Kjære beboer! Du har nå fått innkallinga til årets generalforsamling i borettslaget. Heftet inneholder også styrets årsberetning og regnskap for 2003, samt budsjett for 2004. Styret har prøvd å gjøre årsberetningen og regnskapet så komplett og forståelig som mulig. Vi håper at du leser nøye gjennom heftet og viser din interesse for borettslagets drift ved å møte opp på generalforsamlingen onsdag den 2. juni 2004 kl. 18.00 i dagligstua i Torshov kirke. Vi ønsker deg velkommen til generalforsamlingen. Der har du muligheten til å bli nærmere orientert om lagets drift, komme med spørsmål og innspill og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i året som kommer. På generalforsamlingen kan andelseier og ektefelle eller samboende møte, men bare med én stemme for andelen. Ektefelle/samboer må ha med fullmakt fra andelseier for å kunne stemme på vegne av andelen. Framleietaker har rett til å møte og har talerett, men ikke stemmerett. Dersom du ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du i henhold til lov om borettslag 58 siste ledd møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen før generalforsamlingen begynner.
INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING Ordinær generalforsamling i Søndre Åsen Borettslag avholdes onsdag 2. juni 2004 kl. 18.00 i Torshov kirke, dagligstua. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og to personer til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2003 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2003 A) Årsregnskap for 2003 B) Inndekking av negative midler pr. 31.12.2003 4. GODTGJØRELSER A) Styret B) Revisor C) Andre godtgjørelser 5. FORSLAG A) Forbud mot røyking i fellesarealene B) Opparbeiding av nye parkeringsplasser C) Utsetting av oppgangsvasken Forslagene er tatt inn bakerst i årsberetningen 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av leder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 1 styremedlem for 1 år D) Valg av 4 varamedlemmer for 1 år E) Valg av 3 medlemmer til valgkomité for 1 år F) Valg av 1 delegert med vara til OBOS generalforsamling for 1 år Oslo, 24.3.2004 I styret for Søndre Åsen Borettslag Alv Reidar Dale /s/ Morten Nesje /s/ Bjørg Lohne /s/ Anne Geving /s/ Georg Løland /s/
3 Søndre Åsen Borettslag ÅRSBERETNING FOR 2003 1. TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: STYRET Leder Alv Reidar Dale Edv. Griegs allè 12 Nestleder Morten Nesje Sig. Liesgt. 19 Styremedlem Anne Geving Hans N. Haugesgt. 33 Styremedlem Bjørg Lohne Edv. Griegs allè 14 Styremedlem Randi Larsen Sig. Liesgt. 21 VARAMEDLEMMER TIL STYRET Georg Løland Edv. Griegs allè 17 Tor Bergendahl Edv. Griegs allè 11 Inger K. Nygårds Edv. Griegs allè 8 Liv Åse Flo Wilhelmsen Edv. Griegs allè 15 B DELEGERT TIL GENERALFORSAMLINGEN I OBOS VALGKOMITÉEN Alv Reidar Dale med Morten Nesje som varadelegert Nina Isene Mona Christiansen Lars Krogvold Edv, Griegs allè 15 B Edv. Griegs allè 15 B Edv, Griegs allè 15 B Styremedlem Randi Larsen flyttet fra borettslaget 1. oktober 2003, og 1. varamedlem Georg Løland har fungert som møtende styremedlem etter det.
4 Søndre Åsen Borettslag 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Borettslaget har forenklet forretningsførerkontrakt, men har fra 1. september 2002 hatt utvidet forretningsførsel i forbindelse med rehabilitering av vann, avløp og våtrom. Borettslagets revisor er PricewaterhouseCoopers DA. TEORETISK LEIE Ved inngått avtale om teoretisk leie, som alle de tilknyttede borettslagene i OBOS nyter godt av, garanterer OBOS for og overfører de samlede husleieinntekter til borettslaget en fast dag hver måned (for tiden den 11. i måneden). OBOS overtar deretter alt ansvar og risiko for eventuelle manglende husleieinnbetalinger fra den enkelte andelseier. Ordningen tilbys det enkelte borettslag helt kostnadsfritt. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER OM BORETTSLAGET Borettslaget er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 948335050, ligger i bydel 3, Sagene i Oslo og har adressene: Sigurd Lies gt. 17-23 Hans Nielsen Hauges gt. 31-33 Roveruds gt. 13-15 Edvard Griegs allè 1 3 3B, 5 7 7B, 9 11 11B, 13 15 15B, 17 19 19B, 6 8 10 12, 14-16 Borettslaget består av 240 andelsleiligheter, fordelt på 11 bygninger. Tomten, som ble kjøpt i 1986, har gårdsnummer 224, bruksnummer 249 og 351 og er på 25.184 m 2. Første innflytting i borettslaget var i desember 1950. Hovedformålet er å skaffe andelseierne bolig ved å leie ut boliger i de bygg laget eier. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad av vår virksomhet. Likeså tas det sikte på å følge likestillingslovens bestemmelser i forbindelse med valg av tillitsvalgte, samt ved nyansettelser. Men det er ikke iverksatt spesielle likestillingsfremmende tiltak i borettslaget. Borettslagets styre har formelt bestått av 3 kvinner og 2 menn. Styrets leder er mann. Borettslaget har 1 ansatt, vaktmesteren, som er mann.
