Ark.: 614 &41 Lnr.: 3361/13 Arkivsaksnr.: 11/1274-41 Saksbehandler: Bjørn Helge Johansen NYTT LEGESENTER OG HELSESTASJON I GAUSDAL. Vedlegg: 1. Gausdal kommunes sammenligningsgrunnlag knyttet til ombygging av egne lokaler, inkl skissert planløsning 2. Åpningsprotokoll Andre saksdokumenter (ikke utsendt): - Konkurransegrunnlaget og kunngjøringen i Doffin - Notat fra Gjøvik kommune av 16.05.2013 SAMMENDRAG: Ved kommunestyrets behandling av sak 61/12 ble det fattet vedtak om at det skulle utlyses anbudskonkurranse for å søke i leiemarkedet etter legesenter og helsestasjon. I tillegg at det skulle utredes muligheten for legesenter i eksisterende lokaler i kommunehuset. Konkurransegrunnlaget ble kunngjort i Doffin 04.04.13 med frist 30.04.13. Ved utløp av anbudsfristen var det innkommet ett tilbud, og dette tilbudet inneholdt tilbud om leie for legesenter. Konkurransen avlyses. Det er saklig grunn for å avlyse konkurransen i og med at det er kun kommet ett tilbud, jfr Forskrift om offentlig anskaffelser 22-1 (1). I tillegg tilfredsstiller heller ikke tilbudet kvalifikasjonskravene. Det tilbudet som er kommet inn ligger høyere enn kommunens sammenligningsgrunnlag. Rådmannen anbefaler at Gausdal kommunes sammenligningsgrunnlag knyttet til ombygging av egne lokaler og nybygg danner grunnlaget for nødvendig investeringsramme på 29 mill. kr. Det anbefales at det iverksettes et forprosjekt der endelig planløsning etc. fastsettes. Planskissen skal forelegges formannskapet til godkjenning.
SAKSOPPLYSNINGER: Det vises til tidligere vedtak i kommunestyre og formannskap. Videre til komite 2 som la frem saken for kommunestyre i sak 61/12, og det ble fattet følgende vedtak: 1. Det utarbeides et konkurransegrunnlag for å søke i leiemarkedet etter legesenter med plass til 6 eller flere legearbeidsplasser, og helsestasjon. Anbudsrunden skal gjennomføres med nødvendige forbehold slik at kommunen står fritt til å vedta/forkaste et hvert tilbud. 2. Videre utrede muligheten for legesenter i eksisterende lokaler i kommunehuset, med plass til 6 eller flere legearbeidsplasser. Samtidig planlegge videre utbygning/ombygging med fokus på gode planløsninger og samhandling mellom helsetjenestene i kommunen. Formannskapet behandlet saken 12.02.13 og fastsatte vilkårene for anskaffelsesprosessen. Ut fra ovennevnte har det vært gjennomført en åpen anbudskonkurranse. Kommunen har i forbindelse med utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget benyttet en ekstern jurist som er ekspert på lov om offentlige anskaffelser, i tillegg til eget regionalt innkjøpsmiljø. Det kom inn ett tilbud i konkurransen. Dette tilbudet inneholdt leie av lokaler til legesenter. For å unngå at det kan bli reist tvil om kommunens habilitet knyttet til evaluering av innkommet tilbud og eget sammenligningsgrunnlag, ble det besluttet å nytte eksternt miljø (Gjøvik kommune) til å forestå denne vurderingen. Mottatt tilbud sammenholdt med kommunens sammenligningsgrunnlag er som følger: Samlet leiepris per år Mottatt tilbud Kommunens sammenligningsgrunnlag Legesenter 985.875 kr 886.060 kr Alle beløp er inkl. mva. Det mottatte tilbudet viser en årlig leiepris som er 99.815 kr høyere enn kommunens sammenligningsgrunnlag knyttet til ombygging og nybygg. Kommunens sammenligningsgrunnlag. Når det gjelder Gausdal kommune sitt sammenligningsgrunnlag er det lagt til grunn at en skal bygge om eksisterende lokaler, dagens legesenter og helsestasjon, samt føre opp et tilbygg for å tilfredsstille nødvendige arealbehov. Det anses nødvendig å bearbeide vedlagt skisse mer for å kunne oppnå en best mulig arealutnyttelse og dermed kunne redusere investeringsbehovet.
