetter at man kan dokumentere at ferie ikke er avviklet. Assistenten har krav på 3 ukers sammenhengene ferie i perioden 1. juni til 30. september. Assistent som blir sykemeldt før ferien, kan kreve ferien utsatt til senere i ferieåret. Dette må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes senest siste arbeidsdag før vedkommende skulle hatt ferie.

13 12 Assistent som har vært 100% arbeidsufør/sykmeldt løpet av ferien, kan kreve tilsvarende feriedager utsatt til senere i ferieåret. Legeerklæring må fremvises. Arbeidsgiver/arbeidsleder har styringsrett når det gjelder fastsetting av ferie, men med noen begrensninger: - Arbeidsleder må i god tid før ferien drøfte fastsetting av ferie, og sette opp ferieliste sammen med den enkelte assistent. - Ferien skal være fastsatt så tidlig som mulig og senest 2 måneder før ferien tar til, hvis det ikke foreligger spesielle grunner som gjør dette vanskelig. - De over 60 år kan bestemme selv når den siste uken skal avvikles. - Ved endring av avtalt ferie, krever ferieloven at leder må drøfte dette med medarbeider Feriereiser med BPA ordning Ferieturer er ingen pliktytelse og ansatte kan ikke pålegges å reise på ferietur med deg. Du som bruker av BPA har ikke krav på å reise på ferie, hvor assisten(e) følger med. Du kan imidlertid reise på ferie dersom assistenten(e) ønsker å være med. Følgende rutine må følges: Du må rette skriftlig søknad om å reise med assistenter til din kontakt person i kommunen. Dette må gjøres i god tid og senest 3 måneder før planlagt feriereise. Søknaden må inneholde angivelse av destinasjon og tidsrom for reiser. Det må også legges ved arbeidsplan/turnus for gjeldene periode hvor ferien avvikles utenfor egen bolig. Assistenter som skal være med på slike feriereiser får permisjon uten lønn fra sin ordinære stilling, og lønnes etter oppdragsavtale på feriereisen. I oppdragsavtalen lønnes assistenten med en på forhånd beregnet døgnsats som fastsettes av arbeidsgiver, og som vil dekke lønn for gjennomsnittlige ordinære arbeidstimer pr. døgn. Dette innebærer at det ikke gis feriepenger eller lønn under sykdom. Kompensasjon etter SGS 1010 (Sentral Generell Særavtale som gjelder kompensasjon ved reiser med mer) gjelder heller ikke. Kost og diett dekkes av deg. Søknaden om avvikling av ferie utenfor egen bolig med assistenter godkjennes av kontaktperson i kommunen. Din kontakt person i kommunen må vurdere hvorvidt bemanning under ferieoppholdet vurderes som forsvarlig. Det vurderes både i forhold til det merarbeidet assistenten(e )

14 13 utfører i denne perioden, men også at arbeidsplanen ivaretar ditt behov og er faglig forsvarlig. 5.5 Egenmelding/sykemelding Kommunen/arbeidsgiver har retningslinjer for oppfølging av sykemeldte. Oppfølging av sykmeldte er arbeidsgivers ansvar. Hvis assistenten blir syk, må vedkommende gi beskjed så fort som mulig til arbeidsleder. Assistenten kan benytte egenmelding, men må ha vært ansatt i 2 måneder først. Ved sykdom inntil 8 kalenderdager kan det leveres egenmelding, utover 8 dager må det leveres sykemelding. Ellers mister man retten til sykepenger. Ved bruk av egenmeldinger er det er tak på 24 kalenderdager i løpet av de siste 12 månedene. Misbruk av egenmeldinger medfører tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn. Kommunen betaler sykepenger de første 16 dagene. Deretter betaler NAV. Ved fravær på grunn av sykt barn, må assistenten ha vært ansatt i 14 dager. 5.6 Permisjoner Kommunen har permisjonsreglement som må følges. Det må fylles ute et skjema ved søknad om velferdspermisjon. Det er arbeidsgiver/kommunen som avgjør om permisjon skal gis. Ved svangerskapspermisjon benyttes eget skjema. Ett for varsel til arbeidsgiver om permisjon samt ett for bekreftelse på at varslet er mottatt. 5.7 Yrkesskader/sykdom Alle ulykker som inntreffer i forbindelse med arbeidet hjemme hos deg og som medfører større eller mindre personskade eller sykdom, skal registreres. Kommunen skal involveres. Søk opp og fyll ut skjema på Vurder sammen med kommunen om Arbeidstilsynet skal ha rapport.

