STRATEGIDOKUMENT FOR ØKONOMISENTERET

STRATEGIDOKUMENT FOR ØKONOMISENTERET

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ØKONOMISENTERET... 3 1.1 Overordnede føringer... 3 1.2 Økonomisenterets organisering... 5 1.2 Organisasjonskart... 6 2 TEAMORGANISERING... 8 2.1 Gode team - kjennetegn... 8 2.2 Ledelse... 8 2.3 Teamlederne... 9 3 HOVEDMÅLSETTINGER FOR ØKONOMISENTERET... 12 4 LEDERTEAMET... 13 4.1 Lederteamet... 13 4.2 Lederteamets oppgaver... 13 4.3 Målsetninger for lederteamet... 13 5 REGNSKAPSTEAMET... 15 5.1 Regnskapsteamets medarbeidere... 15 5.2 Mål for regnskapsteamet... 15 5.3 Regnskapsteamets oppgaver... 15 6 BUDSJETTEAMET... 17 6.1 Budsjetteamets medarbeidere... 17 6.2 Budsjetteamets oppgaver... 17 6.3 Mål for budsjetteamet... 19 7 INNKJØPSTEAMET... 21 7.1 Innkjøpsteamets medarbeidere... 21 7.2 Innkjøpsteamets oppgaver... 21 7.3 Mål for innkjøpsteamet... 22 8 FINANSFORVALTNINGEN... 27 8.1 Oppgaver innen finansforvaltningen... 27 9 SYSTEMADMINISTRATOR... 29 9.1 Systemadministrators oppgaver... 29 VEDLEGG 1 INTERNE RUTINER PÅ ØKONOMISENTERET... 30 Delegering av innkomne saker i økonomisenteret... 30 Postrutiner... 30 Signering av dokumenter... 30 Anvisning av faktura... 30 Avspasering... 31 Sykefravær... 31 Ansvarsfordeling lederteamet organisasjon og personal... 32 2

1 ØKONOMISENTERET Økonomisenteret ble etablert 1. januar 2003 som et ledd i den administrative omorganiseringen av sentraladministrasjonen i Troms fylkeskommune. Økonomisenteret har overordnet ansvar for økonomiplan og budsjett, finansforvaltning, regnskap, innkjøp og systemansvar økonomisystem. Den første utgaven av Økonomisenterets strategidokument forelå i 2005. Alle medarbeiderne i økonomisenteret jobbet målrettet med organisering, oppgaveløsning og målformuleringer fra senteret ble etablert til strategidokumentet forelå. Sommeren 2008 gjennomførte Økonomisenteret en brukerundersøkelse, og oppfølging av den har vært en viktig del av senterets satsingsområde i 2009. På OU-samlingen i Malangen i august 2009 var det derfor tid for å se på målsettingene til Økonomisenteret samlet og for de enkelte teamene for eventuelt å justere kursen vi jobber etter. Dette arbeidet er nesten sluttført høsten 2009. Lederteamet har ikke evaluert og vurdert sine målsettinger. Dette skal gjøres i 2010 da vi har fått ny regnskapssjef på plass. 1.1 Overordnede føringer Troms fylkeskommunes verdiformuleringer er førende for hvordan oppgavene skal løses: Arbeidet skal utføres ved samarbeid innen og mellom avdelinger. Saksbehandlings- og beslutningsveier skal kortes, og strukturene flates. Vi skal ha en fleksibel utnyttelse av ressursene på tvers av organisatoriske skiller. Ledelsen skal ha fullmakter til å ta ansvar. "Lederne skal veilede, støtte og motivere medarbeiderne til å oppnå gode resultater i møte med samarbeidspartnere og brukere. Lederne skal oppmuntre til initiativ, nytenkning og fleksibilitet" Gjennomgående stikkord i verdigrunnlaget er tverrfaglig samarbeid, effektive saksbehandlings- og beslutningsprosesser, helhetlig og strategisk ledelse, synlighet, tydelighet, tilgjengelighet og ansvarlighet. 3

