IKT-reglement for kommunane i SING

Transkript

1 IKT-reglement for kommunane i SING Det er lagt ned eit stort arbeid, både teknisk og organisatorisk, for å etablere eit godt fundament for ei trygg og god digital forvaltning og tenesteyting i kommunane. Ved å nytte eit felles IKT-reglement for dei samarbeidande kommunane, sikrar ein at alle tilsette kan etablere ein praksis som samsvarar med dei tryggleiks- og kvalitetsstandardane som våre IKT-system no ligg til rette for. Dette opnar også for at kommunane kan dra vekslar på kvarandre sine røynsler i arbeidet med å vidareutvikla den digitale plattforma vår. Mål : IKT-reglementet skal bidra til at kommunane sitt datautstyr vert brukt på ein ansvarleg måte, ved å gi retningsliner for korleis maskin- og programvare skal brukast, å gi retningsliner for korleis data skal handsamast, å gi retningsliner for korleis ein skal hindre misbruk og ulovleg bruk, å gi retningsliner for korleis brot på reglementet skal handsamast. Kven er omfatta av reglementet? IKT-reglementet omfattar alle som er brukarar av kommunane sitt datautstyr, det vere seg kommunane som organisasjonar, dei tilsette i kommunane, elevar i grunnskulen, personar som nyttar utstyr i samband med opplæring og anna verksemd, personar som nyttar utstyr som er gjort tilgjengeleg for ålmenta, til dømes på folkebiblioteka.

2 Rett bruk av maskin- og programvare : Alle brukarar pliktar å ta vare på maskinvaren ved å setje seg inn i, og rette seg etter, bruksanvisning for maskinvaren, ved ikkje å installere programvare på arbeids-pc utan etter avtale med avdelingsleiar og IKT-tenesta, ved å ikkje flytte på stasjonær maskinvare utan etter avtale, ved å ikkje knyte maskinvaren opp mot anna utstyr utan etter avtale, ved å unngå at maskinvare vert utsett for risiko for øydelegging, til dømes ved at det vert plassert mat eller drikke i nærleiken av utstyret. Alle brukarar pliktar å bruke tilgjengeleg programvare på ein ansvarleg måte, ved å unngå å nytte programvaren til lovstridige eller uetiske føremål, ved ikkje å kopiere og vidareformidle programvare som er gjort tilgjengeleg for visse brukarar, til andre enn dei programma er tiltenkt. Alle brukarar pliktar å arbeide aktivt for å unngå uynskt spreiing av data ved ikkje å nytte flyttbare media som CD-rom, minnepinnar og eksterne harddiskar med mindre dette er avklart med avdelingsleiar og IKT-tenesta, og skjer i tråd med retningsliner derfrå, ved aktivt å hindre at uvedkomande får tilgjenge til brukar sin PC, og til informasjon som er synleg på denne. Brukarar som har særskilte rettar, og som difor må logge seg på ulike nettverk med eigne brukarnamn og passord, pliktar å nytte sitt eige brukarnamn og passord ved pålogging på nettverka, å sjå til at deira eige brukarnamn og passord ikkje kan nyttast av andre.

3 Retningsliner som skal hindre misbruk og/eller ulovleg bruk av data : Kommunen skal syte for at all informasjon som kjem inn og skal forvaltast i organisasjonen, vert handsama i tråd med gjeldande lover og forskrifter. at kommunen legg til rette lokalitetane sine på ein slik måte at ein aktivt hindrar at uvedkomande får tilgjenge til informasjonen kommunen har eit forvaltaransvar for, at kommunen har ansvar for å sjå til at den einskilde tilsette kun har tilgjenge til den informasjonen vedkomande har bruk for i sitt arbeid, mellom anna ved å syte for at IKTN får korrekte og oppdaterte opplysningar om kva brukarrettar vedkomande skal ha, at all personleg informasjon skal handsamast konfidensielt og på ein slik måte at han berre kan sjåast og brukast av dei som har eit sakleg behov for tilgjenge til han, at personar som i kraft av ein teknisk eller administrativ funksjon har tilgjenge til område der informasjon er lagra, ikkje har lov til å opne dokument vedkomande ikkje skal bruke i samband med eiga tenesteutøving, at all informasjon som er knytt til sakshandsaming skal registrerast slik at det er mogleg å finne han saman med den aktuelle saka, at arbeidstakar ved avslutninga av eit arbeidstilhøve ser til at etterfylgjar eller næraste overordna får oversendt lagra data som har relevans til arbeidet, at det er etablert rutinar for at informasjon ikkje går tapt i samband med uføresette, akutte hendingar, til dømes at eit tilsetjingstilhøve vert avslutta grunna ulukke, akutt sjukdom eller død, at oversyn over aktuelle lover og forskrifter til eikvar tid er oppdaterte og lett tilgjengeleg for den einskilde tilsette. Kommunen skal syte for at all utgåande informasjon er mest mogleg korrekt, og handsama i tråd med gjeldande lover og forskrifter : at all informasjon som går ut er kvalitetssikra med omsyn til faktisk og formelt innhald, at all informasjon som går ut er kvalitetssikra med omsyn til personvern, at informasjonen er vurdert med omsyn til om den kan verke krenkande på einskildpersonar eller grupper.

4 E-postkonti og nettverksressursar som vert tildelt einskildpersonar, er å sjå på som kommunen sin eigendom. at rådmannen har høve til å opne og lese innhaldet i e-postar som ligg på den tilsette sin e-postkonto knytt til jobben, at rådmann har høve til å opne og lese innhaldet i mapper som er oppretta på den tilsette sitt heimeområde. Dette kan skje dersom rådmann finn grunn til å trur at ein her finn informasjon som det er naudsynt å få tak i med det same, og som arbeidstakar der og då er forhindra frå å hente ut sjølv. Det kan også skje dersom arbeidsgjevar finn grunn til å tru at arbeidstakar ikkje har retta seg etter gjeldande IKT-reglement, og til dømes ulovleg har oppbevart og/eller vidareformidla data. Dersom arbeidsgjevar opnar og les innhald på arbeidstakar sin e-postkonto eller i mapper på vedkomande sitt heimeområde, skal arbeidstakar umiddelbart ha ei skriftleg orientering om dette, der det klårt skal gå fram kvifor dette er gjort. Kommunane sitt IKT-utstyr skal ikkje nyttast til formidling av data på ein ulovleg eller uetisk måte. eit forbod mot å laste ned frå internett datamateriale som er opphavsrettsleg beskytta, utan at det ligg føre ei godkjenning av den/dei som har opphavsretten, eit forbod mot å laste ned frå internett datamateriale med lovstridig innhald, eit forbod mot å vidareformidle datamateriale som er opphavsrettsleg beskytta eller har lovstridig innhald, eller som kan krenkje personvernet og/eller integriteten til einskildpersonar eller grupper av personar.

5 Konsekvensar av brot på reglementet : Ved misbruk av offentleg tilgjengeleg utstyr kan det vere aktuelt å gjere utstyret vanskelegare tilgjengeleg, eller utilgjengeleg. Dersom brukarar med spesielle brukarrettar bryt reglementet, kan det vere aktuelt å stenge desse ute frå nettverka dei elles har tilgjenge til. Dersom dette gjeld kommunalt tilsette som i utgangspunktet er avhengige av å nytte IKT i sitt daglege arbeid, må desse rekne med at dei i perioden dei er utestengde frå nettverket, vert sett til anna arbeid i kommunen. Grove og/eller gjentatte brot på IKTreglementet kan føre til at det vert reist personalsak. Misbruk som er omfatta av straffelova, vil verte meldt til politiet.