15 Taushetsplikt Assistentene som jobber hos deg er underlagt helsepersonellovens taushetspliktbestemmelser. Det betyr at de ikke kan avsløre personlig informasjon om deg. De skal heller ikke si noe om ansettelsesforholdet som de har til deg. Når dere er ute sammen og treffer bekjente, kan det oppstå situasjoner hvor det vil være vanskelig og ikke tilkjennegi den profesjonelle relasjonen. Du som arbeidsleder kan frita assistenten fra de delene av taushetsplikten man ser er praktisk og «ok» for en selv. Det er viktig at du og assistentene har en felles forståelse for hva de kan si og ikke si. Det er du som arbeidsleder som bestemmer det. Det anbefales ikke å ha en generell avtale om at assistentene er fritatt for helsepersonellovens bestemmelser om taushetsplikt. Du som arbeidsleder bør også ha en gjensidig taushetsplikt ovenfor det assistentene forteller til deg. Dette for å skape et godt arbeidsmiljø, og ikke sette assistentene opp mot hverandre. Kommunen som forvaltningsmyndighet vil i noen tilfeller kunne etterspørre opplysninger om forhold i den enkelte BPA ordningen. Dette må være opplysninger for å etterkomme myndighetskrav eller for å sikre at tjenesten er forsvarlig. Slike opplysninger kan ikke nektes utlevert med begrunnelse i taushetsplikten.

16 15 6. INTERNKONTROLL OG HELSE, MILJØ OG SIKKERHETSAREID I likhet med alle andre tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven og pasient og brukerrettighetsloven er BPA ordninger underlagt krav om systematisk arbeid med kvalitetsforbedring. AML 3-1 gir samme krav om systematisk helse miljø og sikkerhetsarbeid for arbeidstakerne. Dette systematiske arbeidet kalles internkontroll. Internkontrollkravet er i henhold til forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten og forskrift om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) i virksomheter. Hensikten er at oppgaver etter helse og omsorgslovgivningen og arbeidsmiljø-lovgivningen skal styres og utvikles slik at kvalitetsforberedning kan oppnås både hos arbeidsleder og ansatt. Det er kommunen som har ansvaret for interkontroll systemet og som har plikt til å utføre regelmessig internkontroll av kvaliteten på tjenesten og arbeidsmiljøet for dine assistenter gjennom samtaler med deg som arbeidsleder/bruker og assistentene. Her skal dokumentasjon og rapporter gjennomgås for å sikre at tjenesten er i samsvar med regelverket. Du som arbeidsleder har ansvaret for å følge opp vedtatt system. Interkontroll innebærer krav om skriftlige og systematisk tiltak som skal sikre at aktivitetene i arbeidet er planlagt, organisert, utført og vedlikeholdt. Både arbeidsleder og assistent har plikt til å melde fra til kommunen dersom det oppstår fare for liv og helse for bruker eller assistent. Det er kun de aktivitetene som innebærer helserisiko for deg eller assistent hvor svikt kan få alvorlig følger for dere som må beskrives og rapporter jfr. overnevnte forskrifter, Du som arbeidsleder kan selv velge om det er hensiktsmessig at andre daglige gjøremål også får skriftlige rutinebeskrivelser. Det er utarbeidet verktøy som kan lette arbeidet med å kartlegge risiko og sårbarhet både mht kvalitet og arbeidsmiljø. Eksempler er arbeidsmiljøkartlegging før oppstart av tjenesten, sjekkliste mht kvalitet og kompetanse og ROS (Risiko Og Sårbarhets)-analyser. Da det er kommunen som har hovedansvaret for internkontrollen, vil dette temaet ikke bli belyst inngående i denne veilederen. Nedenfor følger allikevel noe mer inngående om internkontroll og kvaliteten på tjenesten (pkt. 6.1) og internkontroll gjennom HMS.

