Brukerveiledning Helsekostbransjen Vareregister HKB

Brukerveiledning Helsekostbransjen Vareregister HKB Versjon 0.8 Oppdatert 10.06.2014 Vedlikeholdes av Norwegian Advisory Services AS post@noads.no Side 1 av 14

Innledning Denne dokumentasjon er ment å være utfyllende for deg som bruker av Helsekostbransjens vareregister. Ved å bruke denne dokumentasjon er det meningen at du som leverandør skal bli i stand til å vedlikeholde dine varer i denne databasen. 1. Etablering or å bli registrert som ny leverandør/bruker, må du først sende søknaden inn til Norwegian Advisory Services (Noads) Langerudveien 9, 1188 Oslo eller per epost til post@noads.no NB! rem til 1.7.2014 må du bruke post@brn.no Noads vil deretter formidle informasjon til Logiq om ny leverandør. Databasen oppdateres over natten slik at tilgang for ny leverandør normalt tar ca. 24 timer. Brukernavn og passord sendes fra Noads til leverandør når innmeldingen foreligger, og faktura er betalt. Det er viktig at du har et EAN-lokasjonsnummer(lokaliseringsnummer). Uten dette kan vi ikke få registrert deg. Har du ikke dette må du skaffe det: I Norge: http://www.gs1.no/gln/ I Sverige: http://www.gs1.se/sv/ 2. Support or teknisk hjelp ved brukerdatabasen, ta kontakt med EE-nett: firmapost@eenett.no, eller per telefon, 23 06 07 30. Ved andre spørsmål ta kontakt med Noads: post@noads.no eller tlf 23 37 64 50. 3. Prinsipp for etablering av varedatabasen Databasens webadresse er: www.ee-nett.no/hkbvare Informasjonen i varedatabasen er i utgangspunktet etablert ved at vareregisteret til Validus AS er lastet inn og har fått tildelt bransjevarenummer på alle varer som ligger der. Hver leverandør må deretter gå inn via web og korrigere opp disse varene slik at informasjonen tilfredsstiller de krav som er stillet til innholdet i de forskjellige felter. De registreringsbildene som er etablert, finner du igjen i kap 6 i denne dokumentasjonen. elter som krever standardisert informasjon i form av koder, er lagt opp som rulletekster på de aktuelle feltene. De leverandørene som ønsker å gjøre oppdateringene ved å sende inn komplette filer, kan gjøre det ved å bruke filformatet som er beskrevet i kap 5. 4. eltbeskrivelse / utfyllingsinstruks Dette kapittel omtaler feltene i formatet som leverandøren skal fylle ut på web eller legge ut i sin fil for sending til EE-nett. Side 2 av 14

