Arbeidslederperm. Brukerstyrt personlig assistanse BPA

Transkript

1 Arbeidslederperm Brukerstyrt personlig assistanse BPA

2 Forord: Arbeidslederpermen er et redskap for arbeidsledere med ordningen Brukerstyrt personlig assistanse heretter kalt BPA. Arbeidslederpermen er laget for nye arbeidsledere som har valgt Bærum kommune som leverandør av tjenesten, men vi tror også den vil være nyttig for de som har hatt ordningen en stund. Innholdet i Arbeidslederpermen er satt sammen på en slik måte at du som arbeidsleder skal få støtte i din rolle som arbeidsleder og så enkelt som mulig kunne følge opp rettigheter og plikter som følger med ordningen. Du får en kort innføring i blant annet relevant lovverk, gjeldende regler, ansvarsfordeling, prosedyrer ved ansettelser, arbeidsplan og turnus, rutiner ved sykdom/permisjoner m.v. Videre ønsker vi å gi svar på spørsmål som ofte blir stilt til Bærum kommune. Vi ønsker å ta vare på fleksibiliteten og kvaliteten som er tenkt for ordningen, innenfor de rammene som er satt for tjenesten. Som arbeidsleder må du ha god kjennskap til hvilke rettigheter og plikter du og dine assistenter har. Lykke til som arbeidsleder! 1

3 1. ORGANISERING AV BPA-ORDNINGEN Organisasjonskart: Din avdeling/virksomhet: Pleie og omsorg Kontorfellesskap, BPA Adresse: Bærum kommune, Pleie og omsorg/plob, 1304 Sandvika Telefonnummer til Bærum kommune: Kommunens mailadresse: Hjemmesiden til BPA i Bærum kommune: organisasjon, Pleie og omsorg, Tildelingskontoret, Informasjon om BPA 2

4 Begrepsavklaring: Saksbehandlerne ved Tildelingskontoret i Bærum kommune vurderer søknader og fatter vedtak om tjenester. BPA-konsulenten er din samarbeidspartner i oppstart og videre drift av tjenesten. Arbeidsgiver er Bærum kommune. BPA-konsulentene forvalter arbeidsgiveransvaret for ansatte assistenter. Arbeidsleder er bruker som har ansvar for daglig drift og oppfølging av sin egen ordning herunder opplæring, organisering av egne assistenter og ellers forefallende administrasjon av ordningen. RO er forkortelse for Ressurssenter for omstilling i kommunene som ligger i Stjørdal. De ordner bl a kurs for alle parter i BPA. 3

5 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. Grunnlag 1.1 Hva er brukerstyrt personlig assistanse? Tildeling og utførermodellen 5 2. Etablering 2.1 Forberedelser til oppstart av BPA-ordningen Individuell avtale Ansettelse Annonsering Behandling av søknadene Intervju, utvelgelse og innstilling Arbeidsplan Timekonto Taushetsplikt 8 3. Drift 3.1 Arbeidsavtalen Andre formaliteter i ansettelsesprosessen Arbeidstidsbestemmelser og arbeidsplan/turnus Arbeidsplan/turnus Noen hovedprinsipper Godkjenningsprosedyrer for arbeidsplanen Opplæring av assistentene Reiseavtaler Ferietur for bruker Kjøring og bruk av egen bil Føring av timelister Utbetaling av lønn Personalforhold 4.1 Arbeidsmiljø Permisjoner og fravær Ferie Yrkesskade/sykdom Oppsigelse Attest Personalmøter og medarbeidersamtaler Oppsummering ansvarsfordeling 16 Sluttord 17 4

