Kort veiledning Ny EPD

Transkript

1 Kort veiledning Ny EPD Innholdsfortegnelse 1. SØK I BASEN NY KLADD LANSERINGSPROSESSEN IMPORT OG EKSPORT MOTTAKERE OPPSETT OPPDATERE / ENDRE ET ALLEREDE EKSITERENDE PRODUKT HVORDAN OPPDATERE EN KLADD Side 1

2 1. SØK I BASEN Søk på GTIN, EPDnummer, Leverandørens varenummer eller Beskrivelse. Her finner man alle produktene sine, uansett om de er aktive, nedlagte, kladder, feilmerkede produkter osv. Du har også mulighet til å filtrere ved hjelp av menyen på venstresiden. 2. NY KLADD Her går man inn når man skal lage et nytt produkt. Når du gjør dette valget må du ta stilling til følgende: Side 2

3 1. Pakningsoppbygning: Velg ønsket nivå for ditt produkt. Pakningens oppbygning skal reflektere hvordan produktet fysisk er. Alle merkede nivåer skal tas med. Se gjerne filmen om pakningsoppbygning. B= Basis. M= Mellompakning. T= Topp B Om du som leverandør selger kun en forbrukerpakning til dine kunder så velges kun Basis (kun 1 nivå) B-T Det aktuelle produktet har en forbrukerpakning, men selges til dine kunder med et pakningsnivå over. Mange storhusholdnings-/serveringsvarer har kun to nivåer (B-T). B-M-T Denne pakningsoppbygningen velges dersom produktet har en forbrukerpakning, mellompakning og topp. De fleste produktene i EPD har denne oppbygningen. Veldig vanlig på dagligvarer. B-M-M-T Denne konfigurasjonen velges når produktet har ytterligere et pakningsnivå. Eksempler: Samlekartong Noen produkter har et ekstra pakningsnivå. Et eksempel på dette er sigaretter. Basis er 1 pakke. Mellom1 er en 10-pak med sigarett-esker. Disse 10-pakkene må pakkes i en kartong før de kan legges på pallen. Kartongen er da Mellom2 og pallen er Topp-nivået. Multiforpakning Med en mulitiforpakning menes at det er to nivåer som kan være forbrukerenhet. Eksempel på dette er en 6 pk. med brus. Basis-nivået er den fysiske flasken/boksen med brus. Mellom1 er 6-pakningen Mellom2 er et brett, og Topp er palle-nivået. Etter at du har valgt pakningsoppbygningen så vil du få opp følgende meny. Side 3

4 2. Velg om pakningsoppbygning skal bestå av helt nye, med eksisterende produkter eller mix produkter. De «grønne» firkantene betyr nye GTIN, og de blå betyr allerede eksisterende GTIN. Eksempel: Hvis det nye produktet skal bruke samme basis-forpakning som et gammelt, men ha ny mellomforpakning og topp, så velger du alternativet lengst ned. Merk. Hvis pakningsnivå består av eksisterende eller mix-pakningsnivå må det/de eksisterende produkter søkes opp med enten GTIN, EPD nr. eller produktnavn. Dette synes ved at enten Basis eller Mellomnivå ikonet er blått. I slike tilfeller får du opp følgende boks der du må velge det eksisterende GTIN du nå skal lage en ny mellom-pakning/ topp-pakning på. Side 4

5 Når pakningsnivået er valgt, må man velge hvilken type kategori produktet ligger i. Valg av type kategori bestemmer også hvor mye produktinformasjon som er obligatorisk å legge inn. 3. Lanseringsvindu eller lanseringsdato: Velg hvilket lanseringsvindu ditt produkt skal lanseres. Dersom produktet har en spesifikk lanseringsdato, skriv inn dato. Hvis produktet ikke skal knyttes til et spesifikt lanseringsvindu eller dato, velg «ikke knytt produktet til lanseringsdato». Lanseringsvindu og lanseringsdato kan endres ved senere anledninger. Dette benyttes fremst til internt bruk og vil hjelpe deg lenger frem med datoer og frister i lanseringsprosessen (STAND011). Side 5

6 4. «Lagre og åpne kladd» for å starte registrering av produkt. Her begynner selve registreringen av produktet. Klikk på de forskjellige pilene Menyene vil så åpne seg og informasjonsfeltene som må fylles ut kommer til syne. Bruk Tips-feltene for å få hjelp. Felter merket med er obligatoriske å fylle ut. Etter at alle felter er fylt ut, trykk «kontroller». Systemet vil nå kontrollere at du har fylt ut de pålagte feltene og gjøre en del kontroller. Om alle felter ikke er fylt ut eller om en verdi er feilaktig så vil det komme opp valideringsfeil Om produktet er korrekt registrert så vil en dialogboks komme opp med spørsmål om å sende produktet til QA. Trykkes det JA her sendes produktet til QA (Quality Assurance) for manuell behandling. Status vil da være «Avventer QA». Når produktet har gått gjennom kontroll og blitt godkjent, vil det bli tildelt EPD nummer. Dersom produktet ikke blir godkjent i QA vil du komme et varsel om dette. Søk da opp produktet under avvist av QA, rett opp feilene og send til QA på nytt. 3. LANSERINGSPROSESSEN Side 6

