Prosjektskisse Innovasjon i offentleg sektor Samarbeidsrådet for Sunnhordland
PROSJEKTMÅL Hovudmål for prosjektet Innan utgangen av 2016 skal det i alle deltakarkommunane vera innført konkrete løysingar gjennom digitalisering, som brukarane opplever som forenkling av byråkratiet. I tillegg skal det innan utgangen av 2016 vera innført digitaliseringsløysingar som gjev monaleg innsparingseffekt innan intern og ekstern møteverksemd i kommunane. I alle deltakarkommunane skal det i løpet av 2016 vera etablert ein systematisk bruk av arbeidsgrupper for utvikling og effektivisering av kommunen Innan utgangen av 2017 skal det vera etablert fleire partnarskap mellom offentleg sektor og privatsektor/3. sektor, for løysing av aktuelle samfunnsutfordringar, enn det som eksisterte i 2015. Delmål for prosjektet *Lære oss å støtte innovativ adferd og kultur (korleis leggja til rette for gode idear og konstruktiv kritikk) *Utvikle våre innovative miljø *Utvikle våre pionerar innan innovasjon *Trene på innovasjon *Kommunisere innovasjon både internt og eksternt *Lære oss å bruka LEAN som innovativ metodikk BAKGRUNN Samfunnsutvikling Gjennom staten sitt finansieringssystem for drift av kommunane er det både lagt opp til at kostnadsauken frå det eine budsjettåret til det andre ikkje vert fullt ut kompensert, og at kostnadar med innføring av statlege reformar berre delvis vert kompensert. Effekten er at kommunane kontinuerleg må effektivisera for å tilpassa tenesteproduksjon til dei økonomiske rammer som til ei kvar tid rår. Også me i kommunane i Sunnhordland har måtta ta denne øvinga og har over år reelt redusert driftskostnadane monaleg. I tillegg er også kommunane påverka av globale og nasjonale utviklingstrendar, som demografiutvikling (relativt færre yrkesaktive), finanskrise, sentralisering, utflagging av jobbar, digitalisering og mykje meir. Desse trendane er det ikkje mykje ein kommune kan gjera noko med. Imidlertid er det ein god del å oppnå gjennom å forstå dei og tilpassa seg på best mogeleg måte. For at landet sine inntekter ikkje berre skal gå til dekking av dei offentlege utgiftene, er det naudsynt å leggja opp til stramme økonomiske rammer for kommunane, der det og er eit vilkår at organisering og drift vert endra til det betre. Vår oppgåve vert då å halda styr på pengebruken samtidig med at me tenkjer utvikling. Kunsten er å fokusera på dei rette sakene, forsøke å gjera arbeidet på nye måtar, finna nye metodar, invitera innbyggjarane inn i tenesteproduksjon og utvikla nye partnarskap, slik at me kan levera meir service for dei same pengane og samtidig ha tilfredse innbyggjarar.
Kva har me gjort? Den viktigaste oppgåva for leiinga i kommunane er å setja den overordna dagsorden for kommunen som samfunnsaktør og arbeidsplass. Dette dreier seg om å setja fokus på innsatsområder som bringer oss vidare, gjer oss meir effektive og løyser oppgåvene overfor våre innbyggjarar best mogeleg. I møte 23. mai 2014 fatta Samarbeidsrådet for Sunnhordland vedtak om å søkja Fylkesmannen i Hordaland om skjønsmidlar til gjennomføring av studietur til eit område som er kome langt innan innovasjon i kommunessektoren. Denne turen gjekk til kommunane Vejle og Hedenstad i Danmark 13. og 14. januar 2015. Framlagte forslag til prosjekt «Innovasjon i offentleg sektor» er sterkt inspirert og farga av det me erfarte og lærte av besøket i desse kommunane. Fleire av kommunane i Sunnhordland er per i dag godt i gang med arbeid knytt til begrepet innovasjon. Dette dreier seg om utprøving av nye vegar for kommunen som samfunnsaktør, men ikkje minst i forhold til å prøva ut og ta i bruk velferdsteknologi spesielt innan helse- og omsorgssektoren. Her vert Stord kommune spesielt trekt fram, som saman med Bergen og Lindås kommunar, deltek i eit velferdsteknologiprosjekt delvis finansiert av Helsedirektoratet. I jakta på både å driva ein organisasjon mest mogeleg effektivt og ikkje minst å få etablert ein kontinuerleg lærande organisasjon, er det mange som har teke i bruk LEAN som både filosofi og metodikk. Her hos oss i Sunnhordland har private industribedrifter nytta denne tilnærminga sidan på 1990-talet og fleire kommunar i snart 10 år. Dei av kommunane «våre» som har kome lengst i å systematisera bruken er Etne og Stord kommunar. Ordet LEAN (som betyr slank/mager) kom med boka «The Machine that Changed the World» i 1990. Etter