6 1.Grunnlag 1.1 Hva er brukerstyrt personlig assistanse? Målet med ordningen er å bidra til at brukere med sammensatte og omfattende hjelpebehov får et aktivt og mest mulig selvstendig liv i og utenfor hjemmet. Muligheten for økt samfunnsdeltakelse i arbeid, skole, organisasjoner m.v og fellesskap med andre vektlegges. Hovedmålgruppen er brukere som selv kan vurdere å definere sine behov, har evne og vilje til å planlegge sin egen hverdag og som kan fungere som arbeidsleder for assistentene jfr. rundskriv I-20/2000, kapittel 3. Vedtakene er hjemlet i Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-8 jfr 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b og Lov om pasient- og brukerrettigheter 2-1a annet ledd. Bruker er vanligvis arbeidsleder for assistentene og påtar seg ansvaret for organisering, innhold og kvalitet på hjelpen innenfor de timene som kommunen innvilger. Arbeidsleder har det daglige ansvaret for at innholdet i tjenesten er faglig forsvarlig og at assistentene har et forsvarlig arbeidsmiljø jfr. arbeidsmiljøloven, ferieloven, forskrift om helse, miljø og sikkerhet (HMS) mv. Hjemmesykepleie eller andre helsetjenester som krever fagkompetanse, vil ikke inngå i BPAordningen, men være helsefaglig bistand som ved behov ytes av kommunens hjemmesykepleie. Bistand på jobb eller skole omfattes heller ikke av ordningen, men kan samordnes med funksjonsassistenter som innvilges av NAV. Bistandsformene kan kombineres. Dersom brukeren selv ikke kan mestre oppgavene helt eller delvis er det mulighet for at andre, som for eksempel familie/andre nærstående eller verge kan påta seg arbeidslederansvaret, jfr. rundskriv I-15/2005. Arbeidslederrollen er ulønnet. Arbeidsleder har ansvar for å utarbeide forslag til stillingsbeskrivelse for assistentene, delta i ansettelsesprosessen, lage forslag til turnus/arbeidsplan, planlegge vikarbehov, lære opp assistentene i daglige gjøremål samt organisere personalmøter mv. Kommunen har personalansvaret for assistentene. Kommunen har det overordnede faglige ansvaret for tjenestene og derved også ansvar for å følge med på at tjenesten er forsvarlig. 1.2 Tildeling og drift av tjenester Bærum kommune har valgt å skille mellom tildeling av tjenester og utøvende virksomhet - selve assistansen. Det vil være en saksbehandler på Tildelingskontoret i Bærum kommune som behandler din søknad om tjenester, og BPA-konsulent i kommunen eller hos annen leverandør av tjenesten som følger opp når den er innvilget. Bruker/arbeidsleder velger selv hvem som skal ha arbeidsgiveransvar for sine assistenter og det er mulig å bytte leverandør. 5

7 2. Etablering 2.1 Forberedelser til oppstart av BPA-ordningen Når vedtak om BPA er fattet vil BPA-konsulenten får beskjed fra saksbehandler. Det er en del forberedelser før ordningen kommer i gang: - Arbeidslederrollen avklares er det bruker eller noen i brukers sted som skal være arbeidsleder i ordningen? - Arbeidsleder forplikter seg til å delta på arbeidslederkurs. Det finnes også andre kurs som er nyttige. Bærum kommune v/bpa-konsulent melder på og sørger for dekning av utgifter i forbindelse med kurs. - Med utgangspunkt i vedtaket lages oversikt over når hjelpen trengs i løpet av dagen og uken. Store ordninger vil kreve en turnus/arbeidsplan for assistentene. Planlagt turnus skal leveres til BPA- konsulenten for godkjenning. Det lages en oversikt over oppgavene som de personlige assistentene skal utføre. Oversikten blir en arbeidsplan for assistenten. - Assistentene må kunne utføre de oppgavene det trengs hjelp til og som er beskrevet i arbeidsplanen. - Det skal ikke settes opp oppgaver som det er urimelig at assistent fra kommunen skal utføre (oppgaver som oppussing, gå på tak, flytting og lignende som er momsbelagte tjenester og/eller som er brudd på Arbeidsmiljøloven/HMS-regler). 2.2 Individuell avtale Ved oppstart av ordningen inngås en individuell avtale mellom arbeidsleder og Bærum Kommune. Avtalen beskriver arbeidsfordeling og ansvarsforhold i forbindelse med gjennomføring av BPA-ordningen. Den skal sikre at arbeidsleders rettigheter blir ivaretatt i henhold til ordningens formål, herunder blant annet brukerstyring, nødvendig opplæring og fleksibilitet. 2.3 Ansettelse Assistenter kan ansettes uten foregående utlysning av ledig stilling hos arbeidsleder når det finnes en aktuell kandidat. BPA-konsulenten vil ha en samtale med den aktuelle kandidaten. Hensikten er å opplyse om organisering og tydeliggjøre vilkårene i arbeidet. Det skal alltid innhentes 2 referanser. Nær familie kan ikke ansettes som assistenter. Dersom kommunen aksepterer ansettelse av familie/nærstående skal dette kun være i en begrenset stillingsprosent på inntil 20 % av vedtakets størrelse. Det må foreligge skriftlig godkjenning fra saksbehandler. Ledig stilling skal godkjennes av kommunen. Det skal vurderes om deltidsansatte assistenter i egen BPA-ordning eller andre ansatte i kommunen kan ha fortrinnsrett til stillingen, jfr. Arbeidsmiljøloven 14-2 og Den som ansettes må være egnet for stillingen. Normalt ansettes assistentene i mindre antall timer enn de timer som arbeidsleder har fått tildelt i vedtaket. Det anbefales ikke å ansette venner/nære bekjente som assistenter ut fra konsekvensene det kan få for relasjonen mellom bruker/arbeidsleder og privat nettverk. 6

