MØTEREFERAT: NR 11 2013/2014, YATA Norge årsmøte 2014 Tid (dato, fra kl til kl): Innkalt av (avd. og person): Torsdag 04.09.14, kl. 1800-2000 Sted: Den norske atlanterhavskomités kontorer, Fridtjof Nansens plass 8 Ragnhild Holmås, leder for YATA Norge (avtroppende) Ordstyrer: Ragnhild Holmås Referent Sunniva Gaasemyr Deltakere: Ragnhild Holmås, Øystein Andresen, Annette Hovdal, Sunniva Gaasemyr, Eirik Sætre, Malin Østevik, Marie Dahle, Wilhelm Kiil Rød, Tina Saltskår, Eirik Torsvoll, Aslak Heldal, Thor Steinhovden, Tugba Gunes, Wiggo Wilhelmsen, Jenny Sørvold, Fredrik Lie-Hagen Observatør: Aina Slinning for DNAK I tillegg omtrent 10 andre YATA-medlemmer Ikke møtt Helene Sigmond, Linn Aurora-Wengen, Julie Sandness, SPU-representant Sak (ref. innkalling) Diskusjon og konklusjon 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av referent 3. Presentasjon av årsberetning a. YATA Norge og arrangementskomité b. Lokallag Ansvarlig
c. NorSec 2014 4. Regnskap og budsjett 5. YATA Oslo: Opprettelse? 6. Gjennomgang av forslag til vedtektsendringer 7. Valg av nytt landsstyre, YATA Norge 8. Eventuelt 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Ordstyrer Ingen saker ønskes tatt opp under "8. Eventuelt" av møtedeltakerne, dette punktet faller derfor bort. 2 Valg av referent Innkalling og øvrig saksliste godkjent. Sunniva Gaasemyr, godkjent. 3 Presentasjon av årsberetning 3a YATA Norge Ordstyrer går gjennom utvalgte høydepunkter fra YATA Norges årsrapport: 330% vekst i medlemsmassen i året 13/14 Medlemsmassen er noe homogen; mulig målsetning for neste år å rekruttere flere medlemmer utenfor de samfunnsvitenskapelige/humanistiske miljøene? Organisasjonen har gjennomgått flere endringer ift. struktur det siste året Nye vedtekter er blitt utarbeidet, samt veiledende driftsdokumenter for å forenkle kontinuitet i driften Ny mail-løsning har forenklet kommunikasjonen Organisasjonens fasade er blitt utbedret, med en nyoppusset nettside, og en ny designmanual for YATAs visuelle profil Målsetningen for vekst anses som oppnådd, men YATA har forbedringspotensiale for økt mangfold i medlemsmassen, samt for å øke samarbeid med andre organisasjoner Ragnhild 3a YATA Norge arrangementskomité Representant for arrangementskomitéen presenterer kort arbeidet komitéen har gjort det siste året, med fokus på seminarserien "Fremtidens sikkerhetsutfordringer." Eirik S. 3b Lokallag Nyvalgt leder for YATA Trondheim går gjennom utviklingen i Trondheim det siste året, som er preget av vekst i medlemsmassen og hyppige arrangementer, men også noen strukturelle utfordringer ift. å sikre Wilhelm
effektiv drift og aktivisering av alle som ønsker å bidra. En mulig løsning er å dele YATA Trondheims arrangementskomité inn i team med ulike interesseområder. Lederen for YATA Bergen går gjennom utviklingen i Bergen, som er preget av store ressurser tilgjengelig på samarbeidsfronten, bl a gjennom Sjøkrigsskolen, men utfordringer ift å rekruttere medlemmer til tillitsverv. Dette har vært et problem det siste året, men ser nå ut til å løse seg. Tina Kommentar: Fredrik foreslår at YATA i året som kommer bør søke å utforske mulige nye arenaer for medlemsrekruttering for å styrke mangfoldet, f. eks. andre studiemiljøer enn de "tradisjonelle" YATAmiljøene. Fredrik Kommentar: Ragnhild understreker betydningen av å opprettholde god kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom de ulike greinene av YATA, bl. a. gjennom kvartalsrapportene. Ragnhild 3c NorSec 2014 Øystein leser opp en kort oppsummering på vegne av Helene, lederen for NorSec, som ikke hadde mulighet til å møte. NorSec 2014 var i all hovedsak en suksess (se årsrapport samt dedikerte NorSec-dokumenter på YATA Drive for mer utfyllende informasjon om NorSec). Øystein 4 Regnskap og budsjett Økonomiansvarlig for avtroppende styre presenterer regnskapsåret 13/14. På bunnlinja starter YATA året 14/15 med omtrent 18 000 kr på konto. Annette Betydelige endringer relatert til YATAs finansiering som har inntruffet året 13/14 er at FD har endret sine tildelingsrutiner; som følge av dette vil YATAs søknad om å få driftskostnader i fremtiden bli sendt til DNAK og inkludert i DNAKs søknad til FD, fremfor at YATA sender sin egen søknad, som tidligere har vært praksis. Økonomiansvarlig foreslår å fjerne en formulering i YATAs vedtekter som pålegger økonomiansvarlig å utarbeide et budsjettforslag for YATA Norge som skal presenteres på årsmøtet. Dette er en oppgave med liten effekt, idet økonomiansvarlig besitter for mangelfull informasjon til å kunne lage et meningsfullt budsjett. Forslaget vedtas av årsmøtet og formuleringen fjernes.
