Internrevisjonsrapport Omstilling innen psykiatri Helse Nordmøre og Romsdal og Helse Sunnmøre Stjørdal, 22.november 2007 INTERNREVISJONEN
Rapportinformasjon Rapport nr.: 2007-09 Revisjonsperiode: Oktober -november 2007 Virksomhet: Oppdragsgiver: Revisorer: Kontaktperson: Helse Midt-Norge RHF, Helse Nordmøre og Romsdal HF og Helse Sunnmøre HF Styret for Helse Midt-Norge RHF v/kontrollkomiteen Internrevisjonssjef Gunnar Sørensen, HMN Lars Henrik Hegrenæs, Ernst & Young Willy Eidissen, Ernst & Young Internrevisjonssjef Gunnar Sørensen, Helse Midt-Norge 2
Innhold Bakgrunn, formål og omfang 4 Oppsummering 5 Metode 6 Oversikt over sentrale dokumenter 7 Sentrale funn og vurderinger Helse Midt-Norge RHF 9 Helse Nordmøre og Romsdal HF 10 Helse Sunnmøre HF 12 Anbefalinger 13 Vedlegg: Utvikling i kostnader, bemanning og aktivitet Helse Nordmøre og Romsdal HF 15 Helse Sunnmøre HF 16 Intervjuguide 17 Oppsummering svar og observasjoner fra intervjuer 18 Skisse for modell ved foretaksovergripende prosjekt 26 3
Bakgrunn, formål og omfang Bakgrunn Styret i Helse Midt-Norge RHF (HMN) vedtok 30. november 2005 sak 74/05 -Ny finansieringsmodell. Innføring av denne modellen innebærer en overføring av psykiatrimidler mellom Helse Nordmøre og Romsdal (HNR) og Helse Sunnmøre (HSM). Totalt innebar dette en reduksjon på 74 mill. kroner for HNR og en økning på 50 mill. kroner for HSM. Målsettingen med revisjonen har vært å kartlegge og vurdere følgende områder: Målsetting og planer Risikovurdering Oppfølging, rapportering og status Informasjon og kommunikasjon Overføringen skulle gjennomføres over en periode på 5 år (2006-2010). Beløpene overføres/reduseres jevnt i løpet av perioden. Denne omstillingen baserte seg på føringer gitt i Handlingsprogram for opptrapping av psykisk helsevern i Helse Midt-Norge vedtatt i 2003. Prosessen forutsatte en parallell nedtrapping og opptrapping av aktiviteten i samsvar med de økonomiske overføringene, ved at HSM gradvis overtar ansvaret for sine pasienter. Formål Revisjonsprosjektet skal danne grunnlag for å gi tilbakemelding til styret i HMN om omstilling av psykiatrien i HNR og HSM gjennomføres som forutsatt og påen tilfredsstillende måte. 4
Oppsummering Overordnet vurdering Helse Midt-Norge (HMN) sin rolle i forhold til å avklare målsettinger og forutsetninger med omstillingsprosjektet har ikke vært tilfredsstillende. Tjenestetilbudet som skal omfattes av budsjettomstillingen er ikke konkretisert og dokumentert. Det vurderes derfor som uheldig at HMN ikke har hatt en sterkere oppfølging av prosjektet. HMN har ikke gjennomført noen risikovurdering ved oppstart av prosjektet, og dette vurderes ikke som tilfredsstillende. Helse Nordmøre og Romsdal (HNR) og Helse Sunnmøre (HSM) har på en tilfredsstillende måte utarbeidet en felles plan for omstrukturering av psykiatritilbudet i fylket. Det er ikke tilfredsstillende at HNR er på etterskudd i forhold til egen plan for nedbemanning. HSM vurderes så langt å ha gjennomført opptrappingen på en tilfredsstillende måte. Reviderte områder Målsetting og planer Risikovurdering Oppfølging, rapportering og status Informasjon og kommunikasjon Sentrale funn Det har fra HMN sin side vært manglende avklaringer av målsettinger og forutsetninger rundt hvilket tjenestetilbud som skal inkluderes i omstillingsprosjektet. HNR og HSM har utarbeidet en felles plan for omstillingsprosjektet hvor de selv definerer hvilke tjenester som omfattes. HNR har gjennomført en omfattende ROS-analysenav arbeidsmiljøet. Sikkerhetsenheten valgt å ikke involvere seg i ROS-analysen. HMN og HSM har ikke gjennomført noen risikovurderinger. Omstillingsprosjektet har vært organisert og gjennomført uten at HMN har deltatt i en formell rolle. Rapportering av status i prosjektet har ikke vært fulgt opp av HMN. HNR og HSM har rapportert fremdrift til egne styrer. HNR har hatt sterkt fokus på informasjon og involvering av de ansatte og tillitsvalgte. HNR har hatt nær dialog med pasienter, brukerorganisasjonene og kommunene. HSM har hatt fokus på åinformere pasienter, pårørende og ansatte. 5