8 En felles utfordring er å rekruttere tilstrekkelig med tilkallingsvikarer når din assistenene blir syke, har ferie, har sluttet før man har fått rekruttert nye assistenter ol. Bærum kommune har ikke en vikar-pool Krav til assistenten Bærum kommune har følgende krav til assistentene: - at de har bestått norsk B1 (tilsvarende norskprøve 3) muntlig og skriftlig. - at de har gyldig oppholds- og arbeidstillatelse for de som trenger det - personlig egnethet. I tillegg til Bærum kommunes krav, må arbeidsleder tenke gjennom og gjerne lage en liste over hvilke krav det er ønskelig at stilles til assistenter som ansettes og utarbeide forslag til utlysningstekst. Kravene bør fremkomme i annonsen som utarbeides i samarbeid med BPAkonsulenten. 2.4 Annonsering Bærum kommune er behjelpelig med å lage annonse. Vi bruker kommunens maler for ledige stillinger. Annonsen blir lagt ut på kommunes hjemmeside og oversendt til NAV. Arbeidsleder må være delaktig i utforming av annonsen. Kommunens konsulent vil stå som kontaktperson. Interesserte søker elektronisk i kommunens rekrutteringssystem. Arbeidsleder kan annonsere på egen hånd og dekker da utgiftene selv. Bærum kommune er også i dette tilfelle ansvarlig for ansettelsen Behandling av søknadene Søknadsfristen er minimum 14 dager etter utlysning. Fristen kan forlenges dersom det er hensiktsmessig. Søknadene behandles etter rutiner i Bærum kommune og sendes til arbeidsleder etter avtale. Referanser skal innhentes fra tidligere arbeidsgivere/skole ikke familie/venner Intervju, utvelgelse og innstilling Arbeidsleder og arbeidsgiver vurderer i fellesskap hvem som skal innkalles til intervju. Alle intervjuer skjer ved personlig oppmøte. Intervju med aktuelle søkere kan gjennomføres hjemme hos bruker eller i kommunen. Konsulentene bistår ved intervju dersom ønskelig. Arbeidsleder og BPA-konsulent blir i forkant av enige om rollefordelingen under intervjuet. Når arbeidsleder har erfaring og føler seg trygg kan arbeidsleder selv styre intervjuet. Opplysninger om stillingen som er viktige å gi allerede under intervjuet, er organiseringen av BPA, ansettelsesvilkår, taushetsplikt, prøvetid, helsesituasjon til bruker, begrensninger, oppmøtested, arbeidstid, krav til fleksibilitet, lønnsbetingelser samt arbeidsoppgaver. Det kan være lurt å tenke over inntrykkene fra intervjurunden med aktuelle søkere et par dager. Ut fra brukers vurdering av egnethet og erfaringer fra intervjuet innstiller arbeidsleder/bruker aktuelle kandidater. En assistent som ansettes kan ha flere stillinger i Bærum kommunen, men de kan til sammen ikke overgå 100 %. Arbeidsleder må sikre at ledig kapasitet hos assistenten dekker behovet 7

9 for hjelp. Se mer om dette under turnus/arbeidstid (regelverk). Dersom assistenter også har arbeid i andre kommuner eller for andre arbeidsgivere, plikter de å opplyse om det. 2.5 Arbeidsplan Det er arbeidsleder som definerer når hjelpen trengs. Oppgavene er beskrevet i vedtaket. Å samle oppgaver for assistenten vil gjøre arbeidstiden for assistenten og arbeidsleders hverdag mer forutsigbar. Arbeidstiden på en vakt bør ikke være på under 2 timer. Eksempelet under viser en måte å gå igjennom uka på: Oversikt over bistandsbehov mandag tirsdag onsdag torsdag fredag lørdag søndag tid o.s.v. gjøremål Stå opp, dusj, personlig hjelp og frokost Stå opp, dusj, personlig hjelp og frokost osv Trening Matlaging Stå opp, dusj, personlig hjelp og frokost og tilrettelegging I samarbeid mellom arbeidsleder og assistent lages en arbeidsplan som beskriver hvilke arbeidsoppgaver assistenten skal utføre. BPA-konsulenten og assistenten skal ha hver sin kopi. 2.6 Timekonto Arbeidsleder må selv sikre at vedtatt antall timer for BPA blir hensiktsmessig brukt, slik at hjelpebehovet dekkes og assistansen samsvarer med hensikten i vedtaket om BPA. Videre må arbeidsleder holde oversikt over brukte timer slik at regnskapet går opp per hvert år. Arbeidsleder har mulighet til å holde % av vedtaket utenfor oppsatt arbeidsplan/turnus. Oppsparte timer kan brukes til f eks uforutsette behov. Vær oppmerksom på at timer på timekonto kun kan disponeres i inneværende år. Oppsparte timer som ikke er brukt innenfor regnskapsåret blir avsluttet. 2.7 Taushetsplikt Assistentene har taushetsplikt om alle forhold som vedrører arbeidsleder. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet opphører. Assistenten gjøres kjent med taushetsplikten allerede ved intervju og ved ansettelse, hvilke forhold og opplysninger som omfattes. Brudd på taushetsplikten kan medføre straffeansvar, jf Straffeloven 121. Taushetserklæring må være undertegnet før assistenten starter i arbeid. BPA-konsulenten har ansvar for at dette blir gjort. Regler om taushetsplikt er hjemlet i Forvaltningsloven, 13-13f. En bør være forsiktig med å frita assistentene for taushetsplikt på generelt grunnlag, da forståelsen for etikk og normer kan være ulik. Dersom det er nødvendig å frita assistenten for taushetsplikten - vær konkret på akkurat hva det gjelder. Slik unngås misforståelser som kan føre til uheldige situasjoner senere. 8