5 Søndre Åsen Borettslag VAKTMESTERTJENESTE Vaktmester Knut Erik Hunstad ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i borettslaget i henhold til stillingsbeskrivelse. Vaktmesterkontoret har adresse Roverudsgt. 13 og er åpent hverdager mellom kl. 8.15 og kl. 8.45 og kl. 12.00 12.30. Vaktmester kan også kontaktes på telefon 22 22 57 39 eller 97 70 10 39. Unngå å ringe utenom ordinær arbeidstid. STYRET Styret har kontor i felleslokalene, Edv. Griegs allè 8, og styreleder kan treffes på telefon 22 85 63 48 (a) og 22 22 98 68 (p), og e-post: a.r.e.dale@admin.uio.no. Styre og vaktmester har felles postkasse i Edv. Griegs allè 10. RETNINGSLINJER FOR STYREARBEIDET Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeidet i borettslaget. Formålet er å klargjøre de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler blant annet styreansvar for forvaltning av de økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering, attestasjon og anvisning av utbetalinger. PARKERING Borettslaget har 110 nummererte parkeringsplasser, hvorav 53 er med motorvarmere. Styret i borettslaget fordeler parkeringsplassene etter lister. Kontaktperson er Georg Løland, tlf. 22 22 99 19. All leie og ev. bytte av parkeringsplass i borettslaget skal gå gjennom parkeringsansvarlig. FORVALTNINGSORDNINGEN FOR PARKERINGSPLASSENE Styret har innført ei differensiert årsleie for parkeringsplassene, kr 600,- for plasser uten motorvarmer og kr 1000,- for plasser med motorvarmeropplegg. Borettslaget innførte fra årsskiftet 2001/2002 ny parkeringsskilting og kontrollordning. Det er innført to typer skilting/parkeringsrestriksjoner i borettslaget: RESERVERT PARKERING (mot fremmedparkering på tildelte P-plasser) På oppmerka, nummererte parkeringsplasser i borettslaget har bare den som etter søknad har fått tildelt plassen, tillatelse til å parkere. Bøtelegging og ev. borttauing fra slike plasser må rekvireres av den som disponerer plassen, som må kunne dokumentere sin rett til plassen og være til stede ved ev. borttauing. PARKERING FORBUDT (mot ulovlig parkering på alle andre arealer) Det er (og har alltid vært) ulovlig å parkere i stikkveiene, på snuplassene og ellers på alle andre arealer i borettslaget som ikke er avsatt og oppmerka til
6 Søndre Åsen Borettslag parkering. Også vi som beboere/andelseiere risikerer bøtelegging og ev. borttauing dersom vi lar bilen stå mer enn 10 minutter for eksempel i stikkvei. Ved behov for mer enn 10 minutters stopp, kan skriftlig tillatelse fås hos vaktmesteren. Den skal ligge synlig i bilvinduet. NØKLER Husnøkler fås kjøpt og må kvitteres ut hos vaktmesteren. FELLESLOKALE OG MILJØTUN Borettslaget har eget felleslokale i Edv. Griegs alle 8, som kan leies av andelseiere og beboere til møter, feiring av fødselsdager og liknende. Det koster bare 300 kr per gang, men betinger at folk tar oppvasken, rydder og gjør reint etter seg. Lokalene består av et stort rom som tar opptil 30 stykker, et mindre møterom med plass til åtte-ti personer, fullt utstyrt kjøkken og toalett i kjelleren. Georg Løland, 22 22 99 19, tar imot bestilling på bruk av lokalet, og nøkkel må kvitteres ut og leveres tilbake hos ham. Pensjonistlaget benytter lokalene fast hver andre onsdag i måneden, og styret holder sine møter der. Laget har også et fint miljøtun vis-à-vis felleslokalet, med benker og bord, flaggstang og en liten sandkasse for barna. FRAMLEIE Framleie er ikke tillatt uten styrets samtykke og godkjennelse av framleietaker. Ulovlig framleie anses som brudd på husleiekontrakten og kan føre til oppsigelse av andelseiers leieforhold. Søknadsskjema fås ved henvendelse til OBOS på telefon 22 86 56 63. Det er pr. 01.01.2004 registrert 4 framleide andelsleiligheter i borettslaget. VASKERI Fellesvaskeriene er i Edv. Griegs allè 3, 6, 11 og 14, samt i Sigurd Lies gt. 19 og skal brukes i henhold til gjeldende regler. Vaskeriene har kort- og myntautomater. Det er også tørketromler og tørkerom der. Ei nemnd nedsatt av styret vinteren 2003, bestående av Tor Bergendahl, Ingrid Støver Jensen og Georg Løland, utarbeidet en grundig tilstandsrapport, med anbefalinger om oppgradering og eventuell lydisolering av vaskeriene. Det ble først kjøpt inn og montert to nye, mer stillegående vaskemaskiner med innebygde sentrifuger i Sigurd Lies gate. Det ble seinere på året også satt inn tilsvarende ny maskin i vaskeriet i Edvard Griegs alle 6. Vaskerinemnda fulgte opp med brukstester, kontakt med leverandører og undersøkelser hos andre borettslag og nye rapporter. På nyåret 2004 er også de gamle vaskemaskinene i Edvard Griegs alle 3, 11 og 14 erstattet med nye. De gamle tørketromlene i Sigurd Lies gate og Edv. Griegs alle 14 er også byttet ut. Dessuten har vi fått fjernet alle de eldgamle sentrifugene og maskinene som stod igjen i vaskeriene og flyttet en sentrifuge til Sigurd Lies gate, og det er demontert en god del gamle elektriske ledninger i vaskeriene.
