Innføring i bruk av elektronisk innsendelse til Altinn med FINALE Årsoppgjør Dette dokumentet gir deg oversikt over hvordan du foretas innsendelse av data til www.altinn.no Programversjon: 16.0.0.99 Dato: 10. mars 2004
Innholdsfortegnelse Side 2 Innholdsfortegnelse Kap. 1 Innledning...3 1.1 Om FINALE... Årsoppgjør versjon 16.0.0.99 3 1.2 Forholdet... til andre FINALE-programmer 3 1.3 Om denne... brukermanualen 3 1.4 Våre hjelpesider... på Internett 4...5 Kap. 2 Oversikt over Altinn-funksjonene 2.1 Oppdeling... av Altinn-funksjonene 5 2.2 Forberedelse-skillekortet... 6 2.3 Innsending-skillekortet... 7 2.4 Status-skillekortet... 9...11 Kap. 3 Behandling av vedlegg ved innsendelse til Altinn 3.1 Vedlegg... internt på skjemaene i programmet 11 3.2 Eksterne... filvedlegg 13...0 Stikkordliste
Kap. 1 Innledning Side 3 1 Innledning 1.1 Om FINALE Årsoppgjør versjon 16.0.0.99 FINALE Årsoppgjør versjon nr 16.0.0.99 har nå støtte for elektronisk innsendelse via Altinn-portalen for følgende mottakere: Aksjonærregisteret Hovedskjema RF-1086 Aksjonærregisteroppgaven med underskjema RF-1086-U Aksjonærregisteroppgave pr aksjonær Skatteetaten Hovedskjema RF-1028 Selvangivelse for aksjeselskaper m.v. med underskjemaer Hovedskjema RF-1215 Selskapsoppgave ANS med underskjemaer Hovedskjema RF-1226 Selskapsoppgave KS med underskjemaer FINALE Årsoppgjør også få støtte for innsendelse til følgende mottakere: Regnskapsregisteret Årsregnskap med noter, kontantstrømoppstilling, årsberetning og revisjonsberetning 1.2 Forholdet til andre FINALE-programmer FINALE Skatt vil også få støtte for innsendelse til følgende mottakere i en senere versjon: Skatteetaten Hovedskjema RF-1027 Selvangivelse for næringsdrivende med underskjemaer, herunder også underskjemaer overført fra FINALE Årsoppgjør (som for fjorårets innsendelse av skjemaer til Avgiver-03) Ved overføring av data fra FINALE Årsoppgjør til FINALE Skatt overføres p.t. ikke data som gjelder elektronisk innlevering av skjemaer til Altinn. Samtidig som FINALE Skatt kommer med elektronisk innsendelse av data til Altinn-portalen, vil FINALE Årsoppgjør komme med oppdatert versjon som overfører data for elektronisk innsendelse fra FINALE Årsoppgjør til FINALE Skatt. Dersom du også anvender FINALE Investor, kan du også i år overføre data fra FINALE Investor til FINALE Skatt eller FINALE Årsoppgjør, slik at du også i år kan få sendt inn data fra FINALE Investor til Altinn-portalen via eksportmulighetene til øvrige FINALE-programmene. 1.3 Om denne brukermanualen Denne brukermanualen inneholder en kort innføring i bruk av Altinn-funksjonene i FINALE Årsoppgjør. I tillegg til denne brukermanualen, har vi en omfattende rettledning om fagsystem-id og passord. Denne finner du på våre hjelpesider på Internett. http://www.finale.no/altinnhjelp Vi anbefaler at du tar deg tid til å sette deg godt inn i forholdene rundt fagsystem-id og om hvordan du bruker fagsystem-id korrekt. Vi vil spesielt påpeke at det normalt aldri vil være nødvendig å registrere mer enn en enkelte