10 Assistenten har ikke taushetsplikt overfor BPA-konsulenten i Bærum kommune (arbeidsgiver). Dette gjelder fremst forhold i arbeidssituasjonen. BPA konsulenten har taushetsplikt. 3. Drift 3.1 Arbeidsavtalen - Assistenten blir ansatt i Bærum kommune med arbeidssted hos arbeidsleder. Dersom oppdraget hos arbeidsleder avsluttes eller opphører midlertidig, plikter arbeidsgiver å finne annet passende arbeid som assistenten kan utføre. Det gis kun et tilbud og arbeidstiden kan endres. Dette gjelder assistenter med fast stilling. - Arbeidstiden opplyses i arbeidsavtalen. - Lønnsplassering og stillingskode oppgis i arbeidsavtalen. Lønn etter tariffavtalen justeres hvert år og finnes tilgjengelig på Internettsidene til Bærum kommune, BPA. - Det opplyses i arbeidskontrakten at den ansatte trekkes 2 % til pensjonsinnskudd av brutto lønn fra tiltredelsesdato. - Stillingen reguleres for øvrig av gjeldende arbeidstidsbestemmelser. - Arbeidskontrakten påpeker at arbeidstiden kan endres med 14 dagers varsel. 3.2 Andre formaliteter i ansettelsesprosessen - taushetserklæring skal være undertegnet og returnert arbeidsgiver - eventuell tuberkulosekontroll må være forskriftsmessig utført - politiattest kreves ved arbeid hos barn eller personer med utviklingshemming - arbeidstillatelse må fremlegges fra de som kommer fra land utenfor EØS-området - bankkontonummer i eget navn oppgis - kopi av attester og vitnemål innleveres for beregning av ansiennitet. 3.3 Arbeidstidsbestemmelsene og arbeidsplan/turnus Arbeidsplan/turnus Turnus defineres som: En systematisk, rullerende arbeidsplan for ansatte i turnusarbeid, d v s at man arbeider etter kl om kvelden og/eller minst hver tredje søndag. Arbeidsplanen dekker flere interesser: - Sikre arbeidsleders behov for å vite hvem som kommer på jobb når og at innvilgede timer utnyttes best mulig for å skape en passende døgnrytme for vedkommende. - Ansatte får et bedre arbeidsmiljø gjennom forutsigbar arbeidstid og jevn fordeling av vakter. Arbeidstaker/assistenter har rett til planlagt arbeidstid. Kravet til arbeidsplan er hjemlet i Arbeidsmiljøloven 10-3 og skal gi en oversikt over når assistenten(e) skal arbeide og når de skal ha fri. Arbeidstidene settes opp i arbeidsplan/turnus. Arbeidsplan/turnus rullerer inntil eventuelt ny arbeidsplan/turnus iverksettes. Hvis arbeidstiden endres på en vakt i forbindelse med en spesiell aktivitet, trengs det ikke varsling til arbeidsgiver, så fremt dette er en frivillig avtale mellom assistent og arbeidsleder. Dette kan ikke pålegges assistenten. Det er viktig at både assistent og arbeidsleder har gjensidig respekt for hverandre når det avtales fleksibilitet i forhold til arbeidstiden. 9

