Kommunikasjonsstrategi og målsetjing.

Transkript

1 Rådmannen 2014/ og målsetjing Overordna kommunikasjonsstrategi sin kommunikasjonsstrategi skal vera tufta på kommunen sin overgripande målsetjing. I vedteken kommuneplan lyder hovudmålsetjinga for «I Kvinnherad vil vi stimulera til engasjement, ansvarskjensle og optimisme for at heile kommunen skal vera god å bu, arbeida og feriera i. Kommunen sine oppgåver vil vi løysa så nær brukarane som mogeleg.» Målet for kommunikasjonsarbeidet er: Sikra at den einskilde innbyggjar og verksemd har reell tilgong til informasjon om det offentlege sine aktivitetar. Sikra at den einskilde innbyggjar får informasjon om sine rettar, pliktar og moglegheiter Sikra lik og alminneleg tilgong til å delta aktivt i den demokratiske prosessen Sikra at i omverda vert omtala som ein kommune der det er godt å bu, arbeida og feriera i Alt kommunikasjonsarbeid i skal rettast inn mot følgjande målgrupper: innbyggjarar i næringsliv potensiell etablerarar organisasjonar, lag besøkjande politikarar, avgjerdstakarar media tilsette omverda I omgrepet kommunikasjonsstrategi legg vi : informasjonsarbeid, som går frå kommunen til ei eller fleire målgrupper kommunikasjonsarbeid, som går som ein dialog mellom kommunen og ei eller fleire målgrupper 1

2 Informasjonsarbeidet sin informasjon skal vera målretta, planmessig, sett inn i ein samanheng, ressursoptimal, variert i bruk av verkemiddel og halden innanfor den ramma som teieplikta set. Informasjon frå skal vera korrekt, sannferdig og eintydig. Ved munnleg informasjon er informasjonsgjevaren ansvarleg for at desse krava vert oppfylde. Ved skriftleg informasjon er det eit leiaransvar at krava vert oppfylde. Informasjonsverksemda skal gjennomførast i ein heilskapleg design, der essensen i hovudmålsetjinga for og kommunevåpenet skal utgjera det vesentlege i gjenkjenningseffekten. Informasjonsflyten frå skal vera prega av kontinuitet, samstundes som det skal vera ein strategisk vurdering bak tidspunkt for framstøt mot dei olike målgruppene. Kommunikasjonsarbeidet Vi skal ha ein aktiv haldning i kommunikasjonsarbeidet, gje rask respons, invitera til dialog og vera opne. Kommunikasjonsarbeidet skal etablera alliansar, som aktivt kan støtta i å nå dei vedtekne mål for kommunen. 1.2 Intern ansvarsfordeling Ordførar Som sin førsteperson, er det ordførar, i eigen person eller gjennom ein ordførarar har peika ut, som skal stå fram som informasjonsgjevar ved alle større hendingar for kommunen. Ut frå dei politiske fullmakter ordførar sit med, kan ordførar gå ut med den informasjon ho/han finn formålstenleg og på det tidspunkt ho/han sjølv bestemmer Andre politikarar Politikarar i kan på eit kvart tidspunkt gå ut med den informasjon ho/han finn formålstenleg og på det tidspunkt ho/han sjølv bestemmer. Som offisiell representant for kommunen (i til dømes møter med andre forvaltningsorgan/næringsliv/organisasjonar) er politikaren til ei kvar tid bunden av dei vedtak som er fatta i. 2

3 1.2.3 Administrasjonen Rådmannen skal til ei kvar tid leggja forholda til rette for at både eksterne og interne interessentar lett skal få tak i den informasjon dei har trong for, og slik at det på ein enkel måte vert gjeve høve til dialog med. Tilgjenge til både informasjon og person skal vera kjennetegnet. Rådmannen skal sørgja for at informasjons- og kommunikasjonsarbeidet i vert bygdt opp rundt følgjande prinsipp: kommunen sjølv skal driva aktiv og planmessig informasjonsverksemd kommunen og brukarane skal sjåast på som likeverdige partar som vekslar i rollen om avsendar og mottakar av informasjon informasjon skal i størst mogleg grad samordnast, slik at den står fram som heilskapleg for mottakarane ansvaret for dei einskilde delane av informasjonsverksemda skal liggja der saksansvaret ligg leiinga har ansvar både for at informasjonen vert brukt på ein profesjonell og etisk forsvarleg måte, og for at verksemda har tilstrekkeleg kommunikasjonfagleg kompetanse Alle medarbeidarar i skal bevisstgjerast om deira rolle og ansvar som kommunikatør i tillegg til å vera fagperson. Alle tilsette må skolerast i dette arbeidet Fagforeningar Dei tilsette sine fagforeningar i er å sjå på som politiske aktørar, når det gjeld informasjonsverksemd. Dette tyder m.a. at fagforeningane sine representantar kan gå ut med den informasjon dei finn formålstenleg og til den tid dei sjølve bestemmer. 1.3 Strategi i forhold til målgruppe Innbyggjarar i ("folk flest") vil leggja til rette for at innbyggjarane kan få tak i den informasjon dei er på jakt etter, når dei er ute etter den, 24 timar i døgeret. Dette vil vera med på å auka kunnskapsnivået om og dei tenestene kommunen yter. Det vil og leggja grunnlag for at innbyggjarane i sterkare grad vert sjølvbetente, noko som i neste omgong vil effektivisera den kommunale tenestytinga. Elles vil kommunen nytta dei kommunikasjonsverkemedel som høver best til tema og tid. Vi er særs opptekne av å etablera kommunikasjonstenester som er spesielt tilrettelagde for svakarestilde grupper og funksjonshemma. Alle politiske møter skal vera opne for ålmenta og kommunestyremøta vert direkte overført til internett. 3

