Baltic GPP Seminarfakta Dette faktadokumentet er en del av seminarmateriellet for opplæring av kursholdere og offentlige innkjøpere innenfor prosjektet Baltic GPP. Her finner du faktaene og innholdet som presentasjonen er basert på. Øvelser er angitt med en grønn prikk både i presentasjonen og i dette dokumentet. Du finner mer informasjon om hvordan øvelsene skal utføres i håndboken. YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 1
Innhold Dette er bærekraftige og miljøeffektive offentlige anskaffelser... 4 Potensialet... 4 Mennesker, fortjeneste, miljø... 4 Miljø... 4 Fortjeneste... 5 Mennesker... 6 Organisasjon... 6 Roller... 7 Prosessen... 9 Gjennomføringsfasen... 9 Prosessen... 9 Planleggingsfasen... 9 Leveransefasen... 10 Juridisk rammeverk... 10 GPP-kriterier i alle faser... 10 Planleggingsfasen - Kontraktsutlysning... 11 Gjennomføringsfasen Spesifisering av miljøkrav... 11 Betingelser for bruk av kriterier for miljømerking... 11 Gjennomføringsfasen - Tildeling av kontrakten... 12 Eksempler på kvalifikasjonskrav... 12 Leveransefasen Tildelingskriterier... 13 KONTRAKTSKRAV... 13 Metoder... 14 Kriterier... 14 EU... 14 Nasjonalt... 15 Slik utvikler du dine egne kriterier... 15 Miljøkriterier... 16 Sosiale og etiske aspekter... 17 Inkluder så mange som mulig... 20 YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 2
Dialog med markedet... 20 Engasjer små og mellomstore bedrifter... 21 Oppmuntre til bedre ytelse... 21 Ytelsesbaserte kriterier... 22 På lang sikt... 22 Levetidskostnad... 23 Totalkostnad for eierskap... 23 Når skal man gjøre hva?... 24 Fire utvalgte områder... 24 Mat- og serveringstjenester... 24 Prioriterte temaer... 25 Planleggingsfasen... 25 Anskaffelse... 26 Leveransefasen... 27 Bygg, anlegg og eiendom... 27 Innledning... 27 Prioriterte temaer... 27 Planleggingsfasen... 28 Anskaffelse... 29 Leveransefasen... 30 IKT... 31 Innledning... 31 Prioriterte temaer... 31 Planleggingsfasen... 31 Anskaffelse... 32 Leveransefasen... 32 Transport... 33 Innledning... 33 Prioriterte temaer... 33 Planleggingsfasen... 33 Anskaffelse... 34 Leveransefasen... 34 YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 3
Dette er bærekraftige og miljøeffektive offentlige anskaffelser Hvis du arbeider med offentlige anskaffelser, arbeider du med et kraftfullt verktøy som kan drive markedet i en mer bærekraftig retning, redusere miljøpåvirkningen og samtidig spare penger. Bærekraftige offentlige anskaffelser (GPP) innebærer å kjøpe inn alt fra moderne elektriske biler, sparepærer, FSC-merket tre og energieffektivt IKT-utstyr til rettferdig kaffe og mye mer. Det kan imidlertid også dreie seg om å kjøpe produkter av god kvalitet og lang levetid, og å bruke tjenester som har endret metodene for å bli mer miljøvennlige. Idéen er ganske enkel: å etablere miljøkriterier for varer og tjenester, og la leverandørene konkurrere om å tilby de beste og mest miljøvennlige løsningene som tilfredsstiller dine behov. Potensialet 2 000 milliarder euro er summen som brukes på offentlige anskaffelser i EU hvert år. 2 000 milliarder euro er mye penger. Som innkjøper forvalter du noen av disse pengene, noe som gir deg en reell påvirkningskraft. Det viktigste er ikke om hovedmålet er å redde miljøet eller bare å spare penger; du kan oppnå resultater uansett. Mennesker, fortjeneste, miljø Miljøfordeler, innsparinger og sosiale aspekter eller miljø, fortjeneste og mennesker er de tre områdene man vanligvis snakker om når det gjelder fordelene ved bærekraftige offentlige anskaffelser. Begynn med å spørre dere selv som offentlige innkjøpere hva dere synes er mest relevant? Miljø Det er et åpenbart potensiale og åpenbare fordeler sett fra et miljømessig synspunkt. Færre klimagassutslipp, lavere nivåer av farlige kjemikalier, spart vann, osv. Dette kommer oss alle til gode på lang sikt. Vi skal bare nevne et par eksempler fra EU-regionen. YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 4
Hvis alle innkjøpere av IKT-utstyr i Europa hadde fulgt eksempelet til de som leder utviklingen, og etterspurt de mest effektive IKT-produktene som finnes, ville energiforbruket ha blitt redusert med omkring 30 terawattimer som tilsvarer rundt regnet fire kjernereaktorer. Overgang til 75 % økologisk mat i offentlig catering i Danmark vil øke arealet med økologisk jordbruk med 20 000 hektar og beskytte 30 milliarder liter grunnvann. CO 2 -utslippene kunne reduseres med 15 millioner tonn årlig hvis samtlige EU-land innførte de samme miljøkriteriene for lys og kontorutstyr som den finske byen Turku (Åbo) som reduserte strømforbruket med 50 %. Fortjeneste Vinnerne i den globale konkurransen vil være de landene og bedriftene som forstår hvordan de kan bruke ressursene mest mulig effektivt. Når det gjelder innsparinger, ligger det også et stort potensiale i bærekraftige offentlige anskaffelser. Det er penger å spare, uansett om vi ser på lokalt, nasjonalt eller EU-nivå. La oss se på noen eksempler her også. Eksempel: Det kan spares 40 millioner årlig ved å erstatte gammel belysning med ny. Spørsmål: EU/Land//By/Operasjon? Svar: Land, alle skoler i Sverige. Resultatet tilsvarer årslønnen til 1 