4.1. Kort beskrivelse av registreringsprosedyren or å opprette en ny vare i HKB vareregister MÅ man fylle ut alle de GULE feltene. Dette er helt nødvendig, ellers vil ikke varene bli aktive for bruk. Det er 18 felter som skal fylles ut, og en enkel forklaring kommer her i nummererte punkter: 1. HKB Varenummer: Dette feltet vil fylles ut av seg selv, etter at du har opprettet varen. Da vil systemet finne et ledig nummer som kan defineres til din vare. 2. Leverandørens varenummer: Dette feltet fylles ut med ditt firmas varenummer for den gitte varen. 3. Produktnavn: Dette feltet fylles ut med produktets navn. Eksempelvis: rukt & iber(produktnavn). 4. Type Middel: Her må du definere hva slags type produkt det er. Er det helsekost definerer du produktet som (ingen), er det legemiddel definerer du det som (legemiddel), er det naturlegemiddel, definerer du det som (naturlegemiddel). Årsaken er at legemidler og naturlegemidler har spesifikke krav til oppbevaring m.m. 5. HKB Varegruppe: Dette feltet fylles ut med hvilken varegruppe produktet faller innunder. Eksempelvis rukt & iber (20) Sammensatte urter. 6. Aktiv Denne firkanten klikkes på, og hukes ut. Dette er helt nødvendig for å aktivisere varen. 7. Dist.Kategori : Dette feltet skal fylles ut med (lagervare) 8. Dist.Kanal: Dette feltet skal fylles ut med (grossist) 9. Merke: Dette feltet fylles ut med merket/leverandøren for den gitte varen. Eksempelvis rukt & iber Ortis(Leverandøren) 10. Innhold/Mengde: Dette feltet fylles ut med hva -pk inneholder. Eksempelvis rukt & iber 24 terninger. I dette feltet vil det da stå 24, mens 11. I feltet, Innhold enhet vil stå (stk) 12. Ingredienser: her skal ALLE ingrediensene for produktet defineres 13. MVA sats: Er det høy eller lav MVA fyll inn. 14. Grunnpris: Dette feltet fylles ut med grunnprisen, uten noen form for rabatter inkludert, altså plane pris 15. Holdbarhetstid: Dette feltet skal fylles ut med holdbarhetstid, antall mnd. fra produksjonsdato. Eksempelvis 24 mnd. 16. EAN & orpakninger orbrukerpk.: Dette feltet skal fylles ut med EAN koden for -pk. I tillegg skal du også her fylle inn bredde, dybde og høyde for varen i cm. Mål med linjal. Videre skal du sette inn nettovekt + emballasjevekt for -pk også her. 17. EAN & orpakninger Detaljistpk.: Dette feltet fylles inn med bredde, dybde og høyde for d-pk i cm. Mål med linjal. Videre skal du sette inn nettovekt + emballasjevekt for d-pk også her. 18. Lagre:Trykk på lagre og varen er registrert. Dersom du nå går til toppen av siden finner du ditt HKB varenummer for den gitte varen. or å dobbeltsjekke at denne registreringen gikk bra, kan du klikke på varesøk til venstre på siden. Du vil da få opp en side hvor du kan velge mellom å søke på HKB varenummer eller ditt firma sitt varenummer. yll inn og klikk søk. Du vil da se ytterst til høyre om varen er registrert. Det vil da stå aktiv bak varelinjen. 4.2. Identifisering av et produkt Identifisering av et produkt kan skje på fire prinsipielt forskjellige måter. Bransjevarenummer Per leverandør. Leverandørens varenummer er unikt Side 3 av 14

EAN varenummer gir en entydig identifisering av ett bestemt produkt og kan normalt brukes ved oppslag på dette ene produktet Et produkt kan også entydig identifiseres av følgende felter som står trykket på selve produktet: 1. Nivå1 (varemerkenavn) 2. Nivå2 (eventuelt undermerkenavn som ikke er brukt i helsekost i dag) 3. Nivå3 (Produktnavn =supplerende varetekst som er trykket på produktet) 4. Innhold (mengde og enhet) Man kan se på disse feltene som et hierarki der Nivå1 er et samlebegrep for alle underliggende produkter, Nivå2 er et snevrere begrep osv. I helsekost vil normalt Nivå 2 mangle. Denne systematiske oppdelingen av tekstene som står utenpå et produkt kan brukes til søk i en varedatabase for å vise alle produkter som tilhører Nivå1 (ett merke). I tillegg kan disse nivåene benyttes til å presentere statistisk informasjon på, for eksempel, salg av produkter. Basert på ovenstående anbefales at leverandørene i helsekost registrerer sin vareinformasjon så presist som mulig når det gjelder feltene varemerke og produktnavn. Parfymelle er den kjeden som har gjennomført denne struktureringen på nivåer og har fått vareinformasjonen fra sine leverandører på et slikt format. Derfor skulle ikke dette være noe nytt for Parfymelles leverandører som også har fått salgsstatistikk i henhold til disse nivåene. I kjedene i helsekost har det ikke vært behov for detaljering på nivå2. Kortversjon av merke er et alfanumerisk felt, begrenset til 4 tegn. Merke er gjort til et obligatorisk felt i databasen, dvs at det må fylles ut for alle produkter. eltet kortversjon av merke skal være unikt, dvs at vi kan ikke ha to like kortversjoner i databasen. Siden det er noen produkter som ikke har noe naturlig merkeangivelse, har vi bestemt å bruke leverandørens firmanavn som merke for disse. Dermed oppstår det også behov for å lage kortversjoner av leverandørenes navn Ettersom det er mange kjeder som selger både kosmetikk- og helsekostprodukter, må det tilstrebes en så lik struktur som mulig mellom de to bransjer når det gjelder merkenavn, varetekster og øvrige felter som er knyttet til identifisering. Bransjevarenummeret vil bli basisidentifikasjon av produkter i grossistenes datasystemer og således den vareidentifikasjon som skal benyttes ved bestilling. Bransjevarenummeret tildeles produktet av EE-nett ved første gangs registrering av varen og må senere alltid benyttes ved korreksjoner av denne varens informasjoner. 4.3. Utfyllingsinstruks Under vises flatfilformatet som leverandøren skal legge sine informasjoner ut i. Tabellen under viser rekkefølge og lengde på felter som er med i hver post eller record fra leverandøren Side 4 av 14