Kap. 1 Innledning Side 4 fagsystem-id, og at denne brukes på alle klienter du som bruker skal foreta innsendelse på. Vi anbefaler deg videre å sette deg godt inn i forholdene rundt roller og rettigheter i Altinn. Dette er forhold som supporteres av Altinn sin brukerstøtte, men som det er viktig at du har en god forståelse av for å kunne bruke Altinn-portalen på en effektiv måte. Denne brukermanualen viser videre en kort innføring i funksjonene for innsendelse av data fra FINALE Årsoppgjør til Altinn. Vi har lagt stor vekt på å ha et godt brukermiljø, der skjermbildet forklarer deg det du trenger å vite når du trenger å vite det. Derfor har vi bygget inn en betydelig og effektiv hjelpefunksjon i programmet, som gjør at du kan få hjelp basert på at programmet har identifisert de situasjonene du måtte komme opp i under bruk. Dette betyr at du vil få ytterligere hjelp direkte i skjermbildet. Den hjelp du der får, er kun funksjonsmessig beskrevet i denne manualen, mens innholdsmessig vil du få informasjonen direkte på skjerm med link til mer utfyllende forklaringer på våre Internettsider. 1.4 Våre hjelpesider på Internett Husk at du finner våre hjelpesider på Internett, som hjelper deg med bruk av FINALE Årsoppgjør, FINALE Skatt og Altinn. Våre Internettsider har oppdeling i følgende emner: Generell hjelp med brukermanualer og generell hjelp for å lære deg om våre løsninger. Driftsmeldinger der vi legger ut informasjon om situasjoner eller problemer som det kan være verd å følge med på. Situasjonsbestemt hjelp der du kan trykke på lenker til hjelpeartikler på våre Internett-sider, der du får hjelp til de funksjoner eller situasjoner der du har behov for hjelp. Du finner lenker til våre hjelpesider under Relevante emner nederst i navigatoren i FINALE Årsoppgjør.
Kap. 1 Innledning Side 5 Du kan også klikke på denne linken for å fåfrem våre hjelpesider på Internett: http://www.finale.no/altinnhjelp 2 Oversikt over Altinn-funksjonene 2.1 Oppdeling av Altinn-funksjonene Altinn-funksjonene finner du på samme plass for alle mottaker: Aksjonærregisteret Skatteetaten Regnskapsregisteret Vi har splittet Altinn-funksjonene i 3 skillekort, etter funksjon: Forberedelse Innsendelse Status Forberedelses-skillekortet er felles for alle mottakere, og settes normalt opp en gang for alle, men inneholder også en funksjon for selskaper der fagsystem-rettighet ikke finnes, slik at du enkelt kan endre dette i Altinn ved å benytte deg av FINALE Rett inn i Altinn-funksjonen for delegering av fagsystem-rettigheter.
Kap. 2 Oversikt over Altinn-funksjonene Side 6 For innsendelses- og status-skillekortene kan du bytte mellom mottakerne, og foreta innsendelse av og statuskontroll for hver av mottakerne. FINALE Årsoppgjør holder rede på siste innsendelse av data til hver av mottakerne. 2.2 Forberedelse-skillekortet Dette skillekortet inneholder lenker til de mest brukte funksjonene for oppsett av Altinn, og inneholder i tillegg lenker til hjelp i Altinn-portalene og på Finale's Internettsider. Her setter du også opp fagsystem-id og passord: Foretaksnr. (byrå): Ved å registrere foretaksnummer til revisjonsselskapet eller regnskapsbyrået her, kan du trykke på lenken Registrere fagsystem i Altinn og komme direkte til dette foretakets fagsystemoppsett. Fagsystem-ID og Passord benyttes til å registrere fagsystem-id'en og det tilhørende passordet for at programmet skal kommunisere med Altinn-portalen. Se et eget kapittel i denne brukerveiledning om fagsystem-id og passord.