7 Søndre Åsen Borettslag De nye vaskemaskinene i Sigurd Lies gate tar mynter, mens alle de andre maskinene og de nye tørketromlene betjenes med kort, som fås kjøpt av vaktmesteren. Henvendelser om nyordningen og ellers om vaskeriene skjer til vaktmester, 22 22 57 39, 977 010 39. Det må fremdeles reserveres vasketider, og det er meget billig å bruke våre vaskerier. Alle som bruker vaskeriene plikter også å gjøre reint der, jfr. oppslag i vaskeriene og eget skriv om bruken av vaskeriene i 2003. Viktigst av alt: Respekter vasketidene som gjelder! RENHOLD Beboerne har plikt til å vaske alle trappeoppgangene, oppgangsvinduer og loftsgulv på omgang. Alle som bruker vaskeriene plikter også å gjøre reint der, jfr. eget skriv om vaskeribruk og oppslag i vaskeriene. DYREHOLD Det er ikke tillatt å holde dyr i borettslaget. Dette forbudet kan likevel fravikes dersom gode grunner taler for dyreholdet og det ikke er til ulempe for de øvrige brukerne av eiendommen. Det skal søkes styret om tillatelse til dyrehold i hvert enkelt tilfelle. Før søknad om dyrehold sendes styret, skal søker skriftlig selv rette en forespørsel til aktuelle beboere/andelseiere, der disse bes om å komme med eventuelle innvendinger. BRANNSIKRINGSUTSTYR I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og brannsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkingsutstyr i form av enten pulverapparat eller brannslange. Det er borettslagets ansvar å anskaffe og levere utstyret, mens det er andelseiers ansvar å kontrollere at utstyret er i orden og skifte batteri. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret umiddelbart. KABEL-TV UPC er leverandør av kabel-tv-tjenester til borettslaget, med mulighet for bredbånd, telefoni og digital-tv. UPC's servicetelefon 02123 er betjent mandag til fredag mellom kl. 09.00 og 22.00 samt lørdag og søndag kl. 12.00-20.00. Feilmelding og support kan også meldes på www.upc.no. UPC's kunde- og servicemottak er lokalisert i Maridalsveien 323 i tilknytning til hovedkontoret. Her kan man blant annet hente eller bytte dekoder og annet utstyr for å benytte seg av UPC's tjenester. På UPC's hjemmeside www.upc.no finner man oversikt over aktuelle forhandlere i lokalområdet, samt produktinformasjon og bestillingsmuligheter. Styret gikk inn for den grunnpakken av TV-kanaler vi har fått.
8 Søndre Åsen Borettslag Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget, som å skru av dekselet på antennekontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall føre til ødeleggelser i kabel-tv-anlegget. RABATTAVTALE MED TELENOR Den gunstige rabattavtalen som NBBL og OBOS har inngått med Telenor, ga fram til 05.11.2003 rabatter på bruk av fasttelefon på 20-25%. Post- og teletilsynet påla Telenor å redusere rabatten til 5% fra denne dato (10% for det du ringer for over kr 1.000 pr kvartal). Vedtaket ble klaget inn for Samferdselsdepartementet, og NBBL og Telenor fikk medio mars medhold i klagen. Differansen mellom 5 % og 20 % vil bli etterbetalt (gå til fradrag) på første faktura etter 1. mai. 20 % vil bli gjeninnført fra 1. mai. Etterbetaling vil skje for perioden 5. november 2003 til 31. april 2004 og vil kun skje til dem som er kunder hos Telenor med rabatt pr. 31. april. Kunder som har skiftet leverandør i perioden, vil ikke få etterbetaling. KRAFTLEVERANSE TIL BORETTSLAGETS FELLESANLEGG Borettslaget har gjennom OBOS inngått avtale med Hafslund Strøm AS om leveranse av strøm til borettslagets fellesanlegg. Avtalen er en videreføring av avtalen om kraftforvaltning og gjelder for perioden 01.10.2003 30.09.2004. Kraftforvaltning fra Hafslund Strøm AS fanger opp bevegelsene i kraftmarkedet, fordi selskapets handelsavdeling utfører en aktiv forvaltning fra dag til dag. Det handles kontinuerlig for å sikre pris og redusere risikoen. I tillegg inneholder avtalen en prisgaranti som fører til at prisen på kraft ikke vil overstige avtalt maksimumspris. Avtalen er fleksibel, slik at den kan omgjøres til en fastpriskontrakt dersom markedet skulle tilsi det. I tillegg har OBOS inngått avtale med Tinfoss AS og Elkem Energi om leveranse av kraft fram til 31.01.2005, med rabatt som kan tillegges kraftforvaltningsavtalen. Budsjettprisen Prisgrensen (maksimumspris) 45,97 øre kwh (inkl. gjeldende avgifter) 52,17 øre kwh (inkl. gjeldende avgifter) REHABILITERING / STØRRE VEDLIKEHOLD Hele det elektriske anlegget ble rehabilitert i 1994 og 1995. Takene på alle blokkene i borettslaget er omlagt i årene 1990-98. Uttrekksledningene (kloakkrørene) fra blokkene ble trukket om i 1998. Den tidligere forretningen i Edv. Griegs allé 8 ble omgjort til felleslokale i 1998-99. Alle vinduer, balkongdører og takutspring i borettslaget ble skrapt, grunnet og malt i 1999. Alle oppgangsvinduer (ikke de små aller øverst) ble skiftet ut i 1999, bortsett fra i Sigurd Lies gate, der de ble byttet ut i 1997. Alle gamle kjellerdører fra oppgang ble også erstattet med nye i 1999. Inngangsdørene fikk i 1999 hel metallskinne til hinder mot innbrudd,
