TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Perspektivet Museum Rådhuset, møterom 5E09 15.9.2010 14.00 17.00 Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Rolleiv O. Lind Varamedlemmer Margareth Larsen Bjørnar Østgård Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 78-88/10 Underskrifter Perspektivet Museum: Styreleder Ole D. Mjøs (tilstede i sak 78/10) Direktør Astri Fremmerlid (d.s.) Konservator Marianne A. Olsen (d.s.) KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann (tilstede i sakene 79-88/10) Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen (tilstede i sakene 79-83/10) Forvaltningsrevisor Tone Steffensen (d.s.) Tromsø kommune: Kommuneadvokat Torbjørn Riise Haagensen (tilstede i sak 81/10) Økonomisjef Geir Andersen (d.s.) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Bjørn-Gunnar Jørgensen sign.
Blad 2 Bjørnar Østgård sign. Rolleiv O Lind sign. Tor Zachariassen Sign Margareth Larsen sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Møtet startet ved Perspektivet Museum, der kontrollutvalget fikk en kort omvisning og en orientering om museets organisering og virksomhet. Møtet fortsatte på rådhuset. Kontrollutvalgets nestleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 8.9.2010 som ble enstemmig godkjent. Sak 81/10 ble behandlet først. Kontrollutvalgets leder overtok møteledelsen etter behandling av sak 81/10. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 78/10 Perspektivet Museums organisering og virksomhet orientering 79/10 Godkjenning av protokollen fra møtet (etatsbesøket) 24.8.2010 80/10 Godkjenning av protokollen fra møtet 24.8.2010 81/10 Konkurs i Billetten AS orientering 82/10 Forvaltningsrevisjonsrapport - Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden 83/10 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Psykiatri - orientering 84/10 Utsatt sak fra møtet 24.8.2010 sak 74/10 Utsatt sak fra møtet 30.6.2010 - sak 66/10 Henvendelse ad. Tromsø bymuseum/perspektivet Museum 85/10 Budsjettramme 2011 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 86/10 Budsjettramme 2011 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 87/10 Budsjettramme 2011 kontroll og tilsyn Tromsø Parkering KF 88/10 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 78/10 Perspektivet Museums organisering og virksomhet - orientering Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 79/10 Godkjenning av protokollen fra møtet (etatsbesøket) 24.8.2010 Protokollen fra møtet (etatsbesøket) 24.8.2010 godkjennes. Protokollen fra møtet (etatsbesøket) 24.8.2010 godkjennes. 80/10 Godkjenning av protokollen fra møtet 24.8.2010 Protokollen fra møtet 24.8.2010 godkjennes.
Blad 4 Protokollen fra møtet 24.8.2010 godkjennes. 81/10 Konkurs i Billetten AS - orientering Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker tilsendt både foreløpig og endelig boberetning, revisjonens innberetning samt eventuell granskningsrapport når disse foreligger. K-Sekretariatet pålegges å følge opp dette. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker tilsendt både foreløpig og endelig boberetning, revisjonens innberetning samt eventuell granskningsrapport når disse foreligger. K-Sekretariatet pålegges å følge opp dette. Når det gjelder sak 82/10 og Tor Zachariassens habilitet vises til vurdering gjort i møte 9.2.2009, jf. sak 19/09. 82/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kommunestyret tar rapporten Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden til orientering. Felles forslag til vedtak:
Blad 5 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. I henhold innstillingen. 2. Kommunestyret konstaterer at det kommunale økonomiske forbruk i forbindelse med Tromsø 2014 og Tromsø 2018 er i samsvar med de bevilgninger som kommunestyret har vedtatt. 3. Kommunestyret konstaterer videre at prosjektarbeidet med Tromsø 2014 og Tromsø 2018 har gitt en positiv effekt når det gjelder forståelse for kommuneplanarbeid og samhandling, og har bidratt til økt kompetanse i planarbeid. 4. Kommunestyret bør for fremtiden vurdere bruk av prosjektregnskap ved store prosjekter. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret tar rapporten Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden til orientering. 2. Kommunestyret konstaterer at det kommunale økonomiske forbruk i forbindelse med Tromsø 2014 og Tromsø 2018 er i samsvar med de bevilgninger som kommunestyret har vedtatt. 3. Kommunestyret konstaterer videre at prosjektarbeidet med Tromsø 2014 og Tromsø 2018 har gitt en positiv effekt når det gjelder forståelse for kommuneplanarbeid og samhandling, og har bidratt til økt kompetanse i planarbeid. 4. Kommunestyret bør for fremtiden vurdere bruk av prosjektregnskap ved store prosjekter. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 21.9.2010 til (frist 12.10.2010): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.10.2010 til: - Tromsø kommune v/ordfører
Blad 6 83/10 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Psykiatri - orientering Kontrollutvalget tar revisjonens notat datert 26.8.2010 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonens notat datert 26.8.2010 til orientering. 84/10 Utsatt sak fra møtet 24.8.2010 sak 74/10 Utsatt sak fra møtet 30.6.2010 sak 66/10 - Henvendelse ad Tromsø Bymuseum/Perspektiv museum 1. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å følge opp henvendelsen fra Arne Tinus Aune Austad vedrørende Tromsø Bymuseum/Perspektiv Museum. 2. Kopi av kontrollutvalgets vedtak og saksframlegget til kontrollutvalget sendes til Arne Tinus Aune Austad. Forslag til endring i punkt 1 fra Rolleiv O. Lind: På bakgrunn av orientering gitt i møte 15.9.2010 mellom Perspektivet Museum og kontrollutvalget, finner ikke utvalget grunnlag. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. 1. På bakgrunn av orientering gitt i møte 15.9.2010 mellom Perspektivet Museum og kontrollutvalget, finner ikke utvalget grunnlag for å følge opp henvendelsen fra Arne Tinus Aune Austad vedrørende Tromsø Bymuseum/Perspektiv Museum. 2. Kopi av kontrollutvalgets vedtak og saksframlegget til kontrollutvalget sendes til Arne Tinus Aune Austad. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.9.2010 til: - Arne Tinus Aune Austad
Blad 7 85/10 Budsjettramme 2011 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2011 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 5.379.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2011 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 5.379.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.9.2010 til: - Tromsø kommune v/ rådmannen 86/10 Budsjettramme 2011 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2011 vedtas med en budsjettramme på kr 52.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2011 vedtas med en budsjettramme på kr 52.000.
Blad 8 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.9.2010 til: - Tromsø Havn KF 87/10 Budsjettramme 2011 kontroll og tilsyn Tromsø Parkering KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Parkering KF for 2011 vedtas med en budsjettramme på kr 64.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Parkering KF for 2011 vedtas med en budsjettramme på kr 64.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.9.2010 til: - Tromsø Parkering KF 88/10 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet 6.9.2010
Blad 9 B. REPRESENTANTSKAPSMØTE I KOMREV NORD 27.4.2010 a) Møteprotokoll av 27.4.2010 C. SAKSPROTOKOLLER FRA KOMMUNESTYRETS MØTE 25.8.2010 a) Sak 97/10 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser D. OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2009 SOM HAR BETYDNING FOR 2010 a) Brev av 24.6.2010 fra KomRev NORD b) Brev av 10.8.2010 fra Tromsø kommune Tillegg - referert i møtet: E. ORIENTERING FRA ROLLEIV O. LIND - STYREMØTE I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN F. ORIENTERING FRA TOR ZACHARIASSEN TROMS KRAFT AS Felles forslag til vedtak: Referatsakene A F tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A F tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 16. september 2010 Inger Johansen