Kap. 2 Oversikt over Altinn-funksjonene Side 7 2.3 Innsending-skillekortet På innsending-skillekortet velger du hvilke skjemaer som skal sendes inn, styrer vedleggene til innsendelsen og foretar selve innsendelsen. Her velger du også hvilken mottaker du ønsker å sende inn til. Mottaker: Her velger du hvilken mottaker som du skal sende inn til. Innholdet i forsendelsen styres av mottaker-feltet. I denne versjonen er det ikke mulig å sende inn data til Regnskapsregisteret, men dette kommer snart som mulighet i programmet. Skjema: Her vises liste over alle skjemaer som finnes på klienten. Du krysser av for de skjemaene du ønsker å legge ved, og fjerner avkryssing for skjemaer du ikke ønsker vedlagt. Programmet husker hvilke skjemaer som IKKE er valgt. Dersom du sender inn en gang, deretter legger til skjema, og ønsker å sende inn på nytt, vil nye skjemaer dermed som standard være valgt for innsendelse. Velg ingen: Fjerner avkryssing for alle skjemaer. Velg alle: Setter avkryssing for alle skjemaer. Vedlegg. Ja / - : Her er det markert med Ja for alle skjemaer som inneholder vedlegg. Se eget kapittel om vedlegg i denne bruksanvisningen.
Kap. 2 Oversikt over Altinn-funksjonene Side 8 Send automatisk genererte vedlegg: Avkryssingen medfører at alle vedlegg som har Ja i vedleggskolonnen blir lagt til som egne dokumenter (fil-vedlegg av RTF-format) til forsendelsen. Egne vedlegg fra fil: Her legger du til egne vedlegg fra fil, som du også kan legge med forsendelsen. Legg til vedlegg (Ctrl + Insert) for å legge til egendefinerte vedlegg fra fil. Fjerne vedlegg (Ctrl + Delete) for å slette merket vedlegg. Send data for feilsøking i Altinn: Dette er en funksjon som normalt ikke skal være aktivert. Denne avkryssingen angir om en forsendelse skal sendes inn som en standard komplett (låst) forsendelse som blir direkte klargjort for signering (ikke avkrysset). Dersom du får feilmeldinger fra Altinn-portalen, kan du krysse av for dette valget. Da sendes forsendelsen inn som en ikke-komplett (åpen) forsendelse der du kan bruke skjema-kontrollfunksjonene i Altinn-portalen til å identifisere eventuelle feil og mangler i forsendelsen. Send data: Trykk her for å sende inn data til Altinn-portalen. Prograsjonsvinduet viser fremdriften i innsendelsen. Dersom forsendelsen lykkes, vil alle punkter være haket av. Dersom noe feiler under innsendelsen vil den vise kryss for det punktet der programmet stopper opp:
Kap. 2 Oversikt over Altinn-funksjonene Side 9 2.4 Status-skillekortet På Status-skillekortet finner du funksjon for oppdatering av status på siste forsendelse. Du vil her finne ut om en forsendelse har gått bra eller om forsendelsen er avvist av Altinn-portalen på grunn av at den inneholder feil. Dersom du bruker funksjonen for Send data for feilsøking i Altinn, vil forsendelsen bli overført til Altinnportalen uten at du får kontrollmeldinger tilbake. I slike tilfeller må forsendelsen kontrolleres i Altinn-portalen. Skillekortet ser slik ut:
Kap. 2 Oversikt over Altinn-funksjonene Side 10 Du får her opp status på forsendelsen og på de enkelte skjemaene. IUnder forklaring til status får du opp meldinger på selve forsendelsen. Les nedenfor om meldinger på de enkelte skjemaer ved bruk av?-knappen. Sjekk status på ny foretar en forespørsel til Altinn-portalen og oppdaterer status på forsendelsen og de enkelte skjemaene. Når en forsendelse har status Arbeidsflyt er den klar for signering i portalen. Du trenger ikke foreta deg noe når en forsendelse kommer i Arbeidsflyt. Hovedside sender deg til denne klientens hovedside i Altinn-portalen. Arkiv sender deg til denne klientens Arkiv-sidei Altinn-portalen. Sendt internt sender deg til denne klientens Sendt internt-side i Altinn-portalen. Teknisk logg åpner et vindu med teknisk logg som viser teknisk informasjon om produksjon av innsendelsen. Dette kan være nyttig ved eventuelle feil, og kan bli forespurt omav support-personale i Finale Systemer as..