11 3.3.2 Noen hovedprinsipper Arbeidstid er den tiden en arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver. Den alminnelige arbeidstiden skal ikke overstige 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av 7 dager. Det skal være 11 timer hviletid i løpet av 24 timer. Dette er også grunnlaget for arbeidsplanen. Assistenten skal ha en arbeidsfri periode på 35 timer i løpet av sju dager. Arbeidstaker som har utført søn- og helgedagsarbeid skal ha arbeidsfri følgende søn- og helgedagsdøgn. Arbeidstaker skal ha en pause dersom den daglige arbeidstiden overstiger fem og en halv time. Pausene skal til sammen være en halv time hvis den daglige arbeidstid er åtte timer. Dersom arbeidstaker ikke fritt kan forlate arbeidsplassen under pausen eller der det ikke finnes tilfredsstillende pauserom, skal pausen regnes som en del av arbeidstiden. Når forholdene gjør det nødvendig, kan pausen forskyves. Jf. Arbeidsmiljøloven 10-8 og Arbeidsmiljølovens 10-4 gir etter en helt konkret vurdering av enkeltsituasjoner mulighet for forlengelse av arbeidstiden når arbeidet i det vesentlige er av passiv karakter. Arbeidsgiver skal godkjenne denne vurderingen, og må i noen tilfeller søke arbeidstilsynet om godkjenning. Bærum kommune har dispensasjon fra noen av reglene. Gjennomsnittsberegning kan lages i ordninger der det er ansatt flere assistenter og der behovet for assistanse er stort. Det forutsetter at det foreligger en rullerende godkjent turnus. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale at den alminnelige arbeidstid kan ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blir lenger enn foreskrevet i Arbeidsmiljølovens 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ni timer i løpet av 24 timer og 48 timer i løpet av sju dager. Hvilende (natte)vakt: Arbeid mellom kl som er hvilende nattevakt lønnes med 20 minutter pr arbeidet time, jf. Hovedtariffavtalen kapittel 4. Helligdagsturnus/hjelpeturnus: lages i tillegg til grunnturnus (som stoppes i perioden) for å kunne legge til rette for fridager og arbeid på helligdager. Der hvor assistentene arbeider annenhver helg og i store stillinger mellom 50 % og 100 % kan det være nødvendig å lage hjelpeturnus i jul, påske og andre høytider. Ta kontakt med BPA - konsulent for veiledning i god tid. En hjelpeturnus skal være kjent for ansatte minimum 4 uker før den iverksettes. Det er å anbefale at vanlig arbeidsplan/turnus rullerer også i høytider og helligdager. Det er forutsigbart både for arbeidsleder og assistenter. Eventuelt kan arbeidsleder godkjenne interne bytter, hvis det skulle være behov. Byttet må ikke stride mot arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeids- og hviletid. Forskjøvet arbeidstid er når partene lokalt er enige om å forskyve vakten. Det betales 50 % tillegg for den tiden som faller utenom den ansattes ordinære arbeidstid. Tidspunkt for 100 % tillegg forskyves tilsvarende. Varsel om forskjøvet arbeidstid skal så vidt mulig gis tre dager i forveien, og aldri mindre enn en dag i forveien. Det er kun arbeidsgiver dvs. kommunen som kan pålegge arbeidstaker forskjøvet arbeidstid. Delt dagsverk benyttes kun i de tilfeller hvor det er nødvendig for å opprettholde forsvarlig drift. Dersom delt dagsverk unntaksvis er nødvendig, utbetales en timelønn ekstra pr. arbeidsdag. Hvis arbeidstaker må møte flere enn to ganger hver arbeidsdag, er 10

12 godtgjørelsen ytterligere 1 1/2 timelønn pr. arbeidsdag. Det er kun arbeidsgiver dvs. kommunen som kan pålegge arbeidstaker delt dagsverk. Dersom det er behov for spesielle arbeidstidsordninger gjøres dette i tett samarbeid med BPAkonsulenten for å finne gode løsninger Godkjenningsprosedyrer for arbeidsplanen Det er arbeidsleders ansvar å sette opp forslag til arbeidsplan innenfor de innvilgede timene og arbeidstakernes rettigheter i lovverket og hovedtariffavtalen, eventuelt med veiledning fra arbeidsgiver/kontaktperson. En arbeidsplan skal utarbeides i samarbeid med de ansatte. Arbeidsgiver skal godkjenne arbeidsplanen. Endring av arbeidsplan/turnus krever at det er saklige grunner i driften for å endre en arbeidsplan og varsel om endring må komme minst 2 uker før iverksetting jfr. Arbeidsmiljøloven Assistentene er ofte ansatt i deltidsstilling og kombinerer arbeidet som personlig assistent med annet arbeid, studier og privatliv. Endring av arbeidsplan/turnus kan gi endring av lønn og tillegg. 3.4 Opplæring av assistentene Nye assistenter har krav på opplæring før de kan pålegges å ta ansvar for oppgavene de skal utføre. Arbeidsleder kan velge å lære opp nye assistenter selv eller la den nye assistenten være sammen med en allerede opplært assistent på en arbeidsøkt. Det er viktig at assistentene lærer å gjøre arbeidsoppgavene slik som arbeidsleder ønsker de utført. 3.5 Reiseavtaler Ferietur for bruker Ferietur er ingen pliktytelse etter Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 første ledd nr. 6, bokstav b. Det er derfor ikke kommunens ansvar å finansiere og organisere ferieturer for brukere. BPA-mottakere kan spare opp (fleksible) timer til f eks ferietur i løpet av et kalenderår. Det må utarbeides en ferieturnus som strekker seg over en lengre periode. Denne turnusen skal godkjennes på ordinær måte. Kommunen dekker ikke ekstrautgifter for bruker eller ansatte som f.eks. tillegg til grunnlønn, overtid, turtillegg, reiseutgifter, kost, oppholdsutgifter ol som en ferietur vanligvis vil medføre. Ansatte kan ikke pålegges å reise på ferietur med brukere. Deltakelse baseres på frivillighet. Under forutsetning av frivillighet, skal fast ansatte med høy stillingsbrøk spørres først for å få dekket opp mest mulig i grunnturnusen. For ansatte som ikke har mulighet til å være med på tur, skal arbeidsgiver tas med i drøftinger om ferieavvikling eller avspasering ved endring av turnus. Lov- og avtaleverk skal følges også på ferieturer. Det vises til Arbeidsmiljølovens kap 10, 11