Økonomigruppas rapport høsten 2002 Arbeidsgruppa som fikk i oppdrag å utrede og foreslå oppgaver og organisering av sentralt økonomisenter i Troms fylkeskommune i forbindelse med administrativ omstilling, konkluderte blant annet med følgende overordnede mål og premisser for den samlede økonomiforvaltning i Troms fylkeskommune: God økonomistyring og forvaltning God produktivitet God effektivitet God kvalitet Unngå dobbeltarbeid Direkte kommunikasjon mot brukere av senteret Et synlig kompetansesenter for økonomiforvaltning Bruk av moderne metoder og verktøy for informasjon og rapportering, samt et regelverk som er tilpasset at: - Økonomifunksjoner sentraliseres, mens budsjettansvar og anvisningsmyndighet ligger hos etatene/de øvrige sentrene/institusjonene - Klart skille mellom anvisning og utbetaling (regnskap) jf. Kommuneloven. Disse overordnede målene og premissene er fortsatt styrende for Økonomisenterets virksomhet. Økonomisenterets ansvarsområder og hovedoppgaver Som følge av de føringer gitt er ansvarsområdene og hovedoppgavene til økonomisenteret: Økonomiplan og årsbudsjett Budsjettoppfølging, økonomistyring og økonomisk analyse Finans-/likviditetsforvaltning Samordning og videreutvikling av fylkeskommunens økonomistyringssystemer Utviklingsoppgaver innen økonomifaget Totalansvar for fylkeskommunens regnskap og regnskapsføring Rapportering Økonomisk internkontroll Veiledning og opplæring Systemansvar økonomisystemet Innkjøpsansvar for hele fylkeskommunens anskaffelsesvirksomhet Ansvarsområdene er styrende for den organisering, arbeidsmåte og oppgavefordeling som er rådende i økonomisenteret, samt den rolle teamene og særlig kontaktpersonene skal ha vis á vis etatene, de øvrige sentraene og institusjonene. 4

1.2 Økonomisenterets organisering Økonomisenteret er organisert med flat struktur i tråd med fylkeskommunens verdigrunnlag. Ledelse skal utøves helhetlig slik at senterets medarbeidere skal få ha størst mulig grad av enhetsfølelse. Økonomisenterets medarbeidere skal i størst mulig grad skal være selvledende og samarbeidsorienterte for å kunne løse oppgavene på en mest mulig effektiv måte, og skal i størst mulig grad fremstå som én enhet overfor de som senteret til enhver tid skal yte service til. En flat struktur skal gi: Mulighet for variasjon og bredde i arbeidsoppgavene til den enkelte Mulighet for å tilpasse personellressursene til varierende behov og intensitet i arbeidsoppgavene Stort fokus på fag (arbeidsoppgavene) Gjennom fleksibilitet skape rom og mulighet for fokus på nye oppgaver og utviklingsoppgaver. Økonomisenteret ledes av økonomisjef. Senteret er organisert i tre fagteam; regnskap, budsjett og innkjøp. Hvert team ledes av en teamleder som har overordnet faglig ansvar. Teamlederne utgjør sammen med økonomisjef lederteamet. Økonomisenteret har også ansvaret for fylkeskommunens finansforvaltning og økonomisystem Agresso. Disse er ikke en del av teamene og rapporterer direkte til økonomisjef. I tillegg er det etablert arbeidsgrupper på tvers av fagteamene som skal ivareta særskilte arbeidsoppgaver. Dette kan være oppgaver innad i et enkelt team eller formalisert samarbeid på tvers av teamene. I forbindelse med virksomhetsplanleggingen for det enkelte år vil behovet for arbeidsgrupper bli vurdert. Det betyr at noen grupper kan framstå som permanente mens andre kun vil bestå i en kortere periode, det vil si prosjekt. For oversikt over de til enhver tid aktive arbeidsgruppene, målsetninger og gruppemedlemmer vises det til vedlegg 1. Samlede ressurser Økonomisenteret har 14,75 faste stillingshjemler. Innledningvvis Budsjettet til økonomisenteret består i all hovedsak av lønnsutgifter for de ansatte, samt driftsutgifter knyttet til tjenestereiser, kompetanseheving, organisasjonsutvikling mv. 5

1.2 Organisasjonskart Økonomisenteret ledes av økonomisjef. Senteret er organisert i tre fagteam; regnskap, budsjett og innkjøp. Hvert team ledes av en teamleder som har overordnet faglig ansvar. Teamlederne utgjør sammen med økonomisjef lederteamet. Økonomisenteret har også ansvaret for fylkeskommunens finansforvaltning og økonomisystem Agresso. Disse er ikke en del av teamene og rapporterer direkte til økonomisjef. Økonomisenteret Lederteam Økonomisjef Regnskapssjef, innkjøpssjef og budsjettrådgiver Finansforvaltning Systemadminstrator Agresso Innkjøp Budsjett Regnskap 6

