ÅRSRAPPORT 2014 FRA HOVEDVERNEOMBUDET. Utvidet

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2014 FRA HOVEDVERNEOMBUDET Utvidet 1

2 Utvidet årsrapport 2014 fra hovedverneombudet ved Universitetet i Oslo UiO hadde i 2014 et hovedverneombud (HVO)Hege Lynne i 100 % frikjøp og vara Hovedverneombud Yngve Hafting i 40 % frikjøp. Normalt har vara HVO 20 % frikjøp i vervet og det økte frikjøpet skyldes at det pågår prosesser hvor begge delta for å dekke medvirkningen. Vernelinjen Vernelinjen har i 2014 bestått av 12 lokale Hovedverneombud (LHVO), Ledende verneombud (LVO) som organiserer verneombud der hvor det er flere verneombud gjerne ved et institutt eller en stor avdeling, og ca 200 verneombud (VO) samt vararepresentanter for alle. De lokale Hovedverneombudene representerer alle fakultetene, museumene, UB, Biotec/NCMM samt LOS. hovedverneombudet hadde 8 møter med LHVO og ledende verneombud (LVO) for Eiendomsavdelingen (EA) i Møtene med LHVO er et meget nyttig forum hvor vi ser på muligheten for en felles måte å løse ulike utfordringer på. Vi bruker også disse møtene til kompetanseheving, for eksempel : - Varsling; med Direktøren for personalstøtte Irene Sandlie - Rollen som HMS koordinator opp mot LHVO rollen; ved Liv Bjønnes, HMS koordinator MED-fak - Beredskap ved UiO ; ved Seniorrådgiver Mehrbod Nasseri - VO rollen i byggeprosesser ved UiO VS EA; EA Direktør John Skogen HVO og LHVO fra UiO har også deltatt på den årlige konferanse for alle hovedverneombudene ved Universitetene i Norge. Konferansen arrangeres på rundgang blant Universitetene og i 2014 var vi på Universitetssenteret på Svalbard (UNIS). Det ble forelest om ulike tema som, -konflikthåndtering og VO rollen, -beredskap risikovurderinger og trusselbildet, -psykososialt arbeidsmiljø på en flerkulturell arbeidsplass, - arbeidsmiljø i sunne omstillingsprosesser for å nevne noen. Det var en spesiell opplevelse å være på Svalbard. Vi gjennomgikk en grundig sikkerhetsopplæring i forbindelse med at vi skulle ut på tokt med at av forskningsfartøyene. 2

3 Ved denne konferansen kan man knytte kontakter med LHVO fra tilsvarende enhet ved de andre Universitetene, noe som er nyttig da man ofte står oppe i tilsvarende utfordringer. Noen UiO ansatte har også en bistilling ved et av de andre universitetene. Hovedverneombudet Det er tett samarbeid mellom vara HVO og HVO i alt arbeidet som utføres innenfor vervene. HVO holder også tett kontakt med LHVO. Verneombudene ved UiO mottar to ganger i året et orienterings brev fra HVO. HVO har mottatt gode tilbakemeldinger fra VO på denne kontakten. Som HVO er jeg ute på VO møter lokalt og holder innlegg etter ønsket tema ved enhetene. To ganger pr år arrangeres det konferanse for VO ved UiO, en gang før jul i regi av Enhet for HMS og før sommeren i regi av HVO. Disse konferansene er ment som kompetanseheving for VO og tema velges etter forslag fra LHVO og VO. En gang per år arrangerer Universitetsdirektøren og HVO lunsj til lunsj møte sammen med LHVO, viserektor, direktør for personalstøtte og leder av Enhet for HMS deltar. På dette møtet diskuterer vi utfordringer man står i eller ser komme. Universitetsdirektøren får her en unik mulighet til å danne seg et bilde av vernelinjens arbeid og utfordringer på hele UiO samt at vernelinjen får støtte for sitt arbeid. I 2014 ble dette møtet avholdt 3. til 4. mars. Tema som ble diskutert var : -beredskapsarbeidet ved UiO, - SI-Fra systemet ( for studentene), -henvendelser til BHT råd og bistand, - ny klassifisering og merking av kjemikalier REACH. En gang i måneden har HVO møte med Universitetsdirektøren, direktøren for personalstøtte og lederen av Enhet for HMS. Dette er et møte hvor små og større utfordringer diskuteres. HVO sitter i AMU som fullverdig medlem. AMU besluttet at enhetene skal inviteres inn til et AMU møte for å orientere om sitt arbeid vedrørende NHM-LAMU. I denne anledningen ble HVO imponert over det arbeidet som NHM (Naturhistorisk museum) har gjort. Det ble fremhevet at NHM-LAMU har god dialog med ledermøtet, i tillegg til at HMS er tema på styremøtene. Hele enheten virker meget godt organisert med hensyn til HMS og kan være et forbilde for andre. Byggesaker Jeg velger å sette byggesak som eget punkt i denne årsrapporten da det pågår en del ombygginger, i tillegg til at det er noen nye store byggeprosjekter. 3