5 YATA Oslo: Opprettelse? Landsstyret YATA Norge og arrangementskomitéen (AG) i Oslo har i året 13/14 drøftet muligheten for å avvikle AG og isteden opprette et eget lokallag for Oslo, med sitt eget lokallagsstyre. Denne løsningen har flere fordeler: Som et lokallag istedenfor en komité, vil YATA Oslo ha muligheten til å søke om finansiering på egenhånd, istedenfor å gå via landsstyret. Dette vil forkorte kommunikasjonskjeden og gjøre YATA Oslo mer effektiv og fleksibel enn AG. Strukturelt vil det gjøre YATA-organisasjonen i Oslo mer lik den i Trondheim og Bergen; det vil være mer i samsvar med vedtektene, og være mer rettferdig, idet det vil skape samme organisatoriske avstand mellom de lokalt aktive medlemmene i Oslo og landsstyret, som det allerede er mellom medlemmene i Trondheim/Bergen og landsstyret. Gjennom at YATA Oslo kan besørge finansiering til sine egne arrangementer uten å involvere landsstyret, fristilles landsstyret til å bruke mer tid på alle lokallagene, og på den internasjonale representasjonen som er landsstyrets ansvar. Ragnhild Kommentarer og spørsmål: Spm: Hva betyr dette for de vanlige medlemmene? Svar: Ikke stort; alle velger allerede lokasjon når de registrerer seg for å motta informasjon om arrangementer i deres område. Dette vil forbli. Spm: Blir det valg av styre til YATA Oslo på samme måte som de andre lokallagene? Svar: Ja. Kommentar: Dette betyr at YATA Oslo kan knytte seg til SiO. Spm: Vil ikke opprettelsen av et lokallag i Oslo medføre mer byråkrati? Svar: Nei. Noen videre kommentarer om antall medlemmer i YATA Oslo styre, styrets mulighet til selvsupplering, den mulige opprettelsen av en arrangementskomité innad i YATA Oslo, samt annet relatert til standard lokallagsdrift som definert i YATA vedtekter. Alle Avstemming: Opprettelse av YATA Oslo enstemmig vedtatt. Konstituerende møte avholdes den 18. september.
6 Vedtektsendringer Øystein presenterer arbeidet som landsstyrets utvalg har gjort med YATAs vedtekter de siste månedene for å komme frem til et nytt vedtektsforslag til årsmøtet. Endringene går fra de rent kosmetiske med retting av skrivefeil og sortering av paragrafer, til omfattende innholdsendring. Han går igjennom de største endringene, bl. a. forslaget om å innføre krav om norsk statsborgerskap for landsstyremedlemmer, som fører til diskusjon. Øystein Årsmøtet går igjennom det nye vedtektsforslaget og voterer paragraf for paragraf. 1-6, underpunkt 9 i forslaget vedtas. Forslaget til 6, underpunkt 10, forslaget om krav til statsborgerskap, vedtas ikke. Kommentar: Fredrik foreslår å se på muligheten til å innføre et krav om statsborgerskap i et NATO-land for YATAs medlemmer, som et mindre restriktivt alternativ. Fredrik Resterende paragrafer i forslaget vedtas, unntatt de som henviser til Arrangementskomitéen i Oslo, som faller bort som følge av opprettelsen av YATA Oslo, og formuleringen om budsjettforslag til årsmøtet (som tidligere nevnt under "4. Regnskap og budsjett" i dette referatet). 7 Valg av nytt landsstyre, YATA Norge Marie fra valgkomitéen presenterer arbeidet som er blitt gjort med innstillingen til det nye styret. Noen av kriteriene som er blitt fulgt er en målsetning om mangfold i bakgrunnene til styremedlemmene, og å ha en blanding av nye og gamle medlemmer. Der det har vært flere søkere på en stilling har det blitt innkalt til intervjuer. Marie De innstilte gir deretter en kort presentasjon av seg selv. Leder: Øystein Næss Andresen Nestleder: Eirik Torsvoll Økonomisk ansvarlig: Aslak Heldal Kommunikasjonsansvarlig: Thor Steinhovden Styremedlem: Tugba Gunes Styremedlem: Wiggo Wilhelmsen Styremedlem: Jenny Sørvold Med ingen motkandidaturer, blir det innstilte styret enstemmig valgt ved akklamasjon. Avsluttende Aina minner om DNAKs kurs i internasjonal politikk som skal avholdes i Bergen, Trondheim og Bodø, hvor YATA-medlemmer er hjertelig Aina
velkomne. Øystein overrekker en bukett til avtroppende styreleder Ragnhild, på vegne av styret 13/14. Øystein Årsmøtet heves kl. 1958. Observatører Dato og sted Aina Slinning Oslo, 04.09.14 Godkjent av Signert referent Sunniva Gaasemyr