1.3 Grunnleggende spilleregler og arbeidsform i økonomisenteret For å realisere visjoner og målsetninger, og for å ha en flott arbeidsplass tuftet på samarbeid, kompetanse og et godt sosialt miljø, må det ligge i bunnen noen retningslinjer for hvordan atferden skal være. Derfor har medarbeiderne på økonomisenteret utviklet felles spilleregler i senteret, i teamene og utad mot senterets samarbeidspartnere internt i organisasjonen og eksternt. Hensikten med reglene vil være: å gi trygghet fordi de skaper forutsigbarhet å klargjøre hva en kan forvente av andre og hva en selv må bidra med. Økonomisenterets spilleregler er: 1. Vi skal vise hverandre høflighet og respekt 2. Vi skal snakke med hverandre, og ikke bak ryggen på hverandre 3. Vi skal fokusere på det positive 4. Vi har et felles ansvar for å være serviceinnstilte og samarbeidsvillige 5. Vi har et felles ansvar for å gjensidig informere hverandre 6. Den enkeltes ansvars- og arbeidsområder skal være definert, og vi skal kunne stole på at disse ivaretas 7. Vi skal legge vekt på faglig oppdatering og utvikling 7

2 TEAMORGANISERING Økonomisenteret er organisert i henhold til fylkeskommunens verdigrunnlag hvor den sentrale arbeidsmetoden vil være å løse oppgavene i fellesskap gjennom teambasert organisering. Økonomisenteret er organisert i tre fagteam: REGNSKAPSTEAM BUDSJETTEAM INNKJØPSTEAM Hvert av teamene ledes av en teamleder som er fagansvarlig innenfor sitt område. Teamlederne utgjør sammen med økonomisjef lederteamet på Økonomisenteret. 2.1 Gode team - kjennetegn For at et team skal fungere godt må verdier som å lytte til hverandre, støtte hverandre og anerkjenne hverandre ligge til grunn. Det essensielle for at et team skal fungere godt er at deltakerne forplikter seg til: en felles oppgave/hensikt et felles sett av resultatmål felles spilleregler for samarbeid Den enkelte aksepterer å ha både et individuelt resultatansvar og et gjensidig felles ansvar for hele teamets resultat. For at man skal bli et reelt team er det viktig at teamet holder seg selv ansvarlig som team. Det er forskjell på å si at sjefen holder meg ansvarlig, og vi holder oss selv ansvarlige. Det andre utsagnet kan følge av det første, men uten det andre utsagnet er det ikke noe team. Gjensidig tillit og ansvar følger naturlig som en konsekvens av å ha felles oppgave og mål. 2.2 Ledelse Økonomisenteret ledes av økonomisjef. Økonomisjef har følgende ansvarsområde: Personalledelse Godkjenne ferier og avspasering i sommerferien, jule- og nyttårshelgen og påskeferien, og permisjoner. Gjennomføre utviklingssamtaler og medarbeidervurderinger Ivareta HMS Delegere oppgaver og ansvar 8

Organisere og omdisponere personellressurser i senteret Stimulere og legge til rette til godt arbeidsmiljø både faglig og sosialt Veiledning og opplæring Foreslå/godkjenne deltakelse på kurs og konferanser Identifisere behov for kompetanseutvikling og iverksette hensiktsmessige tiltak Være oppdatert på aktiviteten i fagteamene og veilede teamene (gjennomføre status- /informasjonsmøter) Økonomistyring økonomisenteret Ansvar for økonomiske disposisjoner og økonomistyring i senteret Fagansvar finans og økonomiplan Overordnet fagansvar for arbeidet med finansforvaltning og økonomiplan Fagansvar innkjøp Godkjenne innstilling på avtaleinngåelser (leverandøravtaler og andre avtaler) Kontrollere og kvalitetssikre at avtaleporteføljen vedlikeholdes Godkjenne prisendringer i avtaleperioden Godkjenne konkurransegrunnlag Godkjenne forhandlingsresultater, lede forhandlinger vurdert ut fra kontraktens samlede økonomiske omfang Interne rutiner / rutineutvikling Styre informasjon (internett/intranett m.v.) Etablere rutiner, informasjonskanaler m.v. Samordnings-, planleggings- og utviklingsoppgaver Iverksette prosjekter, utnevne prosjektmedarbeidere Definere mål, milepæler og stille krav til resultater Være oppdatert på og videreformidle til de ansatte i senteret relevant aktivitet / informasjon i de andre sentra og etatene. 2.3 Teamlederne Hvert fagteam ledes av en teamleder: REGNSKAPSTEAM AV REGNSKAPSSJEF BUDSJETTEAM AV BUDSJETTRÅDGIVER INNKJØPSTEAM AV INNKJØPSSJEF Teamlederne innehar følgende funksjon: Teamleder har et overordnet faglig ansvar for fagteamets arbeidsoppgaver 9