13 Hovedtariffavtalen 4 og særavtale SGS nr Det innebærer skriftlig godkjenning av ferieturnus av arbeidsgiver. Vedlegg til ferieturnusen skal gi en oversikt over hvilke ansatte som skal på turen og antall arbeidstimer. Reisetid på ferieturer er arbeidstid. Lengre ferieturer meldes på forhånd til saksbehandler på Tildelingskontoret. Ansatte er forsikret i arbeidstiden dersom ferieturen er avtalt med saksbehandler på forhånd. Andre forsikringer blir ansatt og arbeidsleder enige om. Behandlingsreiser: Under opphold i sykehus eller andre behandlings- og rehabiliteringsinstitusjoner (kommunale, statlige eller private) vil sykehuset/behandlings- eller rehabiliteringsstedet bistå deg med den hjelp du trenger. Vedtak om BPA opphører da midlertidig. Ved planlagte innleggelser skal arbeidsleder varsle assistent og BPA-konsulenten så fort som mulig og minst 14 dager i forkant. Dersom assistentene ikke ønsker ferie eller permisjon uten lønn, prøver kommunen å finne annet arbeid til assistenten i perioden (se punkt 3.1). Ved akutte innleggelser ved sykehus, hvor ikke varslingsfristen på 14 dager kan overholdes, disponerer kommunen assistentene. Assistent og BPA-konsulent vil da fortløpende sammen se på muligheter for å benytte assistenten i annet arbeid i kommunen. Dersom det er behov for BPA-assistanse under innleggelse avtales dette med saksbehandler/bpa-konsulent. 3.6 Kjøring og bruk av egen bil Bærum kommune har ikke avtale om tjenestekjøring eller godtgjøring for bruk av privatbil i BPA ordningen. Dersom assistenten bruker egen bil i tjenesten anbefales det at det blir utbetalt kilometergodtgjørelse fra arbeidsleder. Lag en skriftlig avtale på forhånd om hvordan utgiftene skal dekkes. Assistenten kan ikke pålegges å bruke egen bil i tjenesten. 3.7 Føring av timelister Assistenten fører sine timelister og arbeidsleder godkjenner ved å underskrive. Timelistene danner grunnlag for lønnsutbetaling til assistenten og kontroll av forbruk av vedtatte timer for arbeidsleder. Timelistene må være BPA-konsulenten i hende innen gitt frist, som oppgis på Internettsidene, for at lønn skal bli utbetalt påfølgende lønnsutbetaling. Timelister som er innkommet for sent blir behandlet neste måned. Det er arbeidstakers ansvar å levere timelistene og det kan være praktisk at arbeidsleder leverer timelistene samlet for sine assistenter. Timelistene føres pr måned, d v s en liste for hver kalendermåned. Lønn utbetales 12. i hver måned etter kontroll og anvisning. 3.8 Utbetaling av lønn Hvis utbetalingsdato faller på en lørdag, søndag eller helligdag vil lønnen bli utbetalt nærmeste hverdag før fridag. Lønnsenheten skal sende ut lønnslipp til assistentens hjemmeadresse, det er derfor viktig å melde adresseendring og nytt kontotnummer. 12

14 Lønnsslippen gir oversikt over feriepengegrunnlaget, skattetrekk og andre trekk. Ansatte plikter å melde fra om eventuelle feil i lønnsutbetalingen. 4. Personalforhold Som arbeidsleder er du kommunens representant i daglig oppfølging av de ansatte assistentene. Dette gjør du i tett samarbeid med og veiledning fra BPA-konsulenten. Personalog HMS-håndboken i kommunen følges. 4.1 Arbeidsmiljø Krav til arbeidsmiljø fremgår av Arbeidsmiljølovens kapittel 4. Arbeidsleder må påse at assistentene arbeider under gode fysisk og psykososiale arbeidsforhold. Ta kontakt med BPAkonsulent eller henvis assistenten videre til konsulenten hvis arbeidsmiljøet ikke oppleves godt nok. Et godt arbeidsmiljø vil forbygge fravær. Kontakt med verneombud formidles via BPA-konsulenten ved behov. 4.2 Permisjoner og fravær Søknader om permisjon behandles i henhold til personalreglementet i Bærum kommune. Hvis assistenten blir syk, må vedkommende gi beskjed så fort som mulig til arbeidslederen og levere egenmelding snarest mulig. Assistenten kan ellers miste retten til sykepenger. Egenmelding kan ikke benyttes før assistenten har vært ansatt i 2 måneder. - Ved fravær på grunn av sykt barn, må assistenten ha vært ansatt i 14 dager. - Ved sykdom inntil 8 kalenderdager leveres skriftlig egenmelding så snart som mulig. Helg/helligdager i perioden medregnes. - Ved sykdom utover 8 kalenderdager må det leveres sykemelding fra lege snarest mulig. - Ved bruk av egenmelding er det tak på 24 kalenderdager i løpet av de siste 12 måneder. - Misbruk av egenmeldinger medfører tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn og kan medføre at vedkommende mister retten til å bruke egenmeldinger. - Arbeidsgiver har hovedansvaret for formell oppfølging av sykemeldte. Alt fravær må dokumenteres og noteres på timelisten. 4.3 Ferie Arbeidsleder skal i god tid før ferien drøfte og sette opp ferielister sammen med medarbeiderne. Arbeidsleder planlegger og styrer ferieavviklingen samt skaffer ferievikarer slik at driften ikke rammes. Hovedferie skal varsles 2 måneder før. Det formelle rundt ferieavvikling for assistentene gjøres i samarbeid med BPA-konsulenten. Alle arbeidstakere skal avvikle årlig ferie uavhengig av om arbeidstaker har hovedstilling, bistilling eller arbeider deltid. Stillingsstørrelse har ingen betydning, heller ikke arbeidsforholdets varighet. Med andre ord skal samtlige arbeidstakere avvikle ferie. Dette gjelder alle arbeidstakere i faste og midlertidige stillinger (engasjementer/vikariater), faste helgevikarer og eventuelt andre som har faste vakter/avtaler. Det enkelte ferieår løper fra 1.januar til 31.desember. Opptjeningsåret for feriepenger er det året som ligger forut for ferieåret. Det er opptjeningsåret som danner grunnlaget for utbetaling av feriepenger, dvs. at arbeidstaker først må ha hatt inntekt i opptjeningsåret for å få utbetalt 13