7 Under Lanseringsprosessen vil du se hvilke produkter du har koblet opp mot et aktuelt lanseringsvindu (valget med lanseringsvindu ble gjort da produktet ble registrert). Her ser du hvilke frister som må overholdes, når prognoser må legges inn mot dine aktuelle kunder og når produktene skal leveres inn til EPD sjekkpunkt for kontrollmåling samt fotografering/levering av produktbilder til Mediastore. 4. IMPORT OG EKSPORT Under dette menyvalget kan man mass-oppdatere sine eksisterende produkter. Eksempel på dette kan være endre hentested, leverandørens varenummer, holdbarhetsdager osv. En del felter vil ikke være mulig å oppdatere uten godkjennelse fra kjedene. Se EPD standard 10 for hvilke felter som kan endres. Merk: Her kan man kun oppdatere sine eksisterende varer. Masseoppdatering av felter foregår i 2 steg. Alle produkter som skal oppdateres må ligge som kladder. 1. Kladd eksport: Velg først hvilke kladder og hvilke felter som skal oppdateres. Det genereres en nedlastbar excel-mal som brukes til å endre kladdene. 2. Kladd import: Når du er ferdig med å gjøre endringene i excel-malen så laster du opp filen. Kladdene blir oppdatert med de nye dataene i excel-malen. Side 7

8 5. MOTTAKERE Dette menyvalget viser hvilke kunder/mottakere du som leverandør publiserer produktdata til. Du vil også se om det er en ny kunde/mottaker som ber om tilgang til deres produktinformasjon. Merk. Hvis en ny mottaker ber om tilgang til deres produktdata, og dere ikke svarer på 14 dager, så vil de automatisk får tilgang til dataene. 6. OPPSETT Under dette menyvalget setter man opp sine hentested GLN. Produktene som blir overført fra «gammel EPD base», vil beholde sitt hentested og disse hentestedene vil automatisk fylles ut under «mine hentesteder». Hvis dere får et nytt hentested så må dette søkes opp under følgende undermeny «legg til nytt hentested». 7. OPPDATERE / ENDRE ET ALLEREDE EKSITERENDE PRODUKT For å gjøre endringer på et eksisterende produkt, må du først lage en kladd. Søk opp produktet på søksiden. Du kan søke på EPD-nummer, GTIN, beskrivelse, produktnavn eller leverandørens varenummer. Klikk deg så videre inn på selve produktet. Side 8

9 Dette bildet kommer dermed opp. Klikk på «ENDRE i FASE-2». Det opprettes nå en kladd for dette produktet. Det eksisterende EPD som ligger som ligger som godkjent, vil ikke påvirkes av kladden før den evt. blir sendt QA (Quality Assurance) og blir godkjent på nytt. Kladden ser slik ut. Om du søker opp EPD nummeret vil produktet se slik ut. Her ser man at produktet ligger med godkjent fase 2 i grønt og kladd i grått. Her kan man da bytte mellom godkjent EPD nummer og kladd. Endringen du ønsker å gjøre på produktet gjør du under kladd. (man trenger ikke søke opp produktet på nytt, men kan fortsette fra kladd som kom opp tidligere. Dette er kun for å vise hvordan bildet vil se ut). Side 9

10 Når alt av informasjon er korrekt registrert, trykker du «kontroller». Dersom det ikke kommer valideringsfeil, kommer vinduet under opp. Det er nå klart for å sendes til QA. Husk at alle produkter må sendes til QA for å bli godkjent med ny informasjon. Dersom det dukker opp valideringsfeil, må disse rettes før du får sendt til QA. Når produktet er sendt inn vil det blir oppdatert med ny informasjon når det blir godkjent. Varsel vil komme lengst opp i høyre hjørne når produktet blir godkjent eller avvist. Hvis kladden blir godkjent så blir det oppdatert med den nye informasjonen. Blir kladden avvist i QA vil eksisterende produkt/godkjent fase 2 fortsatt bli liggende som godkjent og kladden vil fortsatt ligge som kladd. 8. HVORDAN OPPDATERE EN KLADD Søk opp produktet på søksiden. Du kan søke på GTIN, beskrivelse, produktnavn, eller leverandørens varenummer. Når du finner produktet klikk deg inn på selve produktet. Side 10

11 Her kan du nå gjøre endringer. Velg «kontroller» for å få oversikt over hva som trengs oppdateres. Når alt av informasjon er korrekt registrert, trykker du igjen kontroller. Dersom det ikke kommer valideringsfeil, kommer vinduet under opp. Da kan du sende produktet til QA (kontroll). Produktet kan ikke sendes til QA før du har rettet opp alle valideringsfeil. Husk: Produktet må bli godkjent i QA før endringene trer i kraft. Side 11