9 Søndre Åsen Borettslag forsterket i 2000. Våren 2000 ble alle smijernsrekkverk skrapt og malt, ytre kjellerdører er behandlet og har fått metallbeslag nede. Yttervegg rundt felleslokalet er satt i stand og malt. I 2001 ble det utført flere større oppgraderinger av utearealene i borettslaget: utvida innkjørsler i Hans N. Hauges gate, Sig. Lies gate og Edv. Griegs allé renska og nyasfaltert alle tørkebåsene i borettslaget satt ut sykkelstativer med plass til 60 sykler i fem tørkebåser og et par andre steder opparbeida standplasser og fått på plass og tatt i bruk nye søppelhus skrapa, flikka og nymalt over halvparten av balkongene og en gavlvegg fått på plass ny parkeringsskilting og kontrollordning, se punktet Parkering. Rehabilitering av vann- og avløpsrør og våtrom (VAV) Totalrehabilitering av vannrør, avløp og våtrom (VAV-prosjektet) ble endelig vedtatt på ekstraordinær generalforsamling 22. mars 2001. Etter det henta styret med bistand fra OBOS Prosjekt høsten 2001/vinteren 2002 inn priser på gjennomføring av prosjektet og inngikk våren 2002 kontrakt med Bravida Oslo og Akershus AS som totalentreprenør. Den viktigste underentreprenøren på anlegget har vært Nordisk Husprosjekt AS. Vi har dessuten leid inn OBOS Prosjekt som profesjonell prosjektleder på våre vegne. Prosjektet hadde oppstart 2. september 2002 og pågikk i hele 2003, bortsett fra påske-, sommer- og juleferier. Anlegget ble ferdig til 1. april 2004, i tråd med planen. Arbeidet har i all hovedsak gått fram etter oppsatt framdriftsplan, men har slitt med etterslep på ferdiggjøring og for dårlig rydding og reinhold, mer merkbart i noen perioder. Anlegget har ikke vært utsatt for arbeidsulykker eller spesielle uforutsette vanskeligheter. Det ble tegnet egen byggherreforsikring i forbindelse med prosjektet. Det er blitt holdt jevnlige byggemøter hver tredje uke, 6 i 2002, 15 i 2003 og 3 i 2004, der nye og gamle saker har blitt behandlet, og det er gått vernerunder tilsvarende ofte. På byggemøtene deltok styreleder og en til fra styret, prosjektleder og byggeleder fra OBOS Prosjekt og representanter for entreprenørene. Styreleder har vært frikjøpt fra sitt vanlige arbeid en halv dag i uka for å kunne følge prosjektet også på dagtid. Det har vært holdt oppstartmøter puljevis for dem som skulle ha arbeidet i sine leiligheter, det ble gått førbefaring i rimelig tid før oppstart, og det har vært ferdigbefaring etter utført arbeid. Beboerne har også fått kontrollskjema å svare på noe senere og vil få et tilsvarende sjekkskjema etter ca ett år. Prosjektet er overtatt i to omganger, de første 120 leilighetene ved første delovertaking 26. juni 2003, de neste 120 i siste delovertaking 26. mars 2004. To leiligheter er unntatt rehabilitering. Det gjelder 5 års garanti på arbeidene, fra overtaking. I tillegg til byggemøtereferat har OBOS Prosjekt levert fire statusrapporter undervegs og skal utarbeide en sluttrapport. Totalentreprenøren
10 Søndre Åsen Borettslag leverer en Drifts- og vedlikeholdsinstruks for hele anlegget, i tillegg til de bruksveiledningene hver andelseier har fått. Beboerne har et eget bruks- og vedlikeholdsansvar for installasjonene i form av riktig bruk, reinhold og varsling av feil, mangler og skader umiddelbart. Prosjektet har fulgt periodisert budsjett og ikke bydd på vesentlige merkostnader, bare en avgrenset asbestsanering rundt rør i kjellere. Dessuten valgte styret å skifte ut alle gamle kjellerstrekk (horisontale hovedvannrør), slik at rehabiliteringen ble så komplett som råd. Og vi har fått montert en frostsikker utekran per blokk, samt eget sanitærrom i tilknytning til vaktmesterens kontor. Borettslaget finansierte utgiftene det første halvåret, fram til mars 2003, med egenkapital, og har siden brukt byggelånsmidler innenfor en ramme på 20 millioner av 30 mulige mill. Byggelånet er tatt opp hos OBOS Finans, og vi har i 2003 fått tilsagn fra Husbanken om langsiktig lån til nedbetaling etterpå. VAV-prosjektet har kommet svært godt ut økonomisk, både pga. ryddig og stram styring av prosjektet, små uforutsette kostnader, store besparelser i finanskostnader grunnet lav rente i perioden, svært lav prisstigning og kort gjennomføringstid. På grunn av at det ser ut til å ende med en langt lavere fellesgjeld enn forutsatt, har styret nå latt være å fremme forslag om IN-ordning (individuell nedbetaling) for generalforsamlinga. Den betinger en større fellesgjeld, flytende rente og minimum 30 000 i innbetaling ved hvert forfall man benytter seg av. Det vil bli gjort nærmere rede for dette på generalforsamlingen. Opprusting av vaskeriene I 2003 og vinteren 2004 er vaskeriene opprustet med - nye seks kilos moderne stillegående vaskemaskiner med innebygde sentrifuger i alle vaskeriene - nye tørketromler i to av vaskeriene (Edv. Griegs alle 14 og Sig. Lies gate 19) - alle de aller eldste maskinene og sentrifugene er demontert og fjernet - ei separat sentrifuge er flyttet fra Edv. Griegs alle 11 til Sig. Lies gate 19 - nye varmeovner i vaskeritoaletta og nye klosett i to av dem (se ellers eget avsnitt) HMS - INTERNKONTROLL Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, det vil si styret i boligselskapet, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i: lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr brann- og eksplosjonsvernloven forurensningsloven arbeidsmiljøloven For å oppfylle kravet, må alle boligselskap minst ha internkontrollsystem på brannvern, byggherreforskriften ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplassutstyr,
