DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 15/11 Saksbeh. Rino Pettersen Jour.nr Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 23.3.2011 SAK 15/11 SLUTTRAPPORT MARIENLYST SKOLE Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: Sluttrapport for byggeprosjekt Marienlyst skole datert 17. mars 2011 godkjennes. Merforbruk i forhold til investeringsbudsjett kr. 1.500.000,-, finansieres med egenkapital. Paul Røland daglig leder Rino Pettersen prosjektansvarlig 1
Saksutredning Denne saken omfatter sluttrapportering av byggeprosjekt Marienlyst skole. Det vises til vedlagte sluttrapport datert 17. mars 2011. Skolebygget som ble åpnet til skolestart 18. august 2011er nå inne i 1. garantiår. Byggeprosjektet har vært på styrets agenda siden 2005, og det har blitt foretatt fast rapportering til hvert styremøte i perioden februar 2007 til august 2010. Etter den tid har det vært saker til styret knyttet til status i pågående avklaringer knyttet til sluttoppgjør med entreprenør. Styret ble i siste møte 16. februar orientert om at OBAS AS og DEKF oppnådde enighet om sluttoppgjør i møte mellom partene 11. februar 2011. Styret er tidligere varslet om at byggeprosjektet får en totalkostnad på 254,5 mill. kr. Totalkostnaden innebærer at byggeprosjektet har et merforbruk på 1,5 mill. kr. i forhold til vedtatt investeringsramme. Administrasjonen anbefaler at merforbruket finansieres med egenkapital. /RP Vedlegg: sluttrapport datert 17.03.2011 2
DRAMMEN EIENDOM KF Marienlyst skole SLUTTRAPPORT byggeprosjekt Mars 2011
1. INNLEDNING Marienlyst skole ble offisielt åpnet til skolestart onsdag 18. august 2010, 6 år etter at prosessen med nytt skolebygg startet. Forberedelsene til byggeprosjekt ny ungdomsskole i Strømsø inntaksområde startet i 2004, da Strømsø skole etter teknisk tilstandsvurdering ble besluttet nedlagt og erstattet av nytt moderne skolebygg. Skolen var innom flere lokaliseringsalternativer før tomten øst for Marienlyst stadion ble valgt til formålet i bystyret 28. november 2006. Tomten ble ferdig regulert til skoleformål i august 2007, og arkitekt ble valgt etter konkurranse mars 2008. Entreprenør ble engasjert høsten 2008, og første spadetak ble tatt av ordfører mars 2009. Prosjektet har vært igjennom krevende endringer og tilpasninger underveis, både plasseringsmessig i forhold til stadion og valget om å gjennomføre bygget som passivhus. Overgangen til passivhus og ikke minst samarbeidet med Enova og FutureBuilt har gjort at det har vært mye blest om Marienlyst skole, med stort antall besøkende både underveis og etter at skolebygget er tatt i bruk. Det at overgangen til passivhusstandard var mulig underveis i prosessen, må i stor grad tilskrives den faglige kompetansen som eiendomsdriften i Drammen Eiendom KF har opparbeidet innenfor energieffektivitet. Marienlyst skole er foreslått som kandidat til Statens byggeskikkspris, og er en av tre finalister som årets bygg 2010, i regi av Byggeindustrien. Prosjektet med tilknytningen til nærvarmenett på Marienslyst er også nominert som Norges kandidat til Nordisk Energikommune. Marienlyst skole må totalt sett kunne anses som et vellykket byggeprosjekt. Drammen 17.mars 2011 Rino Pettersen Prosjektansvarlig Drammen Eiendom KF 2
