GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: 10.06.2015 Tid: 12:30 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 02 18 00 Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Saksnr. Tittel 4/15 GODKJENNING AV AMU`S MØTEPROTOKOLL AV DEN 08.01.2015 5/15 REFERATSAKER TIL AMU'S MØTE DEN 10.06.2015 6/15 EVALUERING ANG. UTVIDET EGENMELDINGSORDNING - TILTAK FOR Å ØKE NÆRVÆRET 7/15 IA I GRATANGEN KOMMUNE OVERORDNET HANDLNGSPLAN 2015-2016 8/15 VELFERDSMIDLER 2015 Gratangen kommune 03.06.2015 Elsa Holm Utvalgsleder
Sak 4/15 GODKJENNING AV AMU`S MØTEPROTOKOLL AV DEN 08.01.2015 Saksbehandler: Lena Solvang Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/748 4/15 Arbeidsmiljøutvalg 10.06.2015 Rådmannens innstilling: AMU`s møteprotokoll av den 08.01.2015 godkjennes. Som vedlegg til saken følger: Gratangen kommune, 03.06.2015 Lena Solvang kontormedarbeider Side 2 av 9
Sak 5/15 REFERATSAKER TIL AMU'S MØTE DEN 10.06.2015 Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/741 5/15 Arbeidsmiljøutvalg 10.06.2015 Rådmannens innstilling: Referatsakene tas til orientering. Vedlagte referatsaker tas til orientering; - Rapport fra Narvik BHT - rapport etter befaring og innklimalogging PU-tjenesten - PU-tjenesten; handlingsplan av april 2015, inneklimarapport 2015, vernerunde 03.12.15. Utrykket vedlegg (fås ved henvendelse til Servicetorget/i møtet) - tilbakemelding etter arbeidsrelatert helseundersøkelse v/kjøkken Gratangsheimen - Narvik BHT - varsling kritikkverdige forhold datert 23.12.14 - unntatt off - deles ut i møtet - intern oppfølging av varsel datert 07.01.15 - unntatt off - deles ut i møtet - varsling om kritikkverdige forhold datert 20.02.15 - unntatt off - deles ut i møtet - vedr. varsling 20.02.15 - møtereferat/dokumentasjon pr. 02.03.15 - unntatt off - deles ut i møtet - fraværsrapport 1. kvartal 2015 (jan - mars 2015) - unntatt off - deles ut i møtet - fraværsrapport 2014 (jan - des 2014) - unntatt off - deles ut møtet Gratangen kommune, 02.06.2015 Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 3 av 9
Sak 6/15 EVALUERING ANG. UTVIDET EGENMELDINGSORDNING - TILTAK FOR Å ØKE NÆRVÆRET Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/737 6/15 Arbeidsmiljøutvalg 10.06.2015 Rådmannens innstilling: Gratangen kommune opprettholder tiltak/ordning med utvidet egenmeldingsdager for ansatte med 16 dager maksimalt for en sammenhengende periode og 35 dager totalt pr. år. Ordningen er ment som et tiltak for å øke nærværet og evalueres ifbm med årsmelding for å se om den har ønsket effekt. Det vises til informasjonsskriv/rutiner vedr. melding om fravær og bruk av egenmelding samt ved sykemelding hvor følgende under pkt vedr. Frist for levering av sykemelding understrekes; Ansatte som er langtidssykemeldt (mer enn 16 dager) må gi beskjed til sin nærmeste leder minimum 3 dager i forkant dersom fortsatt sykemelding. Det bør settes ytterligere fokus på følgende punkt; Arbeidsgiver vil at ansatte om mulig skal ha dialog om tilretteleggingsmulighet med sin nærmeste leder før de oppsøker lege/kommer med sykemelding. Det oppfordres til økt bruk av nærværskort på alle enheter. Kommunestyret vedtok i sak 67/13 "Tiltak for å øke nærværet i Gratangen kommune"; "Gratangen kommune vedtar å utvide ordning med egenmeldingsdager for ansatte til 16 dager maksimalt for en sammenhengende periode og 35 dager totalt pr. år. Ordningen er ment som et tiltak for