11 Søndre Åsen Borettslag jevnlige vernerunder, egenkontroll av det elektriske anlegget i fellesområdene og i leilighetene. Styret i Søndre Åsen Borettslag har sendt både tillitsvalgte og vaktmester på temakveld og gjennomgått kurs om HMS Internkontroll i borettslag, skaffet HMS-håndbok med ajourføring fra OBOS, og er godt i gang med å systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter. Borettslaget har gjort disse HMS-tiltakene: - rehabilitert hele det elektriske anlegget, også inn i leilighetene, 1994-95 - etablert og videreført ordning med skadedyrbekjempelse (rotter og mus) fra 1999 - lagt om takene på alle blokkene, 1990-98, og forsterka alle inngangsdørene, 1999-2000 - forsynt hele borettslaget med nye røykvarslere og brannslokkingsapparater, 2001 - satt ut sykkelstativer i fem tørkebåser og et par andre steder, 2001 - opparbeida standplasser og fått på plass og tatt i bruk nye søppelhus, 2001 - skrapa, flikka og nymalt over halvparten av balkongene, 2001 - kjøpt nyere og sikrere gressklipper til vaktmester, 2001 - ny parkeringsskilting og kontrollordning, 2001 - fått beskåret de største trærne i brl., 2002 - totalrehabilitert vann- og avløpsnettet og alle bad i borettslaget, 2002-2004 - installert nye vaskemaskiner i alle vaskeriene og to nye tørketromler, 2003-2004 - fjernet alle gamle maskiner, sentrifuger og gamle elektriske ledninger i vaskeriene, 2004 - registrert ildstedene i borettslaget og sendt oversikt til Brann- og redningsetaten, 2003 - etablert eget sanitærrom for vaktmester i tilknytning til hans lokaler, 2002-2003 Styret har til hensikt å få gjennomført en kontroll av det elektriske anlegget i borettslaget i løpet av 2004/2005, ti år etter at anlegget var nytt. Dessuten minner vi stadig beboerne om å holde kjellerkorridorene, oppgangene og felles loftsarealer rene og ryddige for brannfarlige og rømningshindrende eiendeler. 4. FORSIKRINGER Borettslagets eiendommer er forsikret i Gjensidige NOR Forsikring med polisenummer 07 18044. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger, med veggfast utstyr, jfr. husleiekontraktens definisjon. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i boligen bekostet av andelseier. Forsikringen dekker dessuten vaktmester, styreansvar, maskiner og redskaper. Den enkelte andelseier må ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre (det vil si utstyr/innredning det er naturlig å ta med seg når en flytter).
12 Søndre Åsen Borettslag Oppstår det skade i leiligheten, sørg for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøv å kartlegge hva som er årsak til skaden. Er flere leiligheter berørt, notèr hvordan berørte andelseiere kan kontaktes og opplys om dette når skaden meldes til Forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 22 86 55 00, faks 22 86 57 04 eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir betalt av forsikringsselskapet. Ved skader som dekkes av borettslagets bygningsforsikring, har Gjensidige NOR Forsikring en egenandel på kr 6 000,-. Selv om borettslagets forsikring brukes, kan andelseier belastes hele eller deler av egenandel dersom borettslagets styre vedtar dette. 5. FORKJØPSRETT Forkjøpsretten er en viktig medlemsfordel i OBOS, og i et boligmarked med stigende priser er den viktigere enn før. Ønsker du å bruke forkjøpsretten, må du henvende deg til OBOS avdeling forkjøp på telefon 22 86 55 00. For hver enkelt bolig blir det fastsatt en egen frist for å melde bruk av forkjøpsretten (meldefrist). Denne fristen vil vanligvis være syv dager etter at boligen er annonsert i Aftenposten (tirsdag og torsdag) eller på www.obos.no. Medlemmer som melder interesse etter at fristen er gått ut, kan ikke kreve å få kjøpt boligen i medhold av ansiennitet. Gjør du bruk av forkjøpsretten, trer du inn i en allerede inngått avtale og kjøper boligen til en pris tilsvarende det bud som er akseptert. Finansieringen må da være klar og må kunne dokumenteres gjennom bank, forsikring eller lignende finansieringskilder. Er det flere medlemmer som vil benytte forkjøpsretten, får den med lengst ansiennitet leiligheten. Andelseiere i det borettslaget boligen tilhører går foran øvrige medlemmer i OBOS. Dersom flere i borettslaget vil benytte forkjøpsretten, blir normalt botiden avgjørende. Har selger akseptert et bud som er lavere enn den prisantydning som sist ble annonsert i fellesannonsen, er hovedregelen at den må annonseres på nytt. Da med fast pris og kun til forkjøpsberettigede OBOS-medlemmer. Det ble i 2003 solgt/overdratt 17 leiligheter i borettslaget. Laveste salgssum var kr 1.306.000,-, den høyeste var kr 1.687.000,- inkl. fellesgjeld.