Teamlederne rapporterer til økonomisjef. Teamlederne godkjenner avspasering og ferie utenom sommerferien, jule- og nyttårshelgen og påskeferien. Ferie i disse periodene må koordineres i det enkelte team før godkjennelse av økonomisjef. Teamleder regnskap regnskapssjef Regnskapssjef har det faglige ansvaret for regnskapsarbeidet i Troms fylkeskommune i henhold til kommunelovens 24.2. Regnskapssjefen skal som leder av regnskapsteamet: Sørge for at fylkeskommunens regnskap blir ført ihht gjeldende lover/regler/vedtak og sørge for at rapportering skjer til fastsatte frister. Sørge for at fylkeskommunens investeringsregnskap blir ført ihht gjeldende lover/regler/vedtak og følge opp finansieringen av investeringer Sørge for føring av andre regnskap det er vedtatt at økonomisenteret skal føre og ha ansvar for Sørge for utbetaling av anviste inngående faktura/internfaktura samt sørge for utgående fakturering av fylkeskommunale oppdrag/tjenester. Sørge for å ha oversikt over fylkeskommunens utestående fordringer og gjeld, og sørge for at disse blir gjort opp i rett tid/ev sende til inkasso. Sørge for gode rutiner for håndtering av mva-oppgjør for avgavepliktige virksomheter samt sørge for innsending av krav på kompensasjon for merverdiavgift Veiledning og opplæring innen fagområdet. Teamleder budsjett budsjettrådgiver Budsjettrådgiver er gitt det faglige ansvaret for budsjettarbeidet i Troms fylkeskommune, og skal i budsjetteamet utarbeide: Retningslinjer for/koordinering av årsbudsjettarbeidet Rammene for og bistå virksomhetene i årsbudsjettarbeidet Fullstendig grunnlag for folkevalgt behandling av årsbudsjett iht. økonomireglement, lov og forskrifter og prosedyrebestemmeleser Fullstendig grunnlag for folkevalgt behandling av budsjettoppfølging Foreta økonomiske analyser, resultatvurdering og utarbeide prognoser/avviksanalyser Følge opp budsjettendringer/-vedtak i samarbeid med virksomhetene. Inneha kompetanse vedrørende nasjonale styringssystemer/ rammebetingelser så som inntektssystemet, statsbudsjettet, statlige tilskuddsordninger, lønnsoppgjør, pensjonsordning m.v. Veiledning og opplæring innen fagområdet. 10

Teamleder innkjøp innkjøpssjef Innkjøpssjef er gitt det faglige ansvaret for innkjøpsarbeidet i Troms fylkeskommune, og skal sørge for: planlegging av mål, strategier og aktiviteter innen for det enkelte avtaleområde og innkjøp generelt strategisk informasjon nødvendige faglige ressurser at konkurranser og valg av leverandør blir gjennomført i hht. gjeldende lover og forskrifter leverandørutvikling innkjøpsfaglig råd og veiledning ivaretakelse av innkjøpssamarbeid i "Fylkeskommunene Nord" (FKN) og "Fylkeskommunal/Kommunalt innkjøpssamarbeid i Troms" (FKIT) utvikling av fylkeskommunens innkjøpspolicy utvikling av e-handel kompetanseheving på offentlige anskaffelser standardisering 11

