Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-117 OMN Til styret Sak 3b Status fusjoner i 2015-2016 og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som i tidligere notater, men en av risikoene (flytting av drift for NTNU) er tatt ut av notatet. I del 1 får styret informasjon om status og hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser siden forrige statusrapport i september. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret følger på styremøtene. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I uke 13 kom Kunnskapsdepartementet (KD) stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/meld.-st.-18-2014-2015/id2402377/ Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). https://www.regjeringen.no/contentassets/9269702f54224a75abf4889ce2833faa/sammenslaing-avlaresteder-21.03_endelig.pdf 11. juni 2015 ble Stortingsmelding 18 behandlet i Stortinget. Fusjonene ble her stadfestet, med unntak av fusjonen mellom Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund som avsluttes. Veien mot ny struktur i norsk høyere utdanning er beskrevet her: 1
https://www.regjeringen.no/no/tema/utdanning/hoyere-utdanning/innsikt/struktur-i-hoyereutdanning/veien-mot-ny-struktur/id2415316/ 1.2 Status for institusjonenes behov for bistand fra FSAT Følgende institusjoner har inngått avtale med FSAT om bistand til fusjon av FS-databaser: - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag - UiT Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik - Universitetet i Nordland, Høgskolen i Nord-Trøndelag og Høgskolen i Nesna - Campus Kristiania fusjon av 4 FS-databaser - Diakonhjemmet høgskole, Misjonshøgskolen, Haraldsplass diakonale høgskole og Høgskolen Betanien o Den fusjonerte institusjonen får navnet VID vitenskapelige høgskole 1.3 Status for framdrift i fusjonsprosjektet i FSAT 1.3.1 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser 2015-2016 - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 17 2015 - Seminar 1: Gjennomført o 26. 27. mai - Flytting av drift av FS for NTNU Gjennomført o 6. 7. juni - Prøvefusjon 1: o Campus Kristiania Gjennomført o VID vitenskapelige høgskole Gjennomført o Universitetet i Nordland Gjennomført o UiT Uke 41/42 o NTNU Uke 42/43 - Seminar 2: o 28. 29. Oktober - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv - Prøvefusjon 2: o Januar/februar 2016 - Fusjon av databaser: o Februar/mars 2016 - Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli 2016 2
1.3.3 Prøvefusjon nr 1 FSAT er i gang med fusjonsrunde nr 1 i tråd med prosjektplanen. De 3 første prøvefusjonene ble utført i uke 39 og 40. Alle prøvefusjonene i runde nr 1 skal være fullført innen seminaret 28. 29. oktober. Hovedformålet med prøvefusjon nr 1 er å teste fusjonsscriptene og se at databasene lar seg fusjonere. For at det skal være mulig er man avhengig av at institusjonene har ryddet i sine data slik at det ikke er koder og andre data som kommer i konflikt med hverandre. Foreløpig er resultatene gode og basene har latt seg fusjonere uten store problemer. Det er oppdaget noen småting og disse skal det ryddes i. Resultatet er som forventet og avdekking av feil er en del av målet med prøvefusjonene. 1.3.4 Felles workshop om fusjon av FS-databaser 28. 29. oktober FSAT har invitert alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 28. 29. oktober. Seminaret blir en oppfølging av seminaret i mai, samtidig som prøvefusjonsrunde nr. 1 er gjennomført og man har høstet erfaringer fra denne. Videre er det viktig å hjelpe institusjonene i gang med alle samordningsoppgavene som må på plass før 1. januar 2016. Da skal institusjonene blant annet ha identiske vitnemål og Studentweb, og de må bygges opp i alle databasene. 3
Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko FSAT mener 3 av de 4 risikoene som ble presentert for styret i april fortsatt er de relevante. De presenteres her. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT har i 2015 gjennomført en stor organisasjonsendring, alle ansatte skal flytte i desember, og alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres. I tillegg har FSAT fått midler til å starte arbeidet med vitnemålsbank, samt EU-finansiering til et prosjekt for europeisk resultatutveksling. FSAT er dimensjonert for å gjennomføre planlagte oppgaver. Ressurser for ikke planlagte oppgaver i 2015 er hentet internt i organisasjonen gjennom effektivisering og omprioriteringer. Arbeidet med fusjonering av FS-databasene er hentet gjennom intern omprioritering. Det har hatt størst konsekvenser for FS-støtte, nå Gruppe for FS, GAUS og RUST. En ansatt i gruppen sa opp sin stilling fra 1. august. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning Kunnskapsdepartementet har tilført 1 millioner kroner til FSAT i forbindelse med fusjonene. Disse vil brukes til å styrke bemanningen, spesielt i gruppe for FS, GAUS og RUST. Det er tilsatt en person i Gruppen for FS, GAUS og RUST med tiltredelse 1. desember 2015 Det jobbes samtidig med en tilsetting i en midlertidig stilling med tiltredelse 1. januar 2016. Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Fordi det tar tid å få nye ansatte på plass og operative er Sannsynlighet og Konsekvens fortsatt uendret. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse vil være: Opprette fusjonsteam i FS Flere personer er involvert i fusjon av databaser Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet 4
Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere i april var fusjonsteamet i FSAT opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Alle fusjonene har nå ledelsesforankring og prosjektorganisering ved institusjonene. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Månedlige telefonmøter/nettmøter med prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene er gjennomført eller igangsatt. Samtidig ser vi at det er ulikt hvor fort arbeidet i den enkelte fusjon skrider frem. NTNU-fusjonen har større utfordringer enn øvrige fusjoner fordi dette blir en stor institusjon med svært mye data. NTNU har også en svært lang historie med lagring av data. Ved at de 4 fusjonsinstitusjonene ligger i 3 VPD-baser er det noen utfordringer fordi flere felleskoder må koordineres. Risikoen vurderes likevel under kontroll. FSAT har sørget for at det i ny versjon av FS som kommer i produksjon rundt 15. november har funksjonalitet for å takle 2 LMS-systemer. Dette var et ønske fra NTNU med bakgrunn i fusjonsprosjektet. Vi vurderer sannsynligheten for manglende oppfølging fra FS-institusjonene og konsekvensen av det slik: Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 B AC 5