1 av 5 Arbeidsmiljøutvalget Dato 29.05.2013 Referanse 2013/7102 Møtereferat Tilstede: Kopi til: Ida Munkeby, Geir Ivar Soleng, Judith Rødsten, Are Skjelstad (arbeidsgiverrepr.), Gry Eva S. Alterskjær, Morten Mørch, Sturla Søpstad, Heidi Egseth (arbeidstakerrepr), Anne Beth Holte, Ann Kristin Sjaastad, Tove Gjelset (HMS), Simon Sandvåg (Studentrepr), Bjørn Buan (SINTEF). Læringsmiljøutvalget Om: Møte i Arbeidsmiljøutvalget Møtetid: Onsdag 22.05.13 kl. 12-15 Møtested: Rom 201 Hovedbygget Signatur: 15/13 Godkjenning av sakslista Runde rundt bordet Kort presentasjonsrunde fordi ny vararepresentant for studentene er tilstede Viktig at innkalling sendes ut på riktig tidspunkt. Spesielt med tanke på at det denne gangen var en del fridager uka før AMUmøtet. Vasking av toalettene på stripa er mangelfull i forbindelse med mange feriedager som var sammenfallende med periode for eksamenslesing. NTNU har hatt dialog med Arbeidstilsynet i forbindelse med laseruhell. Saken er nå avsluttet fra Arbeidstilsynets side, men de har noen innspill til retningslinjer og rutiner, og innhold i opplæringen. 13.05.2013 ble det gjennomført en felles beredskapsøvelse for NTNU og SINTEF. Hendelsen var en eksplosjon i et laboratorium i kjemiblokk 2. SINTEF leier dette rommet, NTNU benytter og eier omliggende lokaler. Det store spørsmålet var: Hvem eier krisen? Det er viktig å få tydeliggjort grensesnitt mot SINTEF når det handler om beredskap. Øvelsen hadde mange observatører, og begge organisasjoner var enig om at læringseffekten var stor. Representanten fra SINTEF bekrefter det som blir sagt. Også veldig lærerikt for SINTEF. Byggarma er i ferd med å gjennomgå noen veiledninger og Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Sekretær 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen 6 + 47 73 59 80 24 Hilde Apneseth Geologibygget Telefaks http://www.ntnu.no/hms 7034 Trondheim + 47 73 59 80 10 Tlf: + 47 99 64 29 14 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 24.05.2013 Referanse 2013/7102 2 av 5 16/13 rutiner knyttet til planlegging av areal., Aktuelt i nye byggeprosjekt. Evaluering av ARK 20-21 mars. v/ Kirsti Undebakke Se vedlagt presentasjon Status ARK: Resultat presentert for 123 enheter, planlagt for 5 enheter, 25 enheter gjenstår. Brukt ekstern konsulent ved 6 enheter. Det meste av jobben er gjort av egne folk. Signaler fra evalueringsmøtet: Prosjektet må knyttes nærmere inn i lederlinja. Tillitsvalgte og verneombud skal være en aktiv part. Veldig bra med sterke føringer om at verneombudene skulle delta. Det er viktig å koble sammen tiltak og ressurser. Gode tilbakemeldinger på at alle ansatte ble invitert til evalueringsmøte. Noen mener det har vært for mye fokus på det forskningsmessige, og at det burde vært mer fokus på forbedring ved universitetet. Konkrete tiltaksplaner er viktig for å få høyere svarprosent neste gang. Anonymitet er viktig. Problemstillinger vedrørende pc-bruk: dette er ikke et naturlig verktøy for alle. Enkelte har videresendt lenke til spørreskjemaet til andre, dette genererte en del ekstraarbeid. Det var ikke formulert godt nok at man kunne fullføre senere (ønske om en «Fullfør senere»-knapp) Noen av problemene med teknisk oppsett kan tas med leverandøren. Det er en del uklarheter rundt svaralternativer, noen ønsker mulighet for åpne kommentar, mer presise spørsmål, spørsmål som undersøker hvordan lederlinja fungerer, lokale tilpasninger, språkbruk Det er fremdeles uklart for enkelte hvem som er nærmeste leder. Analyse: En felles mal ble presentert for alle, noen mente det var for generelt (gjennomsnittstall), andre syntes det var ok. Ønske om personvariabler. Tilbakemeldingsprosess: Svarprosent vanskelig fordi det er uklart hvem som faktisk er ansatt ved ulike enheter. Presentasjonen av resultatene har fungert bra. Leders innstilling til undersøkelsen er viktig. Ønsker å knytte dette inn i lederutviklingsprogrammet, slik at det blir et reelt verktøy.