029 førskolelærere eller prisen på 38 millioner skolelunsjer. Eksempel: Det ble spart 64 000 per år ved å installere solfangere og varmevekslere. Spørsmål: EU/Land/Region/By/Operasjon? Svar: Operasjon, et sykehus i Polen Eksempel: 20 % reduksjon i CO 2 og en potensiell økonomisk besparelse på 25 % ved å optimalisere bilparken og fase inn elbiler. Spørsmål: EU/Land/Region/By/Operasjon? Svar: Region, Frediricia kommune i Danmark Eksempel: Mellom 2004 og 2007 ble det spart inn 44 millioner gjennom et program for å kjøpe økologisk. Spørsmål: EU/Land/Region/By/Operasjon? Svar: Byen Wien Disse eksemplene er også verdifulle på den måten at de viser hvordan du kan bevise og beregne fordeler. Per år, per periode, totalt eller til og med per spesifikk enhet. Et annet eksempel er byen YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 5
Amaroussion i Hellas, som erstattet sine gamle kvikksølvlamper med metallhalogenlamper. Selv med høyere innkjøpspris er det beregnet en reduksjon i levetidskostnader på 315 per lampe. Mennesker Sosiale aspekter kan være det vanskeligste potensialet å omgjøre til tall, men det betyr ikke at disse fordelene ikke finnes eller teller. Du må bare arbeide med dem på en annen måte. Ved å bygge en barnehage med det nordiske miljømerket «Svanen», sparte Odense kommune penger på energi, samtidig som barna og de ansatte fikk et mye bedre inneklima. Et konkret resultat av det forbedrede inneklimaet, var at en astmatisk førskolelærer slapp å ta medisinen sin mens hun jobbet der. Albertslund kommune fant, i samarbeid med sin skiltprodusent, en ny type lim for skiltene sine. Med dette nye limet kan skilt monteres og fjernes ved hjelp av varme, og kommunen kan unngå bruk av løsemidler som er skadelige både for miljøet og arbeidsmiljøet. Ansatte unngår dermed kontakt med organiske løsemidler som blant annet inneholder xylen. Telge AB, et selskap eid av Södertälje by i Sverige, har inngått en kontrakt som inneholder krav om sosialt ansvar. Entreprenøren måtte skrive under på en rammeavtale om bygging som omfattet krav om praktisk opplæring for lærlinger. I praksis var klausulen en måte å sysselsette langtidsledige og nyankomne flyktninger. Södertälje by og en rekke andre selskaper kan bestille tjenester gjennom kontrakten. Alle svenske fylker og kommuner samarbeider om bruk av felles sosiale kriterier ved anskaffelser, og deler også undersøkelsesresultater. Gjennom risikoanalyse valgte man en rekke produktkategorier som er spesielt viktige å følge opp. Disse produktene er legemidler, IKT, instrumenter og medisinske produkter i rustfritt stål, engangsprodukter for kirurger, hansker og bandasjer samt tekstiler. Disse produktene produseres for det meste i Sør- og Øst-Asia. Organisasjon Bærekraftige og miljøbevisste offentlige anskaffelser krever effektivt engasjement fra og samarbeid mellom ulike avdelinger og ansatte innenfor en organisasjon, for eksempel samarbeid mellom innkjøps - og miljøavdelingene. Det kan hende at enkelte spesialavdelinger som bygg, IKT og energi også må involveres. YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 6
Dessuten anses støtte fra høyt nivå og politisk forpliktelse å være viktige faktorer for å lykkes med implementeringen av bærekraftige og miljøbevisste offentlige anskaffelser. Mange offentlige etater har valgt å etablere retningslinjer for anskaffelse som har miljøbevisste elementer, eller de har inkludert forpliktelser til miljøbevisste offentlige innkjøp innenfor andre retningslinjer, slik som retningslinjer for bærekraftig utvikling, osv. For å være mest mulig effektive bør slike retningslinjer: Omfatte klare mål, prioriteringer og tidsrammer Angi omfanget av de anskaffelsesaktivitetene som dekkes (dvs. om de gjelder hele etaten, eller bare enkelte avdelinger? Hvilke grupper av produkter og tjenester omfatter de?) Angi overordnet ansvar for implementeringen av retningslinjene Omfatte en egnet mekanisme for å kontrollere resultatene Retningslinjene for bærekraftige og miljøbevisste offentlige anskaffelser må tilpasses gjeldende retningslinjer og strategier, og utarbeides i samråd med viktige interessenter, som interne brukere, leverandører og ledelsen. Så snart retningslinjene er på plass, bør det utarbeides en plan for den praktiske implementeringen med spesifikke oppgaver, ansvarsområder og en tidsplan. Retningslinjene og implementeringsplanen bør formidles så bredt som mulig, og spesielt til de medarbeiderne som i sterkest grad blir berørt. Roller Beslutningstakere (politikere og innkjøpsledere) Ofte kommer initiativet til bærekraftige og miljøbevisste anskaffelser fra politikere og ledelse, mens det er du skal implementere dem. Beslutningstakere, som politikere, miljøledere og innkjøpsledere, har ansvar for å ta avgjørelser om anskaffelsesstrategier. De skal også definere organisasjonens ambisjoner når det gjelder grønne anskaffelser. Som innkjøper trenger du politisk støtte for bærekraftige og miljøbevisste innkjøp siden det noen ganger innebærer kjøp av dyrere løsninger for å kunne oppnå større innsparinger i bruksfasen. Miljø- og klimaansvarlige Disse personene er nøkkelaktører når det gjelder grønne anskaffelser. De har ofte grundig kjennskap til miljøkonsekvenser og god praksis, og kan gi deg god hjelp, spesielt i planleggingsfasen av anskaffelsesprosessen. YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 7