17 Internkontroll og kvalitet på tjenesten (Forskrift ) Formålet med forskriften er å bidra til faglig forsvarlige helse- og omsorgstjenester og at lovgivningen oppfylles gjennom krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Forskriften gjelder de virksomheter (her kommunen) som omfattes av helse- og omsorgslovgivningen. I praksis betyr dette tiltak som skal sikre at aktiviteter og tjenester skal planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med disse krav. Kommunen har utarbeidet eget kvalitetssystem som skal være tilgjengelig for alle. Det er lovpålagt at alle utarbeider egne rutiner/prosedyrer. Avvik og uønskede hendelser som oppstår skal avdekkes og rapporteres. Skriftlige rutiner skal sikre at det gis et forsvarlig tilbud til bruker, og skal sikre at: - dine grunnleggende behov ivaretas - oppgavene utføres forsvarlig - det gjennom analyser av risikoforhold, avviksrapportering og dokumentasjon skjer kontinuerlig forbedringsarbeid. Kommunen har utarbeidet skjemaer som skal sikre at for eksempel avvik blir dokumentert. Avvik defineres som at utførelsen av tjenesten ikke stemmer overens med den skriftlige prosedyre eller pålegg i lov/forskrift. Avvikshåndtering Den som oppdager avviket er ansvarlig for å melde det. Arbeidsleder vurderer avviket og gjør de tiltak som er nødvendig for å lukke avviket sammen med assistentene. Konklusjon kan føres på et skjema som oppbevares hos deg. Dersom avviket ikke kan lukkes, meldes avviket til din kontaktperson i kommunen. Kontaktpersonen vurderer og gjør tiltak for å lukke avviket i henhold til ordinær saksgang. Arbeidsleder og kommunen er ansvarlig for å sikre at dette fungerer som forutsatt og bidrar således til kontinuerlig forbedring av tjenesteytingen. Den interne gjennomgangen av dokumentasjon/avvik bør gjennomgås minst 2 ganger pr år. Dokumentasjon Siden BPA som utgangspunkt ikke er en tjeneste som innbefatter helsetjenester, er det heller ingen dokumentasjonsplikt i forhold til helsepersonelloven. For å sikre at tjenesten utføres forsvarlig og at man fanger opp eventuelle funksjonsendringer, kan det likevel være nødvendig å vurdere om dette må gjøres.

18 17 Hvis bruker har helsetjenester utført av ordinær hjemmetjenesteavdeling i kommunen, vil dette fremgå av journal. Uansett, bør det foreligge en hjemmejournal som skal sikre dokumentasjon, særlig i forhold til avvik. 6.2 Internkontroll og HMS (Forskrift ) Gjennom arbeidsmiljøloven (Aml) er arbeidstakere i Norge sikret vern mot arbeidsforhold som kan skade deres helse fysisk eller psykisk. Arbeidstakere har krav på et godt arbeidsmiljø. Det er kommunen som primært har hovedansvaret og som skal sørge for at assistentene kan utføre en best mulig jobb, men arbeidsleder har det daglige ansvaret for å påse at arbeidsmiljøet er så godt som mulig og har ansvaret når assistentene er hos deg. I praksis betyr dette at risikofaktorer må kartlegges før oppstart av BPA-ordningen. Noen momenter til vurdering kan være: - Risiko for brann, fallulykker, - hva gjør man i praksis - Vurdere behov for hjelpemidler, ergoterapeut - Røyking, lys, luft, støy - Hvor er stoppekranen - Transportmuligheter - Psykisk stress, mobbing, diskriminering, vold, trusler - Medisinhåndtering, giftstoffer, renholdsmidler, allergi Som et ledd i dette arbeidet vil også personalmøter inngå. Arbeidsleder må selv vurdere behovet for dette, ut fra antall assistenter. Men for å profesjonalisere BPA som ordning og for å sikre at arbeidsmiljøet er så godt som mulig, bør man ha personalmøter med felles gjennomgang av arbeidsmiljøet. Det er arbeidsleder (evt medarbeidsleder) som kan innkalle til personalmøtene. Dette er særlig viktig der bruker selv ikke er arbeidsleder. I denne sammenheng kan det også være aktuelt med medarbeidersamtaler, der man setter av spesifikk tid for dette. Medarbeidersamtaler er ikke et krav etter arbeidsmiljøloven.