Metode For å vurdere prosessen knyttet til overføring av budsjettmidler mellom voksenpsykiatrien i HNR og HSM har vi benyttet en metode som kombinerer dokumentgjennomgang og intervjuer med nøkkelpersonell. I tillegg har det vært foretatt noen analyser for å vurdere status så langt i prosjektet. Dokumentgjennomgang For å vurdere målbilde, plandokumenter, risikovurderinger og oppfølging av omstillingsprosjektet har revisjonen i hovedsak forholdt seg til styresaker og planer for psykisk helsevern i regionen. I tillegg er møtereferater fra felles prosjektgruppemøter og samarbeidsmøter, samt interne prosjektplaner gjennomgått. Intervjuer Som grunnlag for intervjuene ble det utarbeidet en felles intervjuguide. Det ble gjennomført intervjuer med personell fra HMN, HNR og HSM. Helse Nordmøre og Romsdal I HNR ble det avholdt intervjuer og samtaler med følgende personer: Heidi Anita Nilsen, økonomidirektør Robert Giske, avdelingsleder voksenpsykiatri Mari-Ann Schønning, kvalitetsrådgiver Oppstartsmøte: Bjørn Engum, administrerende direktør Hans-Bjørn Vikhals, rådgiver Heidi Anita Nilsen, økonomidirektør Mari-Ann Schønning, kvalitetsrådgiver Helse Sunnmøre I HSM ble det avholdt intervjuer og samtaler med følgende personer: Viktor Grønstad, avdelingsleder voksenpsykiatri Svein Jensen, rådgiver Egil Korsnes, økonomirådgiver Oppstartsmøte: Helge Ristesund, assisterende direktør Arild Eiken, økonomidirektør Viktor Grønstad, avdelingsleder voksenpsykiatri Helse Midt-Norge I HMN ble det avholdt samtaler med følgende personer. Anne-Marie Barane, økonomidirektør Daniel Haga, medisinskdirektør Arild Vassenden, rådgiver 6
Oversikt over sentrale dokumenter Foretak Sak Dato Sentrale punkter HMN Psykisk helsevern i Helse Midt-Norge Oktober2 003 Beskrivelse av tjenestetilbud og struktur for psykisk helsevern i Helse Midt-Norge Krav til foretakene i forhold til hvilke tilbud de skal etablere og realisere HMN 74/05 -Nytt finansieringssystem 30.11.05 Psykiatribudsjettet i HNR reduseres med 74 mill. kroner fordelt over perioden 2006-2010 Psykiatribudsjettet i HSM styrkes med 50 mill. kroner fordelt over perioden 2006-2010 Saken omhandler kun de økonomiske konsekvensene Det fremkommer ikke hvilke tjenestetilbud som skal omfattes av omstillingen HSM/ HNR 05/06, 06/06 - Felles plan for omstrukturering av psykiatritilbudet i HNR og HSM 19.01.06 23.01.06 Enighet om å etablere et felles prosjekt for omstilling av alderspsykiatri og ungdomspsykiatri Enighet om at sikkerhetspsykiatrien holdes utenfor prosjektet Det vedtas at pukkelkostnader skal identifiseres og kostnadsberegnes ved det enkelte HF HNR 06/07 - Omstilling voksenpsykiatri 2006-2010 15.01.07 Beskrivelse av det fremtidige tjenestetilbud og organisering av voksenpsykiatrien inkludert sikkerhetsenheten i HNR Risikovurdering i forhold til arbeidsmiljø innenfor avdeling for voksenpsykiatri legges frem Styret vedtar en omstilling innenfor en ramme på 60 mill. kroner, ikke 74 mill. kroner som forutsatt i HMN styresak 74/05 7
