VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 23.06.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Ida Aagaard tlf 468 13 986 Moss Kommune Postboks 175 1530 MOSS Att. Rådmann TILSYNSRAPPORT HOPPERN SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Hoppern skole, Moss kommune 18.05.09. Tilstede fra skolen: Jens Kr. Aamold, fungerende rektor Gunnar Otto Alfsen, verneombud Anne-Mette Waglen, merkantil, tillitsvalgt Ansatte i gruppesamtale, fire personer Tilstede fra Moss kommune: Bjørn Sørensen, HMS-rådgiver Kirsten Ståhl, BHT-koordinator Nils-Jørgen Kraft, hovedverneombud Moss kommune Tilstede fra Arbeidstilsynet: Hildegunn Molvær, inspektør Ida Aagaard, inspektør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. fire timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale fire arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynset med ledelsen og verneombud (ca 30 min) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 29.05.09. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Moss kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. I dette møtet var følgende til stede: Bjørn Sørensen, HMS-rådgiver Kirsten Ståhl, BHT-koordinator Nils-Jørgen Kraft, hovedverneombud Moss kommune Sidsel Saastad, MKE Eiendom Øivind Tandberg-Hanssen, leder av Skole-, oppvekst- og kulturutvalget, Moss kommune Bjørn Olavesen, Kommunalsjef, Moss kommune Jens Kr. Aamold, fungerende rektor, Hoppern skole Gunnar Otto Alfsen, verneombud, Hoppern skole Anne-Mette Waglen, merkantil, tillitsvalgt, Hoppern skole Hanne Røst, rektor Krapfoss skole Heidi Nord Berg, verneombud, Krapfoss skole Line L. Andersen, verneleder, Krapfoss skole Rolf Martin Olsen, verneombud, Refsnes skole Ellen Olavesen, rektor, Refsnes skole Mette Mæhlum, inspektør Refsnes skole Hildegunn Molvær, inspektør Arbeidstilsynet Kjell Aas, inspektør, Arbeidstilsynet Ida Aagaard, inspektør, Arbeidstilsynet Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet på Hopperen skole hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Funn i tilsynet ved Hopperen skole Vernetjenesten og verneombudet på Hopperen skole var godt kjent for de ansatte. Verneombudet opplevde at det var muligheter for å få bruke tid til verneombudsarbeidet når det var behov for dette. Både verneombudet og rektor hadde gjennomgått opplæring i HMS. Det fremkom at de største utfordringene på Hoppern skole var knyttet til stor arbeidsbelastning, ekstraoppgaver og følelsen av å alltid jobbe på etterskudd. Rektorsituasjonen på skolen opplevdes også som en utfordring. Inneklimasituasjonen på skolen var også vanskelig, og følelsen av at det ikke finnes noen løsning på problemene preget mange. I tillegg var omstillingsprosessen skolene i Moss kommune befinner seg i en klar utfordring for både ledelse og ansatte.