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 24.05.2013 Referanse 2013/7102 3 av 5 Lansering for hele sektoren: 13.juni Kommentarer: Hvilke planer har man for de nye lederne? Svar: Tenker å knytte ARK inn i det nye lederutviklingsprogrammet. Ved enheter som ikke har hatt tilbakemelding kan man ikke forvente at de nye lederne starter purring. Dette må derfor følges opp av andre. Et interessant spørsmål er hvordan NTNU og SINTEF påvirker arbeidsmiljøet til hverandre.(også andre samordnede virksomheter: St.Olav, SiT) Vi har hatt en del diskusjoner rundt medvirkning til spørsmålsstillinger. Man bør ha medvirkning når det gjelder nye spørsmål. Svar: Det å lage spørsmål er forskerarbeid, vanskelig å ha medvirkning på dette. Ved enkelte enheter som har flere verneombud har prosessen ikke vært god nok i forhold til hvilket verneombud som deltar i prosess. Rollen til BHT er savnet i presentasjonen. Styringsgruppa har presisert at de skal delta i prosessene. Vedtak: AMU gir sin tilslutning til det videre arbeidet med ARK 17/13 NTNUs evaluering av arbeidsmiljøundersøkelsen (høsten 2013) v/ Organisasjonsdirektør Ida Munkeby Hensikten med evalueringen: få frem erfaringene med gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen, gi rom for medvirkning og diskusjon, sikre læring og erfaringsoverføring mot ny undersøkelse i 2014 Avklare hvem som skal delta i evalueringsprosessen (bredde/ tverrsnitt av organisasjonen uten at det blir for omfattende) Evalueringen må ikke bli «ARK 2», men likevel sikre systematikk, forutsigbarhet og åpenhet. (workshops, lederutviklingsprogram, høringsrunde, etablerte arenaer, spørreundersøkelse, kombinasjon av disse?) Hva skal evalueres? Planlegging, motivasjon, gjennomføring (inkl. teknisk assistanse), analysearbeid og tilbakemelding, kvalitet på data, forankring, ressursbruk. Tidspunkt for evaluering. Tidlig høst brukes til oppstart nye ledere. Disse må også få et forhold til arbeidsmiljøundersøkelsen. Kanskje skal vi ha et sluttmøte/ seminar i oktober/ november. Ønsker å avslutte evalueringen før nyttår. Etter jul blir det forberedelse til ny undersøkelse. Uansett hvordan dette skal gjøres vil det måtte brukes noen ressurser. Det må sette ned en arbeidsgruppe. Kompetansen i
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 24.05.2013 Referanse 2013/7102 4 av 5 dagens arbeidsgruppe for ARK skal benyttes, men evalueringen bør ikke gjøres i regi av denne gruppa. Kommentarer: Spørsmålene må være forståelig Enighet om at evaluering må skje etter august. Vedtak: AMU tar orienteringen til etterretning. 18/13 Avviksrapportering v/ Anne Beth Kommentarer: Hvor mye meldes av studenter? Vi har ikke oversikt over det. Studentrepresentanten vil se på hvordan informasjon om avvikssystemet kan kommuniseres bedre til studentene. Bekymringsfullt at det ikke meldes avvik på enkelte fakultet. Dette bør følges opp tøffere. Vi har en del hendelser rundt trafikksituasjonen på Gløshaugen på strekningen mellom Geologen og Perleporten. Denne saken er også aktuell for SINTEF-ansatte. IME har dialogmøter med SINTEF der de informerer hverandre gjensidig om HMS, dette inkluderer avvik og