15 feriepenger i ferieåret. Dette gjelder uavhengig av hos hvilke(n) arbeidsgiver(e) inntekten er opptjent. Ferie avvikles med 6 virkedager ferie (mandag lørdag) per uke. 6 virkedager ferie = 1 uke ferie (mandag lørdag). 1 uke ferie kan også avvikles for eksempel fra og med onsdag til og med tirsdag (= 6 virkedager ferie). Opparbeidede turnusfridager (for eksempel F1 dager), seniordager eller fridager på grunn av deltidsarbeid som faller i ferien, regnes som feriedager. Arbeidstaker ikke har krav på ny fritid som erstatning for at slike fridager faller sammen med feriedager. Arbeidstakere: 5 uker (30 virkedager) lov- og avtalefestet ferie. 60 år i løpet av ferieåret 1.januar 31.desember: Dersom arbeidstaker fyller 60 år i løpet av året, skal vedkommende ha 1 uke ekstraferie (6 virkedager). Tiltredelse 1.januar 30.september: Arbeidstaker som tiltrer i perioden skal ha 5 uker (30 virkedager) ferie, eventuelt 6 uker (36 virkedager) dersom arbeidstaker fyller 60 år innen 31.desember. Tiltredelse 1.oktober 31.desember: Arbeidstaker som tiltrer i perioden skal ha 1 uke (6 virkedager) ferie. Dette forutsetter at arbeidstaker kan dokumentere at full ferie ikke allerede er avviklet hos annen arbeidsgiver tidligere i året. Ved endring av avtalt ferie, krever ferieloven at leder må drøfte dette med medarbeider. Ved 100 % sykmelding før ferien, har arbeidstaker rett til å utsette ferien til senere i året. Sykefraværet må dokumenteres med legeerklæring og leveres til tjenesteleder senest siste arbeidsdag som arbeidstaker skulle hatt før ferien. Dersom arbeidstaker er delvis sykmeldt, løper avtalt ferie som om arbeidstaker er friskmeldt. Erstatningsferie gjelder kun ved hel sykmelding. Ved 100 % sykmelding i minst 1 virkedag i ferien, har arbeidstaker rett til å utsette tilsvarende antall virkedager ferie til senere i ferieåret. Det må dokumenteres med sykmelding, som leveres tjenesteleder uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt. Dersom arbeidstaker er delvis sykmeldt, løper avtalt ferie som om arbeidstaker er friskmeldt. Erstatningsferie gjelder kun ved hel sykmelding. Når arbeidstaker er på ferie i land utenfor EØS, har arbeidstaker ved eventuell sykdom under ferieoppholdet ikke krav på sykelønn verken for arbeidsgiverperioden eller eventuelt utover denne, jf rundskriv til folketrygdlovens 8-9. Når arbeidstaker er tilbake i Norge eller et annet EØS-land, vil vedkommende igjen ha krav på sykelønn. Dersom ferien i land utenfor EØS er avtalt å være med lønn, vil denne lønnen løpe som avtalt selv om arbeidstaker skulle bli syk under ferieoppholdet. Dette forutsetter at arbeidstaker ikke 14

