INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSSTRATEGI.

Transkript

1 Notat Fra : RÅDMANNEN Saksbehandler : OJK-ADML-ADML Arkivref. : 2004/ &20 Dato : Til Saksbehandler : Formannskapet : Moltu/ SkarsteinOJKADMLADML INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSSTRATEGI. 1 Innleiing Med informasjon meiner vi i denne samanhengen både eksternt og intern og ekstern informasjon. Den eksterne informasjonen rettar seg mot kommunen sine innbyggarar, det lokale næringsliv, pressa og offentlege myndigheiter. Målgruppa for den interne informasjonen er kommunen sine tilsette og folkevalde. Arbeidsgjevarpolitikken gjev klare føringar for informasjonsansvaret til leiar og medarbeidar i kommunen. Informasjon er eit verkty for å forankre arbeidsgjevarpolitikken i alle ledd i kommunen sin organisasjon. Informasjonsflyten skal medverke til å skape betre motivasjon i det daglege arbeidet og tillit mellom tilsette og leiing. Denne strategien inngår i kommunen sin styringsdialog og balansert målstyring. Strategien har eit fire-års perspektiv, men kan takast opp til revidering i perioden dersom dette vert funne naudsynt. 2 Lovgrunnlag og kommunale føringar Kommunelova 4 forpliktar kommunen til å drive aktiv informasjon om verksemda. Informasjon skal gje innbyggarane kunnskap om kommunen sine tenester. Informasjonen skal synleggjere vedtaksprosessane i det lokale styringssystemet og såleis bidra til engasjement og høve til å påverke vedtaka. Forvaltningslova og offentlighetslova gir klare føringar for informasjonsverksemda i kommunen. Herøy kommune set krav/føringa til kommunal informasjon gjennom arbeidsgjevarpolitikken som vart vedteken i kommunestyret og gjeld frå Prinsipp for informasjonsverksemd I informasjons- og kommunikasjonsverksemda i Herøy kommune vert følgjande prinsipp lagt til grunn:

2 Ansvarsprinsippet. Informasjon er eit leiaransvar. Eintydig og Heilskapleg. Informasjonen frå kommunen skal vere samordna og koordinert, slik at ein uttalar seg eintydig og heilskapleg overfor innbyggarane/brukarane. Aktiv meiroffentleg informasjon. Herøy kommune skal drive aktiv informasjonsverksemd. Offentligheit og meiroffentlegheit skal praktiserast slik lovog regelverk legg til grunn. Tilgjengeleg. All informasjon skal vere enkel og raskt tilgjengeleg for alle. Kommunikasjonsprinsippet. All kommunikasjon skal byggje på verdiane i arbeidsgjevarpolitikken (respekt, likeverd, openheit/ærlegdom, ansvar og kvalitet). Innbyggarane og brukarane skal oppleve at deira synspunkt blir høyrt og tatt på alvor. Profesjonell kriseinformasjon. Kriseinformasjonen skal vere profesjonell, raskt tilgjengeleg, samordna og skal dokumenterast. De er utarbeidd eigne prosedyrar. 4 Mål og tiltak Mål 4.1 Herøy kommune brukar informasjon som strategi for å nå kommunen sine mål. Kommunen sine internettsider, lokalavisa og andre lokale media vert nytta aktivt for å nå kommunen sine vedtekne mål. Informasjon vert nytta som eit fast element i kommunen sitt arbeid og skal gå fram av framdriftsplanar, prosjektskisser m.m. Kommunen brukar informasjon aktivt for å byggje eit positivt omdøme. Mål 4.2 Intern informasjon. Tilsette i Herøy kommune skal ha generell kunnskap om det som skjer i kommunen som organisasjon og samfunn, kunnskap om kommunen sin arbeidsgjevarpolitikk og svært god kunnskap om dei tenestene ein som arbeidstakar yter. Introduksjonskurs for nytilsette Aktiv bruk av kommunen sitt intranett Informasjon frå leiar i avdelingsmøte m.v. Årleg fellessamling for tilsette Den enkelte arbeidstakar har ansvar for aktiv informasjonssøking Medarbeidarundersøkingar Månadlege Kontaktmøte mellom arbeidsgjevar og Hovudtillitsvalde Mål 4.3 Ekstern informasjon Innbyggarane og brukarane av kommunen sine tenester har gode høve til å ivareta interessene sine, påverke/ vere med å vidareutvikle kommunen sine tenester og delta i dei demokratiske prosessane, på et tidleg tidspunkt. Tilsette sin kunnskap om forvaltningslova og offentligheitslova vert sikra gjennom introduksjonsprogram for nytilsette og andre kompetansetiltak. I Herøy kommune blir det praktisert meiroffentligheit ved aktivt å vurdere om dokument kan gjevast innsyn heilt eller delvis. Informasjon som er unntatt offentligheit vert sikra i samsvar med lovverket. Det er etablert rutiner for postjournal på nett. Informasjon vert nytta systematisk for å fremje dialog mellom innbyggarane og