Dersom semikolonseparert fil benyttes fra leverandøren, vil et semikolon avslutte hvert felt. Dersom et felt ikke har noen verdi, vil derfor to semikolon komme etter hverandre. De samme feltene vil opptre på bildet for web-registrering Begrepene -pak og D-pak brukes mange ganger i tabellen. -pak er forbrukerenheten eller det produktet som kunden kjøper i butikken. D-pak er den enheten som -pak distribueres i. Dette kan være en eske som inneholder et bestemt antall -pak. Størrelse og antall -pak i D-pak må oppgis hvis aktuelt. Begrepet G-pak er en distribusjonsenhet som rommer flere D-pak. Størrelse og antall D-pak i G-pak må oppgis hvis aktuelt. Utfyllingen av en vare er bygget opp slik: ørst kommer generelle opplysninger som gjelder det enkelte produktet. Deretter kommer de spesielle opplysninger knyttet til pakningsnivåer. Det skal alltid fylles ut opplysninger på -nivå som er salgsenheten i butikken. Informasjon om de andre pakningsnivåene fylles bare ut når det finnes slike forpakningsnivå. eltene 37 til 40 skal aldri leverandøren fylle noe informasjon i. På bildet for webregistrering vil disse feltene være skjermet for leverandøren. Det er bare Produktkontrollen (Bransjerådet) som har adgang til å oppdatere disse feltene. Beskrivelse av innhold i filformat inn til Helsekostbransjens vareregister: e lt Nr. Innhold * - kreves (*) - kreves Repr. Beskrivelse ikke 1 Transaksjonstype * X(1) =H 2 EAN Lokasjonsnr. * X(13) Vareeiers lokasjonsnr. 3 Operatør * X(15) ylles bare ut ved webregistrering 4 HKB Varenr. * 9(7) Bransje-varenr. tildeles ved 1.gangs opprettelse av vare hos EE-nett kreves f.o.m. 2.gangs rapportering. 5 Leverandørs * X(15) Leverandørs Artikkelnr. Artikkelnr. 6 Leverandørs Produktnavn * X(30) Bruk det som står på produktet, men unngå å ta med merkenavnet som første del av vareteksten hvis dette ikke er helt nødvendig 7 Type middel (*) X(1) 0 =annet 1 =legemiddel 2 =naturlegemiddel 8 NA Varenr. (*) X(6) Brukes bare for legemidler Side 5 av 14

9 HKB Varegruppenr. * 9(4) Se egen oversikt for koder 10 Aktiv * X(1) 1 = Distribueres/vises i søk Blank = Vises/distribueres ikke 11 Distribusjonskateg ori * X(1) 1 = Skaffevare 2 = Lagervare 12 Distribusjonskanal * X(1) 1 = Direkte 2 = Grossist 13 Merkenavn * X(30) Må fylles ut 14 Merke kortnavn * X(4) ylles ut fra tabell som er laget for helsekostbransjen 15 Undermerkenavn (*) X(30) Brukes ikke i helsekost 16 Produksjonsland (*) X(2) Bruk kodesett for landkoder (kode) 17 Innhold Mengde * 9999,9 18 Innhold * X(3) G, KG, M, ML, STK, NST for sko Enhetsbetegnelse 19 Pant (*) X(1) 1 = Pant, Blank = Ikke pant 20 Ingredienser * X(1000) Skriv ingredienser fortløpende fra etikett med komma som separator 21 Aktive virkestoffer (*) X(1000) Skriv de aktive virkestoffer fortløpende fra etikett med komma som separator 22 Tilgjengelig dato (*) ddmma Gjelder -PAK aaa 23 Utgår dato (*) ddmma - - aaa 24 MVA sats * 99,99 25 Prisendring dato (*) ddmma - - aaa 26 Grunnpris DDU * 99999,9 - - 9 27 Grunnpris EXW (*) 99999,9 - - 9 28 Anbefalt Utpris (*) 99999,9 - - 9 29 Oppbevaring (*) X(1) Blank = Ingen krav 1 = varmegods 2 = sval 3 = kjøling 4 = frys 30 Holdbarhetstid (*) 9(3) Brukes på produkter som har begrenset holdbarhet 31 Holdbarhetstid (*) X(3) DAG, MND, AAR enhet 32 Sesongkode (*) X(1) Blank, eller 1 = jul 2 = far 3 = mor 4 = look 33 Årstid (*) X(1) Blank, eller 1 = vinter 2 = vår Side 6 av 14