Oversikt over sentrale dokumenter Foretak Sak Dato Sentrale punkter HNR 44/07 -Status omstilling psykiatri 11.06.07 Innsparingsforslaget på 60 mill. kroner opprettholdes Det opplyses om at omstillingsprosjektet er ca. 6 måneder forsinket Styret ber om en avklaring i forhold til sikkerhetspsykiatrien Mulige pukkel kostnader beskrives, men er ikke kostnadsberegnet Det informeres om at avsatte midler fra opptrappingsplan er benytte til å finansiere forsinket nedtrapping HNR 61/07 -Status omstilling psykiatri 15.10.07 Innsparingsforslaget på 60 mill kroner opprettholdes. Det informeres om avtale mellom HNR og HSM om videreføring av det sikkerhetspsykiatriske tilbudet for pasienter fra HSM frem til 31.12.2008 Det informeres om at midler til opptrappingsplan benyttes til å finansiere forsinket nedtrapping HSM 57/07 - Statusrapport psykiatriplan 2008-2010 29.10.07 Det informeres om avtale mellom HNR og HSM om videreføring av det sikkerhetspsykiatriske tilbudet for pasienter fra HSM frem til 31.12.2008 Pukkelkostnader på 4,35 mill. kroner relatert til overtakelse av sikkerhetspsykiatrien legges frem Avdelig for ungdomspsykiatri og alderspsykiatrisk poliklinikk er etablert. Alderspsykiatrisk døgnavdeling skal være etablert 01.03.2008. Informerer om at det mangler budsjettdekning for 80 stillinger som er identifisert som nødvendig i forhold til samlet plan for psykiatri i HSM HMN 99/07 -Program for psykisk helsevern i HMN 2007-2010 25.10.07 Fremtidig organisering av sikkerhetspsykiatrien vedtas. Dette innebærer vedtak om at det skal gis et regionalt tilbud innenfor sikkerhetspsykiatrien på Brøset, samt at det skal etableres et tilbud om forsterket rehabilitering i HNR og HSM. 8
Sentrale funn og vurderinger Helse Midt-Norge RHF Reviderte områder Målsetting og planlegging Informasjon og kommunikasjon Risikovurdering Oppfølging, rapportering og status Sentrale funn Målsettingen for omstillingen har kun vært synliggjort gjennom de økonomiske budsjettoverføringene mellom HNR og HSM Hvilke tjenester som skulle omfattes av budsjettoverføringen fremkommer ikke i styresak 74/05 HMN gjennomførte ingen risikovurdering knyttet til omfordelingen av psykiatrimidler mellom HNR og HSM på oppstartstidspunktet HMN gjennomførte en vurdering knyttet til risiko relatert til sikkerhetspsykiatrien høsten 2007 HMN har ikke hatt noen formell oppfølging av prosjektet HMN har observert utviklingen gjennom tilgang til møtereferater fra prosjektgruppemøtene mellom HNR og HSM og styresaker i foretakene HMN har ikke hatt noen formell informasjon og kommunikasjon utover det som har fremkommet i offisielle styresaker Internrevisjonens vurdering Internrevisjonen vurderer det som ikke tilfredsstillende at HMN ikke konkretiserer hvilket tjenestetilbud som omfattes av budsjettomfordelingen mellom HNR og HSM. Dette medførte at prosjektet allerede fra oppstarten i 2006 hadde uklare forutsetninger. Det er internrevisjonens vurdering at manglende målsettinger og forutsetninger har medført unødvendig og uheldig usikkerhet hvorvidt sikkerhetspsykiatrien skulle omfattes av omstillingsprosjektet. Det vurderes som ikke tilfredsstillende at HMN ikke gjennomførte en gjennomgang og vurdering av hvilke risikoer som kunne knyttes til dette prosjektet ved oppstart av prosjektet. Det er internrevisjonens vurdering at en risikovurdering burde ha vært gjennomført, og at dette ville bl.a. bidratt til å identifisere pukkelkostnader og øvrige omstillingskostnader. En risikovurdering ville også avdekket usikkerheten knyttet til sikkerhetspsykiatrien. Den vurdering av risiko som ble gjennomført høsten 2007 oppleves som positivt, men burde etter internrevisjonens vurdering vært gjennomført ved oppstarten av prosjektet. Det vurderes som uheldig at HMN ikke har hatt noen formell oppfølging av omstillingsprosjektet. Det er internrevisjones vurdering at HMN gjennom en mer aktiv konsernstyring kunne bidratt til en bedre koordinering av nedtrappingen og opptrappingen i hhv. HNR og HSM. Usikkerhet rundt sikkerhetspsykiatrien kunne vært avklart på et tidligere tidspunkt. Det er internrevisjonens vurdering at dette er et område som i hovedsak bør ivaretas av helseforetakene. Dette gjelder for eksempel forholdet til ansatte, brukere, pårørende og andre eksterne interessenter. Det er internrevisjonens vurdering at HMN burde hatt en klarere kommunikasjon rundt sine forventninger overfor HNR og HSM. 9