3 HOVEDMÅLSETTINGER FOR ØKONOMISENTERET Økonomisenterets hovedmålsetting: Økonomisenteret skal oppfylle våre brukeres behov for økonomi- og innkjøpsfaglige tjenester for å sikre grunnlag for god ressursutnyttelse i Troms fylkeskommune. Hovedmålsettingen til økonomisenteret skal nås gjennom følgende strategier: 1. Vi skal yte god service og ha aktiv kommunikasjon med våre samarbeidspartnere. Med dette mener vi: a. Tilstedeværelse b. Rådgivning også oppsøkende rådgivning c. Lage beslutningsgrunnlag d. Overføre kunnskap og informasjon e. Utføre arbeidsoppdrag etter bestilling/forespørsel f. Gi kunden mer enn han/hun forventer. 2. Gjennom Økonomisenterets virksomhet skal vi ivareta fylkeskommunens samfunnsansvar. a. Vi skal levere det vi er pliktig til å levere med god kvalitet i henhold til lover, forskrifter og vedtak som er fattet. b. Vi skal bidra med utvikling av våre ansvarsområder. 3. Vi skal bidra til kompetansebygging i organisasjonen. a. Vi skal drive opplæring gjennom kurs og veiledning b. Vi skal ha en opplæringspakke for nytilsatte i fylkeskommunen 4. Vi skal utnytte mulighetene som ligger i økonomistyringssystemet og annen teknologi. a. Vi skal ha elektronisk fakturahåndtering i hele fylkeskommunen b. Vi skal innføre E-handel c. Vi skal ta i bruk flere økonomistyringsverktøy d. Vi skal ha informative og oppdaterte intranett og internettsider. 5. Vi skal drive aktiv internkontroll a. Vi skal jobbe med controller-virksomhet. b. Vi skal gjøre en vurdering av risiko og sårbarhetsfaktorer knyttet til våre ansvarsområder. c. Vi skal ha rutinebeskrivelser på alle våre områder, og disse skal også inkludere risiko- og sårbarhetsvurdering og håndtering av dette. d. Vi skal til enhver tid ha oppdaterte reglementer 12

4 LEDERTEAMET 4.1 Lederteamet Lederteamet består av økonomisjef (teamleder), regnskapssjef, budsjettrådgiver og innkjøpssjef. 4.2 Lederteamets oppgaver Lederteamet har sammen ansvar for veiledning og opplæring, samordning av oppgaveløsningen og samordning av planleggings- og utviklingsoppgavene. Lederteamet skal sørge for en hensiktsmessig fordeling av oppgaver og organisering av arbeidet, og skal bidra til en helhetlig oppgaveløsning i økonomisenteret. Lederteamet har møte ukentlig. 4.3 Målsetninger for lederteamet Hovedmålsetning: Lederteamet skal tilrettelegge for trygghet, trivsel, toleranse, samarbeid og utvikling For å kunne oppfylle hovedmålsettingen har lederteamet satt seg to delmål eller effektmål, og hvordan disse er tenkt oppnådd (konkrete arbeidsoppgaver): Effektmål 1: Lederteamet skal bedre organiseringen og koordineringen av arbeidet internt. Målsettingen skal oppnås ved: gjennomføring av medarbeidersamtaler og medarbeidersamtaler hvert år Management by walking around Vurdere/endre arbeidsfordeling/arbeidsbelastning Kartlegge kompetanseheving og vedlikeholdsbehov og utvikle kompetanseplan Gjennomføring av regelmessige lederteammøter, kontormøter og møter på tvers av teamene 13

Effektmål 2: Ledelsen skal legge til rette for gode relasjoner til etatene og bidra til en effektiv organisasjon som tenker helhetlig. Målsettingen skal oppnås ved: God og fleksibel opplæring God og fleksibel service Sørge for systemer som ivaretar god økonomistyring God informasjon/kommunikasjon til rett tid 14

5 REGNSKAPSTEAMET 5.1 Regnskapsteamets medarbeidere Regnskapsteamet utgjør fylkeskommunens sentrale regnskapstjeneste og består av regnskapssjef, 2,25 stillinger som regnskapsrådgivere og to konsulenter. For tiden er regnskapsteamet styrket med ytterligere en medarbeider. 5.2 Mål for regnskapsteamet Overordnede mål: Utføre regnskapsarbeidet i Troms fylkeskommune i henhold til gjeldende lover, forskrifter og regler. Regnskapsteamets mål: Effektmål: - Redusere antall purringer/henvendelser - Fornøyde kunder - Frigjøring av arbeidskraft Resultatmål: - Rett beløp på rett konto til rett tid - Regnskapsteamet skal bygge kompetanse i hele organisasjonen 5.3 Regnskapsteamets oppgaver Totalansvar for fylkeskommunens regnskap og regnskapsføring Utarbeide årsregnskap ihht. lover og forskrifter Føre fylkeskommunens regnskap ihht gjeldende lover/regler og til fastsatte tidsfrister Føre investeringsregnskap og følge opp finansieringssiden av investeringer Regnskapet gir grunnlag for kontroll og etterprøving av om fylkeskommunens midler er benyttet i tråd med retningslinjer gitt i fylkestinget ved behandling av årsbudsjettet Føre andre regnskap det er vedtatt at senteret skal føre og ha ansvar for Betale attesterte/anviste inngående fakturaer/internfakturaer og utstede utgående fakturaer på oppdrag Ha oversikt over fylkeskommunens restanser og påse/ sørge for at innbetaling skjer ved forfall/ innen vanlige frister (innfordringsvirksomhet) 15