4 1.3.2 Næringslivet Etablerte næringslivsaktørar i skal på eit kvart tidspunkt vera klår over kva for retningsliner som gjeld i samhandlinga mellom næringslivet og kommunen. I det daglege må kommunikasjonen mellom den enkelte næringsaktør eller bransje og kommunen vera så tett at kommunen i sitt strategiske arbeid på ein effektiv måte kan leggja forholda til rette for ei utvikling av næringslivet i kommunen. I kommunikasjon med næringsaktørar legg kommunen stor vekt på personleg møte Potensielle etablerarar Potensielle etablerarar skal ha ei oppleving av eit positivt møte med kommunen, prega av ryddige og klåre opplegg. Ein kvar etablerar har krav på å møta ein sakshandsamar i til ein gjensidig orientering, der vidare prosess vert avtala. Potensielle etablerarar skal i hovudsak kontakta kommunen på bakgrunn av positiv omtale av Kvinnharad kommune frå andre næringsaktørar eller gjennom informasjon lagt ut på kommunen si heimesida på internett Organisasjonar og lag ser på organisasjonar og lag som det tredje "beinet", i tillegg til næringslivet og det offentlege, i eit oppegåande lokalsamfunn. Organisasjonar og lag vil vera med på å fylla ein stadig større del av einskiltmennesket si tid, med meiningsfulle aktivitetar. Det er difor viktig at kommunen og organisasjonar og lag kjenner til kvarandre sine planar og arbeidsmetodar, slik at det kan utviklast eit tett og godt samarbeid, til innbyggjarane sitt beste. Spesielt når det gjeld born og unge sine oppvekstvilkår er det viktig at informerar på ein slik måte at brukarmedverknad frå organisasjonar og lag aukar i planleggjingsog utgreiingsfasen Besøkjande Målet er å informera på ein slik måte at så mange som mogeleg får ein trong til å besøkja Kvinnherad og at vi står fram på ein slik måte at alle vil koma attende til kommunen etter første besøk. Interessevekkjaren skal i første omgong presenterast på internett, gjennom tekst og bilete. Når 4

5 besøkjande så er komne til kommunen, vil dei få informasjon via oppslag/tavler på strategisk utvalde plasser. På ein av desse plassane vil det verte etablert ein turistinformasjon, med heilårs opning. Det skal leggjast opp system som på ein enkel måte gjer det mogeleg å henta ut informasjon etter behov og som også gjer det mogleg å gje tilbakemelding til kommunen Politikarar, avgjerdstakarar Det skal informerast på ein slik måte at det hos politikarar og andre avgjerdstakarar vert danna grunnlag for holdningar og handlingar som ivaretek si hovudmålsetjing. sine interne politikarar skal ha tilgong til kommunen sitt elektroniske sak- /arkivsystem og økonomisystemet. I tillegg skal det vera lagt til rette for diskusjonsgrupper på nettet. Nivå på tilrettelagd informasjon skal avtalast mellom politikarane og rådmannen Media Ovafor media skal praktisera ein offensiv informasjonspolitikk, i tru på at profesjonelle journalister sjøl veit best kva som er av offentleg interesse. Vår offensive haldning skal visast gjennom: restriktiv praktisering av å nytta "unnateke offentlegheit" invitera media til pressekonferanse, samtalar, orienteringsmøte nytta pressemeldingar vera kjapt ute med ny informasjon I tillegg til å gå offensivt ut skal vi og stilla opp når media ber om det. Det er sitt syn at innbyggjarane har krav på informasjon om kva som går føre seg i ein offentleg institusjon som. Det er ikkje tilsette eller folkevalde i som avgjer når det er behov for slik informasjon. Den einskilde medarbeidar i avgjer sjøl om vedkomande vil stilla opp for intervju eller svara på spørsmål frå media, medan leiarar har plikt til å svara. I regelen er det saksansvarleg for ein sak som skal spørjast Omverda skal på ein positiv måte informera omverda om dei tilbod, ressursar og planar som, til ei kvar tid, finnest i/for kommunen. Som verkemedel for dei som ikkje er fysisk tilstades i kommunen vil internett spela ein heilt sentral rolle i informasjonshandteringa.. For dei som er komne til kommunen vil vi i første rekkje nytta kommunen si informasjonsteneste, turistinformasjon og oppslag. 5

6 1.3.9 Tilsette For at skal levera ein best mogleg teneste til innbyggjarane i kommunen er det naudsynt at tilsette kan sjå samanhengar i vår verksemd. Tilsette må difor vera optimalt informerte. Dette vil vi oppnå gjennom to strategiar: 1. Det vert lagt opp ein systematisert informasjonsflyt i organisasjonen, slik at den tilsette til eikvar tid veit kor ho/han kan søkja informasjon 2. Den tilsette har ein plikt til å søkja relevant informasjon Som tilsett i kan ein kvar, innanfor dei lover og regler som gjeld, gå ut med den informasjon hun/han finn formålstenleg, utan at dette må klarerast med næraste leiar. Informasjonsansvaret er ein viktig del av leiaransvaret. Arbeidet med å systematisera arbeidet med informasjon vert lagt til ei stilling i organisasjonen. Den tilsette i denne stillinga skal utarbeida system for interninformasjon, samtidig som vedkomande i det daglege skal leia arbeidet med å gje ut informasjon. Som informasjonsmedium skal nettet gradvis utviklast til hovudmedium. 6