Samarbeid med miljøavdelingen når du skal fastsette miljøkrav i anbudsdokumentene. De kan hjelpe deg å prioritere mellom forskjellige miljøaspekter og veilede deg når det gjelder konkrete kriterier. Innkjøpere Beslutningstakerne fastsetter retningslinjene for anskaffelser, og dermed også organisasjonens ambisjoner når det gjelder bærekraftige og miljøbevisste anskaffelser. Retningslinjene for anskaffelser er et signal til innkjøpere om hvordan de skal velge. Retningslinjene uttrykker ledelsens støtte til de ansatte, om at denne organisasjonen tar miljøspørsmål på alvor, til leverandører, om at denne organisasjonen stiller miljøkrav. Det er innkjøperne som må implementere retningslinjene for anskaffelser i praksis ofte i samarbeid med relevante kolleger i organisasjonen. Mange danske kommuner har svært god erfaring fra å etablere samarbeid mellom innkjøpsfunksjonen og miljøavdelingen når de skal fastsette grønne krav i anbud. Innkjøpere som skal gjennomføre retningslinjene for bærekraftige og miljøbevisste anskaffelser, bør imidlertid ha innsikt i de grunnleggende prinsippene for bærekraftige anskaffelser. De bør også kjenne til metoder, mulige kriterier, verktøy og standarder samt hvilke produkter og løsninger som er tilgjengelige for bærekraftige og miljøbevisste anskaffelser. Rådgivere Kan bistå innkjøperne med ekspertise på mange forskjellige områder. Det kan være yrkesutøvere innen f.eks. anskaffelse, jus, energieffektivitet eller andre bærekraftområder. Deres ansvar er ganske enkelt å bistå offentlig sektor, og dermed også deg som innkjøper, i sammenheng med bærekraftige og miljøbevisste offentlige anskaffelser. Leverandører Å være i dialog med leverandørene vil gi deg god kjennskap til markedet, og dermed bedre muligheter til å oppnå bedre miljøresultater. Leverandørene er interessert i å selge varer og tjenester på det offentlige markedet. Hold dem informert om anskaffelser og oppgaver som settes ut på anbud. Det er den beste måten å gi dem en god sjanse til å innhente informasjon om hva som trengs for å levere attraktive produkter og tjenester. Og det vil gi deg mer å velge mellom i det lange løp. Dialog med offentlige innkjøpere er viktig siden de beste avtalene skapes i samarbeid, men vær oppmerksom på at offentlige tjenestemenn innen anskaffelse er pålagt å følge EUs regelverk for anskaffelser. YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 8
Prosessen Gjennomføringsfasen Defineringen av behov og markedsanalysen vil avdekke flere aspekter som kan formuleres som (bærekraft)kriterier i et anbudsdokument. EUs anskaffelsesdirektiver tillater at du inkluderer miljømessige og sosiale aspekter når det er relevant, sammen med kravet om å få mest mulig for pengene. Alle kravene dine må ha tilknytning til produktene du anskaffer. Bruk EUs, nasjonale eller andre (ferdig utarbeidede) kriterier i dine anbudsdokumenter: Bruk miljøkrav som tekniske spesifikasjoner. Informasjon kan for eksempel hentes fra miljømerker eller liknende. Bruk tildelingskriterier som baserer seg på miljøegenskaper. Bruk sosiale og miljømessige vilkår som kontraktskrav. Prosessen Det er mye som kan vurderes og gjøres både før og etter selve anskaffelsen. Bærekraftige og miljøbevisste offentlige anskaffelser dreier seg mye om å få et helhetlig perspektiv på varene og tjenestene du anskaffer. Det samme gjelder selve anskaffelsesprosessen. For at avgjørelsene dine skal få størst mulig påvirkning, må du starte tidlig, men også kontrollere anskaffelsen etterpå. Planleggingsfasen Det er nå du skal stille spørsmål. Den viktigste oppgaven er å fokusere på det faktiske behovet, og finne ut hvordan det kan dekkes på den mest mulig bærekraftige måten. Når du definerer dine behov og markedet, bør du stille deg disse spørsmålene Kartlegg din nåværende situasjon hvis du skal anskaffe nye kjøretøy, må du se på den eksisterende bilparken og se om du kan endre bruken av bilene og dermed optimalisere bruken av den eksisterende bilparken i stedet for å kjøpe nytt. Hvilke miljøkrav inngår i den gjeldende avtalen hvis det allerede foreligger en avtale? Undersøk hva brukeren trenger så du sikrer deg at den nye avtalen faktisk vil bli brukt. Spør markedet hvilke nye teknologier som er tilgjengelige hvilke miljøvennlige løsninger passer brukerens behov? Gå i dialog med markedet om hvordan de totale kostnadene for produktene eller tjenesten du er ute etter kan reduseres gjennom hele kontraktsperioden Forsikre deg om at det ikke vil koste mer å kjøpe bærekraftige produkter på lang sikt YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 9