å øke nærværet og evelueres innen 31.12.2014 for å se om den har hatt ønsket effekt. Det vises til informasjonsskriv/rutiner vedr. melding om fravær og bruk av egenmelding samt ved sykemelding - følgende tilleggspunkt tilføyes under pkt vedr. Frist for levering av sykemelding ; Ansatte som er langtidssykemeldt (mer enn 16 dager) må gi beskjed til sin nærmeste leder minimum 3 dager i forkant dersom fortsatt sykemelding. Det tilføyes et eget nytt punkt i overnevnte informasjonsskriv hvor det presiseres følgende; Arbeidsgiver vil at ansatte om mulig skal ha dialog om tilretteleggingsmulighet med sin nærmeste leder før de oppsøker lege/kommer med sykemelding. AMU får sak vedr. stimuleringstiltak for den enkelte enhet og enkeltansatte (jfr. kulepunkt 3 og 4 i saksfremlegget) tilbake til behandling i neste møte. " Ordningen skulle evalueres innen utgangen av 31.12.14., og AMU hadde i sitt møte 01.10.14 saken til orientering/diskusjon og det var enighet om følgende; Det er ikke hensiktsmessig og Side 4 av 9
Sak 6/15 evaluere ordningen innen 31.12.14., da en ikke vil ha sammenliknbar statistikk. AMU anser perioden som var satt opp for kort og forlenger prøveperioden/evaluering til i mai 2015. Videre oppfordret AMU arbeidsgiver til mer holdningsskapende arbeid blant ansatte og fokusere mer på plikter vs. rettigheter. Nærværs-/sykefraværsutvikling 2007-2014 År 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Nærvær % Fravær % 90,3 9,7 82,9 11,1 90,5 9,5 90,3 9,7 93,7 6,3 91,4 8,6 91,2 8,8 91,4 8,6 Bruk av 0,9 1,0 1,12 *) 1,26 1,6 egenmelding% *) skal prøve å finne resultat her til møtet 10.06 Nærværet har de tre siste år ligget nokså stabilt, på ca 91,2 %. Det er fortsatt for høyt fravær. Som overstående tabell viser så har ikke bruk av egenmelding vært særlig stort/økende selv om en har utvidet ordningen fom. 01.11.13. Gratangen kommune har vedtatte rutiner ift. oppfølging av sykemeldte arbeidstakere og oppdatering/evaluering av overordnet handlingsplan ift. IA-avtale skal behandles i dagens møte. Til tross for at vedtatte retningslinjer og handlingsplaner mv følges opp både i sentraladministrasjonen og på enhetene - så har ikke nærværet økt særlig de siste årene. Gratangen kommer relativt godt ut på statistikk mht. ansatte som er gradert på jobb, uten at dette bidrar nevneverdig positivt på nærværsprosenten. Det er også stor grad av mulighet for tiltrettelegging på den enkelte enhet mht. at ansatte kan komme på jobb selv om de ikke kan utføre sin ordinære jobb, også uten at de er sykemeldt de 16 første dagene (arbeidsgiverperioden). Dette fordi arbeidsgiver har vurdert det som viktig at den ansatte om mulig kommer på jobb, og dermed minsker sjansen for at de blir langtidssykemeldt. Dette avtales mellom den enkelte ansatt og leder. Arbeidsgiver har formidlet at dette om mulig skal gjøres før den ansatte oppsøker lege slik at den ansatte kan ha informasjon om tilretteleggingsmulighet med til legen. Arbeidsgiver strekker seg langt for å tilrettelegge for å forebygge sykemelding. Arbeidsgiver søker å være i forkant/forebygge mht. sykefravær. Det vises til oversikt vedr. fravær/nærvær ifbm. referatsakene. Det er sendt skriv/e-post til alle enheter v/enhetsleder (se vedlegg) vedr. uttalelse med frist for tilbakemelding 03.06.15. Eventuelle uttalelser vil bli ettersendt. Det vurderes at utvidet egenmeldingsordning er tiltak som på sikt vil medføre økt nærvær. Det