Sentrale funn og vurderinger Helse Nordmøre og Romsdal HF Reviderte områder Målsetting og planlegging Risikovurdering Sentrale funn HNR har utarbeidet en felles plan med HSM for omstrukturering av psykiatritilbudet i fylket Planen inneholder en overordnet beskrivelse av prosjektmål, prosjektorganisasjon, hovedtiltak og fremdriftsplan Det er utarbeidet en intern plan i HNR somforutsatt i fellesplanen HNR har gjennomført en egen risikovurdering av omstillingsprosessen med fokus på arbeidsmiljø Sikkerhetsenheten valgt å ikke involvere seg i ROS-analysen Risiko relatert til fremtidig organisering av sikkerhetsenheten har ikke vært vurdert Internrevisjonens vurdering Internrevisjonen vurderer planen som ble utarbeidet i felleskap med HSM som tilfredsstillende. I planen fremkommer det bl.a. hvilke tjenestetilbud som omfattes. I planen fremkommer det at det skal utarbeides mer konkrete og detaljerte planer for pukkelkostnader, fremdrift og endring. Internrevisjonen har identifisert at det er utarbeidet en intern prosjektplan og at det er utarbeidet et notat i forhold til pukkelkostnader. Internrevisjonen stiller imidlertid spørsmål ved om den interne prosjektplanen burde vært klarere på hvem som er ansvarlig for de ulike aktivitetene og hvordan avvik skal følges opp. Internrevisjonen vurderer risikovurderingen som er gjort i forhold til arbeidsmiljøet innen voksenpsykiatrien som tilfredsstillende. Internrevisjonen vurdere det som uheldig at sikkerhetsenheten valgte å ikke involvere seg i ROS-analysen. Det er internrevisjonens vurdering at risikovurdering burde vært gjennomført på hele omstillingsprosjektet, herunder organisering, økonomi, pasienter og pårørende. 10
Sentrale funn og vurderinger Helse Nordmøre og Romsdal HF Reviderte områder Oppfølging, rapportering og status Informasjon og kommunikasjon Sentrale funn HNR har rapportert status til styret gjennom fire styresaker Statusrapporteringen viser at HNR er på etterskudd i forhold til egen plan for nedbemanning HNR har vedtatt en omstilling innenfor en ramme på 60 mill. kroner, ikke 74 mill. kroner som forutsatt Pukkelkostnader skulle identifiseres og kostnadsberegnes Det har vært gjennomført jevnlige møter med tillitsvalgte og verneombud hver 14. dag Det har vært gjennomført dialogmøter med kommunene og brukerorganisasjonene Intranett benyttes som en informasjonskanal intern Internrevisjonens vurdering Internrevisjonen vurderer rapporteringen som er gjort til styret som tilfredsstillende. Det er ikke tilfredsstillende at HNR er på etterskudd i forhold til egen plan for nedbemanning. Det er heller ikke tilfredsstillende at helseforetaket ikke har avklart hvordan de resterende budsjett nedskjæringene på 14 mill. kroner skal håndteres. Helseforetaket har etter internrevisjonens vurdering brukt unødig lang tid på å identifiseres og kostnadsberegnes pukkelkostnader. HNR virker å ha hatt sterkt fokus på informasjon og involvering av de ansatte innen voksenpsykiatrien. HNR sin informasjon og kommunikasjon med brukere og eksterne samarbeidspartnere vurderes som tilfredsstillende. HNR har hatt tilfredsstillende fokus på åhensynta pasienter og ansatte i omstillingsprosessen gjennom å fokusere på informasjon og kommunikasjon med begge parter. 11