Forestå merverdiavgiftsoppgjør og følge opp kompensasjonsordningen Samordning og videreutvikling av fylkeskommunens økonomistyringssystemer Ajourhold og utvikling av kontoplaner Bidra til overholdelse av økonomireglement gjennom nødvendig informasjon/ oppfølging Tilby informasjon og opplæring til virksomhetene Bidra til nødvendig utvikling av økonomisystemet Sørge for at økonomireglementet blir utnyttet fullt ut og blir synliggjort for aktuelle brukere i virksomhetene. Økonomifaglige utviklingsoppgaver Ajourhold av reglementer Foretaksorganisering og konkurranseutsetting Diverse saksutredninger/deltakelse i prosjektarbeid. Rapportering Utvikle interne rapporteringsrutiner Sørge for ekstern/intern rapportering i henhold til lover/regler og til fastsatt tid KOSTRA-rapportering i samarbeid med IT-senteret og fagetatene Utarbeide fylkeskommunens årsberetning Bidra til fylkeskommunens årsrapport. Internkontroll Føre kontroll og tilsyn med regnskapsarbeid som utføres i virksomhetene Kontinuerlig være oppdatert på regelendringer, og sørge for at konsekvenser av endringer gjøres kjent/hensyntas i virksomhetene Veiledning og opplæring Veilede/lære opp personell i virksomhetene som utfører regnskapsarbeid Motivere for god kultur og gode holdninger - viktige forutsetninger for god internkontroll innen regnskapsforvaltningen. 16

6 BUDSJETTEAMET 6.1 Budsjetteamets medarbeidere Budsjetteamet utgjør fylkeskommunens sentrale budsjettjeneste og består av budsjettrådgiver og to stillinger som økonomirådgivere (per 1.1.2013 fordelt på 3 personer). Kontaktpersoner I styringsgruppas beslutning om ny administrativ organisering (før omorganisering til senterstruktur i 2003) heter det blant annet om økonomisenteret: Senterets organisering må ta hensyn til at etatene skal ha egne kontaktpersoner i forhold til arbeidet med etatenes eget budsjett. Økonomisenteret har kontaktpersoner for stabssjef, sentraene, Kultur samt Plan og næring. I tillegg forvalter økonomisenteret noen oppgaver på vegne av utdanning. Kontaktpersonenes rolle Det skal være løpende kontakt mellom etatene og kontaktpersonene gjennom året. Kontaktpersonene har et særlig ansvar for å holde seg oppdatert om politiske vedtak med betydning for budsjettrammene til de enkelte etater. Det forutsettes en gjensidig utveksling av informasjon mellom etat og kontaktperson når det gjelder forhold som påvirker budsjettet og/eller budsjettrammene. Kontaktpersonene skal bistå etatene i arbeidet med økonomiplan, budsjett, budsjettoppfølging og årsberetning, i henhold til gjeldende rutiner for slikt arbeid. I tillegg skal kontaktpersonene aktivt bistå etatene i arbeidet med den løpende økonomistyringen og budsjettoppfølgingen gjennom året og årsoppgjørsdisposisjoner ifm. regnskapsavslutningen. Kontaktpersonene skal også, etter henvendelser fra etatene, kunne bistå med nødvendige økonomiske beregninger og oversikter gjennom året. Kontaktpersonene skal videre formidle informasjon, gi råd, opplæring og veiledning samt praktisk bistand til etatene i spørsmål relatert til økonomisenterets ansvarsområder og hovedoppgaver. 6.2 Budsjetteamets oppgaver Økonomiplan/årsbudsjett Utarbeide rammene for og bistå virksomhetene i økonomiplan-/årsbudsjettarbeidet Utarbeide retningslinjer for og koordinere det administrative økonomiplan-/ årsbudsjettarbeidet i samsvar med Fylkesrådets plan for budsjettprosessen 17