Leveransefasen Når anskaffelsen er gjennomført, er det på tide med kontroll. Dette er et viktig element for å sikre at leverandører leverer de miljøbevisste produktene dere inngikk avtale om, og for å sørge for at organisasjonen din bruker avtalen. Kontroll av at kontrakten gjennomføres og brukes, gir deg også verdifull kunnskap for neste anskaffelsesprosess. Kan du sette mer ambisiøse miljøkrav neste gang, endre kontraktens klausuler eller kreve en annen form for dokumentasjon fra leverandøren? Informasjonen du samler inn gjennom kontroller, kan brukes til å sette sammen et forretningsscenario for neste anskaffelse f.eks. hvor mye kan organisasjonen spare både økonomisk og miljømessig ved å benytte et perspektiv basert på levetidskostnader (LCC)? I leveransefasen er det svært viktig å kommunisere resultatet av anskaffelsen til andre deler av organisasjonen, slik at de vet hva som ble oppnådd og hvordan anskaffelser skal gjennomføres i fremtiden. Juridisk rammeverk Rammeverket for nasjonal lovgivning om offentlige anskaffelser består av EU-direktivene 2004/18/EC og 2004/17/EC. Direktivene gir mer detaljerte opplysninger om mulighetene for å ta i bruk miljøhensyn i tekniske spesifikasjoner for kriterier for utvelgelse og tildeling av anbud, og også for kontraktskrav for offentlige anskaffelser. Alle juridiske prinsipper, slik som likebehandling, gjennomsiktighet og fri flyt av varer, må overholdes i anskaffelsesprosedyren. Målet deres er å oppfylle to hovedoppgaver: oppmuntre til effektiv pengebruk og forebygge favorisering eller korrupsjon ved anskaffelser. GPP-kriterier i alle faser Offentlige anbud i EU er juridisk forpliktet til å følge EUs anskaffelsesdirektiver 2004/17/EC og 2004/18/EC. Ifølge direktivene skal det tas hensyn til miljøspørsmål ved anskaffelser, på linje med en rekke andre faktorer, slik som pris, kvalitet og levering. I praksis kan miljøspørsmål inkluderes i alle faser av anskaffelsesprosessen: YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 10
kontraktsutlysningen defineringen av kontraktskravene utvelgelse av anbydere også eventuelle avvisninger av bedrifter fra anbudet evaluering av anbud og tildeling av ordre og kontraktskrav Hvis miljøspørsmål er inkludert i anbudet, må dette angis i kontraktsutlysningen. Planleggingsfasen - Kontraktsutlysning Kontraktsutlysningen må sammen med annen informasjon også omfatte informasjon om krav og ønsker angående miljøforhold. Hovedpunktene i de tekniske spesifikasjonene, også miljøkrav, skal allerede være angitt i kontraktsutlysningen. Når tildelingskriteriet er «det mest økonomisk lønnsomme anbudet» (se under), skal eventuelle miljømessige underkriterier også spesifiseres sammen med de andre underkriteriene med mindre de i stedet er spesifisert i anbudsdokumentene. Miljømessige kontraktskrav skal også bekjentgjøres i utlysningen av kontrakten eller spesifikasjonene. Gjennomføringsfasen Spesifisering av miljøkrav Tekniske miljøspesifikasjoner kan opprettes fritt, forutsatt at disse spesifikasjonene er knyttet til kontrakten og ikke fører til diskriminering av potensielle anbydere. Slike krav kan fastsettes for: Forbedret miljøprestasjon utover det som er fastsatt i lover eller standarder Bruk av bestemte, spesifiserte produksjonsprosesser Bruk av bestemte, spesifiserte materialer Miljøprestasjon som tilsvarer miljømerkene. Alle tekniske spesifikasjoner må være tilstrekkelig presise slik at anbyderne forstår nøyaktig hva som kreves. Det er for eksempel ikke lov å kreve at «... alle produkter skal ha liten miljøpåvirkning.» De må definere nøyaktig hva som menes med «liten miljøpåvirkning». Betingelser for bruk av kriterier for miljømerking Det er visse betingelser som må være oppfylt for å kunne bruke miljømerker i tekniske spesifikasjoner: YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 11
De må være egnet til å beskrive kjennetegnene ved produktet eller tjenesten. Dette innebærer at det bare er de spesifikasjonene ved miljømerkene som har sammenheng med kontraktens gjenstand, som kan brukes. Hvis miljømerkene angir kriterier som er relatert til den generelle driften av bedriften som fremstiller produktet eller tilbyr tjenesten, kvalifiserer disse generelt ikke til å brukes i tekniske spesifikasjoner. Kravene som stilles for miljømerkingen, må være basert på vitenskapelig informasjon Kravene må ha blitt innført ved hjelp av en deltakende tilnærming, og de må være tilgjengelige for alle interesserte parter Du kan ikke kreve at anbyderne skal være registrert under et bestemt miljømerke. Du kan imidlertid be om at produktet eller tjenesten skal leve opp til utvalgte kriterier som ligger bak miljømerkene. I dette tilfellet kan leverandøren bruke miljømerkesertifikatet sitt som bevis på at de oppfyller kravene. Vær likevel klar over at du alltid må akseptere tilsvarende måter å dokumentere oppfyllelse av kravene på (for eksempel teknisk dokumentasjon fra produsenten eller en testrapport fra et anerkjent organ). EUs GPP-kriterier kan også brukes til å verifisere Energy Starprogrammet. Gjennomføringsfasen - Tildeling av kontrakten Kvalifikasjonskrav fokuserer på kommersielle aktørers evne til å gjennomføre kontrakter de legger inn anbud på. I sin vurdering av gjennomføringsevnen kan anskaffelsesmyndigheten ta i betraktning spesifikk erfaring og kompetanse relatert til miljøaspekter som er relevante for kontraktens gjenstand. De kan også utelukke aktører som bryter miljøvernlovgivningen på enkelte områder, og spørre spesifikt etter deres