Sentrale funn og vurderinger Helse Sunnmøre HF Reviderte områder Målsetting og planlegging Informasjon og kommunikasjon Risikovurdering Oppfølging, rapportering og status Sentrale funn HSM har utarbeidet en felles plan med HNR for omstrukturering av psykiatritilbudet i fylket Planen inneholder en overordnet beskrivelse av prosjektmål, prosjektorganisasjon, hovedtiltak og fremdriftsplan Det er ikke utarbeidet en intern plan i HSM somforutsatt i fellesplanen HSM har ikke gjennomført noen risikovurdering av prosjektet HSM har ikke organisert dette som et eget prosjekt internt Ansvaret for den konkrete oppfølging og gjennomføring av omstillingsprosjektet er tillagt de enkelte seksjonene som omfattes av prosjektet HSM har ikke lagt opp til egen rapportering på omstillingsprosjektet Informasjon og kommunikasjon om prosjektet har blitt ivaretatt av avdelingsleder gjennom bruk av e-post og diskusjon i ledermøter Internrevisjonens vurdering Internrevisjonen vurderer planen som ble utarbeidet i felleskap med HNR som tilfredsstillende. I planen fremkommer det bl.a. hvilke tjenestetilbud som omfattes. I planen fremkommer det at det skal utarbeides mer konkrete og detaljerte planer for pukkelkostnader, fremdrift og endring. Internrevisjonen stiller spørsmål ved om ikke en mer detaljert fremdrift- og endringsplan burde vært utarbeidet. Internrevisjonen stiller spørsmål ved om en risikovurdering burde vært gjennomført på hele omstillingsprosjektet, herunder organisering, økonomi, pasienter og pårørende Internrevisjonen stiller spørsmål ved om det ville vært hensiktsmessig med en tettere prosjektorganisering og oppfølging internt i HSM Det er internrevisjonens vurdering at informasjon og kommunikasjon er ivaretatt på en tilfredsstillende måte. HSM har hatt tilfredsstillende fokus på åhensynta pasienter og ansatte i omstillingsprosessen gjennom å fokusere på informasjon og kommunikasjon med begge parter 12
Anbefalinger Foretak HMN Internrevisjonens anbefalinger HMN bør ha en definert rolle i foretaksovergripende prosjekter Det bør etableres prinsipper for hvordan konsernets rolle, deltakelse, oppfølging og styring skal være i foretaksovergripende prosjekter En tydeligere konsernstyring i slike prosjekter ville det kunne bidratt til: klare målsettinger og forventninger sterkere risikostyring løpende rapportering og oppfølging bedre system for avvikshåndtering HNR/HSM HNR skal gjennomføre en krevende nedbemanningsprosess og HSM skal foreta en betydelig opptrapping av psykiatritilbudet. Dette innenfor en samlet ramme på hhv. 74 og 50 mill. kroner. Begge disse utfordringene stiller strenge krav til prosjektorganisering, styring og oppfølging. Basert på internrevisjonens funn kan prosjektgjennomføringen forbedres ved å: utarbeide detaljerte prosjektplaner med milepæler og ansvarlige foreta helhetlige risikovurderinger ha et sterkere fokus på økonomistyring av prosjektene etablere system for rapportering av status og håndtering av avvik i forhold til plan 13
Vedlegg 14
Utvikling i kostnader, bemanning og aktivitet 2005-2007 Helse Nordmøre og Romsdal HF Kommentar Indeks HNR - Utvikling 2005-2007 120,0 110,0 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 2005 2006 2007 Antall liggedøgn Antall polikliniske konsultasjoner Antall utbetalte månedsverk Totale driftsutgifter *Tallene for 2007 er fremskrevet basert på tall pr 30.09.2007 Totale driftskostnader er redusert med ca. 5,7 mill. kroner fra 2005. I samme periode har budsjettet til voksenpsykiatrien blitt redusert med ca. 30 mill. kroner som følge av overføringene til HSM. Akkumulert antall utbetalte månedsverk er i perioden redusert med ca. 3% pr år. Dette viser at nedbemanningsprosessen så vidt er påbegynt Antall liggedøgn har gått ned med ca. 25%, samtidig har antall polikliniske konsultasjoner gått ned med ca. 10%. Nedgangen i aktivitet har oppstått uten at det har vært tilsvarende reduksjon i kostnader og bemanning. En relativt større reduksjon i antall liggedøgn i forhold til polikliniske konsultasjoner er ønsket og i tråd med nasjonale retningslinjer. 15