13 Søndre Åsen Borettslag 6. STYRETS ARBEID Styret har i 2003 (møter): - Holdt 10 ordinære styremøter, 1 konstituerende, 1 regnskaps-/budsjettmøte og 2 møter på fullmakt om utbyggingsplanene for Telenor-tomta, og behandlet 135 saker - Hatt 15 byggemøter med totalentreprenør Bravida Oslo og Akershus og OBOS Prosjekt og behandlet svært mange saker der - Holdt overtakingsforretning med Bravida for første del av VAV-prosjektet (120 leil.) 26. juni 2003 - Hatt fire formøter til styremøte (om opprusting av vaskeria, klagesaker om husbråk og ulovlig framleie og søknader om hundehold) - Avviklet ordinær generalforsamling 3. juni 2003, med vanlige årsmøtesaker - Avviklet tre oppstartmøter med beboere fra blokker der VAV-prosjektet skulle begynne - Deltatt på OBOS generalforsamling 28. april 2003 (Alv Reidar Dale) - Deltatt på noen av OBOS Kompetanses temakvelder og kurs (Alv Reidar Dale, Anne Geving, Morten Nesje og Georg Løland) - Sendt vaktmester Knut Erik Hunstad på vaktmesterkurset V4, Bruk og vedlikehold av verktøy og maskiner - Hatt fellesmøte med naboborettslaget Søndre Åsen kvartal 1 om felles kommentarer og innspill til de endelige utbyggingsplanene for Kyrre Grepps gate 19 (Telenor-tomta) Styret har i 2003 (tiltak): - Godkjent 19 nye andelseiere og 6 framleiesøknader - Svart på en rekke muntlige og skriftlige henvendelser fra beboere og boligsøkere, eiendomsmeglere og offentlige etater, både telefonisk, via e-post og ved brev - Skrevet og sendt ut 4 vanlige beboerskriv, 3 om VAV og 3 oppslag (påminnelse om generalforsamling, dugnad og vaktmestertjeneste i ferien) - Satt ned ei nemnd for å utrede tiltak mot støy og annen oppgradering av vaskeriene i borettslaget (Tor Bergendahl, Ingrid Støver Jensen og Georg Løland) - Forberedt ordinær generalforsamling 3. juni, med møter og utarbeiding av innkalling, årsmelding og regnskap/budsjett - Fått tilsagn om lån i Husbanken til langsiktig nedbetaling av rehabiliteringsgjelda - Behandlet endelige planer om utbygging av Telenor-tomta med 123 boliger i blokker, stilt oss prinsipielt positive til tiltaket, men kommet med mange kritiske kommentarer, især om trafikkbelastningen og parkeringsproblemene - Sendt merknader til utbyggingsvarsel for barnehage bak kiosken i Hans Nielsen Hauges gate, brakkerigg for arbeidene med T-bane-ringen på Oslo Veiarealet og ombygging av boligmassen i Sig. Lies gate 25-27-29 og Nordkappgata 38 til omsorgsboliger - Skiftet containertransportør, til Miljøtransport, gjennom Hammersborg Eiendomsdrift - Stelt i stand vårdugnad ute tirsdag 6. mai, med enda bedre oppslutning enn tidligere år, og hatt containere for beboeres vårrydding ambulerende i et par uker
14 Søndre Åsen Borettslag - Sendt ut eget skriv og skjema, fått registrert ildstedene i borettslaget og sendt oversikt til Brann- og redningsetaten, Seksjon for feiing og tilsyn - Fått sanert graffitien på vegger og søppelskur og påført beskyttelsesbelegg - Skiftet ut dørtelefonanlegget i Edv. Griegs alle 1 - Engasjert ISS VaktmesterKompaniet til å slå plenene og ev. rykke ut på nødvendige oppdrag i vaktmesterens ferie i august - Behandlet et par saker om fuktskader i leiligheter og engasjert OBOS Prosjekt til å befare og anbefale tiltak - Behandlet et par klager på omfattende husbråk - Behandlet ett tilfelle av langvarig framleie av leil. uten tillatelse - Gitt et par tillatelser til å montere varmtvannsbereder i egen bod i kjeller, på visse vilkår (men det er forbudt å sette tilsvarende og andre elektriske innretninger på loft!) - Fått montert en frostsikker utekran per blokk - Behandlet et par saker om hundehold i borettslaget og gitt to løyver - Gitt et par tillatelser til ikke i veien-plassering av rollator og barnevogn i oppgang - Gitt Torshov hjemmetjeneste løyve til å montere diverse hjelpemidler for eldre - Gitt OBOS fullmakt til å forhandle fram og foreta kjøp av kraft til fellesanlegga - Fått registrert motorvarmeroppleggene på borettslaget og sendt ut og fått inn igjen nye kontrakter for leie av parkeringsplass - Prøvt å påskynde Trafikketaten i deres arbeid med å fjerne avskilta biler/bilvrak, samt skilte for tryggere trafikkavvikling i vårt nærområde Gjort/initiert i 1. kvartal 2004: - Satt opp husleia med 20 % fra og med mars 2004, i henhold til varsel i VAVprosjektet og med tanke på langsiktig nedbetaling og løpende vedlikehold - Holdt 3 formøter, 3 vanlige styremøter, 1 arbeidsmøte i forbindelse med finansanalyse og regulering av husleia og 1 regnskaps-/budsjettmøte og behandlet 44 saker - Hatt 3 byggemøter og 1 overtakingsmøte med Bravida AS og OBOS Prosjekt - Holdt overtakingsforretning for del 2 av VAV-prosjektet (120 leil.) hos OBOS Prosjekt 26. mars 2004 - Fått vaska ned felleslokalene i Edv. Griegs alle 8 og stilt dem til disposisjon for utleie igjen etter VAV-prosjektet - Signert låneavtale med Husbanken på langsiktig nedbetalingslån - Kjøpt inn og fått installert nye 6 kilos vaskemaskiner i vaskeria i Edv. Griegs alle 3, 11 og 14, og nye tørketromler i Edv. Griegs alle 14 og Sig. Lies gate 19 - Deltatt på et orienteringsmøte hos Backe Prosjekt om ubygginga av Kyrre Grepps gate 19, og fått dem til å avslutte kveldsarbeid på tomta kl. 19 - Skrevet og sendt ut to beboerskriv, det ene hovedsaklig om ny husleie, det andre om beboermøte, vårdugnad og generalforsamling - Behandla ei sak om husbråk og framleie uten løyve 7. BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2003 Årsregnskapet for borettslaget er ført etter forskrift av 24.01.1989, nr 59, om årsoppgjør for boligbyggelag og borettslag.