VÅR REFERANSE 3 Arbeidsmiljøutfordringene ble i noen grad kartlagt, risikovurdert og fulgt opp med tiltak. Skolen har gjennomført risikovurderinger av enkelte deler av arbeidsmiljøet. Det er gjennomført OLIundersøkelser (operativ ledelses index), vernerunder og medarbeidersamtaler. Det fremkommer samtidig er utarbeidet handlingsplaner på enkelte risikovurderinger, men at dette er et arbeid som kun gjennomgås med lærerne. Arbeidstilsynet vil her understreke viktigheten av at alle ansatte ved skolen deltar i kartlegginger og oppfølginger at dette, for å sikre at de faktiske utfordringene for alle ansatte fremkommer. Samtidig foreligger det ikke en rutine som sikrer at arbeidsmiljøkartlegginger gjennomføres systematisk, og at de følges opp med tiltak og handlingsplaner. Det fremkommer at skolen har flere fora som sikrer de ansattes mulighet og rett til å gi og motta informasjon, til å kunne medvirke i prosesser på skolen, samt å kunne ta opp ting relatert til HMS. Det gjennomføres fellesmøter, og de undervisningsansatte har utviklingstid. Samtidig foregår mye av felleskommunikasjonen på Fronter. Alle enheter har i tillegg samarbeidsforum, som igjen kommuniserer med AMU. Relatert til det å kunne melde avvik på uønskede eller uheldige hendelser og konsekvenser opplyser skolen at de har et system som skal ivareta dette. Dette brukes mest til fysiske feil og mangler. I tilsynet fremkom det et behov for å kunne bekjentgjøre avvikssystemet ytterligere for å kunne ivareta de mer reelle negative konsekvenser og hendelser de ansatte opplever. Avvikssystemet ble gjennomgått hvert år, men Arbeidstilsynet vil i denne sammenhengen anmode skolen om å gjøre ytterligere bekjentskapstiltak for å sikre kunnskap om hele rutinens bruksområde, samt at skolen enes om hvordan man ønsker å benytte avviksrapporteringen hensikstmessig. Skolen har rutiner for behandling av elev- og foreldreklager, men det fremkom at denne ikke var kjent blant de ansatte. Skolen har også en delvis rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter. Rutinen det ble henvist til i tilsynet er sentral for kommunen ( Rutiner forkonflikter i arbeidsmiljøet ) og kan ansees som en overordnet strategi for hvordan man forholder seg til konflikter, men inneholder ikke noe om fremgangsmåte, eller hvordan man kan forevente at konflikten man melder inn skal behandles. De presiseres i rutinen av den skal sees i sammenheng med beskrivelse av forebygging av konflikter for ansatte i Moss kommune. Denne rutinen, og bekjentgjøring av denne, må implementeres på Hoppern skole. Se under. Det fremkommer at Hoppern skole har beredskapsplan for hvordan man håndterer vold og trusselsituasjoner og at denne gjennomgås årlig. Rutinen sikrer oppfølging av arbeidstakere som er utsatt for vold og trusler. Relatert til organisering og tilrettelegging av arbeidet fremkommer de at de ansatte opplever at skolen strekker seg langt og viser stor vilje til å kunne tilrettelegge arbeidssituasjoner innenfor de rammene skolen har tilgjengelig. Skolen har også rutiner for oppfølging av sykefravær og denne var tilstrekkelig kjent blant de ansatte. Ytterligere tema ble gjennomgått i tilsynet og det ble avdekket følgende avvik, med begrunnelser, i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: 1. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS-
VÅR REFERANSE 4 aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter. I tilsynet fremkommer det at virksomheten ikke hadde rutiner som sikrer kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMS-området som loven krever. Dette ble til dels gjennomført i virksomheten, men dette må sikres systematisk. Se pålegg 1. 2. Virksomheten mangler skriftlige planer for tiltak for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Dette ble til dels gjennomført i virksomheten, men dette må sikres systematisk. Se pålegg 2. 3. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at denne rutinen ikke er tilstrekkelig kjent for de ansatte, og at den derfor ikke fungerer som forutsatt. Rutinen og dens bruksområde, skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se pålegg 3. 4. Virksomheten hadde en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at denne rutinen ikke er kjent blant ansatte. Rutinen må ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se pålegg 4. 5. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å implementere en rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se pålegg 5 og 6. 6. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Se pålegg 7.
VÅR REFERANSE 5 7. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at arbeidstakerne ikke var kjent med skolens beredskapsplaner. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se pålegg 8. 8. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Se pålegg 9. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre systematisk kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer, og at dette er en del av internkontrollsystemet for å sikre at HMS aktivitetene gjennomføres reglemessig jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 2. Virksomheten må utarbeide skriftlige planer for tiltak for å redusere risikoforhold i henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring 3. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2
VÅR REFERANSE 6 4. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. 5. Virksomheten må implementere skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 6. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. 7. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 8. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplan / rutine for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. 9. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen.
VÅR REFERANSE 7 Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 01.09.09. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen Tilsynsleder (sign.) Ida Aagaard inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hoppern skole v/rektor Postboks 175 1530 Moss Hoppern skole v/verneombudet Postboks 175 1530 Moss Hovedverneombudet for skolene (rådmann bes besørge kopi) Deltagerne i tilsynet ved Hoppern skole (rektor bes besørge kopi)