Utvikling i kostnader, bemanning og aktivitet 2005-2007 Helse Sunnmøre HF Kommentar Indeks 140,0 130,0 120,0 110,0 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 HSM - Utvikling 2005-2007 2005 2006 2007 Antall liggedøgn Antall utbetalte månedsverk Antall polikliniske konsultasjoner Totale driftsutgifter *Antall liggedøgn og polikliniske konsultasjoner, samt totale driftsutgifter for 2007 er basert på prognoser fra HSM **Antall utbetalte månedsverk er fremskrevet basert på tall pr 30.09.2007 Totale driftskostnader har økt med ca. 30% fra 2005. Ca. 10% av økningen dekkes gjennom overføringer fra HNR. Akkumulert antall utbetalte månedsverk pr år er uforandret i perioden. Dette innebærer at økningen i driftsutgiftene ikke har kommet som følge av økt bemanning, men er et resultat av at psykiatrien nå dekker en større andel av felleskostnadene. Antall liggedøgn har gått ned med ca. 4%, samtidig som antall polikliniske konsultasjoner har økt med ca. 12%. Overgangen fra liggedøgn til økt poliklinisk behandling er ønsket og i tråd med nasjonale retningslinjer Økningen i driftsutgiftene har ikke medført flere stillinger og økt aktivitet innen psykiatri i HSM 16
Intervjuguide 17
Målsetting og plan Helse Nordmøre og Romsdal HF Spørsmål Hvordan er prosjektet organisert? Hvilke overordnede planer og dokumenter foreligger? Er det utarbeidet fremdriftsplan med milepæler? Er det utpekt ansvarlige for de ulike tiltak? Grunnlag/kilde Sak 06/06 HNR Prosjektplan omstilling 2010 Sak 06/06 HNR Sak 06/07 HNR Sak 44/07 HNR Sak 61/07 HNR Sak 06/06 HNR Prosjektplan omstilling 2010 Sak 06/07 HNR Sak 44/07 HNR Sak 61/07 HNR Sak 06/06 HNR Prosjektplan omstilling 2010 Svar og observasjon Lokalt prosjekt En prosjektleder som har fullmakt fra avdelingsleder til å trekke på ressurser etter behov. Prosjektleder rapporterer til avdelingsleder psykiatri. Avdelingsleder psykiatri rapporterer til adm. direktør og styret. Felles prosjekt Samarbeidsmøte inkluderer adm. direktør ved begge HF (Styringsgruppen). Prosjektgruppe psykiatri inkluderer avd. leder, rådgivere og tillitsvalgte fra begge HF. Det er identifisert 4 styresaker som omhandler omstillingsprosjektet. Sak 06/06 er den overordnede planen for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Sak 06/07 er en plan for ny struktur på voksenpsykiatrien. De øvrige to siste styresakene er oppdateringer og status i forhold til sak 06/06 og 06/07. Det er i styresak 06/06 presentert en grov fremdriftsplan med 5 milepæler for det første året (2006). Disse milepælene virker ikke å være fulgt opp. Sak 06/07 er en oppsummering og strukturplan som kan sees på som en samlet oppfølging av de fem milepælene, men som da er betydelig forsinket i forhold til plan. Utover prosjektleder er det ikke identifisert andre ansvarlige for aktiviteter og tiltak. 18
Målsetting og plan Helse Sunnmøre HF Spørsmål Hvordan er prosjektet organisert? Hvilke plandokumenter foreligger? Grunnlag/kilde Sak 05/06 HSM Sak 57/07 HSM Prosjektdirektiv Sak 05/06 HSM Sak 57/07 HSM Svar og observasjon Lokalt Det ikke etablert en egen prosjektorganisasjon, men ansvaret er organisert i de enkelte seksjonene. Årsaken til dette er at omstillingen i 2006 ble oppfattet til kunåomhandle 2 pasienter innenfor ungdomspsykiatri. Felles prosjekt Samarbeidsmøte inkluderer adm. direktør ved begge HF (Styringsgruppen). Prosjektgruppe psykiatri møter med