evne til å ta i bruk miljøstyringstiltak ved gjennomføring av kontrakten. Dette gjelder bare tjeneste- og arbeidskontrakter. Eksempler på kvalifikasjonskrav Direktivene inneholder en uttømmende liste over hvilke typer dokumentasjon som kan brukes for en bedrifts tekniske kapasitet. Blant disse kan følgende i enkelte tilfeller inkludere informasjon om bedriftens håndtering av miljøspørsmål: Har bedriften erfaring fra tidligere med gjennomføring av miljøvennlige kontrakter? Har bedriften egne medarbeidere eller tilgang til personell med de nødvendige utdanningsmessige og profesjonelle kvalifikasjonene og den erfaringen som kreves for å håndtere miljøelementene i kontrakten? Eier bedriften, eller har den tilgang til, det nødvendige tekniske utstyret for å verne om miljøet? YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 12
Har bedriften midler til å kvalitetssikre miljøaspektene ved kontrakten (f.eks. tilgang til relevante tekniske instanser og tiltak)? Leveransefasen Tildelingskriterier I tildelingsfasen evaluerer anskaffelsesmyndigheten kvaliteten på anbudene, og sammenligner kostnadene. Anbudenes kvalitet vurderes ut fra forhåndsbestemte og forhåndspubliserte tildelingskriterier for å finne frem til det beste anbudet. Ifølge direktivene for offentlige anskaffelser har du to muligheter: Du kan enten sammenligne anbudene utelukkende ut fra pris, eller du kan velge å gi kontrakten til det «mest økonomisk lønnsomme» anbudet. Dette siste innebærer å ta i betraktning andre tildelingskriterier i tillegg til prisen. Tildelingskriteriene må: Være relevante for kontraktens gjenstand Ta sikte på å identifisere det mest økonomisk lønnsomme anbudet Etterkomme prinsippene i EU-lovgivningen og prinsippet om ikke-diskriminering Tildelingskriteriene må også bekjentgjøres i kontraktsutlysningen. KONTRAKTSKRAV Anskaffelsesmyndigheten kan bruke kontraktskrav for å innlemme miljøhensyn i gjennomføringsfasen. Disse må være tilknyttet oppgavene som er nødvendige for å produsere og levere de varene eller tjenestene som anskaffelsesmyndigheten har til hensikt å anskaffe. Under markedsanalysefasen er det viktig å ta hensyn til hvordan leverandørene kan etterkomme kontraktens generelle krav. Disse kontraktskravene kan også brukes til å inkludere miljøhensyn i gjennomføringsfasen, men de må være tilknyttet oppgavene som er nødvendige for gjennomføringen av det kommende kjøpet. Det er også verdt å merke seg at en kort kontraktsperiode innebærer større risiko for leverandøren, særlig når anskaffelsesmyndigheten investerer i et nytt produkt eller en ny tjenesteløsning. I slike tilfeller ville det være best for leverandøren om det var en mulighet for å forlenge kontrakten med f.eks. 2 3 år. Under gjennomføringsfasen er det avgjørende å gjennomføre kontraktskravene for å sikre et godt forhold til leverandøren. Insentiver i kontrakten er en god måte å fremme kontinuerlig forbedring YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 13
på. Hvis det er insentiver eller andre spesialklausuler i gjennomføringsfasen, må disse allerede være fastslått i anbudsfasen. Anskaffelsesmyndigheten kan dele opp kontraktskravene under gjennomføringsfasen slik at leverandøren har en sjanse til å utvikle driften i løpet av perioden. Dette er også en god måte å tiltrekke seg små og mellomstore bedrifter på. Du kan for eksempel kreve at leverandøren skal organisere miljøopplæring for de ansatte i løpet av det første kontraktsåret. Metoder Kriterier Ikke bruk ressurser på å utvikle dine egne kriterier for bærekraft. Det er sløsing både med tid og ressurser. Bruk EUs, nasjonale eller andre ferdig utarbeidede kriterier i dine anbudsdokumenter. Slike kriterier er tilgjengelige for et stort antall produkter, og særlig for de produktene med størst miljøpåvirkning. Når mange innkjøpere i hele EU bruker de samme miljøkravene, sender dette et sterkt budskap til leverandørene om hvilken retning de må ta for å utvikle varene og tjenestene sine. EU Siden 2008 har Europakommisjonen utviklet felles kriterier for grønne offentlige anskaffelser. Disse kriteriene oppdateres regelmessig og finnes tilgjengelig for omtrent 20 områder, f.eks. IKT, bygg og anlegg, transport og mat- og serveringstjenester. Alle områdene har lenker til dette opplæringsnettstedet. Kriteriene for bærekraftige og miljøbevisste offentlige anskaffelser er basert på data fra en dokumentasjonsbase, på eksisterende kriterier for miljømerking og på informasjon som er innhentet hos interessenter i industri, det sivile samfunn og EUs medlemsstater. Dokumentasjonsbasen bruker tilgjengelig vitenskapelig informasjon og data, har en livssyklustilnærming og engasjerer interessenter som møtes for å diskutere problemer og nå frem til en enighet. Bruk av felles kriterier for offentlige anskaffelser i EU reduserer den administrative byrden for bedrifter og offentlig forvaltning som implementerer bærekraftige og miljøbevisste offentlige anskaffelser. Hvis alle offentlige innkjøpere bruker de samme kriteriene for bærekraftige og miljøbevisste offentlige anskaffelser som et fundament, trenger leverandørene bare oppfylle ett sett med krav. Det viktigste er kanskje at leverandørene vil vite i hvilken retning de skal utvikle produktenes miljøprofil, fordi de møtes av de samme kravene for alle offentlige anskaffelser i hele EU. YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 14