tar tid og etablere nye ordninger. Utvidet egenmeldingsordning bygger på tillit. Det stiller krav til ansatte om at de selv må kjenne etter/vurdere når vedkommende er frisk nok til å komme på jobb. Det kan gå greit å komme på jobb etter 4 eller 9 dager med egenmelding vs om en går til lege og blir sykemeldt i 14 dager, og forholder seg til dette. Det vurderes også at utvidet egenmeldingsordning kan forebygge langtidsfravær. Ut fra overstående foreslås det at ordningen videreføres. Det vises til ens innstilling. Som vedlegg til saken følger: - vedtak fra KST sak 67/13 - nærværskort - Informasjonsskriv/rutiner vedr. melding om fravær og bruk av egenmelding samt ved sykemelding pr.01.11.2013 - skriv/e-post til enhetsledere, HTV og HVO vedr. evaluering utvidet egenmeldingsordning Side 5 av 9
Sak 6/15 Gratangen kommune, 02.06.2015 Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 6 av 9
Sak 7/15 IA I GRATANGEN KOMMUNE OVERORDNET HANDLNGSPLAN 2015-2016 Saksbehandler: Arkiv: 035 &01 Arkivsaksnr.: 14/570 7/15 Arbeidsmiljøutvalg 10.06.2015 Rådmannens innstilling: Gratangen kommune vedtar " Overordnet handlingsplan 2015-2016 vedr. "Inkluderende Arbeidsliv". Det vises til overordnet handlingsplan 2015-2016 vedr. inkluderende Arbeidsliv i Gratangen kommune. Planen er forelagt alle enhetsledere, arbeidstakerorganisasjonene og hovedvernombud for uttalelser. Høringsfristen er satt til 3. juni 2015. Eventuelle innkomne høringsuttalelser vil bli fremlagt på møte. Gratangen kommune er IA- bedrift og er da pålagt å utarbeide overordnet handlingsplan som styringsverktøy i kommunenes HMS- og IA arbeid. Som vedlegg til saken følger: - Overordnet handlingsplan for 2015-2016 - Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Gratangen kommune, 03.06.2015 Side 7 av 9
Sak 8/15 VELFERDSMIDLER 2015 Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/749 8/15 Arbeidsmiljøutvalg 10.06.2015 Innstilling: Det er satt av ca 55 000,- til velferdstiltak for ansatte i Gratangen kommune. I 2014 var det midlene benyttet til et felles sosialt arrangement/inspirasjonsseminar for alle ansatte med foredragsholder Trond Haukebø. Arrangementet var ved Gratangsbotn skole en vanlig ukedag rett etter ordinær arbeidstid og det var bespisning for alle fremmøtte etter foredraget. AMU var komite for bespisning mv. AMU oppsummerte i sitt møte 01.10.14 følgende; Vellykket arrangement og godt oppmøte fra ansatte. Tilsvarende kan gjentas til neste år. Det vises til Arbeidsgiver- og personalpolitiske retningslinjer pkt. 8 "Velferd" ; "Det skal settes av velferdsmidler i forbindelse med budsjettbehandlingen hvert år, midlene bør komme flest mulig arbeidstakere tilgode gjennom tiltak som har med deres helse og trivsel og gjøre. Med velferdstiltak menes sosiale og trivselsmessige tiltak som bidrar til et godt miljø både i og utenfor arbeidstiden, uavhengig av stillingsnivå og stillingsstørrelse. Velferdstiltak kan realiseres bl.a. gjennom; * HMS-midler * Erkjentlighetsgaver * Velferdsmidler * Personalforsikring * Reglement for fleksitid Velferdsmidlene disponeres av AMU (event. ADU)." I AMU sak 02/05 ble følgende vedtak fattet; "Velferdsmidlene benyttes til en felles sosial sammenkomst for alle ansatte i Gratangen kommune." Det bes om innspill vedr. saken. Som vedlegg til saken følger: Side 8 av 9
Sak 8/15 Gratangen kommune, 03.06.2015 Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 9 av 9