2. PROSJEKTETS MILEPÆLER/BESLUTNINGER/HOVEDAKTIVITETER Nedenfor følger en stikkordmessig opplisting av byggeprosjektets milepæler, beslutninger og hovedaktiviteter: Styresak DEKF 9. juni 2004; oppgradering av Strømsø skole i forhold til miljørettet helsevern og rehabilitering av bygningsmassen ble besluttet utsatt for å gjennomføre nærmere vurderinger i forhold til funksjonalitet og kostnadssammenheng i forhold til nybygg inn mot ØKP 2005-2008 I ØKP 2005-2008 ble det avsatt en samlet investeringsramme i perioden på 121 mill. kr. til utvidet skolekapasitet for ungdomstrinnet i Strømsø inntaksområde, hvorav 1 mill. kr. ble avsatt til prosjektering i 2005 Det ble i 2005 gjennomført en mulighetsanalyse for samlokalisering av ny ungdomskole med Drammen VGS på Marienlyst, som munnet ut i en ambisjon om gjennomføring av byggeprosjektet på den aktuelle tomten som totalentreprise med ferdigstilllelse av ungdomskoledelen innen 31. juli 2007 Samlokaliseringsalternativet med VGS ble ikke realisert, og i 2006 ble flere mulige tomtealternativer vurdert, og det munnet ut i bystyrevedtak 28. november 2006, hvor vedtaket ble lokalisering av ny ungdomskole ved østre del av Marienlyst stadion Rådmannen bestilte 22. desember 2006: prosjektering av ny ungdomsskole på Marienlyst øst mtp. Ferdigstillelse til skolestart-09. Utarbeide ny kostnadsramme inn mot økonomiplan 2008-11. Avklare flytting av tennishall m/ finansiering. Avklaringer med Drammen tennisklubb i forhold til flytting av tennisanlegget til Berskau ble igangsatt medio mai 2007 Rambøll Norge AS engasjert som ekstern prosjektledelse og byggeledelse juni 2007 Reguleringsplan (for Marienlyst øst skole, idrettsanlegg og park) ble vedtatt av bystyret 28. august 2007 Rambøll Norge AS ble engasjert høsten 2007 for å gjennomføre prosesser for å avdekke risikoer og usikkerheter i prosjektet. Arkitektoppdrag; begrenset plan- og designkonkurranse (arkitektkonkurranse) ble kunngjort ultimo august 2007. Konkurransen er inndelt i 2 faser, hvor 1. fase omfatter prekvalifisering av 5 arkitektfirmaer til selve konkurransen. Ved innleveringsfristen for fase 1 27. september 2007 forelå tilbud fra hele 25 arkitektfirmaer. 5 firmaer ble prekvalifisert til fase 2 ultimo oktober 2007, og konkurranseforslagene fra disse ble innlevert 21. januar 2008. Bystyret vedtok i møte 29.01.2008 (bystyresak 10/08) at den nye ungdomskolen skal gis navnet Marienlyst skole Arkitektkonkurransen ble avgjort medio mars 2008, med div A Arkitekter AS fra Oslo som vinner med motto: M. liv og LYST Fagrådgivere i prosjekteringsgruppen ble engasjert etter konkurranse i mars 2008 Valg av totalentreprise som konkurranseform ble foretatt april 2008 Usikkerhetsanalyse med oppdatert forslag til handlingsplan ble ferdigstilt 30.04.2008 Arkitekt ferdigstilte skisseprosjekt 05.05.2008, som dannet grunnlag for utarbeidelse av anbudstegninger Anbudsgrunnlag for totalentreprise ble ferdigstilt av prosjekteringsgruppen og kunngjort medio juni 2008, med tilbudsfrist 15. august 2008 kl. 14.00. Tilbudsfristen ble senere korrigert til 25. august 2008 kl. 14.00 Byggesøknad (rammesøknad) ble innsendt til behandling 01.07.2008 5 entreprenører leverte tilbud på totalentreprise innen fristens utløp 25. august 2008 kl. 14.00 DEKF varslet rådmannen i notat 9. september 2008 om behov for justeringer av prosjektets økonomi og fremdrift Entreprenørfirmaet OBAS Øst AS ble tildelt oppdraget 22. september 2008 3
Vurdering av justert plassering av skolebygget, for å opprettholde tribune øst og videreutvikle Marienlyst stadion til et moderne anlegg for toppfotball ble vurdert i november/desember 2008 Bystyret ga i møte 16. desember 2008 formannskapet fullmakt til å fatte beslutning om å igangsette bygging innenfor justert kostnadsramme på 215 mill. kr., og med justert plassering i forhold til Marienlyst stadion DEKF varslet i rådmannen i notat 5. januar 2009 om at byggeprosjektet kunne gjennomføres med justert plassering og med spesifiserte kostnadsreduksjoner tilpasset