16 søker om erstatningsferie pga sykdom under ferien. I tilfelle arbeidstaker gjør det vil erstatningsferien være med lønn, mens ferieoppholdet der arbeidstaker var syk være uten lønn. Assistenten kan ikke jobbe på et annet tjenestested i kommunen når han/hun avvikler ferie. 4.4 Yrkesskade/sykdom Alle ulykker som inntreffer i forbindelse med arbeidet, og som medfører større eller mindre personskade, (eller sykdom) skal registreres på RTV-blankett 11.01A. Blanketten sendes arbeidsgiver så fort som mulig sammen med kvitteringer for eventuelle legebesøk og andre utgifter i forbindelse med skaden. Kommunens forsikringsordning gjelder ikke risikofylt arbeid som ikke er pålagt av arbeidsgiver. Arbeidsledere som ber sine assistenter om å utføre denne type arbeid, kan pådra seg et erstatningsansvar. 4.5 Oppsigelse Arbeidsmiljøloven, kapitel 15 og Hovedtariffavtalen, 3 regulerer opphør av arbeidsforhold. Oppsigelse følger vanlige bestemmelser og rutiner i kommunen. Arbeidsavtaler i Bærum kommune har 6 måneders prøvetid, hvor gjensidig oppsigelsesfrist er 14 dager. Det er gjort fordi det skal det være mulig å slutte i stillingen med 14 dagers varsel. Mener arbeidsleder at assistenten ikke fungerer ut fra ansettelsesvilkårene må BPA-konsulenten kontaktes slik at en finner en god løsning allerede i prøvetiden. Det er kun arbeidsgiver, Bærum kommune, som kan si opp/avskjedige ansatte. Arbeidsleders rolle er å varsle BPA-konsulenten i kommunen så snart det oppstår konflikter/misnøye, som arbeidsleder ikke selv kan håndtere. Arbeidsleder må være kjent med at Arbeidsmiljølovens 15-7 krever saklige grunner for en oppsigelse. Disse grunnene må kunne dokumenteres, forholdene skal ha vært tatt opp med den ansatte og det er krav til formelle drøftinger med arbeidstaker og dennes tillitsvalgte. Når assistenten selv sier opp må det leveres skriftlig oppsigelse til arbeidsgiver med påført informasjon om siste arbeidsdag. Arbeidsleder må også gi beskjed når tilkallingsvikarer slutter. 4.6 Attest Alle som slutter har krav på tjenestebevis fra Bærum kommune. Hvis assistenten ønsker en mer detaljert attest, med beskrivelse av arbeidsoppgaver, kan arbeidsleder lage en slik attest til vedkommende. Assistenten kan be arbeidsleder være referanse i forbindelse med søknad på nytt arbeid. BPA-konsulent kjenner ikke assistenten, men kan være en utfyllende referanse i forhold til fravær, personaloppfølging og generell beskrivelse av stillingen som BPA-assistent. Hvis assistenten ønsker BPA-konsulent som referanse må dette etterspørres i hvert enkelt tilfelle. 15

17 4.7 Personalmøter og medarbeidersamtaler Personalmøter er hensiktsmessig i store ordninger der det kreves mye planlegging og gjensidig informasjon. Det anbefales likevel at det gjennomføres medarbeidersamtaler, da dette er en gjensidig dialog som gir en mer sturkurert og forberedt samtale mellom nærmeste overordnede og den ansatte om arbeidssituasjonen. BPA-konsulent kan bistå i personalmøter og medarbeidersamtaler. Det samme er mulig ved vanskelige samtaler. 5 Oppsummering ansvarsfordeling Kommunen sitt ansvar. Bærum kommune er arbeidsgiver for assistentene som ansettes og har således det formelle arbeidsgiveransvaret. Arbeidslederen avgjør når og hvordan oppgavene skal utføres. Bærum kommune har ansvar for at arbeidsmiljøbestemmelsene følges, avtale lønn, skrive kontrakter, og ta seg av det rent formelle ved f eks ansettelser. Kommunen tar også ansvar for at opplæring blir gitt til arbeidsleder og dekker utgiftene for det, og følger opp kontrakten som er signert av arbeidsleder og kommunen. Arbeidsgiver hjelper også til ved konflikter/uoverensstemmelser. Arbeidsleders ansvar. Arbeidsleder skal organisere BPA-ordningen sin. Arbeidsleder skal ha ansvar for den daglige oppfølgning og opplæring av assistentene. Arbeidsleder skal rekruttere sine egne assistenter. Arbeidsleder forplikter seg til å følge arbeidstidsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven. Arbeidsleder skal melde ifra ved evt. avvik. Arbeidsleder skal attestere på timelistene til assistentene. Assistentenes ansvar. Assistentene skal være lojale mot taushetsplikten, arbeidsleder og arbeidsgiver. Assistenten skal følge arbeidsinstruksene og rutinene på arbeidsplassen. Assistentene skal melde ifra ved evt. avvik. 16

18 Sluttord: Vi håper med dette at arbeidsleder har fått innføring i og informasjon om BPA-ordningen og administrasjonen som kreves for å sikre gode tjenester for arbeidsleder og gode arbeidsvilkår for assistentene. På Bærum kommune sin Internettside ligger det utdypende informasjon, denne oppdateres jevnlig. Det kan oppstå spørsmål underveis. Ta gjerne kontakt med BPA-konsulentene for råd og veiledning så fort noe er uklart. Gi oss også gjerne ris og ros underveis! 17