På vegne av Fylkesrådet utarbeide fullstendig grunnlag for folkevalgt behandling av økonomiplan og årsbudsjett iht. økonomireglement, lov og forskrifter og de prosedyrer som til enhver tid er bestemt Sørge for innlegging av vedtatt budsjett i økonomisystemet Budsjettoppfølging, økonomistyring og økonomisk analyse I samarbeid med virksomhetene foreta økonomiske analyser, resultatvurdering og utarbeide prognoser/avviksanalyser, herunder årsberetningen På vegne av Fylkesrådet utarbeide fullstendig grunnlag for folkevalgt behandling av budsjettoppfølging pr. 30.4 og 31.8, i.h.t. økonomireglement, lov og forskrifter og de prosedyrer som til enhver tid gjelder Følge opp budsjettendringer/ budsjettvedtak gjennom året i samarbeid med virksomhetene Bistå virksomhetene i den løpende økonomistyringen og komme med råd dersom behov om administrativ budsjettjustering og/eller feilposteringer i regnskapet avdekkes Bistå virksomhetene ifm regnskapsavslutningen Utvikle/vedlikeholde kompetanse vedrørende nasjonale styringssystemer/ rammebetingelser så som inntektssystemet, statsbudsjettet, statlige tilskuddsordninger, lønnsoppgjør, pensjonsordning, merverdiavgift m.v. Samordning og videreutvikling av fylkeskommunens økonomistyringssystemer Ajourhold og utvikling av kontoplaner (i samarbeid med regnskapsteamet), inklusiv å ajourholde kontoplanene i forhold til endringer i KOSTRA-veilederen Bidra til oppbygging og ajourhold av økonomihåndbøker, inklusiv ansvar for rutinebeskrivelser og arbeidsbeskrivelser for oppgaver som ligger innenfor budsjetteamets område Bidra til nødvendig tilpasning og utvikling av økonomisystemet Økonomifaglige utviklingsoppgaver Deltakelse i prosjektarbeid Holde seg faglig oppdatert / videreutvikle faglig kompetanse Sørge for erfaringsutveksling internt i økonomisenteret drive systematisk internopplæring Internkontroll Føre kontroll og tilsyn med budsjett- og regnskapsarbeid som utføres i virksomhetene Kontinuerlig være oppdatert på regelendringer 1, og sørge for at konsekvenser av endringer gjøres kjent/hensyntas i virksomhetene Veiledning og opplæring Veilede/lære opp personell i virksomhetene som utfører budsjett- og regnskapsarbeid / har budsjettansvar Motivere for god kultur og gode holdninger - viktige forutsetninger for god internkontroll økonomiforvaltningen. Tilby informasjon og opplæring til virksomhetene 1 Lover, forskrifter, regnskapsstandarder utarbeidet av Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk (GKRS), KOSTRA, fylkeskommunens økonomihåndbøker og andre relevante bestemmelser/regler. 18

6.3 Mål for budsjetteamet Overordnede mål: Budsjetteamet skal yte budsjettfaglige tjenester av høy kvalitet slik at budsjettet framstår som et godt styringsverktøy for politikere og administrasjonen i Troms fylkeskommune. Budsjetteamets mål: Effektmål Sørge for et godt grunnlag for økonomistyring i fylkeskommunen basert på korrekte og oppdaterte budsjettall i økonomisystemet. Høy servicegrad når det gjelder økonomifaglig veiledning og informasjon til politikere, etater og virksomheter. Resultatmål 1. Ferdigstillelse detaljbudsjett Detaljbudsjett skal foreligge i budsjettmodulen fra 1. januar angjeldende budsjettår. Endelig vedtatt budsjettversjon inkl. korrigeringer innarbeidet av økonomisenteret skal foreligge fra 31. januar angjeldende budsjettår. 2. Løpende ajourhold av budsjettet: Årsbudsjettet skal løpende justeres i forhold til de disposisjoner som påvirker budsjettallene. - justeringer som følge av politiske vedtak med virkning for budsjettet skal som hovedregel innarbeides innen 3 uker etter vedtak. - alle budsjettjusteringer skal som hovedregel være innarbeidet innen 31.12. i budsjettåret. - overføring fra drift til investering i budsjettet skal utføres løpende etter hvert som utgifter vedrørende varige driftsmidler regnskapsføres i investeringsregnskapet 3. Effektivisering av rutiner: Effektivisering og gjennomgang av rutiner og arbeidsoppgaver skal frigjøre tid til mer planlagt og systematisk arbeid når det gjelder opplæring, veiledning og informasjon i forhold til våre samarbeidspartnere 4. Opplæring og veiledning av økonomimedarbeidere/personer med budsjettansvar i alle ledd: Tilby opplæring/veiledning i form av samlinger arrangert av økonomisenteret og delta på samlinger arrangert av andre fylkeskommunale enheter. Gi opplæring/veiledning til 19