justert kostnadsramme på 215 mill. kr. Formannskapet fattet i møte 20.01.2009 igangsettingsvedtak for nytt skolebygg Kontrakt med entreprenør OBAS Øst AS ble underskrevet av partene 26. januar 2009. Byggetillatelse (rammetillatelse) for tiltaket ble gitt 21. januar 2009 Arbeid med tilpasning til passivhusstandard ble igangsatt januar/februar 2009. Søknad om tilskudd sendt Enova Igangsettingstillatelse for bygging ble gitt 10. februar 2009 Forberedelser til byggestart på tomten startet ultimo februar 2009 Første spadetak utført av ordfører tirsdag 3. mars 2009 signaliserte offisiell oppstart for utførelsen av byggeprosjektet Tegl ble valgt som hovedfasademateriale ultimo mai 2009 Avtale for deltakelse i By- og boligutstilling Oslo- Drammen 2009-2018 ble inngått medio juni 2009 Bystyret fattet vedtak om valg av passivhusstandard 16. juni 2009 Enova innvilget søknad om tilskudd til passivhusstandard 25. juni 2009 Grunnsten for bygget ble nedlagt 20. august 2009 Fasadetilpasning av stadiontribunen mor skoleanlegget ble gjennomført vår/sommer 2010 Byggeprosjekt Marienlyst skole ble overtatt fra entreprenør mandag 12. juli 2010 Innredningsarbeider igangsatt 12. juli 2010, i regi av Marienlyst skole Marienlyst skole offisielt åpnet og tatt i bruk onsdag 18. august 2010 3. ENTREPRISE Byggeprosjektet ble gjennomført som totalentreprise, men med et konkurransegrunnlag basert på detaljerte beskrivelser og kvalitetsforutsetninger. Dette er en konkurranseform og metode som DEKF har gode erfaringer med fra bl. annet bygging av Gulskogen skole. OBAS Øst AS ble valgt som totalentreprenør 22. september 2010 og kontrakt ble inngått 26. januar 2009. Kontrakten omfattet en total leveranse på kr. 131.671.753,- (eks. mva). Kontrakten ble inngått med en gjensidig forutsetning om reduksjoner i leveransen, for å tilpasse byggeprosjektets tildelte totalramme. Basert på enighet om sluttoppgjør i møte 11. februar 2011, utgjorde entreprenørens totale leveranse kr. 161.400.000,- (eks. mva). DEKF oppfatter at samarbeidet med totalentreprenør har vært gjennomført på en faglig ryddig måte. Det samme må sies om entreprenørens evne til gjennomføring av prosjektet. Som følge av at byggeprosjektet er inne i 1. garantiår, er det viktig at dialogen med entreprenør videreføres på en måte som begge parter er tjent med. 4
4. FREMDRIFT Etter at lokalisering av den nye skolen på Marienlyst øst ble besluttet, var fremdrift et viktig kriterie. Sommeren 2007 (jfr. styresak 32/07 behandlet 20.06.2007) lå følgende overordnede fremdriftsplan til grunn for gjennomføring av byggeprosjektet: Milepæl Stipulert fremdrift 1. Engasjere ekstern Juni 2007 prosjektledelse 2. Arkitektoppdrag Juni 2007 Desember 2007/januar (prekvalifisering og 2008 Prosjektkonkurranse) 3. Entreprisekonkurranse Medio januar 2008 (prekvalifisering aktuelt i slutten av 2007) 4. Byggestart grunnarbeider Februar/mars 2008 5. Bygging skole Mars 2008 august 2009 I sak 02/08 til styret 12.02.2008 ble korrigert fremdriftsplan inneholder følgende hovedaktiviteter (med stipulert varighet) fremlagt: Periode Aktivitet august 2007 Gjennomføring arkitektkonkurranse og valg av ultimo februar 2008 arkitekt Primo mars 2008 Prosjekteringsfase frem til ferdig forprosjekt juni 2008 juni 2008 Gjennomføring entreprenørkonkurranse og valg november 2008 entreprenør medio september Beslutningsperiode administrativt/politisk mht. 2008 november iverksetting 2008 november 2008 Byggeperiode frem til ferdigstillelse årskiftet 2009/10 I notat datert 9. september 2009, i etterkant av gjennomført anbudskonkurranse, varslet DEKF rådmannen om at oppstart og fremdrift