avd. leder, rådgivere og tillitsvalgte fra begge HF. Det er identifisert 1 styresak som omhandler omstillingsprosjektet, sak 05/06. Denne styresaken er tilsvarende som styresak 06/06 i HNR og beskriver den overordnede planen for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Det foreligger også en styresak som skal presenteres i november 2007 som omhandler status påomstillingsprosjektet. Er det utarbeidet fremdriftsplan med milepæler? Er det utpekt ansvarlige for de ulike tiltak? Prosjektdirektiv Prosjektdirektiv Det er i styresak 05/06 presentert en grov fremdriftsplan med 5 milepæler for det første året (2006). Disse milepælene virker ikke å være fulgt opp. Det foreligger også et utkast til prosjektdirektiv med fremdriftsplan og milepæler for 2006, men dette virker ikke å være tatt i bruk eller fulgt opp. Det var i prosjektdirektivet utpekt ansvarlige for de fem milepælene som fremkom i styresak 05/06, men ikke iverksatt. 19
Oppfølging, rapportering og status Helse Nordmøre og Romsdal HF Spørsmål Hvordan rapporteres fremdrift i forhold til prosjektplan? Hvordan rapporteres avvik fra prosjektplan? Hvilke møter, fora, arenaer brukes til rapportering? Hvordan følges prosjektet opp i forhold til økonomi? Grunnlag/kilde Sak 06/06 HNR Sak 06/07 HNR Sak 44/07 HNR Sak 61/07 HNR Sak 44/07 HNR Ledermøter Møter med tillitsvalgte og verneombud Arbeidsgrupper Dialogmøter med kommunene og brukerorganisasjonene Intranett Styremøter Svar og observasjon Det har vært 4 rapporteringer til styret i HNR. Det har ikke vært noen offisiell rapportering til HMN utover to brev angående sikkerhetspsykiatrien. Internt i psykiatrisk avdeling har det vært avholdt møter med avdelingstillitsvalgte og verneombud hver 14. dag. Det har vært avholdt dialogmøter med kommunene og brukerorganisasjonene. I styresak 44/07 opplyses det at omstillingsprosjektet er 6 måneder forsinket i forhold til prosjektplanen. Utover dette er det ikke identifisert noen avviksrapportering. Prosjektet rapporteres på ulike måter og med fokus på ulike områder. Det er ingen fast eller løpende rapportering til HMN. Det har vært en arbeidsgruppe for pukkelkostnader som har levert et notat om omfang av pukkelkostnader. Frem til nå har det ikke vært noen særskilt økonomirapportering på prosjektet. Dette er planlagt fra 01.01.2008 når man skal starte nedbemanningen. 20
Oppfølging, rapportering og status Helse Sunnmøre HF Spørsmål Hvordan rapporteres fremdrift i forhold til prosjektplan? Grunnlag/kilde Sak 57/07 HSM Svar og observasjon Har ingen konkret prosjektplan som det rapporteres i forhold til. Første rapportering til styret var i styresak 57/07 den 29.10.07. Hvordan rapporteres avvik fra prosjektplan? HSM har ikke hatt noen egen prosjektplan og har følgelig ikke hatt noen egen rapportering av avvik fra prosjektplanen. Hvilke møter, fora, arenaer brukes til rapportering? Seksjonsmøter E-post Styremøter Ettersom gjennomføringen av omstillingen er gitt til seksjonene benyttes seksjonsmøter til rapportering. Det er ingen rapportering til HMN. Hvordan følges prosjektet opp i forhold til økonomi? Ingen særskilt oppfølging. Som en del av generell økonomi- og budsjettoppfølging. 21