3 kommunen. Brukarundersøkingar vert nytta systematisk i arbeidet med vidareutvikling av kommunen sine tenester. Dialog med brukarane inngår som fast element i arbeidet med kvalitetssikring av tenestene. Representantar for brukarane vert inviterte med i arbeidsgrupper i større utviklingsarbeid om tenester som vedkjem dei. Det vert vektlagt å synleggjere når og korleis innspel frå publikum og brukarar vert teke omsyn til i konkrete forbetringstiltak. Politiske møte vert kunngjorde med møte- og saksoversikt i lokalpressa og på kommunen sine internettsider. Sakspapir til politiske møte vert lagt ut på internett og på faste informasjonsstader, slik at informasjon er lett tilgjengeleg for publikum. Høyringsdokument vert lagt ut til offentleg ettersyn så tidleg som mogleg, slik at publikum har reelt høve til å kome med innspel. I samband med informasjon om viktige saker under arbeid, vert det informert om kontaktperson og planlagt framdrift. Innbyggarar og brukarar vert inviterte til å gi innspel til kommuneplan og andre større plandokument i folkemøter, opne høyringar og temamøte. Innbyggarane vert gjort kjent med Innbyggarinitiativ, som handlar om innbyggarane sine høve til sjølv å fremje saker til politiske utval. Mål 4.4 Informasjonen er korrekt, tilgjengeleg og relevant Det vert nytta varierte informasjonskanalar for å gje tilpassa informasjon. Det er utvikla interaktive tenester på internett, slik at både informasjon og elektroniske tenester, er uavhengig av tid og stad. Informasjon om Herøy kommune si organisering og målsetjingar vert gjort kjent for tilsette i introduksjonskurs for nytilsette og i andre kompetansetiltak. Tilsette er kjende med det sjølvstendige ansvaret dei har for å halde seg orientert om Herøy kommune og om kommunen sine aktivitetar, via intranett og sentrale dokumenter. Mål 4.5 Kommunen sin informasjon bidrar til at brukarane har realistiske forventningar til kommunen sine tenester Tenesteskildringar vert utvikla for alle brukerretta tenester Tenesteskildringane vert jamt oppdaterte Det vert stilt krav til alle tilsette om å gje korrekt informasjon slik at brukarane får eit realistisk bilete av det kommunen kan tilby. Mål 4.6 Kommunen framstår med lett gjenkjenneleg design Informasjon og profilering er prega av heilskapleg og lett gjenkjenneleg design. Kommunevåpen vert nytta systematisk i profileringa av kommunen. Informasjonstavler vert oppsette på sentrale møteplassar i kommunen(turistinformasjonstavler og infokiosker)

4 Mål 4.7 Herøy kommune har tilsette som er seg bevisste korleis dei framstår overfor innbyggarar og brukarar, jfr. arbeidsgjevarpolitikken sitt verdigrunnlag, medarbeidar- og leiarkriteriar Brukarperspektiv og serviceinnstilling blir framheva i informasjon og kompetansetiltak for tilsette i kommunen som noko som skal prege møtet mellom tilsette og publikum. Arbeidsgjevarpolitikken og tenesteskildringane bidrar til å klargjere kva krav som vert stilt til tilsette når det gjeld møtet med publikum/ brukarar. Kommunen sine innbyggarar/ brukarar skal bli møtt av tilsette som er imøtekomande, høflege og profesjonelle. Innbyggarane/ brukarane opplever å bli tatt på alvor og møtt med respekt i møtet med tilsette. Leiarar og folkevalde skal få tilbod om mediatrening Mål 4.8 Herøy kommune er ein aktiv informasjonskanal for å synleggjere frivillig aktivitet i kommunen Det er utarbeidd ein aktivitetskalender for kulturarrangement og andre aktivitetar i regi av kommunen og frivillige lag og organisasjonar. Aktivitetar i nærmiljøa blir profilerte via kommunen sin aktivitetskalender på internettsidene Linkar til heimesider for frivillig aktivitet i regi av lag og organisasjonar blir etablert på kommunen sine nettsider for dei som ønskjer det. 5 Aktuelle dokument 5.1 Kommunelova 4 av 1992 Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholda skal legges best mogleg til rette for offentleg innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. 5.2 Forvaltningslova Lova ivaretek interessene til dei personane som er direkte involvert i ein forvaltningssak, og pålegg forvaltninga å svare på spørsmål utan ugrunna opphald. Lova sine reglar om partinnsyn og meiroffentlegheit gir større innsynsrett enn kommunelova. 5.3 Offenlighetslova Inneheld reglar om i kva grad saksdokument skal vere allment tilgjengeleg. 5.4 Arbeidsgivarpolitikken i Herøy kommune Arbeidsgivarpolitikken gjev klare føringar for informasjonsansvaret ( eksternt og internt) til leiarar og medarbeidarar i kommunen. Informasjon er eit verkty for å forankre arbeidsgjevarpolitikken i alle ledd i kommunen sin organisasjon.

5 Informasjonsflyten skal medverke til å skape betre til å skape betre motivasjon i det daglege arbeidet og tillit mellom tilsette og leiing. 5.5 Reglement for Lojalitet og ytringsfridom Reglementet vart vedtatt i K-sak 10/2001. I dette heiter det bl.a.: Hovudregelen er at arbeidstakarar skal kunne uttale seg fritt om generelle samfunnsspørsmål og kommunalpolitiske spørsmål. Føresetnaden er at det ikkje gjeld prioriteringar gjort av overordna og at spørsmåla har direkte innverknad på eigen arbeidssituasjon. Lojalitetsplikta handlar ikkje berre om det vi ikkje skal gjere. Lojalitet handlar også om plikta vår til å informere der dette er av interesse for dei vala og prioriteringane som skal gjerast. Arbeidstakarar som sit inne med faktakunnskap av allmen interesse, har ei moralsk plikt til å halde folket informert. 5.6 Informasjonsplan ved kriser Når det oppstår ei krise der kriseleiinga er samla gjeld eigne reglar. Ordføraren eller den han delegerer ansvaret til skal uttale seg i slike situasjonar. Det er laga eigen informasjonsplan for desse situasjonane.