I praksis er imidlertid ikke EU ett enkelt marked, og derfor trengs det noen ganger også nasjonale eller egenutviklede kriterier. EU-kriteriene er utviklet på to nivåer: kjernenivå og avansert nivå. Kjernekriteriene er egnet for bruk av alle som har kontrakttildelende myndighet i EU, og tar for seg de viktigste miljøkonsekvensene. De er utviklet for å kunne brukes med minimale ekstra kontrolltiltak eller kostnadsøkninger. De avanserte kriteriene er for dem som ønsker å kjøpe de mest miljøvennlige produktene som finnes på markedet. Disse kan medføre ekstra kontrolltiltak eller en viss kostnadsøkning sammenlignet med andre produkter med samme funksjonalitet. Du kan laste ned EU-kriteriene gratis fra EUs GPP-nettside, http://ec.europa.eu/environment/gpp/eu_gpp_criteria_en.htm, og du kan kopiere dem rett til et anbudsdokument. For hvert produktområde finnes det teknisk informasjon og veiledning i hvordan du kan kontrollere krav og vurdere kostnader. Nasjonalt Det er også gjort svært mye arbeid på det nasjonale nivået. Enkelte land har utviklet kriterier som du kan bruke direkte i anbudet, mens andre land har fokusert på annen type støtte. Denne delen må tilpasses av kursholderne. Det som er spesielt med miljømerker, er at tredjepartsgodkjenning har garantert at produkter som bærer merket, oppfyller kravene som ligger bak merket. Blå engel (Blauer Engel) Tysk Etablert i 1978 på initiativ fra den tyske innenriksministeren Basert på vitenskapelig dokumentasjon Tredjepartsgodkjenning 125 produktkategorier Det nordiske miljømerket Etablert i 1989 av Nordisk ministerråd Basert på vitenskapelig dokumentasjon Tredjepartsgodkjenning 63 produktgrupper Slik utvikler du dine egne kriterier Dersom det ikke er utviklet kriterier for det produktet du skal anskaffe, kan du også se om det nordiske miljømerket «Svanen», det tyske miljømerket «Blauer Engel» og EUs miljømerke YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 15
«Blomsten» eller tilsvarende har utviklet miljøkrav som kan være til nytte. Det er imidlertid fremdeles enkelte produktområder som ikke er dekket. I disse tilfellene må du utvikle dine egne GPP-kriterier for anbudet ditt. Da er det lurt å fokusere på de anskaffelsene som har de største miljøkonsekvensene, enten på grunn av produktets art eller fordi det kjøpes et stort antall produkter. Naturligvis må du passe på at ambisjonsnivået står i forhold leverandørenes kapasitet til å levere miljøvennlige produkter og tjenester. Utred hvilke konsekvenser spesifikke miljøkrav kan ha på markedet. Hvis du oppdager at bare et fåtall leverandører kan oppfylle kravene, bør kriteriene utformes som tildelingskriterier i stedet. Som en siste løsning kan du vurdere å senke ambisjonsnivået. Når du analyserer markedet, bør du tenke på hvordan kravene kan utformes, hvordan de kan dokumenteres og også hvordan de kan følges opp etter at kontrakten er underskrevet. Alle krav, kriterier eller kontraktklausuler må være: Knyttet til kontraktens gjenstand Relevante Lovlige Proporsjonale Verifiserbare Av en art som sikrer likebehandling av leverandører Mulige å kontrollere Tydelige Miljøkriterier Hvis du vil gjøre anskaffelsene dine grønne, må du starte anskaffelsesaktiviteten med å finne ut hvor du kan hente miljøkriterier fra. Du må få svar på disse spørsmålene: Finnes det ferdigutviklede kriteriesett på EU-plan, nasjonalt plan eller fra andre kilder for de produktene du skal kjøpe? I så fall betyr det at de meste relevante bærekraftaspektene allerede er dekket i disse kriteriene, og at du gjør anskaffelsen din grønnere ved å benytte disse. Er disse kriteriene egnet, eller trenger jeg tilleggskriterier for bærekraft i anbudsdokumentene? Miljøkriterier må være tydelige, verifiserbare og berettigede, og kan stilles til alle typer varer og tjenester. Bruk heller få kriterier med stor påvirkning som du er i stand til å følge opp, enn mange. Videre bør kriteriene i beste fall være basert på en levetidstilnærming. Derfor må du se på YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 16
miljøpåvirkningene i hele produktkjeden, fra utvinning til produksjon, bruk og avhending. Miljøkriterier kan for eksempel omfatte effektiv bruk av ressurser, og bruk av mindre farlige materialer og kjemikalier. Sosiale og etiske aspekter Sosialt og etisk ansvar i offentlige anskaffelser dreier seg om å ta hensyn til ett eller flere av følgende områder: jobbmuligheter, anstendig arbeid, samsvar med sosiale og faglige rettigheter, menneskerettigheter, barnearbeid, tvangsarbeid, korrupsjon, sosial dumping, sosial inkludering, like rettigheter, design, universell atkomst og bredere frivillig samsvar med bedrifters samfunnsansvar. Hvorfor skal man engasjere seg i sosialt og etisk ansvarlige offentlige anskaffelser? Man kan gi et viktig bidrag til bærekraftig utvikling ved å inkludere sosiale og etiske hensyn i de offentlige anskaffelsene. Hvis man legger sammen det totale forbruket av varer