kvart har LEAN i kommunane utvikla seg til ein variant, som mellom anna KS sin K-Lean som blei lansert i 2010, som er meir tilpassa den offentlege tenesteproduksjonen og dei tilsette sin pådrivarrolle i utviklingsprosessen. Som eitt verkemiddel for å skapa entusiasme og for å fremje innovativ aktivitet, er det fleire private verksemder og kommunar som har lagt inn ein form for premiering av gode forslag. Til dømes har formannskapet i Kvinnherad vedteke at verksemder, som kjem med gode forslag til innovative tiltak i kommunen, kan honorerast med kr 30.000 pr ide. VEGEN VIDARE Når me inviterer til forandring på kommunen sine arbeidsplassar, markerer me og eit ynskje om at den einskilde leiar og medarbeidar bruker sin kompetanse og erfaring til å vidareutvikla, effektivisera og endra. Styrken med dette grepet er, at det er i kvardagen på kommunen sine arbeidsplassar me møter innbyggjarane. Det er her me merker forventingane til oss, og det er her me, viss me er dyktige nok, kan endra oss og skape nye løysingar. Me merker kvar dag at innbyggjarane engasjerer seg meir og meir i den kommunale oppgåveløysinga, og inviterer seg inn med ynskjer, utfordringar og tilbod om å bidra. Det gjev oss mogelegheit til å opne dørene og inngå nye partnarskap om framtida sine velferdsløysingar. Samstundes stiller det nye krav til våre medarbeidarar om å kunne gjere greie for faglege val og prioriteringar.
Medarbeidarane i sunnhordlandskommunane er velutdanna fagprofessjonelle, som er høgt spesialiserte innafor kvart sitt fagområde. Når me set all kompetanse i spel på tvers av faggrupper og i samspel med lokalsamfunnet, får me enno større ekspertise og nye moglegheiter til å finna heilskapsorienterte og nytenkjande løysingar. Føresetnaden for ein blomstrande innovasjonskultur er, at det finnes både mentale og fysiske rom der kreativiteten kan plantas, veksa og haustas. Det mentale rommet finnes i hovuda på våre medarbeidarar, og alle tilsette vert inviterte til å tenkja og arbeida innovativt. Me ynskjer at medarbeidarane stiller spørsmål, at dei er nysgjerrige og at dei er trygge på å føreslå nye arbeidsmetodar og løysingar. Skal dette fungera er det ein føresetnad at det er ein høg grad av tillit på dei einskilde arbeidsplassar, både mellom medarbeidarane og mellom leiing og medarbeidarar. Tillit er ein føresetnad for å skapa meiningsfulle arbeidsplassar med plass til kreativitet og vilje til å gå nye vegar. I tillegg må det vera ein stor romslegheit til stades, i forhold til både å godta utradisjonelle løysingar, og ikkje minst vera open for å lika nye forslag. Det er berre gjennom erfaring med å bli møtt med positivitet og stort handlingsrom at me tør å vera dristig og nyskapande. Verdigrunnlag Skal ein lukkast med å gjera det føreslegne innovasjonsprosjektet til eit viktig steg i retning av å få etablert kontinuerleg lærande kommuneorganisasjonar, der innbyggjarane legg merke til at ressursane gjev verdiskaping, er det avgjerande at prosjektet legg kommunane sine verdiar til grunn. Me ønskjer ein open innovasjonskultur, kor den einskilde medarbeidar og leiar handterer endringsprosesser, nye metodar og handlingar ut frå erfaringar i praksis. Me legg samstundes stor vekt på innbyggjar- og brukarinnspel i våre prosjekt. Innsatsområder I dette prosjektet satser me både på å auke produktiviteten og å effektivisere arbeidsflyten. Utgangspunktet for å auke produktiviteten i ei kvar avdeling, på ein kvar arbeidsplass, er at ein har formulert førmålet; Kvifor er me her og kva er oppgåva vår? Fokuset skal vera på kjerneoppgåvene våre, når me stiller spørsmålet; «Kva bruker me arbeidstida til?» PROSJEKTUTFORMING Bakgrunn I Sunnhordland har me lang tradisjon i å driva utviklingarbeid innan ei interkommunal ramme. Sunnhordland innkjøpsforum er eitt godt eksempel, der me har hausta store gevinstar i form av juridisk gode innkjøpsrutinar og ikkje minst særs gode prisar på varer og tenester. FOS (Forum for Oppvekst og Skule) er eit anna, der me over år har nytta kvarandre sin kompetanse på tvers av kommunegrenser. Denne erfaringa kan me og dra nytte av i eit innovasjonsarbeid i kommunane. Om me riggar eit innovasjonsprosjekt som eit interkommunalt samarbeid, kan me få ned kostnadane for kvar kommune, me kan på ein enkel måte organisera nettverkslæring og utviklingskompetansen vert liggande i Sunnhordlandskommunane.