sykefravær. SINTEF noterer forbedringer på samordningsområdet. Avviksrapporten burde formidles til fakultetene. Det er viktig å ha fokus på ledermøter ang avvik. HMS må på dagsorden i ledermøter. Dette inkluderer avviksrapportering Forslag til vedtak: AMU tar avviksrapporten til etterretning, men uttrykker bekymring rundt fakultet som ikke melder avvik. AMU registrer at det er meldt vannlekkasjer fra tak i Gastrosenteret siden bygget ble overtatt og påpeker den negative påvirkning dette har for innemiljø i bygget. AMU ønsker en tilbakemelding fra sameiet(ntnu/st.olav) om hva som skjer i denne saken. (følges opp av HMS-avdelingen). AMU ber om at NTNU og SINTEF ser på muligheten for felles innspill til politiet/ kommunen ang. trafikksituasjonen i området mellom Geologen og Perleporten. 19/13 20/13 Byggesak: MR lab Kvinne/ barn senteret Vedtak: AMU gir sin tilslutning til at videre planlegging av flytting av aktivitet kan fortsette. Byggesak: ZEB Living Lab og ZEB Test Cell SINTEF behandler saken i sitt byggeutvalg, De har fokus på hva slags risikovurdering byggherre har gjort og materialbruk
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 24.05.2013 Referanse 2013/7102 5 av 5 Vedtak: AMU slutter seg til notatet fra AMUs byggearm med de kommentarer som kom fram i møtet. 22/13 Fullmakt byggesak Ombygging i Hovedbygget, Gløshaugen Fra 2011 har det vært jobbet med plasseringsløsninger for retors staber og enheter i Hovedbygningen. I dette arbeidet har det også vært gjennomført en mulighetsstudie. Ut fra innspill og og en workshop med rektors staber er det utarbeidet alternative forslag til utnyttelse av kontorareal. Det er nå ønskelig å prøve dette ut i et begrenset område i 1. etasje som i dag utgjør areal for Rektor. Vedtak: AMU gir AMUs leder fullmakt til å godkjenne byggesak på bakgrunn av notat fra AMUs byggearm vedrørende piloten ang. ombyggingstiltak i 1.etasje vestfløy Hovedbygningen. O-sak 6/13 21/13 Endres til O- sak 7/13 Fylkesmannsboligen Saken har vært behandlet som fullmaktssak til leder i AMU Lederopplæring HMS v/anne Beth HMS-avdelingen har over lengre tid hatt en dialog med Personalavdelingen om hvordan lederopplæringen skal legges opp. Kick-off for ledelinja ved NTNU 3.september, deretter 1 dag på hvert fakultet. Vi planlegger opplæring i en 4-års periode. Lederne skal ha opplæring i HMS (jfr. Arbeidsmiljøloven 3-5).
- Status for ARK-NTNU - Hva er bra - Hva bør forbedres
Status ARK-NTNU-2012 Har presentert resultat ved 123 enheter Planlagt ved ytterligere 5 enheter 25 enheter gjenstår, SADM (8), AB (5), DMF (4), IME (2), IVT (4), NT (1), SVT (1) Helt ferdig ved HF, VM, UB, Drift og logistikk Målet er å komme i mål innen sommerferien Brukt ekstern konsulent ved 6 enheter
Signaler fra evalueringsmøte 20/3: Overordnet Praktisk teknisk Spørreskjemaet Analyser Tilbakemeldingsprosess
Overordnet: Organisering av prosjektet Ressursbruk Premisser Deltakelse
Praktisk / teknisk Ivaretakelse av anonymitet Bruk av felles PC Teknisk oppsett
KIWEST, versjon 0,9 Svaralternativer Spørsmål/påstander Lokale tilpasninger Språkbruk Organisasjonskart
Analyse Enhetenes rapport / presentasjon Gjennomsnitt og standardavvik Ønske om norm Ønske om mer bruk av personvariabler Analyser på organisasjonsnivå
Tilbakemeldingsprosess Svarprosenter Presentasjon av resultatene Prosesser Systematikk
KIWEST 1,0 Endringer ut fra praktiske erfaringer fra pilotundersøkelsene ved UiO og NTNU og statistiske tester: Tatt ut noen indekser Tatt inn noen nye indekser Forkortet noen indekser Lansering 13/6 2013