15 Søndre Åsen Borettslag Forskriftene for borettslag fraviker til dels betydelig fra reglene om årsregnskap i regnskapsloven. I stedet for resultatregnskap blir det utarbeidet en driftsoversikt, som viser inntekter, utgifter og finansielle inn- og utbetalinger. Dette gjør seg blant annet gjeldende ved at investeringer og påkostninger blir direkte utgiftsført. Borettslagets anleggsmidler avskrives ikke, samt at avdrag på lån blir utgiftsført. I stedet for balanse blir det utarbeidet en oversikt over eiendeler og gjeld. Denne oversikten skal i henhold til forskriftene ikke deles på en slik måte at den trenger å være i balanse. Både i driftsoversikten og i oversikten over eiendeler og gjeld benyttes begrepet disponible midler, som viser hva borettslaget pr. 31.12.2003 kan overføre til regnskapsåret 2004. Forutsetning om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2003 er satt opp under denne forutsetning. INNTEKTER Inntektene i 2003 var totalt kr 5.197.780,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter. UTGIFTER Utgiftene i 2003 var totalt kr 20.389.236,-. Det er en reduksjon av utgiftene i forhold til budsjettet for år 2003 fra kr 22.634.000,-, altså kr 2.244.764,-. De viktigste utgiftspostene med avvik fra budsjettet er: - Rehabilitering/påkostninger ble budsjettert med kr 19.000.000,-, mens regnskapet viser kr 17.587.867,-, en differanse på kr 1.412.133,-. Andre renteutgifter ble budsjettert med kr 1.000.000,-, mens regnskapet viser kr 321.173,-. Hovedårsaken til avviket var nedgangen i renten, samt at rehabiliteringsutgiftene som nevnt ovenfor, ble lavere enn budsjettert ramme, byggelånet først ble påbegynt i mars 2003 og prisstigningen har vært svært lav. DISPONIBLE MIDLER Resultatet av driften for 2003, inklusive finansielle inn- og utbetalinger, gir en reduksjon av borettslagets disponible midler med kr 2.061.700,-. Borettslagets disponible midler pr. 31.12.2003 utgjør negative kr 862.661,-. Styret foreslår at dette dekkes av driften i år 2004. For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til oversikten over eiendeler og gjeld, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se lenger bak).
16 Søndre Åsen Borettslag 8. KOSTNADSUTVIKLING FOR 2004 KOMMUNALE AVGIFTER Feieravgiften øker med 3,2 %. Vann- og avløpsavgiften øker med 13,2 %. Renovasjonsavgiften øker med 13,3 %. LÅN Borettslaget har 1 lån i OBOS til rentesats 3 % pr. 01.02.04. Det vises til note 16 i regnskapet når det gjelder opprinnelig lånebeløp og aktuell restsaldo. Borettslaget har også byggelån i OBOS, der 20 millioner av 30 mulige er tatt ut. RENTER PÅ BORETTSLAGETS INNSKUDD Renter på driftskonto i OBOS pr. 01.02.2004 var 0,25 %. Renter på sparekonto i OBOS pr. 01.02.2004 var 2,50 %. FORRETNINGSFØRERHONORARET Det er ingen økning i forretningsførerhonoraret for 2004. REVISJONSHONORARET Revisjonshonoraret øker tilsvarende konsumprisindeksen. FORSIKRING Prisen på alle bygningsforsikringer gikk opp med 5,7 % fra 2003 til 2004 (indeksøkning). Ut over dette har: - Gjensidige NOR Forsikring varslet en liten generell prisjustering. I gjennomsnitt er den samlede prisøkningen ca. 11 %. Forsikringsselskapene foretar en individuell prising ut fra boligselskapets skadesituasjon. Det kan gi store utslag i forhold til generell prisendring. Forsikringspremien for vårt borettslag gikk opp med 9 %. STRØMPRISENE Strømprisen i Norge varierer med årstidene, slik at den normalt stiger i vinterhalvåret og reduseres i sommerhalvåret. Det er vanskelig å spå utviklingen i strømprisene, fordi været er den viktigste faktoren som påvirker prisene. Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften (som betales til kraftleverandør) utgjør ca. 35 % av total strømpris.
17 Søndre Åsen Borettslag Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet) utgjør ca. 30 % av total strømpris. Statlige avgifter det vil si, forbruksavgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift, utgjør ca. 35 % av total strømpris. Gjennom samarbeidet mellom OBOS og Hafslund kan alle OBOS-medlemmer få mulighet til gunstig pris på strøm til husholdninger. For ytterligere informasjon kontakt Hafslund Kundesenter på telefon 815 44 660 eller internett www.hafslund.no/strom INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG Styret har satt opp en oversikt over beregnede inntekter og kostnader i år 2004. Tallene er vist som egen kolonne (budsjettall) i driftsoversikten. Oversikten gir et forventet negativt resultat på kr 6.517.500,- før finansielle innog utbetalinger, og en forventet økning i de disponible midler på kr 3.161.506,-. Når det gjelder de øvrige kostnadene, er det regnet med en generell prisøkning på ca. 2,5 % i 2004. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 1.200.000,- til større vedlikehold som omfatter bl.a. oppgradering av vaskeriene og en del uteanlegg, bl.a. kjellernedgangene. Driften i 2004 forutsetter en økning av husleien på 20 % fra 01.03.04. De økte husleieinntektene i 2004 vil ifølge budsjettet øke borettslagets disponible midler, blant annet med henblikk på fremtidige vedlikeholdsbehov, i første omgang oppussing av oppgangene og nye dørtelefonanlegg i 2005. Oslo, 24.3.2004 I styret for Søndre Åsen Borettslag Alv Reidar Dale /s/ Morten Nesje /s/ Bjørg Lohne /s/ Anne Geving /s/ Georg Løland /s/