og tjenester i offentlig sektor, utgjør det faktisk nesten 17 % av EUs bruttonasjonalprodukt. Kjøpekraften til offentlig sektor er derfor et flott verktøy for å fremme etisk og sosialt ansvarlig produksjon av varer og tjenester. Den kan også brukes til å fremme andre sosiale agendaer, som sysselsetting, inkludering, tilgjengelighet, design, osv. Hvis offentlige instanser stiller sosiale og etiske krav, gir det også private firmaer et insentiv for å utvikle ansvarlige ledelsessystemer. Dessuten kan sosiale og etiske offentlige anskaffelser brukes til å fremme Den europeiske modellen, som er en visjon som kombinerer bærekraftig økonomisk vekst med forbedrede leve- og arbeidsvilkår. Slik engasjerer offentlige innkjøpere seg i sosialt og etisk ansvarlige anskaffelser Offentlige innkjøpere har ikke den samme graden av frihet som innkjøpere i private firmaer. Det betyr likevel ikke at sosiale og etiske hensyn ikke kan inkluderes i offentlige anskaffelser, men det må gjøres i overensstemmelse med prinsippene i Traktaten om Den europeiske union og EUs anskaffelsesdirektiver. Hvis offentlige innkjøpere verdsetter prinsippene om likebehandling, gjennomsiktighet og ikkediskriminering, kan de inkludere etiske hensyn på enkelte trinn av anskaffelsesprosessen, avhengig av typen varer og/eller tjenester. Når det gjelder sosiale og etiske krav, er det også viktig å merke seg at offentlige innkjøpere generelt bare kan stille krav som er tilknyttet kontraktens gjenstand. Dette i motsetning til private organisasjoner, som kan stille generelle krav til leverandørenes atferd. Det juridiske grunnlaget for sosiale og etiske offentlige anskaffelser YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 17
EUs anskaffelsesdirektiver 2004/17/EC og 2004/18/EC er det juridiske grunnlaget for offentlige anskaffelser i EU. Denne delen fokuserer på sosiale og etiske anskaffelser i kontrakter som er helt dekket av EUs anskaffelsesdirektiv. Kontrakter som ligger under terskelverdien, eller som bare delvis dekkes av EUs anskaffelsesdirektiv, må imidlertid likevel samsvare med de generelle reglene og prinsippene i Traktaten om Den europeiske union. EU-domstolen har avgjort at prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet, fri flyt av varer, etableringsfrihet og friheten til å yte tjenester også gjelder for kontrakter som ligger under terskelverdiene som er fastsatt i anskaffelsesdirektivet. Derfor kan offentlige innkjøpere være sikre på å handle på en juridisk akseptabel måte hvis de også samsvarer med EU-direktivene om sosiale og etiske hensyn i kontrakter som ligger under terskelverdiene i, eller som delvis er dekket av, anskaffelsesdirektivene. Komme i gang Det er tilrådelig at avgjørelsen om å innføre sosiale og etiske anskaffelser er politisk og knyttet til engasjement, lederskap og en tydelig strategi for hvordan målene skal nås. Dette sender et klart signal til de offentlige innkjøperne og leverandørene om at de sosiale og etiske kravene kommer til å være konsekvente og varige. Det vil være et insentiv for å utvikle langsiktige prosedyrer, og det vil også fremme et etisk og sosialt tenkesett i ledelsessystemene både hos de offentlige innkjøperne og hos leverandørene, i motsetning til kortsiktig og sporadisk innsats. Når det er sagt, så krever det både grunnleggende planlegging og prioritering å få på plass en strategi for sosiale og etiske offentlige anskaffelser. Noen organisasjoner velger en helhetlig tilnærming med generelle sosiale og etiske krav for alle varer og tjenester som de anskaffer. Andre velger å fokusere på sine største utgiftskategorier, områder med klar sosial og etisk påvirkning eller områder der sosiale og etiske alternativer er lett tilgjengelig og ikke dyrere. Risiko- og konsekvensutredning Risiko- og konsekvensutredning er like viktig ved anskaffelser til offentlige instanser som til private firmaer. Offentlige innkjøpere bør derfor starte med å finne ut om kontraktspesifikasjonene kan ha noen negative følger. Det kan for eksempel gjelde kravet om rask levering, som kan medføre lang eller farlig arbeidstid for produksjonsarbeiderne. Derfor bør offentlige innkjøpere gjennomføre markedsundersøkelser i planleggingsfasen for å finne ut om det er knyttet etiske eller sosiale risikoer til anskaffelsen. På den måten hindrer man at anskaffelsen uforvarende bidrar til å fremme uetiske vilkår i leveringskjeden. Anskaffelsesmyndigheten skal også vurdere den potensielt positive virkningen av å inkludere sosiale og/eller etiske hensyn i en anskaffelse. Det kan for eksempel være krav om at en leverandør bruker lærlinger i gjennomføringen av en tjenesteytelseskontrakt. YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 18
