Møte dato Torsdag 15. mai 2014 kl. 09.00 14.30 Møtested Møterom «Skogshorn», Kommunehuset Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Odd Bekkevold, medlem Torstein Tuv, varamedlem Bernt Müller Forfall Ordfører Oddvar Grøthe, nestleder Helga Søland Andre til stede i møtet Revisjonssjef/reg.revisor Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Rådmann Sveinung Halbjørhus Daglig leder Per Gunnar Markegård i Hemsedal Energi KF Styreleder Ernst Tore Eggen i Hemsedal Energi KF Sekretariat Wibekke-Helén Viken Behandlet saker 01-04/2014 Orientering rådmann Orienteringen ble gitt i lukket møte vedtatt med hjemmel i koml. 31, nr. 5, jf. offl. 24. SAKSKART Side SAKER TIL BEHANDLING 01/2014 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte 25.11.2013 2 02/2014 Årsmelding kontrollutvalget 2013 3 03/2014 Regnskap Hemsedal kommune 2013, kontrollutvalgets uttale 3 04/2014 Regnskap Hemsedal Energi KF, kontrollutvalgets uttale 4 Saker til behandling: Innkallingen og sakslisten: Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Sak 01/2014 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte 25.11.2013 Behandlet av Møtedato Sak nr. 1. 15.5.2014 01/2014 Sekretariatets innstilling: Protokoll fra møte i kontrollutvalget 25.11.2013 godkjennes. Ingen merknader eller framlegg til endringer. Som innstilling. 1
Sak 02/2014 Årsmelding kontrollutvalget 2013 1. 15.5.2014 02/2014 Sekretariatets innstilling: i Hemsedal vedtar årsmeldingen for kontrollutvalget 2013 slik den er lagt fram. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Årsmeldingen ble gjennomgått i møtet og det var ingen merknader eller forslag til endringer. Som innstilling. Sak 03/2014 Regnskap Hemsedal kommune 2013, kontrollutvalgets uttale 1. 15.5.2014 03/2014 Følgende framlegg som tillegg i vedtak ble utformet i møtet som 3. avsnitt: stiller seg bak revisjonsbrev 1/2014 i forhold til kommunens økonomiske situasjon. Følgende framlegg som tillegg i vedtak ble utformet i møtet som 4. avsnitt: mener at langsiktig gjeld, eks. startlån og ubrukte lånemidler, i prosent av sum driftsinntekter på 67 % gir fremtidig høy driftsbelastning for Hemsedal kommune. Følgende framlegg som tillegg i vedtak ble utformet i møtet som 5. avsnitt: peker også på at kommunen sitt disposisjonsfond blir på ca. kr. 22 mill. utgjør 11 % av driftsinntektene. Disposisjonsfondet har dermed økt med ca. 2 % fra i fjor. For å sikre kommunens stabile driftsrammer på lang sikt, anbefaler kontrollutvalget at kommunen fortsetter å bygge opp disposisjonsfondet, slik at dette holder seg på mellom 10 15 % av driftsinntektene (dvs. mellom 20-30 mill.kr.). 2
Til kommunestyret i Hemsedal kommune: i Hemsedal har i møtet 15.mai 2014, behandlet Hemsedal kommunes årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmelding, revisjonsberetning 2013 og revisjonsbrev nr. 1/2014. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lover og forskrifter og gir utrykk for kommunen sin økonomiske stilling pr 31.12.2013. stiller seg bak revisjonsbrev 1/2014 i forhold til kommunens økonomiske situasjon. mener at langsiktig gjeld, eks. startlån og ubrukte lånemidler, i prosent av sum driftsinntekter på 67 % gir fremtidig høy driftsbelastning for Hemsedal kommune. peker også på at kommunen sitt disposisjonsfond blir på ca. kr. 22 mill. utgjør 11 % av driftsinntektene. Disposisjonsfondet har dermed økt med ca. 2 % fra i fjor. For å sikre kommunens stabile driftsrammer på lang sikt, anbefaler kontrollutvalget at kommunen fortsetter å bygge opp disposisjonsfondet, slik at dette holder seg på mellom 10 15 % av driftsinntektene (dvs. mellom 20-30 mill.kr.). mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Utover det som er nevnt ovenfor, og det som går fram av saksframstillingen og revisjonsberetningen har kontrollutvalget ikke ytterligere merknader til Hemsedal kommunes årsregnskap for 2013. Sak 04/2014 Regnskap Hemsedal Energi KF, kontrollutvalgets uttale 1. 