I forbindelse med kommunens kalkulasjon av ombygging og nybygg er det beregnet kostnader som også innbefatter ombygging av hele arealet i eksisterende lokaler. Dette sett i sammenheng med at en må ombygge hele arealet for å kunne oppnå en best mulig arealutnyttelse. Gausdal kommune følger budsjett- og regnskapsforskrifter for kommuner/fylkeskommuner med hjemmel i Kommuneloven. Kommunen fører dermed sitt regnskap etter anordningsprinsippet, noe som innebærer at kommunen fører utgifter i sitt regnskap i motsetning til kostnader. I kommunens beregningsgrunnlag knyttet til legesenter er følgende forutsetninger lagt til grunn: Rentesats: 0,04 Avdragstid lån 25 år Levetid (brukstid) 50 år Pris per m² vedr ombygging (inkl. 10 % uforutsett) 16 500 beløp uten mva. Pris per m² vedr nybygg (inkl. 10 % uforutsett) 27 500 beløp uten mva. FDV per m² årlig utenom strøm og snøbrøyting 650 Inkl. mva. Utviklingskostnad / ekstraordinært vedlikehold hvert 6. år 387,5 Inkl. mva. Leie av midlertidige lokaler legesenter og helsestasjon 150 000 Inkl. mva. Leie av midlertidige lokaler helsestasjon 150 000 Inkl. mva. Behov for flere parkeringsplasser: Helsestasjon og legesenter 10 Helsestasjon 0 Pris per P-plass inkl. mva. 250 000 Inkl. mva. Kommentarer til de ulike elementene: 1) Brukstid. Avskrivningstid på administrasjonsbygg skal i henhold til forskrift settes til 50 år. Det kan vurderes kortere avskrivningstid/levetid dersom det er opplagt at bygget har en slitasje som tilsier at det er riktig. Administrasjonen kan ikke se at det foreligger særlige grunner til at avskrivningstiden skal settes kortere og har da satt avskrivningstiden til 50 år. På denne bakgrunn er brukstiden satt til 50 år. 2) Avdragstid lån. Gausdal kommune har 25 års avdragstid på sine lån. Denne avdragstiden er dermed brukt for å beregne avdrag på lån (og vil også ha påvirkning på renteutgiftene). I kommunens regnskap er det avdrag på lån og ikke avskrivninger som har resultateffekt.
3) Rentesats. Det er benyttet 4 % rente. Denne er benyttet i forbindelse med beregning av renteutgift på låneopptak. Samme rentesats er også lagt til grunn i forbindelse med deflatering av alle utgiftsposter i brukstiden på 50 år. 4) Momskompensasjon. Ettersom legetjenester i henhold til Merverdiavgiftsloven ikke er en avgiftspliktig tjeneste, vil verken kommunen eller private utleiere med frivillig registrering av bygg kunne få fradrag for merverdiavgift på nybygg/ombygging eller drift. Dette innebærer at heller ikke kommunen vil kunne få momskompensasjon på sin investering til legesenter. Av den grunn er det bedt om at de beregningsgrunnlag som er lagt til grunn må inkludere merverdiavgift på utgiftselementene. Kommunen har dermed inkludert mva. i alle sine beregninger knyttet til ombygging og nybygg samt vedlikehold. 5) Priser ombygging og nybygg. I forbindelse med beregninger er det lagt til grunn følgende priser: Ombygging Nybygg 15.000 kr + 10 % uforutsett = 16.500 kr/m² + mva. 25.000 kr + 10 % uforutsett = 27.500 kr/ m² + mva. I beregning av ombyggingsutgiften er det benyttet bruttoareal for ombygging og mva er der plusset på med 25 %. 6) Priser vedlikehold og utvikling. Strøm og snøbrøyting er ikke inkludert. Dette fordi det er utgifter som kan svinge en god del over tid og det er ikke naturlig at utleier fullt ut skal ta en slik risiko. Strøm og snøbrøyting faktureres i forhold til faktisk bruk og vil dermed komme i tillegg til oppgitt FDV per m². Når det gjelder utvikling er det lagt inn en utviklingskostnad hvert 6. år som skal dekke eventuelt behov for ekstraordinært vedlikehold. 