Organisasjon: Prosjekteigar: Prosjektansvarleg (PA): Styringsgruppe: Prosjektleiar: Prosjektgruppe: Nettverksgruppe: Arbeidsgrupper: Samarbeidsrådet for Sunnhordland Dagleg leiar Samarbeidsrådet Gro Jensen Gjerde Samarbeidsrådet for Sunnhordland 2 representantar for fagforeiningane (vert peikte ut av hovudtillitsvalde i kommunane) NN 1 gruppe for kvar kommune med eigen leiar. I tillegg repr frå aktuelle fagområder og repr frå fagforeingar Prosjektleiar for hovudprosjektet og prosjektleiarane for dei kommunale prosjektgruppene Vert oppnemnd av dei kommunale prosjektgruppene etter behov. Her deltek aktuelle fagrepr og repr for brukarane Framdrift 01.01.16: Engasjera prosjektleiar Innan 01.02.16: Oppstartsmøte i styringsgruppa Rådmennene etablerer kommunale prosjekt Innan 01.03.16: Prosjektleiar avvikler oppstartsmøte i nettverksgruppa (her vert m.a. arbeidsform og framdrift avtala) Innan 01.04.16: Framdriftsplan vert vedteke i styringsgruppa Økonomi I prosjektet er det lagt opp til at prosjektleiar skal ha ansvaret overfor prosjektansvarleg når det gjeld framdrift, bistå kommunane med kompetanse, drift av nettverksgruppa, delta i møter i dei kommunale prosjektgruppene, delta på aktuelle personalmøter og politiske møter, ivareta informasjons- og kommunikasjonsansvar i forhold til omverda. Innanfor den ramma som vert vedteke for ein prosjektleiar, bør kommunane kunne nytte denne ressursen til konkret planlegging og drift av innovasjonsarbeidet i den einskilde kommune. Kostnader knytt til dette engasjementet vert finansiert i eit spleiselag mellom deltakarkommunane, Samarbeidsrådet for Sunnhordland og Fylkesmannen i Hordaland. Kostnads- og finansieringsplan Kostnadar 2016 Sum Prosjektleiar 30 % stilling (inkl sos.kostnadar) 375000 Møte og reisekostnadar 100000 Kommunale samlingar * 432000 Administrasjon 25000 Diverse 20000 Totalt 952000 *6 møter pr. år x 8 kommunar x 3 t pr. møte x 6 pers. x 500,- pr. time = 432 000
Kostnadar 2017 Sum Prosjektleiar 30 % stilling (inkl sos.kostnadar) 375000 Møte og reisekostnadar 100000 Kommunale samlingar * 432000 Administrasjon 25000 Diverse 20000 Totalt 952000 *6 møter pr. år x 8 kommunar x 3 t pr. møte x 6 pers. x 500,- pr. time = 432 000 Finansiering 2016 og 2017 Sum Fylkesmannen i Hordaland - skjønsmidlar 2016 350000 Fylkesmannen i Hordaland skjønsmidlar 2017 300000 Regionalt Forskningsfond 2016 200000 Kommunane i Sunnhordland (3 kr. pr. ibuar) 190000 Kommunane i Sunnhordland - eigeninnsats 864000 Totalt 1904000 *6 møter pr. år x 8 kommunar x 3 t pr. møte x 6 pers. x 500,- pr. time = 432 000 x 2 år = 864 000