PricewaterhouseCoopers DA N-0245 Oslo Telefon 23 16 00 00 Telefaks 23 16 10 00 Til generalforsamlingen i Søndre Åsen Borettslag Revisjonsberetning for 2003 Vi har revidert årsregnskapet for Søndre Åsen Borettslag for regnskapsåret 2003, som viser negative midler pr 31.12 på kr 862 661. Vi har også revidert opplysningene i årsberetningen om forslaget til dekning av negative midler og om forutsetningen om fortsatt drift. Årsregnskapet består av driftsoversikt, oversikt over eiendeler og gjeld og noteopplysninger. Årsregnskapet og årsberetningen er avgitt av borettslagets styre og forretningsfører. Vår oppgave er å uttale oss om årsregnskapet og øvrige forhold i henhold til revisorlovens krav. Vi har utført revisjonen i samsvar med revisorloven og norsk god revisjonsskikk. God revisjonsskikk krever at vi planlegger og utfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisjon omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet, vurdering av de benyttede regnskapsprinsipper og vesentlige regnskapsestimater, samt vurdering av innholdet i og presentasjonen av årsregnskapet. I den grad det følger av god revisjonsskikk, omfatter revisjon også en gjennomgåelse av borettslagets og forretningsførerens formuesforvaltning og regnskaps- og intern kontrollsystemer. Vi mener at vår revisjon gir et forsvarlig grunnlag for vår uttalelse. Vi mener at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for borettslagets økonomiske stilling 31. desember 2003 og for endring i disponible midler i regnskapsåret i overensstemmelse med norsk god regnskapsskikk styret og forretningsføreren har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med norsk lov og god regnskapsskikk opplysningene i årsberetningen om forslaget til dekning av negative midler og om forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Uten at det har betydning for konklusjonene over, presiserer vi at borettslaget har negative midler. Oslo, 30. april 2004 PricewaterhouseCoopers DA Cato Grønnern /s/ Statsautorisert revisor Kontorer: Oslo Arendal Bergen Drammen Fredrikstad Førde Hamar Kristiansand Mandal Mo i Rana Stavanger Tromsø Trondheim Tønsberg Ålesund PricewaterhouseCoopers navnet refererer til individuelle medlemsfirmaer tilknyttet den verdensomspennende PricewaterhouseCoopers organisasjonen. Medlemmer av Den norske Revisorforening Foretaksregisteret: NO 933 922 847 www.pwcglobal.com/no
19 Søndre Åsen Borettslag 044 SØNDRE ÅSEN BORETTSLAG DRIFTSOVERSIKT BUDSJETT 2 0 0 3 2 0 0 2 2 0 0 4 INNTEKTER: 1* LEIEINNTEKTER 5 067 000 4 978 986 5 904 500 2* RENTEINNTEKTER 17 326 358 462 20 000 VASKERI 29 729 32 628 30 000 PARKERINGSLEIE 83 725 0 85 000 SUM INNTEKTER 5 197 780 5 370 076 6 039 500 UTGIFTER: MEDLEMSKONTINGENT -42 000-36 000-42 000 REVISJONSHONORAR -6 501-6 367-8 000 STYREHONORAR -150 000-150 000-150 000 ANDRE HONORAR -11 200-1 600-12 000 FORRETNINGSFØRERHONORAR -116 964-109 312-117 000 3* KONSULENT OG FORVALTN.TJ -14 249-22 214-100 000 4* PERSONALUTGIFTER -431 545-352 149-440 000 5* DRIFT OG VEDLIKEHOLD -413 185-302 692-1 200 000 REHAB./PÅKOSTNINGER -17 587 862-6 586 284-8 000 000 6* ANDRE RENTEUTGIFTER -321 173-1 066-595 000 7* PANTEGJELDSRENTER -89 274-143 262-543 000 8* ANDRE DRIFTSUTGIFTER -158 231-152 656-180 000 9* FORSIKRINGER -259 087-210 509-270 000 KOMMUNALE AVGIFTER -641 680-623 540-730 000 10* ELEKTRISK ENERGI -146 286-152 032-170 000 SUM UTGIFTER -20 389 236-8 849 684-12 557 000 RESULTAT FØR FINANSIELLE INN- OG UTBETALINGER -15 191 456-3 479 607-6 517 500 FINANSIELLE INN./UTBET. OPPTAK LÅN 13 474 864 0 10 000 000 NEDBETALT LÅN -345 108-309 788-320 994 ENDRING DISP. MIDLER -2 061 700-3 789 395 3 161 506 DISPONIBLE MIDLER 1.1 1 199 039 4 988 434 ÅRETS BEVEGELSE -2 061 700-3 789 395 DISPONIBLE MIDLER 31.12-862 661 1 199 039
20 Søndre Åsen Borettslag OVERSIKT EIENDELER OG GJELD 2 0 0 3 2 0 0 2 OMLØPSMIDLER: DRIFTSKONTO I OBOS 0 407 347 INNESTÅENDE BANK 753 1 007 SPAREKONTO I OBOS 34 799 1 672 956 11* KORTSIKTIGE FORDRINGER 6 099 11 679 SUM OMLØPSMIDLER 41 651 2 092 990 KORTSIKTIG GJELD: LEVERANDØRGJELD -839 432-840 597 12* GJELD OFF.MYNDIGH/FERIEP -63 880-53 354 13* ANNEN KORTSIKTIG GJELD -1 000 0 SUM KORTSIKTIG GJELD -904 312-893 951 DISPONIBLE MIDLER -862 661 1 199 039 ANLEGGSMIDL.ANSKAFF.KOST OG SENERE PÅKOSTNINGER: 14* BYGNINGER 12 580 825 12 580 825 TOMT 2 195 156 2 195 156 15* ANDRE ANLEGGSMIDLER 374 219 374 219 SUM ANLEGGSMIDLER 15 150 200 15 150 200 LANGSIKTIG GJELD: 16* PANTEGJELD -14 838 897-1 709 141 17* ANNEN LANGSIKTIG GJELD -8 700-8 700 18* BORETTSINNSKUDD -867 000-867 000 ANDELSKAPITAL (240 X 100) -24 000-24 000 SUM LANGSIKTIG GJELD -15 738 597-2 608 841 19* PANTSTILLELSE 33 862 300 3 857 000 O B O S OSLO DEN 31.12.2003 / 24.03.2004 I STYRET FOR SØNDRE ÅSEN BORETTSLAG Alv Reidar Dale /s/ Morten Nesje /s/ Bjørg Lohne /s/ Anne Geving /s/ Georg Løland /s/ MARTIN MÆLAND /s/ ADM. DIREKTØR EGIL J. HAVRE /s/ REGNSKAPSSJEF