Risikovurdering Helse Nordmøre og Romsdal HF Spørsmål Er det foretatt en gjennomgang av potensielle risikoer i prosjektet som helhet? Grunnlag/kilde ROS-analyse arbeidsmiljø Notat pukkelinvesteringer Svar og observasjon Det er gjennomført en omfattende risikovurdering relatert til arbeidsmiljøforhold. Det er i tillegg gjennomført egne vurderinger av risikoen for personellflukt og det er iverksatt tiltak for å unngå dette. Det er utarbeidet et notat med oversikt over pukkelkostnader. Hvilke konkrete risikoer er identifisert? Er det utarbeidet en plan for håndtering av risikoene? ROS-analyse arbeidsmiljø ROS-analyse arbeidsmiljø ROS-analysen har identifisert følgende hendelser som vil kunne medføre risiko -Spekulasjoner og rykter oppstår -Utpeking av syndebukker -Passivitet -Uheldig håndtering av media -Svikt i pasientforløpet -Forskjellsbehandling av personalet -Politisk overstyring -Lav kostnadseffektivitet -Omleggelsesprosessen vanskeliggjøres -Ansatte opplever uønsket endring -Tap av spisskompetanse/kritisk kompetanse Det er arbeides med konkrete tiltak i forhold til de risikoene som er identifisert gjennom ROS-analysen. 22
Risikovurdering Helse Sunnmøre HF Spørsmål Grunnlag/kilde Svar og observasjon Er det foretatt en gjennomgang av potensielle risikoer i prosjektet som helhet? Det er ikke gjennomført noen risikovurdering -Ikke aktuelt Hvilke konkrete risikoer er identifisert? Det er ikke gjennomført noen risikoanalyse -Ikke aktuelt Er det utarbeidet en plan for håndtering av risikoene? Det er ikke gjennomført noen risikoanalyse -Ikke aktuelt 23
Informasjon og kommunikasjon Helse Nordmøre og Romsdal HF Spørsmål Er det utarbeidet en helhetlig informasjonsog kommunikasjonsplan? Hvordan gjennomføres informasjon og kommunikasjon Grunnlag/kilde Sak 06/06 HNR Avdelingsmøter Orienteringsmøter ansatte Pressemeldinger Dialogmøter Styremøter Intranett Svar og observasjon Det er ikke utarbeidet en egen informasjons og kommunikasjonsplan, men det er utarbeidet en prosjektplan for omstillingsprosjektet hvor informasjons- og kommunikasjonstiltak inngår. I tillegg er det i ROS-analysenbeskrevet flere tiltak som skal sikre at ansatte får nødvendig informasjon. HNR har benyttet flere informasjon og kommunikasjonskanaler avhengig av type informasjon og mottaker. For de ansatte er det benyttet avdelingsmøter og egne orienteringsmøter. Brukere og kommunene informeres gjennom egne dialogmøter. Status i prosjektet rapporteres til styret gjennom egne styresaker. Det er også etablert en egen intranettside hvor all tilgjengelig informasjon og all skriftlig saksbehandling er lagt ut. 24
Informasjon og kommunikasjon Helse Sunnmøre HF Spørsmål Er det utarbeidet en helhetlig informasjonsog kommunikasjonsplan? Hvordan gjennomføres informasjon og kommunikasjon Grunnlag/kilde Sak 05/06 HSM E- post Ledermøter Media Møter med brukerorganisasjon er Svar og observasjon Det er ikke uarbeidet en egen informasjons- og kommunikasjonsplan. Avdelingsleder har distribuert informasjon til ansatte via e-post, informasjon og diskusjoner er gjennomført i ledermøter. For pasienter og pårørende er det gitt jevnlig informasjon til Landsforeningen for pårørende i psykiatri og til Mental Helse. I tillegg er media også benyttet der det har vært hensiktsmessig. HSM har benyttet flere informasjons- og kommunikasjonskanaler avhengig av type informasjon og mottaker. Det er i stor grad lagt opp til at informasjon kommuniseres via e-post, og at kommentarer og spørsmål diskuteres i ledermøter. Styret informeres gjennom egne statusrapporter. 25
Skisse for modell ved foretaksovergripende prosjekt Helse Midt-Norge Rolle: Opprette styringsgruppe Klargjøre mål og forutsetninger Gjennomføre overordnet risikovurdering Oppfølging av rapportering og milepæler Overordnet koordineringsansvar Helseforetak Helseforetak Rolle: Opprette prosjektgruppe og arbeidsgrupper Utarbeide prosjekt- og milepælsplan Foreta intern risikovurdering Gjennomføre prosjekt Rapportering av fremdrift til styringsgruppe Håndtere avvik Rolle: Opprette prosjektgruppe og arbeidsgrupper Utarbeide prosjekt- og milepælsplan Foreta intern risikovurdering Gjennomføre prosjekt Rapportering av fremdrift til styringsgruppe Håndtere avvik 26