4 AMU har i 2014 hatt UiO`s bruk av åpne landskap som saker i tre møter. Referatene ligger på nettet og sakene er: Sak 15/14, sak 29/14 og sak 42/14. Dette er allikevel diskusjoner som må videreføres. HVO medvirker i prosjektet med Livsvitenskap bygget. HVO, vara for HVO samt LHVO for MN-fak representerer vernelinjen i prosjektets ; plangruppe, brukergruppe samt ulike temagrupper. Høsten 2014 var HVO og vara for HVO med Livsvitenskap prosjektet brukergruppe,på en studietur til ; Marburg - Fachbereich Chemie I Phillips Universitet Marburg Giessen - Basel - Justus liebig Universitet Giessen norvartis Campus og Basel area med life sciences clusters Lenke til Livsvitenskap byggeprosjektet : Livsvitenskap/ Hva angår andre byggesaker ved UiO så er det en rekke mindre ombygginger som pågår. EA har blitt flinkere til å invitere VO med i prosjektene. UiO mangler likevel en felles mal for hvordan VO-linjen inviteres til å medvirke i byggeprosjekter. Arbeidstilsynet sier følgende om medvirkning i byggesaker: «Dokumentasjon på de ansattes medvirkning til planene. Arbeidsmiljøutvalg, verneombud eller annen representant for de ansatte skal bekrefte sin medvirkning i prosessen. I tillegg til bekreftelse på deltakelse i prosessen skal vedlegget opplyse om de ansatte har merknader, kommentarer eller innsigelser til planene.» Modulbaserte HMS kurs UiO UiO har modulbaserte HMS kurs med i alt 11 moduler, som er meget gode. Jeg vil anbefale ledere om å ta noen av disse. Konsekvensen ved at ledere ikke tar kursene kan være at VO tilegner seg mye kunnskap som lederen ikke har. Lenke til kurs om var i november og desember 2014 og i januar 2015: 4

5 Medvirkning Arbeidsmiljøloven omtaler medvirkning i flere paragrafer som er: 1 Lovens formål, 2-3 Arbeidstakers medvirknings plikt, 4-2 Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling, samt 6-2 Verneombudets oppgaver. Lenke til arbeidsmiljøloven: Der hvor leder inviterer LHVO/ VO inn i saker eller har faste møter med LHVO/ VO opplever LHVO/VO at man har medvirkning. I 2014 har HVO hatt et særlig fokus på at LHVO/VO skal være med i alle byggeprosesser ved UiO. Det begynner nå å bli bedre ved at LHVO/VO i større grad blir invitert med. En rekke VO ble invitert med og har bidratt i det nye avfallshåndteringsprosjektet ved UiO, i regi av EA ved Jorulf Brøvig Silde. LHVO/VO er allikevel en ressurs som ikke blir utnyttet fullt ut, noe HVO mener er et tap for organisasjonen. Ved Arbeidstilsynets tilsyn på UiO, har det blitt etterspurt dokumentasjon på møter mellom leder og VO. Uten faste møter er det vanskelig for VO å vite hva ledere ser for seg av endringer og dermed vanskelig å kunne medvirke. Ofte kommer VO sent med i prosessene, når de inviteres inn. VO skal medvirke i alle endringsprosesser på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøet ved UiO I 2014 ble ARK (arbeidsmiljø og klimaundersøkelse for UHR sektoren) rullet ut på UiO. En del vil ta den i bruk i Hele vernelinjen er spente på hva denne avdekker og om det er store forskjeller mellom enhetene. Hovedverneombudets inntrykk (uten å ha sett resultater fra ARK), er at de fleste ansatte opplever at de har et godt arbeidsmiljø ved UiO. Det er allikevel slik at ikke alle ansatte tåler omstillingsprosesser like godt og dermed lider under disse. I disse prosessene er det viktig at VO medvirker med råd til ledelsen. Omstillingsprosesser skaper stor usikkerhet for de aller fleste og man kan ikke få nok informasjon. Her kan UiO bli enda bedre. 5