Velge eller avvise leverandører Kvalifikasjonskravene fokuserer på leverandørens evne til å gjennomføre kontrakten. I denne fasen vurderer derfor anskaffelsesmyndighetene leverandørens samlede kapasitet. Anskaffelsesdirektivene har to sett med regler for valg av leverandører; kriterier for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren og regler angående teknisk og økonomisk kapasitet. Anskaffelsesdirektivene (Artikkel 45, 2004/18/EC) inneholder en uttømmende liste over tilfeller der en kandidats personlige situasjon kan eller må ekskludere dem fra anskaffelsesprosedyren. Dersom oppdragsgiveren kjenner til at en kandidat eller anbyder er rettskraftig dømt for f.eks. korrupsjon, inntrer det en avvisningsplikt. Hvis oppdragsgiveren kan dokumentere at en kandidat er funnet skyldig i f.eks. 'alvorlig profesjonell uredelighet', inntrer det en avviselsesrett. Anskaffelsesdirektivene (Artikkel 48, 2004/18/EC) inneholder en uttømmende liste med kvalifikasjonskrav når det gjelder teknisk kapasitet. Disse brukes til å rettferdiggjøre valget av kandidat, men må være ikke-diskriminerende, proporsjonale og knyttet til kontraktens gjenstand. Anskaffelsesmyndighetene kan derfor evaluere den samlede kapasiteten til den potensielle leverandøren, men de tekniske kvalifikasjonskravene må være relevante for gjennomføringen av den spesifikke kontrakten. Tekniske kvalifikasjonskrav kan for eksempel være en anbyders kapasitet til å håndtere de sosiale aspektene ved kontrakten. Siden listene er uttømmende, er det viktig å være klar over at andre kriterier for avvisning eller valg enn dem som er oppført i anskaffelsesdirektivene, ikke vil være i samsvar med direktivene. Kontraktskrav Sosiale og etiske krav kan inkluderes i kontraktskravene (Artikkel 26 i anskaffelsesdirektiv 2004/17/EC). Offentlige innkjøpere kan herved fastsette sosiale og etiske vilkår for produksjonen av de spesifikke anskaffelsene. Offentlige instanser kan ikke stille overordnede etiske krav til leverandøren (bare for produksjonen av de faktiske anskaffelsene), heller ikke kan de kreve at leverandøren oppfyller kravene på anbudstidspunktet. De sosiale og etiske kravene må først oppfylles i kontraktsperioden. Det er tilrådelig å innrette kontraktskravene etter internasjonalt anerkjente konvensjoner slik som ILOs kjernekonvensjoner og/eller prinsippene i FNs Global Contact. Man bør også kreve at leverandøren respekterer og overholder disse både i sine egne og i underleverandørenes operasjoner (i produksjonen/utføringen av varene eller tjenestene som er anskaffet). Grunnen til at det er tilrådelig å innrette kravene etter internasjonalt anerkjente konvensjoner og avtaler, er at dette vil føre til at leverandører og underleverandører blir møtt med de samme kravene fra alle kjøpere (da dette er de vanlige internasjonale kravene til sosial og etisk ansvarlig atferd). Avtalene og konvensjonene er dessuten basert på mange år med forskning og internasjonalt samarbeid. Anskaffelsesmyndighetene kan også velge å fremme sysselsetting av f.eks. langtidsledige, fleksitidsansatte eller andre marginaliserte grupper. De kan også velge å fremme bruken av YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 19
lærlinger eller opplæringsansatte i offentlige tjenesteytelseskontrakter. Dette gjøres via sosiale kontraktskrav. Kravene må knyttes direkte til gjennomføringen av kontrakten. Derfor kan ikke anskaffelsesmyndighetene kreve at leverandøren inkluderer marginaliserte grupper eller lærlinger i alle operasjoner. Det de kan kreve, er at leverandøren inkluderer et visst antall langtidsledige, for eksempel, i gjennomføringen av den faktiske kontrakten. Kontraktsledelse Generelt sett har kontraktsledelse for offentlige anskaffelser mange likhetstrekk med kontraktsledelse for private firmaer i en sosial og etisk sammenheng. Dialog med hovedleverandøren spiller en viktig rolle, og det overordnede målet bør være prosessen mot stadig mer etisk ansvarlige vilkår i leveringskjeden. I tilfeller der man mistenker manglende samsvar med de etiske og sosiale kravene under kontraktsperioden, kan anskaffelsesmyndighetene be hovedleverandøren om bevis på samsvar i leveringskjeden. Beviset kan være i form av tredjepartsrevisjoner eller relevante sertifikater. Inkluder så mange som mulig Å inkludere så mange leverandører som mulig, er én måte å sikre at du får mange kvalitetsalternativer å velge mellom. Dialog med markedet Markedsdialog er et verktøy du kan bruke til å avklare behovene dine selv før du har bestemt hva du skal anskaffe og hvordan. Ved å undersøke hva som finnes tilgjengelig i markedet og hvordan eksisterende løsninger kan tilpasses dine behov, kan en markedsdialog føre til innovative og miljøvennlige løsninger. Bruk digitale plattformer som du og dine potensielle leverandører kan benytte for å komme med idéer og stille spørsmål. Digitale markedsdialoger er en god måte å sikre gjennomsiktighet på for alle leverandører i markedet, selv om det noen ganger kan være bedre å møtes personlig. Å invitere leverandører til arrangementer i tilknytning til spesifikke anskaffelsesspørsmål, kan også være en god måte å nå den rette målgruppen på. Finn riktig ambisjonsnivå Det grønne ambisjonsnivået ved anskaffelse av en vare eller tjeneste må stå i forhold til mulighetene i markedet, og graden av miljøbevissthet blant leverandørene. Derfor må du undersøke hvilken påvirkning et spesifikt miljøkrav vil ha i markedet og passe på at du ikke ekskluderer for mange leverandører ved å stille altfor strenge miljøkrav. Hvis du under YTTERLIGERE INFORMASJON, KONTAKTINFORMASJON, OSV. 20