på byggeprosjektet måtte korrigeres. Ingen av tilbyderne kunne tilby ferdigstillelse ved årskifte 2009/2010. Byggestart ble korrigert til ca. 1. desember 2008 og forventet ferdigstillelse ble korrigert til mars/april 2010. Drammen Eiendom KF anbefalte derfor at nybygget først tas i bruk til skolestart august 2010, noe som også bygningsteknisk anses mer gunstig i forhold til idriftsetting, testing og prøvekjøringer av tekniske anlegg mv., samt opparbeidelse av utomhusanlegg. I etterkant kan det sies at fremdriftskravene hele tiden har vært stramme, selv om endelig skolestart først kunne realiseres 1 år etter første ambisjon tilbake i 2007. 5. KVALITET Marienlyst skole er gjennomført med krav til kvalitetsnivå som DEKF har god erfaring og kompetanse med fra tidligere byggeprosjekter. 5
Overgangen og tilpasningen til passivhus var krevende, men også muliggjort i stor grad fordi de tekniske løsningene i forhold til styring og behovsprøving av lys, varme, ventilasjon osv. var forberedt. Samarbeidet som passivhusstandarden har utløst i forhold til Enova, FutureBuilt og spennende fagmiljøer knyttet til område, har også medført en positiv kompetanseutvikling i DEKF. I kjølvannet av denne prosessen har DEKF`s kompetanse blitt attraktivt for store deler av byggenæringen i Norge. 6. ØKONOMI I rapport til styret på møte 29.10.2007 (sak 56/07) lå følgende bestillinger og foreløpige økonomiske rammer til grunn: Byggeprosjektet har foreløpig lagt til grunn et behov for nybygg med bruttoareal på 6.000 m2 (eks. gymsal, som forutsettes ivaretatt i Drammenshallen), med plass til 500 elever. I lokaliseringssaken fra november 2006 lå en m2-pris på kr. 22.000,- til grunn for skolebygget. I tillegg kommer kostnader ved flytting og reetablering av tennisanlegg og riving av nåværende tribune øst. Kostnadsbildet i markedet har økt vesentlig etter forrige kostnadsestimater, og i prosessen knyttet til ØKP 2008-2011 har administrasjonen meldt inn en forventet m2-pris på +/- kr. 30.000,-. dvs. en brutto investering på 180 mill. kr. I brutto investeringsramme som tildeles prosjektet ligger alt skolerelatert medregnet (inventar/utstyr, utsmykning, uteanlegg, reguleringsmessige krav til tiltak i tilstøtende trafikkarealer mv). I tillegg kommer, som nevnt ovenfor, kostnader ved flytting og reetablering av tennisanlegg og riving av nåværende tribune øst. Det endelige kostnadsbildet vil i tillegg til markedssituasjonen også være relatert til den kvalitet/standard som velges. Nye skoler som er oppført etter nye undervisningsprinsipper i Norge og i utlandet de senere år, vil være viktige referanser for avklaring av riktig standard.beslutningsgrunnlag for definisjon av kvalitet/standard vil bli fremdyrket via arkitektkonkurranse og frem til spaden settes i jorden vår/sommer 2008. Etter gjennomført anbudskonkurranse varslet DEKF rådmannen i notat 9. september 2008 om behov for korrigert kostnadsramme: Basert på gjennomsnitt av de 5 mottatte anbud er totalkostnadene på nybygg Marienlyst skole korrigert til 231 millioner kr. (eks. inventar/utstyr og tennisanlegg), og utgjør en økning på 61 milioner kr i forhold til tidligere godkjent budsjettramme på 170 millioner kr. (eks. inventar/utstyr og tennisanlegg). Kostnadsøkningen utgjør ca. 36 %. Rambøll Norge AS, som ivaretar prosjektledelse, har i uttalelse 02.09.2008 anført at en vesentlig del av kostnadsøkningen kan relateres til tre faktorer: Tema Generell prisstigning totalentreprise Arealøkning (fra 6.000 m2 til 6.500 m2) Undervurdering av markedsutviklingen Marginer og reserver korrigert etter Beløp (inklusiv mva) ca. 15 mill. kr. ca. 13 mill. kr ca. 16 mill. kr. ca. 17 mill. kr 6