6 En del ansatte ved UiO er på midlertidige kontrakter. Den enkelte ansatte arbeider da med en usikkerhet knyttet til kontraktsfornyelse og evt. fast ansettelse, og tør derfor ikke å si fra om ting som ikke er bra vedrørende rutiner etc. Dette er noe som ledere og VO må ha fokus på. Hva kan vi gjøre for at midlertidig ansatte skal tørre å si fra? Det fysiske arbeidsmiljøet ved UiO blir bedre for hvert år som går. Arbeidstilsynet har ført tilsyn ved flere laboratorium og noen pålegg er gitt. Som HVO opplever jeg at det er greit fordi vi blir bedre av det. UiO har søkt dispensasjon fra forskriftens krav om å ha stoffkartoteket i papirformat. HVO støtter ledelsen ved UiO i at det eneste riktige er at stoffkartoteket finnes elektronisk for det enkelte laboratorium. For mange er det alt for tidkrevende å vedlikeholde et papirsystem, på grunn av mengden ulike kjemikalier. UiO har fått dispensasjon i 1 år med noen forutsetninger. En rekke tiltak vedrørende inneklima i byggene våre er gjennomført av EA. Gamle avtrekk har blitt stengt etter måling av luftgjennomstrøm og andre gamle avtrekk har fått varsellampe som lyser når suget er av. Vi har allikevel utfordringer med verneverdige bygg som arbeidsplasser, og en generelt gammel bygningsmasse som lider etter år med manglende vedlikehold. Tilbakemeldingene fra LHVO er at samarbeidet med EA er mye bedre enn det var tidligere og det er flott! Avvikssystemet Det ble i løpet av 2014 ikke implementert et elektronisk avvikssystem ved UiO. Det er viktig å få dette på plass snarest mulig. Hovedverneombudet mener det er en kraftig underrapportering på avvik ved UiO. Få verneombud ser avvikene som meldes via papirsystemet vårt, og hvordan disse lukkes. Da er det vanskelig å påse i hht AML 6-2. Vernelinjen ønsker et elektronisk avvikssystem velkommen. Oppsummering og veien videre Jeg opplever at færre konflikter og andre problemer havner på mitt bord. Det kan se ut som om ledere og verneombud har blitt flinkere til å håndtere arbeidsmiljøutfordringer lokalt. VO bidrar gjennom at de sier fra til leder, og det ser ut til at leder i større grad tar tak i problemet. Det er også lettere å håndtere problemet tidlig. Flere LHVO har fått faste møter med sine ledere enn i I mars 2014 var det fire LHVO som ikke hadde faste møter med ledelsen. Målet er at alle VO, LVO og LHVO får faste møter med sine ledere. 6

7 Det er en bekymring at mange verneombud utpekes fremfor å velges, derfor må vi i fellesskap tilrettelegge for at vervet blir mer attraktivt. En del LHVO står i krysspress mellom vervet som ligger på fakultet mens de er ansatt ved og lønnes av institutt. Dette er en problemstilling som må løses. Noen har løst dette ved å estimere tidsbruken innenfor vervet og overfører tilsvarende midler til instituttet. Det er viktig at leder og lokalt hovedverneombud løser dette i fellesskap. UiO er best tjent med motiverte verneombud! Fokusområdet vårt (vernelinjen) i 2014 var at VO skal med i byggeprosesser ved UiO! Dette ser HVO at har nyttet, mange flere VO inviteres inn i byggeprosessene. Fokusområde for 2015: Arbeidsplassutforming for fremtiden! Vi ønsker en diskusjon rundt arbeidsplassens utforming ved nybygg og ombygginger, og prosessen rundt dette. Åpent landskap for alle? Eneste løsning og ønsker vi det? Vernelinjen må også ha fokus på verneombudenes vilkår. Vi må diskutere hvordan vi kan tilrettelegge for vervet for å unngå at mange verneombud utpekes. Avslutnings vis vil jeg på vegne av vernelinjen takke for et godt samarbeid med ansatte, tillitsvalgte for tjenestemannsorganisasjonene, Enhet for HMS, Enhet for BHT og ledere ved UiO. 7

8 Med vennlig hilsen Hege Lynne HVO ved UiO 8