15.5.2014 04/2014 Gjennomgang av årsmelding og årsregnskap Hemsedal Energi KF oppsummering 2013: Orientering om hovedlinjene i årsregnskapet til Hemsedal Energi KF ble gitt av daglig leder Per Gunnar Markegård og styreleder Ernst Tore Eggen. - Årsresultatet totalt og pr. forretningsområde - NVE s inntektsramme og mindreinntekt i 2013 - Forvaltingen av kraftrettighetene til Hemsedal kommune - Eieruttaket til Hemsedal kommune - Egenkapitalsituasjonen - Kvaliteten på linjenettet i Hemsedal og fremtidig investeringsbehov i linjenett og målesystem - Kommentar til status ift revisjonens brev om kraftomsetning i eget selskap - Reitenutvalget sin rapport, og hva dette betyr for Hemsedal Energi KF 3
Følgende framlegg som tillegg til vedtak ble utformet i møtet som 3. og 4 avsnitt: Hemsedal Energi KF sitt regnskap viser et årsoverskudd på kr. 10 928 285,-. vil fremheve det positive i et eieruttak til kommunen på 8,5 mill.kr. I tillegg har kommunen fått rimelig strøm til kommunale bygg (besparelse på ca. 1 mill.kr.) og har god kontroll på eget nettselskap. Til kommunestyret: i Hemsedal har i møtet 15. mai 2014 behandlet Hemsedal Energi KF sitt årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmelding og revisjonsberetning 2013. I tillegg har ansvarlig revisor supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Hemsedal Energi KF sitt regnskap viser et årsoverskudd på kr. 10 928 285,-. vil fremheve det positive i et eieruttak til kommunen på 8,5 mill.kr. I tillegg har kommunen fått rimelig strøm til kommunale bygg (besparelse på ca. 1 mill.kr.) og har god kontroll på eget nettselskap. Årsregnskapet og årsmeldingen er gitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et utrykk for selskapet sin økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Utover det som er nevnt ovenfor, og det som går fram av saksframstillingen og revisjonsberetningen har kontrollutvalget ikke merknader til Hemsedal Energi KF sitt årsregnskap for 2013. DRØFTINGS-/ORIENTERINGSSAKER Møtekulturen i Hemsedal kommune praksis ved politiske møter Innkalling og sakslister/kveldsmøter og arbeidsmøter: Alle møter med innkalling og sakslister der politikere er med, skal være offentlig dette blir også praktisert rådmann ønsker å behandle saker offentlig, og syns det er viktig å ha åpenhet rundt all behandling som foretas i kommunen. Er rutiner for at politiske vedtak blir gjennomført gode nok i praksis: Restanseliste rådmann ser på hvordan dette kan bli et nytteverktøy for Hemsedal kommune, gir tilbakemelding til kontrollutvalget i et senere møte. 4
ORIENTERING FRA REVISJON Drøfting med kontrollutvalget på status rundt rutiner for oppstart av kommunale prosjekt. Videre ingen saker utover innspill og kommentarer til regnskapene og årsmeldingene for 2013. ANNET Eventuelt: Ved eventuelt avlysing eller endring av opprinnelig møteplan er det ønskelig at det blir sendt ut e- post til medlemmer av kontrollutvalget for å få avlysingen/utsettelsen godkjent av alle. Det blir satt opp et ekstra kontrollutvalgsmøte 26. juni 2014 for å få en orientering om møtekulturen i Hemsedal kommune, samt hvilken praksis som blir brukt ved politiske møter. Neste møte: Torsdag 19. juni 2014 kl. 09.00 13.00 (fellesmøte) Torsdag 26. juni 2014 kl. 12.00 14.00 Torsdag 25. september 2014 kl. 09.00 12.00 Skjema møtegodtgjørelse: Samtlige medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Underskrifter: Odd Bekkevold Torstein Tuv Bernt Müller leder medlem varamedlem en er sendt medlemmer, Hemsedal kommune, ordfører, Kommunerevisjon IKS 5