3 = sommer 4 = høst 34 Gavepakke (*) X(1) Blank eller 1 = Gavepakke 35 One shot (*) X(1) Blank eller 1 = One shot 36 Min. antall pr. (*) 9(4) ordre 41 EAN Artikkelnr. * X(15) Varens EANnr. for -PAK 42 Bredde (*) 9999,99 Bredde i mm - - 43 Dybde (*) 9999,99 Dybde i mm - - 44 Høyde (*) 9999,99 Høyde i mm - - 45 Bruttovekt (*) 99999,9 Bruttovekt i gram- - 9 46 EAN Artikkelnr. (*) X(15) Varens EANnr. for D-PAK D 47 Ant. i D (*) 999 - - D 48 Bredde (*) 9999,99 Bredde i mm- - D 49 Dybde (*) 9999,99 Dybde i mm- - D 50 Høyde (*) 9999,99 Høyde i mm- - D 51 Bruttovekt (*) 99999,9 Bruttovekt i gram- - D 9 52 EAN Artikkelnr. (*) X(15) Varens EANnr. for G-PAK G 53 Ant. D i G (*) 999 - - G 54 Bredde (*) 9999,99 Bredde i mm- - G 55 Dybde (*) 9999,99 Dybde i mm- - G 56 Høyde (*) 9999,99 Høyde i mm- - G 57 Bruttovekt G (*) 99999,9 9 Bruttovekt i gram- - Side 7 av 14

5. Bilder i Web-løsningen Her vises bildene i webløsningen i den rekkefølgen de vil opptre ved registrering av informasjon knyttet til en vare. Riktig adresse : www.ee-nett.no/hkbvare Logg inn med tildelt Brukerid. og Passord Side 8 av 14

Velg aktuelt menypunkt, Ny Vare for registrering av nye varer, Varesøk for endring av vare. I de følgende bilder der det står en pil (v) til høyre for felt, velger man riktig verdi fra menyen bak pilen. Side 9 av 14

I dette bildet registreres generell informasjon om varen. Alle felt med gul bakgrunn må fylles ut for at varen skal kunne merkes aktiv. Med aktiv vare menes at informasjon om varen er klar for distribusjon til kundene. Hvis varen ikke settes aktiv, blir informasjonen om denne ikke distribuert, men kan likevel lagres i databasen. Årsaken til at varen ikke settes aktiv kan være at all informasjon ikke er tilgjengelig, eller at leverandøren ikke ønsker å distribuere informasjonen enda. Ledeteksten til feltene bør ellers fortelle hva feltet skal inneholde. Se spesielt på HKB-Varegr., hvor både hovedgruppe og undergruppe må velges. I Tilg.dato registreres dato når varen første gang er tilgjengelig fra leverandør. I Utgår dato når varen utgår av sortimentet. Side 10 av 14

Her registreres informasjon om de forskjellige pakningstyper som produktet har. or -pak hentes prisene automatisk fra forrige bilde. or D-pak registreres Ant. (-pak i D-pak), og prisene fra -pak multipliseres automatisk med Ant., som gir priser for D-pak.. or evt. G-pak registreres Ant. (Dpak i G-pak), og prisene fra D-pak multipliseres automatisk med Ant., som gir priser for G-pak. elt med gul bakgrunn må fylles ut. Trykk OK for å oppdatere informasjon i databasen. Det vil deretter legges ut et nytt bilde for å bekrefte oppdateringen. Side 11 av 14

Denne rutine benyttes for å fremskaffe en liste over egne varer (neste bilde) basert på angitte søkekriterier. ra listen kan man velge en vare for å endre informasjon, eller for kun å se på informasjon. Side 12 av 14

ra listen velger man den vare man ønsker å endre / se på informasjon om. Trykk på grønn pil eller HKB Varenr., og all informasjon om varen fremkommer. Side 13 av 14

Dett bilde fremkommer når man velger Last opp varefil fra menyen. Man må angi hvor på egen PC filen finnes ved å trykke på Bla gjennom og deretter trykke på Last op. Side 14 av 14