anbudsåpning Prisstigning Rambøll Norge AS bemerker at forrige kostnadsestimat høsten 2007 var basert på prisnivå pr. mai 2007, og at prisstigning i perioden frem til august 2008 utgjorde 7 %. Samlet utgjør dette ca. 15 mill. kr, hvorav ca. 3,5 mill. kr. er tilbudt i anbudene som fast prisstigning i byggeperioden. Arealøkning: Budsjettavsetting i ØKP 2008-2011 var basert på nybygg med bruttoareal 6.000 m2. Videre prosjektering har vist behov for å øke bruttoarealet til 6.500 m2, I arealøkningen ligger tilpasninger av skolearealene og en vesentlig økning av areal avsatt til teknisk rom. Markedssituasjonen: Tidligere vurdert utflating og mulig nedgang i entreprenørmarkedet har foreløpig ikke slått til, og dermed ikke fått noen effekt på mottatte anbud. Feilvurdering av utviklingen i markedssituasjonen utgjør ca. 10 % av entreprisekostnaden. Marginer og reserver korrigert etter anbudsåpning Marginer og reserver har i tidligere kostnadsvurderinger i hovedsak inngått i forventet m2-pris. Basert på gjennomsnittet av mottatte anbud har Rambøll Norge AS vurdert at samlet reserve (forventede prosjekttillegg) og marginer totalt må utgjøre ca. 17 mill. kr. mer enn opprinnelig estimert. 3. Mulige kostnadsreduksjoner: Vår vurdering av markedssituasjonen tilsier at en utsettelse av byggeprosjektet trolig ikke vil få noen vesentlig positiv effekt på totalkostnadene på kort sikt. En eventuell lengre utsettelse med sikte på videre konjunkturfall og prisfall er en mulighet, men vurderes som svært usikkert. Nåværende kostnadskalkyle tilsier en m2-pris på ca. 35.500,-. Foreløpige opplysninger og erfaringstall innhentet fra andre skoleprosjekter i landet (blant annet via nettsøk), viser en forventet og/eller reell m2-pris fra ca. kr. 30.000,- og oppover (avhengig av størrelse, kvalitet, hva som er medtatt i m2-prisen, og hvor langt i prosessen de forskjellige prosjektene har kommet). Større kostnadsreduksjoner ved Marienlyst skole kan derfor trolig kun skje ved arealreduksjoner. Regelverket knyttet til valgt entrepriseform muliggjør reduksjon av leveranseomfang med opptil 15 %. Drammen Eiendom KF har i anbudsdokumentene tatt forbehold om å trekke ut deler av arbeidet, eller å kansellere (avlyse) hele entreprisen. Bystyret fastsatte i møte 16. desember 2008 (sak 110/08) byggeprosjektets rammer til 215 mill. kr, fordelt på 210 mill. kr. til byggeprosjektet generelt og 5 mill. kr. til tilpasninger. Etter den tid har byggeprosjektet fått korrigert rammene for tilpasning til passivhusstandard (9 mill. kr.), og at erstatning for tennishall på 29 mill. kr. inngår i totalinvesteringen. 7
Samlet investeringsramme er 253 mill. kr. Byggeprosjektet har således i byggeperioden hele tiden vært gjennomført under stramme økonomiske rammer. Allerede ved oppstart av byggearbeidene våren 2009 ble prosjektreservene vesentlig redusert ved at spuntarbeider og sikringstiltak i grunnen ble vesentlig kostnadskrevende enn forventet. I sak 56/10 på møte 08.12.2010 ble styret varslet om en forventet merkostnad på 1,5 mill. kr. i forhold til den totale investeringsrammen på 253 mill. kr. (inklusiv kostnader erverv tennishall på 29 mill. kr.). Akseptert fremlagt forslag til sluttoppgjør, medfører at byggeprosjektet avsluttes med et merforbruk på 1,5 mill. kr., dvs. et avvik på 0,6 % i forhold til investeringsrammen. Regnskapsprognosen for byggeprosjektet er som følger (basert på akseptert sluttoppgjør): Byggekostnadersvurderinger: Med et bruttoareal på ca. 6500 m2, utgjør m2-prisen ca. kr. 39.154,- inklusiv kjøp tennishall og ca. kr. 34.692,- eks. tennishall. /RP 8