7) Midlertidige lokaler. Kommunen regner med å kunne benytte eksisterende lokaler i kommunen dersom det skal bygges/ombygges i kommunal regi. Det er likevel lagt inn 150.000 kr til eventuelle utgifter i denne forbindelse. 8) Prising av eksisterende lokaler. Kommunens eksisterende bygg er ikke ført opp med noen inngangsverdi. Lån til investering er for lengst gjort opp og bygget er snart ferdig avskrevet. Det er likevel lagt inn 40.000 kr årlig for å prise inn et lite element vedrørende dette. 9) Risiko og fortjeneste. Når kommunen foretar en beregning av hva det koster å bygge i egen regi legges det ikke inn noe avanseelement i beregningen. Kommunen trenger heller ikke legge inn noe risikoelement knyttet til at lokalene ikke lenger skal benyttes til gjeldende formål. Kommunens aktivitet er av et slikt omfang at dersom
endringer vil skje fram i tid må en anta at lokalene vil få et alternativt kommunalt bruksområde. Det er benyttet en standard nåverdimodell for å komme fram til en sammenlignbar leiepris. Inventar og utstyr. Uavhengig av eierform må det tas nødvendig høyde for utgifter til medisinsk utstyr, nødvendig møblering og annet inventar til et kommunalt legesenter. Ved etablering av legesenteret legges til grunn at hjelpepersonell tilsettes av kommunen og at kommunen sørger for nødvendig medisinsk inventar og utstyr. Den enkelte lege dekker utgifter til løpende forbruksmateriell. Det forutsettes at kommunen løser inn eksisterende praksiser, slik det foreslås for praksisen til Karper/Bræin, for så å leie dette ut igjen som en del av fellesdrifta i et nytt legesenter. Ved etablering av et felles legesenter forutsettes betydelig sambruk av medisinsk utstyr. Det må gjøres en faglig vurdering av hva som kan/er hensiktsmessig å gjenbruke. Det er derfor vanskelig å anslå hva kostnadene vil bli, men etter beste skjønn anslås kostnadene til 1,7 mill. kr. Kostnadsestimatet forutsetter innkjøp av 10 komplette kontorarbeidsplasser, 6 selvstendige legekontorplasser og 4 kontorplasser for merkantilt/legesekretærpersonell samt utstyr til venterom. Dette blir anslag i det en ikke har fullstendig oversikt over eksisterende utstyr i dag. VURDERING: Som en del av kvalitetssikringen ble det bestemt at tilbudet og kommunens eget sammenligningsgrunnlag skulle oversendes Gjøvik kommune til behandling. Gjøvik kommune har i notat datert 16.05.13 gitt en vurdering av innkommet tilbud. Notatet følger saken som ikke utsendt vedlegg. Deler av vurderingen er gjort på feil grunnlag, i og med at kommunens beregningsgrunnlag ble behandlet som et tilbud, - noe det ikke var. De stiller også spørsmål med hvilken del av Forskrift for offentlige anskaffelser anbudet ble kjørt etter. Det var ikke en del av oppdraget å vurdere det. Her kan en argumentere for ulike alternativ. Vi har valgt ett, og har i prosessen med anbudsforberedelsene rådført oss med eget innkjøpsfaglig miljø og advokat. Disse problemstillingene er ikke relevante nå, og har etter rådmannens vurdering ikke noe å si for konklusjonen og videre behandling av saken. Vurderingen av tilbudet: Gjøvik kommune konkluderer med at innkommet tilbud i saken må avvises. Bakgrunn for anbefalingen er at tilbudet ikke tilfredsstiller de kvalifikasjonskrav som er oppstilt.