Kap. 2 Oversikt over Altinn-funksjonene Side 11 Ved å trykke på a-knappen, vil forsendelsen åpnes i Altinn-portalen, slik at du kan se på de enkelte skjemaene i portalen. Kun hovedskjema vil få a-knappen tilknyttet seg. Ved å trykke på e-knappen, vil du få åpnet ditt e-postprogram, og du får opprettet en ny e-postmelding med lenke til forsendelsen i Altinn-portalen. Dermed kan du enkelt sende en e-post til f.eks. den person som skal foreta signering av forsendelsen. Kun hovedskjema vil få e-knappen tilknyttet seg. Ved å trykke på?-knappen, vil du få åpnet et hjelp-vindu som viser ytterligere forklaringer til eventuelle feil på et skjema. Kun skjemaer med feil vil få hjelpeknappen tilknyttet seg. Dette vinduet ser slik ut: De blå linkene gjør at du kan få ytterligere forklaringer til akkurat denne feilstatusen på våre Internett-sider. 3 Behandling av vedlegg ved innsendelse til Altinn 3.1 Vedlegg internt på skjemaene i programmet FINALE Årsoppgjør har en vedleggsfunksjon som er 2-delt: 1. Automatisk beregnede vedlegg 2. Manuelt innskrevne vedlegg Dette finner du på de enkelte ligningsskjemaene:
Kap. 3 Behandling av vedlegg ved innsendelse til Altinn Side 12 Dersom du fjerner avkryssing for Automatiske vedlegg, vil disse ikke vises ved utskrift, og vil heller ikke komme med inn til Altinn. Dersom du krysser av for manuelle vedlegg, kan du skrive inn tekst. Teksten vil bli lagt til på slutten av det automatisk produserte vedlegget, hvis dette også er valgt. I Altinn-funksjonen blir det markert Ja i kolonnen for vedlegg på innsendelsesskillekortet, f.eks. bildet under hvor det er vedlegg til RF-1167 Næringsoppgave 2. Når det finnes vedlegg til et eller flere skjemaer, kan du enkelt legge disse med ved å ha avkryssing i feltet Send automatisk genererte vedlegg på innsendelse-skillekortet, slik: Avkryssingen er som standard slått på. Dersom det finnes vedlegg, antar vi at brukeren ønsker å legge
Kap. 3 Behandling av vedlegg ved innsendelse til Altinn Side 13 vedleggene med forsendelsen. Det produseres en enkelt fil for hvert skjema som har vedlegg, og filene får automatisk navngivning med autorf-xxxx.rtf der XXXX er skjemaets RF-nummer. F.eks. vil et vedlegg til RF-1167 får filnavnet autorf- 1167.rtf. Dersom du har ett skjema der du ikke ønsker vedlegget legt ved forsendelsen til Altinn, mens øvrige vedlegg ønskes vedlagt, må du fjerne vedlegget fra et selve skjemaet. Gå da til skjemaet og fjerne avkryssing på Automatisk vedlegg og eventuelt også på Manuelt vedlegg. 3.2 Eksterne filvedlegg Du kan legge til eksterne filvedlegg til forsendelsen. Vedleggene kan f.eks. være PDF-filer, Word-filer (DOC eller RTF) eller Excel-regneark. Slike filer legger du til forsendelsen på innsendelse-skillekortet ved å bruke verktøyknappen for å legge til nytt filvedlegg: Legg til vedlegg (Ctrl + Insert) for å legge til egendefinerte vedlegg fra fil. Fjerne vedlegg (Ctrl + Delete) for å slette merket vedlegg.
Løsninger fra Finale Systemer as: Årsregnskap Ligningsoppgaver Elektronisk innberetning Skatteberegning Driftsmiddelkartotek Perioderegnskap Avdelingsregnskap Konsernregnskap Nøkkeltall og analyse Verdipapiroversikt for investorer Finale Systemer as Hovedkontor Stakkevollveien 35 Postboks 2207 9268 Tromsø Telefon 77 66 54 60 Telefaks 77 66 54 99 Web-sider: http://www.finale.no E-post: firmapost@finale.no Oslokontoret Ravnåsveien 1 1254 Oslo Telefon 77 66 54 60 Telefaks 22 61 22 31 Foretaksreg. NO 976 692 381 MVA