19 18 7. MYNDIGHETSFØRINGER/REFERANSER Rundskriv I-20/2000 Brukerstyrt Personlig assistanse Rundskriv I-15/2005 Brukerstyrt Personlig assistanse utvidelse av målgruppen Rapport Helsedirektoratet 12/2011 Håndbok Helsedirektoratet IS-2312 (2015) Rundskriv Helsedirektoratet som pt. ikke har kommet ennå RO rådet for omstillinger i kommunen

20 19 8. Vedlegg Arbeidsplan Timeliste Medarbeidersamtale med samtaleskjema for arbeidsleder Årshjul Sjekkliste for Helse Miljø og Sikkerhet HMS

21 20 Arbeidsplan Assistent: Arbeidsleder: Måned: År: Dato Klokkeslett Fra Til Fra Til

22 21 Timeliste Assistent: Lønns nr: Arbeidsleder: Måned: År: Dato Klokkeslett Fra Til Fra Til Overtid SUM Sted/dato og signatur assistent Sted/dato og signatur arbeidsleder Sted/dato og signatur arbeidsgiver

23 22 Arbeidsleders notater Mål Generelt om arbeid i BPA ordningen Medarbeidersamtale Spesielt om positiv utførelse Utviklingspotensiale Langsiktig mål Kommunikasjon

24 23 Arbeidsleders notater Opplæring Mål Utvikling Kommentarer Oppsummering

25 24 Årshjul

26 Helse, Miljø og Sikkerhet - HMS Årlig gjennomgang og sjekkliste ved nyansettelse Medarbeidersamtale ibpa Assistentens navn: Arbeidsleders navn: Arbeidstilsynet skriver på sin nettside. "En enkel risikoanalyse kan bestå i stille tre enkle spørsmål: Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å forhindre det? Hvordan kan vi redusere konsekvensene hvis det likevel skulle skje?" Arbeidstilsynets spørsmål kan være til nytte for å forhindre vonde opplevelser innen helse, miljø og sikkerhet. Etter at assistenten alene har svart og forklart i skjemaet nedenfor, må assistent og arbeidsleder/medarbeidsleder (eventuelt arbeidsgiver) vurdere mulige forbedringer. Verneombud og bedriftshelsetjenesten vil kunne gi råd. Ved konflikt i forhold til HMS kan assistenten be om bistand fra verneombudet og arbeidsleder/medarbeidsleder fra sin rådgiver i bedriften. Vi anbefaler at partene orienterer hverandre før saken tas videre. Helse og miljø: Arbeidsorganisering Tema Arbeidstiden Nok tid til å utføre oppgaver Samarbeid med arbeidsleder Samarbeid med arbeidsgiver Samarbeid med andre assistenter Lederstil Forholdet til familien/venner Erting, trakassering Uønsket seksuell oppmerksomhet Voldstrusler og vold Kontaktmuligheter Konfliktløsning Spesielle hendelser Annet G=Godt fornøyd ' O=Ok., D=Dårlig ' E=Eksisterer ikke G 0 D E Din forklaring X