enkeltpersoner/virksomheter etter forespørsel samt ta initiativ til opplæring av enkeltmedarbeidere/ virksomheter der en ser at det er behov for dette. Bidra til oppbygging og ajourhold av økonomihåndbøkene innenfor budsjettområdet. 5. Samsvar mellom budsjett og regnskap Utgifter og inntekter i budsjett og regnskap skal konteres riktig i forhold til KOSTRA og kontoplan. Det skal være samsvar mellom hvilken virksomhet og tjeneste en utgift/inntekt er budsjettert under og hvor den er regnskapsført. 20

7 INNKJØPSTEAMET 7.1 Innkjøpsteamets medarbeidere Innkjøpsteamet utgjør fylkeskommunens sentrale innkjøpstjeneste og består av innkjøpssjef og to innkjøpsrådgivere. Innkjøpsteamet utgjør fylkeskommunens sentrale innkjøpstjeneste og har en felles mailadresse: innkjop@tromsfylke.no. Felles mailadresse bidrar til at problemstillinger som meldes innkjøpstjenesten fanges bedre opp samtidig som det gir økt informasjon i teamet. 7.2 Innkjøpsteamets oppgaver Innkjøpsvirksomhet Hovedansvaret for administrering av fylkeskommunens anskaffelsesvirksomhet. Gjennomføre tilbudskonkurranser og administrere fellesavtaler. Innkjøpssamarbeid fylkeskommuner, kommuner og statlige etater mv. Prosess- og forhandlingsbistand ved enkeltanskaffelser-/avtaler. Ivareta regjeringens handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Utviklingsoppgaver Samordne og koordinere innkjøp av varer og tjenester. Ajourhold av reglementer/retningslinjer og avtaleinformasjon. Diverse saksutredninger/deltakelse i prosjektarbeid. E-handel. Effektivisere avtaler standardisere, minimalisering/maksimering Implementere miljø og etikk i innkjøpsforvaltningen. Standardisering dokumenter. Utvikling av innkjøpspolitikken og strategiplanlegging for innkjøp. Leverandørutvikling i tilknytning til konkurranser, og utenom konkurranser mot lokalt næringsliv. Markedsundersøkelser. Internkontroll Føre kontroll og tilsyn med innkjøp som utføres i virksomhetene mht. til avtalelojalitet til fellesavtaler og ivaretakelse av Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Kontinuerlig være oppdatert på regelendringer, og sørge for at konsekvenser av endringer gjøres kjent i virksomhetene. Tilbakemeldinger i saker hvor konkurransereglene må/bør legges til grunn i utredning og innstilling. Veiledning og opplæring 21

Veilede og lære opp personell i virksomhetene som utfører innkjøp Motivere for god kultur og gode holdninger til norsk lovgivning på konkurranse - som er viktige forutsetninger for god internkontroll innen innkjøpsforvaltningen og den samlede fylkeskommunale økonomien. 7.3 Mål for innkjøpsteamet Innkjøpstjenesten skal bidra til- og påse at fylkeskommunens anskaffelser skjer innenfor gjeldende regelverk, reglement og rammer. Med regelverk menes alle relevante lover og forskrifter, f.eks: Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Lov om innsyn i offentlig forvaltning Forskrift om klageorgan for offentlige anskaffelser Forskrift mot sosial dumping Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Med reglement og rammer menes f.eks: TFK`s vedtatte anskaffelsesreglement del I og II Rutiner og maler for innkjøp i TFK - som fortløpende utvikles og legges IDA TFK`s vedtatte budsjett Ulike pålegg fra departementet og andre overordnede myndigheter 7.4.1 Tiltak for å nå den overordnede målsettingen Målsettingen fastslår at vi skal bidra til- og påse at fylkeskommunens anskaffelser skjer innenfor gjeldende regelverk, reglement og rammer. Tiltak for Å bidra til at anskaffelser skjer i henhold til ovennevnte: Sørge for at innkjøpstjenesten har den nødvendige kompetanse Gi opplæring og økt kompetanse - både for de som skal gjennomføre anskaffelser selv og for de som skal foreta avrop Informere Bistå med aktiv rådgivning Utvikle rutiner, maler og systemer Tiltak for Å påse at anskaffelser skjer i henhold til ovennevnte: 22