Gjøvik kommune har altså konkludert med at tilbudet avvises. De har følgelig ikke vurdert kommunens sammenligningsgrunnlag. Rådmannen konkluderer med at konkurransen avlyses på grunn av følgende: Det er saklig grunn for å avlyse konkurransen i og med at det er kun kommet ett tilbud, jfr Forskrift om offentlig anskaffelser 22-1 (1). Tilbudet tilfredsstiller ikke kvalifikasjonskravene. Det tilbudet som er kommet inn ligger høyere enn kommunens sammenlikningsgrunnlag. Kommunestyret kan ikke velge å gå videre med det mottatte tilbudet. Det vil i så fall være en ulovlig direkte anskaffelse, jfr innkjøpsregelverket. Rådmannen anbefaler nå at Gausdal kommunes sammenligningsgrunnlag knyttet til ombygging av egne lokaler og nybygg danner grunnlaget for nødvendig investeringsramme på 29 mill. kr. Rådmannen mener det er sannsynliggjort at kommunen selv kan gjøre dette prosjektet rimeligere enn private aktører. I tillegg blir det en bedre løsning i og med at legesenter og helsestasjon forblir samlet, med de mulighetene for sambruk og tverrfaglig arbeid det gir. Det anbefales at det iverksettes et forprosjekt der endelig planløsning etc. fastsettes. Planskissen skal forelegges formannskapet til godkjenning. FINANSIERING: Brutto investeringsbehov inkl. mva. utgjør 29 mill. kr. Administrasjonen ser for seg følgende finansieringskilder: - Momskompensasjon investering. Den del av investeringen som vedrører legetjenesten vil kommunen ikke få momskompensasjon for da legetjenesten ikke er kompensasjonsberettiget virksomhet. Kommunen vil derimot få refundert merverdiavgift knyttet til helsestasjonsdelen. Det anslås at kommunen vil få kompensert ca. 2 mill. kr av merverdiavgiften på dette investeringsprosjektet. - Låneopptak Kommunen må finansiere resterende investering med låneopptak. Det vil si 27 mill. kr. Alternativ: Dersom kommunestyret likevel skulle ønske å se bort fra kommunens eget sammenligningsgrunnlag har kommunestyret følgende alternativer:
1. Utlyse ny konkurranse. Det må i så fall bes om pris på leie av lokaler uten at tilbudene skal sammenlignes med kommunens eget alternativ. Det antas at flere aktører vil kunne være interesserte i å inngi tilbud i en slik konkurranse. 2. Rette direkte forespørsel til tre aktuelle tilbydere. Årsaken til at dette ikke kunne gjøres i utgangspunktet var at kommunen definerte oppdraget som en bygg og anleggskontrakt med krav om utlysning. I tillegg var kommunen opptatt av at prosessen rundt denne utlysningen skulle være så åpen og gjennomsiktig som mulig, i og med at kommunen også var en aktør, jfr kommunestyrevedtaket og kommunens sammenlikningsgrunnlag. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Gausdal kommune etablerer lokaler for legesenter og helsesenter i egne lokaler. Gausdal kommunes sammenligningsgrunnlag danner grunnlag for kostnadsrammen i forhold til nødvendig investering. 2. Det vedtas en kostnadsramme på 29 mill. kr for bygging av legesenter /ombygging av eksisterende lokaler. Dette finansieres med 2 mill. kr momskompensasjon investering samt 27 mill. kr opptak lån. 3. Endelig plantegning forelegges formannskapet til godkjenning før prosjektet iverksettes. 4. Det gjøres følgende budsjettendring: - 02301.4700.1301 Investering 29 mill. kr D - 17280.9000.1301 Inntekt momskomp inv. -2 mill. kr K - 15701.9000.8802 Overf fra drift til inv 2 mill. kr D - 09701.9000.8802 Overf fra drift til inv. -2 mill. kr K - 09101.9000.8702 Bruk av lån -27 mill. kr K